Introduccin.

Este trabajo es un anlisis comparativo entre el libro de Cruz Mundet "Manual de Archivstica" y el libro de
Antonia Heredia "Archivstica General". Este estudio ha sido realizado siguiendo la estructura temtica
general de ambos.
Introduccin a la Archivstica.
Los dos autores primero exponen que la Archivstica es una ciencia relativamente nueva, contrariamente a los
objetos de los que se ocupan, que tienen antigedad. Tanto Heredia como Mundet coinciden en que slo se
puede hablar de Archivstica propiamente dicha hasta bien entrado el siglo XIX. Para Mundet la Archivstica
como tal no aparece hasta que Natalis de Wailly enuncia su principio de procedencia en 1841, diferencindose
de las dems ciencias.
Heredia tambin afirma que ste es el principio fundamental de la Archivstica. Cruz Mundet va a distinguir
dos perodos:
Prearchivstico.
De desarrollo archivstico (en esta considera que ya es autnoma).
Mundet en un principio consideraba a Archivstica como una disciplina (en el siglo XIX), pero para l ya se la
puede considerar como una ciencia en constante evolucin. Heredia la considera primero como una tcnica
emprica, pero a diferencia de Mundet le va a dar ahora dos tipos de consideraciones:
Disciplina independiente.
Ciencia auxiliar de la historia.
Concepto y definicin de la Archivstica.
Para Mundet la definicin correcta es la dada por el Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.) que se
encuentra en el diccionario de terminologa Archivstica: "el estudio terico y prctico de los principios,
procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos". Aqu engloba dentro de los
archivos a los documentos, los pone al mismo nivel de importancia.
En cambio la definicin que da Heredia es contraria a la de Cruz Mundet, ya que para sta la Archivstica es la
ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en ltima instancia estos sean el producto integrante de
aquellos. Por lo tanto considera que la funcin primordial de las Archivstica sern los archivos, poniendo en
un segundo plano a los documentos.
As, su definicin definitiva de Archivstica es: "la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los
principios de su conservacin y organizacin y los medios para su utilizacin".
Finalidad de la Archivstica.
Para Mundet la finalidad debe ser el almacenamiento de la informacin y hacerla recuperable para su uso.
Mundet le otorga un tono ms humano diciendo que est debe estar al servicio de la sociedad, ofreciendo la
informacin ya sea a las instituciones productoras o a los ciudadanos.

 Ciencia o tcnica.
Para Mundet es una ciencia, sus principales puntos de apoyo para esta afirmacin provienen de Tanodi, para
este autor la Archivstica tiene que cumplir tres requisitos fundamentales para poder entrar en la categora de
ciencia:
Tener un campo especfico de investigacin, un objeto.
Tal objeto debe ser investigado con un fin determinado: procurar el conocimiento por causas, o establecer
leyes universales, o investigar una verdad.
Para lograr su fin, toda ciencia debe tener un mtodo propio.
Sin embargo Tanodi dice que cumple dos requisitos fundamentales, tiene un campo de accin (los fondos),
tiene su mtodo, pero le falta el tercer elemento que es la parte cientfica, en el sentido estricto de "ciencia".
Mundet afirma que la consideracin de Tanodi es "un argumento equivocado y una visin reduccionista". La
Archivstica tiene un objeto, un fin y un mtodo propios, se define a s misma y no por referencia a terceros.
La Archivstica posee una metodologa en vas de normalizacin.
Para Heredia en contraposicin a Mundet: "La Archivstica es una disciplina al considerar que su nacimiento
reciente no ha hecho posible aun la formulacin de una teora y de una metodologa uniformes". Aqu nos
encontramos con el mayor de desacuerdo entre Mundet y Heredia.
Divisiones de la Archivstica.
Mundet para establecer las divisiones se basa en otros autores; stas seran: .
La archiveconoma o archivintendencia.
La Archivstica o archivonoma.
Los servicios y la naturaleza jurdica del archivo.
La historia de los archivos y de la Archivstica.
Heredia, en cambio va a establecer dos divisiones fundamentales:
Archivstica general: Es aquella cuyos conocimientos ayudarn a ejercer el quehacer profesional de
cualquier archivero en cualquier archivo de una forma directa.
Archivstica tcnica: esta integrada por los conocimientos procedentes de otras disciplinas y tcnicas que
inciden en los archivos y en los documentos para su conservacin y reproduccin y que slo exigirn del
archivero un acercamiento ms o menos profundo a las mismas.
Ciencias auxiliares de la Archivstica.
Paleografa
Etimolgicamente es la tcnica de leer las inscripciones y escritos antiguos, determinando su origen, perodo,
etc.
Dentro de sta los dos autores conciben esta ciencia como el estudio de las escrituras antiguas con el fin de
estudiar la evolucin histrica. Para Mundet los objetivos de la paleografa pueden resumirse en tres aspectos:
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 Leer y descifrar los signos grficos (letras, palabras, frases, signos complementarios) de los
correspondientes monumentos escritos, hasta llegar el palegrafo lector a saber lo que aqullos significan
en su sentido ms elemental y simple.
Hacer examen sistemtico de las escrituras y de los monumentos escritos para tratar de situarlos en el
tiempo y en el espacio.
Analizar la a naturaleza de los signos grficos, para conocer el desarrollo intrnseco de la propia escritura,
es decir, su origen, su evolucin, sus cambios y variantes.
Para Heredia el archivero va a obtener dos consecuencias fundamentales: la lectura del contenido del
documento y el auxilio, para, en ausencia de fechas, datarlo. Heredia dice que sta nace unida a la diplomtica
e insiste a su vez en la obligatoriedad del estudio de esta ciencia por parte del archivero, ya que es un apoyo
indiscutible para la interpretacin y lectura de los documentos.
Diplomtica.
Etimolgicamente es el estudio cientfico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus caracteres internos
como externos, para establecer su autenticidad o falsedad.
Mundet dice que se puede definir la diplomtica como: tratado del documento que lo analiza crticamente en
todo su conjunto, especialmente en su forma, gnesis, evolucin, tradicin y conservacin; disponiendo dicho
anlisis en orden a averiguar su autenticidad, saber si es verdadero o falso, si lo es en todo o en parte,
establecer su valor como fuente histrica.
Heredia la define como: la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus clusulas, para establecer
diferentes tipologas y su gnesis dentro de las instituciones escriturarias, con el fin de analizar su
autenticidad. El fin de la diplomtica no es otro que el establecimiento del mtodo crtico con el que aquel ha
de ser estudiado a travs de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar su autenticidad, datacin, origen,
transmisin y fijacin del texto para determinar el valor del documento como testimonio histrico, para lo
cual necesariamente ha de establecer su especfica tipologa.
Ambos afirman que la diplomtica nos es conocida especialmente a partir del reinado de los Reyes catlicos,
afirman que aunque la razn de ser del documento es un acto jurdico, verdaderamente tiene como fin el valor
del documento como testimonio histrico, asimismo Heredia hace un anlisis ms exhaustivo de las funciones
de la diplomtica:
El papel ser el nico soporte material utilizado para la escritura.
La solemnidad sigue reducindose hasta sus ltimas consecuencias.
Se produce una preponderancia de las frmulas jurdicas sobre las clusulas diplomticas que llevan a
prevalecer con total oscurecimiento de las segundas.
La diversidad de frmulas jurdicas determinar una nueva diversidad tipolgica y terminolgica
paralela a la tipologa diplomtica.
Cobra una importancia inusitada el procedimiento administrativo. No ya la gnesis del documento
mismo en su "actio" y su "conscriptio", sino la tramitacin de un documento detrs de otro hasta
formar ese entramado material y orgnico que es el expediente.
El expediente como unidad Archivstica cobra entidad sobre el documento, pieza documental aislada.

 Las piezas documentales singulares ceden el paso a las series documentales, en el ms estricto sentido
archivstico.
El anlisis y estudio generalizador de la informacin especfica que cada serie documental ofrece, ha
de ser un enfoque necesario en el planteamiento de estos estudios.
Se intensifica la relacin entre documento y su institucin productora y por tanto han de interesarnos
especialmente las instituciones como generadoras de documentos.
Cobra una gran importancia el movimiento de flujo y reflujo de los documentos en el caminar de su
tramitacin.
La diplomtica moderna precisa de una relacin cada vez ms estrecha con la Archivstica.
Tambin destacan las conclusiones de Heredia:
Existe un considerable vaco de estudios diplomticos para la edad moderna.
El archivero necesita de la delimitacin de la tipologa documental tanto para la organizacin como
para la descripcin.
La organizacin de cualquier fondo documental y la descripcin de sus series exigirn siempre al
archivero un estudio diplomtico de la documentacin producida por la institucin en cuestin.
Tal estudio, y dentro de las caractersticas sealadas para la diplomtica moderna, ser tambin
necesario antes de cualquier programacin informtica documental.
En el caso de instituciones similares habr que establecer un consenso terminolgico.
Mundet finalmente nos indica para qu sirven los conocimientos de la diplomtica:
Conocer la tradicin documental: Si se trata de un original o de una copia, y en este caso cual es su
clase (simple, certificada...).
Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales a fin de saber si un documento es
verdadero o falso y en qu grado.
Conocer la tipologa diplomtica, que est en funcin del nmero y de la disposicin de los elementos
formales.
Cronologa.
Etimolgicamente (crono + loga) tiene tres acepciones:
1. Sustantivo femenino. Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fechas de los sucesos histricos.
2. Manera de computar los tiempos: cronologa griega, cristiana, musulmana.
3. Serie de personas o sucesos histricos por orden de fechas.
Para Mundet hay que distinguir entre cronologa matemtica o astronmica y la cronologa tcnica, es esta
ltima, el objeto de atencin de la Archivstica, puesto que permite situar los acontecimientos en el desarrollo
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de la historia de la humanidad. Resulta especialmente til para la documentacin histrica.

Para Heredia, el estudio de la cronologa, de los diferentes sistemas de datacin y de las reducciones
corresponde a diplomtica. Slo hace constar su necesidad para el archivero en cuanto que la fecha en el
documento es uno de los elementos indispensables para su identificacin.
Historia.
En este punto tambin coinciden bsicamente en todo, para Mundet la Archivstica recurre a ella para elaborar
su propia historia, la relacin entre ambas es muy estrecha, la organizacin de un archivo exige el
conocimiento profundo de la historia. Para Heredia la historia se hace inexcusable para las tareas de
organizacin, sobre todo para la clasificacin.
Derecho e informtica.
En la rama del derecho ambos autores concuerdan en que el archivero debe conocer determinados campos de
derecho; en lo respectivo a la informtica, los dos inciden en que puede ser una ayuda decisiva.
Definicin de archivo.
En este apartado ambos autores mantienen la misma postura.
Para Heredia un archivo " es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso
de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la
persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia".
Este autor tambin remite a las definiciones de otros autores como Jenkinson, Jean Favier o la ley de archivos
francesa de 3 de enero de 1979.
Mundet se va a remitir tambin a las definiciones de estos autores europeos y a la propia definicin de
Heredia, lo que demuestra su similar punto de vista del concepto de archivo. Mundet seala unas
determinadas funciones de los archivos:
Organizacin y puesta en servicio de la documentacin administrativa, durante ese perodo de
mxima utilidad para la gestin administrativa de las oficinas y para la toma decisiones.
Asegurar la transferencia peridica al archivo de los documentos.
Aplicar los principios y tcnicas modernos de valoracin para, transcurrido un tiempo, seleccionar los
documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en sus distintas etapas, de acuerdo con
los principios de la Archivstica.
Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible la informacin, mediante los distintos
instrumentos de descripcin documental y valindose de las ventajas ofrecidas por las nuevas
tecnologas.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su
conservacin ntegra en el tiempo.

 Asegurar que stas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas
y garantizadas mediante un reglamento del servicio.
Etapas del archivo.
Mundet va a distinguir cuatro puntos fundamentales, basados en el sistema archivstico norteamericano de
1934, cuya idea principal es que los documentos tienen una vida similar a la de un organismo biolgico: nace
(fase de creacin), vive (frase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). Estos cuatro puntos
fundamentales son:
Archivo de gestin: bajo el control de la administracin, tambin es conocido como archivo de oficina,
debe permanecer en esta fase durante cinco aos.
Archivo administrativo: es una organizacin administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto
como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.
Archivo intermedio: la documentacin ha perdido prcticamente toda la utilidad que haba tenido, durante
otros quince aos se valora, selecciona y se expurga.
Archivo histrico: la documentacin se conserva indefinidamente, debe poder ser transmitido a las futuras
generaciones.
Heredia va a resaltar solamente dos tipos de archivos: administrativos e histricos. Adems considera que la
divisin existente entre un archivo administrativo y un archivo histrico es exigua, y que la distincin entre
uno y otro vendr dada por su fin.
Origen del archivo.
Aqu Heredia va a defender la teora de que el archivo nace en el momento mismo en que los documentos son
producidos en la oficina o en una dependencia. Segn este criterio destacan dos etapas fundamentales:
PreArchivstica: se crean los documentos dentro de la entidad productora.
Archivstica: la documentacin ya entra en el depsito, tambin hay una seleccin, el conjunto documental
que resulte elegido para su conservacin es lo que llamaremos fondo documental.
Clasificacin de archivos
Heredia en este punto nos explica que los archivos, segn el productor pueden dividirse en:
Pblicos: segn su actividad puede ser judiciales, militares, municipales.
Privados: personales, nobiliarios, eclesisticos y de empresas.
Los archivos pblicos no podrn nunca ser destruidos, su categora vendr determinada por su mbito, por su
finalidad, sern administrativos o histricos. Tambin pueden ser singulares o mltiples segn tengan uno o
varios fondos. El autor se va a explayar ms que Mundet, dentro del contenido de los archivos, y va a tratar
temas como la historia de los archivos, en el que de una manera superficial hay que destacar algunas ideas:
Los archivos van unidos a la historia del hombre.
Nacen como una necesidad de la vida pblica y privada.

Tambin se remonta a la antigedad: Egipto, Mesopotamia para explicar que en esta poca ya existan los
archivos. Por ltimo diremos que menciona de forma general la historia de algunos archivos espaoles como
puede ser: Archivo de la Corona de Aragn, Archivo General de Simancas, Archivo General de Indias,
Archivo Histrico Nacional y el Archivo General de la Administracin.
Concepto de documento.
Para definirlo Mundet utilizar el diccionario de terminologa Archivstica: " La combinacin de un soporte y
la informacin registrada en l, que puede ser utilizado como prueba o para consulta".
Antonia Heredia va a definir sta de varias formas:
En un sentido amplio es todo registro de informacin independiente de su soporte fsico. Abarca todo
lo que puede transmitir el conocimiento humano: (libros, revistas, fotografas, filmes, microfilmes
etc.)
En un sentido ms concreto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte
perdurable que contiene informacin, que sirve para dar noticia de un hecho.
Se observa la insistencia de Heredia en la afirmacin de que los archivos y la informacin son dos trminos
indisolubles, en cambio puede haber documentos sin existir archivos. Los documentos son el objeto sobre el
cual el archivero realiza su actividad profesional.
Los dos opinan que se trata de un soporte material (papel, piedra, cinta) en el que un medio (escritura, pintura)
va a plasmar el contenido, la noticia.
Documentos de archivo.
Mundet nos da una serie de caracteres que le van a diferenciar del documento en un sentido general:
Carcter seriado.
Gnesis, producto de las tareas de su productor.
Exclusividad, cada documento es nico.
Interrelacin, los documentos aislados no tienen valor, slo tienen utilidad si pertenecen a un
conjunto.
Para Heredia, un documento de archivo son los producidos o recibidos por una persona o institucin en el
curso de su gestin o actividad para el cumplimiento de sus fines.
Heredia coincide en estos puntos con Mundet:
Considera su carcter seriado (para ella ser una de las notas ms significativas de esta clase de
documentos).
Tambin los considera como nicos (no estn publicados ni se manifiestan en mltiples ejemplares).
Heredia adems va a distinguir tambin tres partes dentro de los documentos de archivos:
Material o fsica (pergamino, papel, cinta, disco).
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 Estructura (formulario, clusulas).

Contenido (mensaje).
Esta autora va a desarrollar este apartado ms que Mundet nos va a hablar de la transmisin de los
documentos, sta es imprescindible para el archivero, ya que le permite precisar la relacin de cualquier
documento con el original.
Caracteres externos e internos de los documentos de archivo.
Los dos autores concuerdan tanto en la denominacin de los caracteres externos: estructura fsica o
materialidad como de los caracteres internos: la lengua empleada, autor, destinatario, formulario, clusulas,
contenido o un mensaje.
Clasificacin de los documentos de archivo.
En lneas generales opinan lo mismo en los puntos bsicos; pero mientras Mundet realiza una estructuracin
ms numerosa y diversa, la de Heredia es ms completa y tambin va a incluir un elemento diferenciador de
los postulados de Mundet, ste ser la diplomtica. La estructura que nos presenta Cruz Mundet es:
Caracteres externos:
Clases: dentro de este tendremos documentos textuales, iconogrficos, sonoros, audiovisuales,
electrnicos.
Tipo: revela tanto el contenido como su estructuracin.
Formato: la forma de reunirse los documentos.
Cantidad: nmero de unidades.
Forma: copia simple, certificada etc.
Caracteres internos:
Entidad productora: autor del documento.
Orgenes funcionales: razones de su origen.
Fecha y lugar de produccin: los sita en el tiempo y espacio.
Contenido sustantivo: asunto o tema que trata documento. Este puede dividirse:
Intensivo: datos sobre asuntos concretos.
Extensivo: datos sobre un conjunto de elementos.
Diversificado: datos sobre cuestiones diversas.
Heredia como he expuesto anteriormente va a establecer un esquema ms simplificado pero con un elemento
distinto:

A) Caracteres externos: estos se pueden dividir en:

Documentos textuales: transmiten informacin mediante texto escrito.
Documentos grficos: la informacin est representada por formas y colores.
Documentos en imagen: fotografas, diapositivas, pelculas.
B) Caracteres internos: la calidad del autor establecer dos categoras diplomticas: pblicos y privados.
El documento pblico es el realizado por el funcionario pblico o representante del gobierno.
El documento privado es el realizado por y entre particulares sobre un asunto privado sin intervencin de la
autoridad pblica o su representante legal.
C) Esta es la diplomtica, ser la que nos contraponga al documento dispositivo y al documento de prueba o
probatorio.
Valor del documento.
Cruz Mundet y Antonia Heredia van a identificar dos valores: primario y secundario.
Valor primario: tambin se le llama administrativo o legal, tiene como funcin plasmar la gestin de una
actividad determinada, servir de garanta o de prueba de algo.
Valor secundario: o histrico, sirve como medio para la investigacin cultural e histrica.
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