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ADMINISTRAO
INTRODUO
inegvel a importncia da administrao no mundo contemporneo.
Ela se manifesta em inmeros momentos, profissionais ou pessoais, como:
o planejamento de carreira;
o gerenciamento do tempo e estabelecimento de metas e prioridades;
INTRODUO
Para elevar as chances de sucesso os indivduos devem traar os objetivos
conscientemente e preparar-se para alcan-los:
aliar-se aos parceiros corretos;
acompanhar permanentemente os progressos corrigindo eventuais
falhas;
examinar e preparar correes de rumo ou alternativas para situaes
imprevistas.
O sucesso medido pelo grau de realizao dos objetivos pessoais
escolhidos, que podem, sim, ser financeiros, mas tambm artsticos,
INTRODUO
Com relao ao futuro da humanidade e da natureza faz-se necessrio
Administrao Geral
Administrao o sistema estruturado e intuitivo que
consolida um conjunto de princpios, processos e
funes para alavancar, harmonicamente, o processo de
planejamento de situaes futuras desejadas e seu
posterior controle e avaliao de eficincia, eficcia e
efetividade, bem como a organizao estruturao e
a direo dos recursos alocados nas reas funcionais
das empresas, orientados para os resultados esperados,
com a minimizao dos conflitos interpessoais.
Teoria da Administrao
o conjunto de princpios e
conhecimentos disseminados e
comuns prtica administrativa,
dentro de uma abordagem
especfica, quanto s atividades e
funes administrativas
desempenhadas pelas empresas.
O QUE ADMINISTRAO?
Fayol, em 1916, foi um dos primeiros autores a diferenciar a
administrao
das
atividades
desenvolvidas
nas
empresas,
ADMINISTRAO
GERAL
OPERAES
PESQUISA E
DESENVOLVIMENTO
MARKETING
RECURSOS
HUMANOS
FINANAS
O QUE ADMINISTRAO?
Drucker afirma que a administrao a realizao, pelo administrador,
de cinco operaes bsicas que, juntas, resultam na integrao dos
recursos em um organismo vivel e em desenvolvimento. Sendo
essas operaes:
a fixao de objetivos
a organizao, dividindo o trabalho e atribuindo responsabilidades
a formao de pessoas
O QUE ADMINISTRAO?
ADMINISTRAR REUNIR E
APLICAR,
DA MELHOR FORMA POSSVEL,
OS RECURSOS DISPONVEIS
RECURSOS
HUMANOS
OBJETIVOS
MATERIAIS
FINANCEIROS
INFORMAO
PRODUTOS
ORGANIZAO
SERVIOS
ESPAO
TEMPO
O QUE ADMINISTRAO?
Quais so os recursos?
Genericamente e de acordo com a teoria econmica mais tradicional, so sempre os
mesmos: terra, trabalho e capital.
Hoje a tecnologia ganhou destaque como recurso diferenciado e relevante, durante o sculo
XX.
A partir dos anos 80, o conhecimento e os ativos intangveis em geral, como marca e a
imagem, ganharam importncia num contexto de competitividade sistmica
A disponibilidade dos recursos e as possibilidades de reuni-los e aplic-los tm sido objeto de
regulamentaes crescentes durante a histria da humanidade.
O significado de recursos disponveis, ainda mais numa sociedade em rede e num mundo
O QUE ADMINISTRAO?
Quando nos aprofundamos um pouco no significado da melhor forma possvel para alocao dos
recursos, alm de indagaes tcnicas, h questes ticas permanentes.
O administrador, e tambm certos profissionais como os engenheiros, tendem a ver a forma mais
eficiente como a melhor, ou seja, aquela que otimiza (coloca no ponto timo) a relao entre
insumos ou recursos utilizados e o resultado ou produto conseguido, como podemos notar na
frmula simples a seguir:
Eficincia = Produto
Recursos
ETIMOLOGIA
Administrao do latim, administratio , cujo ncleo semntico
repousa em minister: o que serve, o que ajuda, o que assiste, o
que executa, conselheiro.
Administrar :
processo
objetivo comum
soluo de problemas
tomada de deciso
atribuio de autoridade
Coordenao
ao
Cincia e
Administrao
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ORIGENS
Foi com o impulso do americano Taylor, em seu livro Princpios da Administrao Cientfica, de 1911,
que ocorreu mundialmente a valorizao da administrao como disciplina cientfica.
um nico resultado
que
Para Zaccarelli, a estrutura atual dos conhecimentos transmitidos pelos livros tem para os
alunos as seguintes consequncias:
dificuldade de reteno do conhecimento;
dificuldade de fornecer uma viso ampla e sem lacunas;
responsabilidade (do aluno) de por si s integrar os conhecimentos obtidos.
organizaes.
CONHECIMENTO ADMINISTRATIVO E
MODISMOS
O modelo tridimensional para organizar o conhecimento administrativo (ou para o estudo
da administrao) til, portanto, para:
ordenar os conceitos e as ideias da rea;
disciplinar o processo de diagnstico de problemas organizacionais;
localizar os campos de pesquisa;
estruturar modelos de organizao.
Ele previne o simplismo que domina a maioria dos livros de administrao, em que
iluses
complexas.
Complexidade inevitvel e deve ser aceita e compreendida para que se possa ter uma
boa gesto.
CONHECIMENTO ADMINISTRATIVO E
MODISMOS
Modismos, exageros e propaganda enganosa fazem parte do mundo atual, e a
administrao no fica de fora dessa onda.
Vivemos numa sociedade do conhecimento, da informao, mas tambm da confuso, da
dvida e dos paradoxos.
Esforos so necessrios para identificar o que relevante e fugir das armadilhas
representadas pelas solues fceis e enganosas.
No h certezas e solues prontas na administrao, pois as solues so sempre
relativas ao contexto nos vrios nveis e formas de agregao.
Assim, no convm acreditar em frmulas, receitas ou recomendaes que se
FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRAO
A busca do essencial
Da Escola Clssica
Produo Enxuta
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INTRODUO
O que significam os clssicos em nossa rea?
So autores pioneiros que nasceram em meados do sculo XIX, morreram no incio
do sculo XX e tiveram suas ideias divulgadas e aplicadas neste ltimo sculo.
Taylor (1856-1915), Fayol (1841-1925) e Ford (1863-1947) so os principais
autores da escola clssica.
O incio do sculo XX foi marcado pela Revoluo Industrial, pelo crescimento das
cidades e da demanda por produtos industrializados.
Foi um perodo de grande crescimento das organizaes principalmente das
fbricas e, inevitavelmente, cresceu tambm a necessidade de sistematizar os
conhecimentos empricos referentes administrao.
INTRODUO
A escola clssica de administrao o resultado da unio de esforos de diversos autores
que procuram sistematizar suas experincias em empresas.
Abordagem Prescritiva
Como bastante comum na administrao at os dias de hoje, a abordagem clssica
tambm procura orientar a ao administrativa independentemente de descries mais
precisas da realidade.
O interesse principal descobrir o como fazer, e no o como das cincias tericas.
H que se considerar que as ideias de Taylor, e tambm as de Ford, sob uma perspectiva atual,
podem parecer radicais e drsticas quanto falta de qualidade de vida no trabalho.
Por outro lado, devemos nos lembrar de que Taylor queria substituir os homens do chicote por novas
prticas, envolvendo mais planejamento, organizao e controle.
Segundo Taylor, no incio do sculo XX, antes de suas inovaes, o melhor tipo de administrao
podia ser definido como aquele em que o trabalhador dava a melhor iniciativa e, em compensao,
recebia incentivos pessoais do seu patro.
Esse sistema foi chamado de administrao por iniciativa e incentivo, para distingui-lo e comparlo administrao cientfica.
Nenhuma das cinco funes precedentes tem o encargo de formular o programa geral de ao
da empresa, de constituir o seu corpo social, de coordenar os esforos, de harmonizar os atos.
Essas operaes no fazem parte das atribuies de carter tcnico, nem tampouco das
funes comercial, financeira, de segurana ou de contabilidade. Elas constituem outra funo,
6.
Foi Fayol quem props a definio mais popular at os dias de hoje do que significa administrao:
Administrao prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
Centralizao: tal como a diviso do trabalho, a centralizao um fato de ordem natural; em todo
organismo, animal ou social, as sensaes convergem para o crebro ou direo e, do crebro ou
direo, partem as ordens que movimentam todas as partes do organismo.
9.
Hierarquia: constitui a hierarquia a srie dos chefes que vai da autoridade superior aos agentes
inferiores.
10. Ordem: conhecida a frmula da ordem material: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.
11. Equidade: A justia a realizao das convenes estabelecidas. Mas os convnios no podem
prever tudo; necessrio interpret-los pormenorizadamente ou suprir sua insuficincia.
12. Estabilidade do pessoal: um agente precisa de tempo para iniciar-se em uma nova funo e chegar a
desempenh-la bem admitindo-se que seja dotado das aptides necessrias.
Quanto aos impactos do porte da empresa sobre o trabalho administrativo, o autor extraiu como principais
concluses:
1.
2.
FORDISMO
Ford nasceu na cidade de Dearborn, no estado de Michigan, nos Estados Unidos, em
1863, numa poca efervescente em termos polticos, conflitos armados e avanos
Padronizao
Especializao
Linha de montagem
Integrao vertical
FORDISMO
Conforme dados apresentados por Womack, Jones & Ross, o tempo trabalhado por um operrio
antes que as mesmas operaes fossem novamente repetidas passou de 514 minutos em 1908
para 2,3 minutos em 1913, s vsperas da introduo da linha de montagem, e apenas 1,19 minuto
com a linha de montagem em plena operao na nova fbrica de Highland Park, em Detroit.
PRODUO ENXUTA
Algumas adaptaes na estrutura observada no Fordismo, resultaram no que veio a ser chamado
de produo enxuta, cujas caractersticas principais so:
PRODUO ENXUTA
E, segundo Womack, Jones e Ross (1992), suas principais vantagens so:
Melhorias constantes nos processos produtivos.
Menor tempo de montagem.
Menores ndices de defeitos.
Menor necessidade de espao fsico.
Planta da General Motors em Framingham versus a Planta da Toyota em Takaoka, 1986.
3.
4.
5.
FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRAO
A busca do essencial
Da Burocracia ISO
9000
50
INTRODUO
Burocracia: modelo ideal de organizao voltada mxima racionalidade.
A ao racional aquela em que h adequao dos meios em relao aos fins que se
quer atingir.
Quanto menos aes, menos dificuldades, mais rapidez, maior a racionalidade.
O estudo das burocracias realizado por Weber no pretende apresentar as
caractersticas mdias desse fenmeno social, mas sim estud-lo de uma forma que
INTRODUO
O tipo ideal weberiano no existe em sua forma pura.
Trata-se do fim de uma escala e no de um estado desejado nem de realidade
emprica.
Weber procurou reduzir a realidade social e histrica a propores tipolgicas
inteligveis. Sua preocupao era com a perfeio da conceituao.
Portanto, trata-se de um grande equvoco criticar as burocracias reais como se
fossem propostas de Weber.
A concordncia voluntria pode ser baseada, de acordo com Weber, em trs tipos de
autoridade: carismtica, tradicional e racional legal ou burocrtica.
Autoridade tradicional aquela em que se julga que o que foi vlido no passado ser vlido no
futuro. Esse tipo de autoridade conservador e avesso a mudanas. Os reis do passado, pai e
me, em certas sociedades, exercem esse tipo de autoridade.
especficas.
CARACTERSTICAS DA BUROCRACIA
A autoridade burocrtica reduziria ao mnimo o impacto das diversidades
humanas para o desempenho das organizaes, fazendo com que seus
participantes se comportassem de maneira a buscar unicamente o alcance dos
objetivos coletivos, independentemente dos pessoais.
A autoridade burocrtica pura busca a mxima racionalidade no sentido de
preciso, continuidade, rigor, confiana e previsibilidade.
Como almejado por Taylor e Ford, com a aplicao da burocracia weberiana,
Racionalidade:
preciso,
continuidade,
rigor, confiana
e previsibilidade
CARACTERSTICAS DA BUROCRACIA
A formalidade se define por um sistema de normas racionais, escritas e exaustivas, que
CARACTERSTICAS DA BUROCRACIA
O quadro administrativo burocrtico, para Weber, exercido por meio de indivduos que:
so pessoalmente livres, com deveres relativos apenas ao cargo;
trabalham em hierarquia administrativa, rigorosa monocracia;
tm competncia rigorosamente fixada;
atuam em virtude de um contrato, baseado na qualificao profissional;
so recompensadas em dinheiro;
exercem o cargo como nica ou principal profisso;
tm perspectiva de ascenso (carreira);
trabalham com completa separao dos meios de produo;
atuam sem apropriao do cargo;
Weber
injustiado:
os autores apontam
as limitaes das
burocracias
como
se
reais
fossem
criaes de Weber.
Para Thompson (1967), o principal problema da burocracia a tendncia ao
desencontro entre poder e competncia, ideia divulgada jocosamente pelo
princpio de Peter: Todo mundo incompetente, inclusive voc.
controle.
como
instrumento
de
FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRAO
A busca do essencial
O Trabalho e o
Desempenho Gerencial
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INTRODUO
Joseph Schumpeter (1959), no incio do sculo passado, reconheceu o papel
representado pelos empresrios como um forte estmulo ao desenvolvimento
capitalista.
John Kenneth Galbraith (1983), com o conceito de tecnoestrutura relatado no
livro O Novo Estado Industrial, ilustra com clareza o mundo em que os mais
altos executivos das grandes corporaes, mesmo no detendo o controle
acionrio, detm o esprito empreendedor, fora motriz qual Schumpeter se
referia.
Uma evidncia clara de valorizao dos administradores o seu ingresso no
restrito rol das vedetes e olimpianos da sociedade.
At recentemente, a admirao social era suscitada apenas por grandes
polticos, artistas ou atletas.
INTRODUO
Atualmente, altos executivos como Bill Gates, Steve Jobs, Antnio Ermrio de
Moraes e Olavo Setubal, bem como treinadores como Bernardinho, Felipo e
Luxemburgo, so constantemente alvo das atenes, ocupando espaos
privilegiados nos meios de comunicao e gerando admirao, respeito e,
dependendo de seus atos, at mesmo questionamentos.
No Brasil, tambm temos grandes empresrios e gestores, como Irineu
Evangelista de Souza (o Baro de Mau), Francisco Matarazzo e Jos Ermrio
de Moraes.
No apenas de altos executivos vivem as organizaes.
A IMPORTNCIA DA COMPREENSO
O sucesso das organizaes em geral e das empresas em particular tem sido medido
atravs de indicadores de desempenho tradicionais em cada caso.
Nas empresas, o crescimento das vendas, a lucratividade, a participao de mercado, a
taxa de retorno, a valorizao das aes e outros similares so preocupao constante
de empresrios, acionistas e administradores.
J nos rgos da administrao pblica e em ONGs os mais comuns so aqueles
ligados ao atendimento demanda por bens, servios ou mesmo aqueles ligados
A IMPORTNCIA DA COMPREENSO
Outro fenmeno frequentemente associado m compreenso do trabalho administrativo a troca
compulsiva de pessoas em decorrncia de maus resultados das unidades sob sua responsabilidade, o
que acarreta, muitas vezes, a perda de bons profissionais.
A troca compulsiva dos tcnicos de futebol marcante em nossos campeonatos e procura justificar
fracassos sem anlises mais profundas.
Para elevar o desempenho dos executivos e aumentar deve-se partir de um modelo abrangente para
compreender o comportamento no cargo administrativo, bem como sua profunda e complexa
interao com barreiras, facilitadores, recompensas e resultados. Isso envolve as questes:
Como relacionar o comportamento no cargo com seus condicionantes e
determinantes?
Dada uma certa configurao de fatores, qual o comportamento do administrador
que maximizar sua possibilidade de sucesso?
O QUE UM GERENTE?
Algumas caractersticas da atividade gerencial:
O administrador mais comum contratado, um profissional que administra
negcios alheios, ainda que tambm possa administrar negcios prprios;
Quais so as
variedades de
combinaes de
circunstncias
organizacionais,
caractersticas
pessoais e padres
de comportamento
que compem um
processo de
administrao
percebido como
eficaz?
O
Entendimento
mais amplo do
desempenho
gerencial
custoso, mas
evita as
armadilhas da
simplificao
ilusria.
2.
3.
5.
6.
7.
9.
FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRAO
A busca do essencial
Similaridades e Variaes
do Trabalho Gerencial
73
INTRODUO
Basicamente, duas abordagens podem ser utilizadas para a anlise e a
compreenso do que o administrador realmente faz.
A primeira corresponde as similaridades, s semelhanas entre o trabalho dos
diversos tipos de gestores, buscando identificar as caractersticas que so
comuns, que se repetem no trabalho daqueles considerados administradores.
A segunda a das diferenas, e procura apontar os comportamentos do
administrador que variam em funo de causas diversas.
John P. Kotter (1982) sintetiza, com muita propriedade, essas vises alternativas
em trs questes:
INTRODUO
A abordagem das similaridades tem recebido uma clara predileo dos autores,
o que pode ser percebido pelo incontvel nmero de obras escritas sobre
administrao.
Esses autores tm contribuies preciosas a fornecer.
SIMILARIDADES DO TRABALHO
ADMINISTRATIVO
Trs similaridades so merecedoras de destaque:
SIMILARIDADES DO TRABALHO
ADMINISTRATIVO
Os administradores so sensveis ao custo de oportunidade de seu prprio
tempo e se mostram permanentemente cientes de suas obrigaes.
A comunicao tem grande importncia da comunicao para o trabalho do
administrador.
Os executivos tm larga preferncia pela comunicao oral, que mais
espontnea e rpida.
A predominncia da comunicao oral pode gera problemas, podendo acarretar
na perda da integridade e preciso da informao que est sendo transmitida.
interessante notar que a preocupao do administrador em se informar ,
tambm, um fator determinante do seu trabalho, visto que, para exerc-lo, ele
tolera um excesso de interrupes (internet, telefonemas, visitantes etc.).
SIMILARIDADES DO TRABALHO
ADMINISTRATIVO
Os executivos tratam mais de questes e solues especficas do que do
estabelecimento de regras de aplicao geral (polticas).
organizao .
H grande desperdcio de tempo por parte do administrador, pois ele tende a efetuar
um excesso de trabalhos simples, os quais poderiam ser delegados ou ento um
excesso de trabalhos complexos, mais adequados a especialistas.
identificando
quatro
Contatos e Informaes
Administradores que tm problemas em relao a seus contatos apresentam alta
probabilidade de serem mal informados.
A deficincia em obter as informaes necessrias tomada de decises pode
conduzir a inmeras falhas.
Indivduos com essa caracterstica pessoal tendem a ser tolerantes para com as
dificuldades mantidas pela tradio.
podendo essas caractersticas gerar confuses acerca de sua escala de problemas (o problema
mais importante tender a ser aquele mais urgente).
Indivduos com alta angstia, derivado da combinao de outros traos e
reflexos desses, nesse caso a dificuldade de hierarquizar os problemas contribui
para elevar a angstia do administrador.
FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRAO
A busca do essencial
Desempenho Gerencial:
do Uso do Tempo
Economia da Ateno
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INTRODUO
Em administrao, ainda mais do que no campo mdico, no h
remdio que funcione para todos os males e igualmente para todas as
pessoas e organizaes.
As dificuldades so sempre sistmicas e exigem solues tambm
sistmicas.
Mesmo com a valorizao do individualismo, e diante da inegvel
importncia dos gerentes, e principalmente dos altos executivos,
sucesso individual e absoluto, independentemente de outras pessoas e
do contexto de trabalho, fico.
A CONSTRUO DA AGENDA
Uma agenda serve para marcar compromissos ao
longo do tempo e evitar falhas e esquecimentos.
Algumas sugestes para a construo de uma
agenda:
A CONSTRUO DA AGENDA
1) Identifique as atividades prprias, diferenciando-as das delegveis.
Quanto maior a importncia da atividade, maior a probabilidade de ela ter de ser
feita pelo executivo.
Quanto ao que deve ou no ser delegado, a resposta varia muito de empresa para
empresa e de cargo para cargo.
H dois gneros de atividades delegveis: as muito simples e as muito complexas.
A delegao das muitos simples mais fcil, desde que se tenha subordinados
com tempo livre.
As muito complexas so aquelas que ultrapassam as possibilidades do executivo,
em termos de tempo ou de conhecimento, e podem tambm exigir o apoio de
especialistas externos.
A CONSTRUO DA AGENDA
2) Defina o assunto a tratar em funo da importncia, urgncia e possibilidade de
resolver o problema.
A CONSTRUO DA AGENDA
3) Defina a forma de tratar o assunto com base em: s X equipe X oral X
escrito.
ou,
em
certas
situaes,
deve
ser
Em geral, oportuno elaborar por escrito uma pauta que antecede uma
reunio (predominantemente oral), e, depois, uma ata (escrita) deve
retratar o ocorrido e o pretendido.
A CONSTRUO DA AGENDA
4) Defina e divulgue sua agenda de trabalho, pois isso ajuda a poupar tempo.
Quem determina a agenda? Como determinada?
Se no pensar nessas questes, o executivo se transformar num escravo
das demandas externas, sem tempo para atender s prprias reivindicaes
e necessidades de soluo dos problemas, a partir de si para fora.
Os executivos, em geral, mudam o foco de ateno mais constantemente do
que o necessrio, fragmentando demasiadamente suas atividades e
dificultando a concentrao nos pontos chave.
Os processos
de trabalho
administrativo
Processo de
armazenagem
de informao
do
De todos os fluxos de informao que captamos o tempo todo, apenas uma pequena
parte se torna consciente.
A energia considerada como disposio para fazer algo com entusiasmo e provm,
de acordo com Schwartz, de quatro dimenses: fsica, emocional, mental e
espiritual, podendo ser renovada no dia a dia.
Energia espiritual
Para acessar a energia espiritual, deve-se ter clareza do
que se gosta e do que se quer, estabelecendo
prioridades.
Um trabalho coerente com os valores pessoais
importante para que haja motivao e entusiasmo.