Acceso Electrnico y Digitalizacin de Documentos

Se lleva desarrollando y perfeccionando a lo largo del tiempo las normas tcnicas de

interoperabilidad, as como el acceso a la Administracin Electrnica. Aspectos
concretos, como el documento electrnico, poltica de firma, estndares, digitalizacin,
copiado autntico, intermediacin de datos, conexin a la red de comunicaciones de
las Administraciones pblicas espaolasestn garantizando adaptabilidad al
progreso de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, garantizando con ello la independencia en la eleccin de las
alternativas tecnolgicas por los ciudadanos, as como la libertad de desarrollar e
implantar, los avances tecnolgicos en un mbito de libre mercado.
La Ley regula el acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos y
tambin reconoce el protagonismo de la interoperabilidad definida como capacidad de
los sistemas de informacin y de los procedimientos a los que stos dan soporte, de
compartir datos y posibilitar el intercambio de informacin y conocimiento entre ellos.
Un ejemplo de acceso electrnico, es la implantacin del Sistema RED (Remisin
Electrnica de Datos) en la Tesorera General de la Seguridad Social y la
integracin del programa gratuito WinSuite32. Sus funciones bsicas son las de
facilitar el cumplimiento de las obligaciones de la Seguridad Social, inscripcin de
empresas, afiliacin, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, comunicacin
de partes mdicos de baja, de confirmacin y de alta correspondiente a procesos de
incapacidad temporal e incluso un sistema telemtico de notificaciones, al cual se
acogen tanto empresas como autnomos que estn obligados a transmitir por este
sistema los datos de los trabajadores, as como cualquier otra actuacin que venga
exigida en la normativa de la Seguridad Social.
Ello supone no slo la desaparicin de notificaciones en papel o reduccin de
costes, sino tambin un ahorro en la gestin del tiempo, eliminando esperas
innecesarias en las oficinas y cargas administrativas e incrementa la capacidad de
respuesta gracias a la inmediatez de las comunicaciones.
Todo redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia, y no slo con la organismos
pblicos sino que progresivamente se va extendiendo las transacciones comerciales
entre empresas, adaptando continuamente sus infraestructuras para normalizar,
digitalizar y enviar a travs de internet, intranet o redes informticas, sus documentos
diarios (suministros, distribucin, facturacin, transferencias, etc.).
Los proveedores que traten con la Administracin Pblica debern ya de
facturar va telemtica, es slo un ejemplo de la adaptacin al cambio que ya se est
produciendo o el uso de factura electrnica que dejar de ser una adaptacin paulatina
en Febrero del 2018, con la incorporacin de las microempresas.
Se define la digitalizacin como el proceso tecnolgico que permite convertir un
documento en soporte papel o en otro soporte no electrnico en uno o varios ficheros
electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra del documento.

Aunque la digitalizacin por s sola no sera de gran utilidad para las empresas, ya que
slo sustituira el almacenaje fsico por el digital, habra que recurrir a otro tipo de
herramientas informticas, para que la informacin contenida en esos documentos se
mantuviera accesible. As pues, los usuarios podrn encontrarlos utilizando
palabras claves incluidas en su contenido e incluso hacerlos accesibles desde
cualquier punto geogrfico que se desee. Esta informacin estar disponible de
forma simultnea para varias personas a la vez, permitiendo exportar datos a
programas externos, sin necesidad de copias fsicas. En definitiva, sirven de copia de
seguridad, evitando desgaste de originales o prdidas por accidentes, robos o
incendios.
Por ejemplo, se puede escanear una factura de compra, importndose directamente
en el programa de gestin empresarial que se utilice, sin necesidad de teclear esos
datos. Adems la Agencia Tributaria tambin proporciona una normativa que permite la
digitalizacin certificada de documentos. Este proceso da valor jurdico a los
documentos digitalizados y permite la destruccin de los originales en papel.
Los beneficios y las aplicaciones tanto del acceso electrnico como de la
digitalizacin de documentos son mltiples, convirtindose poco a poco en algo
imprescindible en las empresas, para hacer ms gil y accesible el acceso a la
informacin.