INCORPORACIN DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y DE COMUNICACIN

(TICs) EN INDUSTRIA DEL SECTOR FARMACUTICO PYMEs

INCORPORATION OF INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES

(ICT) IN PHARMACEUTICAL SECTOR INDUSTRY - SMEs

Elizabeth Garca Gonzlez, egarciag@unal.edu.co

Grupo de Procesos de transformacin de materiales para la Industria Farmacutica.
Departamento de Farmacia. Facultad de Ciencias. Universidad Nacional de Colombia. Bogot,
Colombia

RESUMEN

Las tecnologas de la Informacin y la comunicacin son herramientas valiosas dentro del

entorno productivo de Industria del sector Farmacutico, sin embargo su implementacin es
limitada en PYMEs debido a la falta de conocimiento tcnico para su correcta seleccin e
implementacin. En particular, se estudiaron las caractersticas bsicas de Software para manejo
de Informacin en el rea de Produccin de Industria Farmacutica, desde un punto de vista
funcional. Se identificaron tres mdulos que integran un sistema de este tipo: Mdulo de Manejo
de Inventario, Mdulo de Control de la Produccin y Mdulo de Planeacin y Programacin de
la produccin. La integracin de estos mdulos permite la sistematizacin de la Informacin
manejada en reas Productivas. Desde el punto de vista de manejo de recursos en la
organizacin, estos sistemas pueden construirse sobre filosofas o tcnicas como MRP II, JIT
JIT- MRPII. La eleccin de esta filosofa responde a un anlisis de las polticas de manejo de
Inventario, del tipo de actividad econmica de la organizacin y del costo de manejo de
Inventario. Por otra parte, se describe el proceso de Incorporacin de TICs en las organizaciones,
para asegurar el xito en la incorporacin de este tipo de herramientas.

SUMMARY

Information and communication Technologies are valuable tools in the Pharmaceutical

production environment, however their implementation is limited in SMEs due to the lack of
technical knowledge for their adequate selection and implementation. In particular, it was studied
the Softwares basic features for Information management in Production Areas of Pharmaceutical
Industry. There were identified three modules that integrate a system of this kind: Inventory
Management Module, Production Control Module and Production Planning and Scheduling
Module, their integration leads to the systematization of the Information management in
productive Areas. From the point of view of resources management in an organization, these
systems can be built above philosophies or techniques such as MRP II, JIT or JIT MRP II. The
choice of this philosophy answers to the analysis of the Policies for Inventory Management,
organizations economical activity and costs of Inventory Management. On the other hand, its
described the ICTs Incorporation Process in organizations, to ensure the incorporation success of
this kind of tools.
Palabras clave: Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, Manejo de Inventario,
Control de la Produccin, Planeacin y Programacin de la Produccin, JIT, MRP II, Industria
Farmacutica.
Key words: Information and communication technologies, Inventory Management, Production
control, Production Planning and Scheduling, JIT, MRP II, Pharmaceutical Industry.

INTRODUCCIN

Las Tecnologas de la informacin y la comunicacin (TICs) son la combinacin de bienes y

servicios cuya funcin es captar, transmitir y mostrar datos e informacin por va electrnica.
En el caso de los bienes, estos deben ser destinados a cumplir la funcin de procesamiento de la
informacin y la comunicacin, incluida la transmisin y la pantalla, y deben utilizar el
procesamiento electrnico para detectar, medir y / o registrar fenmenos fsicos o controlar un

proceso; y en cuanto a los servicios, estos deben tener la intencin de activar la funcin de
procesamiento de la informacin y la comunicacin por medios electrnicos [1].
Las Tecnologas de informacin y comunicacin (TICs) abarcan los sistemas de manejo de
informacin, claves dentro de cualquier organizacin ya que les permite GESTIONAR,
ORGANIZAR y PLANEAR todas las actividades a realizar dentro de ella en pro de su
crecimiento, por lo que pueden resultar una ventaja competitiva a la hora de afrontar los retos de
conservacin y ampliacin del mercado a los que se enfrenta la Industria Farmacutica Nacional.
La inclusin de este tipo de tecnologas por parte de la Industria Farmacutica no es una decisin
sencilla a tomar, ya que la eleccin e implementacin de un sistema de informacin formal
(Software de manejo de informacin) repercute directamente en los procesos y en los requisitos
de aseguramiento de calidad como lo es la documentacin, fundamental desde el punto de vista
regulatorio, administrativo y productivo.
El enfoque de este trabajo es el estudio de Sistemas de manejo de Informacin para el rea de
Produccin; que puedan brindarle ventajas competitivas especficamente a PYMES del sector
Industrial Farmacutico.
Existen en el mercado muchas herramientas de software para manejo de informacin en
manufactura, luego la pregunta real es Segn las particularidades en cuanto al tipo de
produccin caracterstico del sector (por lote y documentada), y la flexibilidad requerida por
parte de la herramienta, cul es la mejor opcin de Sistema de informacin para PYMES?
Con la intencin de contribuir a solucionar este interrogante, se plantea el estudio de las
exigencias y atributos de los diferentes sistemas de informacin disponibles en el mercado, con el
fin de identificar aquellos requerimientos funcionales que responden mejor a las necesidades de
las PYMES del sector, y que permiten mayor flexibilidad de estas herramientas, de modo que
puedan implementarse de manera exitosa en este tipo de organizaciones.

METODOLOGA

El estudio de la Incorporacin de TICs en Industrias del Sector Farmacutico PYMEs fue

realizado a partir del anlisis de reportes de literatura, bases conceptuales de uso de sistemas de

informacin en el sector productor. Se realiz un ejercicio de vigilancia tecnolgica, consultando

la red de internet y una revisin bibliogrfica para la caracterizacin tanto de los sistemas de
informacin para produccin como del ambiente productivo farmacutico. Los resultados del
analisis fueron los requerimientos funcionales para un sistema de informacin de uso en la
industria farmacutica. Por ltimo, se estudi la manera de realizar la incorporacin de estas
herramientas en una organizacin productiva del Sector Farmacutico, de modo que se asegurara
el xito de la implementacin y uso de estas herramientas.

RESULTADOS Y DISCUSIN

De acuerdo con el manejo de materiales y de planeacin de la produccin que se lleva a cabo en

general en la industria farmacutica productora a travs de los sistemas de informacin, se habla
bsicamente de filosofas para la construccin de estos sistemas como lo son JIT (Just in time) y
MRPII (Manufacturing resources planning) incluso hbridos de las dos.
Justo a tiempo (JIT) es una filosofa de gestin de la produccin que pretende satisfacer la
demanda en lo posible eliminando los desperdicios, considerados como todo lo que sobrepasa la
cantidad mnima de equipos, materiales, personal y tiempo de trabajo estrictamente necesarios
para la produccin. Este desperdicio puede ser bien sea de sobreproduccin, tiempos de espera,
transporte, inventario, procesamiento, movimiento, entre otros.
La filosofa JIT trabaja bajo la premisa de una completa armona de la cadena de suministro
donde no se producen excesos, luego nicamente la demanda real en uno de los eslabones de la
cadena de suministro hace que los eslabones que preceden a ste produzcan para reemplazar la
demanda, por ello se denomina un sistema pull, de ste modo se evitan los costos de
mantenimiento de inventario, ya que en realidad slo se trabaja sobre demanda real. Este sistema
atribuye a los inventarios el enmascaramiento de problemas de produccin como lo son tiempos
de inactividad de una mquina, delitos del vendedor, desperdicios, filas de trabajo en curso, entre
otros.
En cuanto al control del proceso, esta filosofa propone el sistema de tarjetas Kanban, que indican
e Identifican completamente el flujo de materiales y operaciones, son rtulos de identificacin de

materiales y/o productos en proceso acompaados de la instruccin de la operacin a realizar,

funcionan como documentos iniciadores de procesos. ste sistema hace parte del control de flujo
de materiales, y mantiene que no se realizar ningn trabajo a menos de que sea ordenado por un
Kanban, esto evita el desperdicio, y mantiene controlado el inventario de Producto en Proceso
(WIP) [2, 3], de modo que evita la confusin en procesos, cumpliendo de este modo con uno de
los pilares de la Buenas Prcticas de Manufactura (BPM).
La filosofa MRP II, consiste en la planeacin a largo plazo de la demanda de un producto. Se
basa en la estructura del producto, desagregndolo en sus componentes en lo que se denomina
una lista de materiales (BOM: Bill of materials) que incluye para cada producto los elementos
que lo componen y su respectiva proporcin dentro del producto. El tipo de planeacin que
plantea la filosofa MRP II se fundamenta en el control del inventario para asegurar el
cubrimiento de la demanda. La implementacin de un sistema que trabaje con esta filosofa,
requiere bastante soporte administrativo por cuanto el xito de su funcionamiento est en la
integracin de los procesos de compra de materias primas, produccin, ventas de producto
terminado y manejo de inventario [2].
La mayora de desarrollo de software de manejo de informacin para la produccin ha sido
enfocada hacia la industria de manufactura. Sin embargo, la industria farmacutica se caracteriza
por encontrarse dentro del grupo de las industrias de procesos, que se define segn la Sociedad
Americana de Produccin y Control de Inventario (APICS) como Industrias cuya forma de
produccin agrega valor a los materiales mediante operaciones de mezcla, separacin,
reacciones qumicas [4], lo cual la diferencia bastante de las industrias de manufactura en cuanto
a las variables relevantes del proceso para las funciones de Manejo de inventario, Planeacin y
programacin de las actividades de produccin.
Dentro de un sistema de manejo de informacin para el rea de produccin en industria
farmacutica, puede distinguirse de acuerdo a sus funciones, tres mdulos diferentes; el
mdulo de Manejo de inventario, el Mdulo de planeacin y programacin de actividades, y el
Mdulo de control. Estos mdulos deben estar interconectados de modo que la informacin de
estos sea integrada para el buen funcionamiento del sistema.

1.

ATRIBUTOS

DE

LOS

MDULOS

DE

MANEJO

DE

INVENTARIO,

PLANEACIN Y PROGRAMACIN DE LA PRODUCCIN Y CONTROL DE

LA PRODUCCIN

La identificacin de los atributos de estos mdulos facilita la desagregacin de los requerimientos

funcionales particulares a Industria Farmacutica, segn su tipo de produccin, como se ver a
continuacin:
1.1.

Mdulo de manejo de inventario:

El manejo de las materias primas en las industrias de procesos generalmente tiene

restricciones especficas debido a que en el caso de estas industrias se trabaja con materias
primas perecederas (con fechas de expiracin), a diferencia de la gran mayora de las
materias primas utilizadas por la industria de manufactura [5]. Esto condiciona el sistema
de inventario que se considera como ideal para este tipo de industria, que por lo general
maneja FIFO (First in, first out) FEFO (First expires, first out).
Algunas materias primas necesitan de condiciones especiales para su almacenamiento y
conservacin, luego las reas o capacidades de los equipos con los que se cuente
representan otra limitante en cuanto a la cantidad de pedido que puede ordenarse y por
supuesto mantenerse [5], lo que influencia directamente la funcin de manejo de
inventario, adquisicin de materias primas, y desde luego la de planeacin y
programacin de la produccin.
En Industria Farmacutica, hay diferentes clasificaciones de materias primas, materiales y
productos, y cada una debe estar contemplada dentro del sistema de manejo de inventario,
para su codificacin en el sistema. Tales categoras generalmente pueden ser:
Segn su estado en la organizacin:
o Materia prima en cuarentena (an no liberada por Control de Calidad para su uso
en el proceso de manufactura).
o Materia prima liberada por control de calidad.
o Producto en proceso
o Graneles
o Producto terminado (sin liberar)
6

o Producto terminado liberado.

o Productos producidos en planta como sistemas de apoyo: agua y aire comprimido.
Segn su funcin en el producto:

Principios activos

Excipientes

Envases y empaques, etiquetas, accesorios para dosificacin, material de

codificacin interna.

Insumos que no se incorporan al producto pero que son necesarios en algunas

operaciones: Detergentes, desinfectantes y sanitizantes para limpieza de equipos,
reas de produccin, uniformes, e indumentaria

Segn condiciones de almacenamiento

 Materias primas voltiles.
 Gases industriales
 Materias primas higroscpicas.
 Materias primas y producto terminado que requieran cadena de fro para su
almacenamiento.
 Materias primas y producto terminado controlados por el Fondo Nacional de
Estupefacientes.
 Materias primas estriles.
 Materias primas y producto terminado que no exigen ningn tipo de medida
extraordinaria para su almacenamiento.

Cada organizacin maneja una o ms de estas clasificaciones para su sistema de codificacin

interno y control de inventario, por lo que este punto puede diferir entre cada organizacin.
La clasificacin de las materias primas entre Principios activos ( Ingrediente activo,
componente superordinado) y Auxiliares ( excipientes, componentes subordinados),
introduce otra limitante en el manejo de inventario y planeacin de produccin, ya que la
cantidad disponible de principio activo limitar la cantidad de unidades por lote que pueda
producirse [5,6].

 Dentro del sistema de Inventario, debe tenerse en cuenta que para la identificacin y
cuantificacin de las Materias Primas disponibles deben utilizarse unidades diferentes a
las que utilizara la Industria de Manufactura convencional (UN), debido a su naturaleza
No discreta, las unidades son de volumen y masa (L, Gal, mL, g, Kg, Ton) adems
debe tenerse en cuenta que el sistema debe manejar los mltiplos y submltiplos de la
determinada unidad, ya que no todas las materias primas sern pedidas en la misma
proporcin, por ejemplo, una industria puede pedir 2000L de Alcohol, pero de aceites
esenciales como saborizantes ser suficiente dispensar y pedir en mL [7].
Debe guardase un registro cuidadoso de todo lo que hay en inventario, de modo que
permita la trazabilidad completa del producto, luego hay necesidad de incluir los
protocolos de recepcin de materias primas, los formatos a ser diligenciados, los
certificados de control de calidad y etiquetas de codificacin interna.

La informacin alimentada y procesada por el mdulo de manejo de inventario constituye una

entrada para el mdulo de control, y el de planeacin y programacin de actividades, luego la
validacin de los datos es fundamental para el funcionamiento correcto del sistema. Este mdulo
puede ser del tipo de sistemas trasaccionales (De los ms sencillos), y su funcin principal ser el
registro de todos los movimientos de inventario y por supuesto la codificacin interna para
mantener la trazabilidad en el proceso [2].
1.2.

Mdulo de planeacin y programacin de la produccin:

El mdulo de planeacin y programacin de la produccin organiza los cronogramas de

produccin de modo que el ritmo de produccin responda a la demanda. Este mdulo pertenece a
los sistemas de apoyo a toma de decisiones, que estn un nivel arriba de complejidad respecto a
los Transaccionales [2], por lo que requiere un mayor procesamiento de informacin. Los
atributos bsicos de este mdulo en relacin con el ambiente productivo farmacutico se indican
a continuacin:
La industria de procesos requiere informacin detallada de la secuencia de operaciones
unitarias del proceso para realizar la planeacin a largo y mediano plazo, en cambio en

industria de manufactura esta informacin no es tan necesaria sino hasta el punto de la

Programacin [5].
El manejo de los recursos debe ser acorde con la capacidad instalada para producir
determinado producto [7,8].
Esta capacidad instalada se refiere a:
o

la capacidad de equipos disponibles en la lnea de produccin del producto

proyecto.

o El personal disponible para las actividades de produccin (turnos de trabajo que

maneje la organizacin, cantidad de personal necesario)
o La capacidad en cuanto a sistemas de apoyo crtico
Una de las caractersticas mas importantes de la industria farmacutica es su produccin
por lotes, lo que tambin es determinante a la hora de la planeacin y programacin, en
cuanto a que debe tenerse sumo cuidado no solo con la planeacin de materiales, de la
capacidad de la planta sino tambin con el perfil de utilidades por producto, crtico a la
hora de programar el tamao de lote.
En industria farmacutica Nacional, generalmente se maneja produccin multi proceso,
multi- producto, luego las funciones de planeacin y programacin deben ser
cuidadosamente ejecutadas, dependiendo muchas veces el cronograma y la programacin
de produccin de las caractersticas de los activos y/o excipientes de los productos a
programarse segn el tipo de limpieza que deba realizarse (Si es entre producto y
producto, o entre lote y lote del mismo producto, los protocolos de limpieza y los tiempos
de este procedimiento varan), por lo que se utiliza la produccin por campaa, que es una
estrategia que debe tenerse en cuenta para planear y programar la produccin [6].
En este punto es fundamental el conocimiento de la demanda (Perfil y actividad make to
order make to stock) de los productos de la empresa, para elegir adecuadamente el
mejor enfoque filosfico (JIT o MRP, JIT-MRP) para el sistema formal de informacin a
implementarse.
Otra variable importante que debe tenerse en cuenta en las funciones de planeacin y
programacin es la inestabilidad de las relaciones proveedor comprador en cuanto a la
adquisicin de materias primas diferentes al material de acondicionamiento, esto puede

ser causante de desvos en los cronogramas planteados, o de gastos adicionales para poder
cumplir con la programacin establecida [9].
La industria Farmacutica, por trabajar con normas BPM, cuenta con procesos validados,
trabaja con equipos calificados y adems debe tener programas establecidos de
mantenimiento tanto preventivo como correctivo. El tipo de mantenimiento preventivo
debe estar programado al igual que las actividades de limpieza como una actividad ms en
la planta, por lo que debe incluirse en esta funcin, adems para no programar trabajos en
ese determinado equipo en el momento en que se encuentra en esta operacin.
Otra de las implicaciones de trabajar con normas BPM, es el hecho de contar con procesos
validados, esto simplifica muchas de las variables del mdulo de ingeniera, para la
planeacin y programacin de la produccin debido a que ya se han establecido ciertas
condiciones de tipo estndar con su correspondiente desviacin, como por ejemplo
tiempos de operacin, rangos de temperatura, calidades determinadas para las materias
primas, entre otros.
Otro requerimiento importante para la industria farmacutica es la interactividad de la
interface del software para la funcin de planeacin, que permita de manera sencilla
ingresar datos, y modificar cronogramas, ya que a pesar de trabajar con procesos
validados, existe la posibilidad de desvos en tiempos de produccin.

1.3.

Mdulo de control:

Una de las herramientas ms valiosas para el aseguramiento y control de calidad de

productos farmacuticos, muy bien definida en los lineamientos de las Buenas prcticas
de manufactura es la documentacin. El mdulo de control debe cumplir con los
estndares regulados por esta norma, en cuanto a que por medio de la documentacin
debe ser posible la trazabilidad completa del proceso productivo y del producto.
El mdulo de control debe actuar adems, facilitando la administracin por excepcin, de
modo que la empresa pueda concentrarse en mejorar sus procesos, por medio de las
herramientas de anlisis estadstico y grficas [2].
Es importante tambin debido a la gran importancia de la veracidad de la informacin, el
manejo de diferentes niveles de acceso a ella, por medio de sistemas de Inicio de sesin
10

para cada usuario que determinan las operaciones que puede realizar cada individuo que
tenga acceso al sistema, segn su nivel en la organizacin (Muy importante el tema de
firma electrnica), en cuanto a autoridad sobre la informacin; adems de un sistema de
validacin de datos y de control de cambios realizados [10].
Por otro lado, debido a la gran cantidad de informacin que debe procesar y almacenar
este mdulo, en este caso es fundamental contar con el hardware adecuado que sea capaz
de almacenar estas bases de datos (Data center).
ste ltimo mdulo bien podra ser tambin construido como Sistema Transaccional, ya que su
funcin es el registro de monitoreos, y facilitar la administracin por excepcin cuando algn
valor para una especificacin determinada tienda efectivamente se salga del rango de
desviacin aceptado para dicha variable.

2.

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES:

En respuesta a los atributos de los diferentes mdulos del sistema expuestos anteriormente, se
propone la siguiente lista de requerimientos funcionales para cada mdulo (Fig. No. 1
Requerimientos Funcionales de un sistema de informacin para reas de produccin de Industria
Farmacutica), de modo que con base en lo que cada organizacin maneje esta pueda ubicarse
mejor y evaluar las posibilidades en cuanto a la oferta de este tipo de herramientas.

3.

SELECCIN DE FILOSOFA DE CONSTRUCCIN DE LOS MDULOS DE UN

SITEMA DE INFORMACIN PARA REAS PRODUCTIVAS DE INDUSTRIA
FARMACUTICA

Los mdulos de Manejo de inventario, Planeacin y programacin de la produccin, y control de

la produccin constituyen las funciones bsicas que debe cumplir un sistema de manejo de
informacin para el rea de produccin de industria farmacutica; la manera en que estn
construidos dentro del respectivo Software puede variar, sin embargo debe tenerse muy en cuenta

11

la poltica de manejo de inventarios de cada empresa para la compra de una herramienta de este
tipo, lo cual define la filosofa ms adecuada para cada uno de los mdulos.
La aplicabilidad de la filosofa JIT al mdulo de planeacin y programacin de la produccin y al
de manejo de inventarios es conveniente en casos donde el mantenimiento de inventario es
bastante costoso, bien sea en cuanto al de materias primas producto terminado; por ejemplo en
industria farmacutica de vacunas, que por sus caractersticas requieren de cadena de fro para la
conservacin de sus propiedades. Tambin es ideal para ambientes de trabajo por pedido (make to
order), como maquiladoras, debido a que estas tampoco pueden mantener inventario.
Por otra parte, esta filosofa exige una relacin muy estable y de confianza en cuanto a calidad y
tiempos de entrega con los proveedores de materias primas. Se basa en la integracin armoniosa
de la cadena de suministro para poder funcionar con inventarios cero, hecho que no sucede en la
generalidad de las industrias farmacuticas Nacionales para con sus proveedores de materias
primas [9] Desde este mismo punto de vista tampoco es muy conveniente esta modalidad en caso
de que se trabaje con materias primas escasas [11].
Adems el hecho de evitar tanto el mantenimiento de inventario le hace no apta en el caso de
demandas poco predecibles y de picos en la demanda para los cuales no hay capacidad suficiente
para satisfacerle de manera costo-efectiva a partir de las estrategias de uso de recursos propios de
la organizacin. Para que esta filosofa sea aplicable con xito a estos mdulos, se requiere una
demanda estable, y tamaos de lote pequeos [5].
En cuanto a la aplicabilidad de JIT al mdulo de Control dentro de un sistema de informacin
para industria farmacutica, podra decirse que es bastante apta, ya que esta filosofa esta muy
enfocada hacia la calidad de los productos y el control de los procesos incluyendo las
herramientas de control estadstico de procesos y el sistema de tarjetas Kanban [12], que son una
muy buena opcin para garantizar la calidad de los productos manufacturados, y para mantener
actualizado el mdulo de programacin de la produccin de modo que en caso de eventualidades
pueda volverse a generar la programacin, ajustndose a las condiciones reales de operacin. Las
tarjetas Kanban pueden asimilarse en nuestro entorno productivo, como las rdenes de
Produccin, ya que nunca se produce ningn lote sin ella, y no se autoriza ninguna operacin sin

12

ella, luego este sistema podra ser fcilmente implementado debido a que no hay un fuerte
cambio o transicin en este aspecto respecto a la forma en la que se hacen las cosas normalmente.
MRP II es considerado ms que como filosofa como una tcnica sistema de control de lazo
cerrado, es decir que su conjunto de instrucciones de procesamiento cuentan con
retroalimentacin de datos al proceso, lo que le permite mantenerse actualizado de forma sencilla.
Esta tcnica incorpora la planeacin de recursos como punto central dentro de las funciones de
programacin de capacidad y actividades de produccin y del control de flujo de materiales
dentro del proceso [11], para efectos de aplicabilidad a los mdulos de Planeacin y
programacin de la produccin y Manejo de inventario, podra decirse que dadas las condiciones
de inestabilidad de las relaciones con los proveedores, esta sera una opcin ms aprovechable,
adems es ideal para empresas que manejen demandas con picos en ciertas temporadas y cuya
capacidad no da abasto para cumplir con estos picos a menos de que se cuente con inventario de
producto terminado disponible para suplir la demanda que produccin no pueda cubrir.
De todas formas el hecho de que sea un sistema de lazo cerrado, es muy positivo para estos dos
mdulos ya que facilita la conciliacin de materiales que es uno de los puntos ms importantes en
el manejo de Inventario y la expedicin de rdenes de compra por parte del Mdulo de
Planeacin y programacin de la produccin.
La aplicabilidad de MRP II al mdulo de control es bastante limitada, debido a que este no
considera muchas variables del proceso a controlar, nicamente controla las fechas de despacho
de los pedidos, por lo que en este punto es ms aplicable JIT con su sistema Kanban.
De acuerdo a lo anterior, podemos decir que son precisamente las condiciones particulares de
cada organizacin las que definen cual de las dos filosofas es ms aplicable a su entorno de
produccin, y en ello tambin est el xito de las implementaciones de sistemas formales en las
organizaciones, ya que de otro modo puede experimentarse con mayor fuerza la resistencia de la
organizacin ante los cambios que se introducen al implementar un nuevo sistema para estas
funciones.

4.

SELECCIN DE FILOSOFA DE LOS MDULOS DE MANEJO DE

INVENTARIO Y PLANEACIN DE LA PRODUCCIN
13

La seleccin de la filosofa que mejor se acople al ambiente productivo de una compaa

Farmacutica debe realizarse por medio de un anlisis de la poltica de manejo de inventario de la
compaa, del tipo de actividad econmica de la organizacin, y del costo de mantenimiento del
inventario. Esta seleccin aplica para la filosofa sobre la cual se construye el software de Manejo
de Inventario, y el de Planeacin y programacin de la Produccin (Los dos deben manejar la
misma filosofa). Con este fin, fue diseado un flujograma (Figura No.2) que facilita la decisin
de seleccin de filosofa, por medio de una matriz de respuesta a este anlisis (Figura No. 3).
La seleccin del tipo de sistema ms apto para ser implementado debe ser direccionada siempre
mirando que no se produzcan cambios demasiado bruscos en los procesos, a menos de que los
procesos anteriores no fuesen efectivos lo suficiente, ya que en la medida en que se diferencien
operativamente los procesos, disminuye la probabilidad del grado de encaje de la herramienta
con el ambiente productivo, y deben invertirse mayor cantidad de recursos para lograr su
implementacin exitosa.

5.

ESTRUCTURA DE DATOS DE LOS MDULOS DEL SISTEMA

En cuanto a la estructura de datos de cada uno de los mdulos constituyentes del sistema de
Informacin para la Produccin, es decir la estructura donde se identifican las entradas al sistema
(Datos), el proceso (por ejemplo clculos) y las salidas (Informacin), puede decirse que de
acuerdo con la complejidad de las funciones que desempee cada mdulo, stos se catalogan
entre Sistemas Transaccionales (Mdulo de Manejo de Inventario y Mdulo de Control) y
Sistemas de Apoyo a toma de decisiones (Mdulo de Planeacin y Programacin de Produccin),
siendo el ms complejo este ltimo, debido a la cantidad de variables que debe manejar para
cumplir sus funciones.
Las variables de mayor relevancia que deben tenerse en cuenta dentro de la funcin de
Planeacin y Programacin de la Produccin son:
Materiales (Disponibilidad de Materias Primas y Material de Acondicionamiento)

14

 Capacidad (Disponibilidad de planta (Equipos y Personal))

Tiempo
Utilidades (Ganancias por lote de producto) [8]
Sin embargo como ya fue mencionado anteriormente, el hecho de que se trabaje con tamaos de
lote validados, para los cuales ya ha sido analizado el perfil de utilidades respecto al tamao de
lote, eliminara esta ltima variable de la funcin de planeacin y programacin de la produccin.
Luego resta ver como deben manejarse estas variables dentro de este mdulo.
El trabajo desarrollado por Jos C.J de Heij y Ren M.A. Caubo (1996) propone un modelo de
referencia de datos para la comparacin de diferentes software para la Planeacin y programacin
de la produccin que manejaban lista de materiales (BOM), rutas de proceso y Formulaciones,
aplicable a este caso (Figura No. 7 Modelo de referencia de datos, adaptado de Assessment of
Logistics Software by means of data models applied to Bills of Material, Routings & Recipes,
Jos C.J de Heij y Ren M.A. Caubo 1996. [13]).

Teniendo en cuenta la estructura de flujo de informacin que propone el modelo de referencia de

datos, puede evaluarse la aplicabilidad de un determinado software segn las variables que
maneje determinada organizacin para planear y programar sus actividades de produccin. Cada
eslabn del modelo es una entrada de datos al sistema, entre ms entradas de datos deban ser
procesadas mayor ser la complejidad del Software, luego evaluando cual de estos eslabones
realmente se utiliza para Planear y Programar la produccin en una organizacin, puede
determinarse cual sera el mejor sistema a implementarse que requiera menor cambio
organizacional para esta funcin, asegurando ms su grado de aceptacin por parte de la
organizacin.
El eslabn de planta, es para aquellas organizaciones que cuentan con ms de una planta para
realizar sus operaciones, luego cada planta tendr diferente datos. El eslabn de Requerimientos
de Capacidad, puede desagregarse como Unidad de Capacidad, refirindose a la capacidad de
reas y Equipos, y en Centro de Trabajo, refirindose a los Nmeros de Turnos que maneje la
planta, nmero de empleados con los que cuente.

15

El eslabn de Productos, se maneja en caso de que la organizacin produzca ms de un producto,

del cual se desagregan los eslabones de Lista de Materiales, Formulacin y Ruta de proceso.
Podra decirse que estos eslabones para el caso de Industria Farmacutica podran desagregarse
nicamente en la Frmula Maestra del Producto, en la cual se incluyen la Formulacin (Lista de
materiales) y Ruta de Proceso.
Cada ruta de proceso puede desagregarse en operaciones, y luego si se desea ms detalle, en
tareas. El detalle en la funcin de planeacin y programacin puede complicar la estructura del
software sin embargo al mismo tiempo puede utilizarse como una herramienta para la simulacin
de procesos, de modo que puede facilitar la toma de decisiones en cuanto a implementacin de
equipo para remover cuellos de botella, apertura de nuevas reas de procesamiento e incluso
nuevas plantas [7].

6.

INCORPORACIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA

COMUNICACIN EN INDUSTRIA FARMACUTICA PYMEs

El xito en la implementacin de TICs en PYMEs del sector Farmacutica depende totalmente de

la forma en la que sea realizada la implementacin en cada organizacin, del capital con que se
cuente, de la preparacin del Recurso Humano de la organizacin, y por su puesto de la misma
voluntad de la organizacin hacia el cambio en los procesos tradicionales. Richard Nolan, en los
aos setenta introdujo una teora de la evolucin de la tecnologa dentro de una organizacin de
manera genrica enumer cinco etapas dentro de la apropiacin e implementacin de las
tecnologas de la informacin en una organizacin. Cada una de las etapas identifica un momento
del tiempo en cuanto al desarrollo de la organizacin en trminos de inclusin y manejo de
tecnologas de la Informacin.
Primero est la fase de experimentacin iniciacin, que corresponde a la primera compra de
tecnologas de Informacin que realiza la organizacin, el primer computador y los primeros
programas que empieza a manejar la compaa, de tipo sencillo, transaccionales. Si esta etapa se
completa exitosamente, puede decirse que la organizacin ha implementado su primer sistema de
Informacin, esto generalmente sucede para tareas de contabilidad, como por ejemplo la nmina.

16

El personal con el que se cuenta en la etapa de iniciacin no es especializado para el manejo de

estas herramientas. La segunda etapa se denomina contagio o expansin, esta etapa se caracteriza
por la implementacin de otros sistemas de informacin en la organizacin, tambin de tipo
sencillo, transaccionales, bien sean el de manejo de inventario, facturacin, control de pedidos del
cliente y se inicia la contratacin de personal especializado en el manejo de Sistemas de
Informacin. La siguiente etapa es la Formalizacin o control, en este punto se empieza a
controlar con mayor rigor el uso de los recursos informticos de la organizacin, hay validacin
de datos, y se empieza a organizar y diferenciar el rea de Sistemas en la compaa. La cuarta
etapa es la de integracin, esta etapa une los diferentes sistemas de informacin de la
organizacin para facilitar el acceso y la consolidacin de toda la informacin de la organizacin,
de este modo se garantizan procesos ms giles y efectivos. Se da en esta etapa tambin la
necesidad de administrar datos para mantener protegida la informacin, se generan los perfiles de
acceso. A partir de esta etapa, llega la ltima etapa que es la de la Madurez, en esta etapa ya se
implementan sistemas de apoyo a toma de decisiones y Sistemas de tipo Estratgico (de los ms
complejos), ya que todas las bases de manejo de informacin han sido previamente desarrolladas
[14].
Teniendo en cuenta esta teora, segn la etapa donde se encuentre cada organizacin puede ir
avanzando a su propio ritmo. En general la mayora de PYMEs consultadas en el Estudio de la
relacin Proveedor Productor en la Gestin de Materiales del Sector Farmacutico Industrial
Productivo (SFIP) de la ciudad de Bogot, [9] reportaron tener poca implementacin de
Sistemas de informacin para el rea de manufactura, por lo que puede inferirse que aun se
encuentran dentro de la etapa dos (Contagio), luego la recomendacin en este caso seria iniciar
con la implementacin de los mdulos ms sencillos del Sistema de informacin para
manufactura, bien sea el de Manejo de inventario el de Control de la produccin. Sin embargo
debido a que las organizaciones por lo general buscan grandes mejoras en corto tiempo para
reconocer las virtudes de nuevos procesos, el ideal sera iniciar con la seleccin e implementacin
del mdulo de inventario, debido a que el inventario es uno de los ms grandes activos
circulantes con los que cuenta una organizacin, luego en la medida en que este mdulo se
implemente, se proyectan mejoras econmicas, y adems en la dinmica de los procesos internos.
Una vez vistos los beneficios de esta implementacin, puede realizarse la seleccin e
implementacin del mdulo de Control de la produccin, y sus beneficios se vern directamente
17

reflejados en la eficiencia y rapidez de los procesos, adems en la trazabilidad del proceso. Esta
implementacin del mdulo de Control debe dar inicio a la etapa de control y Formalizacin y a
su vez a la de Integracin de la Informacin. Una vez cumplidas estas etapas, la organizacin
estar lista para la implementacin del ltimo mdulo del Sistema de Informacin para reas de
Produccin, el de Planeacin y Programacin de la Produccin, dentro de la etapa de Madurez.
En este proceso es fundamental la participacin de personal capacitado para el manejo de estos
sistemas, ya que el xito de la implementacin de un cambio organizacional en cuanto a
informacin depende de todos los actores involucrados en su manejo.
La incorporacin de tecnologas de Informacin y Comunicacin en cualquier organizacin es un
proceso largo, pero en la medida en que se va avanzando los procesos se harn ms giles y
eficientes. Es importante contar con un cronograma en cada implementacin, de modo que pueda
controlarse de una mejor manera el tiempo que tarde el proceso de implementacin y apropiacin
de la tecnologa.
Se propone teniendo en cuenta las etapas de Planificacin de los recursos y actividades de la
informtica (Richard Nolan) el siguiente esquema a seguir (Figura No.5 Esquema de
Planificacin de recursos y actividades de la informtica para la implementacin de un sistema de
informacin para reas de produccin en una organizacin farmacutica), para la sistematizacin
del rea de Produccin de una Organizacin Farmacutica:

CONCLUSIONES

1. Un sistema de manejo de informacin para reas productivas de industria farmacutica debe

integrar las funciones de manejo de inventario, control de la produccin y planeacin y
programacin de la produccin. Cada funcin puede corresponder a un software diferente,
sin embargo la integracin de la informacin de estos mdulos es fundamental para el
correcto funcionamiento y aprovechamiento del sistema.
2. La sistematizacin de la informacin a travs de herramientas de software representa un
cambio organizacional, por lo que su xito depende en gran medida del recurso humano de la
organizacin. La seleccin de la filosofa de construccin de estas herramientas debe ser

18

congruente con los procesos internos de cada organizacin, de modo que el cambio no sea
extremo.
3. Las opciones disponibles en el mercado de TICs ofrecen sistemas construidos sobre
filosofas como JIT, MRP II hibridos JIT-MRP II. La filosofa ms conveniente para el
mdulo de Control de la produccin es JIT debido a su semejanza con el sistema de control
tradicional en industria farmacutica. En el caso de los mdulos de manejo de inventario y
planeacin y programacin de la produccin la seleccin corresponde a un anlisis de las
polticas de manejo de inventario de la organizacin, del tipo de actividad econmica de la
organizacin y del costo de mantenimiento de inventario, de modo que pueda elegirse la
filosofa que mejor encaje con el ambiente productivo de la organizacin.
4. El orden de implementacin de los diferentes subsistemas (componentes del sistema de
manejo de informacin para reas de produccin en industria farmacutica) sugerido para
PYMEs del sector productivo farmacutico es primero del mdulo de manejo de inventario,
luego el de control de la produccin (podran ser simultneas), posteriormente la
sistematizacin de las reas contables de la compaa e Integracin de la Informacin, y por
ultimo la implementacin de los Sistemas de Planeacin y Programacin, obedeciendo el
grado de complejidad de la estructura de datos de cada sistema y sus requerimientos
funcionales.

BIBLIOGRAFA

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definition of the ICT sector, [En lnea] http://www.oecd.org/dataoecd/34/37/2771153.pdf
[Consultado 16 Noviembre 2009]
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Alquilano

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Jacobs

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Administracin de produccin y operaciones, manufactura y servicios, 8 Edicin,

Editorial Mc Graw Hill, 2000, Pp 550-659.
3. Childe S, An Introduction to computer aided Production Management, 1 Edicin,
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19

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process industry, 2001.
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Industries, Computers in history, 36 (1998) 199-208
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Pharmaceutical products with process simulation and production scheduling tools,
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management systems, Journal os Operations Management 18(2000) 683-699
9. Gallo J, Estudio de la relacin Proveedor Productor en la Gestin de Materiales del
Sector Farmacutico Industrial Productivo (SFIP) de la ciudad de Bogot, Trabajo de
grado Maestra Ciencias Farmacuticas, Departamento de Farmacia, Universidad
Nacional de Colombia, 2009.
10. Villamil C, Diseo, Desarrollo e implementacin de un software para manejo de
Documentacin en el Laboratorio Industrial de la Universidad Nacional de Colombia,
Trabajo de grado, Departamento de Farmacia, Universidad Nacional de Colombia, 2003.
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12. Rajaram R, Ghorashi B, Ghorashi A, Keys K, Aplication of Just In Time principles to the
Chemical Process Industry: A case study, Portland International Conference on
Management of Engineering and Technology, PICMET 01, 2001
13. Heij J., Caubo R, Assessment of Logistics Software by means of data models applied to
Bills of Material, Routings & Recipes, Computers in Industry 31 (1996) 31-43.

14. El future tecnolgico de las Terminales Martimas e Vehiculos: La integracin de sus

sistemas de informacin, UPC Departament de Cincia i Enigyeria Nutiques,
Barcelona, 2004, Pp. 212-219.

20

ANEXOS

Fig. No. 1. Requerimientos funcionales de un sistema de informacin para reas de

Produccin de Industria Farmacutica.
Mdulo de Manejo

Mdulo de Planeacin y Programacin de

de Inventario

la Produccin

de

Entrada de datos: Informacin detallada

Entradas de data

Inventario FIFO

del proceso, aplica en caso de que se

provenientes

FEFO

maneje ms de un proceso, y se tengan

los

Entrada de datos

validados ms de un tamao de lote para

Materias primas,

(En caso de que

un mismo producto. Necesario como

en proceso y a

aplique):

entrada el flujograma del proceso, con

producto

Sistema

controles

de

todo el equipo que interviene en el

terminado,

Almacenaje

de

proceso, capacidades, personal que se

sus

reas Reservadas

necesite, Materias primas y orden de

especificaciones

para

adicin,

para

Materias

controles,

operaciones

de

con

respectivas

cada

limpieza y de alistamiento, entre otros.

parmetro.

Entrada de informacin: CAPACIDAD

Herramientas

requieran

INSTALADA:

estadsticas

condiciones

disponer de varios equipos de diferentes

grficas.

especiales para su

capacidades, para una misma operacin,

Administracin

almacenaje.

en caso de tener validado ms de un

de

productos

que

Aplica

en

caso

de

operaciones

Manejo

de

tamao de lote por producto, en caso de

por excepcin.

unidades

de

tener varios turnos de trabajo para los

Sistemas de inicio

volumen y masa

empleados o de variaciones en la fuerza

de sesin.

(mltiplos

laboral, y en caso de manejar varios

Seguridad de la

procesos

informacin

submltiplos)

de

Capacidad

primas

Mdulo de Control

Sistema
codificacin

que

puedan

darse

de

simultneamente en planta que necesiten

alimentada

compartir recursos de apoyo crtico,

producida:

21

etiquetado

tambin deber incluirse la capacidad de

Control

adecuado respecto

dichos sistemas de apoyo crtico.

cambios, perfil de

a la codificacin

Manejo

de

instalaciones y personal (Disponible a no

la

organizacin.

Registro

de

estado

de

equipos

acceso,

de

Firma

electrnica.

disponible) con el fin de no programar

de

actividades utilizando los recursos que ya

cambios de estado

han sido designados para otra tarea

de las materias

diferente.

primas (Dentro de

Entrada

la

prioridad para programar los trabajos,

codificacin,

de

Informacin:

Orden

de

intercambiable,

bien sea por P.A, fechas de pedido, por

de Cuarentena a

cliente

muestreado y a

Inclusin

aprobado

Mantenimiento Preventivo de equipos e

de

cronogramas

de

rechazado).

Instalaciones,

Registro de todos

planeacin de operaciones.

los movimientos

Interfaz interactiva de fcil manejo, y que

de Inventario.

permita el acceso de datos en tiempo real

dentro

del

nivel

de

para que el cronograma de actividades

pueda modificarse de acuerdo a lo que
est sucediendo en realidad en planta.

22

Su poltica de manejo de inventario es:

Manejo de inventarios de
Seguridad para satisfacer
demanda interna y externa.
(Materia Prima y Producto
Terminado)

Respuesta:

Manejo de inventarios de
Seguridad para satisfacer
una de las demandas.

No maneja inventarios de
seguridad (Inventario cero)

Respuesta:

Respuesta: JIT

La actividad econmica de su empresa es:

Productora Propia

Respuesta:

Maquiladora y Productora
propia

Respuesta:

Maquiladora

Respuesta:

El costo de manejo de inventario en su organizacin es:

Bajo

Respuesta:

Medio

Respuesta:

Alto

Respuesta:

Figura No. 2. Flujograma para seleccin de filosofa de sistema de Manejo de Inventario y

Planeacin y Programacin de la Produccin

23

Respuesta

No.
Rta.

Interpretacin

La filosofa que mejor se adapta a sus condiciones de trabajo es MRP

La filosofa que mejor se adapta a sus condiciones de trabajo es

MRP, sin embargo podra evaluar tambin un hbrido JIT MRP para
disminuir sus costos de mantenimiento de Inventario, y mejorar la

4
5

dinmica de sus procesos.

Se sugiere cambiar polticas de manejo de Inventario. Conviene ms
un hbrido JIT MRP.

Conviene un hbrido JIT/ MRP, debera evolucionar a JIT.

Posibilidades no plausibles econmicamente, debido a que son

maquiladoras, no se puede mantener inventario para cumplir con las

dos demandas, hasta que se realiza realmente el pedido.

10

Conviene un hbrido JIT/ MRP, podra evolucionar a JIT.

11

Debera evolcionar a JIT, polticas de manejo de inventario poco

costo efectivas.

12
Conviene un hbrido JIT/ MRP, podra evolucionar a JIT.
13
14

Conviene un hbrido JIT/ MRP

15

Conviene un hbrido JIT/ MRP, debera evolucionar a JIT.

16

Conviene un hbrido JIT/ MRP, podra evolucionar a JIT.

17

Conviene un hbrido JIT/ MRP, debera evolucionar a JIT.

18

Conviene un hbrido JIT/ MRP

Fig. No. 3. Matriz de solucin: Respuestas del flujograma para seleccin de Filosofa de Sistema
de Manejo de Inventario y Planeacin y Programacin de la Produccin

24

Planta

Componente

Producto
Centro de
trabajo

P. Activo

Lista de
Materiales

Formula Maestra

Ruta de
proceso

Unidad de
capacidad

Orden

Relacin Lista
Materiales

Requerimientos de Materiales

Requerimiento

Operacin

de capacidad
Orden

Requerimientos de Materiales

Tarea

Figura No.4. Modelo de referencia de datos, adaptado de Assessment of Logistics Software by

means of data models applied to Bills of Material, Routings & Recipes, Jos C.J de Heij y Ren
M.A. Caubo 1996. [13]

25

Etapa de experimentacin
Concluya la primera
implementacin de
un
sistema
de
Informacin para la
organizacin

Maneja ms de un Sistema de
Informacin en su organizacin?
(Para manejo de nmina, de
Pedidos, Facturacin, o Inventario)

NO

SI
Se recomienda su
seleccin
e
implementacin.
(Para su seleccin,
ver Figura 5 y 6)

NO

Etapa de contagio

Maneja algn sistema de

Informacin para manejo
Inventario?
SI

Se recomienda su
seleccin
e
implementacin.

NO

Tiene algn sistema de

Informacin para el control
de la Produccin?
SI

Se recomienda su
seleccin
e
implementacin.

NO

Etapa de Control

Tiene sistematizada el rea

contable y de ventas?
SI

Se recomienda su
integracin.

NO

La informacin de su
organizacin est
integrada?

SI Etapa de Integracin

26

Se recomienda su
seleccin e
implementacin.

NO

Tiene algn sistema de

Informacin para la
Programacin y la Planeacin
de la Produccin?

SI

Etapa de Madurez

Implementacin del Sistema de

Informacin para el manejo de
reas de Produccin completa

Figura No. 5. Esquema de Planificacin de recursos y actividades de la informtica para la

implementacin de un sistema de informacin para reas de produccin en una organizacin
farmacutica.

27