MARCO LEGAL :

1. Qu clase de sociedad cre la Ley 1258 de 2008?; cundo entr en

vigencia?; esta ley debe ser reglamentada por el Gobierno? R/ Por medio de la
Ley 1258 del 5 de diciembre de 2008, se cre en nuestra legislacin, la
Sociedad por Acciones Simplificada (SAS). Por virtud del artculo 46 de la citada
ley, esta entr en vigencia el mismo da de su promulgacin, lo cual ocurri el 5
de diciembre del citado ao. En lo atinente a su regulacin por parte del
Gobierno Nacional, a la fecha, el legislador no ha otorgado facultad
reglamentaria al ejecutivo en esta materia.
LEY 1014 DE 2006
NIT
RUT
DIAN
IVA
LEY 17 DE JULIO 01 DE 1985 (OBJETOS FABRICADOS CON METALES
PRECIOSOS, CON SUS POSTERIORES ENMIENDAS Y MODIFICACIONES
DECRETO 197/1988 DE 22 DE FEBRERO.APRUEBA EL REGLAMENTO DE LA LEY
DE OBJETOS FABRICADOS CON METALES PRECIOSOS Y SUS POSTERIORES
ENMIENDAS Y MODIFICACIONES.
LEY 7/1996 DEL 15 DE ENERO : ORDENACION DEL COMERCIO MINORISTA Y SUS
POSTERIORES ENMIENDAS Y MODIFICACIONES.

NORMAS CONTABLES

CREACION DE EMPRESA S.A.S.

Antes del 2008 la creacin de una empresa presentaba serios retos para los
emprendedores: por ejemplo encontrar socios para cumplir con el mnimo requerido
para el tipo de sociedad elegida, o realizar una gran cantidad de trmites. Con la Ley
1258 de 2008 se cre la figura de las sociedades por acciones simplificadas (SAS).
Brindando muchas ventajas y facilidades al proceso de constitucin.
Adems, otras normas se han unido al apoyo del emprendimiento, haciendo que
establecer una empresa sea bastante simple.

Pasos para la creacin

1. Consultar nombre en el RUES
2. Preparar la papelera
3. Inscripcin en la cmara de comercio
4. Crear cuenta de ahorros
5. Tramitar el RUT definitivo
6. Tramitar el registro mercantil definitivo.
7. Resolucin de facturacin y firma digital.

1. Consultar nombre en el RUES

Lo primero es consultar en el Registro nico Empresarial y Social (RUES) para
verificar que no exista otra empresa con el nombre que desean registrar. Solo hay que
entrar a www.rues.org.co y escribir la razn social.

2. Preparar la papelera
Los documentos necesarios para la constitucin son:

Documento privado de constitucin

PRE-RUT

Fotocopia de la cdula del representante legal

Formulario nico empresarial

El documento privado de constitucin, son los estatutos de la compaa donde se

define la estructura de la organizacin. Para redactarlo se puede buscar un formato y
adecuarlo a las caractersticas de la empresa.
El PRE-RUT se diligencia en la pgina web de la DIAN, seleccionando la
opcin Inscripcin RUT y luegocmara de comercio. El sistema le informar que si ya
haba realizado el proceso y guard un borrador del documento, puede escribir el
nmero del formulario para continuar con la edicin. Pero como apenas se va a crear,
solo hay que dar clic en continuar dejando el campo de formulario en blanco.
El formulario nico empresarial se adquiere en la cmara de comercio, se debe
llenar con todos los datos de la empresa.

3. Inscripcin en la cmara de comercio

Luego hay que ir a la cmara de comercio con toda la papelera y realizar el registro.
Si todo esta en orden le cobrarn los derechos de inscripcin junto con los dems
costos de constitucin. Le dirn que el proceso tarda aproximadamente un da y le
indicarn cuando debe volver. Algunas cmaras notifican el radicado por medio de
mensaje de texto o por correo electrnico.
Cuando se haya completado, le entregarn una versin preliminar de la matrcula
mercantil la cual servir para crear la cuenta de ahorros. Tambin le darn una
segunda versin del PRE-RUT.

4. Crear cuenta de ahorros

Con la papelera debe ir a una entidad financiera para crear una cuenta de ahorros a
nombre de la empresa. Dependiendo de las polticas del Banco, deber presentar
diferentes documentos. La mayora pedir el balance inicial, as que tengan cerca el
telfono de su contador.
Le entregarn una carta dirigida a la DIAN, donde certifican y detallan la existencia de
la cuenta.

5. Tramitar el RUT definitivo

Ahora es necesario ir a la DIAN para diligenciar el RUT definitivo. Necesitar: la
cdula del representante legal con su respectiva copia, la versin previa del registro
mercantil y la constancia de titularidad de la cuenta de ahorros (suministrada por el
banco en el paso 4).
En este punto, todava NO es posible expedir la resolucin de facturacin, pues
necesita tener la matricula definitiva.

6. Tramitar el registro mercantil definitivo

Con el RUT podr terminar el registro en la cmara de comercio. El proceso es
simple, y al completarlo ya podr solicitar copias de la matrcula mercantil.
Felicitaciones! La empresa ya esta totalmente constituida, solo falta realizar el paso 7
para poder facturar.

7. Resolucin de facturacin y firma digital

Para solicitar la resolucin de facturacin se necesita llenar un formulario que puede
ser descargado en la pgina de la DIAN, llevar la cdula del representante legal
(original y copia), y el registro mercantil definitivo.
Es conveniente aprovechar para solicitar la firma digital y as dejar todo listo.

NORMAS CONTABLES :

NORMAS CONTABLES DECRETO 2649 DE 1993 MARCO CONCEPTUAL DE LA

CONTABILIDAD REGLAMENTACIN DE LA CONTABILIDAD Y PRINCIPIOS O
NORMAS CONTABLES El Gobierno Nacional, mediante el Decreto 2649 del 29
de diciembre de 1993, expidi la reglamentacin de la contabilidad y los

principios o normas contables para Colombia. As mismo, mediante el decreto

2650 de la misma fecha expidi el nuevo Plan nico de Cuentas, el cual
contiene las modificaciones y ajustes sugeridos por los gremios econmicos y
profesionales de la contadura pblica al Decreto 2195 de 1992 y recoge en
una sola norma las partes de ste que no sufrieron modificaciones. Estas
disposiciones buscan facilitar a los diversos entes econmicos la consulta y
aplicacin de las normas que rigen la ciencia contable en nuestro pas, as
como la uniformidad en el registro de sus operaciones para que exista
transparencia, claridad, confiabilidad y comparabilidad en la informacin.
DECRETO 2649 REGALAMENTACIN Y PRINCIPIOS CONTABLES El citado
decreto, constituye la base normativa que compila y actualiza la legislacin
vigente hasta la fecha en materia contable. Este decreto recopila la
legislacin de las normas contables para comerciantes, la legislacin sobre los
libros de comercio y la legislacin del sistema de ajustes integrales por
inflacin. Como aspectos sobresalientes de este decreto pueden citarse: Debe
se aplicado a partir del 1 de enero de 1994 por todas las personas obligadas
legalmente a llevar contabilidad y por aquellas que sin tener esta obligacin,
pretendan hacer valer su contabilidad como prueba. Dicho decreto consta de
140 artculos, distribuidos en cuatro ttulos, siguiendo un orden lgico de lo
general a lo particular. El primer ttulo comprende: 2 Principios de
contabilidad generalmente aceptados Objetivos y cualidades de la informacin
contable Marco conceptual de la contabilidad Normas bsicas Estados
financieros y sus elementos El segundo ttulo comprende: De las normas
tcnicas generales Normas tcnicas especficas De las normas tcnicas Normas
tcnicas sobre revelaciones El tercer ttulo comprende Normas sobre registros
y libros El cuarto ttulo comprende Disposiciones finales 3 TITULO PRIMERO
MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD CAPITULO I. DE LOS PRINCIPIOS DE
CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. Se entiende por principios do
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de
conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o
jurdicas. Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir,
clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de
un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna. El presente decreto
debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estn
obligadas a llevar contabilidad. Su aplicacin es necesaria tambin para

quienes, sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer

como prueba. CAPITULO II. OBJETIVOS Y CUALIDADES DE LA INFORMACIN
CONTABLE. La informacin contable debe servir fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros bienes, los cambios que
hubiera experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el perodo.
Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin,
organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones en materia de
inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores del ente
econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y
tarifas. 4 Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.
Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad
econmica de un ente represente para la comunidad. Para poder satisfacer
adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible y
til. En ciertos casos se requiere, adems que la informacin sea comparable.
La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender. La
informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es
confiable cuando es neutral, verificable y en medida en la cual represente los
hechos econmicos. La informacin es comparable cuando ha sido preparada
sobre bases uniformes. La informacin es pertinente cuando posee valor de
realimentacin, valor de prediccin y es oportuna. CAPITULO III. NORMAS
BASICAS Las normas bsicas son el conjunto de postulados, conceptos y
limitaciones, que fundamentan y circunscriben la informacin contable, con el
fin de que sta goce de las cualidades indicadas en el capitulo anterior. Las
normas bsicas son: ENTE ECONOMICO: El ente econmico es la empresa,
esto es, la actividad econmica organizada como una unidad, respecto de la
cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e
identificado en forma tal que se distinga de otros entes. La contabilidad
pretende reflejar y resumir la actividad del ente econmico con independencia
de las actividades particulares de sus propietarios. CONTINUIDAD: Los
recursos y hechos econmicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en
cuenta si el ente econmico continuar o no 5 funcionando normalmente en
perodos futuros. En caso de que el ente econmico no vaya a continuar en
marcha, la informacin contable as deber expresarlo. Al evaluar la
continuidad de un ente econmico, debe tenerse en cuenta que asuntos tales
como los que se sealan a continuacin, pueden indicar que el ente econmico

no continuar funcionando normalmente: Tendencias negativas (prdidas

recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos)
Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones,
problemas de acceso al crdito, refinanciaciones, venta de activos importantes)
Otras situaciones internas o externas (restricciones jurdicas a la posibilidad
de operar, huelgas, catstrofes naturales) UNIDAD DE MEDIDA: Los diferentes
recursos y hechos econmicos deben reconocerse en una misma medida. Por
regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La
moneda funcional es el signo monetario del medio econmico en el cual el ente
principalmente obtiene y usa efectivo. En este caso por ser Colombia se debe
utilizar el PESO COLOMBIANO. PERIODO: El ente econmico debe preparar y
difundir peridicamente estados financieros, durante su existencia. - Los cortes
respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y
en consideracin al ciclo de las operaciones. - Por lo menos una vez al ao, con
corte al 31 de diciembre, el ente econmico debe emitir estados financieros de
propsito general. VALUACIN O MEDICIN: Tanto los recursos como los
hechos econmicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados
en trminos de la unidad de medida. El ente econmico debe preparar y
difundir peridicamente estados financieros, durante su existencia. - Con
sujecin a las normas tcnicas, son criterios de medicin aceptados el valor
histrico, el valor actual, el valor de realizacin y el valor presente. Valor o
costo histrico:Es el que representa el importe original consumido u obtenido
en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realizacin de un hecho
econmico. (valor que me costo adquirir un bien o un servicio). 6 Valor actual
o de reposicin: Es el que representa el importe en efectivo o en su
equivalente, en el momento de realizacin de un hecho econmico. Con arreglo
a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser re-expresado para
reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la
moneda. (valor que costara adquirir un bien hoy, teniendo en cuenta cuanto
me costo hace algn tiempo (valor histrico)). Valor de realizacin o de
mercado: Es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en
que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso
normal de los negocios. (valor que representa vender un bien o un servicio
descontando todos los costos necesarios para la conversin del activo o en su
defecto la liquidacin de un pasivo (comisiones, empaques, impuestos,
transporte)). ESENCIA SOBRE FORMA: Los recursos y hechos econmicos

deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad

econmica y no nicamente en su forma legal. (se deben mostrar todos los
hechos econmicos realmente importantes realizados por la empresa en los
estados financieros). REALIZACIN: Solo pueden reconocerse hechos
econmicos realizados. - Se entiende que un hecho econmico se ha realizado
cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de
transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente econmico tiene
o tendr un beneficio o un sacrificio econmico, o ha experimentado un cambio
en sus recursos, en uno y otros casos, razonablemente cuantificables.
(Ganancia o prdida en la venta de un activo). ASOCIACIN: Se deben asociar
con los ingresos devengados en cada perodo los costos y gastos incurridos
para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las
cuentas de resultado. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO: Se entiende que un
ente econmico obtiene utilidad, o excedentes, en perodo nicamente
despus de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias
de recursos a otros entes realizadas de conformidad con la ley, haya sido
mantenido o recuperado. (no seguir con la empresa si su patrimonio se acabo
(perdidas)). REVELACIN PLENA: El ente econmico debe informar en forma
completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para:
Comprender y evaluar correctamente su situacin financiera. Los cambios en
el patrimonio. 7 El resultado de sus operaciones. Capacidad para generar
flujos futuros de efectivo (se deben mostrar todos los hechos econmicos
realizados por la empresa en los estados financieros). La revelacin plena se
hace a travs de los estados financieros de propsito general. PRUDENCIA:
Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y
verificable un hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la
alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los
ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. (cuando la contabilidad no
se lleve al da, y un tercero nos exija estados financieros). CAPITULO IV. DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS Y SUS ELEMENTOS Los estados financieros, cuya
preparacin y presentacin son responsabilidad de los administradores del
ente, son el medio principal para suministrar informacin contable a quienes no
tienen acceso a los registros de un ente econmico. Mediante una tabulacin
formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros,
reflejan, en una fecha de corte la recopilacin, clasificacin y resumen final de
los datos contables Teniendo en cuenta las caractersticas de los usuarios a

quienes van dirigidos o los objetivos especficos que los originan, los estados
financieros se dividen en: Balance general Estado de resultados Estado de
cambios en el patrimonio Bsicos Estado de cambio en la situacin financiera
Estados financieros de propsito general Estado de flujos de efectivo
Consolidados 8 Balance inicial Estados financieros de perodos intermedios
Estados financieros Estado de inventario de propsito especial Estados
financieros extraordinarios Estados de liquidacin Estados de costos 1. Estados
financieros de propsito general Son aquellos que se preparan al cierre de un
perodo para ser conocidos por usuarios indeterminados. Su objetivo principal
es satisfacer el inters comn del pblico en evaluar la capacidad de un ente
econmico para generar flujos favorables de fondos. Se caracterizan por su
concisin, claridad, neutralidad y fcil consulta. a. Estados financieros bsicos:
-balance general -estado de resultados -estado de cambios en el patrimonio
-estado de cambios en la situacin financiera -estado de flujos de efectivo b.
Estados financieros consolidados: Son aquellos que presentan: la situacin
financiera de un ente matriz y los resultados de las operaciones sus
subordinados, o un los cambios en el patrimonio ente dominante y los los
cambios en la situacin financiera dominados como si fuesen los de una sola
empresa 2. Estados financieros de propsito especial Son aquellos que se
preparan para satisfacer las necesidades especficas de ciertos usuarios de la
informacin contable. Se caracterizan por tener una circulacin o uso
limitados y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u
operaciones. 9 a. Balance inicial: Al iniciar sus actividades, todo ente
econmico debe elaborar un balance general que permita conocer, de manera
clara y completa, la situacin inicial de su patrimonio. b. Estados financieros de
perodos intermedios: Son los estados financieros bsicos que se preparan
durante el transcurso de un perodo. Su objetivo es satisfacer, entre otras,
necesidades de los administradores del ente econmico o de las autoridades
que ejercen inspeccin, vigilancia y control. Deben ser confiables y oportunos.
Se deben elaborar bajo las mismas normas y principios de la contabilidad
generalmente aceptados, as no sean del cierre del periodo. Se presentan en
cualquier fecha (pueden ser presentados a mi mitad del periodo contable o
cada 3 meses). c. Estados de costos: Son aquellos que se preparan para
conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes
o prestar los servicios de los cuales un ente econmico ha derivado sus
ingresos. Ejemplo las empresas del sector del calzado, confecciones,

comunicaciones. d. Estado de inventario: Es aquel que debe elaborarse

mediante la comprobacin con detalle de la existencia de cada una de las
partidas que componen el balance general. Ejemplo, se debe hacer un estado
de inventario de todos los activos que se dice tener en el balance genera. Es
demostrar que lo que ese esta diciendo es verdad. Es un anexo con todos los
soportes contables para demostrar los hechos econmicos. e. Estados
financieros extraordinarios: Son los que se preparan durante el transcurso de
un perodo como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los
mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situacin para la cual
deban prepararse. 10 Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los
estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio
y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes. Ejemplo:
Los estados financieros que se deben presentar con ocasin de la decisin de: transformacin - Fusin - Escisin - Concordato con los acreedores - Venta de
un establecimiento de comercio f. Estados de liquidacin: Son aquellos que
debe presentar un ente econmico que ha cesado sus operaciones, para
informar sobre el grado de avance del proceso de realizacin de sus activos y
la cancelacin de sus pasivos. 3. Estados financieros comparativos: Son
aquellos que presentan las cifras correspondientes a ms de una fecha, perodo
o ente econmico. Los estados financieros de propsito general se deben
preparar y presentar en forma comparativa con los del perodo
inmediatamente anterior, siempre que tales perodos hubieren tenido una
misma duracin. Ejemplo: Cuando se compara un balance general del ao
2001 y 2002; cuando se compara un estado de resultados del ao 2000 y el
ao 2001. 4. Estados financieros certificados y dictaminados: Son estados
financieros certificados aquellos firmados por: - Representante legal - Contador
pblico que los hubiere preparado - Revisor fiscal si lo hubiere dando as
testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros. 11 Son estados
financieros dictaminados aquellos acompaados por la opinin profesional del
contador pblico que los hubiere examinado con sujecin a las normas
generalmente aceptadas

NORMAS FINANCIERAS

ARTICULO 74. OBLIGACIONES FINANCIERAS. Las obligaciones

financieras corresponden a las cantidades de efectivo recibidas a ttulo
de mutuo y se deben registrar por el monto de su principal. Los intereses
y otros gastos financieros que no incrementen el principal se deben
registrar por separado.

NORMAS TRIBUTARIAS

Funcionamiento
La ley SAS (artculo 17) otorga plena libertad a los accionistas para organizar
la sociedad a su conveniencia. Si no se establece otra cosa en los estatutos, las
funciones de Organizacin de la sociedad estarn a cargo de la asamblea, y
las funciones deAdministracin estarn a cargo del representante legal.
FUNCIONAMIENTO DE LA ASAMBLEA.
Segn el artculo 419 del cdigo de comercio, la asamblea general la
constiturn los accionistas reunidos con el qurum y en las condiciones
previstas
en
los
estatutos.
Es obligatorio realizar por lo menos una reunin al ao, lo que se conoce como
reuniones
ordinarias.
Tambin es posible celebrar reuniones extraordinarias (artculo 423 C.Co)
cuando lo exijan las circunstancias, la cual debe ser convocada por la junta
directiva, el representante legal, el revisor fiscal o la superintendencia de
sociedades.
En lo que hace relacin con las reuniones ordinarias, el artculo 422 del C. C.
las
reglamenta
de
la
siguiente
manera:
Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarn por lo menos una vez al
ao, en las fechas sealadas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de
los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la
situacin de la sociedad, designar los administradores y dems funcionarios de
su eleccin, determinar las directrices econmicas de la compaa, considerar

las cuentas y balances del ltimo ejercicio, resolver sobre la distribucin de

utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el
cumplimiento
del
objeto
social.
Si no fuere convocada, la asamblea se reunir por derecho propio el primer da
hbil del mes de abril a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde
funcione
la
administracin
de
la
sociedad.
Los administradores permitirn el ejercicio del derecho de inspeccin a los
accionistas o a sus representantes durante los quince das anteriores a la
reunin."
Para que tenga validez la reunin de asamblea de accionistas, deben darse los
requisitos de qurum y convocatoria. No es obligacin celebrarla en el domicilio
de
la
empresa
y
se
puede
realizar
de
manera
virtual.
Si no se establece nada distinto, la convocatoria debe realizarla el
representante legal, mediante comunicacin escrita dirigida a cada accionista
con una antelacin mnima de cinco das hbiles. En el aviso de convocatoria se
insertar
el
orden
del
da.
En cuanto al qurum se refiere, el artculo 22 de la ley 1258, establece que,
salvo estipulacin en contrario, la asamblea deliberar con uno o varios
accionistas que representen cuando menos la mitad mas una de las acciones
suscritas y que las determinaciones se adoptarn mediante el voto favorable
de un nmero singular o plural de accionistas que representen cuando menos
la mitad mas una de las acciones presentes.
FACULTADES Y FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL.
En las clasulas del contrato social debe establecerse taxativamente todo lo
pertinente con el representante legal: Quien lo nombra, funciones,
inhabilidades, limitaciones, responsabilidades, periodo, remuneracin etc.
En este punto debe ponerse mucha atencin y no obrar a la ligera, ya que es
vital para el buen funcionamiento de la sociedad establecer el rol y el poder
que
el
representante
legal
tendr.
Se debe elegir una persona muy competente con grandes calidades personales
y profesionales, ya que ser el encargado , entre otras cosas, de representar a
la sociedad ante terceros y de ser el lider encargado de llevar a la compaa a
la
consecucin
de
los
objetivos.
Se puede designar a un accionista o a un partcular, pero quin sea, deber
asumir un compromiso serio y responsable ante la misin que los socios le han
encomendado.

REFORMAS ESTATUTARIAS.

Para efectuar reformas estatutarias, se necesita que sean aprobadas por la

asamblea de accionistas con el voto favorable de uno o varios accionistas que
representen, cuando menos, la mitad ms una de las acciones presentes
(mayora
simple)
Sin embargo, se puede pactar estatutariamente otra clase de mayoras que
sean superiores a la mayora simple, o que el cmputo no se haga sobre las
acciones
presentes
sino
suscritas.
Dichas reformas no requieren de escritura pblica, vasta con el registro
mercantil, a no ser que la reforma implique transferencia de bienes races.
No obstante, segn el artculo 41 de la ley SAS, se requirir de UNANIMIDAD
del cien por ciento de las acciones suscritas, cuando las reformas traten sobre
lo estipulado en los siguientes artculos de la misma ley 1258/2008:
Artculo 13: Restriiciones a la negociacin de acciones.

Artculo 14: Autorizacin para la transferencia de acciones.

Artculo 39: Exclusin de accionistas.

Artculo 40: Resolucin de conflictos societarios.

TRANSFORMACIN.
De acuerdo con el artculo 31 de la ley 1258 de 2008, para que que cualquier
tipo de sociedad se pueda transformar en SAS, tambin se requiere
UNANIMIDAD
de
la
asamblea
o
junta
de
socios.
No se requiere de escritura pblica para la transformacin. Vasta con el
registro en la cmara de comercio.
NORMAS TRIBUTARIAS.
Las obligaciones tributarias de la sociedad por acciones simplificada son las
mismas que tienen los otros tipos de sociedades. Por ser una persona jurdica,
est obligada a expedir factura y cobrar el IMPUESTO AL VALOR AGREGADO,
IVA.
Este impuesto lo paga el comprador, pero la empresa hace de recaudador y
debe
consignarle
bimestralmente
a
la
DIAN.
Cuando la sociedad paga un bien o un servicio, si el monto alcanza los topes
establecidos por la DIAN, debe hacer RETENCIN EN LA FUENTE por el
impuesto
a la renta,
la cual debe consignarse
mensualmente.
Esta
figura
no
es
un
impuesto.
Es
un
anticipo.
Asi mismo, debe declarar y pagar bimestralmente el impuesto de INDUSTRIA Y
COMERCIO, ICA,
que
es
un
impuesto
municipal.

Anualmente debe pagar el impuesto a la renta, que corresponde al 33% de las

utilidades
obtenidas.
Y por ltimo estan los aportes parafiscales que son el 9% de la nmina
mensual (4% para las Cajas de compensacin familiar; 3% para el Instituto de
Bienestar
Familiar
y
2%
para
el
SENA).
Claro est, que si la sociedad tiene la categora de Mipyme, tiene descuento en
el pago de parafiscales durante los tres primeros aos de funcionamiento. Para
el primer ao tiene un descuento del 75%, para el segundo ao tiene un
descuento del 50% y para el tercer ao un descuento del 25%.
Antes de registrar la sociedad ante la Cmara de Comercio, hay que hacer la
inscripcin en el Registro nico Tributario, RUT. Esta diligencia se hace por
internet en el PORTAL DE LA DIAN.
4.6 IMPUESTOS A PAGAR O DECLARAR. Declaracin IVA:16% La Ley 1429 del
2012 brinda los siguientes beneficios a las empresas pequeas y nuevas
durante los primeros cinco aos de operaciones de la siguiente forma: Para la
declaracin de renta: Descuento de 100% en los dos primeros aos de
desarrollo de la actividad econmica principal. Descuento de 75% en el tercer
ao. Descuento de 50% en el cuarto ao. Descuento de 25% en el quinto
ao.

NORMAS COMERCIALES
ARTCULO 19. OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES Es
obligacin de todo comerciante: 1) Matricularse en el registro
mercantil; 2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos,
libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa
formalidad; 3) Llevar contabilidad regular de sus negocios
conforme a las prescripciones legales; 4) Conservar, con arreglo a
la ley, la correspondencia y dems documentos relacionados con
sus negocios o actividades; 5) Denunciar ante el juez competente
la cesacin en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

Persona Jurdica: se llama persona jurdica a una persona ficticia, capaz

de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada
judicial y extrajudicialmente.
1Documentos para registrarse como persona jurdica

Documentos necesarios para registrarse como Persona Jurdica ante la

CCB:

Original del documento de identidad.

Formulario del Registro nico Tributario (RUT) (ver detalle en el

paso 3).

Formularios disponibles en las sedes de la CCB o a travs de este

portal.

Formulario Registro nico Empresarial y Social (RUES).

Cartula nica empresarial y anexos segn corresponda (Persona

Natural, Persona Jurdica, Establecimiento de comercio o
Proponente).

Formulario registro con otras entidades.

Consultas virtuales

Nombre del establecimiento: si usted va a matricular un

establecimiento de comercio, confirme que el nombre que quiere
usar no se encuentre matriculado. Verificar nombre del
establecimiento.

Consulta de marca.

Actividad: Consulte aqu la actividad econmica de su empresa

(nuevo cdigo CIIU).

Uso del suelo: verifique en la Secretara Distrital de Planeacin si

la actividad que va a iniciar puede desarrollarse en el lugar
previsto para su funcionamiento. Consulta de uso del suelo.

Consulta tipo de sociedad: en esta gua encuentra informacin

precisa sobre las principales formas jurdicas previstas en nuestra
legislacin para el ejercicio de cualquier actividad econmica, as
como las caractersticas ms relevantes de cada una de ellas.

Recuerde que:
El Formulario Registro nico Empresarial y Social (RUES) consta de dos
pginas ms anexos, en las que usted puede efectuar:

La matrcula, renovacin y el traslado de domicilio del Registro

Mercantil y de los vendedores de juegos de suerte y azar.

La inscripcin, renovacin y el traslado de domicilio del Registro de

Entidades Sin nimo de Lucro, Economa Solidaria, Veeduras
Ciudadanas y ONG extranjeras.

La inscripcin, actualizacin, renovacin y cancelacin por traslado de

domicilio del Registro nico de Proponentes.

Se entiende por Establecimiento de Comercio un conjunto de bienes

organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una
misma persona natural o jurdica podr tener varios establecimientos de
comercio, estos podrn pertenecer a uno o varios propietarios y
destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.
1Consultas

2Diligenciamiento

3Formalizacin

Registro Matrcula Mercantil CCB

Presente todos los documentos en una sede de atencin al pblico
de la CCB y pague los derechos de Matrcula correspondientes a
las tarifas de los registros pblicos 2015.

Realice las siguientes consultas antes de diligenciar los formularios en las

diferentes entidades:

||||

Nombre del establecimiento: confirme aqu que el nombre que quiere usar
no se encuentre matriculado.

Consulta de marca.

Consulte aqu la actividad econmica de su empresa (nuevo cdigo CIIU).

Uso del suelo: verifique en la Secretara Distrital de Planeacin si la

actividad que va a iniciar puede desarrollarse en el lugar previsto para su
funcionamiento. Consulta de uso del suelo.

Estructura

En cuanto a la ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA de la Sociedad por acciones

simplificada hay que decir que los nicos rganos obligatorios son la asamblea
de accionistas y el representante legal. Si la sociedad esta compuesta por un
solo
socio,
este
podr
desempear
ambos
cargos.
Sin embargo, La ley otorga plena libertad a los asociados para crear los
rganos que consideren coneveniente para el buen funcionamientode la
compaa.
El artculo 17 de la ley 1258, establece que "en los estatutos de la sociedad
por acciones simplificada se determinar libremente la estructura orgnica de
la sociedad y dems organos que rijan su funcionamiento. A falta de
estipulacin estatutaria, se entender que todas las funciones previstas en el
artculo 420 del cdigo de comercio sern ejercidas por la asamblea o el
accionista nico y que las de administracin estarn a cargo del representante
legal."
LA ASAMBLEA
Es el mximo rgano en la sociedad y est compuesta por todos los
accionistas. En la siguiente pgina explicar cmo es su funcionamiento. Si los
accionistas no deciden algo distinto, le corresponder ejercer las mismas
funciones que cumple la asamblea en una sociedad annima, las cuales estan
definidas taxativamente en el artculo 420 del cdigo de comercio. Y son:
1.

Disponer qu reservas deben hacerse adems de las legales.

2.
Fijar el monto del dividendo, as como la forma y plazos en que se
pagar.
3.
Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores,
funcionarios directivos o el revisor fiscal.
4.
Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designacin le
corresponda.
5.
Disponer que determinada emisin de acciones ordinarias sea colocada
sin sujecin al derecho de preferencia, para lo cual se requerir el voto
favorable de no menos del setenta por ciento de las acciones presentes en la
reunin.
6.
Adoptar las medidas que exigiere el inters de la sociedad.
7.
Las dems que le sealen la ley o los estatutos, y las que no
correspondan a otro rgano.
EL REPRESENTANTE LEGAL
En cunto al representante legal se refiere, puede ser un accionista o
designarse una persona partcular. La norma general dice que debe elegirlo la
asamblea de socios, pero estatutariamente se puede establecer algo distinto.
Por
ejemplo
que
lo
elija
la
junta
directiva.
Es conveniente que en el contrato social se establesca sus funciones. De lo
contrario se aplicar lo indicado en el artculo 26 de la ley 1258: "A falta de
estipulacin se entender que el representante legal podr celebrar o ejecutar
todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se
relacionen directamene con la existencia y funcionamiento de la sociedad. A
falta de previsin estatutaria frente a la designacin del representante legal, su
eleccin
le
corrresponder
a
la
asamblea
o
accionista
nico".
Tal como la misma ley 1258 lo establece, la representacin legal puede estar a
cargo de una o varias personas . De todos modos en este sentido la norma
tambien es muy flexible, permitiendole la posibilidad a los accionistas que
definan estatutariamentes todo lo relacionado con quin nombra al
representante legal, sus funciones, periodo, remuneracin, casales de
remocin etc.
JUNTA DIRECTIVA.
Segn el artculo 25 de la ley SAS, la creacin de de este rgano no es
obligatorio. Pero si los accionistas deciden contar con l, la normatividad lo
permite, y adems es mucho ms laxa que para el caso de la sociedad
annima, al no exigir tanto requisito para su creacin y funcionamiento. En el
caso de la SAS, no se exigen tantas formailidades: No es obligatorio elegir
suplencias y los socios son autnomos al decidir cantos miembros la
componen,
su
forma
de
eleccin,
sus
funciones
etc.
Inclusive se acepta junta directiva de una sola persona. Este podra ser alguien

con altas calidades personales y profesionales, con una gran visin de los
negocios y que bajo la modalidad de honorarios, aporte todo su conocimiento y
experiencia
a
la
empresa.
La existencia de la junta directiva se justificara en el caso que la
administracin de la compaa se quiera compartir con el representante legal,
y cuando los accionistas quieran establecer un mecanismo de control sobre los
administradores. En las sociedades con pocos accionistas su existencia no es
muy
frecuente.
Si se decide crear una junta directiva, esta debe ser dinmica, de modo que
juegue un papel relevante al interior de la sociedad. Que sea la que dicte las
directrices generales para que el representante legal las ejecute. Asi mismo se
deben definir mecanismos para evaluar su desempeo. No se debe por lo tanto
crear un rgano inoperante que sea una carga burocrtica para la empresa,
sino todo lo contrario, el motor que junto al gerente lleve a la sociedad a
alcanzar las metas propuestas.
REVISORIA FISCAL.
La existencia de revisor fiscal en la SAS, anque es una sociedad por acciones,
no es obligatorio. Solo lo es (segn el decreto reglamentario 2020 /2009),
cuando sus activos brutos a 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior
excedan los cinco mil salarios mnimos mensuales , o cuyos ingresos brutos
durante el ao inmediatamente anterior excedan el equivalente a tres mil
salarios
mnimos
mensuales.
La mayora de expertos estan de acuerdo en que es un rgano intil, que
encarece los costos de funcionamiento, pues el revisor fiscal en la mayora de
los casos carece de independencia para adelantar una labor de fiscalizacin
imparcial. De modo que si no es obligatorio, no es aconsejable crear esta
figura dentro de la sociedad, pues sera aumentar innecesariamente la
burocracia
OTROS RGANOS.
Los rganos mencionados anteriomente, son los mas comunes. Sin embargo,
dependiendo del tamao del negocio y de las circunstancias, se pueden crear
otros, si as lo consideran conveniente los socios. Como contralor, auditor,
cmite de contratacin etc.
<< Pgina anterior
||||

3. RGIMEN CONTABLE Y TRIBUTARIO DE LA SAS Desde el punto de vista

contable y tributario, las SAS se asimilan a sociedades annimas. De
conformidad con el Estatuto Tributario, la Sociedad por Acciones Simplificada
es gravada y por lo tanto tributar a la tarifa correspondiente de renta,
pertenecen al rgimen ordinario y en algunos casos al especial, ser
responsable del IVA y sujeto pasivo del ICA, segn su actividad econmica,
responsable del timbre, agente retenedor y sujeto del GMF como todas las
dems sociedades, sin perjuicio de que los accionistas paguen el impuesto que
les corresponda sobre sus acciones y dividendos o certificados de inversin y
utilidades, cuando estas resulten gravadas de conformidad con las normas
vigentes. Sus accionistas no responden por impuestos de la sociedad, ni sern
responsables por las obligaciones tributarias, laborales, comerciales,
administrativas, ni de ninguna otra naturaleza en que incurra la sociedad,
siempre y cuando no se utilice la sociedad para fraude a la ley o de terceros.
Desde el punto de vista contable, las SAS estn obligadas a llevar contabilidad
en libros debidamente registrados, a emitir estados financieros de propsito
general, a presentar informe de gestin y debern regirse por los principios de
contabilidad generalmente 161 Criterio Libre / Ao 7 / No. 10 / Bogot
(Colombia) / Enero - Junio 2009 / ISSN 1900-0642 Constanza Loreth FajardoCaldern Miryam Romero Restrepo Carlos Andrs Vlez Romero aceptados.
Las utilidades comerciales deben estar soportadas por estados financieros
dictaminados por un contador pblico independiente. 4. ASPECTOS
TRIBUTARIOS Al igual que las dems formas societarias, la SAS debe cumplir
con las obligaciones tributarias impuestas por la ley. Su proceso contributivo se
fundamenta en el artculo 95 numeral 9 de la Constitucin Poltica de
Colombia, segn el cual todos los ciudadanos tienen el deber de contribuir al
financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de
justicia y equidad. Los impuestos nacionales que generan obligaciones
especiales de procedimiento para el pago y el control de los mismos son: el
Impuesto de Renta y Complementarios (Ganancias Ocasionales), el Impuesto al
Valor Agregado (IVA), el Impuesto de Timbre, Impuesto a los Gravmenes
Financieros, y el Impuesto al Patrimonio y el recaudo anticipado denominado
Retencin en la Fuente. El impuesto de Renta y Complementarios es un
impuesto de carcter nacional que grava los ingresos ordinarios y
extraordinarios realizados en el ao o en el perodo gravable que sean
susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de
su percepcin, y que no hayan sido expresamente exceptuados. Los ingresos
deben ser depurados de tal forma que se determine la base gravable, conocida
como renta lquida gravable. Para cumplir con este impuesto la SAS,
contribuyente declarante, tiene la obligacin de presentar una declaracin
tributaria anual, de acuerdo a las leyes que Al igual que las dems formas
societarias, la SAS debe cumplir con las obligaciones tributarias impuestas por
la ley. Su proceso contributivo se fundamenta en el artculo 95 numeral 9 de la
Constitucin Poltica de Colombia, segn el cual todos los ciudadanos tienen el

deber de contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado

dentro de conceptos de justicia y equidad. 162 Universidad Libre Rgimen
legal, tributario, contable y social de las Sociedades por Acciones Simplificadas
SAS la regulan ante las entidades autorizadas por la DIAN y con ella
determinar y cancelar el impuesto a cargo, sanciones e intereses que le
correspondan segn el caso. Como la mayora de las empresas del pas, la SAS
est obligada a presentar declaraciones conocidas estas, como lo definen
Ramrez, Torres y Fajardo (2007, 25): el denuncio rentstico y de tributacin,
que se plasma en un formulario oficial diligenciado por el contribuyente con
destino a la Administracin de Impuestos de su jurisdiccin, en ella da cuenta
de la realizacin de hechos gravados, cuanta y dems circunstancias
requeridas para la determinacin de su impuesto, para lo cual debe ceirse a
las exigencias formales previstas en la ley y sus reglamentos. Las
declaraciones tributarias se presentan en los formularios sealados por las
diferentes administraciones para cada periodo gravable, y con el cumplimiento
de los requisitos establecidos en las normas legales vigentes en relacin con su
contenido y forma de presentacin. Esta misma definicin se puede
homologar a las declaraciones que se deben presentar para cumplir con el
pago de algunos impuestos territoriales. En la mayora de los casos, el
Contador de la empresa, el Revisor Fiscal y el Representante Legal son los
responsables de la informacin contenida en ella segn los soportes contables
y financieros, por lo cual en muchos casos se exige la firma respectiva del
contador pblico profesional y de quien las representa. Como contribuyente
puede estar clasificada en dos regmenes: el ordinario y el especial, ya que la
Ley 1258 no determin expresamente que bajo esta ltima modalidad no se
poda constituir. Para cumplir con esta obligacin, deber hacerlo a travs de
declaraciones tributarias, declaraciones que se presentan en los formularios
sealados por las diferentes En la mayora de los casos, el Contador de la
empresa, el Revisor Fiscal y el Representante Legal son los responsables de la
informacin contenida en ella segn los soportes contables y financieros, por lo
cual en muchos casos se exige la firma respectiva del contador pblico
profesional y de quien las representa. 163 Criterio Libre / Ao 7 / No. 10 /
Bogot (Colombia) / Enero - Junio 2009 / ISSN 1900-0642 Constanza Loreth
Fajardo-Caldern Miryam Romero Restrepo Carlos Andrs Vlez Romero
administraciones para cada periodo gravable, y con el cumplimiento de los
requisitos establecidos en las normas legales vigentes en relacin con su
contenido y forma de presentacin. Entre las principales declaraciones que
actualmente deben presentar las SAS, que son similares a las que presentan
los contribuyentes o responsables, personas naturales o jurdicas en el pas,
segn Romero, Cabal y Fajardo (2007, 90) se encuentran: Declaracin de
Renta y Complementarios como entidades o personas del rgimen ordinario o
del rgimen especial (segn el caso, si quien crea una SAS lo hace como
entidad sin nimo de lucro) (una vez al ao), la cual puede ser en medio
litogrfico o como las denominadas declaraciones electrnicas. Declaracin

del Impuesto a las Ventas (bimestral), la cual puede ser en medio litogrfico o
como las denominadas declaraciones electrnicas. Declaracin del
Impuesto de Patrimonio (una vez al ao) (litogrfica o virtual). Declaracin
informativa de precios de transferencias (slo virtual). Declaracin
consolidada de precios de transferencia (slo virtual). Gravamen a los
Movimientos Financieros (semanal). Declaracin del Impuesto de Industria y
Comercio (en algunos municipios bimestral, y en la mayora de acuerdo a la
Ley 14 de 1983, una vez al ao). Declaracin de retencin en la fuente del
impuesto de renta y timbre (mensual). Declaracin de Retencin en la Fuente
del impuesto de Industria y Comercio en algunos municipios del Territorio
nacional (mensual). Declaracin del Impuesto Predial Unificado (en algunos
municipios se declara una vez al ao). Declaracin del Impuesto Unificado de
Vehculos (una vez al ao). Declaraciones del impuesto al consumo de
cigarrillos, tabaco y licores. Regulados por los departamentos. Como obligacin
especial, aunque no se denomina declaracin, s es la de suministrar
informacin exgena en medios magnticos segn el artculo 631 del ET. Para
el cumplimiento de la obligacin de declarar, el Estado ha reglamentado dos
formas de hacerlo: las declaraciones en medios litogrficos y las declaraciones
electrnicas. La informacin en medios magnticos, que se debe presentar a la
DIAN, incluye a todas las entidades e inclusive las del Sector Solidario, siempre
y cuando sean personas jurdicas calificadas como grandes contribuyentes
obligados a presentar declaracin de renta independientemente del monto de
los ingresos obtenidos. En cuanto al impuesto sobre las ventas o Impuesto
sobre el Valor Agregado conocido como IVA, es un impuesto al consumo de
carcter nacional, indirecto, de naturaleza real, de causacin instantnea, que
recae en general sobre la venta de bienes corporales muebles gravados, la
prestacin de servicios gravados en Colombia y la importacin de bienes
corporales muebles, no excluidos expresamente por la ley. Debe ser cobrado o
liquidado por los responsables del Rgimen Comn, bien sea productores,
importadores, comerciantes de bienes gravados y por quienes presten los
servicios gravados. El hecho generador de esta obligacin tributaria lo
constituye, en 164 Universidad Libre Rgimen legal, tributario, contable y
social de las Sociedades por Acciones Simplificadas SAS forma general: la
venta de bienes corporales muebles en el territorio nacional que no hayan sido
expresamente excluidos; la prestacin de servicios salvo los exentos o
excluidos, la importacin de bienes corporales muebles que no hayan sido
excluidos expresamente, la produccin de bienes exentos, y la circulacin,
venta u operacin de juegos de suerte y azar con excepcin de las loteras.
Para este hecho generador se debe tener en cuenta que existen bienes y
servicios gravados, excluidos y exentos; estos dos ltimos estn expresamente
enumerados en el Estatuto Tributario. Las SAS como las dems empresas y
personas naturales son responsables de este impuesto cuando realizan el
hecho generador del impuesto, so pena de incurrir en sanciones de tipo
administrativo y/o de tipo penal. Impuesto al patrimonio es un gravamen

creado a cargo de las personas jurdicas y naturales, y declarantes

contribuyentes del impuesto de renta, durante los aos gravables 2007, 2008,
2009 y 2010, que al 1 de enero de 2007 posean un patrimonio lquido igual o
superior a $3.000.000.000; en este momento no afecta directamente las SAS,
pero es un impuesto que est en reforma, y tal como se tiene establecido, las
SAS pueden ser asimiladas a ser sujetos pasivos de este impuesto. Es un
impuesto que grava la riqueza de los obligados a su pago, calculada sobre el
patrimonio lquido fiscal del contribuyente. Tiene la calidad de gasto no
deducible o descontable del impuesto sobre la renta por el ao gravable
correspondiente, y no podr ser compensado con otros impuestos. Respecto al
Impuesto de Timbre, es un tributo que no consulta la capacidad econmica de
quien lo pague, porque recae sobre actos que implican traslados de riqueza, es
decir, es un impuesto de tipo documental, y se cancela a travs del sistema de
retencin en la fuente. Es un impuesto directo nacional que recae sobre los
documentos pblicos o privados en los que se haga constar la constitucin,
existencia, modificacin o extincin de obligaciones que vayan a ejecutarse
dentro del pas y cuya cuanta exceda determinada suma. Se genera sobre
contratos y ttulos valores otorgados en el pas o fuera de l que se ejecuten en
el territorio nacional, en los que intervenga una persona jurdica, una entidad
pblica o una persona natural comerciante que en el ao inmediatamente
anterior tuviera unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a 30.000
UVT: $661.620.000. Cuando la SAS a partir de su constitucin obtenga ingresos
que se puedan calificar como ganancias ocasionales, ser responsable de esta
obligacin complementaria. Se consideran como ingresos de ganancia
ocasional los causados por las ganancias no operacionales obtenidas por la
venta de activos fijos posedos por un trmino de dos aos o ms. El impuesto
se calcular de acuerdo a la tarifa que le corresponda. Tambin estar sujeta al
Impuesto de Registro por la inscripcin de actos, contratos o negocios jurdicos
documentales en los cuales sean parte o beneficiarios los particulares y que,
de conformidad con las disposiciones legales, deban registrarse en las oficinas
de Registro de Instrumentos Pblicos o en las Cmaras de Comercio. Este
impuesto est destinado exclusivamente a los departamentos y al Distrito
Capital. nicamente lo recaudan las Cmaras de Comercio cuando as lo
disponga la Asamblea Departamental. Este impuesto es de dos clases, segn el
documento que se registra: impuesto de registro con cuanta e impuesto de
registro sin cuanta, y para el efecto se 165 Criterio Libre / Ao 7 / No. 10 /
Bogot (Colombia) / Enero - Junio 2009 / ISSN 1900-0642 Constanza Loreth
Fajardo-Caldern Miryam Romero Restrepo Carlos Andrs Vlez Romero
debe tener en cuenta las fechas lmites para el respectivo registro. En los casos
en que la SAS efecte actos como: la celebracin de contratos con entidades
pblicas, constitucin de sociedades, cesin de cuotas, compraventa de
establecimientos de comercio, constitucin de prendas, inscripcin de
contratos de arrendamientos, inscripcin de contratos de servicios, etc., deben
cancelar estampillas prohospital, pro-desarrollo y pro-universidad. Esta

obligacin tributaria la deben cancelar ante las diferentes Cmaras de

Comercio de su domicilio, ante las Tesoreras Departamentales, Hospitalarias o
Universitarias, en el momento de inscripcin de los actos con o sin cuanta.
Entre estos ltimos actos gravados y sin cuanta estn: cambios de razn
social, cambios de direccin, inscripcin de poderes, inscripcin de actas,
cambios de actividad comercial, etc. La SAS tambin es sujeto del impuesto
unificado de vehculos, cuando tenga la propiedad o posesin de vehculos, el
cual es de carcter departamental y municipal en forma proporcional: 80%
para el Departamento y 20% para el Municipio. Este impuesto se causa el 1 de
enero de cada ao y se declarar y pagar anualmente en las fechas que se
establezcan ante los departamentos o el Distrito Capital de Bogot, segn el
lugar donde se encuentre matriculado el respectivo vehculo y segn las
disposiciones que para el efecto reglamenten los respectivos departamentos.
La base gravable est constituida por el valor comercial de los vehculos
gravados, establecido anualmente mediante resolucin expedida en el mes de
noviembre del ao inmediatamente anterior al gravable, por el Ministerio de
Transporte, y se le aplicar la tarifa correspondiente. Para los vehculos que
entran por primera vez, la base gravable est constituida por el valor comercial
total registrado en la factura de venta, o cuando son importados directamente
por el usuario Cuando la SAS a partir de su constitucin obtenga ingresos que
se puedan calificar como ganancias ocasionales, ser responsable de esta
obligacin complementaria. Se consideran como ingresos de ganancia
ocasional los causados por las ganancias no operacionales obtenidas por la
venta de activos fijos posedos por un trmino de dos aos o ms. 166
Universidad Libre Rgimen legal, tributario, contable y social de las Sociedades
por Acciones Simplificadas SAS o propietario o poseedor, por el valor total
registrado en la declaracin de importacin. El vehculo usado que no est
relacionado en la respectiva resolucin, el valor comercial se tomar segn el
vehculo automotor que ms se asimile a sus caractersticas. Es contribuyente
del impuesto de industria y comercio, en cualquier municipio del pas, cuando
realice el hecho generador sobre los ingresos brutos correspondientes a las
actividades gravadas y su depuracin para identificar la base gravable. La
causacin del impuesto es anual, inicia el 1 de enero del ao fiscal y el
impuesto se liquidar sobre el promedio mensual de ingresos brutos del ao
inmediatamente anterior, expresados en moneda nacional. Cuando un
contribuyente no hubiese realizado la actividad durante todo el ao anterior al
fiscal, el promedio mensual se liquidar dependiendo del nmero de meses del
desarrollo de su actividad. Este impuesto es de carcter municipal, su producto
se destina a atender los servicios pblicos, vas, salud, educacin; en mejorar
las condiciones de fuerza laboral y dems eficiencia en la administracin
pblica. Tiene las siguientes caractersticas: es local, en razn a la relacin de
tener la posibilidad de generar obligaciones jurisdiccionales por sus ingresos
segn las condiciones de infraestructura fsica, mercado, produccin,
comercializacin y servicios; es un impuesto directo y real; recae sobre el

desarrollo de las actividades comerciales, industriales y de servicio que se

realicen en el respectivo municipio, sin consideracin a las condiciones
personales de los contribuyentes pero que obtienen ingresos como
manifestacin de riqueza; las actividades pueden ejercerse directamente por la
persona natural, o indirectamente por interpuesta persona; el ejercicio de la
actividad puede cumplirse Las SAS que realicen actividades industriales,
comerciales o de servicio en ms de un municipio a travs de sucursales o
agencias, debern registrar su actividad en cada municipio y llevar registros
contables que permitan la determinacin del volumen de ingresos obtenidos
por las operaciones realizadas en dichos municipios. Tales ingresos constituirn
la base gravable. 167 Criterio Libre / Ao 7 / No. 10 / Bogot (Colombia) /
Enero - Junio 2009 / ISSN 1900-0642 Constanza Loreth Fajardo-Caldern
Miryam Romero Restrepo Carlos Andrs Vlez Romero con establecimientos
de comercio o sin ellos; grava la fuente de riqueza y el ejercicio de la actividad
econmica o negocio. Segn la Ley 14 del 6 de julio de 1983, el perodo
gravable de este impuesto es anual para la mayora de municipios del pas.
Cualquier perodo diferente estara modificando la base gravable del impuesto,
elemento que solo puede ser modificado a travs de una Ley. Esto indica que a
pesar de la facultad que tienen los Concejos municipales de reglamentar el
recaudo de sus impuestos no pueden exceder la Ley. La excepcin a la
periodicidad anual del tributo es solo aplicable para la ciudad de Bogot,
autorizada a establecer un perodo distinto en sus impuestos a travs del
Decreto Ley 1421 de 1993. Las SAS que realicen actividades industriales,
comerciales o de servicio en ms de un municipio a travs de sucursales o
agencias, debern registrar su actividad en cada municipio y llevar registros
contables que permitan la determinacin del volumen de ingresos obtenidos
por las operaciones realizadas en dichos municipios. Tales ingresos constituirn
la base gravable. El gravamen sobre la actividad industrial se pagar en el
municipio donde se encuentre ubicada la fbrica o planta industrial, teniendo
como base gravable los ingresos brutos, y en los dems municipios debern
pagar por sus actividades comerciales de su produccin si lo hacen en forma
directa a travs de otro establecimiento de comercio. El impuesto de Avisos y
Tableros, autorizado por las Leyes 7 de 1913 y 84 de 1915, complementario al
impuesto de industria y comercio, se liquidar y cobrar a todas las actividades
comerciales, industriales y de servicios cuya base ser el impuesto de industria
y comercio liquidado por el contribuyente a una tarifa de un 15%. Su cobro y
recaudo tambin est fijada por los Concejos Municipales. Este impuesto se
aplica a toda modalidad de aviso, valla y comunicacin al pblico. Ser el nico
gravamen municipal para los avisos de una SAS, como contribuyente, lo
anterior sin perjuicio del impuesto de industria y comercio que deben tributar
las agencias de publicidad por su actividad. La Retencin en la Fuente no es
otro impuesto, es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos creado
por el Estado y ordenado por el artculo 17 de la Ley 38 de 1969. A travs de
este mecanismo se obliga a los agentes de retencin a retener una parte del

pago por diferentes conceptos y a contabilizar la retencin, declararla y

pagarla al Estado en forma proporcional a su recaudo. Todas las SAS son
agentes de retencin del impuesto de renta, del impuesto a las ventas segn el
caso, del impuesto de timbre segn el hecho generador, y segn la
reglamentacin en los diferentes municipios podran ser agentes de retencin
del impuesto de industria y comercio. El Gravamen a los Movimientos
Financieros (GMF) es un impuesto instantneo que se causa al momento en
que se produzca la disposicin de los recursos objeto de una transaccin
financiera. El hecho generador del GMF lo constituye la realizacin de las
transacciones financieras mediante las cuales se disponga (retiros) de recursos
depositados en cuentas corrientes o de ahorros, as como en cuentas de
depsito en el Banco de la Repblica y los giros de cheques de gerencia. En
igual forma, grava los movimientos de recursos o derechos sobre carteras
colectivas entre 168 Universidad Libre Rgimen legal, tributario, contable y
social de las Sociedades por Acciones Simplificadas SAS diferentes
copropietarios, as como el retiro de estos derechos, y los dbitos que se
efecten a cuentas contables y de otro gnero, diferentes a las corrientes, de
ahorro o de depsito, para la realizacin de cualquier pago o transferencia a un
tercero. La base gravable se encuentra integrada por el valor total de la
transaccin financiera. El concepto de transaccin financiera sujeta al tributo
es toda operacin de retiro en efectivo, mediante cheque, con talonario, con
tarjeta dbito, por medio de cajero electrnico, mediante puntos de pago. Este
impuesto tiene establecida una tarifa del cuatro por mil (4X1.000). Las SAS
sern sujetos pasivos del Gravamen a los Movimientos Financieros, en los
casos en que sean usuarias y clientes de las entidades vigiladas por las
Superintendencia Financiera o de Economa Solidaria, as como las entidades
vigiladas por estas mismas superintendencias, incluido el Banco de la
Repblica. Ser deducible del impuesto sobre la renta el 25% del GMF
efectivamente pagado por el contribuyente durante el respectivo ao gravable,
independiente de que tenga o no relacin de causalidad con la actividad
econmica, siempre que se encuentre debidamente certificado por el agente
retenedor. El Impuesto Predial Unificado es un impuesto de carcter municipal
que se recaudaba con otros tributos, pero se fusion en uno slo denominado
impuesto predial unificado a partir de 1990. El impuesto predial unificado es
un gravamen de orden municipal, real, recae sobre la posesin o propiedad de
los inmuebles rurales o urbanos y se genera por existencia de un predio,
autorizado por la Ley 44 del 18 de diciembre de 1990 y el Decreto Ley 1421 de
1993 (para Bogot). El manejo y liquidacin del impuesto predial unificado
debe ceirse a los parmetros mnimos que la Ley ha establecido, las cuales
deben ser respetadas por los respectivos municipios. Las SAS sern
responsables de este impuesto en el caso de que sean propietarias de
inmuebles en cualquier municipio dentro del territorio nacional, y debern
cancelarlo de acuerdo a las reglamentaciones de recaudo segn los acuerdos
Municipales establecidos en particular, y siempre y cuando sus bienes no estn

cobijados por alguna exencin especial. 5. ASPECTOS CONTABLES Como

soporte de control y fundamentos de la informacin que manejen en sus
estados financieros, las SAS deben llevar contabilidad de acuerdo a las normas
contables y fiscales establecidas en el pas. Tal como lo manifiestan Romero,
Cabal y Fajardo (2007), la contabilidad es la base de la informacin fiscal que
se requiere para cumplir con muchas de las obligaciones tributarias de las
diferentes empresas, y el no llevarla, estar atrasada, no cumplir con los
requisitos contables, legales y fiscales en su contabilizacin generara varias
clases de sanciones sobre los contribuyentes que afectara sus estados
financieros y la capacidad contributiva de los mismos. Esto hace necesario
aclarar que las normas fiscales priman sobre las contables y obliga a que se
apliquen para que la contabilidad pueda ser el soporte legal y de conciliacin
sobre las diferentes declaraciones y obligaciones formales de fiscalizacin. 169
Criterio Libre / Ao 7 / No. 10 / Bogot (Colombia) / Enero - Junio 2009 / ISSN
1900-0642 Constanza Loreth Fajardo-Caldern Miryam Romero Restrepo
Carlos Andrs Vlez Romero El no cumplir con la obligacin de llevar
contabilidad trae las siguientes consecuencias: no tener pruebas ante un litigio
con la DIAN, no poder probar derechos ante un litigio con terceros, no poder
deducir los costos y gastos correspondientes, exponerse a sanciones
comerciales y tributarias, entre otras. Al igual que las dems empresas, las SAS
debern registrar los libros de contabilidad ante las Cmaras de Comercio,
entre los cuales se destacan: el libro diario, mayor y balances; el libro de
registro de accionistas, el libro de actas de asamblea de accionistas, de junta
de socios y juntas directivas. Si el libro se va a registrar por primera vez, la
solicitud la har el representante legal, el revisor fiscal o el contador de la
sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento,
en la cual se indique el nombre del libro, si el registro es por primera vez, el
nmero de folios a registrar (hojas tiles, folio inicial y folio final), presentacin
del libro si este se lleva en forma manual para su rbrica, o de las formas
continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. Las formas continuas,
las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser
autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
En caso de prdida, destruccin o por haberse agotado los folios, se debe
registrar nuevos libros, acreditando el respectivo denuncio, o que a los
existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por
causas ajenas a su propietario, mediante la presentacin del propio libro o del
certificado del revisor fiscal o contador pblico en el cual conste su nmero de
tarjeta profesional. La SAS, al igual que todas las sociedades, est obligada a
llevar contabilidad en debida Como soporte de control y fundamentos de la
informacin que manejen en sus estados financieros, las SAS deben llevar
contabilidad de acuerdo a las normas contables y fiscales establecidas en el
pas. 170 Universidad Libre Rgimen legal, tributario, contable y social de las
Sociedades por Acciones Simplificadas SAS forma, segn las normas
mercantiles, contables y tributarias, y conforme a los principios de contabilidad

generalmente aceptados. Por incumplimiento de estas obligaciones, la ley

mercantil y tributaria contempla una serie de sanciones. La legislacin
mercantil en el artculo 57 considera como hechos irregulares: alterar en los
asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren; dejar
espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a
continuacin de los mismos; hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones
en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la
fecha en que se advirtiere; borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Por estos
hechos irregulares en la contabilidad el responsable incurrir en multas
impuestas por la Cmara de Comercio o las respectivas Superintendencias,
adems de las sanciones penales correspondientes (C. de Co., art. 58). La
legislacin tributaria considera como hechos irregulares: no llevar libros de
contabilidad, existiendo la obligacin de hacerlo; no tener registrados los libros
principales de contabilidad, si existiere la obligacin de registrarlos; no exhibir
los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren; llevar
doble contabilidad; no llevar los libros de contabilidad en forma que permita
verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de
liquidacin de los impuestos o retenciones, y existir ms de cuatro (4) meses
de atraso entre las ltimas operaciones registradas y el ltimo da del mes
anterior a aquel en el cual se solicite su exhibicin. Los entes econmicos
deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas,
de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los Los entes
econmicos deben conservar debidamente ordenados los libros de
contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las
cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones. Los libros y papeles debern ser conservados por un perodo de
diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su
conservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico
que garantice su reproduccin exacta. 171 Criterio Libre / Ao 7 / No. 10 /
Bogot (Colombia) / Enero - Junio 2009 / ISSN 1900-0642 Constanza Loreth
Fajardo-Caldern Miryam Romero Restrepo Carlos Andrs Vlez Romero
soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Los libros y papeles debern ser conservados por un perodo de diez (10) aos
contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante,
pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en
papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su
reproduccin exacta. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su
reproduccin exacta (C. de Co., art. 60). El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5)
aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin. 5.1.
Reequisitos uisitos para para susu registro registro Para registrar un libro por

primera vez se debe presentar solicitud por el representante legal, el revisor

fiscal o el contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante
propietaria del establecimiento, en la cual se indique: El nombre del libro.
Indicacin de que su registro es por primera vez. Indicacin del nmero de
folios a registrar (hojas tiles, folio inicial y folio final). Presentacin del libro
si este se lleva en forma manual para su rbrica, o de las formas continuas
cuando el sistema contable sea sistematizado. Las formas continuas, las
hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser
autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. y
Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripcin
correspondientes. Para registrar nuevos libros por haberse agotado los
anteriores, por prdida o destruccin, se requiere solicitud presentada por el
representante legal, el revisor fiscal o el contador de la sociedad, o por la
persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se
indique: El nombre del libro. Indicacin del nmero de folios a registrar
(hojas tiles, folio inicial y folio final). Acreditar que a los existentes les faltan
pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su
propietario, mediante la presentacin del propio libro o del certificado del
revisor fiscal o contador pblico en el cual conste su nmero de tarjeta
profesional. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las
series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de
seguridad impuesto en cada una de ellas, y Cancelar en caja los derechos de
inscripcin correspondientes. Importante: Los libros slo pueden registrarse
en blanco y previamente numerados. Si la falta del libro se debe a prdida,
extravo o destruccin del anterior, debe aportarse copia autntica de la
respectiva denuncia. Las autoridades o entidades competentes pueden
proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido
reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripcin (Decreto
Reglamentario 2649 de 1993, art. 126), y El no llevar contabilidad estando
obligado o no llevarla debidamente, es sancionable en los trminos de la
legislacin comercial y del Estatuto Tributario. 172 Universidad Libre Rgimen
legal, tributario, contable y social de las Sociedades por Acciones Simplificadas
SAS 5.2. Hechos echos irregulares irregulares yy sancionables sancionables
enen lala contabilidad Todos los comerciantes estn obligados a llevar
contabilidad en debida forma, segn las normas mercantiles, contables y
tributarias, y conforme a los principios de contabilidad generalmente
aceptados. Por el incumplimiento de estas obligaciones, la ley mercantil y
tributaria contempla una serie de sanciones. La legislacin mercantil, en el
artculo 57 considera como hechos irregulares: Alterar en los asientos el
orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren; Dejar espacios
que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a
continuacin de los mismos; Hacer interlineaciones, raspaduras o
correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo
asiento en la fecha en que se advirtiere; Borrar o tachar en todo o en parte

los asientos; y Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los
libros. Desde este punto de vista, por los hechos irregulares en la contabilidad,
el responsable incurrir en multas impuestas por la Cmara de Comercio o las
respectivas Superintendencias, adems de las sanciones penales
correspondientes (C. de Co., art. 58). 5.3. Laa legislaci legislacinn tributaria
tributaria considera considera como como hechos hechos irregulares No
llevar libros de contabilidad, existiendo la obligacin de hacerlo; No tener
registrados los libros principales de contabilidad, si existiere la obligacin de
registrarlos; No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades
tributarias lo exigieren; Llevar doble contabilidad; No llevar los libros de
contabilidad en forma que permita verificar o determinar los factores
necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o
retenciones; y Existir ms de cuatro (4) meses de atraso entre las ltimas
operaciones registradas y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se
solicite su exhibicin (Legis para la pequea empresa). Los entes econmicos
deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas,
de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de
contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. En cuanto a
su conservacin, el artculo 28 de la Ley 962 de julio 8 de 2005, conocida como
Ley Antitrmites, derog el primer inciso del artculo 60 del Cdigo de
Comercio y seala que Los libros y papeles del comerciante debern ser
conservados por un perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del
ltimo asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a
eleccin del comerciante, su conservacin en papel o en cualquier medio
tcnico, magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta.
Contina el artculo 60 del citado cdigo, que Transcurrido este lapso, podrn
ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico
adecuado garantice su reproduccin exacta.... 173 Criterio Libre / Ao 7 / No.
10 / Bogot (Colombia) / Enero - Junio 2009 / ISSN 1900-0642 Constanza Loreth
Fajardo-Caldern Miryam Romero Restrepo Carlos Andrs Vlez Romero El
liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles
por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la
cuenta final de liquidacin. Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta
de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de
Comercio, debe acreditarse ante la cmara de comercio, por cualquier medio
de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles
destruidos. El artculo 135 del Decreto 2649 de 1993 seala el procedimiento a
seguir en caso de prdida de los libros y papeles contables y la forma de
reconstruirlos. Los libros y papeles del comerciante tienen el carcter de
reservados. Al respecto, el artculo 61 del C. de Co. ordena que Los libros y
papeles del comerciante no podrn examinarse por personas distintas de sus
propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en
la Constitucin Nacional y mediante orden de autoridad competente, adems
no se restringir el derecho de inspeccin que confiere la ley a los asociados, ni

a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditora en las mismas. La

violacin a la reserva de los libros del comerciante por parte del revisor fiscal,
el contador o el tenedor de los libros, ser sancionado penal y
disciplinariamente (C. de Co., art. 63). Para la legislacin tributaria, el hecho de
que un comerciante lleve doble contabilidad habr lugar al cierre del
establecimiento del contribuyente (artculo 657 del Estatuto Tributario)