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; Bergaglio, Carolina
Recomendaciones bsicas
para la conservacin de
documentos y libros
EN: Pen, M. y Bergaglio, C., comp. (2009)
Conservacin preventiva en archivos y
bibliotecas, pp. 125-163.
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94305, USA.
Introduccin
Manuel Vzquez Murillo define el trmino patrimonio como un
conjunto de bienes que nos llegan de nuestros antepasados, que nosotros utilizamos y que han de pasar a nuestros sucesores, de ser
posible, enriquecidos1. Dentro del patrimonio cultural, y junto con
el patrimonio arquitectnico y folklrico, encontramos aqul constituido por libros y publicaciones peridicas, as como documentos
de archivo, que han sido seleccionados para su conservacin permanente por el alto grado de importancia que presentan como fuentes
de informacin para la investigacin y para la difusin cultural, y
que constituyen lo que se ha dado en denominar patrimonio bibliogrfico y documental.
La organizacin y conservacin adecuada de estos documentos
de carcter histrico adquiere una dimensin ciudadana, tal como
plantea Ramn Alberch2, al ser las bibliotecas y los archivos instituciones que colaboran en la asuncin de valores tales como patrimonio pblico, memoria e identidad. Se nos plantea el compromiso
social y cultural de garantizar a futuro el acceso a este patrimonio
1. Vzquez Murillo, M. Administracin de documentos y archivos: Planteos para el
siglo XXI. 2a. ed. corregida. Buenos Aires : Alfagrama, 2006. p. 76.
2. Alberch, R. Archivos, memoria y conocimiento. EN: Alberch i Fugueras, R.
[et al] Archivos y cultura: Manual de dinamizacin. Gijn : Ediciones Trea, 2001.
p. 13-26.
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Recomendaciones bsicas
La conservacin preventiva implica una intervencin continua e
integral en tres campos de actuacin, a saber: el edificio, la guarda
de los documentos y el acceso a los mismos. Veamos a continuacin
cules son las recomendaciones bsicas al respecto para cada uno de
dichos campos.
1. El edificio y sus instalaciones
El edificio que albergue documentacin valiosa para la historia
de una institucin, municipio, provincia o pas, debe contar con las
medidas elementales recomendadas para su mejor almacenamiento,
conservacin y servicio. As, la primera barrera de defensa entre el
fondo documental y el entorno ser el propio edificio, seguro y confortable en trminos de la conservacin preventiva.
Para alcanzar dicho objetivo, ser prioritario tener en cuenta el
exterior del edificio (medio ambiente y espacio circundante), la estructura interna (materiales de construccin, puertas, ventanas, accesos, etc.), la distribucin de los espacios (reas destinadas para
el personal, los usuarios, talleres y depsitos), la seguridad de las
diversas zonas, el mobiliario, la limpieza, el mantenimiento constante del edificio a travs de un control peridico llevado a cabo por
personal de la Institucin, entre otros.
1.1. Emplazamiento
Existen dos modalidades de edificios, uno de nueva planta o un
edificio rehabilitado.
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Edificio nuevo
Es la situacin ideal.
- Requiere un trabajo conjunto entre archiveros, bibliotecarios,
arquitectos, conservadores, ingenieros en medio ambiente y funcionarios (que aporten los recursos econmicos).
- Entre otras cosas, se deber analizar detalladamente su emplazamiento y orientacin, su accesibilidad (medios de transporte disponibles), si puede mantenerse a buen resguardado del trfico, de las
vibraciones, la contaminacin.
- Elegido el terreno para su construccin, deber procurarse un
estudio del suelo que determine la conveniencia o no del lugar. Si
hubiera problemas que pueden ser solucionados, es mejor conocerlos desde el principio para tomar los recaudos necesarios en el momento de la edificacin. Entre los terrenos a evitar estarn aqullos
muy hmedos, posibles de inundarse, cercanos a fbricas (por razones de contaminacin) o crceles y regimientos (por razones de
seguridad).
- La orientacin del edificio tambin deber ser estudiada, a efectos de evitar la accin directa de los vientos hmedos, la excesiva
exposicin al sol o cualquier otro agente que pueda afectar al material almacenado.
- La funcionalidad del edificio y la perspectiva real de un crecimiento a posteriori sern pautas fundamentales a tener en cuenta en
los primeros planteos de la construccin.
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- La ayuda de materiales aislantes trmicos e impermeables puede ser un factor decisivo para la conservacin de los documentos.
- El peso de los documentos, ms el de las estanteras, deber
tenerse en cuenta al momento de decidir el tipo de piso que se emplear o el efecto sobre el piso del edificio que se adquiera. Los
pisos debern ser lisos y de fcil limpieza. Jams deber admitirse el
uso de alfombras (acumulan suciedad) ni pisos de madera (de fcil
combustin).
- Los pisos, paredes y puertas deberan llevar una capa de pintura
aislante del tipo retardatario de fuego.
- La disposicin de puertas y ventanas depender de la funcin
que cumpla el espacio al que sern destinadas. No son iguales las
condiciones para la Sala de Lectura que las del Depsito.
- Se aconseja que los pasillos del depsito sean cmodos y amplios -el central ms que los laterales- y estn bien sealizados.
Edificio rehabilitado
Es la tipologa de edificios ms comn en nuestra regin.
Plantea varios problemas debido sobre todo a la escasa posibilidad de realizar modificaciones edilicias, ya que la mayora son construcciones que tienen valor histrico y estn protegidas por alguna legislacin, restringiendo as todas las posibilidades de arreglos
estructurales y de revestimientos que permitan mejoras en cuanto
a funcionalidad. Asimismo su emplazamiento, generalmente en el
centro de ciudades, impide el crecimiento del espacio para cumplir
con la premisa de incorporar nueva documentacin y dems servicios anexos.
Si se adquiere un edificio, deber asegurarse que no tiene vicios
en su construccin a fin de evitar futuras sorpresas.
Es importante que cuando se plantee la reforma edilicia, un equipo
con las mismas caractersticas que el detallado anteriormente se integre para pensar como resolver la problemtica definida (archiveros,
bibliotecarios, arquitectos, especialistas en el medio ambiente, etc.).
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para ser ampliados, en lo posible, dentro del mismo terreno. - Existen depsitos en subsuelos y en planta alta pero el costo
de mantenimiento es muy superior (aislamientos especiales,
refuerzo de pisos, entre otras cosas).
- Si las razones de seguridad as lo exigieran, podr pensarse en construir depsitos separados. En general, esto ocurre
cuando la cantidad de documentacin es importante.
- Tambin deber contarse con depsitos separados si se almacenan soportes diferentes (papel, fotografas, pelculas,
cassettes, etc.), ya que las condiciones de guarda y conservacin son distintas para cada uno de estos materiales.
En cuanto a las instalaciones:
- El plano de todas las caeras (gas, luz y agua) no puede
faltar en la Institucin.
- Toda instalacin externa a travs de caos deber llevar un
color diferente codificado y conocido, principalmente, por el
personal de mantenimiento.
- Por las paredes del depsito no debern pasar caeras de
gas ni de agua.
- Las instalaciones elctricas debern ser seguras y sometidas a controles peridicos. En la medida de lo posible, deber
contarse con interruptores externos generales y otros parciales en diferentes lugares. Tambin es importante que los tomas tengan una cubierta.
- Es recomendable que no se enciendan todas las luces del
depsito, sino slo las necesarias. Por ello, la posibilidad de
sectorizar las luminarias con llaves individuales es sumamente importante. Evitar someter la documentacin a la nefasta
accin de la luz artificial y favorecer el ahorro de energa.
- Cuando se elija el sistema de luminarias deber pensarse
en aqul cuya radiacin sea lo menos significativa posible.
Actualmente existen con filtros incorporados para disminuir
el grado de radiacin con rendimientos importantes; tambin
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Al trasladar la documentacin desde el depsito al lugar de limpieza elegido, se cuidar de hacerlo con un soporte auxiliar o con
carros adecuadamente acondicionados. Si deben trasladarse a mano,
en caso de libros, slo deber acarrearse aquellos que se puedan llevar cmodamente con ambas manos. Si son paquetes o biblioratos
unidos con cinta o hilo no tomarlos por all porque se corre el riesgo
de que se corten, adems de que el peso provocar abrasin y roturas
de tapas.
Debern desterrarse los trapos mojados, las escobas y los plumeros.
La aspiradora es una de las mejores amigas de la conservacin preventiva; es bsica para quitar toda la suciedad general, tanto
sobre la superficie del mobiliario como sobre la de aquellos libros
o unidades de conservacin que se encuentren lo suficientemente
fuertes como para soportarla. Se recomiendan aquellas de depsito
de agua o con varios filtros para que el polvo retirado no se integre
nuevamente al ambiente.
Se aconseja aspirar y luego frotar con un pao con detergente
o desengrasante (siempre en poca cantidad), apenas hmedo, nunca
mojado, cuando haya pasado bastante tiempo desde la ltima limpieza.
Si se sospecha la presencia de hongos, podrn emplearse para la
limpieza agua y alcohol, ya que evaporan con cierta rapidez.
Nunca se colocarn los materiales sobre el estante si ste no se
encuentra absolutamente seco.
Sobre la mesa de trabajo se colocarn pinceles y pinceletas de
cerda suave que no daen al papel, principalmente aquellos de condiciones frgiles. Tambin, tela de trama semiabierta para colocar
sobre el material al que se le realizar la aspiracin.
El extremo de la manguera de la aspiradora deber protegerse
con tul o tela de trama semiabierta que impida el paso de algn trozo
de papel que pueda desprenderse en forma accidental.
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Desde el centro hacia fuera ser el recorrido del pincel o pinceleta sobre tapas o interior de documentos y libros. La suciedad suele
acumularse, en mayor medida, en las primeras y ltimas pginas.
Posteriormente, en el caso de los libros, podr tomrselo con
cuidado por la parte superior y golpear suavemente sobre la mesa
facilitando la cada de algn resto.
Se recomienda aprovechar la oportunidad para retirar clips,
ganchos u otros elementos ajenos perjudiciales para la conservacin
de los documentos.
De acuerdo a la suciedad que vaya acumulndose sobre el papel
de descarte ser las veces en que se lo reemplazar o limpiar con
la aspiradora.
Culminada la etapa de limpieza, se recogern los ltimos restos
depositados sobre el papel de descarte y los documentos volvern a
su lugar.
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Los documentos y libros regresarn limpios a sus estantes, tomando los mismos recaudos que cuando se los traslad desde su
lugar original al sector de limpieza.
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que cumplan con la condicin de conservacin. La misma regla deber seguirse con los adhesivos.
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- Cada caja puede contener un determinado nmero de documentos. Se recomienda no sobrecargarlas ni dejar espacios
vacos. La sobrecarga puede provocar roturas cada vez que se
intente retirar algo. Si no existe la posibilidad de completar
una caja, se buscar una forma de cubrir el espacio, a efectos
de impedir que los papeles se muevan libremente.
- El formato de la caja es muy importante, as como saber cul
ser el uso de los documentos a partir de su ubicacin dentro
de esa proteccin. Si el uso es frecuente, ser mejor emplear
una caja con aberturas que permitan retirar los documentos
sin demasiados movimientos. La dificultad para sacarlos favorecer el deterioro.
Protectores:
- Se trata de otra forma de proteccin, que emplea para su
construccin materiales menos rgidos que los cartones. Se
presentan en distintos formatos, e incluso hay modelos que no
requieren adhesivo para su armado.
- Existen protectores confeccionados mediante la combinacin
de materiales y tambin compuestos de un solo material, como
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- Si se utilizan para libros pesados, deber agregarse un soporte fuerte que sirva de sostn.
Carpetas:
- Los documentos sueltos pueden colocarse en carpetas de papel libre de cido, de gramaje no muy fino, o cartulina.
En el mercado se las puede encontrar en diferentes modelos,
aunque pueden confeccionarse a la medida de los documentos. La tendencia es hacia la estandarizacin, adecundolas a
dos o tres medidas que se destaquen.
- La confeccin es sencilla ya que el modelo puede tomarse de
cualquiera de las carpetas comerciales que se tengan a mano
(con una, dos o tres solapas). La diferencia radicar en el material especfico para estos casos.
- No pueden recargarse porque su funcin se vera desmerecida y, adems, se puede daar la estructura fsica del documento. La mayora de las veces se las usa para contener solamente
un documento; puede agregarse alguno ms siempre utilizando un interfolio de papel de escaso gramaje.
- De acuerdo a la importancia que se le asigne al material protegido y a las posibilidades con las que cuente la Institucin
ser la guarda que las contine. Tal vez, una caja confeccionada a la medida de las carpetas permitir agruparlas y colocarlas luego, uniformemente, dentro de un mueble.
- Pueden usarse tambin para el traslado de un documento
de una habitacin a otra, o para servir dicho documento a los
investigadores. Esta funcin puede trasladarse a los otros protectores y cajas.
Sobres:
No es muy recomendable su uso ya que un papel frgil colocado
all, si se retira y se guarda varias veces, puede resultar daado.
Para aquellos que tengan documentos en sobres se aconseja que,
al momento de su consulta, se retire el sobre del documento y no el
documento del sobre.
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La imposibilidad de contar con planeras, o si los formatos exceden su tamao, no habilitar el doblarlos o plegarlos. Esto provocara quiebres y marcas difcilmente recuperables. Se enrollarn sobre
tubos rgidos con calidad de archivo o sobre tubos rgidos de cartn
comn pero protegidos por una lmina de polister sobre la que se
colocar el objeto que, a su vez, ser protegido por una envoltura de
una nueva pelcula de polister, papel libre de cido o un trozo de
tela tipo liencillo de trama cerrada. Es importante asegurar bien los
extremos para que la suciedad no ingrese por ellos. Al enrollarlos,
deber procurarse no apretarlos y, al colocarlos en los estantes, no
apilarlos. Cada uno tendr su espacio.
Los antiguos mapas de papel sobre tela, barnizados y con soportes de madera en los extremos inferior y superior, merecen especial
atencin. Seguramente han permanecido colgados por aos, soportando la accin de la luz y el polvo, apoyados sobre paredes de las
que habrn absorbido humedad y tensionados por la accin de los
soportes. Reconocidos conservadores aconsejan que, si la decisin
del almacenamiento es por la forma vertical, se cambien los soportes
originales, se envuelvan en una lmina de polister y se cuelguen en
una zona oscura; de esta forma, permanecern protegidos y aislados
de la luz, de la abrasin, etc. Si la decisin es que permanezcan
colgados y desprotegidos, poco a poco se ver como se modifica su
color y se profundizan sus craqueladuras, o se despega la tela del
papel y las partes comienzan a desprenderse y caer.
En el caso de los peridicos ms antiguos, con tamaos superiores al tabloide, puede pensarse en carpetas de cartn forradas en papel libre de cido o en cajas que pueden comprarse o confeccionarse
del tamao de los materiales. En uno de sus costados se colocar la
indicacin correspondiente.
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2.2. Almacenamiento
Por regla general, en los depsitos suele buscarse la forma de
economizar espacio, al tiempo que se procura respetar las consignas
que hacen a un almacenamiento adecuado.
Si se cuenta con un mueble metlico antiguo y sin xido, cerrado, los riesgos pueden reducirse colocando alguna capa aislante
sobre el estante antes de ubicar el material. En caso de decidir pintarlo, no deben volver a ubicarse los documentos antes del mes de
efectuado el trabajo.
Los muebles de madera se desaconsejan porque desprenden
gases voltiles que afectan la integridad de los documentos. Si la
Institucin slo cuenta con mobiliario de este tipo, podr consultar
qu sellador utilizar para cubrir los estantes con el fin de inhibir
la emisin de cidos y sustancias voltiles. Tampoco es adecuado
colocar los materiales que se pretenden proteger directamente sobre
la madera.
Las formas del mobiliario deben ser preferentemente redondeadas, o por lo menos no agresivas, cortantes ni riesgosas para el
material delicado que guardan.
Las estanteras metlicas abiertas, en comparacin con el sistema compacto, no tienen el problema del encierro pero s el de la falta
de proteccin. Puede pensarse entonces en un sistema de cortinas
compartimentadas, de acuerdo a la cantidad de cuerpos que tenga
el mueble. Para ello puede usarse el liencillo o el Tyveck tela. Esto
evitar el efecto nocivo de la luz en sus dos formas: natural y artificial. Uno de los daos ms comunes causados por la mala iluminacin puede apreciarse en la modificacin del color de los lomos de
los libros, en el amarillamiento del papel, en la decoloracin de las
tintas, etc. Si la eleccin se inclina por la tela deber cuidarse mucho
la forma de limpieza y el mantenimiento del rea porque inevitablemente el polvo se adhiere a las telas. Tambin, deber realizarse
un corte por tramos si es una coleccin o fondo usado con relativa
frecuencia.
Cuando se disponga su ubicacin, deber cuidarse que exista un
espacio de algunos centmetros que separen los libros y documentos
de la pared, para permitir la circulacin de aire y para que stos no
se vean afectados por problemas que pueda sufrir el muro.
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sta es una accin conjunta a realizar entre profesionales de distintas reas de la Institucin, y contar con el aval de la Direccin.
Establecer pautas de excepcin, indicando el procedimiento a
seguir en forma clara y minuciosa.
Cuando sea necesario registrar alguna anotacin en el documento, utilizar lpiz para realizarla, escribiendo sobre el reverso y
siempre en el mismo lugar (ejemplo: borde inferior, a la derecha).
Elaborar un instructivo destinado a los investigadores, incluyendo recomendaciones y sugerencias acerca del manejo del material de consulta y evitando el empleo de la palabra no. Estas
recomendaciones podrn plasmarse en carteles o psters que se colocarn sobre la pared, la mesa de consulta o el escritorio del encargado del Sector, o bien a travs de sealadores que se ofrecern,
adems, como recuerdo.
Efectuar los traslados de documentos con sumo cuidado, respetando las siguientes pautas:
- Trasladar los documentos sueltos sobre superficies rgidas,
proveyendo al usuario de un soporte adecuado.
- Movilizar slo hasta tres libros medianos de una vez.
- Sostener y trasladar, con las dos manos, los volmenes pesados.
- En caso de documentos de gran formato, acarrearlos entre
dos personas sobre una superficie rgida lo suficientemente
amplia como para contenerlos, como por ejemplo los carros
metlicos con sus bordes protegidos con goma espuma.
- Colocar los ejemplares ms deteriorados y/o valiosos en
contenedores confeccionados ad hoc; sern tiles tambin
para entregarlos al usuario. Es una manera de demostrar respeto hacia lo que se guarda y, al mismo tiempo, fomentar en
el investigador una toma de conciencia acerca de la fragilidad
y valor particular de lo que tiene entre sus manos.
Acondicionar un mueble para alojar los bolsos, carteras, carpetas, abrigos y dems elementos propiedad del investigador.
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El primer paso que ha de dar toda persona que tenga trato con
documentos es la toma de conciencia acerca del dao que puede
ocasionarle a los mismos, muchas veces de una magnitud mayor a
los deterioros ocasionados por otros agentes.
Ser a partir de esta concientizacin que el hombre se plantee la
necesidad de poner en prctica de forma sistemtica ciertas actitudes
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Bibliografa
- Alberch, R. (2001) Archivos, memoria y conocimiento. En:
Alberch i Fugueras, R. [et al] Archivos y cultura: manual de dinamizacin. Gijn : Ediciones Trea. pp. 13-26.
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- Vzquez Murillo, M. (2006) Administracin de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI. Buenos Aires : Alfagrama.
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