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- Telfonos, fax
- Estacionamientos
- Boutiques
- Publicidad y promocin.
- Otros
Contabilidad
Reparacin y mantenimiento
La divisin de funciones.
Tipos de organigramas:
1) Vertical:
2) Horizontal:
3) Circular:
4) Escalar:
La organizacin clsica separa las ventas en dos campos: las Habitaciones y el Catering.
El Director Residente est a cargo de los servicios de comida, bebida y habitaciones
Gerencia
General
Gerencia
Marketing
o Ventas
Ventas de
Habitaciones
Corporativo
Receptivo
Reservas
Gerencia de
Servicios
de A&B
Cocina
Restaurante
Catering
Venta Eventos
Venta A&B
Gerencia
de
Finanzas
Contabilidad
Pagos
Gerente
Residente
Gerente
de
RR.HH
Recepcin
Housekeeping
Seguridad
Mantenimiento
Gerencia
General
Gerencia de
Marketing
o Ventas
Ventas de:
Habitaciones
Corporativo
Receptivo
Eventos
A&B
Reservas
Gerencia
Gerencia
de
de
Operaciones
Finanzas
Cocina
Contabilidad
Restaurante
Pagos
Recepcin
Housekeeping
Seguridad
Eventos
(fase operativa)
Mantenimiento
Gerente
de
RR.HH
Administracin
Dueo / Gerente
Auditor
Secretario
Servicios de
Habitaciones
Recepcionista
Auditor Nocturno
Ama de Llaves
Supervisoras
de Pisos
Camareras
Mantenimiento
J efe de
Mantenimiento
Vigilante
Room Service
Frigobar
Telefona
Lavandera
Fax y copias
Business Center
Atencin mdica
Taxis (Remisse)
Alquiler de autos
Venta de tabaco
Concesionarios (tiendas manejadas por terceros instaladas en el hotel)
reas recreativas, Gimnasio, Sauna, Jacuzzi etc. (por lo general estos servicios no se
cobran)
Departamento de alimentos y Bebidas
- Generar ganancias adicionales para el hotel (no siempre es posible, muchas veces
se tiene el servicio solo por imagen)
- Proveer servicio de A&B a los huspedes
- Proveer servicios de A&B a la localidad
- Controlar costos
En la mayor parte de los hoteles, las ganancias que se obtienen por operar un comedor y
un bar son relativamente pequeas si se compara con la venta de habitaciones.
- Informe de caja
Informe
de
- Ordenes de compra
Informes
de
Para un adecuado Control de A&B es necesario considerar el flujo que siguen los costos,
desde las compras de materia prima, recepcin, almacenaje, distribucin, hasta la
preparacin, venta y registro de los alimentos. Gastos Fijos: Servicios pblicos, vigilancia,
personal administrativo, costos financieros etc.
CAPITAN DE SALA
ROOM SERVICE
MAITRE
BARMAN
CAPITAN Y MOZO
AZAFATAS
Este departamento tiene una carga de trabajo con una demanda constante. Mantener
limpias y atractivas las habitaciones es esencial para satisfacer a los huspedes, pero
estas funciones deben ser realizadas en forma muy eficiente y al menor costo posible.
Departamento de reservas
Recibir
Documentar y
Analizar las reservas de los huspedes.
Debido a que las habitaciones son el producto principal que un hotel tiene para vender, el
acto de tomar una reserva se denomina vender habitaciones.
Los apellidos
Las fechas de llegada y salida
Tarifa
El nmero de adultos por habitacin
Preferencias de habitacin
Ubicacin o cama
Quin pagar la cuenta
La fecha de reserva y
Cualquier dato especial (recin casados, cliente VIP etc.).
Los Depsitos:
Son dinero que el husped, la empresa o la agencia de viajes que hizo la reserva enva
para garantizarla.
Los Reembolsos:
A la cancelacin de una reserva con depsito, se procede a un reembolso, o sea a la
devolucin del dinero.
Funciones de Reservas
Hacer Preguntas
Investigar
disponibilidad y
tarifas
Confirmar tarifas y
reunir datos de
reservaciones
Pedir garanta
Entregar nmero
de confirmacin
Reconfirmar
Modificar
Cancelar
Registrarse
Procedimiento
una reserva
al
recibir
Pronstico de Habitaciones:
Pronstico de Habitaciones
10
100
11
100
12
100
13
100
14
100
15
100
16
100
OCUPACION ANTERIOR
65
83
92
97
82
77
64
SALIDAS
15
30
22
42
30
54
12
ESTADAS PROLONGADAS
50
53
70
55
52
23
52
RESERVACIONES
CANCELACIONES (5% Reserv)
NO SHOW (5% Reservas)
RESERVACIONES AJUSTADAS
20
1
1
18
26
1
1
24
13
1
1
11
24
1
1
22
22
1
1
20
41
2
2
37
28
1
1
26
HABITAC. COMPROMETIDAS
HUESPED MOSTRADOR (7% HC)
68
5
77
5
81
6
77
5
72
5
60
4
78
5
PRONOSTICO DE OCUPACIN
73
82
87
82
77
64
83
RESERVACIONES GRUPALES
10
10
10
PRONOSTICO DE OCUPACIN
83
92
97
82
77
64
83
HABITACIONES DISPONIBLES
PRONOSTICO % OCUPACIN
Nmero estimado
de habitaciones que estarn disponibles en una fecha determinada y el % de proyectado
de ocupacin.
Poltica de No Show
Las opiniones de los huspedes acerca del hotel y de su personal se forman en gran
parte por la impresin que producen los recepcionistas.
Las operaciones de Recepcin se dividen en 4 funciones generales
Reservaciones:
Registro de entrada (check in) y de salida (check out)
Comunicaciones
Servicios de la caja
El Departamento de Recepcin
1. Gestiona las reservas para obtener el mayor ndice de ocupacin posible.
2. Formaliza las entradas y salidas de los clientes, y genera la informacin que permita la
programacin de la prestacin del servicio.
3. Atiende a los clientes durante su estada y satisface sus expectativas.
4. Formaliza la documentacin y gestiona la informacin derivada de la operacin de
alojamiento.
5. Registra, controla y cobra los servicios consumidos por los clientes, y comprueba la
produccin en los distintos puntos de venta del hotel
6. Atiende las telecomunicaciones externas e internas
7. Organiza el rea de recepcin
Manejo de grupos:
a) Das antes de la llegada del grupo, Ventas enva un memorando detallando cada
una de las actividades del grupo, y las obligaciones de cada departamento:
desayunos, almuerzos, cenas, tours, reuniones, cocteles, horas de llegada y
salida, pago de cuentas etc.
b) Listas de grupo: Los nombres de los integrantes del grupo con sus nmeros de
pasaporte y nacionalidad, indicacin de las parejas etc.
c) Preregistro: Es llenar las tarjetas de registro con anticipacin con los datos
proporcionados por la agencia. Cuando llega el grupo, los huspedes slo firmarn
la tarjeta lo que permitir agilizar mucho el proceso de ingreso y evitar incomodar
los pasajeros cansados.
Funciones del Personal de Recepcin
JEFE DE RECEPCIN
RECEPCIONISTA
PORTERO
BOTONES
Conserjera
El Concierge es un consultor de casa para los huspedes y un coordinador de servicios
Sus principales atributos son eficacia, ingenio, habilidad de comunicacin, entusiasmo y
un alto grado de servicio al cliente.
Concierge es una palabra francesa que en espaol significa conserje o portero aunque
en la realidad su funcionalidad dentro del segmento hotelero no es el de portero sino de
coordinador de servicios al husped y el nexo entre los clientes y la comunidad.
Sus responsabilidades tpicas incluyen:
Asesorar a los huspedes en como invertir su tiempo libre, como por ejemplo
conferencias, seminarios, actividades culturales, etc.
Telefona
Ese departamento se involucra en la comunicacin interna como externa.
Se requiere de un servicio rpido y eficaz, a fin de que el husped tenga una buena
imagen del hotel.
Por otra parte, es necesario un estricto control debido a que los costos de telefonas
pueden ser muy elevados.
Departamento de Compras
1.
2.
3.
4.
Nota de
Pedido
Almacen
Almacn
General
Revisar Nota
de pedido
c/Stock
NO
SI
Entrega de
Pedido con
Copia de
Nota Pedido
Nota Pedido
a Compras
para reponer
Stock
Dpto.
Compras
Evaluar
Proveedores
de acuerdo a
calidad, precios
y cantidad
Recibe Factura
Compara con O.C.
Programa pago
segn modalidad
(Contado/Crdito)
O.C. Visada
por Gerencia
Emite O.C.
(4 copias)
Almacen
Compras
Proveedor
Seguridad
Valoriza Precios
vs Cuadro
Comparativo
Recomendaciones
1. Conocer las caractersticas de nuestros proveedores al mximo.
2. Tener 3 proveedores como mnimo, por grupos de productos
3. Determinar y trabajar con stock mnimo
4. Visitar constantemente los centros mayoristas para mantenerse actualizado en los
precios y formas de trabajo.
5. Conocer al detalle los tiempos de entrega de la mercadera
6. Efectuar las compras con mnimo 48 horas de anticipacin
7. Que los sistemas de auditoria y control monitoreen constantemente el cumplimiento
de los procedimientos
8. Reducir al mnimo las compras al contado. Entregas se hacen en el local.
9. Porcionar adecuadamente.
10. Slo confiar en uno mismo.
Funciones de Compras
Almacn
Con frecuencia no se organiza ni se controla adecuadamente al almacn.
No planificar correctamente lleva a tener paralizadas grandes cantidades de dinero
invertidas en productos que no rotan, que se encuentran con sobre stocks, duplicados etc.
Las funciones ms significativas de los empleados del almacn son:
Recibir los pedidos
Comprobar los pedidos
Contabilizar las existencias
Suministrar a todos los departamentos
El almacn se divide generalmente en tres sub-departamentos:
Productos alimenticios
Bebidas
Materiales y herramientas
El almacn se divide tambin en 6 reas principales:
rea de recepcin o descarga
Almacenamiento de licores
Almacenamiento de alimentos secos
Refrigerador de lcteos y vegetales
Refrigerador de carnes
Congelador
Los productos alimenticios se dividen en
Perecibles
No perecibles
En Materiales y Herramientas se puede dividir en:
Mayordoma (Platera, Cristalera, Vajilla, Cubertera, Limpieza etc,).
El control y el stock del material general de oficina.
Lencera donde se almacenan los uniformes, manteles, servilletas etc.
Ubicacin del Almacn
El almacn debe estar ubicado entre el lugar de llegada de los productos (proveedores) y
el lugar de consumo de stos a fin de:
Evitar contaminacin
Mayor control sobre los artculos
Evitar prdidas y robos.
Otras caractersticas de ubicacin del almacn:
Almacn
Seguridad
Producto
Ingresa por
Seguridad con
O.C.
Gua Remisin
Factura/Boleta
Tiene copia de
O.C. que llegan
ese da
Verifica pedido
con docs del
Proveedor
Verifica peso,
cantidad, precio
calidad contra
O.C. y Factura
Se da ingreso
a Almacn
Deriva docs a
compras para
verificacin
y su tipo de
condicin
crdito/contado
Almacn
General
Cmaras
Frigorficas
Reponen Stocks
Elaboran Kardex
Almacn
de Bebidas
Inventarios
Para cada perodo (da, semana, mes u otro) se prepara un Reporte de Inventario con la
indicacin de la cantidad terica de cada producto del stock.
El inventario considera la existencia inicial, los saldos de los Movimientos del perodo, las
Ventas y los Consumos para calcular el Stock Terico.
Departamento de Mantenimiento
Es un departamento de gran importancia tanto para la operacin como para las ganancias
del hotel. El trabajo del personal de mantenimiento es totalmente invisible para los
huspedes, pero su falta es notada inmediatamente y puede causar una mala imagen de
nuestra empresa. Los gastos de energa y luz son uno de los principales costos de
operacin, y si los problemas de mantenimiento ocasionan que los huspedes salgan del
hotel, pueden producir serias prdidas de ingresos.
1.
2.
3.
4.
5.
Mantenimiento preventivo es el que se realiza en los equipos y que evita las reparaciones
urgentes que ocasionaran prdidas y molestias al cliente.
El Jefe de Mantenimiento, con la supervisin del Gerente, debe formular un programa de
mantenimiento preventivo y ejecutarlo, para evitar mayores gastos posteriores.
Aspectos donde se aplica el mantenimiento preventivo:
Departamento de Seguridad
Es objetivo del Departamento de Seguridad es proteger la propiedad del hotel, a los
huspedes y a los empleados. Allanamientos, robos y otros delitos han ocurrido casi en
todos los hoteles del mundo. Por esta razn, la seguridad es una de las preocupaciones
ms importante de la administracin.
Se da mayor nfasis a la prevencin de delitos mediante sistemas de seguridad slidos y
la exigencia rigurosa del cumplimiento de polticas.
Se estima que la mayora de los robos ocurridos en los hoteles son cometidos por los
empleados.
Sin embargo, los pequeos robos de artculos como ceniceros, batas y toallas cometidos
por los huspedes (llevados como souvenirs) cuestan a la industria de la hospitalidad
millones de dlares anualmente.
Comercializacin y Ventas
Organizacin de Comercializacin
Identificar los mercados potenciales y desarrollar canales de distribucin. Esta importante
divisin desempea 5 funciones bsicas:
1)
2)
3)
4)
5)
Investigar mercados
Cultivar cuentas corporativas
Vender los servicios del hotel para convenciones y banquetes
Negociar descuentos para mayoristas, grandes corporaciones y grupos
Promover el hotel entre los clientes principales
1)
2)
3)
4)
5)
Planeacin de mercado:
Ventas de viajes y grupos:
Convenciones & Eventos
Ventas a corporaciones
Publicidad y Relaciones Pblicas
Relaciones Pblicas
Las relaciones pblicas son crticas para establecer y mantener el carcter o reputacin
de una empresa. Un acontecimiento negativo, si no es tomado con cuidado, puede crear
una percepcin negativa para siempre en el pblico
Cuando hay carencia entre la comunicacin y el comportamiento de una compaa, la
confianza de parte de las audiencias vacila, la credibilidad disminuye y la imagen
corporativa sufre perdidas inesperadas.
Es necesario:
Marketing - Funciones
MARKETI NG ENFOCA
Anlisis de Mercado
Planeamiento
Control
Tendencias a largo plazo
Transformar problemas
y oportunidades en nuevos
productos, mercados y estrategias
Planeamiento de las ganancias
en base a una mexcla apropiada
de produccin y resultados
de los diferentes segmentos
VENTAS ENFOCA
Trabajo de Campo
Trabajo de Escritorio
Para vender a los consumidores
Consideraciones a corto Plazo
Temas como Produccin, Mercado,
Consumidores y Estrategias diarias
Volmenes, Cuotas, Ventas actuales,
Comisiones y Premios
Difere
ncias entre Ventas y Marketing
El trmino de Marketing Mixto se usa para identificar las variables internas que
permiten satisfacer las necesidades del cliente. La tarea del Gerente de
Marketing es conjugar estas variables de tal forma que pueda alcanzar las
necesidades de cada grupo de cliente (segmento) atacado por el hotel. El
modelo ms conocido de marketing mixto es el conocido como 4P
POSICION PRODUCTO
CLIENTE
PROMOCION PRECIO
FACTORES LEGALES
FACTORES POLTICOS
FACTORES CULTURALES
FACTORES ECONMICOS
En una posicin exterior figuran las variables externas incontrolables, como los factores
econmicos, polticos, culturales y legales.
Nuestro objetivo ser entonces desarrollar un Producto acorde con las necesidades del
mercado, utilizando los canales de Distribucin adecuados, mediante estrategias de
Promocin efectivas, con Precios (tarifas) competitivas.