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NDICE DE CONTENIDOS
1. Bho o alondra: Qu tipo de trabajador eres?
2. Agenda laboral: El tiempo ms ptimo para trabajar.
3. El da ms productivo de la semana en nuestra
agenda laboral.
4. Cunto tiempo perdemos cada da sin darnos
cuenta?
5. Factores que nos hacen perder el tiempo.
6. Organiza bien tu agenda laboral: Eustrs y Distrs.
7. Cmo completar todos tus objetivos (Primera parte)
8. Cmo completar todos tus objetivos (Segunda
parte)
9. Cambia de hbitos y cumple los objetivos de tu
agenda laboral.

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1. Bho o alondra: Qu tipo de trabajador

eres?
Cmo podemos optimizar una agenda laboral y organizar el tiempo de nuestros
equipos?

Planificamos las tareas de nuestros equipos generalmente en funcin de la

disponibilidad o de los huecos que tenemos en nuestras agendas, pero no
estudiamos particularmente las caractersticas generales de cada miembro del
equipo

De la misma manera organizamos nuestra agenda laboral individual, tenemos la lista

de tareas pendientes y vamos haciendo en funcin del rato que tenemos, sabemos
que no es la mejor manera de hacerla, y hasta llega algunos das en que tenemos la
sensacin, que no podemos acabar una tarea en un tiempo razonable, de la misma
manera tenemos la sensacin de que algunos das todo nos cunde mucho ms, y
resolvemos la misma actividad en slo 20 minutos. Esto no es fruto de la casualidad
que ese da estemos ms inspirados que el anterior, sino que es fruto de que hemos
encontrado nuestro momento virtuoso, y al final este momento es cuando nos
encontramos en nuestro da ms productivo de la semana, y la misma franja horaria
productiva a su vez.

Esto es diferente dependiendo de la persona, y hay diferentes tipos:

1. Alondras o matutinas: Les gusta levantarse temprano y son muy activos, el

mejor momento del da llega por la maana y en cambio, a medida que pasa la
jornada, se van encontrando ms cansados y malhumorados Algunos
estudios concluyen que a las 16:00 de la tarde es la peor hora para tratar
temas delicados con una Alondra. Alrededor del 20% de las personas son
consideradas alondras.

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2. Bhos o vespertinos: Las maanas son terrorficas, les cuesta despertar, son
muy callados a primera hora, tardan tiempo en activarse, y es a medida que
avanza el da cuando llegan a su mejor momento, los mismos estudios que
mencionaba arriba, hablan que hacia las 18:00 de la tarde comienza su pico de
actividad. Al igual que las alondras, alrededor del 20% de la gente est
considerada bho.
3. Intermedios (Colibrs): A este grupo pertenece la mayor parte de la poblacin,
alrededor del 60% de la gente son intermedios, es decir que no se encuentran
ni en un extremo ni en el otro.

A nivel individual es fundamental poder identificar nuestros ritmos circadianos para

aprovecharlos adecuadamente, en vez de intentar forzar nuestra manera de trabajar
para ir en contra de la naturaleza de nuestro cuerpo. De lo contrario acabaremos
consumiendo muchas energas y conseguiremos poca productividad.

Al igual que a nivel individual es importante encontrar nuestros ritmos circadianos, lo

mismo con nuestros equipos para organizar nuestra agenda laboral. Como
acabamos de mencionar tenemos biorritmos diferentes y acompaarlos en lugar de
forzarlos, nos permitir tener un mejor desempeo. Hay una dificultad adicional y es
que cada uno tiene biorritmos diferentes, por lo cual dentro de un mismo equipo de
trabajo nos encontraremos con personas diversas. Forzar a un bho a los horarios de
la alondra y viceversa es ir en contra de la fluidez de la persona.

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Si conseguimos organizar a nuestros equipos de manera que trabajen en sus

mejores horas de acuerdo con sus biorritmos, podemos llegar a conseguir un
aumento en la productividad y eficiencia de nuestra empresa, aparte de que los
empleados estarn ms felices con su empleo, lo que significa que sern ms fieles
a la empresa. A la hora de distribuir equipos sera importante preguntar y saber
exactamente qu tipo de biorritmo tienen los empleados, y de esa manera podremos
organizar sus horarios laborales correctamente. Lo mismo sucede con nosotros,
deberamos comprobar que tipo de trabajador somos, si alondras, bhos o colibrs,
antes de realizar ningn tipo de cambio.

Ahora que ya sabes que tipos de trabajadores existen segn sus biorritmos Qu
clase de trabajador eres?

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2. Agenda laboral: El tiempo ms ptimo

para trabajar.
No basta con reclamar ms productividad, hay que dejar que el personal, sea
productivo.

Cuntas veces has odo decir a alguien a las 09:00 en una reunin que a esas horas
an le cuesta arrancar, mientras ves a otros que estn al 120%. Mantener estas
dinmicas es ir siempre cojeando. Estn las empresas preparadas para permitir a la
gente ser ms productiva?

La sociedad industrial, como en muchos otros casos, ha ignorado esta diversidad y

ha fijado unos horarios que favorecen a quienes se levantan pronto. Al que madruga,
Dios le ayuda, y al resto, no tanto. Adems eso ha creado lo que llamamos el jetlag
social.

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Crear una agenda laboral ms flexible proporcionara beneficios, tanto para los
trabajadores y su salud como para las empresas a travs de la productividad. El
impacto de estas mejoras puede ser an ms amplio. Sabemos que el sueo tiene
implicaciones importantes no solo para la salud fsica, sino tambin para el estado
de nimo, el estrs o las relaciones sociales, as que mejorar el sueo, muy
probablemente, tendr otros efectos secundarios positivos. Pero el problema
principal aqu es saber cmo identificar nuestro mapa de productividad o, es ms,
cmo identificar el mapa de productividad de nuestro equipo de trabajo.

A nivel individual lo podemos intuir, despus hay el famoso cuestionario de Horne y

Ostberg, que respondindolo te ayuda a saber a qu tipo de cronotipo pertenece uno.
Pero el problema que aparece aqu es: Cmo podemos ayudar a los responsables de
equipos optimizar sus agendas laborales respetando a la vez los biorritmos de sus
equipos?

Por ejemplo, en la situacin de que hay que realizar una reunin con temas a tratar
bastante complejos y estratgicos, donde hay que tomar decisiones importantes y
requiera cierta creatividad. Cuando hemos de movernos en un entorno donde hay
todo tipo de perfiles, mejor buscar una franja intermedia donde la alondra y el bho
se encuentren pero aunque podran aplicar la proporcin de 20% de alondras, 20% de
bhos y 60% de colibrs para intentar determinar los momentos virtuosos de su
equipo siempre estaramos hablando de un mtodo aproximativo. El problema al que
se enfrentan los managers es que no disponen de datos objetivos sobre el
desempeo de sus equipos y de este tipo de decisiones, como otras muchas, se
toman de forma totalmente subjetiva.

Como podemos pretender, entonces, que las organizaciones permitan a las personas
ser productivas respetando sus biorritmos si somos incapaces de identificar el mapa
de productividad de nuestro equipo.

En WorkMeter realizamos en enero un estudio sobre una base de datos de 3.500

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usuarios de empresas espaolas que tienen instalada nuestra plataforma

tecnolgica que permite medir, entre otras muchas cosas, los niveles de
productividad y eficiencia tanto a nivel individual como grupal. Es decir que los
empleados tienen acceso a sus propios datos de productividad y aprenden a mejorar
la gestin de su tiempo y, a nivel grupal, los managers pueden ver los niveles de
eficiencia de sus equipos de trabajo y tomar decisiones ms acertadas en cuanto a
organizar las agendas y repartir las cargas de trabajo.

En primer lugar miramos cuntas horas la gente se pasa de media en la oficina y

vimos que la media est en 9h19min. Desde que llega hasta que se va. Este tiempo
incluye las pausas, la comida etc.. De todo este tiempo que estamos en la oficina,
solo estamos activos una duracin de 7h12min. Podemos ver que diariamente
tenemos un margen de 2h entre el tiempo de permanencia y el tiempo de actividad.

Ahora bien, cuando nos pusimos a estudiar la productividad, los datos fueron
sorprendentes. Primero se definen un listado de aplicaciones o actividades

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directamente relacionadas con las funciones del puesto de trabajo y se mide cunto
tiempo se invierte en estas tareas. Vimos que a esta no superaba 6h34min. Es decir
que de las 7h12min dedicamos 6h34min a actividades productivas directamente
relacionadas con nuestro trabajo, casi 3h de diferencia con el tiempo en que estamos
fsicamente presentes en la oficina. Mientras que los 38 minutos restantes los
dedicamos a actividades que no tienen que ver nada con el trabajo, es decir,
actividades personales.
Entonces, si realmente la productividad est en torno a la 6h30min del total de
9h20min que trabajamos, de nuevo podramos pensar que no debera ser tan difcil
instaurar un horario un poco ms flexible y adaptado al cronotipo de cada uno.

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3. El da ms productivo de la semana en
nuestra agenda laboral.
Qu da de nuestra agenda laboral es el ms productivo? Y qu da es el ms
eficiente?

En un estudio reciente que hemos llevado a cabo, comparamos los das de la semana
para averiguar cul era el da ms productivo. Si miramos la suma de horas de
productividad el da ms productivo sera en martes pero si lo comparamos con
actividad resulta ser el viernes. Los viernes donde observamos que se suele trabajar
menos horas, le gente es ms productiva (eficiente). Son varios los factores que
hacen que este da sea el ms productivo. Cuando finaliza la semana, tendemos a
hacer el repaso de todo lo que tenemos pendientes y la mayora necesitamos irnos
de fin de semana con la sensacin de haber dejado las cosas en orden.
Curiosamente, pese a ser el da de la semana en que menos horas se trabaja, resulta
mucho ms efectivo. Tenemos la ley de Murphy, la cual habla sobre la gestin del
tiempo.

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Ley de Murphy
Lo que viene a decir bsicamente esta ley es que la percepcin que tenemos del
tiempo, es totalmente flexible. Cuanto ms tiempo tenemos para ejecutar algo, ms
dilatamos la ejecucin en el tiempo y por contrapartida, cuanto menos tiempo, ms
rpidamente la ejecutamos. Nos adaptamos al tiempo del que disponemos. Eso hace
que pesar de tener menos horas efectivas el viernes, hace que la ejecucin sea ms
focalizada, concentrada y enfocada a finalizar.

Si los responsables de gestionar equipos de trabajo dispusiesen de un sistema de

medicin que les permita averiguar los da con mayor productividad podran
organizar su agenda laboral de forma ms ptima. Por ejemplo, podran programar
una reunin estratgica, donde hay que tomar decisiones importantes este da.
Se tratara de convocar con antelacin esta reunin con un orden del da bien
definido para que los asistentes la preparen correctamente.
Evidentemente slo valdra la pena si la reunin es productiva de los contrario
estaramos desperdiciando un da de alta productividad.

Dentro de nuestro estudio, constatamos que el 61% de las reuniones son

programadas y el 39% son espontneas. Todos los manuales de buenas prcticas

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sobre reuniones muestran que las reuniones imprevistas, las que no se han
preparado correctamente no suelen ser muy productivas por lo que habra que evitar
a toda costa tenerlas los das o durante las horas de mayor productividad, e incluso
lo razonable sera intentar eliminar el tiempo de reuniones no programadas, para as
optimizar el tiempo del que disponemos.

Segn nuestro estudio, la hora con mayor productividad es la comprendida entre las
12h y la 13h. Un momento virtuoso de la semana (probablemente el momento en que
se encuentren los bhos y las alondras) podra ser el viernes por la maana entre 12h
y 13h y, los responsables de equipos deberan reservar estas franjas horario para
tratar temas importantes con las personas de sus equipos.

A nivel individual se trata de optimizar nuestra gestin del tiempo. Si tenemos una
herramienta que nos muestra qu da somos ms productivo y sabemos en qu
momento del da nuestras capacidades cognitivas son ms altas debemos organizar
nuestra lista de tareas en funcin de estos datos y reservarnos estos espacios para
realizar aquellas actividades que requieren ms concentracin o que son ms
difciles. Evitar realizar en estos momentos virtuosos a tareas ms mecnicas como
por ejemplo, consultar o responder los emails en aquellas franjas horarias de alta
productividad.

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Generalmente, deberamos hacer un esfuerzo para intentar reducir el uso del correo
electrnico ya que es uno de los mayores ladrones de tiempo. Nuestro estudio
muestra que pasamos aproximadamente el 17% de nuestro tiempo leyendo o
contestando emails. Lo razonable sera que le dedicsemos el tiempo que le
dedicamos fuera de las franjas de productividad.

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4. Cunto tiempo perdemos cada da sin

darnos cuenta?
No trabajamos ms de 81 segundos de forma ininterrumpida en una aplicacin. En
parte es debido a uso o abuso de las alertas. Pop ups de emails, alertas en el mvil
etc

Se pierde mucho tiempo mirando simplemente un email, entre que vemos que hemos
recibido un email, vamos a nuestro correo electrnico, buscamos el email, lo abrimos
y lo respondemos o no ya hemos perdido bastante rato, sin sumarle que ahora
habremos de volver a reanudar la marcha de la actividad que estbamos realizando
antes de la interrupcin.

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Piensa que, al da, perdemos una hora debido a las interrupciones. Medimos el
tiempo de pausas inferiores a 10 minutos y vimos que representaba ms de media
hora de nuestra jornada. Aunque nuestras pausas duran en total unos 33 minutos,
cada vez que dejamos lo que estbamos haciendo, nuestro cerebro tarda unos 2
minutos en volver a su nivel de concentracin mxima, por lo cual el tiempo que
perdemos directamente en las pausas, ms el tiempo que perdemos intentando
volver a las actividades resulta ser un total de una hora al da.

Si no tenemos datos que nos permitan identificar nuestros momentos virtuosos,

podemos seguir como hasta ahora organizando nuestro tiempo rellenando huecos
pero cuando disponemos de una solucin que nos muestra nuestros picos de
productividad podemos optimizarlos tratando por ejemplo:

De evitar consultar el correo electrnico durante estas horas

Rechazando una reunin de ltima hora

Evitando interrupciones de compaeros etc.

Antes de ponernos a realizar cualquier ejercicio de planificacin, es necesario que

entendamos cul es nuestra actitud respecto a la gestin del tiempo. Para ello,
analizaremos los elementos que suelen estar detrs de las situaciones de caos o

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estrs y que dan lugar a que cualquier planificacin que queramos llevar a cabo,
simplemente fracase. Si no s de qu padezco, cmo voy a poder ponerle solucin?
Pues indaguemos.

Como primera reflexin, pregntate:

De qu te sirves para organizarte? Del reloj para agendar los compromisos que
tienes o las reuniones o las actividades pendientes, etc.? Es decir, piensas en lo que
tienes que hacer ese da y lo ubicas, ms o menos, en tu agenda laboral o sobre un
papel o incluso en tu cabeza o quiz ni lo piensas y te dejas llevar por lo que el da te
depare? Fjate, el reloj nos sirve para pensar en el da.

O por otro lado, Te sirves quiz de la brjula, en tanto que de manera muy frecuente
reflexionas sobre los principios, valores y compromisos que como profesional tienes
y que dentro del mbito donde desarrollas tu profesin, se espera que pongas de
manifiesto y que logres? La brjula nos sirve para orientar nuestro compromiso y
para ubicar nuestros objetivos.

En una etapa inicial de cualquier reto nuevo, solemos empezar por usar la brjula,
pensamos en aquello que es importante para nosotros y para la organizacin.
Solemos lograr visualizar el resultado que queremos obtener a medio / largo plazo.
A travs de esta reflexin, nos ponemos en marcha, empezamos a trabajar. Y desde
ese momento, solemos regirnos por el Reloj para organizarnos cada da.
Los das pasan volando, y todo va bien hasta que un da nos paramos, miramos a
nuestro alrededor y vemos que algo ha pasado durante el camino, de lo que no nos
hemos dado cuenta y que ha dado lugar a que el caos reine en nuestra vida.

Estamos colapsados, no llegamos a la mayora de las cosas que hemos de realizar,

vivimos en un estrs permanente por falta de tiempo y nadie parece darse cuenta de
la situacin tan dura que estoy atravesando, es ms, la montaa de tareas
pendientes sigue creciendo. Los das no nos dan ms de s y sentimos que hemos

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perdido el impulso inicial que tenamos.

Llegar a la situacin de desorden, caos, estrs o desorientacin, suele ser debido a

varios errores que cometemos en torno a la gestin del tiempo en nuestra agenda
laboral, como son:

1. No valorar la importancia del tiempo: al mnimo ladrn que aparece,

levantamos las manos y nos dejamos atracar! Si somos de fcil persuasin
por los ladrones del tiempo, tendramos que preguntarnos la razn por la que
nos dejamos llevar en lugar de hacer el esfuerzo de mantenernos focalizados.
Qu ganancia ests obteniendo?
2. Posponer una y otra vez la misma tarea y de manera reiterada otras tantas,
siendo casi una actitud normal en el trabajo. Es lo que se conoce como
Procrastinacin. Por eso hay que cumplir las tareas que nos hemos propuesto
para ese da en nuestra agenda laboral.

3. Colisin de intereses: Puede que lo que tengas que hacer no est alineado en
absoluto con tus intereses, deseos, objetivos o escala de valores y por ello no
le ests haciendo frente: Sientes un tira y afloja interno: por un lado sabes que
TIENES QUE y por otro lado NO QUIERES. No hay coherencia interna entre lo
que piensas o deseas, y cuando esto sucede, el nivel de estrs es muy elevado
Si para ti desarrollarte profesionalmente es muy importante, y sin embargo te
encuentras en una actividad laboral donde no se produce y la has de mantener
por necesidades econmicas, es posible que tu trabajo no fluya ya que una
vez cubierta las necesidades econmicas, nuestro umbral se eleva y
tendemos a anhelar el desarrollo profesional y ah es cuando se produce la
colisin de intereses interna generadora de distrs.

4. La falta de prioridades: muchas veces no definimos estas prioridades

realmente y si lo hacemos, es en base a la urgencia de los dems en lugar de
hacerlo en base a nuestros objetivos.

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5. Factores que nos hacen perder el

tiempo.
Pierde una hora por la maana y la estars buscando todo el da.- Richard Whately

Un error que solemos cometer es no crear planes de accin con tiempos de logro
definidos, es decir, no pensar en todas las acciones que tengo que hacer para
alcanzar mi objetivo.

Muchas veces no nos preparamos para posibles imprevistos. Tenemos tanto que
hacer en tan poco tiempo, que cualquier imprevisto nos descoloca por completo y
hace que tengamos que dejar de hacer lo que habamos pensado para ese da. Esto
puede tener un efecto tsunami en la planificacin de toda la semana: El no contar
con ellos, nos genera sensacin de estrs por no saber qu hacer con el resto de
tareas. Por eso hay que intentar dejar un hueco en nuestra agenda laboral para
posibles imprevistos.

-Tratar de abarcarlo todo a la vez: ya lo dice el refrn quien mucho abarca pues poco

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aprieta y es as. Si queremos abarcarlo todo, iremos saltando de una tarea a otra y al
final esto conlleva prdida de concentracin y reduccin del tiempo que hemos
podido ser productivos de haber estado focalizados en las tareas realmente
importantes. La multitarea no es productiva, es simplemente una necesidad con la
que a veces nos toca enfrentarnos, pero nada ms, trata de huir de ella.

-No filtrar adecuadamente visitas, llamadas y correos: si no tenemos criterio ni nos

marcamos lmites, no podemos esperar que los dems lo tengan por nosotros.
Depende de nosotros el aplicar o no un filtro adecuado.

-El exceso de reuniones o el exceso de tiempo invertido en las mismas, as como la

falta de organizacin en su ejecucin: en muchas organizaciones se abusa del uso
de reuniones y no existe una metodologa segn tipo de reunin (reunin informativa,
reunin ejecutiva, gabinete de crisis, etc.). Si no tienen un alto componente operativo
y carecen de estructura, solo roban tiempo.

-Uso excesivo de la expresin no tengo tiempo: tanto lo usamos que de verdad nos
lo creemos y lo aplicamos ya a casi cualquier situacin. Claro que tienes tiempo,
todos tenemos 24 horas, la cuestin es si tienes inters. El inters es un motivador
muy alto para encontrar el tiempo para lo que sea cuando sea. As que la prxima vez
que te veas tentado en decir no tengo tiempo prate, s honesto contigo mismo y di
para tus adentros no tengo inters en y sobre esa reflexin, vendr la
priorizacin sola ya que si la respuesta apunta a que no tienes inters sobre algo que
se supone es vital para tu trabajo, en ese momento podrs cambiar tus prioridades y
empezar a atender lo importante en lugar de lo urgente. Si apagas el piloto
automtico, te resultar mucho ms fcil ver de qu deberas estar ocupndote.

Y finalmente, la ms comn es la falta de compromiso en la gestin del tiempo: si no

nos lo tomamos en serio de verdad, si no tomamos conciencia de cmo est
afectando la gestin inadecuada del tiempo y de la agenda laboral semanal a nuestra
vida profesional, entraremos en un crculo vicioso con efectos negativos para nuestra

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salud personal y profesional.

Vamos a explicar algunas leyes sobre gestin del tiempo las cuales resultan muy
tiles cuando tengas que planificarte:

-Ley de Pareto: 80-20: Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio, mucho. El

20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados y El 20% de los asuntos
nos dan el 80% del valor. Por tanto, invierte tiempo en pensar los objetivos y tareas
clave, es decir, localiza cul es el 20% de los asuntos a los que deberas estar
dedicando todo tu esfuerzo para obtener los mayores resultados. La capacidad de
delegar es clave en la aplicacin de Pareto.

-Ley de Parkinson: Toda tarea se dilata indefinidamente, hasta ocupar todo el tiempo

disponible. El tiempo invertido en un trabajo vara en funcin del tiempo disponible.

No por tener ms tiempo, voy a ser ms eficiente, no lo olvides. La productividad no
es cuestin de cantidad de tiempo, es cuestin de organizacin de dicho tiempo. Por
eso, si te pones como plazo mximo 2 semanas pensando que as tendrs ms
tiempo, recuerda que no necesariamente ser as ya que irs dilatando esa tarea
hasta consumir gran parte del tiempo. Por eso, muchas veces, merece la pena
ponerse horizontes cortos (pero alcanzables) a fin de focalizarnos ms.

-Ley de Carlson: Todo el trabajo interrumpido, es menos eficaz y consume ms

tiempo que si fuera de una manera continuada El dato que antes proporcionamos
sobre el consumo de tiempo.

-Ley de illuch: Despus de un cierto nmero de horas, la productividad del tiempo

invertido decrece primero y es negativa despus. Es decir, muchas veces a lo largo
de la jornada laboral estar por estar ms tiempo en la oficina, no significa ser ms
productivo. Es preferible irse, y a primera hora de la maana retomar el tema, vers
como podrs resolver en 5 minutos lo que el da anterior te hubiese llevado una hora.

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6. Organiza

bien

tu

agenda

laboral:

Eustrs y Distrs.
El eustrs y el distrs son dos conceptos diferentes que pueden alterar nuestra
productividad, y por lo tanto, nuestra gestin de la agenda laboral.

La productividad crece con el estrs hasta alcanzar un punto ptimo, es lo que se

conoce como Eustrs. Mucha gente dice que trabaja bien bajo presin. Es porque
est en su punto lgido de Eustrs. Pero rebasado dicho punto, un aumento del
estrs hace disminuir el rendimiento, cada vez ms deprisa y es lo que se conoce
como Distrs. Eso coincide con nuestra propia intuicin (cuando comenzamos a
tener la percepcin de que estamos perdiendo el control de la situacin).

Es una lnea fina la que separa una situacin de otra, y est exclusivamente en
nuestra mano, estar en un lado o en otro. No se trata de dejar de hacer cosas o
negarnos aceptar encargos, se trata de aprender a gestionarlos y ubicarlos.
Los ladrones de tiempo que nos encontramos durante la jornada laboral pueden ser
de diferentes tipos:

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Algunos son de carcter externos, es decir, que vienen de fuera a alterar mi ritmo de
trabajo y otros son de carcter interno, es decir, que soy yo mismo quien lo estoy
generando con mi propia actitud.

La cuestin a partir de aqu es, qu ests haciendo al respecto?

Acaso porque sean factores externos, sientes que ya no hay nada que t puedas
hacer y efectivamente no haces nada ms all de lamentarte?
Y Acaso porque sean factores internos, asumes que tu es que eres as (dicho de
manera entrecomillada) y que no puedes cambiar?
En ambos casos, es exclusivamente responsabilidad tuya, decidir qu haces al
respecto. Los ladrones siempre van a estar ah, siempre, sean de un tipo o de otro, se
trata de integrarlos en nuestra vida, de generar estrategias para hacerles frente.

Ante el ladrn de esperar por respuestas podra agilizarlo cambiando de canal?

Podra anticiparme la prxima vez haciendo algo distinto para que no me suceda o
al menos lograr reducir los tiempos? La solucin fcil es decir que es responsabilidad
del otro, pero en ese caso estamos delegando la gestin de nuestro tiempo en
terceros y eso es lo que nos lleva a las situaciones de caos y descontrol. Toma las
riendas y piensa diferente, asume la responsabilidad desde la perspectiva de que
siempre hay algo que podemos hacer en nuestra mano de manera distinta para lograr
resultados diferentes.

Por qu permito los ladrones del tiempo?

Qu beneficio, sobre el cual seguramente nunca me he parado a pensar, estoy
obteniendo?
Si no hubiera un beneficio detrs, no los permitira.
Pinsalo. Qu tratas de proteger?

Sea lo que sea que ests intentando proteger, te est haciendo perder tiempo
productivo, por eso es importante que cuando vayamos a gestionar nuestra agenda
laboral, antes de echarle la culpa a alguien, nos miremos al espejo y veamos si la

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verdadera razn por la que las cosas no funcionan es nuestra culpa, de esa manera
sabremos con certeza lo que se tiene que cambiar. Hay que recordar que siempre es
ms fcil cambiarse a uno mismo que cambiar a los dems. Adems, nuestro
esfuerzo por intentar mejorar puede llegar a servir de motivador para que otros
empleados empiecen a hacer lo mismo, de esa manera podremos llegar a agilizar los
procesos que antes nos hacan dedicar muchas horas de nuestro tiempo.

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7. Cmo completar todos tus objetivos

(Primera parte)
Nuestra agenda laboral est llena de objetivos que nos habamos propuesta, pero
que por alguna razn u otra jams hemos llegado a realizar.

Define tu objetivo
Sin objetivo, no puedo delimitar un plan de actuacin y sin plan de actuacin, no
puedo delimitar el tiempo que voy a invertir y si no delimito el tiempo, soy totalmente
reactivo. Crea un objetivo SMART:

S: Especfico: Haz un enunciado claro, divdelo en fases.

M: Medible: Cunto tiempo voy a invertir y durante cunto tiempo?

A: Alcanzable: analiza los recursos con los que cuentas (personal, formacin,
presupuesto)

R: Realista: Da un paso adelante, y piensa qu podras llegar a lograr si te lo

propusieras. No confundas realista con ser pesimista o con escapar de la
situacin.

T: Delimitado en el Tiempo: Marca fechas y apunta los objetivos en tu agenda

laboral para no olvidarte.

Project: define las tareas necesarias para llegar a tu objetivo y qu logros

intermedios tienes que ir consiguiendo. Ponles luego fecha. Cualquier trabajo puede
ser enfocado como un proyecto, si nos lo tomamos verdaderamente como un reto y
reflexionamos sobre nuestra razn de ser en la organizacin.

Empieza a Priorizar
Un indicador claro de que estamos dejando de atender lo importante, es cuando no
paramos de tener urgencias.

Las urgencias nacen de la desatencin de lo Importante, por tanto, si voy a lo

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Importante, con un 20% de esfuerzo, conseguir un 80% de resultados!! Y el nivel de

urgencias, se reducir. Cmo saber si la tarea es Urgente o es Importante?

Pregntate PARA QU hay que hacer esta tarea? La respuesta te dir si es

importante o si es urgente.

Pregntate POR QU hay que hacerla? La respuesta te dir lo prioritario que

es su ejecucin.

Qu hace que nos dediquemos a las tareas urgentes de manera indiscriminada?:

Que generalmente, se pueden solucionar de manera ms sencilla.
Requieren adems nuestra atencin inmediata porque suelen tener un carcter
impositivo; pero no solo eso, adems, pueden llegar a generarnos dependencia y la
ilusin de ser imprescindibles para solucionar asuntos.

Piensa en todas las ocasiones en las que has realizado algo que era muy urgente
para alguien y que despus, hasta al cabo de varios das, la otra persona ni se lo ha
mirado. era realmente urgente? e importante?

Por ello qutate el traje de bombero (deja de apagar fuegos todo el da) y controla si
tienes tendencia pirmana, que es la necesidad de solucionar asuntos para sentirte
imprescindible: pero ojo, no digo que sea un problema. Es un problema desde el
momento en que interfiere en tus objetivos finales y se convierte en tu medio de
relacin.

Se asertivo
El decir NO a los elementos externos, depende EXCLUSIVAMENTE de ti. Por tanto, si
no haces esta reflexin, difcilmente podrs cambiar nada.

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Qu razn puede haber detrs de la dificultad en decir NO?:

Por ejemplo Miedo a las consecuencias de ser juzgado y rechazado porque la otra
persona no entienda tus razones o Miedo a perder tu imagen (quieres ser una
persona apreciada por encima de todo) entre otras razones.

Cules son las consecuencias de no saber decir NO?:

Carga de trabajo aumenta constantemente

El planificar se convierte en algo realmente difcil ya que no paran de llegar

cosas nuevas (marrones generalmente), por lo que es imposible tener
organizada tu agenda laboral.

Los plazos comienzan a incumplirse (por no poder planificar)

La imagen interna que uno se genera de s mismo: imagen negativa por tener
la sensacin de que se deja avasallar.

La falta de asertividad, genera mucha frustracin y rabia y sensacin de ser

manipulado.

La comunicacin con los otros se empieza a ver altera ya que sobre reacciona
a ciertas cosas y el otro, no entiende su actitud.

Comienzan a surgir los malentendidos y las distancias.

Al final, uno se acaba aislando del resto sin saber cmo ha llegado hasta ah.

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Replantate tu perfeccionismo
Qu le da valor a lo que haces y qu no?
Todo aquello que no le da valor y le ests dedicando una gran parte de tiempo, es un
problema, y ese problema, es un Ladrn Interno del tiempo.

Cmo se puede evitar caer en la trampa del perfeccionismo?

1. Piensa a quin puedes pedir apoyo y ayuda antes de comenzar. Esta es una de
las grandes dificultades a las que se tendr que enfrentar una persona
perfeccionista.
2. Define qu es lo ms importante del proyecto o trabajo que tienes que llevar a
cabo y qu no es tan importante. Enfcalo pensando en qu es lo que va a
valorar realmente la persona que recibe tu trabajo hasta qu punto va a
valorar el formato? o ese anlisis? (si es otro perfeccionista, date por
perdido.)
3. Mrcate plazos y no seas flexible con ellos hasta que hayas logrado cambiar
de hbitos.

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8. Cmo completar todos tus objetivos

(Segunda parte)
Si el tiempo es lo ms caro, la prdida de tiempo es el mayor de los derrochesBenjamin Franklin.

Deja de procrastinar
En lugar de preocuparte, ocpate. La inversin de tiempo en pensar que hay que
hacer algo y que luego no se hace es muchas veces superior al tiempo que lleva
ejecutarla. Y en el caso de que sea ms tiempo, no compensa por el nivel de angustia
interna que genera saber que algo est siendo desatendido.

Por qu procrastinamos? Puede haber varias razones:

Por el miedo al fracaso (Debido a la falta de confianza en uno mismo,

tendencia a postergar para evitar plazos y evaluaciones)

Por exceso de perfeccionismo (Atencin excesiva a los detalles. Miedo a

decepcionar a los otros)

Por tener cierto Espritu Rebelde (Hay personas que no cumplen los plazos
porque lo consideran como sumisin simplemente)

Por el deseo de Adrenalina (Hay personas que necesitan de situaciones de

crisis para avanzar)

Por falta de Organizacin (No se tienen en cuenta los imprevistos)

Por falta de Motivacin (se cae en el victimismo y no trata de buscar

alternativas y/o soluciones)

Adems de todo eso, hay un estudio que dice que cuando realizamos la tarea que
tenamos planificada, el cerebro libera dopamina, se activa el rea de la recompensa.
Esa sensacin es la que nos hace decir las cosas con esfuerzo se valoran ms.
Pues hay personas que con solo comentar que van a ejecutar algo, su cerebro ya
activa el rea de la recompensa y libera la dopamina, por tanto, desaparece la
motivacin para ir en busca de la sensacin de recompensa pues que ya la han

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tenido. La recomendacin que se hace en estos casos es al contrario que para las
otras personas, no decir en voz alta aquello que se planifique dado que en lugar de
generar un autocompromiso, hace que el compromiso desaparezca.

Sal de la trampa de la actividad

Hemos pasado del estar ocupado como medio para lograr objetivos, a convertir el
estar ocupado en un fin en s mismo Desgraciadamente, usamos el trmino una
persona muy ocupada como sinnimo de una persona muy importante.
Parece que solo nos sentimos justificados cuando la actividad que desarrollamos,
implica movimiento y conlleva accin. Por eso, nos resulta ms tentador reaccionar,
ya que ser proactivos requiere un periodo de inactividad aparente (reflexin) y
sabemos que no todo el mundo, valora o entiende esa falta de accin.

Planifica las reuniones

Elabora un Orden del Da delimitado con puntos y tiempo que se va a invertir en
cada uno de ellos. Envalo a los asistentes.

Indica la hora de inicio y la hora finalizacin. Resalta la importancia de la

puntualidad. Indica la obligatoriedad de la asistencia. Apntalo en tu agenda laboral,
y encrgate de que los dems tambin lo apunten en sus agendas.

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Si presides la reunin, dirige el debate y resume las conclusiones (feed-back).

Se ha de determinar de antemano, quin elaborar el Acta, para que vaya tomando
nota. El acta debe despus enviarse mximo 48 horas despus.
Si puedes lidera evita la dispersin o exceder el tiempo que se defini.
Cierra siempre la reunin con plan de accin: qu, quin, cmo, cundo, dnde, con
qu se van a hacer los temas que han quedado pendientes o que sean necesarios
desarrollar.

Favorece la concentracin
Por si no tuviramos bastante con los clsicos ladrones del tiempo tipo: entradas
constantes de emails y llamadas telefnicas, ahora en nuestra vidas, la irrupcin de
las redes sociales y de herramientas para estar ms interconectados hacen que haya
muchos ms canales. Por ello, resrvate rangos del da donde estar solo disponible
por un canal (o ninguno), y tambin resrvate un rato para consultarlos,
preferiblemente al medioda.

Para finalizar vamos a dar unas recomendaciones tiles:

1. Reserva tiempo no solo para los problemas, sino tambin para las
Oportunidades. Utiliza herramientas para ir anotando las oportunidades y
asgnate un da a la semana para revisarlas y trabajarlas todas (ej.: viernes a
primera hora de 08:00 a 09:00)
2. Decide cunto tiempo podrs dedicar a cada tarea, no pienses en cunto va a
llevarte la tarea en s (Parkinson.)
3. Para una tarea corta, siempre se encuentra un minuto. Para una tarea larga,
nunca se encuentra tiempo: desgrana el proceso que has de acometer y
agrupa por conjunto de tareas, de modo que si sufres una interrupcin, hayas
podido terminar una agrupacin que te habas marcado.
4. Busca tu hora tranquila del da para planificarte. Lo ideal es a primera hora de
la maana, pero si no puedes por la razn que sea, no dejes de hacer en algn
otro momento del da.
5. Si quieres tener ms tiempo para algo, primero has de decidir, de dnde te lo
vas a quitar. Decide qu dejars de hacer?

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6. Maneja el tiempo como si fuera dinero: cunto ests dispuesto a invertir en

cada actividad? es rentable?

Recuerda: Una tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas ms veces la

interrumpimos y reanudamos y Aquello que planificamos, ocurre ms fcilmente. Por
eso consulta tu agenda laboral regularmente para no pasar nada por alto.

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9. Cambia de hbitos y cumple tus

objetivos de tu agenda laboral
Para poder mejorar tu productividad y eficiencia hace falta que te marques objetivos
de mejora personales.

Comienza marcndote 10 objetivos de mejora, es decir, 10 comportamientos que te

gustara adoptar y prioriza poniendo el orden en que te gustara lograrlo, siendo el 1
el ms urgente para ti.

En base a tu seleccin, escribe una palabra clave para ti por cada seleccin y por
orden de prioridad e importancia. El objetivo es que te ayude a recordar, dnde has
puesto el foco para cada una de las situaciones deseadas anteriores. Esta palabra
puede ser una competencia, un nombre, o incluso un dibujo.

Ahora, para tener xito en cualquier iniciativa de cambio que quieras emprender en
cualquier rea de tu vida, es necesario que elabores un plan de accin detallado.

Para hacer esto hace falta seguir unos sencillos pasos:

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1. Hacer una lista de las tareas que hay que realizar.

2. Poner fechas a los objetivos y revisar tu agenda laboral cada final del da
(puedes hacerlo de manera individual o con tu equipo, dependiendo de cmo
quieras mejorar).
3. Apuntar todas las ideas en un documento de manera desordenada, y despus
ordenarlas y clasificarlas.
Cuando te sientes a organizar, hazlo elaborando primero una lista con todos los
asuntos pendientes y oportunidades detectadas.
Despus, ve plantendote las siguientes preguntas para cada lnea y crate una tabla
como la que te muestro. Al principio puede ser pesado, pero es la mejor manera de
estructurar el pensamiento y descargar a la mente para poder realizar otras cosas (en
lugar de tenerla ocupada con los tengo que que no se me olvide).

Una vez hayas hecho esto y sepas qu y cundo lo vas a hacer, llvalo a nivel de
detalle, es decir, ponle hora del da, y durante una semana, pon al lado, la agenda
laboral real que has ido teniendo. Esto te servir para detectar con total claridad, tus
mayores ladrones del tiempo (dejemos las percepciones y empecemos a medir de
verdad)

Para ir finalizando, grbate esta serie de principios bsicos:

Planifica por adelantado.

Considera la agenda laboral del resto para planificar (mira disponibilidades en

Outlook)

Agrupa las tareas segn las capacidades requeridas.

Programa actividades de descanso.

Promete menos y cumple ms.

Haz un seguimiento de los procesos iniciados (usa el marcador de tareas de

Outlook)

Delega todo lo que se pueda.

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Usa herramientas que te faciliten

Establecer parmetros para decir no.

Ten en cuenta tu curva del rendimiento.

Aprovecha los potenciales tiempos muertos (desplazamientos, inicio

reuniones, etc.) llevando contigo herramientas que te permitan trabajar.

Durante todo este tiempo, has estado en tu zona de confort respecto a la gestin del
tiempo. La zona de confort es el lugar desde donde interacciones con el mundo con
el piloto automtico puesto, te dejar llevar por tus hbitos y rutinas. Ests en tu zona
de confort incluso cuando ests a disgusto con lo que ests viviendo. Nos es ms
cmodo a veces quejarnos que ponernos en movimiento para generar un cambio.
Solo sales de ella cuando decides dar un cambio. Dar el primer, el segundo y el tercer
paso, cuesta mucho trabajo, pero es la nica forma de que las cosas sucedan, nadie
lo puede cambiar por ti, nadie puede hacerse responsable de tus logros ni de tus
fracasos, nadie ms que t mismo, as que, qu ms razones necesitas para
intentarlo? As que, sal de tu zona de confort, ya!

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