UNIVERSIDADE DE SANTO AMARO

UNISA DIGITAL

UTILIZAO DO MASP NA SECRETARIA DA ESCOLA ESTADUAL

PROF. GUIOMAR DE ALMEIDA PEIXOTO
(RELATRIO DE ESTGIO)

Samuel Correia Santana

RA: 2284979

Plo Macei
2014

UNIVERSIDADE DE SANTO AMARO

UNISA DIGITAL

UTILIZAO DO MASP NA SECRETARIA DA ESCOLA ESTADUAL

PROF. GUIOMAR DE ALMEIDA PEIXOTO

Relatrio Final apresentado por Samuel

Correia Santana - RA: 2284979, Curso de
Administrao, como requisito para o
Estgio Curricular Supervisionado II.

rea de Concentrao: Qualidade e Produtividade

Lder de Estgio: Prof. Sandra Villela Sequeira

DEPENDNCIA

Polo Macei
2014

Sumrio
Lista de Tabelas, Figuras e Quadros ................................................................................................ 5
1 INTRODUO................................................................................................................................... 4
2 CARACTERIZAO DA ORGANIZAO ................................................................................... 4
2.1 HISTRICO DA ORGANIZAO ........................................................................................... 4
2.2 QUADRO DE FUNCIONRIOS .............................................................................................. 5
2.3 SECRETARIA ESCOLAR ........................................................................................................ 6
3 REFERENCIAL TERICO .............................................................................................................. 7
3.1 CICLO PDCA.............................................................................................................................. 7
3.2 MTODO DE ANLISE E SOLUO DE PROBLEMAS - MASP .................................... 8
3.3 FERRAMENTAS BSICAS DE QUALIDADE ..................................................................... 10
3.3.1 Estratificao ..................................................................................................................... 10
3.3.2 Lista/Folha de Verificao ............................................................................................... 11
3.3.3 Grfico/Diagrama de Pareto ........................................................................................... 12
3.3.4 Histograma ........................................................................................................................ 12
3.3.5 Diagrama da Causa e Efeito ........................................................................................... 13
3.3.6 Brainstorm ......................................................................................................................... 14
3.3.7 Fluxograma ........................................................................................................................ 15
3.3.8 5W2H .................................................................................................................................. 16
4 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ................................................................................................. 17
4.1 PROBLEMA .............................................................................................................................. 18
4.1.1 Identificao do problema ............................................................................................... 18
4.1.2 Observao do problema ................................................................................................ 19
4.1.3 Anlise do problema ........................................................................................................ 19
4.1.4 Plano de ao ................................................................................................................... 20
4.1.5 Ao .................................................................................................................................... 21
4.1.6 Verificao/padronizao ................................................................................................ 22
5 CONCLUSO .................................................................................................................................. 24
APNDICE A FICHA INDIVIDUAL DE DESEMPENHO DO ALUNO ENS.
FUNDAMENTAL ................................................................................................................................. 25
APNDICE B FICHA INDIVIDUAL DE DESEMPENHO DO ALUNO ENSINO MEDIO .... 26
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ................................................................................................ 27

Lista de Tabelas, Figuras e Quadros

Tabela 1 - Composio do RH .................................................................................... 5

Figura 1 - Organograma da Esc. Est. Prof. Guiomar de Almeida Peixoto.................. 6
Tabela 2 - Horrio de Funcionamento da Secretaria ................................................... 7
Figura 2 - Ciclo PDCA ................................................................................................. 7
Quadro 1 - MASP e suas fases ................................................................................... 9
Quadro 2 - Ferramentas de Qualidade ...................................................................... 10
Tabela 3 - Exemplo de Folha de Verificao ............................................................. 11
Grfico 1 - Exemplo de Grfico/Diagrama de Pareto ................................................ 12
Grfico 2 - Exemplo de Histograma .......................................................................... 13
Figura 3 - Exemplo do Diagrama de Causa e Efeito ................................................. 14
Quadro 3 - Simbologia do Fluxograma ...................................................................... 15
Figura 4 - Exemplo de Fluxograma ........................................................................... 16
Figura 5 - Fluxograma do Histrico Escolar .............................................................. 17
Tabela 4 - Estratos do problema Histricos Escolares .............................................. 19
Tabela 5 - Folha de Verificao de Frequncia dos Problemas ................................ 19
Quadro 4 - Plano de Ao ......................................................................................... 20
Quadro 5 - Aes - Estabelecer horrios para atendimento ao pblico .................... 21
Quadro 6 - Aes - Muitas atividades paralelas confeco do Histrico Escolar ... 21
Quadro 7 - Aes - Erros na aplicao da legislao especfica............................... 21
Quadro 8 - Comparao antes e depois do MASP ................................................... 22

1 INTRODUO

O presente relatrio tem por objetivo descrever as atividades de

estgio supervisionado, do Curso de Administrao, na modalidade de estgio
convalidado, realizadas na Secretaria da Escola Estadual Prof. Guiomar de Almeida
Peixoto, no turno noturno.

2 CARACTERIZAO DA ORGANIZAO

RAZO SOCIAL: Escola Estadual Professora Guiomar de Almeida

Peixoto
SETOR: Educao Pblica - 1 Setor - Setor Governamental
ENDEREO: Rua Santo Antnio, 600, Ponta Grossa, Macei/AL
CEP: 57014-680.
Email: gap.al.see@gmail.com
CNPJ: 00.771.374/0001-00

2.1 HISTRICO DA ORGANIZAO

A Escola Estadual Prof. Guiomar de Almeida Peixoto, uma das 26

escolas da rede estadual sob jurisdio da Primeira Coordenadoria Regional de
Ensino (1 CRE), abrangendo os bairros da orla lagunar/praias e Centro de Macei.
Anteriormente conhecida por Escola Estadual Sete de Setembro, a
Escola Estadual Prof. Guiomar de Almeida Peixoto uma escola tradicional dos
bairros centrais de Macei. Com 45 anos de existncia, a Escola tem oferecido
comunidade educao com qualidade e compromisso e por suas bancas passaram
a maioria dos moradores dos bairros circunvizinhos Escola.
Suas atividades iniciaram-se em 1968, quando a Escola era, ento
denominada Grupo Escolar Sete de Setembro e ofertava comunidade turmas da 1

a 4 sries do Ensino Fundamental funcionando, nesta poca, apenas nos turnos

matutino e vespertino.
No ano de 1985, a escola comea a ofertar o antigo Ginsio hoje, a
segunda parte do Ensino Fundamental, da 5 8 sries. Iniciando, no ano de 1985,
a oferta da 5 srie, gradualmente estendendo-se s demais sries at o ano de
1999, quando a escola adota tambm o Ensino Mdio, seguindo at os dias atuais.
No ano de 2002, a partir do Decreto Estadual n. 81, de 26.08.2002, a
escola passa a denominar-se Escola Estadual Prof. Guiomar de Almeida Peixoto
em homenagem a uma docente dos primeiros anos de existncia da escola.

2.2 QUADRO DE FUNCIONRIOS

O quadro de funcionrios, como a realidade atual de muitas outras

escolas estaduais em Alagoas reduzido e muito aqum das necessidades da
escola, inclusive as administrativas. Hoje essa a composio do quadro e
funcionrios na Escola Estadual Prof. Guiomar de Almeida Peixoto.
Tabela 1 - Composio do RH

Gesto
Corpo Docente

Apoio Administrativo

Cargo/Funo
Diretor
Coordenador Pedaggico
Secretrio Escolar
Professor Efetivo
Professor Monitor
Merendeira
Servios Gerais
Porteiro/Vigia
Agente Administrativo
TOTAL

Quantidade
02
03
01
22
28
03
05
05
04
73

O organograma funcional da Escola Estadual Prof. Guiomar de

Almeida Peixoto est representado abaixo.

6
Figura 1 - Organograma da Esc. Est. Prof. Guiomar de Almeida Peixoto

2.3 SECRETARIA ESCOLAR

Vista como o corao da escola, a Secretaria agrega em seus arquivos

todos os que passaram e contriburam para o funcionamento da escola, sejam eles
alunos, docentes e/ou funcionrios. Em seu quadro de funcionrios, nas Escolas
Estaduais de Alagoas, geralmente encontram-se os agentes administrativos e os
secretrios escolares.
A Secretaria da Escola tem como objetivo geral manter os registros, os
arquivos de documentao dos alunos e dos funcionrios, alm de comunicados e
expedies para apoiar o desenvolvimento do processo escolar, dando valor legal a
toda a documentao expedida com aval do Secretrio responsvel e da Direo da
Escola. No rol de objetivos especficos esto: i) a produo de documentos
escolares, em tempo hbil, com o mnimo de retrabalho possvel, e de forma
eficiente e eficaz; ii) atendimento ao pblico de forma polida e fornecendo o mximo
de informaes possveis; e iii) colaborao na organizao da documentao
produzida facilitando os processos de arquivamento.

A Secretaria da Escola Estadual Prof. Guiomar de Almeida Peixoto

funciona de segunda a sexta, de 8h s 21h e conta com um agente administrativo
por turno e uma secretria escolar que trabalha em regime de escala, com 40h
semanais.
Tabela 2 - Horrio de Funcionamento da Secretaria
TURNO
HORRIO
Matutino
8h 13h
Vespertino
13h 18h
Noturno
16h 21h
Escala
-

AGENTE
Vernica Santos
Robson Amorim
Samuel Correia (acadmico)
Elma Filguera (Secretria)

3 REFERENCIAL TERICO

3.1 CICLO PDCA

Tambm conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming um

mtodo gerencial de melhoria contnua refletido em 04 fases: P (planejar, do ingls
plan), D (executar, do ingls, do), C (verificar, check) e A (atuar corretivamente, em
ingls, act).
No desenvolvimento do Ciclo PDCA, cada atividade pode ser
relacionada com os seguintes desafios:
Figura 2 - Ciclo PDCA

FONTE: Campos (2004)

P PLANEJAR o estabelecimento dos objetivos e processos

necessrios para alcanar os resultados esperados, tendo como referencia os
requisitos dos clientes ou as polticas organizacionais.
D EXECUTAR a implementao dos processos decorrentes da
fase de planejamento.
C VERIFICAR o monitoramento e medio dos processos em
relao s polticas, obejtivos e requisitos da organizao. Neste momento
comparam-se os resultados alcanados com as metas desejadas.
A CORRIGIR e a definio das aes para a melhoria contnua no
desempenho do processo, com a deteco dos desvios e aplicao das correes
definitivas.
Em dada uma das etapas do Ciclo PDCA so utilizadas ferramentas,
conhecidas como Ferramentas Bsicas para a Qualidade e o MASP Mtodo de
Anlise e Soluo de Problemas.

3.2 MTODO DE ANLISE E SOLUO DE PROBLEMAS - MASP

O MASP Mtodo de Anlise e Soluo de Problemas um mtodo

de origem japonesa sendo tambm conhecido como QC Story.
A introduo do MASP na literatura foi feita por Campos (2004), sendo
que o mtodo apresentado como um dos componentes do Controle da Qualidade
Total, um movimento de propores muito mais amplas.
Reforando, Rodrigues (2013), afirma que o MASP se constitui de um
roteiro complexo, uma metodologia para manter e controlar a qualidade de produtos,
processos e servios. Ainda segundo Rodrigues (2013), o MASP um mtodo
descritivo, racional e estruturado que desenvolve os processos de melhoria contnua
nas organizaes, com vistas na resoluo de problemas e obteno de resultados
otimizados.
O autor ainda salienta que o MASP prescreve como um um problema
pode ser resolvido e no como ele resolvido.
Campos (2004) estabele que h uma distino entre mtodo e
ferramenta, sendo que mtodo a sequncia lgica para se atingir a meta desejada

e ferramenta o recurso a ser utilizado no mtodo. Portanto, de nada adiantar

conhecer diversas Ferramentas de Qualidade e no dominar o mtodo.
Embora seja decorrente do Ciclo PDCA, o MASP encontra pequenas
diferenas entre os mtodos, de acordo com a viso do autor, no entanto a estrutura
basicamente a mesma. Para este Reltorio foi adotado o mtodo difundido por
Campos e descrito no Quadro 1.
Quadro 1 - MASP e suas fases

FONTE: Campos (2004)

10

Para cada etapa do MASP h uma srie de ferramentas que pode ser
utilizadas que permitiro desenvolver cada etapa, preparando o passo seguinte, e
assim sucessivamente.

3.3 FERRAMENTAS BSICAS DE QUALIDADE

Para cada etapa do MASP necessrio o conhecimento das

Ferramentas de Qualidade. O uso dessas ferramentas auxilia a equipe responsvel
pelo MASP. Podem ser utilizados uma ou mais ferramentas em cada processo mas
o mais importante evitar o diagnstico e a soluo baseados somente em opinies,
tentativas e erros imcompletos ou no sistematizados (RODRIGUES, 2013).
O quadro a seguir apresenta as fases do MASP e as correspondentes
ferramentas de qualidade tendo por base o Mtodo sugerido por Campos (2004).
Quadro 2 - Ferramentas de Qualidade
FASE/PROCESSO
Identificao do problema
Observao
P
Anlise
D
C
A

Plano de Ao
Ao
Verificao
Bloqueio
Padronizao
Concluso

FERRAMENTA(S) EMPREGADAS(S)
Grfico de Pareto, estratificao, histograma
Grfico de Pareto; estratificao, listas de verificao
Brainstorm, Diagrama de causa e efeito, Pareto,
histograma.
Brainstorm, 5W2H
Divulgao do plano, treinamento, reunies
Pareto, histogramas e grficos.
Reviso do 5W2H, reunies, manuais
Relao dos problemas remanescentes, reflexo da
equipe sobre os procedimentos realizados

A seguir segue uma breve descrio de cada umas das Ferramentas

de Qualidade mais utilizadas no Mtodo de Anlise e Soluo de Problemas
MASP.

3.3.1 Estratificao
a diviso de um problema em estratos ou camadas de subproblemas, que origens distintas. um processo participativo, com a exposio de
opinies de todas as pessoas que possam colaborar com a anlise.

11

Na estratificao, estabelecido um problema e feita a pergunta como

o problema ocorre?. So elencados, a partir das respostas pergunta, todos os
subproblemas que geram o problema principal.
Segundo a regra de Pareto, recomendado utilizar no mnimo 2 e no
mximo 6 ou 7 fatores principais. Os demais elecandos devem ser categorizados
como outros.
A partir dos dados obtidos elaborada uma planilha para utilizao da
Lista/Folha de Frequncia.

3.3.2 Lista/Folha de Verificao

um formulrio ou planilha que viabiliza e facilita a coleta de dados

sobre a frequncia com que determinado fato ocorre para anlise posterior. feita a
coleta de uma certa quantidade de casos que apresetaram o problemas e seus
subproblemas, durante um determinado perodo. A partir de ento distribui-se a
frequncia de ocorrncia de cada estrato.
Tabela 3 - Exemplo de Folha de Verificao

12

3.3.3 Grfico/Diagrama de Pareto

O Grfico de Pareto foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto,

que realizou estudos e desenvolveu modelos matemticos para descrever a
distribuio desigual das riquezas (distribuio da renda per capita). Atravs de
grficos, mostrou que a maior renda estava concentrada nas mos de uma minoria
da populao. Ele chegou concluso de que 20% da populao ficavam com 80%
da arrecadao, enquanto para os outros 80% da populao restavam apenas 20%.
Essa assertiva ficou conhecida como Princpio de Pareto.
um grfico de barras elaborado com base nos dados coletados na
Folha de Verificao e permite priorizar os subproblemas separando os muitos
subproblemas triviais dos poucos vitais.
Grfico 1 - Exemplo de Grfico/Diagrama de Pareto

3.3.4 Histograma

13

O histograma um grfico de barras que tem por objetivo representar

uma distribuio de freqncia de uma varivel de interesse. Foi desenvolvido por
Guerry em 1833 para descrever sua anlise de dados sobre crime. Desde ento, os
histogramas tem sido apl icados para descrever os dados nas mais diversas reas.
uma ferramenta que nos possibilita conhecer as caractersticas de
um processo ou um lote de produto permitindo uma viso geral da variao de um
conjunto de dados. A manei ra como esses dados se distr ibuem contribui de uma
forma decisiva na ident i f icao dos dados. Eles descrevem a freqncia com que
variam os processos e a forma de distribuio dos dados como um todo.
Por vezes, o histograma utilizado em combinao com o Grfico de
Pareto e a partir dos dados obtidos na estratificao.
Grfico 2 - Exemplo de Histograma

3.3.5 Diagrama da Causa e Efeito

tambm conhecido como Espinha de Peixe ou Diagrama de

Ishikawa, em referncia ao seu idealizador, Karou Ishikawa, que a idealizou em
1943, na Universidade de Tquio.
Esta ferramenta permite mapear uma lista de fatores que afetam um
problema ou o resultado desejado. representado por uma linha central que termina
no problema/processo estudado e peerpendilarmente a esta linha desenhar retas
que indicam os subproblemas.

14

Figura 3 - Exemplo do Diagrama de Causa e Efeito

Para estabelecimento dos subproblemas so usadas ferramentas de

qualidade como o 5WH2 e a brainstorm (descritas abaixo) ou o agrupamento 6M.
O 5WH2 consiste nas respostas s perguntas (em ingls) What, Who,
When, Where, Why, How e How much, significando, respectivamente, o que, quem,
quando, onde, porque, como e quanto custa.
J o agrupamento 6M consiste na resposta aos itens Matria-prima,
Mquinas, Medidas, Meio ambiente, Mo-de-obra e Mtodo.

3.3.6 Brainstorm

uma tcnica de gerao de ideias desenvolvida por Osborn em 1938.

Brainstorm significa em ingls tempestade cerebral.
Sua filosofia bsica deixar vir tona todas as ideias possveis sem as
criticar durante sua exposio. Essa contribuio espontnea geralmente gera
solues inovadoras e criativas para os problemas.
Apesar da aparente informalidade no uso da brainstorm, existem regras
que permitem que os trabalhos durante sua execuo flua. Ausncia de prjulgamentos das ideias, apresentao das ideias tal como surgem, enfase na
quantidade e no na qualidade de ideias e reforo das ideias j sugeridas so
algumas das regras para uma boa brainstorm.

15

3.3.7 Fluxograma

O fluxograma um resumo ilustrativo das vrias operaes de um

determinado processo. utilizado tanto no planejamento como o aperfeioamento
dos processos nas organizaes.
No fluxograma utilizada uma simbologia padro que permite a leitura
por parte de todos os interessados nos processo.
Quadro 3 - Simbologia do Fluxograma

16

O fluxograma facilita a visualizao das diversas etapas que compem

um determinado processo, permitindo identificar aqueles pontos que merecem
ateno especial por parte da equipe de melhoria.
A seguir segue um exemplo de fluxograma de um processo.
Figura 4 - Exemplo de Fluxograma

3.3.8 5W2H

Essa ferramenta um documento organizado de forma a identificar as

aes e as responsabilidades de cada um no processo. Seu nome deriva das letras
iniciais das indagaes, em ingls, de What (o que), Who (quem), When (quando),
Where (onde), Why (por que), How (como) e How much (quanto custa).
Essa ferramenta extremamente til pois elimina qualquer dvida que
possa surgir sobre um processo ou suas atividades, sendo umas das mais fceis de
serem implementadas.

17

4 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

A principal funo da secretaria escolar a produo e escriturao de

documentos escolares dos mais diversos. O principal documento sem dvida o
Histrico Escolar um documento que apresenta de forma sinttica toda vida
acadmica do aluno, seu desempenho e as cargas horrias cursadas em cada
perodo letivo. O documento tambm contm observaes legais sobre a vida
acadmica do aluno.
O

Histrico

Escolar

confeccionado mediante

solicitao do

interessado, que pode utiliz-lo para comprovar escolaridade requerida por

universidades, empresas, rgos pblicos ou para a transfncia do aluno entre
escolas. Feita a solicitao, o prazo mdio de entrega de 90 dias.
No caso das solicitaes para que o aluno ingresse em curso superior
ou assuma cargo pblico necessrio que o Histrico Escolar seja revisado pela
Inspeo Escolar, setor dentro das Coordenadorias de Ensino responsvel pela
validao do documento, atravs da chancela. Esse procedimento tambm
necessrio nos casos onde o aluno muda-se para outro Estado brasileiro.
Figura 5 - Fluxograma do Histrico Escolar

18

O desenho do fluxograma apresenta todos os processos envolvidos

desde a solicitao devoluo da pasta do aluno ao arquivo e entrega do Histrico
Escolar ao solicitante.

4.1 PROBLEMA

Durante a execuo de sua funo na expedio de documentos, a

equipe da Secretaria da escola detectou problemas nos processos de confeco dos
Histricos Escolares. Esses problemas estavam refletindo negativamente, com
reiteradas reclamaes quanto prazos de entrega por um lado, por parte da
comunidade escolar; por outro, da Inspeo Escolar, devido aos erros de digitao e
de preenchimento equivocados, por exemplo.
Diante dessa situao, o acadmico sugeriu a implantao do Mtodo
de Anlise e Soluo de Problemas como ferramenta para otimizar os processos
existem e, diante do sucesso da implantao, extend-lo aos demais processos
pelos quais a Secretaria fosse responsvel.

4.1.1 Identificao do problema

Nesta etapa procurou-se estabelecer o problema do setor, como

descrito na apresentao do captulo, o alto quantidade de reclamaes quanto a
elaborao e entrega de Histricos Escolares.
Para a identificao foi realizada uma reunio, com uma breve
apresentao do MASP e de suas ferramentas de qualidade e o quanto de ganho
poderia se obter com a aplicao do mtodo.
Num segundo momento da reunio, foi definido qual o problema a ser
enfrentado, chegando a sentena SITUAES DOS HISTRICOS ESCOLARES.
Em seguida, foram elecandos possveis subproblemas, aplicando-se a tcnica da
brainstorm. Aps as exposies das opinies chegou-se as seguintes subproblemas,
j estratificados segundo a regra de Pareto.

19
Tabela 4 - Estratos do problema Histricos Escolares
1. Infomaes incompletas sobre a vida escolar do aluno
2. Falta de tempo na preparao do Histrico Escolar
3. Muitas atividades paralelas a confeo do Histrico Escolar
4. Erros de digitao
5. Erros na aplicao da legislao especfica
6. Outros possveis problemas

4.1.2 Observao do problema

No perodo de janeiro a abril de 2014, foram observadas as ocorrncias

dos subproblemas apontados na reunio, atravs de uma Folha de Verificao de
Frequncia elaborada a partir dos estratos da Tabela 4, ficando o acadmico
responsvel por esta tarefa.
Tabela 5 - Folha de Verificao de Frequncia dos Problemas
JAN/2014 ABR/2014
Histricos Escolares confeccionados
Janeiro
Fevereiro
Maro
Abril
Devolues / Problemas
ESTRATOS
1. Infomaes incompletas sobre a vida escolar do aluno
2. Falta de tempo na preparao do Histrico Escolar
3. Muitas atividades paralelas a confeo do Histrico Escolar
4. Erros de digitao
5. Erros na aplicao da legislao especfica
6. Outros possveis problemas

262
79
36
65
82
141
FREQUNCIA
10
49
36
08
29
09

%
7,1
34,8
25,5
5,7
20,6
6,3

4.1.3 Anlise do problema

Nesta etapa, os dados coletados foram apresentados equipe e

estabelecidas as causas principais em valores percentuais. As informaes
constantes da Tabela 5 mostram que no perodo em tela, foram confeccionados 262
Histricos Escolares, sendo que 141 tiveram a necessidade de retrabalho,
representando 53,8% do total produzido.
Do total de documentos que foram devolvidos, com atraso na entrega
ou que foram retrabalhados, 34,8% foram motivados pela falta de tempo na

20

preparao do Histrico Escolar. Outros 25,5% foram causados pelas atividades

paralelas pelas quais os agentes administrativos tambm so responsveis. Os
erros na aplicao da legislao especfica nas observaes dos Histricos
Escolares representaram 20,6%.
Estes estratos perfazem 80,9% do total de documentos que
necessitaram de retrabalho. Eles foram escolhidos para serem alvos da melhoria
contnua a ser implantada com o MASP.
A equipe estabeleceu que os valores de documentos retrabalhados
devia ser de 15% a partir da aplicao do MASP.

4.1.4 Plano de ao

Identificados

os

principais

subproblemas,

equipe

reuniu-se

novamente, agora com a participao dos Diretores, para o estabelecimento do que

deveria ser feito para a se resolver a situao.
Observando os dados obtidos na estratificao, a falta de tempo na
elaborao do documento e as atividade paralelas realizadas pelos agentes eram
problemas que se complementavam e podiam ser resolvidos com um nico plano de
aes. O terceiro problema apontado era ocasionado principalmente pelas
alteraes na legislao, tanto estadual quanto federal, relativas vida escolar dos
alunos, e a falta de atualizao desta documentao.
O Quadro 4 apresenta as aes acordadas pela equipe e aprovadas
Quadro 4 - Plano de Ao
PROBLEMA
Falta de tempo na preparao do Histrico
Escolar

Muitas atividades paralelas a confeo do

Histrico Escolar

Erros na aplicao da legislao especfica

PLANO DE AO
Estabelecer horrios de atendimento para a
comunidade escolar;
Estabelecer prazos diferenciados para as
diversas
finalidades
dos
Histricos
Escolares;
Redistribuir as diversas atividades por
agentes;
Estabelecer as prioridades de cada perodo
letivo;
Elaborar um caderno com as obervaes
legais aplicavis Escola;
Padronizar os formulrios para facilitar seu
preenchimento.

21

4.1.5 Ao

Com o plano de ao estabelecido, foi elaborado o cronograma das

aes eleitas e indicao dos respectivos responsveis. A ferramenta utilizada foi a
5W1H.
Quadro 5 - Aes - Estabelecer horrios para atendimento ao pblico
Estabelecer horarios para atendimento e Estabelecer prazos diferenciados para
O que
as diversas finalidades dos Histricos Escolares
Quem
Diretores / Secretria
Quando
ABR/2014
Onde
Escola/Murais/Direo
Garantir mais tempo para o funcionrio na elaborao do Histrico Escolar, para
Por que
que ele possa coletar informaes precisas, digit-las, fazer releitura e ento
imprimir o Histrico Escolar.
- Reunio com o Conselho para aprovao dos novos horrios;
- Publicao dos novos horrios de atendimento atravs de cartazes, avisos nas
salas, redes sociais e reunies com pais e responsveis;
- Novos horrios de atendimento:
MATUTINO: 8h 11h
VESPERTINO: 14h 17h
Como
NOTURNO: 18h 21h
- A sexta-feira dia de expediente interno (sem atendimento ao pblico)
- Novos prazos para histricos escolares
HISTRICOS ENCAMINHADOS A INSPEO: 90 dias a contar da data de
solicitao;
HISTRICOS ENTREGUES DIRETAMENTE AOS SOLICITANTES: 30 a 60 dias.
Quadro 6 - Aes - Muitas atividades paralelas confeco do Histrico Escolar
O que
Redistribuir as tarefas executadas pelos agentes da Secretaria da Escola
Quem
Agentes administrativos / Secretria
Quando
MAR/2014 ABR/2014
Onde
Secretaria
Evitar sobrecarga de trabalho e permitir melhor organizao das tarefas
Por que
executadas na Secretaria
- Diviso das tarefas como segue:
a) Educacenso: Samuel Correia
b) Transpal: Robson Amorim
c) Frequncia Bolsa-famlia: Elma Filguera;
Como
d) Sageal (Sistema de Gesto da Educao/AL): os agentes, de acordo com seu
turno.
e) Ponto dos Funcionrios: Elma Filguera
f) Histricos Escolares: os agentes, de acordo com seu turno.
g) Atendimento ao pblico: os agentes, de acordo com seu turno.
Quadro 7 - Aes - Erros na aplicao da legislao especfica
O que
Elaborar um caderno com as obervaes legais aplicavis Escola
Quem
Samuel Correia / Elma Filguera
Quando
MAR/2014
Onde
Secretaria da Escola; pginas da internet
Facilitar o preenchimento correto dos documentos, em especial do Histrico
Por que
Escolar, evitando devolues, retrabalhos e atrasos na entrega

22

Como

- Pesquisar na internet, nas pginas do Conselho Estadual de Educao, da

Secretaria Estadual de Educao e demais fontes de leis, a legislao especfica
aplicada a estes documentos.
- Montar um compndio com essas leis e distribuir a cada um dos agentes
administrativos;
- Atualizar, atravs de contato com a Inspeo Escolar, a legislao sempre que
necessrio.
- Criao de um formulrio de Ficha Individual de Desempenho de preenchimento
mais fcil e que agregue a legislao necessria feitura do Histrico Escolar
(Apndices A e B).

4.1.6 Verificao/padronizao

Para a verificao do MASP nos casos descritos, elaborou-se uma

comparao, com os Histricos Escolares produzidos no ms de maio/2014, em
valores percetuais, com os valores percentuais do meses descritos na Tabela 5
Quadro 8 - Comparao antes e depois do MASP
JAN/2014 ABR/2014
Histricos Escolares feitos
262
Devolvidos / retrabalho
141
% Devolvidos / retrabalho
53,8
ESTRATOS
FREQUNCIA
%
1. Infomaes incompletas sobre a
10
7,1
vida escolar do aluno
2. Falta de tempo na preparao do
49
34,8
Histrico Escolar
3. Muitas atividades paralelas a
36
25,5
confeo do Histrico Escolar
4. Erros de digitao
08
5,7
5. Erros na aplicao da legislao
29
20,6
especfica
6. Outros possveis problemas
09
6,3
TOTAL
141
100

MAI/2014
61
11
18,0
FREQUNCIA

02

18,2

02

18,2

00

00

04

36,4

01

9,0

02
11

18,2
100

A partir dos dados da tabela pode-se perceber que houve uma

significante diminuio do total geral de Histricos Escolares que necessitaram de
retrabalho, que antes representavam 53,8% e chegaram no ms de maio a 18,0%,
muito perto da meta estabelecida pela equipe, que foi de 15%.
Em relao aos estratos trabalhados no MASP, para o problema em
questo, a reduo tambm foi significativa, mostrando a eficincia destas
ferramentas.

23

Os dados apresentados equipe e as aes propostas nos Quadros 5,

6 e 7, foram tomados como referncias para futuras aplicaes do MASP em outros
processos sob responsabilidade da Secretaria da Escola.
Em contrapartida, verificou-se que os estratos Erros de digitao e
Infomaes incompletas sobre a vida escolar do aluno apresetaram elevao em
suas frequncias, o que ser objeto de outro MASP futuramente

24

5 CONCLUSO

A aplicao do Mtodo de Anlise e Soluo de Problemas MASP

mostrou a equipe de Secretaria da Escola Estadual Prof. Guiomar de Almeida
Peixoto que planejar, controlar e monitora a qualidade dos servios prestados
comunidade possvel, mesmo diante da reduzida quantidade de funcionrios do
setor.
O assunto apresentado era desconhecido da equipe, que, no entanto,
se empenhou na apliacao, seguindo as instrues e contedo propostos nas
reunies, sendo a construo coletiva do MASP o ponto positivo do trabalho.
A disciplina de Gesto da Qualidade, apresentada no Mdulo XV, foi o
apoio substancial para a elaborao deste estgio, e permitiu ao acadmico
apresentar aos seus colegas de trabalho temas at ento desconhecidos por eles
como processos, qualidade e planejamento, Ciclo PDCA e as Ferramentas de
qualidade.

25

APNDICE A FICHA INDIVIDUAL DE DESEMPENHO DO ALUNO ENS.

FUNDAMENTAL
OBSERVAES:
Rendimento Escolar
A partir de 2005, na Rede Estadual de Ensino de Alagoas, a mdia para aprovao de 50
(cinquenta) pontos.
Progresso Parcial:
Promovido(a) em Regime de Progresso Parcial de Estudos nos termos da Lei Federal n.
9394/96, art. 24, inc. III, Resoluo n. 08/2007 CEE/AL e Portaria n. 022/2008 SEE/AL,
ficando retido nos componentes curriculares de_______________________
Ensino Religioso:
NF - No Frequentou aulas de Ensino Religioso em conformidade com a Lei n. 9.475/97,
art. 3, Lei n. 9.394/96, art. 33 e Resoluo CEE/AL n. 03/2002
Ano Letivo de 2006
O ano letivo de 2006 foi validado com 75% do total da carga horria ofertada de acordo
com o que dispe o art. 5 da Resoluo 07/2007 CEE/AL e com a Portaria 115/2007,
sendo considerado aprovado o aluno que obtiver mdia igual ou superior a 5,0 (cinco).
Ensino Fundamental em 09 anos:
A Rede Estadual de Ensino de Alagoas adotou, a partir de 2007, o Ensino Fundamental em
09 anos, conforme Resoluo N. 08/2007 CEB/CEE-AL, de 17/04/2007.
Educao Fsica - Dispensa
Lei n. 9.394/96, art. 26, 3
Lei n. 10.793/2003, art. 1, inc.____
Outras Observaes:

Aos ___ dias do ms ________________ de ______

_______________________________________
Funcionrio(a) Responsvel

______________________________________
Secretrio(a) Matricula n.____________

______________________________________
Diretor Matrcula n.___________

26

APNDICE B FICHA INDIVIDUAL DE DESEMPENHO DO ALUNO ENSINO

MEDIO

OBSERVAES:
Rendimento Escolar
A partir de 2005, na Rede Estadual de Ensino de Alagoas, a mdia para aprovao de 50
(cinquenta) pontos.
Progresso Parcial:
Promovido(a) em Regime de Progresso Parcial de Estudos nos termos da Lei Federal n.
9394/96, art. 24, inc. III, Resoluo n. 08/2007 CEE/AL e Portaria n. 022/2008 SEE/AL,
ficando retido nos componentes curriculares de_______________________
Ano Letivo de 2006
O ano letivo de 2006 foi validado com 75% do total da carga horria ofertada de acordo
com o que dispe o art. 5 da Resoluo 07/2007 CEE/AL e com a Portaria 115/2007,
sendo considerado aprovado o aluno que obtiver mdia igual ou superior a 5,0 (cinco).
Educao Fsica - Dispensa
Lei n. 9.394/96, art. 26, 3
Lei n. 10.793/2003, art. 1, inc.____
Outras Observaes:

Aos ___ dias do ms ________________ de ______

_______________________________________
Funcionrio(a) Responsvel

______________________________________
Secretrio(a) Matricula n.____________

______________________________________
Diretor Matrcula n.___________

27

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: controle da qualidade total (no estilo japons). Belo
Horizonte: Nova Lima: INDG, 2004.
GODOY, Adelice Leite de. Ferramentas de qualidade. [Internet]. Disponvel em:
http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da-Qualidade/tutorialferramentas-da-qualidade.html. Acesso em: 09/04/2014.
MASP metodologia de anlise e soluo de problemas. Wikipedia. [Internet].
Dsponvelem:http://pt.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9todo_de_an%C3%A1lise_e_solu
%C3%A7%C3%A3o_de_problemas. Acesso em: 08/04/2014
RODRIGUES, Jorge Luiz Bernardes. Metodologia de anlise de soluo de
problema MASP como impulsionador da competitividade. [Internet].
Disponvel em: http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1731.
Acesso em: 08/04/2014.
SANTOS, Wagner Teixeira dos. Gesto da qualidade md. XV administrao.
Adap. por Oscar Bombanatti. So Paulo: UNISA, 2012.