SIKLUS PENDAPATAN

Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar

Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang
pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen order penjualan
(SO) untuk memungkinkan bag. Gudang dan bag. Pengiriman
untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.

Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah
customer yang bersangkutan masih layak untuk diberikan
fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung
pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan
oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian
bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke
berbagai departemen.

Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan
tembusan SO ke bagian gudang (biasa disebut Order
Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang.
Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan
yang tertera pada Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk
segera dikirimkan.

Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag.
Penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai surat
perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian
gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag.
Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada
bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi
biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl
pengiriman.

Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian
disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah
tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota
Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag.
Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya
yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.

Bagian piutang dan Buku Besar

Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi
berdasarkan dokumen yang diterima (tembusan faktur
penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan
untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian
membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk
membuat laporan.
Jenis Sistem Order Penjualan

1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap

Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing
Slip) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan
untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya
pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah
harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang
dibebankan kepada total penjualan.

2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap

Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara
bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi
lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian
pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag.
Penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada
dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.

3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah

Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat
secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bag. Penagihan
dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.

Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan

A. Pengumpulan data
Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi
machine readable form. Data order penjualan dimasukkan
kedalam komputer dengan sistem batch atau on-line
processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang
lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang
 petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO)
pada sebuah on-line terminal.

B. Pemrosesan awal data

Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam
batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu
untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses
lebih lanjut.

C. Pemrosesan lanjutan
Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian
menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data
yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode
konsumen).
Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut
layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file
inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan
masih ada atau tidak.
Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung
mencetak faktur beserta tembusannya.
Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat
dikirimkan ke bagian yang lain.

D. Update file yang bersangkutan

File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file
inventory dan file piutang dagang.
Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada
saldo kreditnya. Pada file Inventory, jumlah persediaan
dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan
dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada
file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah
 saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada
file piutang biasa disebut posting.

E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan
setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order
penjualan.

PIUTANG
Fungsi terkait :
1. Penerimaan kas
2. Penagihan
3. Piutang Dagang dan Buku Besar
4. Kredit

Penerimaan kas
Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama
dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut
diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag.
Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.

Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup
faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan
maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo
kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk
mengurangi piutang pelanggan.

Piutang Dagang
Dalam proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan
pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal
dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).
Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup
pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan
penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga
analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan
piutang dan membuat memo penghapusan piutang.

Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang

1. Pengembalian dan potongan penjualan
Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian
anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan
potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim
tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan
kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga
resminya.
Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian
penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan
kepada bagian kredit untuk disahkan.
2. Penghapusan piutang
Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya
kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya
kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan
surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara,
kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut.
Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga
harus diberikan kepada pihak independen (untuk menjaga
proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut
akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada
pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak
akan ditagih kembali.