Jornadas Archivando: la nueva gestin de archivos. Len, 6 y 7 de noviembre 2014.

Actas de las Jornadas

LA APLICACIN PRCTICA DE LA METODOLOGA PARA LA

GESTIN DE PROYECTOS EN EL CASO PARTICULAR DE LA
DESCRIPCIN DE GRANDES VOLMENES DOCUMENTALES
EN EL SENO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
ADMINISTRACIN
Ana Naseiro Ramudo
Archivo General de la Administracin. Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte. Alcal de Henares.

Resumen: La aplicacin de la metodologa de gestin de proyectos empleada

tradicionalmente en la industria e ingeniera, en el mbito de las denominadas
industrias culturales, garantiza un uso de los recursos humanos y econmicos eficaz
y productivo, sobre todo, en el mbito de la Administracin Pblica, donde es cada vez
ms necesario ejecutar un gasto responsable.
El Archivo General de la Administracin ha llevado a cabo la gestin de multitud de
proyectos, con escasos recursos humanos y econmicos, con plazos limitados de
ejecucin y sobre grandes volmenes documentales. A travs de esta comunicacin
muestro la adaptacin de esta metodologa a los proyectos de instalacin y
descripcin de grandes volmenes documentales del Departamento de Descripcin y
Conservacin del Archivo General de la Administracin.
Palabras Clave: Archivstica, Descripcin, Gestin de Proyectos, Metodologa
1. Introduccin

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La metodologa relacionada con la gestin de proyectos se asocia habitualmente con

la realizacin de proyectos informticos, de ingeniera o construccin, sin embargo, no
es exclusiva de estas reas, y es una metodologa empleada para la gestin de
cualquier proyecto tanto en la empresa pblica como privada, ya que es un rea ms
de la disciplina de la Administracin. Por ello, desde hace dcadas se ha adoptado en
la gestin de proyectos de tratamiento archivstico. La aplicacin de esta metodologa
es necesaria para lograr la ejecucin exitosa de los proyectos y el alcance de unos
objetivos previamente definidos. Su uso no es una novedad, existen muchas obras
que abarcan su empleo, tanto de manera genrica, para cualquier proyecto (Annimo,
2008), como de manera especfica para proyectos de la administracin pblica
(Concepcin, 2007); o para proyectos archivsticos (Abadal, 2004), (Rubio, 2007) o
(San Santos, 2004 y 2011). Existe tambin una importante normativa ISO que recoge
la gestin de proyectos, tanto de manera genrica, es el caso de la norma INTE-ISO
10006, Sistemas de gestin de calidad. Directrices para gestin de la calidad de
proyectos del 2003; la UNE 66916:2003, Sistemas de gestin de la calidad. Directrices
para la gestin de la calidad en los proyectos; la UNE-ISO 21500:2013, Directrices
para la direccin y gestin de proyectos del 2013. Entre las normas ISO que se toman
como referencia para la gestin de proyectos archivsticos, se encuentran: la norma
UNE-ISO 15489-1:2006, Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte
1: Generalidades; la UNE-ISO/TR 15489-2:2006, Informacin y documentacin.

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Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001); la UNE-ISO

30300:2011. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.
Fundamentos y vocabulario; la UNE-ISO 30301:2011. Informacin y documentacin.
Sistemas de gestin para los documentos. Requisitos o la UNE-ISO/TR 26122:2008,
Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de
documentos.
En el seno del Archivo General de la Administracin del Estado se han realizado
mltiples proyectos de tratamiento archivstico en cualquiera de sus reas:
organizacin, descripcin, conservacin, valoracin, digitalizacin. Habitualmente en
estos proyectos no se ha seguido siempre una metodologa previamente definida, ni
basada en la disciplina de la gestin de proyectos.
En la presente comunicacin voy a exponer la metodologa que se ha aplicado en la
gestin de proyectos del Departamento de Descripcin y Conservacin del Archivo,
concretamente, en los proyectos de instalacin y descripcin, adaptndola a la
metodologa empleada de modo general en la gestin de proyectos.
Los proyectos desarrollados en el Archivo, han sido tanto internos como externos 1,
estos ltimos debido a la poltica de austeridad de la administracin pblica, como
consecuencia de la crisis econmica, prcticamente son inexistentes.
Independientemente de la crisis econmica actual, el AGA, debido a la escasez de
recursos desde su existencia, tiene una larga tradicin en la bsqueda de mtodos y
soluciones que permitan abarcar su gran volumen documental y as ofrecer sus fondos
documentales a los ciudadanos, a los investigadores y a la administracin. Si bien, en
los ltimos aos se ha producido un gran avance de la descripcin en la plataforma
PARES, fundamentalmente, en su intranet, INTRAPARES, existen desde hace aos
otras herramientas de accesibilidad, que combinadas con PARES, permiten un acceso
al grueso de la documentacin 2.
En los tratamientos archivsticos llevados a cabo en el Archivo, fundamentalmente, en
la organizacin, descripcin y digitalizacin, se debe aplicar esta metodologa y resulta
eficaz su empleo debido a las caractersticas de sus fondos documentales y de la
institucin. La descripcin de fondos documentales dada su envergadura espacial
suponen un esfuerzo y una implicacin de todos los activos del centro; estos proyectos
se realizan cuando se cuenta con recursos humanos y econmicas suficientes para su
realizacin; los proyectos archivsticos del Archivo tienen un carcter discontinuo y
tienen un comienzo y un fin determinado, caracterstica por la que es positivo el uso de
las tcnicas de gestin de proyectos.

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Las problemticas en el AGA durante aos han sido: un gran volumen de

documentacin, ocho plantas con 45 depsitos documentales con cerca de dos
1
Los proyectos internos son los que una empresa realiza por si misma. Los proyectos externos son los que encargan
clientes o entidades ajenas a la empresa (en el caso de la Administracin son los encargados a otra empresa).
(Annimo, 2008, p. 7.).
2
Tcnicos de Archivos que han trabajado en el centro ya han expuesto con anterioridad los hitos y proyectos histricos
realizados en el Archivo, que han supuesto la centralizacin de los instrumentos de control y descripcin dispersos en
secciones o archivos dentro del Archivo, el comienzo de su tratamiento informtico y la aplicacin de la norma ISAD
(G). (Aguado, Barroso, Martnez y Teres 1991) y (Enseat, Garca y Villanueva 2004).

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millones de unidades de instalacin; unos cuatros mil instrumentos de descripcin y

control de diversa tipologa, que duplican informacin en algunos casos, muchos
resultan ilegibles y se encuentran en ocasiones dispersos; no todos los fondos
documentales estn dotados de instrumentos de descripcin; existen fondos sin
identificar; falta de personal que cubra las necesidades de movimiento, instalacin y
descripcin, gran cantidad de unidades de instalacin en formatos inadecuados y falta
de normalizacin de la signatura para su inclusin en un sistema informtico.
Algunas de las soluciones a estas problemticas han sido: contratacin de personal
cualificado para la descripcin de los fondos, estudios previos de los instrumentos de
descripcin y control, y creacin de una plataforma digital para tener un control de los
mismos independientemente de su formato: ficheros, bases de datos Access,...
(Proyecto de Digitalizacin de los Instrumentos de Descripcin), esta solucin
aportada por el personal del AGA, se plasma en el catlogo digital de instrumentos de
descripcin denominado ANDREA; establecimiento de prioridades de descripcin en
la plataforma PARES: fondos sin identificar y fondos cuyos instrumentos de
descripcin y control no sean legibles, fondos ms consultados en sala o en consultas
externas, fondos de carcter histrico sin problemas de accesibilidad; instalacin
previa de los fondos documentales en unidades de descripcin adecuadas,
paralelamente se realiza la normalizacin de la signatura (en el sistema PARES no se
aceptan duplicados de signaturas) y eliminacin de un gran volumen de
documentacin en los ltimos aos a travs de un proceso de valoracin de la
documentacin que no es de conservacin permanente.
Las tcnicas de gestin de proyectos, a pesar de las grandes ventajas que presentan
para cualquier organizacin, se suelen aplicar, sobre todo, para los proyectos de
descripcin de carcter externo. Sin embargo, las fases de gestin de proyectos se
pueden contemplar en cualquier tratamiento archivstico de cualquier conjunto de
fondos documentales o fondo documental, pertenecientes a archivos de grandes
dimensiones o pequeas instituciones archivsticas. Las fases generales son cuatro: la
planificacin, la programacin, el seguimiento y control, y el anlisis y evaluacin final
de los resultados.
2. La aplicacin prctica de la metodologa de gestin en proyectos de
instalacin y descripcin

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La primera fase de gestin es la de planificacin y programacin del proyecto. En la

fase de planificacin se definir el proyecto. Deberemos seleccionar el fondo
documental a tratar, esta seleccin viene dada por la demanda de los usuarios, por la
necesidad de organizar el espacio interno del archivo o mejorar la conservacin de
determinados fondos documentales que se encuentran instalados en unidades
inadecuadas para su duracin a largo plazo, entre otras. En el mbito de los
tratamientos archivsticos, en la parte de la planificacin, es necesario, documentar el
fondo o conjunto de fondos documentales que vamos a trabajar en todos los sentidos,
hay que conocer la documentacin previa que se ha generado en los proyectos,
estudios y tratamientos anteriores de los documentos que vamos a trabajar. Esta
documentacin es necesaria para conocer la profundidad de descripcin y
organizacin del fondo documental y a partir de que punto tenemos que partir,

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evitando as duplicar un trabajo ya realizado. Tambin es necesaria para conocer la

existencia de organigramas, legislacin e historia del fondo documental, que nos
permitirn complementar la ficha ISAD (G) a nivel de fondo o conjunto de fondos, ya
que nos aportarn datos sobre la historia institucional, biogrfica, archivstica, El
estudio previo del fondo documental es muy importante, si bien en la arqueologa se
realiza una prospeccin antes de iniciar una excavacin, en el mbito de la archivstica
se realiza un cotejo previo, acometer un proyecto de manera ciega es un error, un
fondo documental puede necesitar una intervencin previa de preservacin o
conservacin y eso prolongar el tiempo de ejecucin del proyecto. En los proyectos
de descripcin hay que conocer el volumen, sean en metros lineales o en unidades de
instalacin. En el AGA, es muy habitual acudir a los metros lineales, debido a la gran
variedad de formatos con el que nos hemos enfrentado, por ejemplo, en el proyecto de
instalacin y descripcin del Archivo del diario Pueblo, nos tuvimos que enfrentar a
cajas de embalaje en las que se introdujeron las unidades de instalacin y la
documentacin suelta, dichas cajas imposibilitaban calcular un volumen real debido a
que su volumen era muy variable. El clculo de espacio es muy importante porque nos
permite estimar cuanto espacio de mdulo ganaremos con la instalacin y ubicar la
documentacin en un nuevo espacio con signatura normalizada, que ser la que nos
permita describir la documentacin en el sistema de gestin informtico. En el caso del
objeto con el que trabajamos, tambin es necesario tener definidas las fechas
extremas de la documentacin, hay que considerar que trabajamos con
documentacin sujeta a la legislacin de Patrimonio Histrico y de accesibilidad.
Tambin es necesario referenciar la ubicacin topogrfica de la misma. En esta
primera fase, tambin es importante conocer los recursos humanos disponibles, en el
caso de los proyectos internos, los recursos humanos empleados se comparten para
otras actividades habituales o espordicas del archivo, por ello, tambin es necesario
definir un tiempo de ejecucin, para poder establecer objetivos definidos. Aqu juega
un papel importante la definicin de las tareas o actividades asignadas al personal,
definiendo un tiempo de ejecucin para cada tarea o actividad, mediante calendarios
de trabajo, lo que supone una puesta en comn de los departamentos del Archivo, que
comparten recursos, fundamentalmente, el personal que realiza los movimientos de
las unidades de instalacin. El presupuesto en los proyectos internos se centran
nicamente en el material empleado, ya que se emplean recursos humanos internos,
cuyos costes no se calculan, sin embargo, el tiempo de ejecucin y el cumplimiento de
objetivos ser determinante para conocer el buen uso de los recursos materiales y
humanos disponibles en el archivo. En los proyectos externos el presupuesto es
gestionado por el Ministerio.

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Una primera divisin de las actividades est en las que por un lado realizar el
personal de apoyo, en el caso del AGA, auxiliares administrativos o grabadores de
datos, ordenanzas y mozos, y por otro lado, el personal tcnico. Si bien, en el AGA, se
realiza esta divisin de funciones, en la prctica es aconsejable que el personal
tcnico participe y controle las actividades realizadas por el personal de apoyo, de
modo que conozca en todo momento el movimiento y estado de la documentacin y
supervise su correcto tratamiento, un error muy comn del personal tcnico es perder
la vista sobre estas actividades, hay que recordar que el control de la ejecucin del
proyecto es una de las fases del mtodo y dicho control recae sobre el personal
tcnico. Las actividades se reflejarn en un calendario de ejecucin en la fase de

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programacin. El personal de apoyo realiza la siguientes actividades: movimiento de

documentacin del depsito a los espacios de trabajo (mozos); limpieza e instalacin
de los fondos documentales (ordenanzas); y grabacin de la informacin en el sistema
(grabadores o auxiliares administrativos). Como he sealado con anterioridad el
personal tcnico supervisa estas actividades y realiza entre otras: documentar el
trabajo en el depsito, mediante la creacin de un topogrfico en el que se vayan
reflejando todos los movimientos y pasos que se vayan realizando y sacando
fotografas que reflejan el estado de conservacin y ubicacin de la documentacin en
el depsito antes de la instalacin; documentar el trabajo en la oficina mediante la
revisin y estudio del archivo del archivo: documentacin del fondo que vamos a tratar:
los instrumentos de control y descripcin previos, el expediente de entrada del fondo
documental o registro de entrada y los informes de trabajos anteriores realizados
sobre el fondo documental, as como de las investigaciones realizadas sobre el fondo
documental y fondos documentales relacionados (Monografas y publicaciones
peridicas), estudio de la legislacin sobre los fondos documentales; normalizacin y
descripcin del fondo documental, a partir del cotejo de la documentacin que se
realizar durante la instalacin de los fondos documentales y el estudio de la
documentacin e instrumentos previos, a partir de los cuales se realizarn los nuevos
instrumentos descripcin. La descripcin se realizar segn la normativa descriptiva
vigente que se deber de adaptar en el sistema de gestin documental empleado:
definicin del cuadro de clasificacin y del modelo de ficha descriptiva de los
documentos, as como el establecimiento de puntos de acceso de instituciones,
familias, personas, materias y geogrficos. En muchas ocasiones debido a la falta de
grabadores, sobre todo, en los proyectos internos, el personal tcnico lleva a cabo la
descripcin de los fondos documentales en el sistema. En el caso de que el proyecto
cuente con personal auxiliar, supervisar en el sistema informtico la grabacin de la
informacin, cotejando que no existan errores ortogrficos, gramaticales, la seleccin
de descriptores errneos, mal empleo de los campos de la ISAD (G),, es decir, todos
aquellos elementos que permitan elaborar una ficha ISAD (G) con la mayor calidad
posible. Esta supervisin forma parte de la fase de seguimiento o control. Para el xito
del proyecto, es importante, que exista una cabeza directora que adems de coordinar
el equipo, lo motivar para alcanzar los objetivos definidos.

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La ltima fase es el anlisis y la evaluacin final. Los resultados de ejecucin de las

actividades se realizar a travs de informes que permitan realizar el seguimiento o
control de la evolucin de las actividades, cuya informacin se obtendr de los datos
que se vayan incluyendo en el programa empleado para realizar el calendario de
actividades. Dichos informes se pueden complementar con la informacin de sistema
de gestin del archivo, en el caso de que la aplicacin empleada nos permita generar
estos informes. Existen aplicaciones gratuitas en la Web, tanto para la descripcin de
fondos documentales como para la creacin de calendarios de actividades en la
ejecucin de proyectos. Es importante dejar un informe final en el que se documente
todo el proceso y los resultados de ejecucin y se incluya toda la documentacin
empleada, para proyectos posteriores sobre el fondo documental, en dicho informe
sera interesante tambin incluir las incidencias y problemas a los que nos hemos
enfrentado, cuya superacin, nos permitira adquirir una experiencia nica para futuros
proyectos.

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El control de los proyectos en el mbito de la Administracin Pblica, salvo en

contratas externas, que generan ms cantidad de informes, se realiza a travs de una
memoria anual que remite el Archivo al Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte y
cuyos resultados son publicados de manera parcial en la memoria general anual del
Ministerio.
En proyectos de instalacin y descripcin archivstica un baremo del xito del proyecto
est en el aumento y resultado satisfactorio de las consultas realizadas sobre el fondo
documental en el sistema de descripcin del Archivo.
3. Ejemplos de aplicacin de la metodologa de gestin en dos proyectos de
descripcin del AGA
3.1. Proyecto de Instalacin y Descripcin del conjunto de Fondos
Documentales de la Administracin Colonial Espaola en frica: Marruecos y
Guinea.
Este proyecto fue realizado por personal externo con colaboracin del personal tcnico
del Archivo en el marco de un proyecto de descripcin masiva de los Archivos
Estatales de la Subdireccin General de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura,
el plan PIDA.

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Este proyecto era la primera parte de un proyecto ms amplio, que buscaba acometer
la instalacin y descripcin de la totalidad de los fondos documentales de la
Administracin Colonial en frica, la segunda parte, se realiz en el plan PIDA del ao
siguiente y comprendi fondos que estaban sin instalar de diferentes procedencias y la
documentacin de la Comisin Liquidadora del Sahara. Los acumuladores de la
documentacin fueron los siguientes organismos: Ministerio de la Presidencia
(Direccin General de Marruecos y Colonias), Alta Comisara de Espaa en Marruecos
y el Gobierno General de Guinea. Se seleccion este fondo por su carcter histrico,
era de conservacin permanente en su totalidad, por ser uno de los conjuntos
documentales ms consultados del Archivo y porque parte del conjunto documental
estaba descrito y parte no; en un proyecto anterior se llev a cabo la grabacin de los
instrumentos de descripcin de frica. Se procedi a la descripcin y normalizacin de
la parte que no estaba instalada y descrita por el Archivo General de la Administracin:
la documentacin de las Intervenciones, dependientes de la Alta Comisara;
documentacin del Gobierno General de Guinea y documentacin de la Direccin
General de Marruecos y Colonias.

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3.2. Proyecto de Instalacin y Descripcin del Archivo del diario Pueblo.

Este proyecto se realiz exclusivamente con personal interno del Archivo, he
seleccionado este proyecto, porque se ha finalizado y algunos de los resultados de su
ejecucin los publiqu en un artculo (Naseiro, 2013).
Este proyecto se ejecut debido a la necesidad de ganar espacio para nuevas
transferencias, este Archivo ocupaba mucho espacio, estaba instalado en cajas de
mudanzas y nunca haba sido valorado para la seleccin y eliminacin de
documentacin.

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Por ello, el primer paso fue la instalacin en cajas de formato normalizado, cuya
ejecucin supervis en todo momento. Tras su instalacin, llev a cabo una
descripcin detallada en la plataforma PARES, debido a que los instrumentos de
descripcin lo describan muy genricamente. Es un ejemplo de proyecto ejecutado
con escasos recursos humanos y econmicos, pero con un gran esfuerzo y
perseverancia.

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