Contenido

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE ALMACN....................................................................2

1.

OBJETIVO................................................................................................... 2

2.

BASE LEGAL............................................................................................... 2

3.

ALCANCE................................................................................................... 2

4.

APROBACIN, ADMINISTRACIN Y DIFUSIN..............................................2

5.

DEFINICIONES............................................................................................ 2

5.1.

Almacn................................................................................................... 2

5.2.

reas Fsicas de Almacn...........................................................................2

5.3.

Sistema de catalogacin............................................................................. 3

5.4.

Proceso de Almacenamiento.......................................................................3

5.5.

Proceso de Distribucin.............................................................................. 4

5.6.

Verificacin del Inventario Fsico del Almacn................................................5

5.7.

Baja de bienes.......................................................................................... 5

5.8.

Reposicin de Stock.................................................................................. 5

5.9.

Registro y Control de existencias.................................................................6

6.

NORMAS GENERALES................................................................................ 6

7.

PROCEDIMIENTOS...................................................................................... 8

7.1.

Procedimiento de recepcin........................................................................8

7.2.

Procedimiento de distribucin / despacho de materiales..................................9

7.3.

Procedimiento de emisin de guas de remisin...........................................10

ANEXO 1......................................................................................................... 11

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE ALMACN

1.

OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por finalidad establecer normas, criterios, procedimientos y
responsabilidades para la operacin de los almacenes de la empresa GIDEMA SAC.

2.

BASE LEGAL
La base legal que sustenta la presente normativa est dada por los dispositivos legales,
directivas y normas internas relacionadas (Reglamento Interno de la empresa Gidema
SAC).

3.

ALCANCE
Este procedimiento alcanza en su aplicacin al personal de Almacen, Logstica y a todas
las reas de la empresa relacionados con la actividad de compras y adquisicin de
artculos de almacn para su almacenaje y el rea usuaria solicitante de los artculos de
almacn.

4.

APROBACIN, ADMINISTRACIN Y DIFUSIN

5.

Administracin y seguimiento
Revisin y aprobacin
Supervisin y seguimiento
Difusin y actualizacin

:
:
:
:

Gerencia de Administracin.
Gerencia de Operaciones.
Jefatura de Logstica.
Responsable de Almacn.

DEFINICIONES
5.1. Almacn.
rea fsica seleccionada bajo criterios tcnicos adecuados, organizada de manera
lgica, ordenada y sistmica cumpliendo los estndares de seguridad, destinada a la
recepcin, aceptacin, custodia, conservacin y distribucin o despacho de los bienes
que van a emplearse para la atencin de los proyectos y a todas las reas
administrativas.
5.2. reas Fsicas de Almacn
Son aquellas zonas previamente definidas y diferenciadas que permitirn implantar
una organizacin tcnica y el flujo de recursos de acuerdo a normas establecidas.
Se detallan a continuacin:

Recepcin y Despacho
Es el lugar donde se recibirn los materiales tanto adquiridos a proveedores y
aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. De igual forma es aqu
donde se efectuar la entrega de los materiales a los usuarios para su consumo y/o
herramientas, epps y equipos para la atencin de los proyectos. Las zonas de recepcin y
despacho debern estar claramente delimitadas y rotuladas, para evitar confusiones entre
la aceptacin y expedicin de materiales.
Corredores y pasadizos
Son los ambientes determinados para el trnsito tanto de materiales, personas o
vehculos de manera independiente siendo stos principales y transversales,
debiendo estar sealizados y estructurados de forma rectilnea de manera
obligatoria.
Zona de Almacenaje
Es el lugar fsico donde se colocan los bienes recibidos pudiendo stos ser:
Almacenes, Zonas, N i v e l e s , Sub Niveles, Estantes, Anaqueles y otros que
se deban adecuar a las caractersticas de los materiales en resguardo.
Zona de Trnsito y Puesta a Punto
Zona inmediata a la de recepcin y despacho donde se ubican los materiales
recibidos en espera de su locacin definitiva o de los que requieren ser puestos a
punto para ser expedidos a los usuarios.
Locacin de Contingencia
Zona que pueda convertirse temporalmente en almacn, para cubrir una
contingencia eventual de almacenamiento, debiendo estar previamente designada
como parte de una poltica logstica de la Empresa.
Vestuarios y Servicios Higinicos
Son lugares destinados al uso de los trabajadores que laboran en los almacenes, para
su aseo personal, proteccin de su indumentaria y satisfaccin de sus necesidades
fisiolgicas.
5.3. Sistema de catalogacin
Proceso de descripcin de las caractersticas fsicas, qumicas, funcionales y/o
administrativas que distinguen a cada material, con la finalidad de identificarlo y
diferenciarlo de los dems e incluirlo en un catlogo de materiales previa
clasificacin y asignacin de un cdigo nico que permita su identificacin e
individualizacin por parte de los usuarios y administracion de Almacn.
5.4. Proceso de Almacenamiento
Es un proceso tcnico del abastecimiento y sus actividades estn referidas a la
ubicacin de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia y
control para evitar su utilizacin no autorizada, como va para trasladarlos a los
usuarios que los requieren. Consta de las siguientes fases:
a) Recepcin: Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los
bienes han llegado al local del almacn, y termina con la ubicacin de los

mismos en la zona de t r n s i t o
verificacin y control de calidad.

y puesta

a punto

para

efectuar

la

b) Verificacin y Control de Calidad: Es la revisin cuantitativa y cualitativa que

sirve para determinar que las caractersticas y propiedades de los bienes
recibidos estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas y que las
cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas. En este proceso debe
participar el usuario del bien y/o ingeniero de calidad responsable, cuando se trate
de materiales especiales o de alta tecnologa podr participar el usuario del bien
y/o el ingeniero de calidad responsable, cuando se trate de materiales especiales o
de alta tecnologa, a solicitud del almacenero.
c) Aceptacin: Accin de aceptar o rechazar el ingreso de un bien, proporcionado
por un proveedor, al almacn de la Empresa, en base al proceso de verificacin y
control de calidad realizado previamente. No se podr aceptar un bien que no
cumpla con las caractersticas fsicas, qumicas, funcionales o administrativas
detalladas en la Orden de Compra correspondiente.
d) Internamiento: Comprende las acciones que servirn para ubicar los bienes en
los lugares previamente asignados.
e) Registro y Control: Es la actividad que consiste en inscribir los datos referentes a
los movimientos de almacn en registros que sirvan para efectuar las acciones de
control sobre su custodia y operacin.
f)

Custodia y Mantenimiento: Conjunto de actividades que se realizan con la

finalidad que los bienes almacenados conserven las mismas caractersticas
fsicas, qumicas, funcionales o administrativas en que fueron recibidos de
manera ordenada, as como su limpieza y mantenimiento. En este proceso
debemos considerar y registrar la caducidad de los productos de ser el caso para
alertar al rea de produccin cuando dicha fecha est prxima.

5.5. Proceso de Distribucin.

Proceso logstico que consiste en la entrega del material o bien solicitado por el usuario en
el lugar donde ste lo necesita o en la zona de despacho del Almacn. Consta de las
siguientes fases:
g) Formulacin del Pedido: Es la accin mediante la cual la dependencia usuaria
formula su requerimiento de materiales en razn de sus necesidades,
elaborando el respectivo formato de pedido.
h) Autorizacin de Despacho: Es la accin que define la aprobacin del formato de
Pedido por parte de los niveles de autorizacin especialmente establecidos.
i)

Acondicionamiento de Materiales: Es la actividad que consiste en retirar los

bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho y
posterior entrega a los destinatarios. Incluye las actividades necesarias
referidas al embalaje, carga acarreo y manipulacin de los materiales o bienes
de manera adecuada y oportuna.

j)

Distribucin Fsica: Es la accin de hacer entrega fsica de los bienes de almacn a

los usuarios finales.

k) Control de Salida de Materiales: Es la actividad de control sobre los bienes o

materiales realizado por el personal de seguridad y/o vigilancia, antes de
retirarlos de las instalaciones de la empresa.
5.6. Verificacin del Inventario Fsico del Almacn
Consiste en la constatacin de la existencia o presencia real de los bienes
almacenados, apreciando su estado de conservacin o deterioro y condiciones de
seguridad, comparando los resultados de la verificacin efectuada con los saldos
sealados en los krdex fsico y/o valorado.
5.7. Baja de bienes
Accin de determinar de manera tcnica la calificacin de un bien que por su estado o
caractersticas ya no debe permanecer en el stock de la empresa, procediendo a su retiro
bajo las formas y procedimientos permitidos por la normativa vigente al respecto.
5.8. Reposicin de Stock
Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad del
abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener disponibilidad
oportuna de los materiales.
a) Lote Econmico de Adquisicin
Es la cantidad ptima de materiales a adquirir establecidos en funcin de
la demanda. Es la cantidad de materiales que equilibra los costos de
posesin y renovacin.
b) Nivel Mximo de Stock
Es la cantidad mxima econmicamente justificable de un bien que se
puede tener en un Almacn, por encima de la cual se incurrira en un costo
de posesin demasiado alto y perjudicial para la empresa.
b) Stock Mnimo
Es la cantidad mnima econmicamente justificable de un bien que se
puede tener en un Almacn, por debajo de la cual existe una alta posibilidad
de ocasionar una rotura de stock.
c) Stock de Seguridad
Cantidad mnima de material que se establece como medida de seguridad
ante el posible incumplimiento en la oportunidad de llegada del material por
parte del proveedor.
El factor de seguridad utilizado para su determinacin est dado por un
porcentaje decidido por el rea de Logstica de la Empresa en coordinacin
con el rea usuaria, en base a una poltica definida al respecto. Slo deber
haber stock de seguridad para materiales tipo A (alto consumo) o para tems
crticos.
d) tem Crtico
Son artculos de almacn cuya ausencia podra ocasionar la paralizacin de
procesos operativos vitales a la organizacin u ocasionar severos daos a los
mismos.
e) Punto de Pedido

Est dado por la cantidad de stock de un material que obliga a generar una
reposicin del mismo y que garantiza su consumo durante el tiempo de
demora en su abastecimiento, o con el fin de evitar que se produzca roturas
de stock.
5.9. Registro y Control de existencias
Consiste en el conjunto de registros y reportes en los que se consignan datos
sobre los movimientos de bienes del almacn, y las cantidades disponibles para
satisfacer los requerimientos de los usuarios.
Los elementos que registran y controlan el movimiento de existencias son:

Kardex Fsico del Almacn

Kardex Valorado de Contabilidad

Los documentos fuente para efectuar los registros son:

6.

Gua de Remisin (Proveedor) de Ingreso a almacn.

Formato de Salida de Materiales y Suministros.
Gua de Remisin de Salida de almacn.
Orden de Compra / Servicio.

NORMAS GENERALES
6.1. Todo bien que adquiera la Empresa debe necesariamente ingresar a travs del almacn.
Excepcionalmente, cuando los bienes por sus caractersticas especiales tengan que ser
almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los usuarios encargados
de su utilizacin (proyectos en provincia), el Almacenero deber efectuar la verificacin
directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente.
6.2. El proceso de verificacin de los materiales que entregan los proveedores al almacn,
deber ser realizado por el Almacenero y el usuario que solicit su adquisicin (de ser
necesario), en presencia de la(s) persona(s) que entregan el bien al almacn.
6.3. El personal de Almacen as como del rea usuaria deben de seguir normas de seguridad
plasmadas en el reglamento de Seguridad de la empresa Gidema SAC y dar
cumplimiento sin excepcin alguna.
6.4. En los casos que, por el nmero y caractersticas de los bienes recibidos fuera necesario
mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad, el Almacenero suscribir
la Gua de Remisin del proveedor, colocndole un sello que indique Recibido, este sello
no implica seal de conformidad consignando el nmero de bultos recibidos y el peso
bruto respectivo. Dentro de las 24 horas siguientes, el Almacenero y el usuario que
solicit la adquisicin (de ser necesario) debern efectuar la verificacin y control de
calidad de los bienes recibidos e informando al rea de Logstica la conformidad en
relacin a la orden de compra o servicio emitida.
6.5. Los niveles de autorizacin para el retiro de materiales del Almacn estn definidos en el
Cuadro de Autorizaciones para Operaciones Internas y se hallan consignados en la
correspondiente Salida de materiales y suministros de Almacn del Sistema de Almacen
propio de la empresa GIDEMA SAC, contemplando en todos los casos la aprobacin del
nivel jerrquico superior y aplicndose de la siguiente forma:

Nivel 1: Autorizar s alida de materiales y consumibles de almacn.- En este

nivel podrn autorizar las gerencias de rea y jefaturas de reas que estn
consideradas para tal fin en el Cuadro de Autorizaciones para Operaciones
Internas vigente, as como el rea de Logstica.
Nivel 2: Autorizar salida de activos fijos de almacn.- Para este nivel slo estn
facultados a autorizar las Notas de Consumo, la Gerencia General, Gerencia de
Operaciones y las Gerencias o Jefaturas de las reas correspondientes.
6.6. Slo las personas que laboran en el almacn estn autorizadas a tener acceso a
dichas instalaciones y distribuir los bienes segn los procedimientos de Almacen y de
seguridad establecidos.
6.7. El Jefe de Logstica con el Jefe de Seguridad Patrimonial (Responsable de
Almacn) establecern y definirn las medidas de seguridad que debe brindarse a
los almacenes de la empresa cuando se lleven a cabo trabajos realizados por
terceros. Sin perjuicio de ello, el Almacenero deber supervisar permanentemente
que tales trabajos no afecten la integridad del personal ni calidad de los bienes
almacenados.
6.8. La ubicacin de los materiales en el Almacn obedecer a criterios tcnicos
comnmente aceptados en los procesos de organizacin de los almacenes, teniendo
a cargo esta responsabilidad los Almaceneros.
6.9. El proceso de catalogacin, clasificacin y codificacin de los materiales estar a
cargo del rea de Logstica, bajo responsabilidad.
6.10.La presente normativa incluye adems a todos los materiales de recupero, los
que tendrn el mismo tratamiento destinado para los materiales de stock.

7.

PROCEDIMIENTOS
7.1. Procedimiento de recepcin
PASO N

LABOR A REALIZAR

El Proveedor presenta al Almacn los materiales solicitados por

GIDEMA en la Orden de Compra respectiva, adjuntando la Gua
de Remisin (Original, Copia SUNAT y Transportista).

El Almacenero retira de su archivo de rdenes de Compra

Pendientes de Atencin la Orden de Compra correspondiente y
procede a efectuar la recepcin documentaria del bien, comparando
el contenido de la Orden de Compra con la Gua de Remisin del
Proveedor.

Procede a la recepcin fsica del bien mediante la verificacin y

control cualitativo y cuantitativo del material, teniendo en cuenta las
especificaciones tcnicas e informacin consignada en la Orden de
Compra y Gua de Remisin.

De ser necesario el Almacenero requerir la presencia del usuario

solicitante del material o del responsable del rea de Calidad
para que d conformidad a los productos adquiridos.

5
05A

ES CONFORME EL MATERIAL?
No es Conforme.- No recibe el material y solicita regularizacin.
Vuelve al Paso N 01

05B

S es Conforme.- Recibe el material, sella y firma la Gua de

Remisin del proveedor, en seal de conformidad.

El Almacenero sella la gua de remisin y brinda la copia

administrativa al rea de Logstica para ejecutar el visado del rea.

El Almacenero efecta la distribucin de los documentos de la

siguiente manera:
Gua de Remisin (del Proveedor)

Original
Copia SUNAT
Copia Transportista -

Almacn
Logstica
Vigilancia

PASO N

LABOR A REALIZAR

Procede al internamiento de los bienes, efecta su puesta a

punto y los ubica en su locacin definitiva.

Con la copia original de Gua de Remisin registra en el Kardex

Digital el ingreso de los materiales al Almacn.

10

Efecta labores de mantenimiento,

permanente de los materiales.

11

custodia

limpieza

Trmino del procedimiento.

7.2. Procedimiento de distribucin / despacho de materiales

PASO N

LABOR A REALIZAR

El usuario solicitante procede a entregar el formato de

salida de materiales y suministros debidamente llenado por el
supervisor o ingeniero a cargo del proyecto donde se utilizar el
pedido.

El Almacenero verifica el contenido del formato de salida

de materiales y suministros deben llevar necesariamente los
datos:

Obra.
OT (Orden de Trabajo).
Ao OT.
Cliente.
Fecha.
Responsable
Solicitante
Detalle del pedido
Descripcin
Unidad Medida
Cantidad Solicitada
Firmas autorizadas
Supervisor o Ingeniero autorizador.
Usuario solicitante
Almacenero.

El Almacenero proceder a despachar de acuerdo al stock

existente, verificando previamente la ubicacin de los bienes
solicitados.

El usuario solicitante, verifica la informacin y da

conformidad al Formato de salida de materiales y suministros
poniendo la firma en el espacio Recib Conforme en seal de
conformidad, procede a recoger el material solicitado del almacn

10

El Almacenero registra la informacin del formato de salida

de materiales y suministros, actualiza el Kardex digital y procede a
distribuir el formato de salida de materiales y suministros de la
siguiente forma:
Original
Copia 1
Copia 2

: Almacn
: Usuario (Almacn destino s son transferencias)
: rea de Logstica

Trmino del Procedimiento.

7.3. Procedimiento de emisin de guas de remisin

PASO N
1

LABOR A REALIZAR
El usuario que necesite trasladar un bien de la empresa, deber
solicitar al Responsable del respectivo almacn la emisin de la Gua
de Remisin para lo cual deber proporcionar la siguiente
informacin:
a)
b)
c)
d)

Domicilio de partida: (calle, N, distrito, departamento)

Domicilio de llegada: (calle, N, distrito, departamento)
Destinatario: (nombre, e mpresa, RUC, DNI)
Unidad de transporte:

Vehculo, marca, placa.

Nmero de Certificado de Inscripcin en el Ministerio de
Transportes, cuando sea el caso.
Nombre de la Empresa y RUC.
Licencia de conducir y nombre del chofer.

e) Descripcin del bien a transportar, en forma clara y precisa,

cantidad, unidad, material de embalaje, dimensiones y de ser posible
peso.
f) Motivo del traslado.
2

El Almacenero de cada Almacn emite las guas de remisin

(Original y 4 copias) que sean necesarias como consecuencia de
sus actividades de despacho o que le sean requeridas por el usuario,
encargndose el rea de Logstica del control de las mismas.

Distribuye la gua de remisin (de GIDEMA SAC) de la siguiente

manera:

Original
Copia 1
Copia 2
Copia 3
Copia 4

Al Destinatario (con los bienes/materiales)

SUNAT
(con los bienes/ materiales)
Remitente
(Archivo Almacn GIDEMA)
Control Administrativo (Dpto. Logstica)
Vigilancia o garita de salida.

Trmino del Procedimiento.

10

APROBADO MEDIANTE RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL N 002/2016-GIDEMA

DEL 14 DE MARZO DEL 2016

10

ANEXO 1
INSTRUCTIVO GIDEMA SAC N 001
CUADRO DE AUTORIZACIONES PARA OPERACIONES INTERNAS

1. AUTORIZACIN DE MOVIMIENTOS DE ALMACN

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

CPC.

Jorge Reynoso

Gerente Administracin y Finanzas

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

2. AUTORIZACIN DE SALIDA DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACN

3.

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

Ing.

Carlos Quispe

Jefe de Proyectos y Costos

CPC

Jorge Reynoso

Gerente Administracin y Finanzas

Ing.

Jose Rico Flores

Jefe de Supervisin Planta

AUTORIZACIN DE SALIDA DE ACTIVOS FIJOS DE ALMACN:

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

Ing.

Carlos Quispe

Jefe de Proyectos y Costos

CPC

Jorge Reynoso

Gerente Administracin y Finanzas

4. AUTORIZACIN DE SALIDA DE MATERIALES EN PROYECTOS PROVINCIA

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

CPC

Jorge Reynoso

Gerente Administracin y Finanzas

5. APROBACIN DE SALIDA DE ARTCULOS DE SEGURIDAD DEL ALMACN

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

13

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica.

Ing.

Efrain Enciso Gastelu

Jefe Departamento Seguridad.

Ing.

Carlos Quispe

Jefe de Proyectos y Costos

Ing.

Jose Rico Flores

Jefe de Supervisin Planta

6. APROBACIN DE SALIDA DE INSUMOS QUMICOS DEL ALMACEN

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica.

Ing.

Efrain Enciso Gastelu

Jefe Departamento Seguridad.

Ing.

Carlos Quispe

Jefe de Proyectos y Costos

Ing.

Jose Rico Flores

Jefe de Supervisin Planta

7. APROBACIN DE RDENES DE CONSUMO PARA COMBUSTIBLES DE VEHCULOS

8.

9.

10.

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

AUTORIZACIN PARA LA EMISIN DE RDENES DE COMPRA / DE SERVICIO

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

APROBACIN DE RDENES DE COMPRA / DE SERVICIO

Ing.

Orlando Porta H.

Gerente General

Ing.

Arturo Sotelo Condori

Gerente de Operaciones

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

Ing.

Carlos Quispe

Jefe de Proyectos y Costos

CPC

Jorge Reynoso

Gerente Administracin y Finanzas

AUTORIZACIN PARA LA EMISIN Y FIRMA DE GUAS DE REMISIN ALMACN PLANTA

LIMA
Sr.

Fredy Vargas Aguilar

Responsable de Almacn Central

Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

Ing.

Carlos Quispe

Jefe de Proyectos y Costos

13

ALMACN PROVINCIAS
Ing.

Julio Csar Sora H.

Jefe Departamento Logstica

Sr.

Responsable de Almacn Provincia

APROBADO MEDIANTE RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL N 002/2016-GIDEMA DEL 14 DE

MARZO DEL

13