REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD ALONSO DE OJEDA

VICERRECTORADO ACADMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIN
ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA
LICDA. ADRIANA RODRIGUEZ

INSTRUMENTOS DE AUDITORIA
PRUEBA PILOTO

INTEGRANTES:
GOITIA CARLOS
MANSILLA YOHALIS
MARIN JENNIFER
MILLAN KAREN
URDANETA GRISELDA

CIUDAD OJEDA, FEBRERO 2016

TABLA DE TABULACION
DE DATOS
SUJETO
S
SUJETO
1
SUJETO
2
SUJETO
3
SUJETO
4
SUJETO
5

TOTAL

10

1
TO
T:

SI

NO

10

10

44

TABULACION DE DATOS

1: SI

2: NO

20% C.r = 100%

Frecuencia

absoluta:

10
Disponibilidad:
Apata:

88%
12%

ANALISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA APLICACIN DEL

INSTRUMENTO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE
CONTRATOS

1. SE CUENTA CON POLITICAS DE CONTRATACION POR ESCRITO?

NO

SI
OPCION

SI

TOTAL
5
Porcent
ual 100%

NO
0

0%
En los resultados
mostrados en el grafico
N1 correspondiente a la pregunta N1, se evidencia que la opcin Si obtuvo una
puntuacin de 5 y el No 0 puntos, lo que nos puede indicar que de los sujeto en
cuestin el 100% afirm que las polticas de contratacin se pueden visualizar por
escrito en un manual de polticas y procedimientos de administracin de contratos,
lo cual es considerado como herramienta para reducir la complejidad del proceso y
evitar mrgenes de errores.

2. REFLEJAN LAS POLITICAS DE CONTRATACION LOS OBJETIVOS DE

LA ORGANIZACIN?

NO

SI

OPCION

SI

NO

TOTAL
Porcent
ual

80%

20%

El anlisis generado de los resultados que se evidencian el cuadro N2,

donde la opcin Si obtuvo 4 puntos y la opcin No obtuvo 1 punto, permite
evidenciar que el 80% de los sujetos entrevistados considera que las polticas de
contratacin reflejan los objetivos de la organizacin, lo que permite determinar
que el departamento de acuerdo a su disponibilidad y capacitacin puede
conllevar al logro de los objetivos organizacionales, mientras que el 20% hace
nfasis en que las polticas de contratacin no estn acordes con los objetivos
organizacionales.

3. CONOCE LAS POLITICAS EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO?

NO

SI
OPCION

SI

TOTAL
5
Porcent
ual 100%

NO
0
0%

Los resultados mostrados en el grafico N3 con respecto a la pregunta N 3,

la opcin del Si presenta un puntaje de 5 representando el 100% de los sujetos
entrevistados y la opcin No 0 puntos. Los datos expuestos permiten evidenciar
que los sujetos en cuestin conocen las polticas del Departamento de
Administracin de contrato, lo cual se considera relevante para la adjudicacin de

contratos y el uso eficiente de los mtodos ya que ayuda a saber qu direccin

tomar en caso de que exista cualquier tipo de conflicto con alguno de los agentes
relativos a la licitacin y del mismo modo permitir aplicar una decisin eficiente
bajo los mismos lineamientos. .
4. POSEE PREPARACION ACADEMICA EN EL AREA ADMINISTRATIVA,
CONTABLE, ECONOMICA O AFIN?

NO

SI
OPCION

SI

NO

TOTAL
Porcent
ual

80%

20%

El grafico N4 correspondiente a la pregunta N4, arrojo un resultado para la

opcin Si con una puntuacin de 4 correspondiente al 80% de los sujetos
entrevistados, quedando el No con 1 punto para un 20%. Los datos expuestos
permiten evidenciar que el 80% de los sujetos consultados es profesional
universitario en carreras relacionadas con la Administracin de contratos, lo cual
es de suma importancia para el desarrollo eficiente del departamento. El 20% no
posee preparacin acadmica adecuada lo cual determina que se debe incidir
sobre la preparacin profesional adecuada, con la finalidad de que se apliquen las
herramientas adquiridas de manera eficiente para mantener un alto nivel de
funcionamiento del departamento.

5. TIEMPO DE TRABAJO MAYOR A DOS AOS EN LA ORGANIZACIN /

DEPARTAMENTO?

NO

SI

OPCION

SI

NO

TOTAL
Porcent
ual

60%
40%
El
resultado
arrojado
por
el
instrumento aplicado, donde se evidencia que en el grafico 5, la opcin Si obtuvo
una cantidad de 3 puntos para un 60% y las opcin No un total de 2 puntos para
un 40%, lo cual indica que el personal entrevistado en su mayora tiene
experiencia de servicios mayor de 2 aos, lo cual permitir utilizar dicha
experiencia laboral para consolidar cualquier propuesta que permita afianzar el
rendimiento del departamento de administracin de contratos, con un nivel de
disposicin para el logro de los objetivos organizacionales. Resulta indispensable
de igual manera que los empleados con mayor experiencia dentro del rea de
contratos afiancen los conocimientos de los empleados con menor experiencia en
pro de el desarrollo continuo del departamento.
6. SE DISEAN Y CONTROLAN LAS FORMAS Y REGISTROS?

NO

SI

OPCION

SI

TOTAL
5
Porcent
ual 100%

NO
0
0%

Los datos mostrados como resultado a las entrevistas en el grafico N6,

evidencian que la opcin Si representativa en un 100% obtuvo un total de 5
untos y las opcin No un total de 0 puntos para una representacin del 0%. Esta
unificacin de criterios hace determinar que el 100% de los entrevistados estn de
acuerdo en que dentro del departamento de administracin de contratos se
disean las formas y registros como herramienta de control, ayudando a definir y
mejorar el proceso de toma de decisiones facilitando una mejor planificacin y
coordinacin de recursos disponibles, a travs de la revisin continua del control
de digestin contratos.
7. EXISTE

UN

DOCUMENTOS?

METODO

ADECUADO

PARA

EL

MANEJO

DE

NO

SI

OPCION

SI

TOTAL
5
Porcent
ual 100%

NO
0
0%

En los resultados evidenciados en el grafico N7 correspondientes a la

pregunta N7 del instrumento aplicado, se logra observar una representacin del
100% correspondiente a la opcin Si, la cual obtuvo una puntuacin de 5 puntos
sobre la opcin No que obtuvo o puntos para una representacin del 0%. De
acuerdo con esto, los sujetos entrevistados estn de acuerdo con que dentro del
departamento de administracin de contratos se manejan mtodos de trabajo que
permiten el adecuado manejo de documentos emitidos durante el proceso
licitatorio, lo cual evidencia un control adecuado de los registros correspondientes.
En este sentido se puede afirmar que el Departamento organiza y controla la
informacin relativa a todos los contratos desde su incio, evaluando su desarrollo,
de conformidad con los parmetros establecidos en la planificacin.
.

8. LOS EXPEDIENTES DE CONTRATOS / CLIENTES SE LOCALIZAN

FACILMENTE Y EXISTE UN METODO DE INFORMACION ADECUADO?

NO

SI
OPCION

SI

TOTAL
5
Porcent
ual 100%

NO
0
0%

Los resultados obtenidos en la pregunta N8, evidenciados en el

grafico N8, lograron determinar que el 100% de los sujetos entrevistados
correspondientes a la opcin Si, estn de acuerdo con que el departamento de
administracin de contratos posee los expedientes tanto de clientes como de
contratos en una excelente localizacin permitiendo el fcil acceso a la
informacin requerida en un momento determinado.
9. SE ELABORAN ESTADISTICAS SOBRE AVANCE DE CONTRATO?

NO

SI

OPCION

SI

TOTAL
5
Porcent
ual 100%

NO
0
0%

En el grafico N9 se logra observar que la opcin Si obtuvo un total de 5

puntos para un 100% representativo de los sujetos entrevistados, mientras que la
opcin No logro un total de 0 puntos para un 0%, lo cual infiere que el el personal
del Departamento de administracin de contratos controla la evolucin de los
contratos, registrando las estadsticas necesarias para determinar su avance.
10. HAY COORDINACION ENTRE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS DE LA
ORGANIZACIN PARA REALIZAR LOS DISTINTOS PROCEDIMIENTOS DE
LICITACION EN REFERENCIA A SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS DE
ORGANISMOS PUBLICOS?

NO

SI

OPCION

SI

NO

TOTAL
Porcent
ual

60%

40%

En los resultados arrojados por el instrumento aplicado se logro evidenciar

que la opcin Si obtuvo un total de 3 puntos para una representacin del 60%,
mientras que la opcin No obtuvo un total de 2 puntos para un 40%
representativo de la cantidad total de sujetos entrevistados. En este sentido se
puede afirmar que existe un margen un tanto superior de entrevistados que opinan
que existe la coordinacin adecuada con los dems departamentos para la
adquisicin a tiempo de solvencias administrativas de organismos pblicos. En
cuanto a la diferencia mnima que existe que expresa no estar de acuerdo con

esto, se debe considerar extender el proceso de 9valuacin a otras reas afines al

departamento de administracin de contratos para verificar que estas cumplan con
los plazos necesarios para la solicitud de solvencias.
ANALISIS GENERAL DE LOS RESULTADOS DE LA APLICACIN DEL
INSTRUMENTO AL DEPARTAMENTO DE ADIMINISTRACION DE CONTRATOS
DISPONIBILIDAD DEL PERSONAL PROFESIONAL ESPECIALIZADO

12%
Apata

88%
Disposicin

SI: 44
NO: 06

La aplicacin del instrumento de entrevista al personal del Departamento de

Administracin de contratos evidencio que el 88% de los entrevistados tienen la
disposicin efectiva para llevar a cabo las actividades relativas a los procesos de
licitacin, mostrando capacidad, experiencia y control indispensable para la
coordinacin de los procedimientos administrativos de gestin de contratos. Por su
parte el 12% entrevistado mostro apata lo que evidencia que existe un nivel
menor de margen de error en los procesos licitatorios, lo cual amerita en menor
grado solventar las posibles desviaciones con el fin de minimizar dicho porcentaje.