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ESP
Implication
du Personnel
5S
dans les
Fonctions Supports
Sommaire
Objectifs
Introduction
Dmarrer un chantier
1- Eliminer
2- Ranger
3- Nettoyer
4- Standardiser
5- Respecter
5S et classement
5S et Informatique
5S et Archivage
5S et lespace de travail
5S et zones communes
5S et affichage
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Objectifs
Les principes du 5S sappliquent aussi bien dans un atelier que dans les bureaux
(fonctions supports comme la qualit, les ressources humaines, le contrle de gestion,
les achats,)
Les objectifs sont les mmes:
Il ne faut pas confondre le 5S avec une dmarche zro papier mme si la mise en
place d une dmarche 5S va diminuer considrablement le volume de papier.
Il ne faut pas confondre le 5S avec un grand nettoyage de printemps. Le 5S permet de
se remettre niveau pour le rangement, le nettoyage, de faire le tri, mais il perdure
dans le temps contrairement au nettoyage de printemps qui ne se fait quune seule fois
par an.
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Introduction
La mthode 5S est la mme, quel que soit le domaine dapplication (voir guide
mthodologique des 5S ). Nous ne reviendrons donc pas en dtail dans ce guide sur
les tapes du 5S. En revanche, pour chacune d entre elles, nous nous attacherons
dcrire les points spcifiques concernant les bureaux.
Seiri
Seiton
Seiso
Seiketsu
Shitsuke
liminer
Sparer ce qui est ncessaire de ce qui ne l'est pas.
Jeter ce qui est inutile.
Ranger
Placer et dfinir la manire d'ordonner ce qui est
ncessaire dans des lieux accessibles tous.
Nettoyer
Nettoyer les installations. Dterminer les causes de
salissures et y remdier.
Standardiser
tablir des rgles de travail. Formaliser le rangement.
Respecter
S'habituer appliquer les 5 S au sein du GAP, respecter
les rgles de de travail et continuer d'amliorer.
avec rigueur,
de manire systmatique,
et de manire continue.
Ceci peut sembler vident, mais le pige principal du 5S est de tomber dans un grand
nettoyage de printemps pour lequel on ne droule que les 3 premires tapes
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Dmarrer un chantier
Les participants:
maximum 7 personnes
Le responsable de service est pleinement impliqu et participe aux sances en mme
temps que tout le monde.
La formation
Une premire runion de sensibilisation lieu en salle (2 heures environs). La formation
se fait sur le terrain.
1- Prsentation en salle des 5 tapes du 5S (Cf. guide d animation des transparents 5S)
2- Prsentation des vidos ( la cuisine et les 5S dans les fonctions supports )
3- Mettre l accent sur:
les solutions, ce sont les participants qui trouvent leurs solutions et
les appliquent, le pilote ne vient pas avec des solutions toutes faites
que l on rplique d un chantier un autre,
le processus se fait petit petit pour devenir un rflexe, une
habitude, contrairement au nettoyage de printemps .
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Dmarrer un chantier
La dure du chantier
Drouler les 5 tapes (plusieurs fois) ncessite un engagement de 2 3 mois. Cela
permet de fixer un objectif aux participants. Au del, le chantier risque de s essouffler.
Tout ce qui ne peut pas tre trait au cours de cette priode doit faire lobjet d un 2 nd
chantier.
Les horaires
A la fin de la formation, dfinir avec le groupe les horaires des runions.
Ces runions doivent
durer au minimum deux heures par semaine ou une demi-heure par jour.
Certains sujets ncessitent parfois plus de temps que la simple runion hebdomadaire. Il
ne faut alors pas hsiter runir les personnes une demi-journe une journe pour
traiter ces sujets (ex: nouveau systme de classement pour un service comprenant plus
de 7 personnes)
Le 5S peut tre l occasion de dmarrer les TOP 30 (runion hebdomadaire des
fonctions support).
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1- liminer
POURQUOI
On cherche rcuprer de la place pour pouvoir mieux ranger.
On accumule du papier, des dossiers, des accessoires, dans les armoires ou les
ordinateurs. Laccs en devient difficile, long et on finit par ne plus retrouver certains
documents.
On manque de place dans les armoires: avant d acheter des nouvelles armoires, on
limine dans celles qui sont dj prsentes
COMMENT
1- Choisir un secteur et le faire jusquau bout pour voir la place gagne.
2- On trie ce qui est utile et inutile pour dterminer ce que l on doit garder et ce qu il
faut liminer.
Attention: liminer ne veut pas dire jeter!
Pour chaque objet (en gnral les fournitures), on se pose la question:
Qui l'utilise ?
A quelle frquence ?
Est-ce vraiment l'objet le plus adquat pour son utilisation ? ( est-il adapt
ou non ?)
Pour chaque dossier ou document, on se pose la question:
va-t-il me resservir?
ce que l on jette
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1- liminer
INDICATEUR
nombre d armoires libres, de tiroirs et d tagres.
Mega Octets rcuprs sur le PC
FOCUS ON
Il est prfrable de commencer les toutes premires sances par des zones communes
(bibliothque, armoire fournitures, dossiers classiques type liste de tlphone, plans
d accs ou planning de congs). Ces zones sont plus simples et moins sensibles que
les tiroirs d un bureau.
Les zones ne pas oublier:
au dessus et en dessous des armoires, sur le ct des bureaux, a u dessus des caissons
et sous le bureau, sur les appuis de fentre et sur les panneaux d affichage.
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2- Ranger
POURQUOI
Trouver un endroit prcis et adapt o ranger les dossiers, les fourniturespour pouvoir
trouver immdiatement ce dont on a besoin et ranger facilement ce qui est sorti:
Une place pour chaque chose et chaque chose sa place.
COMMENT
Classer les dossiers en fonction:
des frquences d utilisation
des personnes concernes ou intresses
et chercher regrouper les fichiers utiliss par plusieurs personnes.
Regarder ce que l on peux ranger dans la place libre l tape prcdente.
Choisir des zones communes (bibliothque)
FOCUS ON
Pour tre respect, le rangement doit tre:
le plus simple possible
choisi par les participants.
Les dossiers ou les classeurs, doivent tre suffisamment ars. Si les classeurs sont
trop serrs, c est trs difficile de prendre un classeur mais cest encore plus difficile de
le remettre sa place.
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3- Nettoyer
POURQUOI
C est une partie souvent nglige dans les 5S au bureau car en rgle gnrale, il existe
un service de nettoyage qui s occupe du sol, des bureaux et des poubelles. Mais si on
regarde de plus prs, de nombreux endroits restent sales.
La poussire s accumule sous le bureau, sur le bureau derrire l ordinateur, les
tiquettes mal dcolles restent sur les panneaux d affichage,.
Les endroits inaccessibles et encombrs ne peuvent pas tre nettoys par les services
de nettoyage. Souvent les cbles tranent, le soir des papiers ne sont pas rangs,
On va donc nettoyer tous ces recoins en traitant les causes de l accumulation de la
poussire.
COMMENT
Squiper de nettoyants pour matriel informatique, chiffons, solvants,...
Retirer les vieilles tiquettes et prparer les surfaces pour en coller de nouvelles.
Retirer les cbles qui tranent terre, en vrifier l tat, les enrouler et les accrocher
sous le bureau. Au passage, identifier chaque extrmit du cble pour ne pas avoir
tout dfaire si vous voulez simplement dbrancher un appareil (pastilles couleurs,
tiquette dymo).
ran
c
FOCUS ON
Noubliez pas de vous munir de blouses ce jour l.
Prtez une attention particulire la scurit (fils dnuds,).
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4- Standardiser
POURQUOI
Stabiliser et formaliser lavancement du chantier
Mettre en vidence les carts (mauvais rangements) l aide de dispositifs visuels
COMMENT
voir chaque rubrique (informatique, affichage, classement,) pour plus de dtails.
Dfinir les formats d tiquettes, les codes couleurs.
Identifier les classeurs, les dossiers suspendus, les corbeilles, ...
Identifier les armoires lextrieur et l intrieur.
Dfinir un systme de gestion des documents s il n existe pas encore grce la qualit.
crire les procdures, dessiner les plans des bureaux et des armoires avec ce qu ils
contiennent.
L identification de tous les secteurs sera la meilleure garantie du respect des 5S. Ds
qu un cart sera fait, il sera tout de suite mis en vidence.
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5- Respecter
POURQUOI
On vrifie que l on respecte bien les rgles qui on t crites la phase prcdente et
on sassure du maintien niveau et de la progression du chantier
COMMENT
1- On fait et refait les tapes du 5S jusqu ce que le rangement devienne naturel et ne
soit plus peru comme une contrainte ou une perte de temps.
2- Au bout de quelques sances, on met en place un rfrentiel d audit avec quelques
questions simples. On enrichira ce rfrentiel au fur et mesure pour qu il soit plus
dtaill et exigeant.
L audit est ralis dans un premier temps par l animateur du chantier puis il passe le
relais aux participants. L audit peut de temps en temps tre men par une personne
d un autre service.
Voir exemple de rfrentiel daudit dans les bureaux
3- Mettre en place des rgles de comportement 5S
Tous les soirs - 3 min.
ramasser ce qui trane par terre (papier, stylo,)
ranger son bureau (rien ne reste la surface)
vrifier les tiroirs et les remettre en ordre (cration ou suppression de dossiers)
vrifier le papier dans le fax et la photocopieuse
Tous les vendredis - 5 min.
vrifier les fournitures (stylos, papier,)
se dbarrasser des objets et des effets personnels dont on n a plus besoin
vrifier les armoires et les remettre en ordre (cration ou suppression de
dossiers)
Tous les mois - 15 min.
archiver
tiqueter tous les nouveaux endroits
4- Organiser des concours:
Chasse aux dtritus: quipe qui aura ramass ou limin le plus grand nombre (
compter en poubelles)
chasse au trsor: retrouver un document en moins de trente secondes
INDICATEUR
Note obtenue l audit.
Prsence des membres du groupe (cet indicateur peut tre introduit plus tt si
ncessaire): il y a une relation directe entre la prsence de to us les membres du groupe
et le succs de vos actions.
Document usage interne exclusivement
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5S et classement
Objectif:
Tout le monde doit pouvoir trouver un dossier (papier ou informatique) en moins de 30
secondes.
Quelques rgles:
Les armoires doivent tre libres d accs tout moment car les documents de travail
concernent la plupart des gens d un mme service.
Si vos dossiers de travail sont en piles, il faut parcourir la pile avant de trouver le bon
document ce qui est une perte de temps.
Les piles sont possibles uniquement dans 2 cas:
Dossiers
suspendus
Inconvnients
Si le nombre de papiers
augmente => plusieurs
classeurs
Dans un rangement
alphabtique, insertion
dun dossier trs rapide
Visuel (codes couleurs)
Standardisation dans le
dossier difficile
Tout, sans exception, doit tre identifi: le classeur, l tagre et l armoire. Un plan des
armoires et des bureaux avec ce qu ils contiennent par grands thmes permet de se
rendre compte si le classement est judicieux. Il pourra servir de base l audit mais
aussi aux nouveaux arrivants.
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5S et Informatique
Ce qui est valable dans un placard, sur une ligne de production, lest aussi pour vos
disquettes et votre disque dur. Les 5 tapes s appliquent de la mme manire
l ordinateur.
Un outil windows permet de palier un rangement des dossiers qui ne serait pas
optimal: RECHERCHER FICHIERS OU DOSSIERS . Le simple fait dutiliser
rgulirement cet outil dmontre que vos dossiers ne sont pas rangs de manire
simple.
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5S et Informatique
2- Ranger
Recrer une arborescence (comme pour le classement des armoires): par thmes, sous
thmes,.
L arborescence ne doit pas tre une pile (maximum une quinzaine de thmes) Elle est
plutt horizontale (en profondeur). N hsitez pas dupliquer les noms de rpertoires qui
reviennent souvent (pays, langues, ).
Les rpertoires que vous utilisez souvent ne doivent pas tre trop loin dans l arborescence
(en terme de nombre de clics)
3- Nettoyer
L ordinateur lui mme: le clavier avec une soufflette, l cran et les cbles.
Le disque dur: vider la corbeille, excuter scan disk et dfragmenter le disque dur.
4- Standardiser
Dfinir les rgles et les crire pour
Nommer un rpertoire ou un fichier
dfinir les symboles pour les langues ou les pays et leur place dans le nom du
fichier ( la fin ou au dbut)
pas d ascenseur
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5S et Archivage
L archivage est, pour les papiers et les fichiers, la suite logique du classement.
Un archivage correct, est un archivage dans lequel on doit pouvoir retrouver des
documents 10 ans, 15 ans aprs. Les personnes qui recherchent ces documents ne sont
pas celles qui les ont archivs et ne connaissent donc pas le sujet.
1- liminer
Dans la bote d archive
L archivage des dossiers nest pas une simple translation de vos dossiers classs vers
une boite d archive. Tout nest pas archiver. Il faut liminer de vos dossiers tous les
documents qui ne sont pas archiver. Si votre classement tait bien ralis et que vous
avez limin au fur et mesure de votre travail, ce tri ne devrait pas prendre trop de
temps.
Dans le local des archives:
soit larchivage est clair, vous connaissez le sujet et le conte nu: il est alors
trs simple d liminer en fonction des dates les botes.
3- Nettoyer
Dans le local des archives:
faire ventuellement appel un service de nettoyage
pour remettre en tat le local,
ajouter des lumires le cas chant.
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5S et Archivage
4- Standardiser
Rdiger une procdure d archivage (demande par la norme ISO) en se posant la
question pour chaque document:
Pourquoi doit-on archiver? Exigence lgale, litige qualit, droit, .
Dans la bote d archive:
Dfinir la liste des documents archiver et pour chaque document la dure d archivage.
Lorsque cela est possible, faire figurer sur les documents archiver xx ans
Inscrire la date laquelle on doit jeter la bote. Ainsi, n importe qui pourra liminer les
botes plus tard sans se poser aucune question.
Dans le local des archives:
Dessiner le plan des archives et identifier les zones d archivages (diffrents services ou
thmes).
5- Respecter
auditer au moment de l archivage le contenu des botes
et le rangement dans le local (par rapport au plan et au FIFO)
FOCUS ON
S il y a plusieurs botes, les numroter (1/3, 2/3, 3/3)
Indiquer sur chaque bote, la date laquelle elle doit tre jete
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5S et lespace de travail
L espace de travail (le bureau) peut s'organiser comme une ligne de production, l'entre
d'un ct, l'en cours et la sortie. Si un bureau est couvert de papier, on ne distingue plus
le dossier sur lequel on travaille, les priorits, on mlange les dossiers, et on finit par
perdre des informations.
Opration clean desk : au cours de la journe, on a sur son bureau, en plus du
matriel courant:
les urgences (une ou deux, sinon cela signifie que lon a pas hirarchis
suffisamment les niveaux durgences)
Le soir, ranger son bureau ne doit pas prendre plus de une minute et aucun dossier ne
doit rester en instance sur le bureau. Il y a donc une place pour chacun d entre eux.
Entre
(courrier)
Armoire
Les priorits
Tiroir
dossiers
suspendus
Sortie
Les corbeilles
On y accde plusieurs fois par heure, elles servent de stockage pour l entre ou la
sortie du courrier, les feuilles de brouillons ou la liste tlphone.
Il n y a pas de document de travail dans
une corbeille sous peine d accumulation
sous forme de pile (cf. classement)
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5S et lespace de travail
Les post-its
La liste de tches
Elle permet de limiter les post-it et se perd beaucoup moins facilement.
Elle vous permet aussi de garder un historique.
Ex. de liste de tches:
De prfrence sur du papier au format A4 (moins de pages tourner), complt la
main. On peut surligner les items important, crer un code par symbole (une flche pour
une affaire report, un * pour un dossier suivre,)
ACTION
Dlai/Etat
15- sept
15-janv
Tiroirs et armoires
Le tiroir du bureau doit de prfrence tre un tiroir avec dossiers suspendus. On y
trouve les dossiers utiliss tous les jours, en particulier les dossiers en cours.
Pour les fournitures (stylos, gommes,) un bac compartiments est prfrable.
Les armoires proches du bureau pourront recevoir soit des classeurs, soit des dossiers
suspendus pour les dossiers utiliss rgulirement (plusieurs fois par semaine).
Document usage interne exclusivement
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5S et zones communes
Une personne doit tre responsable et garant du bon fonctionnement de chaque zone
commune.
Les fournitures
Quand au cours d une sance 5S on s attaque aux fournitures, on se rend bien souvent
compte que tout le monde a ses minis rserves qui, mises bout bout, finissent par
faire un stock considrable de fournitures plus ou moins utiles.
Pour ne pas retomber dans ce pige, il faut mettre en place un systme de gestion
rigoureux des fournitures. Un systme de gestion par carte (type Kanban) par exemple.
Lorsque le stock d une fourniture a atteint un seuil dfini, on dpose une carte (verte en
gnrale) dans une boite. Une rouge reste en place pour signaler que l on a atteint ce
seuil critique. Une seule personne est responsable de la collecte des cartes pour lancer
les commandes et r-alimenter le stock.
Sur chaque carte, on trouve:
le nom du produit
la rfrence commander
la quantit commander
la quantit min. garder en stock (dtermine par le temps de rapprovisionnement de
la rfrence)
La bibliothque
Elle peut contenir les dictionnaires, les Faurecia Infos, les revues, le catalogue des
fournitures,,
Pour l emprunt de livres: on peut insrer dans chaque livre une carte qui est dpose
lors de l emprunt du livre avec la date et le nom de l emprunteur.
Les formulaires, les standards,.
Les notes de frais, les demandes de congs, les plans daccs aux usines, peuvent
tre regroups en un seul endroit. Loriginal peut tre plastifi et chacun refait une srie
de photocopies quand il prend le dernier.
Une personne doit tre responsable de la mise jour des formulaires.
Les disques rseaux (Cf. 5S et informatique)
Ceux qui sont en commun (formulaires, listes tlphonique) peuve nt tre en lecture avec
un accs criture pour la personne responsable de la mise jour .
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5S et zones communes
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5S et affichage
1- liminer
les vieilles notes d information, les anciens indicateurs,...
Ou liminer tout pour ne ranger ensuite que ce qui est pertinent.
2- Ranger
Aligner les feuilles, regrouper par thmes,...
3- Nettoyer
Enlever les traces de scotch ou de colle.
4- Standardiser
Un standard daffichage existe dj (Cf. guide de l affichage oprationnel).
Vous pouvez dfinir un code couleur en fonction de la frquence de renouvellement de
l affichage
5- Respecter
Auditer le panneau d affichage:
les indicateurs sont-ils jour, les responsables sont nomms,.
-----------------Lors d un chantier 5S, il y a ,bien sr, un affichage effectuer.
Liste des documents devant figurer sur un panneau 5S:
les 5 tapes du 5S
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