INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y

ADMINISTRACION
UNIDAD SANTO TOMAS

UNIDAD DE APRENDIZAJE:
COMPRAS
EQUIPO 1:
MARTINEZ LOPEZ PEDRO FRANCISCO
VAZQUEZ LOPEZ PAOLA

PROFESOR:
PABLO ROMAN FATTEL
GRUPO:
4RV5
SALON:
E-348

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
LARBAY SL, S.A DE C.V

INTRODUCCION
Las actividades diarias desempeadas en cada rea que conforman la
administracin de LARBAY SL, S.A DE C.V., tienen diferentes necesidades y
requerimientos, por lo que el mantener el funcionamiento con eficacia, eficacia y
efectividad en busca de la mayor calidad al brindar el servicio, est relacionado
con la creacin e implantacin de mtodos, formas o procesos que de forma
responsable, y correspondida estn conformados, no solo para mantener en
funcionamiento ideal de cada rea, si no de esta misma forma ofrecer de
alternativas para obtener nuevas tcnicas de prevencin y previsin para lograr un
mejor manejo de recursos.
Este Manual tiene como objetivo fundamental la definicin y documentacin de los
Procedimientos que sustentan la operacin del Departamento de Compras, las
Polticas que norman a los mismos, as como tambin, sealar los puestos
involucrados en la ejecucin de las diversas funciones administrativas, a fin de
establecer el control y funcionamiento ms eficiente y transparente de la Unidad
Administrativa en cuestin.
Y con ello, capacitar a todo el personal de oficina que labora en esta empresa en
cuanto al manejo de documentos para comprobar gastos que por actividades
relacionadas con esta tengan que realizarse.
As mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos especficos, que se
rigen por Polticas o lineamientos que adems, describen la manera de lograr los
objetivos establecidos.

INDICE
CAPITULO I..........................................................................................................................1
Antecedentes........................................................................................................................1
Misin, visin, valores, filosofa..........................................................................................1
Objetivo general y especficos...........................................................................................2
Estructura..............................................................................................................................3
Funciones..............................................................................................................................3
Portafolio de productos.......................................................................................................4
Participacin en el mercado...............................................................................................5
Participacin de mercado del producto que menos se vende......................................5
Competencia directa e indirecta de la compaa............................................................6
Competencia directa e indirecta del producto que menos se vende...........................6
Canales de distrubucin......................................................................................................6
Foda de la compaia...........................................................................................................7
Foda del producto que menos se vende..........................................................................7
Matriz bcg..............................................................................................................................8
CAPITULO II.........................................................................................................................9
Alcance..................................................................................................................................9
Objetivo..................................................................................................................................9
Politicas..................................................................................................................................9
Desarrollo............................................................................................................................10
Lineamientos para requerimientos de papelera y artculos de oficina.....................13
Llenado de una solicitud de requerimiento....................................................................13
Validacin de solicitud de requerimiento........................................................................14
Autorizacin de solicitud de requerimiento....................................................................14

CAPITULO I
1. ANTECEDENTES
se da a conocer hace 30 aos, como una empresa dedicada a brindar servicios
de limpieza, mantenimiento y jardinera, cuya caracterstica principal, es
proporcionar a nuestros clientes un servicio de limpieza profesional y de
calidad.
Esta empresa surge de la necesidad de poder ofrecer al a empresas grandes
personal de limpieza capacitado y de excelencia.
De esta manera es como, (concentrando diferentes conocimientos y
habilidades, en un proyecto que hoy es la empresa, ha logrado situarse en el
medio empresarial.

2. MISIN, VISIN, VALORES, FILOSOFA

MISIN
Somos una de las empresas lderes en brindar servicios de limpieza en el
Distrito Federal y rea metropolitana.
Facilitamos a nuestros clientes un servicio de eficacia usando productos que
superan sus expectativas de calidad.
Colaboradores, accionistas y proveedores integramos una comunidad donde
nos realizamos personal y profesionalmente, con sentido de responsabilidad a
nuestro entorno.

VISIN
1

Ser la empresa lder en servicios de limpieza de mayor eficiencia, crecimiento,

innovacin, prestigio, servicio, rentabilidad y adaptacin a mercados
especficos.
VALORES
- Honestidad

- Calidad
- Servicio

- Equidad

- Trabajo en equipo

- Respeto

- Lealtad y productividad

FILOSOFA
Nuestra filosofa de trabajo gira en torno a los valores como la honestidad,
trabajo constante y compromiso por brindar servicios de la ms alta calidad.

3. OBJETIVO GENERAL Y ESPECFICOS

GENERAL
Ser una de las cinco empresas que lideren el mercado de servicios de
limpieza

ESPECFICOS
Alcanzar una rentabilidad del 30% de manera anual.
Aumentar las ventas anuales un 50%.
Superar el 10% de contratos vendidos en seis meses.

4. ESTRUCTURA

Direccin
Secretaria
de
direccin
Recursos
Humanos

Contabilid
ad y
finanzas

Compras

Almacn

Operacion
es

5. FUNCIONES
-

Direccin:

Le corresponde tomar decisiones, mantener a organizacin, establecer los

objetivos y conseguir la financiacin para la supervivencia de la empresa.
-

Secretaria de direccin:

Controlar la agenda, hacer las funciones adicionales de la direccin, asistir a todas

las reuniones.
-

Recursos humanos:

Es quien contrata a nuevo trabajadores.

3

Contabilidad y finanzas:

Controla las entradas y salidas de efectivo, se encarga de administrar de manera

ptima los recursos de la empresa y verificar y autorizar los presupuestos de las
compras de todos los dems departamentos.
-

Compras:

Se encarga de verificar las necesidades de cada departamento para realizar los

presupuestos de los mismos, as mismo es el encargado de consultar con varios
proveedores la disponibilidad, condiciones de entrega y precios de estos.

Almacn:

Le corresponde surtir el pedido en los servicios donde son requeridos productos,

maquinaria y herramientas, adems de verificar que cuando el proveedor entregue
los pedidos estos sean de calidad y estn en ptimas condiciones de uso, as
mismo se encarga de llevar el inventario de entradas y salidas del almacn y
pasar el reporte de sus necesidades a compras.
-

Departamento de operaciones:

Se encarga de coordinar a todos los trabajadores: Trabajadores especializados en

hospitales y residencias y los jardineros, es el responsable del funcionamiento
correcto de la empresa.
6. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS
Se divide en 3 y son:
-

Personal de limpieza
Personal de mantenimiento
Personal de jardinera

7. PARTICIPACIN EN EL MERCADO
Debido a que la empresa tiene muchas empresas pequeas por competidores y
que los servicios de estos son similares a los nuestros el porcentaje de
participacin en el mercado es de 5% a 10% de acuerdo a la tabla otorgada de
Fundacin

E, Macro Plan. Gua de diseo. Mentora para el

emprendedor.

8. PARTICIPACIN DE MERCADO DEL PRODUCTO QUE MENOS SE

VENDE
De acuerdo con estadstica de la empresa el producto que menos se solicita es el
de jardinera ya que hay empresas dedicadas exclusivamente a brindar este
5

servicio o los administradores de los edificios en donde se brinda el servicio de

limpieza ya cuentan con el servicio de mantenimiento por lo tanto la participacin
de mercado de este servicio es del 0.5% al 5%.

9.

COMPETENCIA DIRECTA E INDIRECTA DE LA COMPAA

La empresa de manera directa mucha competencia las principales organizaciones son:

-

Servicios de Limpieza A La Manera ISS

STESSO
KASPER
Limpeq

ofrecen servicios similares de limpieza, mantenimiento y jardinera.

De manera indirecta tenemos servicios que ofrecen personas fsicas por su cuenta para
hacer limpieza en casas, mantenimiento en los edificios y jardinera.
10.

COMPETENCIA DIRECTA E INDIRECTA DEL PRODUCTO QUE MENOS

SE VENDE

La empresa de manera directa mucha competencia las principales organizaciones son:

-

Jardinera koala
Clean service
Jardinera eficaz

De manera indirecta tenemos servicios que ofrecen personas fsicas por su cuenta.

11. CANALES DE DISTRUBUCIN

El medio de distribucin es en va terrestre por medio de camionetas en las que se
distribuye todo el material que se necesita para brindar ptimamente el servicio, adems
de que no se necesita ningn empaque adicional al que los materiales traen de fbrica.

12. FODA DE LA COMPAIA

FORTALEZAS
-

Clientes en rea metropolitana

Uso de productos de calidad
Clientela fidelizada
Poder para negociar los precios

con los proveedores

Fuerte responsabilidad social de

OPORTUNIDADES

Establecimiento de alianzas
para entrar en nuevos
mercados

la empresa

DEBILIDADES
-

AMENAZAS

Portafolio de productos poco

diversificado

Competencia cada vez ms

fuerte

Aumento de precios de las

materias primas

13. FODA DEL PRODUCTO QUE MENOS SE VENDE

FORTALEZAS
-

OPORTUNIDADES

Alta calidad
Diversidad de diseos
Cuidado de los rboles, pasto y

los arboles

plantas
DEBILIDADES
-

- Facilidades de pago
Tecnologas para el cuidado de

AMENAZAS

Alto precio
Poca demanda

Demasiada
competencia

14. MATRIZ BCG

7

Se realiza una matriz de 2X1 y de acuerdo a dos variables: el crecimiento del

mercado y participacin de la empresa en el mismo. Teniendo como matriz BCG la
siguiente:
PRODUCTO ESTRELLA

PRODUCTO INCOGNITA

Servicio de limpieza:

Servicio de mantenimiento:

Gran crecimiento y gran

Gran crecimiento y poca

participacin en el mercado
PRODUCTO PERRO

participacin en el mercado

Servicio de jardinera:
Poco crecimiento y poca participacin en el mercado

CAPITULO II
Proceso Administrativo del Departamento de compras
1. ALCANCE
8

Aplica a todas las reas de la empresa.

2. OBJETIVO

Establecer un mecanismo de control que permita dirigir, supervisar y

verificar las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de
Compras, cumpliendo con los principios de oportunidad, transparencia y

eficiencia administrativa.
Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de induccin y

capacitacin del personal de nuevo ingreso.

Proporcionar informacin que sirve de base para evaluar la eficiencia del

personal en el cumplimiento de sus funciones especficas.

Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilizacin de
herramientas que ayuden a agilizar el flujo de informacin y de esta manera
facilitar la toma de decisiones.

Obtener informacin oportuna del comportamiento de gasto de la empresa

para colaborar en la correcta toma de decisiones.

Facilitar el procedimiento de compras

3. POLITICAS

Toda compra debe ir respaldada por una orden de compra o de servicio, de

lo contrario, el rea de finanzas no se har responsable de su pago.

Las solicitudes de requerimiento, deben efectuarse por el rea interesada.
Compras deber de asesorarse con las diversas reas, cuando el material
o servicio a adquirir, sea especializado, tomando en cuenta el siguiente
criterio:
a. Lo relacionado con materiales de limpieza, con el departamento
almacn.
b. Armamento y equipo de seguridad, con almacn
c. Maquinaria con el rea que la solicito.

La recepcin de solicitudes de requerimientos, se harn de acuerdo con el

calendario elaborado por el departamento de compras, el cual ser dado a
conocer a todas las reas mediante oficio.

4. DESARROLLO
Debemos comprender que el departamento mantiene dos lneas de comunicacin;
la primera es interna (con las diferentes reas de la organizacin), y la segunda es
externa (con proveedores y prestadores de servicios).
Si cada departamento realizara esta relacin con el exterior, romperamos con el
primer filtro de control, permitiendo que cada rea asignara las caractersticas de
una compra, (precio, calidad, servicio postventa, proveedor, tiempo de entrega,
condiciones de pago) que son funciones del departamento de compras.
Por tal motivo debemos establecer un canal de comunicacin adecuado para la
realizacin de una compra o la prestacin de un servicio, considerando los
lineamientos sujetos que involucran en la cotizacin, revisin, autorizacin,
compra directa, recepcin de documentos, pago a proveedor.
Del anlisis anterior se desprende la necesidad de utilizar adecuadamente los
documentos de control con los que actualmente se cuenta, sin dejar a un lado la
necesidad de mejorar nuestros sistemas electrnicos puesto que estos sern los
que nos permitan agilizar el trmite.
Una vez explicadas las dos lneas de comunicacin del departamento de compras,
procedemos a traducir esta comunicacin informal (verbal) a comunicacin formal
(escrita) que es la mejor forma de tener evidencia suficiente del procedimiento, as
como de la justificacin de la toma de decisiones. Lo anterior procede al tenor de
los siguientes lineamientos.

10

1. La utilizacin de Solicitudes de requerimiento por parte de cada departamento

dirigido al rea de compras, estas pueden ser enviadas va electrnica o en papel
donde anotaran por lo menos:

Los materiales o servicio que requieren.

El tiempo de entrega que solicitan.
Anexar cotizacin previa si se cuenta con alguna
La justificacin del gasto
Firma del director del rea

2. Una vez obtenida la solicitud por el departamento de compras, este proceder a

solicitar cotizaciones a diferentes proveedores; dependiendo del monto del bien o
servicio, ser el nmero de cotizaciones necesarias. La eleccin del proveedor se
har tomando en cuenta:
a) Calidad del producto: Se da privilegio a la calidad del producto o servicio
inclusive sobre el precio.
b) Precio: De proveedores con el mismo precio se escoge el de mejor calidad
del servicio o el producto, se considera el precio ms competitivo para
productos de igual calidad.
c) Tiempo de Entrega: De acuerdo a conveniencia y urgencia del producto o
servicio.
d) Crdito: Es definido segn las polticas de pago.
e) Por rotacin: La Direccin puede definir que algunos pedidos se puedan
rotar a cada proveedor en forma equitativa.
3. Hecho lo anterior se entender por autorizado el gasto; as mismo el director
general deber firmar el original de la solicitud, para su debida comprobacin.
4. Si solo se autoriza parcialmente, deber ser corregido antes de la firma, de
modo tal que solo se plasme en el documento nicamente el gasto autorizado.

11

5. Cada solicitud generara un numero de control, que deber ser archivado en el

departamento de compras ya sea en un expediente de autorizados o en otro
denominado no autorizados, donde incluir toda la evidencia fsica del proceso
de aceptacin o rechazo del gasto.
6. Cuando el gasto sea autorizado, el departamento de compras generar un
documento de control externo denominado orden de compra que deber de
contener por los menos los siguientes requisitos:
a) El bien y/o servicio por adquirir.
b) El precio y condiciones de la cotizacin.
c) La firma del encargado de compras como aval de la relacin entre el
proveedor y la empresa.
d) Nombre y firma del director o encargado de rea
e) La justificacin del gasto (explicacin completa y concreta del gasto)
7. El departamento entregar este documento al proveedor o prestador de
servicios solicitando surta el material o preste el servicio.
8. El Proveedor proceder a prestar el servicio o entregar el bien requerido.
9. El proveedor deber presentar en el rea de compras el comprobante que
ampare el bien o servicio suministrado, acompaado siempre de la orden de
compra o de servicio, recibiendo a cambio un contra recibo, el cual debe contener
la fecha de compromiso de pago.
10.Una vez completa la comprobacin del gasto, el departamento de compras
enviar a finanzas las comprobaciones mediante relacin anexa, para continuar
con el trmite de pago ya sea mediante la elaboracin de cheque o va
transferencia electrnica.
Queda estrictamente prohibido ejercer el pago sin que la comprobacin haya sido
completada.

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5. LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS DE PAPELERA Y

ARTCULOS DE OFICINA.
Con el fin de llevar al mximo el aprovechamiento de los recursos materiales de
papelera y artculos de oficina se tomarn en consideracin las siguientes formas
de trabajo.
a) Todas las tintas, toners y cintas que sean utilizadas por impresoras,
multifuncionales,

copiadoras

y mquinas

de

escribir, debern

ser

entregadas a cambio de las nuevas solicitadas (igual nmero de usadas por

nuevas).
b) La misma tcnica se realizara con los artculos de oficina como son:
lpices, bolgrafos, correctores (lpiz y cinta), tintas para sello, lpiz
adhesivo y algunos otros artculos (en caso de consumibles para oficina
como son clips y grapas bastara con entregar la caja vaca).
c) Para llevar acab un control de las necesidades de cada rea solo se
recibirn las solicitudes de requerimiento de papelera y artculos de oficina
los das que establezca el calendario, elaborado por el departamento de
compras.
d) Toda solicitud de requerimiento est sujeta a plena aprobacin de los que
en ella firman y comprobacin de recursos para su efecto.

6. LLENADO DE UNA SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

Las caractersticas que se deben tomar en cuenta al hacer el llenado de una
solicitud de requerimiento son las siguientes:
FECHA: La fecha de elaboracin.
DEPENDENCIA: Se escribir el nombre del departamento solicitante.
CANTIDAD: El nmero de piezas por artculo.
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DESCRIPCIN: Descripcin del articulo solicitado.

OBSERVACIONES: Se debe especificar concreta y concisamente el motivo de la
solicitud, as como la fecha en que solicita se le entregue el bien o servicio.
FIRMA: El responsable del rea solicitante deber firmar toda solicitud presentada,
siempre dirigida al departamento de compras.
7. AUTORIZACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
8.
La autorizacin de una solicitud de requerimiento se deber hacer por Presidente
Municipal, el Tesorero y el Sndico, quienes para constancia de dicha autorizacin
debern firmar el control presupuestal y en caso de solicitudes de desarrollo
comunitario, el Presidente deber firmar la solicitud original.
9. VALIDACIN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO
La validacin de las solicitudes de requerimiento se llevar a cabo en el momento
de ser recepcionadas en el rea de compras y adquisiciones.

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