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CAPITULO
Pg. 1
2. La Hoja de Clculo
b. La ventana de trabajo en Excel
Son hojas de clculo que hacen fcil la creacin y manipulacin de tablas de datos.
Esta Aplicacin incluye muchas herramientas de clculo, as como diferentes tipos de
formato, representacin grfica de los resultados, anlisis de datos y automatizacin de
tareas mediante la programacin en Visual Basic.
Cuadro de Nombres
Ficha Archivo
Fichas
Barra de
Acceso rpido
Cinta de
Opciones
Barra de frmulas
Encabezados de Columna
Puntero de celda
Barra de
Desplazamiento
vertical
Encabezados de Fila
Barra de
Desplazamiento
horizontal
Etiquetas de hoja
Botn Nueva hoja
Barra de Estado
Botones de Vistas
Barra de Zoom
Filas:
1048,576 filas
Hojas en un Libro:
Cada Libro en Excel es un archivo en el que se pueden haber utilizado una o varias
hojas.
Los nombres de archivo estndar de Excel tienen la extensin: xlsx.
Los archivos habilitados para macros de Excel tienen la extensin: xlsm.
d. El Puntero de Celda
Indica la celda activa donde se puede ingresar o modificar un dato.
Cuadro de Relleno
o de Autollenado
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f. Ingreso de datos
Para escribir un nuevo dato en una celda o para reemplazar un dato all existente:
1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se desea escribir un dato
2.- Escribir el dato y luego presionar Enter o desplazar el puntero a otra celda
Nota:
Cuando se est ingresando datos en una celda, observe que al lado izquierdo de la Barra de
Estado aparece el mensaje Introducir, y una vez escrito los datos en las celdas, al seleccionar
una de ellas, la barra de frmulas mostrar el contenido de esta celda.
Observe que en esta ocasin cuando se est modificando el contenido de la celda, en la barra
de Estado aparece el mensaje Modificar.
g. Tipos de datos
En las celdas se pueden escribir los siguientes tipos de datos:
Nmeros.-
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1234
721.45
3 7/8
28/07/2013
03:15
Nota:
Enteros
Decimales
Fraccionarios (quebrados mixtos)
Fechas
Horas
No deben escribirse los nmeros con comas de millar ni con el signo monetario, pues estos
podrn ser agregados luego al dar formato a las celdas.
Textos.-
Estos datos pueden combinar las letras del alfabeto y cualquier otro
carcter del teclado.
Ejemplos:
Carlos Robles
Empresa Editora Florencia
15 aos
Almacn #24
28 de Julio del 2013
45+27+130-47
C3+7-A2
1er Trimestre
=45+27+130-47
=C3+7-A2
=A5*30%
=SUMA(A1:A5)
=PROMEDIO(A1:A5)
=B4&H2
Con el Teclado.-
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A fin de poner en prctica lo que hasta aqu estamos aprendiendo, realizaremos a continuacin
un ejercicio en la hoja de clculo.
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Pg. 6
Observe que algunas frmulas utilizan parntesis para agrupar algunas operaciones. Esto se
debe a que las operaciones se realizan segn su jerarqua. Esto se ver ms adelante cuando
se explique el uso de los operadores.
3er Pago.-
Doble
Clic Aqu
Si los clculos son correctos, entonces la hoja deber quedar como se aprecia en el
siguiente cuadro. Si fuera el caso, los resultados son mostrados con tantos decimales
como quepan en la celda. Luego se le dar formato a estos resultados para definir la
cantidad de decimales que se desean ver.
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Pg. 8
En vez de presionar Enter en el 4to paso anterior, tambin se puede hacer clic derecho y
elegir Pegar, o hacer clic en el botn
Pegar de la ficha Inicio, o por ltimo presionar las
teclas Ctrl.+V. Pero como vern, ms fcil es presionar Enter.
En esta ocasin el presionar Enter en el 4to paso hara que se copie el rango pero una sola
vez. En cambio, si usted quisiera copiar dicho rango varias veces en diferentes lugares de la
hoja, entonces deber llamar hacer clic derecho y elegir Pegar, o hacer clic en el botn
Pegar, o presionar las teclas Ctrl.+V, y esto tendr que repetirlo en cada celda destino donde
quiera una nueva copia, y cuando haya terminado de realizar todas las copias deber
presionar la tecla Esc para retirar el rango mvil punteado, con lo cual se dar por terminada
la accin de copiar.
Puntero
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Este mtodo de arrastrar con el Mouse para mover o copiar rangos de celda es prctico y ms
rpido, pero solo si el rango es pequeo y si el sitio destino se encuentra visible en la pantalla.
Pero si el rango a mover o a copiar fuesen grande o si el sitio destino estuviese distante o en
otra hoja del Libro, entonces lo ms recomendable es utilizar el mtodo anterior.
Nota:
La tecla Suprimir, solo borra el contenido de las celdas, no el formato que estas puedan tener
(color de texto, color de relleno, bordes, signo monetario, alineacin, etc.)
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Nota:
En el caso del mes de setiembre, el nombre del mes debe escribirse como Septiembre o Sep,
porque de otro modo no ser reconocida como elemento de una serie.
3.- Seguidamente escriba los siguientes datos y arrstrelos uno por uno con su
cuadro de relleno hacia abajo.
Los datos que combinan nmeros con texto, o los que combinan texto con nmeros
son copiados como series.
Los nmeros ordinales 1er, 2do, 3er o tambin 1ra, 2da. 3ra
Las fechas como 4/6/2011(en cualquiera de sus formatos: 4-Jun 4-Jun-11) y tambin las
horas, son consideradas como series de datos (3:15 sera copiado como 4:15, 5:15,
6:15etc)
Ahora veamos qu pasa cuando los datos que se copian no son considerados como
elementos de serie en Excel.
4.- En la fila 3 de la Hoja2 del libro actual, escriba estos datos y luego arrastre uno
por uno sus cuadros de relleno.
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Como se puede ver, los textos simplemente no son elementos de series, y se copian
tan iguales como fueron escritos en la celda. (Excel no sabe que despus de la
primavera sigue el verano, el otoo y el invierno; ni reconoce los puntos
cardinales norte, sur, este y oeste; ni tampoco est enterado de los nombres de los
miembros de la Sagrada Familia: Jess, Mara y Jos.)
Los nmeros para Excel, tampoco son elementos de series y sern copiados en
forma idntica como puede verse en la columna D.
A continuacin veremos el efecto que produce la tecla de Control [Ctrl.] al momento
de arrastrar el cuadro de relleno para
copiar una serie de datos.
5.- En la celda A3 de la Hoja3 escriba
la palabra Octubre.
6.- Luego, manteniendo presionada la
tecla de Ctrl. Arrastre el cuadro de
relleno de esa celda.
7.- Haga lo mismo en la celda B3,
escribiendo en ella el nmero 15 y
arrastrando el cuadro de relleno
pero manteniendo tambin presionada la tecla de Ctrl.
El resultado es el que puede verse en la figura adjunta.
La palabra Octubre que antes fue un elemento de serie, ahora con la tecla de Ctrl.
es copiada como si se tratase de un texto cualquiera.
En cambio, el nmero 15 con ayuda de la tecla de Ctrl. Se ha convertido en una
serie de datos numricos cuyo incremento es la unidad.
A raz de esto podemos afirmar lo siguiente:
La tecla de Ctrl. al momento de copiar con el cuadro de relleno inhibe la copia
de los elementos de serie, o sea que todo los que antes era una serie dejara de
serlo. Y solo en el caso de copiar un nmero con la tecla de Ctrl. har que este
nmero se convierta en una serie que aumenta de uno en uno.
Ahora veremos lo que sucede cuando se copia con el cuadro de relleno no una, sino
varias celdas seleccionadas.
8.- Inserte una nueva Hoja4 con el botn Insertar nueva hoja de clculo o presione
Shift+F11.
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Clic
Aqu
9.- En las celdas A3 y A4 escriba los nmeros 3 y 6, luego seleccione ambas celdas y
arrastre su cuadro de relleno.
10.-
11.-
12.-
13.-
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=(10-4)*2
12
Potenciacin
=20+ - 3^2
29
Multiplicacin
=20+ - (3^2)
11
=156*10%+3
315.6
Divisin
Suma
Resta
Porcentaje
Operadores de Relacin:
Las frmulas que usan operadores de relacin arrojan respuestas lgicas del tipo
Verdadero o Falso, segn como sea evaluada la comparacin. Los datos a comparar
pueden ser numricos o de texto
>
Mayor
<
Menor
Ejemplos:
Si A4=20, D2=Martes, y H3=14/2/11
>=
Mayor igual
<=
Menor igual
=
<>
Nota.-
Igual
Entonces:
=A4*3>100
Falso
=D2<>Viernes
Verdadero
=H3>28/7/11
Falso
Diferente
Dentro de las frmulas, como puede verse en los ejemplos anteriores, los textos, las fechas y
las horas deben escribirse siempre entre comillas.
Operador de Texto:
&
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Concatenacin
Ejemplos:
Si
A1=Puerta y A2=Azul
Indica un rango
Indica unin
Ejemplos:
=SUMA(A1:A5,C3,E9:E15)
Los operadores de referencia se utilizan en las frmulas para indicar qu se debe hacer
con las celdas o los rangos de celdas.
Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer referencia a
un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular.
La coma (o punto y coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que se desean
unir para una operacin determinada.
El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea realizar una
operacin solamente con la interseccin de ambos rangos, y no con todas las celdas en
conjunto.
b. Frmulas
Son datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datos
escritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los operadores.
Por ejemplo, para escribir tradicionalmente una formula algebraica, lo haramos as:
H 7 + B3
25 + C 4
2
9
D
C4 +
3
( F 7 10) 3 + 1
4
Pero en Excel, teniendo en cuenta el orden de la jerarqua de las operaciones, la misma
frmula anterior la tendramos que escribir de la siguiente manera:
=C4+((H7+B3)/(D9^2)-25+C4)/((F7-10)^3+1 3/4)
De este modo se podrn escribir entonces todos los clculos que uno desee utilizando
para ello las frmulas de Excel.
Sin embargo, si estas frmulas son muy comunes en nuestros clculos, o si stas llegan
a ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso de las
funciones, que es un mtodo abreviado para escribir frmulas.
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CAPITULO
1. Formato de Celdas
a. La Ficha Inicio
Minibarra de Herramientas
Men contextual
Si se tiene el puntero del mouse sobre las celdas y se hace un clic derecho con l, aparecern
la Minibarra de Herramientas, y adems el men Contextual, con diversas opciones cada
uno para hacer ms fcil el dar formato a las celdas que se hayan seleccionado.
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2.- Seleccione los ttulos de la fila 3 y pngalos Negrita, Centrado, dele Color de
Fuente y Color de Relleno, luego coloque borde a cada una de sus celdas con la
opcin Todos los bordes.
Color de Fuente
Centrar
Negrita
Herramientas de bordes
Color de Relleno
3.- Finalmente seleccione las celdas con nmeros y dele el formato Estilo millares
para separar con comas en cada millar y redondearlos a 2 decimales. De forma
similar dele formato a las dems celdas del cuadro (ver figura).
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Nota:
Para que la puntuacin numrica de los datos que escriba en las celdas muestren coma de
millar y punto decimal, es importante que se verifique la Configuracin Regional de Windows,
la cual deber estar en el formato: Espaol Per.
En el botn Inicio de Windows ingrese a Panel de Control y elija Reloj, Idioma y regin; y luego
Configuracin regional y de idioma.
En la siguiente ventana, en la casilla desplegable Formato, seleccione Espaol (Per), y luego clic
en Aceptar. Finalmente cierre la ventana de Panel de Control.
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Escritas las formulas, el cuadro deber verse con los siguientes resultados:
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12. A la celda con la palabra METRO pintarla el fondo de color amarillo y las letras de
color verde. Adems darle el tamao de fuente de 14 puntos.
13. Pintar el relleno de las celdas de las filas 5 y 6 del color que usted crea
conveniente.
14. Pintar el relleno de las celdas A10:B10 de color negro, y las letras de color blanco.
Con todo esto ya tendramos calculado el monto total del pedido del primer cliente
Metro. Pero adems de Metro, tenemos otros 3 clientes ms: Wong, Plaza Vea, y
Tottus; a los cuales tambin vamos a calcularles en monto de sus pedidos.
Para calcular los pedidos de los dems clientes, seleccione el rango C3:D10 y arrastre
su cuadro de relleno hacia la derecha hasta la columna J.
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Haga lo mismo anterior para ingresar las cantidades pedidas por Tottus.
Ahora, vamos a obtener los totales acumulados de cantidad y monto de todos los
clientes. Para lograr esto haga lo siguiente;
1. Seleccione el rango I3:L10 y arrastre el cuadro de relleno hasta la columna L.
2. En la celda K3 escriba la palabra TOTALES. Pinte el fondo de negro y las letras
blancas.
3. Luego en la celda K5 escriba la formula =C5+E5+G5+I5 y cpiela hacia abajo
4. Seleccione al rango A1:L1 y haga clic en el botn de Combinar y centrar. Luego
dele al ttulo el tamao de letra de 18 puntos, Subrayado y las letras de color rojo
oscuro.
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CAPITULO
1. Funciones en Excel: frmulas simplificadas
a. Cuando utilizar las Funciones
Cuando las frmulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy
frecuente, lo ms prctico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son sino
un mtodo abreviado para escribir esas frmulas. Pero para escribir una funcin es
necesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es la forma estricta en que
debe escribirse una funcin.
=Nombre de funcin(Argumentos)
De las 339 funciones que ya existan en Excel 2007, la versin 2010 ha agregado 69
funciones ms, y la versin 2013 agreg 42 ms, haciendo un total de 450 funciones,
las cuales se clasifican ahora en las siguientes categoras:
Categora
Funciones de compatibilidad (con 2007)
40
Funciones de cubo
12
24
Funciones de ingeniera
54
Funciones financieras
55
Funciones de informacin
20
Funciones lgicas
19
75
Funciones estadsticas
105
Funciones de texto
27
Funciones Web
TOTAL
Pg. 24
Cantidad
450
Pg. 25
La Funcin SUMA
Suma de las edades de todos los pacientes:
=SUMA(B4:B11)
Rpta: 39
Esta funcin considera solo las celdas con datos numricos(ignora las celdas B7 y B8)
La Funcin PROMEDIO
Promedio de edades de todos los pacientes:
=PROMEDIO(B4:B11)
Rpta: 6.5
La Funcin MAX
Edad mxima de un paciente:
=MAX(B4:B11)
Rpta: 11
La Funcin MIN
Edad mnima de un paciente:
=MIN(B4:B11)
Rpta: 2
Encuentra el mnimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del beb porque no es
un dato numrico)
La Funcin CONTAR
Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada
=CONTAR(B4:B11)
Rpta: 6
Esta funcin cuenta cuntas celdas tienen datos numricos(las fechas son nmeros)
La Funcin CONTARA
Cantidad Total de pacientes
=CONTARA(B4:B11)
Rpta: 7
Esta funcin en cambio cuenta cuntas celdas en total estn ocupadas sin importar el
tipo de datos
La Funcin ENTERO
Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales:
=ENTERO(PROMEDIO(B4:B11))
Rpta: 6
La Funcin REDONDEAR
Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales:
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=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1)
Rpta: 6.5
=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0)
Rpta: 7
coordenada relativa
F$2
$F2
Si una frmula no va a ser copiada a ningn lado, entonces no es necesario que tenga
coordenadas absolutas de ningn tipo.
Ejemplo:
Abra un libro nuevo en blanco y en la celda A1 escriba la siguiente frmula:
=$C4+F$2/$E$3-25
Cuando presione la tecla Enter la celda se llenar de numerales: #########
Esto ocurre porque la formula en realidad est realizando una divisin entre cero, lo
cual no se puede calcular. Pero el resultado de la formula ahora no es lo importante,
sino, qu es lo que ocurre con la formula, cuando sta es copiada.
Para ver en la celda no el resultado, sino la frmula que usted escribi, haga lo
siguiente:
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta
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Copie la formula con el cuadro de relleno hacia abajo. Como ver, los nmeros de las
coordenadas de celda que no tienen dlar, han aumentado. (el nmero 25 no es una
coordenada de celda, por esto permanecer siempre constante)
=$C4+F$2/$E$3-25
=$C5+F$2/$E$3-25
=$C6+F$2/$E$3-25
=$C7+F$2/$E$3-25
=$C4+G$2/$E$3-25
=$C4+H$2/$E$3-25
Pg. 28
=D4*10%
Pg. 29
Para escribir el titulo Aumento Enero en dos filas de una sola celda, escriba primero la
palabra Aumento, presione Alt+Enter, y escriba Enero; luego presione Enter.
La Funcin SI
La sintaxis de la funcin es la siguiente:
=SI(Condicin lgica, Accin1, Accin2)
V
F
Donde:
Condicin lgica
Accin1 y Accin2 Son cualquier tipo de dato vlido para escribirse en una celda
Usar la funcin SI, es como tener la posibilidad de escribir 2 datos diferentes en una
misma celda, pero solo uno de los datos ser el resultado de la funcin. Si la expresin
lgica resulta ser Verdadera, entonces la accin1 es la respuesta de la funcin, en
caso contrario si es Falsa entonces la accin2 sera la respuesta de la funcin.
Aumento 2.-
Los aumentos de este caso entonces seran los que se aprecian en el siguiente cuadro:
Aumento 3.-
Pg. 30
Si en una frmula hay que escribir un texto, como es el caso de la palabra Vendedor, esta
palabra deber estar entre comillas, y adems deber escribirse de igual modo como est
escrito en la tabla de sueldos, es decir, si en la tabla se escribi la palabra sin acento entonces
tampoco hay que ponerlo, o quizs en la tabla si tena acento o estaba en plural o en singular,
entonces en la formula tambin deber escribirse del mismo modo. Las maysculas o
minsculas no se toman en cuenta.
Bonificacin.-
Pg. 31
Aumento de Mayo.-
=SI(D4<1500,D4*20%,SI(D4<2000,D4*15%,D4*10%))
V
F
Pg. 32
En todas las frmulas de Excel cada vez que se abre un parntesis debe haber otro que lo
cierre. Observe que en la formula anterior, al haber 2 funciones SI anidadas, al final es
necesario cerrar con 2 parntesis.
Como hemos podido ver, los clculos en la tabla de sueldos han sido calculados en cada mes
por una sola frmula, a pesar que los aumentos individuales para cada empleado eran
distintos. Pero la funcin SI se encarg por nosotros de tomar las decisiones de cmo obtener
estos aumentos y sin importar cuantos empleados tenga la empresa.
A continuacin vamos a ver cmo se puede extraer la informacin de una tabla como la que
hemos obtenido. Por ejemplo, cmo haramos para averiguar en la tabla cual es el sueldo que
gana Luisa, o cual fue el aumento que ella recibi en Marzo. Tenga en cuenta que Luisa puede
ser una de los cientos de empleados que existen en la tabla, y se desea encontrar esta
informacin en forma rpida.
Para casos de bsqueda de datos como los descritos en el prrafo anterior, existen varias
funciones; y una de ellas es la que vamos a ver a continuacin, la funcin BUSCARV.
Pero antes de explicar el manejo de la funcin BUSCARV, es necesario aprender cmo se
pueden dar nombres de rango a las celdas.
Pg. 33
Escribir aqu el
nombre que desea
darle al rango
3.- En la ventana de dilogo que aparece escribir el nombre que se le quiere dar al
rango (lo recomendable es que el nombre sea de una sola palabra, no importa en
maysculas o minsculas)
4.- Finalmente hacer clic en el botn Aceptar.
Pg. 34
Segunda forma:
1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.
2.- Hacer un clic en el casillero de Cuadro de Nombres que se encuentra en la parte
izquierda de la barra de frmulas sobre los encabezados de columna.
3.- Escribir en el casillero el nombre que se le quiere dar al rango.
4.- Presionar Enter.
Un vez nombrado un rango, este podr ser usado de all en adelante en cualquier
frmula o en cualquier orden de men de Excel cada vez que se tenga que hacer
referencia a ese rango.
Pg. 35
Este rango
se llama
PAGOS
Entonces
Si se deseara calcular la suma de todos los pagos, podramos utilizar la funcin
autosuma:
Antes se tena que escribir la formula as:
=SUMA(B4:B16)
Ahora que B4:B16 tiene el nombre PAGOS, la formula podra escribirse as:
=SUMA(PAGOS)
Pg. 36
La Funcin BUSCARV
La sintaxis de la funcin es la siguiente:
=BUSCARV(Dato,Rango de Tabla,# Columna,Orden)
Donde:
Pg. 37
Rango de Tabla
# de Columna
Orden
Esta funcin se utiliza para extraer informacin relacionada con un dato; pero primero
tiene que encontrar el dato en la tabla y luego extraer la informacin que se encuentra
en una de las celdas a la derecha del dato dentro de la tabla.
Nota.-
Una manera de evitarse el trabajo de escribir manualmente los numero de columna en cada
una de las formulas, seria escribiendo en la celda B5 la siguiente formula y luego copiarla en
el rango B6:B12 con el cuadro de relleno:
=BUSCARV(B$3,SUELDOS,FILA(A2),0)
La funcin FILA da como resultado el nmero de fila de una celda escrita dentro de la
funcin. Como lo que se desea para obtener el cargo del empleado es que el tercer argumento
de la funcin BUSCARV sea el numero 2 entonces se ha escrito en vez del 2 la funcin
FILA(A2) cuya respuesta es 2 justamente, pero igual hubiera sido si se hubiera escrito
FILA(M2) o FILA(P2) con tal que sea una celda de la fila 2. Cuando se copie la formula hacia
abajo la celda A2 se convierte en A3, A4, A5, etc. dando como respuesta el nmero 3, 4, 5, etc.
que era lo que se deseaba en cada formula.
Pg. 39
CAPITULO
1. Listas de Datos: ordenamiento y bsqueda
a. Qu es una Lista de Datos
Por ejemplo, para ordenar la lista ascendentemente por el Nombre de cada socio
1.- Seleccionar una celda de la columna B, como la celda B6 por ejemplo.
2.- Hacer un clic en el botn de herramientas
Ordenar de A a Z.
Pg. 40
El cuadro de pedidos en realidad llega hasta la fila 100, o sea que existen 90 pedidos
en total. Pero como se ve, an falta calcular el monto total de cada uno de los pedidos,
as como los precios de cada artculo pedido; para lo cual primeramente vamos a
escribir las frmulas que nos ayuden a obtener estos datos faltantes.
Cmo obtener los Precios de cada Pedido:
Primeramente vamos a dar nombres de rango a cada columna y a cada fila de la lista
de precios. Realice usted entonces las siguientes acciones:
Pg. 41
La Funcin INDIRECTO
Pg. 42
d. El Comando Datos/Ordenar
Ordenar la lista para que lo usen en Almacn:
Suponga que el da de maana hay que realizar la entrega de todos los pedidos que
corresponden al mes de Enero, as que podramos imprimir una copia de esta lista de
pedidos y entregarla al encargado del almacn para que vaya cargando el camin con
toda la mercadera. Pero, como ya se ha visto, al estar desordenada la lista, sta hara
que el trabajo de extraer las diferentes cajas de artculos del almacn sea una labor
algo difcil que llevara quizs a errores de confusin de pedidos y se estara
entregando un pedido por otro.
Entonces, lo que se va ha hacer es lo siguiente: Primero ordenar la lista separando los
pedidos por meses, es decir los de Ene luego Feb y finalmente Mar. De este modo se
tendra separada ya toda la relacin de pedidos que corresponden al mes de Ene.
Luego en la misma lista tambin se ordenar para cada mes los artculos, o sea
Televisores, Lavadoras y Refrigeradoras por separado, y finalmente cada artculo a su
vez se ordenar segn las diferentes marcas, Daewoo, LG y Samsung.
Para poder lograr este ordenamiento se proceder de la siguiente forma:
1.- Primero seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos. (B12 por ejemplo).
Pg. 43
Nota:
Pg. 44
Si el rango de la lista que se desea ordenar tiene los ttulos de las columnas en la primera fila:
Mes, Tienda, Distrito, etc., entonces en la ventana de dilogo, en la opcin El rango de datos
tiene fila de encabezamiento hay que verificar que est marcado el botn de opcin Si, pues
de otro modo la fila de ttulos tambin se ordenara como si fuese un registro ms.
Entonces el cuadro de pedidos ser fcil de usar para ir de distrito en distrito y realizar
ordenadamente la entrega segn los clientes que haya en cada lugar.
El Cuadro se vera como se muestra en la siguiente figura:
e. El Comando Datos/Filtro
Filtrar la lista para consultar ciertos pedidos:
Sabemos que la lista en total era de 90 pedidos. Pero, sin importar cuantos existan en
total, en cierta ocasin se desea saber cuntos de los pedidos que se entregaron en
Enero, fueron de Daewoo. Y en otra oportunidad, se deseara saber cuntos pedidos en
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta
Pg. 45
Clic aqu
Observe que al elegir el comando Filtro, los ttulos en la fila 10 del cuadro ahora muestran
unos botones de lista desplegable. Estos son los botones de filtro, que se van a utilizar para
realizar las consultas a la lista.
A continuacin vamos a realizar diversas consultas sobre los pedidos de los clientes:
Cuntos pedidos del mes de Enero son de Televisores
Daewoo?
1.- Hacer un clic en el botn de filtro del Mes,
desactivar la casilla (Seleccionar Todo) y elegir
la opcin Ene. Luego Aceptar.
Esto har que de la lista de 90 pedidos solo
queden visibles los que pertenecen al mes de
Ene, los dems pedidos quedarn ocultos.
2.- Luego hacer un clic en el botn de filtro del
Artculo y elegir la opcin Televisor.
3.- Finalmente hacer un clic en el botn de filtro de
la Marca y elegir la opcin Daewoo.
Pg. 46
.
Como se observa, existen entonces 6 pedidos que cumplen con la condicin que se
haba solicitado: (Televisor Daewoo para Enero)
Nota:
Cuando se realiza el filtrado de una lista, los encabezados de fila muestran los nmeros de fila
de color azul, as como tambin aparecen unos iconos de embudo en los botones de aquellos
ttulos en los cuales se ha realizado una eleccin de filtro.
Clic aqu
Pg. 47
La Funcin SUBTOTALES
Esta funcin posee dos argumentos y permite obtener no solo la suma de un rango de
celdas, sino 11 diferentes operaciones de clculo:
=SUBTOTALES(# de operacin, Rango a calcular)
Donde:
# de operacin
Rango a calcular
Promedio
Contar
Contara
Mximo
Mnimo
Producto
Desviacin estndar
Desviacin estndar de la poblacin
Suma
Varianza
Varianza de la poblacin
Pg. 49
obtenido por la funcin Subtotales al final de la lista, luego filtrar al segundo vendedor y
anotar tambin su resultado y as sucesivamente hasta tener los resultados de todos los
vendedores calculados. Bueno, esto no es muy difcil de hacer si solamente son tres
vendedores como en nuestra lista de ejemplo, pero; imagnense que tenemos 15, o 100, o
tal vez muchos ms vendedores; en este caso, averiguar quin es el mejor vendedor se
convertira en una tarea muy ardua y tediosa.
Para poder comparar varios resultados de subtotales al mismo tiempo existe otra
herramienta en el manejo de listas; esta es la opcin del comando Datos/Subtotal que
veremos a continuacin. Pero antes vamos a retirar de la lista los botones de filtro y las
frmulas de Subtotales de la fila 101.
1.- Seleccionar todas las frmulas de Subtotales que se encuentran en la fila 101 y
brrelas con la tecla Suprimir.
2.- En la ficha Datos elegir el comando Filtro.
Desaparecern los botones de Autofiltro de nuestra lista de pedidos y la lista se
ver entonces como en su forma original, y estarn nuevamente visibles los 90
pedidos.
e. El Comando Datos/Subtotal
Para averiguar quin es el mejor de nuestros Vendedores
1.- Seleccione una de las celdas con el nombre de un vendedor, y haga clic en el
botn de herramientas
Ordenar de A a Z.
Clic aqu
Elegir Vendedor
Elegir Suma
Verificar que se
encuentren marcadas con
un check las opciones
Cantidad y Total.
Botones de Agrupar y
Esquema
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Ordenar de Z a A.
Ordenar de A a Z.
1 2 3
5.- Finalmente seleccionar el monto total de uno
de las Tiendas y hacer un clic en el botn de
Ordenar de Z a A.
De este modo se podr averiguar en forma similar, cul es la marca ms vendida, o
cual es el mejor mes de venta, o tambin cual es el artculo que nos brinda mayores
ingresos.
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CAPITULO
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Pg. 54
2.- Escriba Produccin del Ao 2014 como ttulo principal en el grfico y tambin
Miles de Paquetes como ttulo del eje vertical. Luego seale la tabla de datos y
cuando aparezca el mensaje tabla de datos haga un clic para seleccionarla; y
luego en la ficha Inicio cambie el tamao de Fuente a 8 puntos.
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Al lado derecho del grafico aparecen tres botones de diseo rpido. Estos botones son
los siguientes: Elementos de grfico, Estilos de grfico, y Filtros de grfico.
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8.- Haga un clic en el botn de diseo rpido Elementos de Grafico y marque las
opciones Etiqueta de datos, Leyenda, y desactive la opcin Tabla de datos, tal como
se muestra en la figura.
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10.- Ahora de va a agregar al grafico los meses Abr, May y Jun. Seleccione el rango
E3:G9 y presionar Ctrl+C. Luego seleccione el grafico con un clic dentro de l, y
presione las teclas Ctrl+V.
Finalmente el grafico deber verse as:
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5.- Seleccione uno de los sectores del grfico y separe del grafico el sector
correspondiente a la produccin de Scott arrastrndolo con el mouse radialmente
hacia atrs. El grafico deber verse como se muestra a continuacin.
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PRODUCCIN DE ABRIL
Roll
8%
Scott
22%
Familia
27%
Huggies
14%
Kotex
24%
Suave
5%
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3.- Mueva el grafico arrastrando el borde del mismo para ubicarlo debajo de los 2
anteriores grficos, y luego cambie su tamao como se muestra en la figura
siguiente:
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Minigrfico
Grfico con la
Funcin REPETIR
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2.- Seleccione el rango C3:D3 y en la Ficha Inicio elija Combinar y Centrar, luego
Alinear a la izquierda y Aumentar sangra una vez. Repita este procedimiento
para el rango C4:D4.
3.- En la celda B7 escribir la frmula: =10*A7+150, y luego copiar esta frmula
hacia abajo.
4.- En la celda C7 escribir la frmula: =3*A7^2+5, y luego copiar tambin esta
frmula hacia abajo.
Para crear el grfico continuar con los siguientes pasos:
5.- Seleccionar el rango A6:C27
6.- En la Ficha Insertar elegir Grafico de Dispersin/Dispersin con lneas rectas.
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Pg. 72
-10
-5
Y1 Ecuacin de la Recta:
10
15
Y2 Ecuacin de la Parbola:
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Pg. 74
CAPITULO
Como puede verse, si nos desplazamos en la hoja hacia abajo, ya no veramos los ttulos
de la fila 7, y de igual manera si nos movemos hacia la derecha para ver los dems rubros
de pago, ya no veramos de cual obrero son esos datos.
Pg. 75
4. De este modo, le hemos indicado a Excel que todas las filas que se encontraban
encima del puntero de celda (filas de la 1 a la 7), y las columnas situadas a la
izquierda del puntero de celda (columnas A y B) se queden inmviles, y ya no se
escondan al movernos en el cuadro. Entonces podremos irnos a cualquier parte del
cuadro, y siempre veremos los ttulos de la fila 7 y los cdigos y nombres de los
obreros, como puede verse en la siguiente figura:
Pg. 76
3. Luego estando el puntero en la seccin inferior desplazar esta hacia abajo para
mostrar en ella el cuadro de crditos bancarios del ao 2013, tal como se aprecia en
la siguiente imagen.
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta
Pg. 77
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3. Manejo de ventanas
Cuando se tenga un documento de Excel donde se hayan utilizado varias hojas del libro,
quizs se desee ver simultneamente varias de estas hojas en la pantalla; all es donde se
hace necesario crear mltiples ventanas en Excel para ver el contenido de las diferentes
hojas de un mismo documento. A continuacin pasamos a describir como se realiza la
creacin de ventanas en Excel.
Pg. 79
Si tuviera abiertos otros libros de Excel, al elegir la opcin Organizar Todo, entonces
tambin estos otros archivos de Excel se mostraran simultneamente con las ventanas del
libro anterior.
Si uno no desea ver otros archivos de Excel abiertos, sino solo las ventanas del libro
actual; entonces al organizar las ventanas, marque en la ventanita de dialogo Organizar
ventanas, la casilla de la opcin Ventanas del libro activo.
Si se abriesen dos archivos en dos ventanas verticales, estas se podran poner en paralelo
y luego sincronizarlas para poder comparar los datos que cada archivo tenga en sus
respectivas listas. Para esto se utilizaran los comandos de la ficha Vista/Ver en paralelo,
y luego Vista/Desplazamiento sincrnico.
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CAPITULO
Pg. 81
El documento estar entonces listo para ser impreso. Solo bastara con elegir cuantas
copias desea imprimir y luego haga clic en el botn Imprimir.
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3. Como se ver, y sin importar de qu tamao o tipo haya sido el grafico elegido, este
grafico ya estar listo y centrado para ser impreso. Solo tendr que hacer clic en el
botn de imprimir.
Pg. 83
Nmero de pgina
Nmero de pginas
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Mostrar mrgenes
Avanzar y retroceder pginas
Toda la pgina o Zoom
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8. En la ficha Hoja, hacer un clic en la casilla de texto Repetir filas en extremo superior
y con el mouse seleccionar en la hoja de clculo las filas 8, 9 y 10. Finalmente hacer
un clic en Aceptar.
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9. Solo bastar con hacer clic en el botn Imprimir, para enviar el documento a la
impresora e imprimir todas las pginas del cuadro de pedidos.
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Extensin
Descripcin
Libro de Excel
.xlsx
Libro de Excel
(cdigo)
.xlsm
Libro de Excel
binario
.xlsb
Plantilla
.xltx
Plantilla (cdigo)
.xltxm
.xls
Plantilla de Excel
97- Excel 2003
.xlt
Es el formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 Excel 2003 para una plantilla de Excel.
Libro de Microsoft
Excel 5.0/95
.xls
Hoja de clculo
XML 2003
.xml
Datos XML
.xml
Complemento de
Excel
.xlam
Cuando en Excel 2013 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarn en
el ttulo de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando as que si el archivo
est guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrn guardar en l las nuevas
opciones de la versin Excel 2013.
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