MANUAL DE REPORTES SISTEMA DE

INFORMACIN SISTEMA DE INFORMACIN

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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

DIRECCIN DE PRIMERA INFANCIA

MANUAL DE REPORTES
SISTEMA DE INFORMACIN CUNTAME

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OBJETIVO
Describir la generacin de reportes suministrados por el Sistema de Informacin
Cuntame, segn registro realizado en las diferentes modalidades de las Direcciones de
Primera Infancia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, correspondiente
a los mdulos Representante Legal, Entidades Contratistas, Contratos, Unidades de
Servicio, Beneficiarios, Seguimiento Nutricional, Formacin a padres y/o cuidadores

DESARROLLO
SISTEMA DE INFORMACIN CUNTAME
Qu es CUNTAME?
CUNTAME es un sistema de Informacin orientado a apoyar la recoleccin de los
servicios de las direcciones Misionales (Primera infancia; Nutricin, Niez y Adolescencia
y Familias) a travs del cargue de informacin uno a uno o masivo y en lnea de las EAS,
Contratos, UDS, Beneficiarios y Talento Humano de los Servicios que presta el ICBF.
Frente a la atencin a la primera infancia permite contar con el registro y seguimiento de
las atenciones brindadas a los beneficiarios de los programas que ofrece el ICBF para
esta poblacin.
Qu informacin se registra en el Sistema de Informacin?
Informacin del Representante Legal de la EC
Informacin de la Entidad Administradora del Servicio.
Informacin del Contrato
Informacin de Unidades de Servicio
Informacin de Talento Humano
Informacin de Beneficiarios
Mdulo para el traslado masivo de beneficiarios
Informacin de Salud y Nutricin
Informacin de Formacin a padres y/o cuidadores
CONSIDERACIN GENERAL

El Sistema de Informacin
https://rubonline.icbf.gov.co/

se

encuentra

en

la

siguiente

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URL

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Para una mejor navegacin dentro del Sistema de Informacin, se sugiere utilizar
Internet Explorer como navegador.

INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIN

Para ingresar al Sistema de Informacin se debe escribir o registrar la siguiente direccin
en la barra de navegacin del navegador de internet seleccionado:
http://RubOnline.icbf.gov.co

Al digitar la direccin del Sistema de Informacin el sistema visualiza la ventana que

permite autenticarse en el sistema con el usuario y contrasea correspondientes:

Imagen 1. Ingreso al Sistema de Informacin

Para ingresar al Sistema de Informacin se debe digitar el Usuario y Contrasea

asignados. Una vez digitado el usuario y contrasea se debe pulsar la tecla Enter o hacer
clic en el botn Iniciar Sesin
, el sistema validar los datos
proporcionados y permitir ingresar al Sistema de Informacin.
Para la generacin de reportes se debe ingresar al mdulo de Reportes:

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Imagen 2. Men Mdulo Reportes

Reportes

El Sistema de Informacin permite exportar los reportes Entidades

Administradoras de Servicio y Contratos, directamente desde los mdulos
correspondientes.

Desde el mdulo Reportes se generan los siguientes:

1. Contratos
2. Contratos por regional en una vigencia
3. Consolidado de contratos por regional vigencia y tipo de vigencia
4. Reporte Entidad Administradora de Servicio
5. Unidades de servicio
6. Beneficiarios por UDS
7. Formacin a padres de familia o cuidadores
8. Listado general por toma
9. Reporte listado gestante / lactante por toma

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1. Reporte Contratos:
El reporte de contratos es generado por el mdulo Contrato, seleccionando los
criterios segn requerimiento. Importante tener en cuenta que siempre debe
seleccionarse la vigencia actual y la Direccin de Primera Infancia:

Imagen 3. Generacin Reporte Contratos

Posterior a la consulta de informacin, se procede a seleccionar la opcin exportar

y abrir archivo. El sistema genera un archivo en Excel con toda la informacin
correspondiente a contratos.
Segn la informacin requerida, se deben determinar los filtros correctamente ya
que este archivo genera varias veces el mismo contrato, de acuerdo a la cantidad
de modalidades de atencin asociadas a este.
A continuacin se presentan unas opciones para la correcta interpretacin del
Reporte de Contratos de acuerdo a cada necesitad:

Reporte de Contratos por Modalidad.

Para generar la informacin de contratos por modalidad, se sugiere formar
una llave que concatene las siguientes variables:
nmeronitEAS,
nmerocontrato, regionalcontrato y modalidad; posteriormente quitar
duplicados de la columna llave y dejar informacin nica.
De esta forma se obtiene la informacin de contratos por modalidad, si el
contrato cuenta con 2 o ms modalidades se vern reflejados la cantidad
de veces que corresponda.

Reporte de Contratos nicos.

Para generar la informacin de contratos nicos, se sugiere formar una
llave que concatene las variables: nmerocontrato y regionalcontrato;

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posteriormente quitar duplicados de la columna llave y dejar informacin

nica. De esta forma se obtiene la informacin de contratos nicos.

Reportes de Entidades Administradoras de Servicio nicas.

Para generar la informacin de EAS correspondientes a la Direccin de
Primera Infancia, se sugiere quitar duplicados de la variable NIT EAS,
dando como resultado la informacin de EAS nicas para la regional.

2. Contratos Por Regional En Una Vigencia

Objetivo del reporte: Presentar informacin bsica de los contratos por operador en
un rango de vigencias
a. seleccionar los filtros Regional y Vigencia

b. seleccionar el formato de salida del reporte

Imagen 4. Reporte Contratos Por Regional por Vigencia

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El reporte es generado con las siguientes columnas:

Cdigo Regional: Cdigo Divipola de la regional del contrato

Nombre Regional: Nombre de la Regional del contrato
Vigencia Desde: ao de vigencia inicial segn el filtro seleccionado
Vigencia Hasta ao de la vigencia final segn el filtro seleccionado
Tipo Documento de la Entidad Contratista: Tipo de Documento legal del
operador
Identificacin Entidad Contratista: Numero del documento legal del operador
Nombre Entidad Contratista: Nombre del Operador
Tipo de Contrato: tipo de contrato
Nmero del Contrato: Numero de contrato legalizado
Ao de Vigencia del Contrato: Ao de la estructura presupuestal
Total de UDS: Nmero de Unidades de servicio vinculadas al contrato.
Cupos del Contrato Con Otro Si: sumatoria de los cupos del contrato incluyendo
los cupos si existi alguna modificacin
Valor del Contrato con Otrosi: Sumatoria del valor del contrato incluyendo el
aumento o disminucin presupuestal si existi alguna modificacin
Fecha Inicio del Contrato
Fecha Fin del Contrato
Tipo de Vigencia del Contrato: corresponde a una vigencia normal o futura.

3. Consolidado De Contratos Por Regional Vigencia Y Tipo De Vigencia

Objetivo del reporte: Presentar informacin consolidada por regional y acumulativa de
los contratos en un rango de vigencias.

Imagen 5. Reporte Consolidado Contratos

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El reporte es generado con las siguientes columnas:

Cdigo Regional: Cdigo Divipola de la regional

Nombre Regional: Nombre de la regional ICBF
Total Contratos: Sumatoria de contratos por Regional
Total UDS: Sumatoria de Unidades de Servicio por Regional
Total Cupos del Contrato Con Otro Si: Sumatoria de los cupos contratados por
regional incluyendo las modificaciones contractuales
Valor Total del Contrato Con Otro Si: Sumatoria del presupuesto de los contratos
por regional incluyendo las modificaciones contractuales
Vigencia: ao de la sumatoria de la informacin
Tipo de Vigencia: corresponde a una vigencia normal o futura.
4. Reporte Entidad Administradora de Servicio:
Este reporte se genera desde el mdulo RUB ONLINE, en el sub mdulo Entidad
Administradora de Servicio seleccionando el Departamento de Ubicacin.

Imagen 6. Reporte EAS

Posterior a la consulta por pantalla, se procede a seleccionar la opcin exportar

y
abrir archivo. El sistema genera un archivo en Excel con toda la informacin
correspondiente a las Entidad Administradora de Servicio de la regional seleccionada.
Nota: tenga en cuenta que este reporte genera la informacin del universo de EAS, sin
distinguir rea misional, modalidad ni vigencia. Para obtener un reporte de EAS con

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caractersticas detalladas, favor remitirse al numeral 1.

5. Reporte de Unidades de Servicio:

El reporte de Unidades de Servicio es generado por medio del mdulo Reportes, opcin
Unidades de Servicio, seleccionando los criterios segn requerimiento. Importante tener
en cuenta que siempre debe seleccionarse la vigencia actual y la Regional de la que se
requiere informacin, finalmente seleccionar la opcin
:

Imagen 7. Reporte UDS

El aplicativo genera la informacin de la consulta por pantalla; si se requiere exportar la

informacin a un archivo de Excel, dar click en la barra de herramientas el botn
y seleccionar el cono de Excel; el sistema genera un archivo con toda la informacin
correspondiente a Unidades de Servicio.
En el archivo de Excel se requiere tener en cuenta lo siguiente:

Eliminar registros de UDS con fechas de desvinculacin

Eliminar servicios que no corresponden a primera infancia
Eliminar UDS sin servicio asociado
Eliminar UDS con estado diferente a Habilitado/Activa

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6. Reporte de Beneficiarios:
El reporte de Beneficiarios es generado por medio del mdulo Reportes, opcin
Beneficiarios por UDS, seleccionando los criterios segn requerimiento. Importante tener
en cuenta los criterios de seleccin que requiere: Regional contrato, municipio, vigencia,
nmero de contrato, servicios y Unidades de Servicio, finalmente seleccionar la opcin
:

Imagen 8. Reporte Beneficiarios por pantalla

Despus de generada la informacin de la consulta por pantalla, si se requiere exportar

la informacin a un archivo de Excel, dar click en la barra de herramientas el botn
y seleccionar el cono de Excel; el sistema genera un archivo con toda la informacin
correspondiente a Beneficiarios.
Es importante depurar este archivo y NO tener en cuenta los registros de Beneficiarios
con fechas de desvinculacin, pues son beneficiarios que actualmente no cuentan con
una atencin activa.
Este reporte se genera de forma organizada segn las Unidades de Servicio
seleccionadas:

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Imagen 9. Reporte Beneficiarios exportado a Excel

7. Formacin a padres de familia o cuidadores

El reporte de Formacin a padres de familia o cuidadores es generado por medio del
mdulo Reportes, opcin Formacin a padres de familia o cuidadores, seleccionando
los criterios segn requerimiento. Importante tener en cuenta que siempre se debe
seleccionar: Regional de la UDS, Vigencia del Contrato y Nmero de contrato; finalmente
seleccionar la opcin
.

Imagen 10. Reporte Formacin a Padres

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Despus de generada la informacin de la consulta por pantalla, si se requiere exportar

la informacin a un archivo de Excel, dar click en la barra de herramientas el botn
y seleccionar el cono de Excel; el sistema genera un archivo con toda la informacin
correspondiente a Formacin a padres de familia o cuidadores.
Para realizar el seguimiento de los beneficiarios cuyos padres o cuidadores asistieron a
un proceso de formacin en el archivo de Excel, es importante realizar una depuracin
del listado para NO tener en cuenta los registros de Beneficiarios donde el Estado de la
atencin del beneficiario es Desvinculado.
Si se requiere obtener la cantidad de beneficiarios con formacin, es necesario eliminar
los registros duplicados y dejar slo los registros nicos, ya que el reporte genera el total
de formaciones que tiene el beneficiario; a su vez tambin se deben depurar los registros
que no tienen informacin en la columna Tema Formacin.

8. Listado general por toma

El reporte de Listado general por toma es generado por medio del mdulo Reportes,
este reporte suministra la informacin del seguimiento nutricional de los beneficiarios
menores de 5 aos 11 meses. Importante tener en cuenta que por la gran cantidad de
registros, siempre debe seleccionar todos los criterios o filtros de la pantalla.
Al seleccionar el periodo trimestral o mensual pueden cambiar los resultados de la
consulta ya que un periodo trimestral tomara la ltima toma registrada en el trimestre, a
diferencia del periodo mensual que presentar todos los registros que se encuentren en
el sistema de informacin; finalmente se debe ejecutar la consulta seleccionando la
opcin
:

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Imagen 11. Listado General por Toma

Despus de generada la informacin de la consulta por pantalla, si se requiere exportar

la informacin a un archivo de Excel, se debe dar clic en la barra de herramientas el
botn
y seleccionar el cono de Excel; el sistema genera un archivo con toda la
informacin correspondiente a las tomas nutricionales de los beneficiarios.

9. Reporte listado gestante / lactante por toma

El reporte de Listado general por toma es generado por medio del mdulo Reportes,
este reporte genera la informacin del seguimiento nutricional de las madres gestantes
y/o Mujeres lactantes. Importante tener en cuenta que por la gran cantidad de registros
siempre debe seleccionarse todos los criterios o filtros de la pantalla.
Al seleccionar el periodo trimestral o mensual pueden cambiar los resultados de la
consulta ya que periodo trimestral tomara la ltima toma registrada en el trimestre, a
diferencia de la mensual que presentara todos los registros que se encuentren en el
sistema de informacin; finalmente seleccionar la opcin
:

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Imagen 12. Listado gestante / lactante por toma

Despus de generada la informacin de la consulta, se requiere exportar

los datos
a Excel con el fin de realizar los filtros y obtener la informacin solicitada. El sistema
genera un archivo en Excel con toda la informacin correspondiente a la toma nutricional
de las madres gestantes y mujeres lactantes.

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