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ESCUELA DE INGENIERA
PROFESORES GUAS:
ANA MRA CANTO
RODRIGO QUIROGA
2012
PROFESORES GUAS:
ANA MRA CANTO
RODRIGO QUIROGA
2012
NDICE
INTRODUCCIN .................................................................................................................... 1
CAPTULO I DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO ........................................... 2
1.1.
1.2.
Organigrama.................................................................................................................. 3
1.3.
2.2.
Objetivos ....................................................................................................................... 6
2.1.1.
2.1.2.
2.3.
Justificacin .................................................................................................................. 6
2.1.3.
Metodolgica............................................................................................................. 6
2.1.4.
Terica ...................................................................................................................... 7
2.1.5.
Prctica ...................................................................................................................... 8
2.4.
Servicios ........................................................................................................................ 9
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.2.
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
3.4.
3.4.1.
3.4.2.
3.5.
3.5.1.
3.5.2.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.5.1.
5.5.2.
5.5.3.
5.5.4.
5.6.1.
5.6.2.
5.6.3.
5.6.4.
5.6.5.
CONCLUSIONES .................................................................................................................. 65
RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 67
REFERENCIAS ...................................................................................................................... 68
ANEXOS ................................................................................................................................ 70
APNDICES .......................................................................................................................... 80
iv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1.: Captura de pantalla del sitio web de la empresa .................................................... 2
Figura 1.2.: Organigrama actual de Soporte S.A. Elaboracin propia a partir de Hoyos,
Bibiana; Restrepo, Marta Gloria y Velsquez, Diego. (2011) ................................................. 3
Figura 3.1.: Integracin por polticas. Fuente: Fundaci Universitat Politcnica de Catalunya
................................................................................................................................................ 29
Figura 3.2.: Integracin por procesos. Fuente: Fundaci Universitat Politcnica de Catalunya
................................................................................................................................................ 30
Figura 5.1.: Captura de pantalla de Excel que muestra la manera de condicionar los datos. . 39
Figura 5.2.: Rango de valoracin de las afirmaciones ............................................................ 41
Figura 5.3.: Categoras de anlisis ponderadas y ordenadas. .................................................. 44
Figura 5.4.: Valoracin de pertinencia o alcance de las categoras de anlisis por parte del
personal de Soporte S.A. ......................................................................................................... 47
Figura 5.5.: Comparacin entre valoracin de los empleados y ponderacin por expertos. ... 48
Figura 5.6.: Cumplimiento de requisitos ISO y RUC por parte de la empresa. ...................... 54
Figura 5.7.: Requisitos de cumplimiento de acuerdo al ciclo PHVA. Figura de Vlez Orozco
(2012)...................................................................................................................................... 56
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1.: Relacin de personal por reas de trabajo y sedes. Elaboracin propia a partir de
Velsquez, Diego. (2012) .......................................................................................................... 3
Tabla 4.1.: Relacin de personal por reas de trabajo y sedes. Elaboracin propia a partir de
Velsquez, Diego. (2012) ........................................................................................................ 36
Tabla 4.2.: Muestra definida para estudio de caso. Elaboracin propia a partir de Velsquez,
Diego. (2012) .......................................................................................................................... 36
Tabla 4.3.: Muestra definida para estudio de caso. Elaboracin propia a partir de Velsquez,
Diego. (2012) .......................................................................................................................... 37
Tabla 5.1.: Datos de ponderacin de categoras ..................................................................... 43
Tabla 5.2.: Categoras ponderadas y ordenadas...................................................................... 44
Tabla 5.3.: Tendencias de valoracin de afirmaciones en las categoras de anlisis............... 46
Tabla 5.4.: Totales por categora ordenados ........................................................................... 47
Tabla 5.5.: Relacin entre las expectativas de logro y el ndice diferencial de logro de las
categoras de anlisis. .............................................................................................................. 49
Tabla 5.6.: Descripcin de elementos tratados en el Anexo 3, chequeo comparativo. ........... 50
Tabla 5.7.: Sntesis cuantitativa con observaciones de Anexo 3: Chequeo comparativo. ....... 52
Tabla 5.8.: Consolidado general de cumplimiento de requisitos e integralidad. ..................... 53
Tabla 5.9.: Propuesta de integracin de sistemas ISO 9001:2008 y RUC:2010. .................... 63
vi
vii
PHVA: Planear, Hacer, Verificar, Actuar. Ciclo de mejora continua en gestin estratgica de
la administracin.
RUC: Registro Uniforme [de Evaluacin del Sistema de Gestin en Seguridad, Salud
Ocupacional y Ambiente SSOA] para Contratistas. En Colombia.
SGA: Sistema de Gestin Ambiental.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad.
SGI: Sistema de Gestin Integrada, entendido generalmente como de integracin de calidad,
seguridad y medio ambiente.
SSOA: Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.
SST : Seguridad y Salud en el Trabajo.
TQM: Gestin de Calidad Total (en ingls, Total Quality Management)
viii
GLOSARIO
Bureau Veritas Certification: Es un certificado de conformidad en normas ISO de alcance
internacional, Bureau Veritas es el nombre de la entidad que se encarga de acompaar a la
empresa que voluntariamente se quiere certificar, no solo en ISO, sino en otros sistemas de
gestin de calidad, seguridad y medio ambiente, ofrece tambin capacitacin en auditoras de
calidad y certificacin a travs de otras empresas.
Consumer: la palabra de origen ingls traduce consumidor. Para el contexto de Soporte S.A.,
hace referencia a equipos de cmputo particulares, no propios de una red de cmputo de una
empresa, equipos de usuarios individuales que se usan en la empresa para oficina.
Equipos offsite: hace referencia al soporte tcnico de equipos de cmputo fuera del sitio de
trabajo.
Equipos onsite: hace referencia al soporte tcnico de equipos de cmputo dentro del sitio de
trabajo.
Help desk: Servicio de soporte tcnico que involucra software, hardware, telecomunicaciones
y desarrollos propios para una empresa, el trmino puede traducirse como mesa de ayuda, se
caracteriza por ser un servicio personalizado, permanente, remoto e inmediato para una
empresa o una persona.
Impresoras deskjet: el trmino en ingls jet hace referencia al sistema de inyeccin de tinta
en un sistema de impresin electrnico, en el que el pigmento lquido es expulsado en
pequeos chorros intermitentes de acuerdo a la combinacin de colores necesaria para el
logro de colores requerido de cian, magenta, amarillo y negro generalmente. Desk hace
referencia a escritorio, de modo que impresoras deskjet son las impresoras de escritorio, son
livianas, pequeas y relativamente porttiles, para uso domstico o comercial pero no
industrial.
Impresoras desingjet (plotter): impresoras que igualmente emplean el sistema de inyeccin
de tinta pero diseadas para superficies de mediano formato, por ejemplo, sustratos de un
metro o dos de ancho por N cantidad de metros de largo, el largo depende de la capacidad de
soporte de la impresora para sostener el rollo de papel que puede llegar a medir 80 metros de
largo.
Impresoras lserjet: Son por lo general para uso comercial dados los costos de los insumos,
el sistema de impresin usa tecnologa lser, que quema una pelcula cubierta de un pigmento
ix
seco que se adhiere al sustrato por calor. La saturacin de color suele ser superior a la que se
logra con las impresoras de inyeccin, pero con el tiempo o con la electricidad esttica, el
pigmento en polvo puede desprenderse.
Know how: en ingls, se traduce como saber cmo. Hace referencia al desarrollo de procesos
y procedimientos particulares en una organizacin que le permiten diferenciarse de las otras y
destacar procesos de calidad para mayor optimizacin de recursos, competitividad, etc. El
Know How se logra combinando aprendizaje tcnico y emprico con la experiencia de hacer
las cosas y modificar los procedimientos para adaptarlos exitosamente a las circunstancias.
Outsourcing: no se traduce exactamente al castellano pero se refiere al proceso de
contratacin a terceros (tercerizacin) o subcontratacin, esto se da porque en una empresa
detectan que resulta ms eficaz, eficiente o efectivo contratar parte del proceso o un servicio
en particular que dedicarse ella misma a tal proceso o servicio. Por ejemplo, una entidad
contrata a una empresa de vigilancia y seguridad en lugar de capacitar y entrenar a sus propios
empleados.
Pymes: abreviatura generalizada para expresar Pequeas Y Medianas Empresas. En cada
territorio, los parmetros para definir cundo una empresa es pequea, mediana o grande son
relativos, una empresa que en Belice puede considerarse grande, con ms de 150 empleados,
en China es una microempresa, pues el contexto econmico y productivo de China, Corea o
India por ejemplo soporta empresas con miles de empleados
Servicio de printadvantage: Es una definicin de modelo de servicio propio de Hewlett
Packard. Puede definirse en pocas palabras como el servicio de arriendo de software,
hardware y soporte tcnico de impresin prepagado por una empresa a HP , con una tarifa
mensual fija definida segn los requerimientos generales del cliente. La empresa que contrata
no adquiere los equipos de impresin, los arrienda.
ABSTRACT
The next project will define for a service company about technical assistance to Hewlett
Packard and Compaq, a proposal of integration of quality management systems. The
selected company is Soporte S.A., despite of its short history since its origins date back to
1994, has achieved recognition by computer equipment brands mentioned above and have
allowed growth in human talent, as well as coverage in colombian territory.
In colombian operation context, the company intends to compete on quality in the sector
in which operates and currently has the ISO 9001: 2008 quality certification, as we know,
is voluntary, but for Soporte S.A. customers (HP y Compaq) is essential to count with
ISO quality certification guarantee, for legal and technical conditions in Colombia, there
is also another operating framework called Registro Uniforme [de Evaluacin del Sistema
de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente SSOA] para Contratistas,
known as RUC, thats mandatory.
Here is a descriptive approach to research with a case study, therefore, qualitative, with
the assistance of company staff, as expert collaborators (each in their professional or
operational performance) using three different data collecting instruments: a survey to
categories of analysis weighting (applied to ten people), a survey to general statements
concerning to categories of analysis assessing (applied to 29 people) and a third
instrument (applied to three), which compares the performance and integrity of the ISO
9001 and RUC systems.
xi
RESUMEN EJECUTIVO
El siguiente proyecto pretende definir para una empresa de servicios de asistencia tcnica
para Hewlett Packard y Compaq, una propuesta de integracin de sistemas de gestin
de calidad. La empresa seleccionada es Soporte S.A. que a pesar de su corta historia, pues
sus orgenes se remontan a 1994, ha logrado el reconocimiento de las marcas de equipos
de cmputo mencionadas anteriormente y le han permitido alcanzar un crecimiento, tanto
en talento humano, como en cubrimiento en el territorio colombiano.
La informacin obtenida por los tres instrumentos se cruza, para obtener comparaciones
entre las categoras de anlisis, el cumplimiento de los factores de calidad y la integralidad
de stos entre el sistema ISO y el RUC. Estos datos sugieren a la empresa Soporte S.A. en
cules factores o requisitos de ISO y RUC es necesario trabajar para integrarlos,
prescindir de algunos procesos o implementar otros que no estn siendo considerados.
xii
INTRODUCCIN
Soporte S.A. es una empresa de asistencia tcnica que principalmente ofrece sus servicios
directamente a Hewlett Packard y Compaq, que por su crecimiento y garanta de servicio
cuenta con certificacin de calidad ISO 9001 y al estar radicada en Colombia, debe, por ley,
cumplir con el Registro Uniforme para Contratistas, conocido como RUC, el problema radica
en que ambos sistemas de gestin de calidad estn siendo aplicados paralela y separadamente
y esto da como resultado, reprocesos y gasto adicional de recursos.
El primer captulo: descripcin del sistema bajo estudio muestra brevemente las caractersticas
de la organizacin y sus polticas de servicio; el segundo captulo: problema, objetivos e
importancia, presenta qu se pretende abordar, los objetivos del proyecto, la justificacin de
ste y el alcance de lo que se plantea; en el captulo tres, marco terico se abordan las
definiciones de servicio, sistemas de gestin de calidad, Registro nico de Contratistas,
integracin de modelos de gestin de calidad y el marco legal colombiano para la gestin de
calidad, seguridad y medio ambiente; el cuarto captulo: metodologa describe cmo se busca
lograr los objetivos del proyecto, tanto para el diagnstico como para los resultados y
finalmente el captulo cinco, muestra los resultados del diagnstico y la propuesta de
integracin de ISO 9001 y RUC y su estimacin de costos. Se finaliza con conclusiones y
recomendaciones para la empresa.
CAPTULO I
DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO
1.1.
Servicio de PrintAdvantage.
1.2.
Organigrama
La figura 1.2. presenta el organigrama actual de la empresa Soporte S.A., cuya estructura
insina un futuro crecimiento horizontal. En la tabla 1.1. puede observarse la distribucin
del recurso humano de acuerdo a sus reas de trabajo y ciudades en que se encuentran
operando.
Figura 1.2.: Organigrama actual de Soporte S.A. Elaboracin propia a partir de Hoyos, Bibiana; Restrepo, Marta
Gloria y Velsquez, Diego. (2011)
1
1
3
3
Auxiliar contable
1
1
1
Gerencia
Oficios varios
2
1
1
Subgerencia
Recepcin
2
1
1
Logstica
Ventas
5
8
2
Gestin garantas
Gestin tcnica
5
5
1
3
50
Proyectos especiales a nivel nacional
Tabla 1.1.: Relacin de personal por reas de trabajo y sedes. Elaboracin propia a
partir de Velsquez, Diego. (2012)
Medelln
Bogot
Cali
1.3.
Poltica de servicio
Soporte S.A. tiene dentro de sus polticas y estrategia con Hewlett Packard , no vender
equipos de cmputo, pues la razn de ser es el servicio y todo lo que de l se deriva
(Venta de repuestos y opciones), por esto cuenta con un aliado estratgico en Miami para
partes y opciones de todo tipo en equipos COMPAQ y HP, y tambin son mayoristas de
memoria a nivel Nacional.
El alto nivel de satisfaccin de sus clientes los acredita como una empresa slida,
estructurada y de gran respaldo, lo que garantiza su permanencia en el mercado y el
reconocimiento de la compaa a nivel nacional. Cuenta con un selecto grupo de
proveedores nacionales e internacionales que garantizan productos de excelente calidad y
respaldo de garanta total.
CAPTULO II.
EL PROBLEMA, OBJETIVOS E IMPORTANCIA
2.1.
La empresa Soporte S.A. fue creada para la prestacin de servicio y soporte tcnico a
equipos de computacin, con el tiempo sta fue creciendo y actualmente es reconocida
como Centro de Servicio Autorizado para las marcas HEWLETT PACKARD y
COMPAQ para Colombia.
La empresa con el fin de brindar mejor servicio a sus clientes el ao 2006 implement un
sistema de calidad bajo la norma ISO 9000, que fue certificado por BUREAU VERITAS
CERTIFICATION. Sin embargo al mismo tiempo que la empresa creca y se expanda,
fueron tomando mayor importancia los sistemas de gestin ambiental y de seguridad para
las empresas y organismos gubernamentales, lo que oblig a Soporte S.A. a competir a
nivel nacional en su rea, a cumplir con los requerimientos del RUC, definido por el
Consejo Colombiano de Seguridad i como Registro Uniforme de Evaluacin del Sistema
de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente SSOA para Contratistas.
Dicho registro es un modelo de sistema de gestin para seguridad y medio ambiente que
deben cumplir los contratistas en Colombia y cuenta con una Gua y reglamento para su
estructuracin y cumplimiento.
Esta situacin origin que actualmente la empresa maneje los sistemas de gestin que
implement de forma aislada y no integrada, lo que se torna dificultoso debido a que:
Doble documentacin.
La importancia que han tomado los sistemas de gestin y lo competitivo del mercado en el
que opera la empresa Soporte S.A., requieren que la empresa integre sus sistemas de
gestin de manera que estos se constituyan en un aporte que permita mejorar su
desempeo y abrir nuevos mercados cumpliendo con sus obligaciones y responsabilidades
sean estas legales o voluntarias.
2.2.
Objetivos
2.3.
Justificacin
2.1.3. Metodolgica
Para el proyecto que se plantea y de acuerdo a la naturaleza del problema,
dado que no se pretende controlar deliberadamente el comportamiento de las
categoras de anlisis, sino observar naturalmente los procesos de la empresa
y de acuerdo a ello plantear una propuesta de SGI, el mtodo ms adecuado es
el cualitativo con muestra no probabilstica y el tipo de estudio es el estudio
de caso, pues el ejercicio se concentra en las particularidades de la empresa
Soporte S.A. y en la implementacin de un sistema integrado de calidad en el
2.1.4. Terica
Adicional al uso obligado de las normas tcnicas ISO y RUC, es necesario
tomar como referentes tericos del presente proyecto los textos que se
abordaron en la Maestra en Administracin de Negocios con nfasis en
gestin de la calidad, seguridad y medio ambiente que se citan en la
bibliografa al final y que por efectos de sntesis, ac se enuncian los ttulos y
captulos de mayor pertinencia:
Administracin de la calidad.
o
Calidad prctica.
o
Captulo 8, ergonoma.
2.1.5. Prctica
La integracin de los sistemas de gestin ISO 9001:2008 y RUC: 2010 que
actualmente emplea la empresa Soporte S.A. le permitir trabajar bajo una
sola lnea y regidos por una poltica que integrar todas las actividades, que
actualmente desarrolla la empresa por separado, por tanto la integracin de
sus sistemas reducir la burocracia en las tareas que se realizan, minimizacin
de costos por personal y auditorias de gestin, as mismo, mejorar su
desempeo y abrir nuevos mercados cumpliendo con sus obligaciones y
responsabilidades sean estas legales o voluntarias.
2.4.
Alcances y Limitaciones
CAPTULO III.
MARCO TERICO
3.1.
Servicios
Segn el sitio web 12manage (2012), el sector servicios o sector terciario es una de las
tres principales categoras de industria en el desarrollo econmico, se le llama terciario
porque el primero se considera el de minera y produccin agropecuaria, el segundo es la
manufactura.
Los servicios son ofrecidos por personas y en ocasiones, por maquinaria y animales,
pero son diseados y ofrecidos exclusivamente por talento humano.
Seguros
Entes gubernamentales
Turismo
Banca y finanzas
Comercio de intangibles
Educacin
Franquiciamiento de bienes
Restaurantes y gastronoma
Medios de comunicacin
Salud
Manejo de residuos
10
Mantenimiento de Hardware
El trmino Hardware hace referencia a los componentes fsicos y tangibles de un
equipo, no necesariamente de cmputo, pero el trmino, dada la popularidad de los
equipos de cmputo suele asociarse comnmente a ellos, parte del hardware es por
ejemplo el monitor o pantalla, discos duros, tarjeta matriz, procesador, etc. Los
componentes fsicos sufren desgaste por la produccin y consumo de energa,
polucin, uso regular y abuso. Por ello es necesario realizar un mantenimiento
peridico y preventivo para prolongar su vida til.
11
Mantenimiento de Software
Segn el sitio web Definicin.de (2012), El software es una palabra que
proviene del idioma ingls, pero que gracias a la masificacin de uso, ha sido
aceptada por la Real Academia Espaola. Define el trmino como conjunto
de programas, instrucciones y reglas informticas que permiten ejecutar
distintas tareas en una computadora.
12
Servicios Prestados por Soporte S.A. (Hoyos, Bibiana; Restrepo, Marta Gloria y
Velsquez, Diego. 2010)
13
ambas marcas bajo esquemas un poco diferenciadores para cada compaa, pero
conservando la poltica inicial de no distribuir computadores, si no prestar nicamente
servicios de soporte tcnico a nivel nacional a clientes corporativos y usuario final
tanto de computadores como de impresoras.
Portafolio de Servicios
Soporte S.A. ofrece soluciones empresariales integrales a partir de los siguientes
servicios:
3.2.
Una organizacin puede definirse como el conjunto de personas e instalaciones con una
disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones. Esta organizacin debe
gestionarse de manera que se cumpla con sus objetivos y se d respuesta a demandas que
le imponen todas las partes interesadas.
14
15
No es un resultado casual.
La familia de normas ISO 9000 es editada por el comit Tcnico 176 de la ISO. La
primera versin se aprob en 1987 y han sido objeto de un perfeccionamiento
continuo siendo las ltimas versiones aprobadas:
o ISO 9000:2005. Sistemas de Gestin de la calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
16
En la Norma ISO 9001:2008 propone un modelo para los sistemas de gestin de la calidad
que se basa en:
La responsabilidad de la direccin.
La gestin de recursos.
Manual de calidad: que debe incluir como mnimo el alcance del sistema y sus
exclusiones, referencia a los procedimientos establecidos para el sistema y una
descripcin de los procesos y su interrelacin.
17
ISO 10012:2007 Sistemas de gestin de las mediciones. Requisitos para los procesos
de medicin y los equipos de medicin.
ISO TR 10017:2003 Orientacin sobre las tcnicas estadsticas para la Norma ISO
9001:2000.
Orientaciones acerca del enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin de
la calidad.
18
Las Normas de la familia 14000 son editadas por el comit tcnico 207 de la ISO con
el objetivo de estandarizar y establecer un lenguaje comn en los aspectos
relacionados con la gestin ambiental existiendo dos vertientes: la certificacin de
sistemas de gestin y la de productos. La primera edicin de estas normas fue en 1996
y han sido revisadas posteriormente. Las principales normas de esta familia son:
ISO 14050:2002 Gestin ambiental. Vocabulario que contienen las definiciones de los
conceptos fundamentales relacionados con la gestin ambiental.
Poltica Ambiental
Planificacin
Implementacin y Operacin
Verificacin
19
20
Varios pases han considerado estas normas como referencia para el establecimiento
de normas nacionales y Cuba las adopt, con algunas adecuaciones, como normas
cubanas en el 2005.
Planificacin.
o Implementacin y Operacin.
o Verificacin y accin correctiva.
o Revisin por la direccin.
21
22
Integrar junto con entidades del Gobierno Nacional, el Comit Tcnico del Plan
Nacional de Contingencia contra Derrames de Hidrocarburos.
As mismo, el CCS ha sido reconocido mediante el certificado de acreditacin 11CSG-001 del 28 de noviembre de 2011, expedida por el Organismo Nacional de
Acreditacin de Colombia (ONAC) como ente certificador de sistemas de gestin en
Seguridad y Salud Ocupacional con el estndar de la norma NTC OHSAS
18001:2007, Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001:2008 y Sistema de Gestin
Ambiental ISO14001:2004
Desde agosto de 2003, cuentan con un sistema de gestin de calidad certificado por
ICONTEC frente a los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2000. En el ao 2009, el
CCS recibi la renovacin de su sistema de gestin de la calidad segn la NTC ISO
9001:2008. Este certificado cubre las actividades de: diseo y prestacin de servicios
de capacitacin y realizacin de eventos; produccin y comercializacin de material
educativo, sealizacin y software; servicios de informacin; evaluacin de
seguridad area; estudios tcnicos y beneficios de asociacin, estas actividades en el
sector de seguridad integral, salud ocupacional y proteccin ambiental.iv
Parte de la relacin que tiene con los dems actores del Sistema Nacional de
Innovacin se ve reflejada en la participacin activa que actualmente tiene con el
23
24
reducir el riesgo para sus trabajadores y los impactos negativos al ambiente, establecer
el mejoramiento continuo en todas las etapas de sus operaciones, generar mayor
confianza a sus clientes, proveedores y aliados, obtener el reconocimiento por su
desempeo en SSOA y acceder competitivamente a los mercados donde se enfoque su
negocio.
Su propsito principal es que las empresas que adelantan actividades productivas en el
pas, cumplan responsablemente con los requisitos legales y otros requisitos aplicables
en su campo que contribuyen a elevar la competitividad, rentabilidad y posibilidad de
supervivencia de las organizaciones, lo cual redunda en un beneficio mutuo, tanto
para las compaas operadoras y grandes contratantes, como para las empresas
contratistas.
Objetivo del RUC
Lograr el desarrollo armnico de los programas de Seguridad Industrial, Salud
Ocupacional y Ambiente SSOA, a travs de un proceso de evaluacin que permita
dinamizar e impulsar el mejoramiento continuo en la gestin SSOA, desarrollada por
las empresas contratistas, para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y de
otra ndole.
Los aspectos clave que define el RUC para su implementacin se resumen en:
Cmo funciona?
El criterio de evaluacin del RUC es el estndar Gua del Sistema de Seguridad,
Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas, el cual establece los requisitos
correspondientes a las exigencias de carcter legal y de otra ndole, organizadas en el
marco de un sistema de gestin. La informacin sobre los resultados de la evaluacin
del desempeo en SSOA de los contratistas del sector hidrocarburos y de otros
sectores contratantes es recopilada y suministrada a los contratantes de acuerdo con su
necesidad. Operado por el CCS.
25
3.3.
As pues, deben considerarse las variables de cada proceso, (materiales, equipos, personal,
forma de trabajar, condicionantes medioambientales y condiciones de los diferentes
puestos de trabajo que incorpora), gestionndolas de la mejor forma posible con el
objetivo de optimizar su funcionamiento. Sin duda, el establecimiento de unos buenos
indicadores permitir a la organizacin ejecutar un ptimo seguimiento de sus procesos.
La inicial implantacin de la norma ISO 9001 propici que las organizaciones:
Aadir otros sistemas de gestin supone un aumento de los recursos que debe destinar la
organizacin. Eso, en muchas ocasiones, provoca un elevado coste que obliga a las
empresas a buscar soluciones que optimicen dicho coste. Y es de esa necesidad cuando
surge la materia de la integracin de los sistemas.
26
Plazos establecidos para la consecucin del objetivo; a menudo por motivos externos
puede ser necesario finalizar el proyecto en plazos fijos (presiones de clientes,
27
Cuanta de los recursos que pone a disposicin del proyecto la Alta Direccin de la
empresa.
Por ltimo, cabe destacar la dificultad que se pueden encontrar algunas organizaciones, en
especial en las pequeas y medianas empresas (Pymes), para el conocimiento necesario de
los diferentes marcos que regulan estos sistemas de gestin:
28
Algunos expertos consideran que estas matrices sirven de fundamento para la integracin
de los sistemas de gestin derivados de los correspondientes estndares y el
establecimiento de sistemas documentales nicos.
Se trata de una norma internacional que proporciona orientacin sobre los principios de
auditora, la gestin de programas de auditora, la realizacin de auditoras de sistemas de
gestin de la calidad y auditoras de sistemas de gestin ambiental, as como sobre la
competencia de los auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental.
3.4.
Modos de integracin
29
Por este motivo, el alcance de la integracin a travs de las polticas es muy alto. Sin
embargo, la sistemtica es baja. Pensemos que la manera de definir polticas y
desplegarlas es muy circunstancial en el tiempo, en tanto que desde que se definen hasta
que se ejecutan y aplican pasa cierto tiempo; por lo que es lgico pensar que sus
resultados tienen medicin a medio y largo plazo.
Esto tiene una doble consecuencia: en primer lugar, que la implantacin de polticas es
nada repetitiva y, en segundo lugar, que la estimacin de la posibilidad de integrar en
relacin al tiempo es media. (Universidad Politcnica de Catalunya, s.f.)
Figura 3.1.: Integracin por polticas. Fuente: Fundaci Universitat Politcnica de Catalunya
La
tradicional
concepcin
de
funcionamiento
de
una
empresa
de
manera
30
empiezan a contemplar en su globalidad, desde que se producen las entradas hasta que se
obtiene la salida (producto o servicio), de tal manera que queda descrito un proceso
gobernado por un responsable nico (propietario).
Una integracin por procesos tendr un alto alcance o mbito de aplicacin, ya que
considerar a una empresa desde sus procesos es contemplarla en su totalidad, trazando la
consecucin de sus actividades. La sistemtica por su parte es alta, ya que gestionar por
procesos es una actividad que requiere persistencia, continuidad y un correcto manejo de
las herramientas de gestin que se precisan. Los resultados de este tipo de integracin son
mesurables a corto, medio y largo plazo, dado que una de las caractersticas de la gestin
por procesos es que en determinados puntos estratgicos de los mismos se establecen
tomas de datos y se analiza su evolucin y tendencia, de tal manera que se puedan
reorientar algunas actividades o tomar otro tipo de decisiones. Estos puntos de medida se
llaman indicadores y junto con otro tipo de circunstancias inherentes a la gestin por
procesos, provocan que la posibilidad de mejora en la organizacin sea alta. (Universidad
Politcnica de Catalunya, s.f.)
Figura 3.2.: Integracin por procesos. Fuente: Fundaci Universitat Politcnica de Catalunya
3.5.
Colombia pretende desde hace varias dcadas estar al nivel de competitividad global y por lo
tanto, muchas instituciones oficiales acogen polticas de calidad internacionales como las
31
Para cada proceso productivo hay, segn las particularidades, ajustes y precisiones que son
establecidas por ejemplo, para la presentacin de proyectos de construccin, para la
instalacin de parques infantiles o para redes elctricas.
A continuacin se presenta una lista de los documentos que rigen el impacto ambiental,
higiene y seguridad industrial y salud ocupacional, en lo que se refiere a leyes y normas
tcnicas (siendo las normas tcnicas acogidas nacionalmente las de ISO y OSHAS, pero con
algunos ajustes segn las particularidades de la empresa u organizacin).
Decreto 1220 de 2005. Reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias
ambientales.
Decreto 500 de 2006. Modica el Decreto 1220 del 21 de abril de 2005 reglamentario
del Ttulo VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias ambientales, en lo relativo al
rgimen de transicin - Planes de Manejo Ambiental.
Adems existen otros documentos pertinentes para considerar en el cuidado ambiental con
respecto a los recursos naturales as:
32
Para el agua:
Decreto 3100 de 2003. Reglamenta las tasas retributivas por la utilizacin directa del
agua como receptor de los vertimientos puntuales y se toman otras determinaciones.
Decreto 1729 de 2002. Reglamenta el Decreto Ley 2811 de 1974 sobre cuencas
hidrogrcas, parcialmente el numeral 12 del Artculo 5 de la Ley 99 de 1993.
Para el aire:
Resolucin 601 de 2006. Establece la Norma de Calidad del Aire o Nivel de Inmisin,
para todo el territorio nacional en condiciones de referencia.
Resolucin 898 de 1995. Por la cual se regulan los criterios ambientales de calidad de
los combustibles lquidos y slidos utilizados en hornos y caldera de uso comercial e
industrial y en motores de combustin interna de vehculos automotores.
Ley 430 de 1998. Normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los desechos
peligrosos y se dictan otras disposiciones.
33
Para comunidades:
Decreto 1320 de 1998. Reglamenta la consulta previa con las comunidades indgenas
y negras para la explotacin de los recursos naturales dentro de su territorio.
Ley 388 de 1997. Modica la Ley 9 de 1989, y la Ley 3 de 1991 y se dictan otras
disposiciones acerca de ordenamiento territorial.
Estn adems el Cdigo sustantivo del Trabajo (Decreto 2663 de 1950) que establece
los derechos y deberes de empleadores y empleados para todo tipo de actividad
laboral legal, ordenado por el Decreto 3743 de 1950.
34
La ley 9 de 1979, por la cual se dictan Medidas Sanitarias para la proteccin del
medio ambiente y la adecuada sanidad de los espacios de interaccin humana con el
entorno.
35
CAPTULO IV
METODOLOGA
5.1.
Tipo de estudio
Para el proyecto que se plantea y de acuerdo a la naturaleza del problema, dado que no se
pretende controlar deliberadamente el comportamiento de las categoras de anlisis
(aleatorio, no determinstico), sino observar naturalmente los procesos de la empresa y de
acuerdo a ello plantear una propuesta de SGI, el mtodo ms adecuado es el cualitativo
con muestra no probabilstica y el tipo de estudio es el estudio de caso, pues el ejercicio
se concentra en las particularidades de la empresa Soporte S.A. y en la implementacin de
un sistema integrado de calidad en el que se acoplarn los sistemas de calidad ya
existentes ISO 9000:2008 y el sistema de verificacin RUC: 2010.
5.2.
En primera instancia como informantes clave para suministrar datos con respecto a la
ponderacin de categoras de anlisis bajo un mtodo adaptado Delphi (Prospectiva.eu,
S.F.) de consulta a expertos, se cuenta con la participacin de seis personas (expertos de la
empresa):
36
1
1
3
3
Auxiliar contable
1
1
1
Gerencia
Oficios varios
2
1
1
Subgerencia
Recepcin
2
1
1
Logstica
Ventas
5
8
2
Gestin garantas
Gestin tcnica
Ciudad
5
5
1
3
50
Proyectos especiales a nivel nacional
Total de empleados 101
Tabla 4.1.: Relacin de personal por reas de trabajo y sedes. Elaboracin propia a
partir de Velsquez, Diego. (2012)
Medelln
Bogot
Cali
Por las caractersticas del diseo metodolgico y tipo de estudio, es necesario contar con
al menos una persona por rea de trabajo para evitar que la representatividad no sea
adecuada, pues la mitad de empleados hacen parte de los proyectos especiales y por lo
tanto, la seleccin muestral se define segn la siguiente tabla as:
1
1
1
1
Auxiliar contable
1
1
1
Gerencia
Oficios varios
1
1
1
Subgerencia
Recepcin
1
1
1
Logstica
Ventas
1
1
1
Gestin garantas
Gestin tcnica
Ciudad
1
1
1
1
5
Proyectos especiales a nivel nacional
28
Total de empleados
Tabla 4.2.: Muestra definida para estudio de caso. Elaboracin propia a partir de
Velsquez, Diego. (2012)
Medelln
Bogot
Cali
Se considera una persona por rea de trabajo y ciudad, ms 5 personas de proyectos especiales
para el resto del territorio nacional ajeno a las ciudades citadas en la tabla anterior, de manera
que la muestra est conformada por 28 personas, que sern seleccionadas con la ayuda del
Gerente General Diego Velsquez; la Subgerente, Marta Restrepo; el Gerente Tcnico, Fredy
Gmez y el Gerente de proyectos, Manuel Quijano (quienes adems hacen parte de la
muestra). En la tabla se marcan tres personas de oficios varios, que dadas sus condiciones de
formacin, no cuentan con el nivel comprensivo y profesional para aportar informacin
pertinente en el sondeo, de manera que la muestra final queda conformada por 29 personas
37
que corresponden al 28,7% del total del personal de la empresa, de modo que la muestra es
altamente representativa para los propsitos del proyecto como lo plantea la siguiente tabla:
1
John
Alexander
Rivera
Bogot
2
Carlos Orrego
Ivn Rodrguez
2
Luis Fernando
Bermdez
Hernando Gmez
1
Jos Luis
Fernndez
1
Luz Erazo
1
Jessica
Cullar
1
Marisel
Carmona
1
Adriana
Chala
1
Ricardo Daz
Cali
1
Marta
Restrepo
2
Fredy Gmez
Jos Diego
Velsquez
Ventas
1
Claudia
Garca
Auxiliar contable
1
Alexandra
Barbosa
Gerencia
1
Eliana
Estrada
Subgerencia
2
Agustn Moreno
Carlos Fernndez
Logstica
Gestin garantas
Medelln
Gestin tcnica
Recepcin
1
Adriana
Arboleda
1
Mayra Alejandra
Arango
1
Anglica Vallejo
5.3.
Categoras de anlisis
Gestin de Calidad
Gestin Ambiental
RUC
Requisitos Legales
Cultura Organizacional
Auditorias
1
Christian
Perdomo
1
Vctor Hugo
Arango
5
29
38
5.4.
Instrumento de Investigacin
39
5.5.
PROYECTO.
5.5.1. Reduccin y categorizacin de la informacin
Categorizacin.
Figura 5.1.: Captura de pantalla de Excel que muestra la manera de condicionar los datos.
40
Tal condicionamiento de color es til para detectar tendencias en la valoracin dada por la
muestra a las diferentes categoras del sondeo genera y chequeo comparativol. En el
sondeo de ponderacin no se aplicar el condicionamiento de color.
Significa que se busca reducir los datos de nuestra investigacin con el fin de expresarlos
y describirlos de alguna manera (conceptual, numrica y/o grficamente), que respondan a
una estructura sistemtica, inteligible para otras personas, y por lo tanto significativa. La
reduccin de datos es una clase de operacin que se realiza a lo largo de todo el proceso
de investigacin y puede hacerse de distintas formas (conceptual, numrica y/o
grficamente, como se indic), pero que en la investigacin cualitativa se refiere ms que
nada a la categorizacin y dosificacin de los datos.
41
que con el apoyo de los directivos de Soporte S.A. se definir el peso o importancia de las
categoras. Esto adems insina el deber ser que busca la compaa.
Bajo
0 2.9
Pertinencia o cumplimiento
Deficiente
Aceptable
Alto
3 4.9
5 6.9
7 8.9
Figura 5.2.: Rango de valoracin de las afirmaciones
ptimo
9 - 10
Una vez establecidas las diferencias y coincidencias entre los anexos 1 y 2, el grupo que
desarrolla el proyecto se reunir con los directivos de la empresa para plantear la manera
de integrar ambos sistemas y as dar cumplimiento a los objetivos especficos 2 y 3 del
proyecto mediante la aplicacin de un tercer instrumento.
Para el cumplimiento de los objetivos planteados, se dise adems una lista de chequeo
paralela entre las normas ISO: 9001:2008 y RUC:2010 (Aneo 3: Chequeo comparativo)
que establece punto a punto, los contenidos de cada norma y ser verificada por tres
personas de Soporte S.A., de manera que pueda detectarse lo que a su parecer y de
acuerdo a su experiencia con los procesos de gestin de calidad, qu falta, est repetido en
ambas normas o definitivamente no es pertinente para la empresa.
42
43
CAPTULO V
RESULTADOS
5.6.
Gestin Ambiental
RUC: 2010
Requisitos Legales
Cultura Organizacional
12
14
13
11
11
10
100,0
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
100,0
20
10
20
20
100,0
10
10
15
10
15
10
15
100,0
40
20
100,0
15
15
10
15
20
100,0
10
20
15
10
15
10
10
100,0
10
10
10
10
15
10
10
15
100,0
15
15
10
10
10
10
10
10
100,0
10
20
10
10
15
10
10
10
100,0
9,2
8,7
16
12
9,6
9,3
7,7
9,1
12
5,7
100,0
Auditorias
Cdigo de sondeo
Categoras de anlisis
Cada uno de los nmeros que aparece en las casillas es dado por cada experto, en el
sondeo se les indic que deban darle un valor a cada categora de manera que en total, la
suma diera 100 puntos, de modo que cada uno de acuerdo a las particularidades de su
44
9,1
9,6
12
9,3
RUC: 2010
9,2
Requisitos Legales
8,7
Cultura Organizacional
7,7
Gestin Ambiental
5,7
Auditorias
cada categora de manera que con la grfica 5.1 que resulta de ella se puede decir que:
12,3 16,4
Los datos de las casillas de la tabla 5.2. son la sntesis de los presentados en la tabla 5.1.,
ordenados de menor a mayor, representan la pertinencia o importancia que tiene la
categora para Soporte S.A., la figura 5.3. muestra grficamente el resultado anterior.
Se tiene que para los expertos participantes, lo ms importante son las normas y los
requisitos (4 tems mas puntuados) y por debajo de stos se encuentra la cultura
organizacional, gestin ambiental, higiene y seguridad y dems categoras.
Estos resultados dan a entender que el personal trabaja para cumplir con las normas y sus
requisitos lo que a primera vista se puede considerar como positivo, pero si se analiza a
45
detalle lo que son las normas para sistemas de gestin, puede verse que no es muy
positivo como parece, puesto que las normas de gestin de calidad, seguridad y medio
ambiente son un estndar que en s mismo no garantiza la calidad de una empresa, el
mejoramiento ambiental ni la salud ocupacional, se logra la calidad, seguridad y adecuado
medio ambiente en tanto la gestin de la empresa el cmo hace las cosas est
alineado con tales propsitos de mejoramiento continuo.
Los resultados del sondeo indican que ese cmo hacen las cosas, no est recibiendo la
importancia que merece como gestin de calidad. Se tiene que trabajar ms en
comunicacin, compromiso, importancia de realizar gestin y otros aspectos que
modifiquen la percepcin que se tiene sobre estas normas.
La baja ponderacin dada a las auditoras se debe a que son procesos de control
bsicamente, que se supone, poco deben incidir en la gestin de calidad cuando sta, la
gestin de calidad, se practica adecuadamente. Sin embargo, es necesario que las
directivas apliquen tcticas para dar a entender a los empleados la importancia y
pertinencia de las auditorias en los procesos de gestin antes mencionados.
El manejo del cambio est ligado a la cultura organizacional y se ve con extraeza que no
se le d la importancia que requiere en el sector econmico en el que Soporte S.A.
participa, pues la asistencia tcnica como servicio es siempre cambiante.
46
En trminos generales y con fines ilustrativos se presenta ac el resultado (La tabla 5.3.
no es para que se la dato a dato, slo para visualizar todos los datos y cmo el
condicionamiento de color permite visualizar las tendencias de valoracin), de la
valoracin dada a las afirmaciones por categoras segn se ve en la tabla 5.3. (por
conflicto de formatos entre programas se recomienda mirar en detalle en el archivo anexo
instrumentos y recoleccin de datos.xlsx cuando se llevan las tablas de Excel a Word, se
desconfiguran tanto la forma como los datos que incluyen):
Se puede apreciar en la tabla la dispersin de colores, recordando que los colores clidos
indican valoracin baja y los fros valoracin alta.
Pero el propsito del proyecto es detectar en las categoras, cules han sido valoradas de
manera positiva o negativa y para ello se requiere la reduccin de datos considerando los
resultados de las columnas.
Los datos que se presentan a continuacin son el resultado de la valoracin hecha por los
empleados en el segundo sondeo, que en sntesis, la tabla 5.4. presenta la valoracin total
de cada categora as:
ptimo
9 10
Alto
7,7
7,4
Aceptable
6,5
6,2
Deficiente
7 8.9
5 6.9
3 4.9
Tabla 5.4.: Totales por categora ordenados
6,1
Integracin y articulacin
de los sistemas de gestin
Requisitos legales
RUC: 2010
7,9
Auditoras
8,0
Gestin de Calidad
Gestin Ambiental
8,2
8,9
Manual de funciones y
procedimiento de trabajo
9,0
Cultura Organizacional
Gestin de higiene y
seguridad
47
4,3
Bajo
0 2.9
La tabla 5.3. revela la percepcin que tienen los empleados de Soporte S.A. con respecto
al nivel de pertinencia o alcance de diferentes factores que concluyen en las categoras de
anlisis. La figura 5.4. indica, como la tabla 5.8., la valoracin de las categoras as:
Figura 5.4.: Valoracin de pertinencia o alcance de las categoras de anlisis por parte del personal de
Soporte S.A.
48
Es preocupante por ejemplo la gran diferencia que hay entre el alcance dado por el
cumplimiento de las normas ISO con respecto a su factor de ponderacin, de igual modo
sucede con el cumplimiento de las normas RUC y la articulacin de los sistemas de
calidad, de manera que puede decirse que estos resultados confirman la necesidad de
integrar en la prctica dichos sistemas, sobre todo, cuando en la ponderacin, son las
categoras de mayor valoracin y en el sondeo realizado a los empleados aparecen con
valoraciones de alcance deficiente y aceptable.
La figura 5.5. muestra la comparacin entre la ponderacin dada por los expertos y la
valoracin dada por el personal de la empresa:
Figura 5.5.: Comparacin entre valoracin de los empleados y ponderacin por expertos.
En contraste, otras categoras que no se contemplan con tanta pertinencia por parte de los
expertos, alcanzan puntajes de valoracin ms parejos. Ahora, al definir la relacin entre
la ponderacin y valoracin, se obtiene segn muestra la tabla 5.5. un orden de
prioridades de accin con respecto a las categoras que en la tabla se identifican como
Expectativa de logro y estn consideradas desde el 100% para el cumplimiento de las
normas ISO 9001, hasta un preocupante 35,4% de gestin ambiental. No quiere decir que
para el personal de la empresa no sea importante la gestin ambiental y que las normas
ISO ocupen todos los esfuerzos del personal, sino que en cuanto a la relacin que hay
entre la ponderacin y valoracin de las categoras, el resultado muestra en el ambiente y
cotidianidad de la organizacin, este orden.
49
En la tabla 5.5., puede verse un dato llamado ndice diferencial de logro, ste debe leerse
de manera inversa porque es inversamente proporcional su valor con respecto a qu tan
cercana a la realidad est la expectativa de logro, es decir, los valores ms altos indican
que son las categoras que ms distan de las expectativas de logro de acuerdo a la relacin
entre la ponderacin y la valoracin de cada categora. Esto es importante porque
confronta lo que pretende la empresa con el juicio dado por sus empleados a partir de la
prctica, la alineacin. Los ndices negativos dan a entender por ejemplo, que el nivel de
cumplimiento o satisfaccin de la categora superan las expectativas de los expertos de
acuerdo a los resultados del segundo sondeo. Cuando el ndice diferencial es 1.0, indica
que las expectativas de cumplimiento de acuerdo a la ponderacin y el resultado que
arroja en el sondeo la categora, estn alineados y acordes a la realidad de la empresa, de
manera que los lineamientos estratgicos empresariales estn siendo valorados clara y
61,0
60,0
52,0
42,0 35,4
1,1
-0,2
3,4
7,7
-1,7
Gestin Ambiental
Requisitos legales
73,0
Auditoras
Manual de funciones y
procedimiento de trabajo
RUC: 2010
Cultura Organizacional
1,0
Tabla 5.5.: Relacin entre las expectativas de logro y el ndice diferencial de logro de las categoras
de anlisis.
La tabla 5.5. tambin evidencia que los esfuerzos ms importantes deben darse en el
cumplimiento de las normas ISO, integracin y articulacin de los sistemas de calidad y el
cumplimiento de las normas RUC respectivamente, adems, que la auditora est muy
bien valorada y logra alta pertinencia en la empresa con respecto a la ponderacin inicial,
algo muy positivo para los procesos de control interno y dems; la gestin ambiental que
pareciera estar menospreciada en la expectativa de logro, muestra estar bien alineada con
las estrategias y procedimientos de Soporte S.A.; las otras categoras se encuentran
cercanas a 1,0 y es importante destacar que la gestin de higiene y seguridad y el manejo
del cambio organizacional superan las expectativas y estn muy cerca de estar alineadas
con las estrategias de la empresa.
50
Contenido columna
Requisito ISO 9001:2008
Descripcin
Nomenclatura del punto a comparar con otro sistema de
gestin, para el propsito de este proyecto se respet el orden
de requisitos de la norma ISO 9001: 2008
Descripcin Breve texto que da a entender el contenido del requisito.
Valoracin de 1 a 10 por parte de los expertos de acuerdo a su
Cumplimiento por parte de Soporte S.A.
criterio. Cero (0) si el requisito no aplica.
Observaciones del cumplimiento Breve texto que detalla o explica la valoracin anterior.
Requisito RUC Nomenclatura del punto a comparar con otro sistema de
gestin, aparece en desorden debido a que se compara con ISO
y los requisitos en cada norma tienen orden diferente.
Descripcin Breve texto que da a entender el contenido del requisito.
Cumplimiento por parte de Soporte S.A. Valoracin de 1 a 10 por parte de los expertos de acuerdo a su
criterio. Cero (0) si el requisito no aplica.
Observaciones del cumplimiento Breve texto que detalla o explica la valoracin anterior.
Calificacin de integralidad Valoracin de 1 a 10 por parte de los expertos de acuerdo a su
criterio. Cero (0) si el requisito no aplica.
Observaciones de integralidad Breve texto que detalla o explica la valoracin anterior.
Tabla 5.6.: Descripcin de elementos tratados en el Anexo 3, chequeo comparativo.
Una vez obtenida toda la informacin por parte de los tres expertos se realiz la
consolidacin de la informacin en una sola tabla que define de acuerdo a las tres
apreciaciones, qu tanto cumple Soporte S.A. con cada requisito de ISO y RUC y qu tan
51
posible consideran integrar tales requisitos. La tabla completa, con los datos numricos y
las observaciones se encuentra en el anexo instrumentos de recoleccin de datos.xlsx, en
este informe se presenta una sntesis de dicha tabla en la que se suprimen las
observaciones y se muestra solo la valoracin de cumplimiento de las dos normas y la
integralidad entre ellas. Entonces, la tabla 5.7. evidencia qu aspectos de cada norma se
consideran de ptimo a bajo cumplimiento y qu tan integrables pueden ser. En la
columna de la derecha se agregan observaciones por parte de los maestrandos a partir de
los resultados obtenidos.
52
Requisito
ISO 9001:2008
ptimo
Cumplimiento
Requisito RUC: Cumplimiento
Integralidad
de Soporte S.A.
2010
de Soporte S.A.
Alto
Aceptable
Deficiente
Bajo
9 10
Introduccin
Requisitos de la documentacin
Responsabilidad de la direccin
Planificacin
Responsabilidad, autoridad y
comunicacin
Revisin por la direccin
Realizacin producto
Procesos/cliente
Diseo y desarrollo
Compras
Seguimiento y medicin
Mejora
7 8.9
5 6.9
3 4.9
0.1
0.2
0.3
0.4
1.1
1.2
2
3
4.1
4.2.1
4.2.2
0
0
0
10
0
0
1,6
2,6
8,6
8,6
8,6
4.2.3
4.2.4
5.1
5.2
5.3
5.4.1
5.4.2
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.6.1
5.6.2
5.6.3
6.1
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.3
6.4
7.1
7.2.1
7.2.2
7.2.3
8,6
8,6
9
9
9,3
9,3
8,6
9,6
10
9
9,6
9,3
9,3
9
9
9
8,6
9,6
9,6
10
9,3
9,3
2.1.
2.1.
1.2.
NA
1.1
1.3
NA
2.3
1.2.
2.7.
1.2.
1.2.
1.2.
1.4.
2.4.
2.5.
2.6.
7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
7.4.1
7.4.2
7.4.3
10
0
0
0
0
0
0
0
9,6
9,6
9,6
7.5.1
8,3
0 2.9
0
0
0
4,6
0
0
1,6
2,6
0
9,3
8,6
0
0
0
4,6
1
1
1,6
1,6
1,6
4,3
4,3
NA
3.1.
2.2
4.5.
9
9
9
0
9,6
9,3
0
10
10
9
9,6
9,3
9,3
9
9,3
9,3
8,6
0
0
10
10
9,3
9
9
7,3
1
4
3
1
5
6
5,6
6,6
5,3
5,3
5,3
6,3
6,3
4,3
0
0
1
1
3
2.7.
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
3.2.3.
3.2.8.
3.2.
10
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
9
9
9
4
0
0
0
0
0
0
0
1
1
1
3
3
3
2.1.
2.1.
7.5.2
NA
0,6
7.5.3
8,6
NA
0,6
7.5.4
NA
0,6
7.5.5
7.6
8.1
9
0
0
NA
NA
NA
0
0
0
0,6
0,3
0
8.2.1
8,6
NA
0,6
8.2.2
9,6
4.2
9,6
8,6
4.6.
8,3
8,6
8,6
4
3,6
1,6
8.2.3
8.2.4
8.3
8.4
9
9
4.5.
4.4.
4.1
4.6.
1,6
8.5.1
4.
8,3
1,3
8.5.2
8.5.3
9,3
9,3
4.3.
4.3.
9,3
9,3
8,6
8,6
Observaciones
La introduccin es
meramente
informativa y no
afecta la operatividad
de ambos sistemas.
Soporte S.A. no
define el objeto y
campo de aplicacin.
En ambos sistemas
hay buen
cumplimiento de
documentacin, pero
son medianamente
integrables.
Alto cumplimiento y
muy buena
posibilidad de
integracin de
sistemas.
Alto cumplimiento y
muy buena
posibilidad de
integracin de
sistemas.
53
De los datos anteriores es posible adems generar grficas que permiten visualizar el
cumplimiento por parte de la empresa de los requisitos de ISO y RUC, identificar adems
con referencia a la norma ISO, qu tan integrables son los diferentes temas que abordan
ambos sistemas.
La tabla 5.8.. muestra la sntesis del cumplimiento de requisitos de ISO y RUC por parte
de la empresa y qu tan integrables se consideran los requisitos:
RUC
Integralidad
Introduccin
ISO
10,0
4,6
4,6
2,1
2,1
1,3
Requisitos de la documentacin
8,6
8,9
6,6
Responsabilidad de la direccin
9,1
6,2
4,1
Planificacin
9,0
9,3
2,0
9,5
9,6
5,5
9,4
9,4
5,7
9,0
9,0
5,3
Recursos humanos
9,2
9,1
5,6
10,0
10,0
1,0
9,5
9,8
2,6
Compras
9,6
0,0
1,0
6,9
0,0
1,4
Seguimiento y medicin
8,7
8,5
3,4
Mejora
8,8
8,9
6,1
Total
8,6
7,0
3,7
Cumplimiento de normas
De acuerdo a los datos obtenidos al consolidar las tres listas de chequeo en la tabla 5.8., el
cumplimiento de ambos sistemas de gestin de calidad es alto, siendo el cumplimiento del
RUC, inferior al de ISO y la posibilidad de integrar ambos sistemas es deficiente.
La figura 5.6. permite visualizar con mayor claridad y en orden de cumplimiento los
requisitos de ISO y RUC. Es evidente entonces que la mayora de requisitos ISO se
cumplen en alto nivel, por encima de ocho puntos de mximo diez, el objeto y campo de
aplicacin valorado deficiente y produccin y prestacin de servicio que se valora
aceptable requieren acciones de mejora.
En cuanto a los requisitos de la norma RUC, hay dos categoras que no aplican por no
hacer parte de la norma: produccin y prestacin del servicio y compras. En general el
54
cumplimiento de la norma es alto. Hay requisitos de la norma que estn por debajo del
nivel de cumplimiento: Responsabilidad de la direccin, introduccin y objeto y campo de
aplicacin; si se considera que los dos ltimos son de carcter informativo y no afectan el
desempeo y la gestin de calidad, entonces se hace nfasis en la responsabilidad de la
direccin, que debe mejorar su desempeo para velar por el cumplimiento de los
requisitos RUC.
Para hacer evidente el grado de integralidad que se puede lograr entre ambas normas, se
presenta la figura 5.7., que muestra una valoracin mxima de 6.6, es decir, aceptable para
los requisitos: gestin de los recursos, responsabilidad, autoridad y comunicacin;
recursos humanos, revisin por la direccin, mejora y requisitos de la documentacin. Los
dems requisitos por ser valorados deficientes o bajos no son integrables de acuerdo a los
resultados obtenidos a partir del chequeo diligenciado por los expertos.
55
Una vez acordados los puntos crticos y ptimos con las directivas de la empresa, se
procedi a desarrollar la propuesta de SGI para Soporte S.A. en el que se sugiere la forma
de integrar los sistemas ISO y RUC particulares para el tipo de servicio que se ofrece y
segn la manera de proceder con sus clientes Compaq y Hewlett Packard, considerando
adems integrar, los factores de salud ocupacional, seguridad e higiene que de acuerdo al
sondeo general no se estn contemplando en la prctica.
Por otro lado el hecho de que las normas no sean integrables en su totalidad, como se
pudo evidenciar en el diagnstico, da a entender que se deben gestionar los requisitos no
integrables por separado, por tanto no se justificaba realizar una integracin por procesos
puesto que esto significaba un cambio total en la estructura, ya que de todas formas se
tenan que gestionar los requisitos no integrables al ser obligatorios en RUC o muy
pertinentes en ISO 9001, adems, al ser una empresa de servicios los procesos o forma de
56
realizar el trabajo en este tipo de empresas varia con los clientes y las necesidades por
tanto la integracin por procesos se descarta.
Requisito
RUC: 2010
Requisito ISO
9001: 2008
Etapa
PHVA
Poltica Integral
1.1 Poltica de
Seguridad,
Salud
Ocupacional y
Ambiente
5.3 Poltica de
Calidad
57
5.1
Compromiso de
la direccin
5.6 Revisin
por la
direccin
1.2 Elementos
Visibles del
Compromiso
Gerencial
Reuniones
Inspecciones
Gerenciales
Revisin por la
Gerencia
Gerenciales
5.6.2
Informacin de
entrada para la
revisin
5.6.3 Resultados
de la revisin
8.5.1 Mejora
continua
1.3 Objetivos y
Metas
5.4.1 Objetivos
de la calidad
58
5.4.2
Planificacin
del Sistema de
gestin de la
calidad
4.1 Requisitos
generales
4.2 Requisitos
de la
documentacin
6.1
Provisin de
recursos
1.4 Recursos
5.5.2
Representante
de la Direccin
4.2.2 Manual de
Calidad
4.2.3 Control
Documentos y
Registros
59
7.2.1
Determinacin
de los requisitos
relacionados
con el producto
2.2. Requisitos
legales y de otra
ndole
7.2.2 Revisin
de los requisitos
5.2 Enfoque al
cliente
2.3.Funciones y
Responsabilidad
es
5.5.1
Responsabilidad
y Autoridad
2.4.Competenci
as
6.2 Recursos
humanos
2.5.
Capacitacin y
Entrenamiento
6.2.2
Competencia,
formacin y
toma de
conciencia
60
2.6.Programa de
Induccin
2.7. Motivacin,
y Difusin
Comunicacin,
participacin y
consulta
3.1
identificacin
de peligros,
aspectos
ambientales,
valoracin y
determinacin
de control de
riesgo e
impactos.
5.5.3
Comunicacin
interna
7.2.3
Comunicacin
con el cliente
NA
Control Operacional
61
7.4 Compras
7.1
Planificacin de
la realizacin
del servicio
7.5.1 Control de
la prestacin del
servicio
3.2. tratamiento
del riesgo
7.5.2 Validacin
de los procesos
de la prestacin
del servicio
7.5.3
Trazabilidad
7.5.4 Propiedad
del cliente
7.5.5
Preservacin del
producto
3.2.2. Control
de Visitantes,
comunidad y
autoridad
5.5.3
Comunicacin
Interna
3.2.3.
Programas de
Gestin
5.4.2
Planificacin
del sistema de
gestin
3.2.4
Subprograma de
Medicina
NA
62
Preventiva y del
Trabajo
3.2.5.
Subprograma de
Higiene
Industrial
NA
6.3
Infraestructura
3.2.6.
Subprograma de
Seguridad
Industrial
6.4 Ambiente de
trabajo
7.6 Control de
los equipos de
seguimiento y
de medicin
3.2.7. Planes de
emergencia
6.4 Ambiente de
trabajo
8.3 Control del
producto no
conforme
3.2.8. Programa
gestin
ambiental
NA
4.1
Accidentalidad
Incidentes
NA
4.2 Auditoria
Internas al
Sistema de
Gestin de
Seguridad,
Salud
Ocupacional y
Ambiente
8.2.2 Auditora
interna
4.3. Acciones
Correctivas y
Preventivas
8.5.2 Accin
correctiva
8.5.3 Accin
preventiva
4.4.
Inspecciones
SSOMA
NA
63
Planes de accin.
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
4.5.
Seguimiento a
los Requisitos
Legales
8.2.4
Seguimiento y
medicin del
producto
8.3 Control de
producto no
conforme
Etapas:
2. Puesta en marcha
Se identifica, elabora y entrega al personal encargado del liderazgo de cada proceso, las
metodologas, herramientas y documentacin necesaria para que opere de modo
estandarizado.
64
4. Controles
Se estructuran los indicadores para los procesos a travs de una herramienta prctica en donde
se facilite el monitoreo de cada uno de ellos.
5. Auditora
Se verifica el nivel de cumplimiento de los requisitos necesarios para lograr un sistema de
gestin eficaz, eficiente y efectivo
6. Control estratgico
Se establecen las metodologas de seguimiento y monitoreo a los procesos de modo que
contribuyan a cumplir las estrategias de la organizacin demostrando que el sistema de
conveniente, adecuado y eficaz
7. Inversin
Vigencia de la Propuesta: Junio de 2012
Duracin del servicio: Ao 2012
Valor de la propuesta: $ 20000.000 Veinte millones de pesos colombianos (sin IVA)
equivalentes a USD$ 11.010 .
Alternativas de la Inversin:
Alternativa 1: Anticipo: 40%, Previo a auditoras internas: 40%, VoBo de certificacin: 20%
restante
Alternativa 2: Pagos mensuales iguales durante la vigencia 2012
65
CONCLUSIONES
A tiempo de finalizar el trabajo de grado que refiere a la Propuesta de Diseo de un Sistema
de gestin integrada bajo las normas ISO 9001:2008 y RUC: 2010 para la empresa SOPORTE
S.A. se concluye lo siguiente:
Tomando en cuenta que Soporte S.A. es una empresa de servicios y que las caractersticas de
los servicios es que son intangibles, altamente relacionados con los clientes, heterogneos,
especificaciones de elaboracin difciles de estandarizar, varan con el cliente, el productor y
el tiempo, etc.; el estructurar los sistemas con base en procesos se torna muy dificultoso, por
tanto se considera que la estructura de los sistemas ISO 9001 y RUC implementados por la
empresa es adecuada y pertinente.
66
Definida la forma de integracin de los sistemas ISO 9001 y RUC, y en base a los resultados
del chequeo comparativo mediante el que se identificaron los puntos integrables de cada
norma se procedi a elaborar la propuesta de integracin. No integra ambas normas en su
totalidad porque el anlisis de integrabilidad realizado identific puntos entre las normas que
no son integrables y que se deben manejar por separado, pues forzar una integracin en puntos
que no se asemejan ser contraproducente para la empresa.
67
RECOMENDACIONES
1. La informacin lograda en este proyecto se constituye en el primer insumo de
autoevaluacin realizado por y para Soporte S.A., los datos arrojados por los sondeos y los
argumentos de anlisis sirven para realizar propuestas de mejoramiento.
2. Se recomienda a partir de lo anterior, compartir con el personal de la empresa los
resultados y conclusiones del proyecto como primer insumo para desarrollar un plan de
mejoramiento e integracin de Sistemas de Gestin.
3. Realizar peridicamente ejercicios de retroalimentacin con el personal tcnico y
administrativo para identificar los aspectos de ambos Sistemas de Gestin que merecen ser
revisados y adecuados a condiciones nuevas de requerimientos de los clientes y el
mercado.
4. Es necesario involucrar a todo el personal en la gestin integral de la calidad, no basta con
limitarse a que los procesos y procedimientos estn acordes con los requerimientos de los
diferentes sistemas a implementar. Se requiere que las directivas se apersonen de la
articulacin de los Sistemas de Gestin para que las condiciones de gestin de estos
sistemas haga cada vez ms viable su integracin.
5. Para implementar la propuesta planteada la empresa debe unificar en un departamento
ambos Sistemas de Gestin, que deber ser responsable de la implementacin y
cumplimiento de la integracin.
6. En los ltimos tiempos, los sistemas de gestin normalizados han tomado mucha
importancia y constantemente surgen normas ms especificas y rigurosas para
determinados rubros y el rea donde se desempea SOPORTE S.A. no es ajena a esta
tendencia, por tanto se recomienda a la empresa que cuando considere implementar un
nuevo sistema de gestin, realice el anlisis y estudio de integracin del mismo a su SGI.
7. La propuesta econmica presentada es un referente, no obligatoria ni definitiva, se sugiere
continuar el proceso de integracin de los sistemas de gestin de calidad.
68
REFERENCIAS
12 Manage: the executive fast track. (2012) Sector servicios. Recuperado el 14 de Mayo de
2012, de http://www.12manage.com/description_tertiary_sector.html
Aguirre Acevedo, D. C. (19 de Mayo de 2012). Diseo metodolgico para ciencias sociales.
(J. D. Lpez Medina, Entrevistador)
Arenas Monsalve, Gerardo. La legislacin de salud ocupacional en Colombia. Consultado el
16 de mayo de 2012 en http://www.bvsde.paho.org/bvsamat/legiscolom.pdf
Ballou, Ronald. (2004) Logstica, administracin de la cadena de valor. Quinta edicin.
Mxico: Pearson Educacin.
Casadess, Marti, Heras, Iaki y Merino, Javier. (2005) Calidad Prctica, una gua para no
perderse en el mundo de la calidad. Madrid: Prentice Hall.
Consejo Colombiano de Seguridad. RUC. Consultado el 10 de abril de 2012 en
http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/ruc.php
Construccin de Escalas tipo Likert. (2006). Recuperado el 20 de Mayo de 2012, de Medicin
y Evaluacin Educativa: http://ocw.usal.es/ciencias-sociales-1/investigacion-evaluativa-eneducacion/contenidos/Construccion_Escalas_Likert.pdf
Definicin.de (2012) Definicin de software. Recuperado el 14 de Mayo de 2012, de
http://definicion.de/software/
Fundaci Universitat Politcnica de Catalunya. Gestin Integrada / Integracin de sistemas
basada en estndares internacionales.
Glosario y abreviaturas de ITIL Espaol v1.0, 29 (Latinoamericano) (2011) Niveles de soporte
de servivio. Recuperado el 14 de Mayo de 2012, de www.itilofficialsite.com/InternationalActivities/TranslatedGlossaries.aspx
Heras Saizarbitoria, Iaki; Bernardo, Merc y Casadesus Fa, Mart. (2007) La integracin de
sistemas de gestin basados en estndares internacionales: Resultados de un estudio emprico
69
ANEXOS
ANEXO 1: Sondeo ponderacin de categoras
UNIVERSIDAD
A continuacin encontrar una lista de categoras de las que se le solicita establezca un porcentaje de
importancia de acuerdo a su criterio (no use puntos ni decimales), de manera que al finalizar la
asignacin de porcentajes, el total sumado sea 100%
CATEGORA
DESCRIPCIN
Proceso orientado a resolver, mitigar y/o
prevenir problemas ambientales, con el
propsito de lograr un desarrollo sostenible.
Gestin Ambiental
VALOR
0
RUC
Requisitos Legales
Cultura Organizacional
UNIVERSIDAD
A continuacin encontrar una lista de afirmaciones relativas a la gestin de calidad y otros procesos.
En la casilla en blanco, escriba un nmero entero (sin decimales, puntos ni comas) con el que califique,
utilice CERO (0) cuando considere que el factor no existe o lo desconoce, de UNO (1) a DIEZ (10) para
calificar qu tan eficiente es el proceso en la empresa. UNO es evaluacin deficiente y DIEZ es
evaluacin excelente, puede usar cualquier nmero entre UNO y DIEZ. La informacin es confidencial
y sus respuestas no sern divulgadas.
Factor
Gestin de Calidad
1
4
5
La empresa incentiva de algn modo cuando se cumple con las polticas de calidad
Gestin Ambiental
9
10
11
12
14
15
16
17
18
Los espacios de trabajo son cmodos y adecuados para desempear sus funciones
21
Calificacin
22
23
Las acciones que usted hace estn contempladas dentro de los procedimientos ISO
24
25
26
27
RUC: 2010
28
29
30
31
Las acciones que usted hace estn contempladas dentro del RUC
32
33
34
35
Requisitos legales
36
Conoce las leyes y normas bajo las cuales est regido el servicio de la empresa
37
38
39
40 La empresa cuenta con el apoyo profesional para velar por el cumplimiento de la ley
41
42
43
44
45
46
Cultura Organizacional
48
49
50
52
53
54
55
56
57
58
59
60
Auditoras
61
62
A continuacin encontrar dos campos, uno para ISO y otro para RUC, escriba libremente en los
campos, cules son los elementos que considera que sobran en cada uno, cuales faltan y cules estn
duplicados o repetidos de acuerdo a su experiencia y funciones en la empresa
Elementos o procesos que sobran en el sistema de calidad
ISO
RUC
RUC
La informacin que ha suministrado servir para mejorar la integracin de sistemas de calidad, Muchas
gracias por su participacin.
0.1
0.2
0.3
0.4
Introduccin (ttulo
solamente)
Generalidades
Enfoque basado en
procesos
Relacin con la
Norma ISO 9004
Compatibilidad con
otros sistemas de
gestin
NA
NA
NA
NA
NA
NA
En Anexos de la
Guia RUC
NA
1.2
Aplicacin
Referencias
normativas
Trminos y
definiciones
NA
3
4
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
Requisitos generales
Generalidades
Manual de la calidad
NA
NA
En Anexos de la
Guia RUC
En Anexos de la
Guia RUC
Sistema de gestin de la calidad (ttulo solamente)
NA
NA
Requisitos de la documentacin (ttulo solamente)
2.1.
Documentacin
Manual Del Sistema
De Gestin En
2.1.
Seguridad, Salud
Ocupacional Y
OBSEVACIONES DE
INTEGRALIDAD
CALIFICACIN DE
INTEGRALIDAD
OBSERVACIONES DEL
CUMPLIMIENTO
CUMPLIMIENTO POR
PARTE DE SOPORTE
S.A
Introduccin
1.1
DESCRIPCIN
REQUISITO RUC
OBSERVACIONES DEL
CUMPLIMIENTO
CUMPLIMIENTO POR
PARTE DE SOPORTE
S.A
DESCRIPCIN
REQUISITO ISO
9001:2008
Ambiente Ruc
4.2.3
Control de los
documentos
2.1.
Control De
Documentos Y Datos
4.2.4
2.1.
Control De Registros
5.1
Compromiso de la
direccin
1.2.
5.2
Enfoque al cliente
NA
5.3
Poltica de calidad
5.4
5.4.1
5.4.2
Objetivo de la calidad
Planificacin del
sistema de gestin de
la calidad
5.5
5.5.1
Responsabilidad y
autoridad
5.5.2
Representante de la
direccin
5.5.3
Comunicacin interna
5.6
5.6.1
Generalidades
5.6.2
Informacin de entrada
para la revisin
5.6.3
Resultados de la
revisin
Elementos Visibles
del Compromiso
Gerencial
NA
Polticas de
Seguridad, Salud
1.1
Ocupacional y
Ambiente
Planificacin (ttulo solamente)
1.3
Objetivos y Metas
NA
NA
6
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.3
6.4
7
7.1
Provisin de recursos
Generalidades
Competencia,
formacin y toma de
conciencia
Competencia,
formacin y toma de
conciencia
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Planificacin de la
realizacin del
producto
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
Determinacin de los
requisitos relacionados
con el producto
Revisin de los
requisitos relacionados
con el producto
Comunicacin con el
cliente
7.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3
Planificacin del
diseo y desarrollo
Elementos de entrada
para el diseo y
desarrollo
Resultados del diseo
Gerencial
Gestin de los recursos (ttulo solamente)
1.4.
Recursos
Recursos humanos (ttulo solamente)
2.4.
Competencias
2.5.
Capacitacin y
Entrenamiento
2.6.
Programa de
Induccin
NA
NA
NA
Realizacin del producto (ttulo solamente)
Identificacin De
Peligros, Aspectos
Ambientales,
3.1.
Valoracin Y
Determinacin De
Control De Riesgo E
Impactos.
Procesos relacionados con el cliente (ttulo solamente)
2.2
Requisitos Legales y
de otra ndole
4.5.
Seguimiento a los
Requisitos Legales
Motivacin,
Comunicacin,
2.7.
Participacin y
Consulta
Diseo y desarrollo (ttulo solamente)
NA
NA
NA
NA
NA
NA
y desarrollo
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
7.4
7.4.1
7.4.2
7.4.3
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
7.6
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
7.5
7.5.1
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
Control de la
produccin y de la
prestacin del servicio
Validacin de los
procesos de la
produccin y de la
prestacin del servicio
Identificacin y
trazabilidad
Propiedad del cliente
Preservacin del
producto
Control de los equipos
de seguimiento y de
3.2.8.
Programa de
Gestin Ambiental
3.2.
Tratamiento Del
Riesgo
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
medicin
8
8.1
8.2
8.2.1
8.2.2
NA
Auditora interna
NA
4.2
4.6.
8.2.3
8.2.4
NA
Seguimiento y
medicin de los
procesos
Seguimiento y
medicin del producto
8.3
8.4
Anlisis de datos
8.5
8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Accin correctiva
8.5.3
Accin preventiva
NA
Auditoria Internas al
Sistema de Gestin
de Seguridad, Salud
Ocupacional y
Ambiente
Medicin y Revisin
de los Progresos
4.5.
Seguimiento a los
Requisitos Legales
4.4.
Inspecciones SSOA
Incidentes
(accidentes y casi
4.1
accidentes) del
Trabajo y
Ambientales
Medicin y Revisin
4.6.
de los Progresos
Mejora (ttulo solamente)
Evaluacin Y
4.
Monitoreo
Acciones Correctivas
4.3.
y Preventivas
Acciones Correctivas
4.3.
y Preventivas
ANEXO 3: MCS 4
Este anexo es un archivo comprimido en formato RAR disponible en el CD inserto que contiene:
1. Proyecto de Grado Soporte S.A. MCS 4: Documento en formato DOCX de Microsoft Word.
2. Defensa MCS 4: Presentacin en formato PPTX de Microsoft Power Point.
3. Instrumentos de recoleccin de datos: Archivo en formato XLSX de Microsoft Excel que contiene
los formatos vacos de los sondeos y lista de chequeo, ms las tablas y grficas empleadas para el
anlisis de datos e interpretacin de resultados.
4. Carpeta Sondeos aplicados: Contiene tres carpetas identificadas con el nombre de cada anexo y en
cada carpeta uno por uno los sondeos y lista de chequeo diligenciados por el personal de la
empresa y por los expertos.
APNDICES
Nota: Los siguientes documentos se incluyen siendo fiel copia de la informacin suministrada por
terceros, por ello, los errores y omisiones gramaticales y ortogrficos no corresponden al informe del
proyecto que presentan los maestrandos. Las tablas de contenido no coinciden con la paginacin en
este informe.
CLAUDIA GMEZ
Gerencia
ESTRATEGIA & VISIN acompaa las organizaciones en la implementacin de cada uno de los servicios contratados garantizando la
interiorizacin de los mismos en sus colaboradores.
Pgina 81 de 113
12. AUDITORA
Se verifica el nivel de cumplimiento de los requisitos necesarios para lograr un sistema de gestin
eficaz, eficiente y efectivo
Entregables:
Planificacin de Auditorias
Listados de verificacin
Informes de auditoras
13. CONTROL ESTRATGICO
Se establecen las metodologas de seguimiento y monitoreo a los procesos de modo que contribuyan
a cumplir las estrategias de la organizacin demostrando que el sistema de conveniente, adecuado y
eficaz
Entregables:
Actas, compromisos y planes de accin
FORMACIN
Se realizan formaciones mediante exposiciones magistrales y talleres prcticos aplicados a la realidad
de la empresa
TEMA
OBJETIVO
HORAS
Despertar el inters por los procesos, sus beneficios y maneras de
Sensibilizacin
2
interactuar
Direccionamiento
Establecer las directrices para los lineamientos y plan estratgico
3
estratgico
organizacional
Fundamentos de
Explicar el modo en que los estndares de gestin se relacionan con los
4
Gestin
procesos
Brindar conceptos y herramientas para promover el mejoramiento
Mejoramiento
2
continuo de la empresa
Indicadores y anlisis
Identificar la importancia para registrar y controlar los procesos,
2
de datos
facilitando el anlisis de datos para la toma de decisiones
Identificar los peligros y riesgos, as como los aspectos e impactos de
Riesgos
4
los procesos facilitando su control
14. RESPONSABILIDADES
De Estrategia & Visin
Ejecutar las etapas definidas en la presente propuesta
Elaborar los informe correspondientes a las auditoras
Entregar los resultados definidos en cada una de las etapas
Mantener la confidencialidad en el manejo de la informacin
Acompaar la empresa mediante la trasferencia de conocimientos
Solucionar las inquietudes que se presenten en el transcurso del proyecto
Promover el mejoramiento de la empresa
Asegurar el cumplimiento de requisitos de cada estndar y garantizar su cumplimiento
Promover la gestin del conocimiento en la empresa
Pgina 83 de 113
De Soporte S.A.
Adoptar y aplicar las sugerencias, recomendaciones y guas que proporcione el grupo
consultor
Compromiso de todo el personal en todos sus niveles
Garantizar oportunamente de la disponibilidad de recursos para la implementacin y
sostenimiento del sistema de gestin
ORGANIZACIN DEL PROYECTO
GERENTE Y LDERES DE PROCESOS
PROFESIONALES
DE APOYO
15. INVERSIN
Vigencia de la
Propuesta
Junio de 2012
Duracin del
servicio
Ao 2012
Valor de la
propuesta
$ 20000.000
Veinte millones de
pesos
(NO INCLUYE IVA)
Alternativas de la Inversin
Alternativa 1:
-Anticipo: 40%,
-Previo a auditoras internas: 40%,
-VoBo de certificacin: 20% restante
Alternativa 2:
Pagos mensuales iguales durante la
vigencia 2012
NOTAS:
1. Esta propuesta solo incluye costos de consultora y acompaamiento, los traslados entre
ciudades, viticos y gastos de papelera deben ser asumidos por la organizacin.
2. Estrategia & Visin dispone al personal del material digital necesario para el desarrollo de las
actividades de capacitacin, entrenamiento, sensibilizaciones o inducciones necesarias.
3. En caso de que la organizacin tome la decisin de presentarse ante un ente certificador y se
presenten hallazgos por resolver, Estrategia & Visin realizar el acompaamiento y ajustes
necesarios sin ningn costo hasta el logro del objetivo.
4. Nuestra empresa no realiza actividades relacionadas con programa de aseguramiento
metrolgico (calibracin, verificacin de equipos, entre otros) esta actividad debe contratarse
con entidades externas.
5. Soporte S.A asume los costos frente la certificacin con el ente externo
Cualquier inquietud, no dude en comunicarse con Estrategia & Visin en los telfonos 3155103657 3147868213
ESTRATEGIA Y VISIN SAS NIT 900.155.763-1
www.estrategiayvision.com
E-mail: estrategia.vision@gmail.com
Centro Comercial Terminal del Sur Oficina 271
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2 PRESENTACIN DE LA COMPAA
2.1 Resea histrica de la Compaa
Naci en Marzo de 1995 para ser el Primer Centro de Servicio Inmediato COMPAQ proyecto
piloto en Latino Amrica.
En el ao 1997 nace la oficina de Cali
En el ao 1998 nace Barranquilla
En el ao 2001 es nombrado Centro de Servicio HP.
En el ao 2002 nace la oficina Cartagena
En el ao 2003 nace PUNTO DE SOPORTE denominado CRC (Centralized repair center) en
la Ciudad de Bogot (La Castellana), exclusivo para la reparacin de los equipos HP de el
rea de consumo a nivel nacional.
SOPORTE S.A naci de la necesidad de formar una empresa exclusiva de servicio Tcnico que
diera apoyo al grupo DLR del pas. MANUAL DE CALIDAD Cdigo: MQ-GM-01 Versin: 03
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En 1994 el seor Daniel Lpez Ros, dueo de la empresa DLR y Ca. y el seor Carlos Mario
Velsquez dieron origen a la empresa DLR Soporte S.A, ubicadas para esta fecha dentro de
las instalaciones de DLR de occidente.
El grupo DLR se independiza a nivel nacional a los dos meses de constituido DLR Soporte
Ltda. Se hace un convenio con ellos, para atender todos los servicios de los equipos que ellos
distribuan. Desde all, el seor Carlos Mario Velsquez hace una reforma de escritura y se
cambian los socios y el porcentaje de participacin de la empresa.
Desde su fundacin, nuestro campo de accin ha sido la reparacin y mantenimiento de
computadores y en 1995, recibimos la visita de los seores Luis Cabra y Ian Levi de COMPAQ
Houston, donde se acept la propuesta de un proyecto piloto nico en Suramrica, para el
trmite de garantas COMPAQ, con la modalidad de centro de servicio inmediato o Carry In.
En octubre del mismo ao fuimos nombrados como CENTRO DE SERVICIO COMPAQ.
El objetivo principal del proyecto, darle atencin inmediata a los clientes COMPAQ con stock
de repuestos, modelo nico en Colombia, que nos hizo marcar la diferencia en el mercado y
por ende dar cobertura a nivel nacional. La idea era comprender al cliente con los equipos en
garanta o fuera de ella, y encontrar un soporte confiable para su equipo.
En 1996 nace la sucursal de otra banda, la cual se crea con el objeto de suplir la necesidad
de cubrir otra zona de Medelln.
En 1997, nace la sucursal Cali, bajo el mismo esquema de Medelln, de servicio inmediato.
En 1998, se fund la sucursal de Barranquilla conservando la misma filosofa de centro de
servicio. En el mismo ao se cerr la sucursal de otra banda.
En el ao 2000, fuimos nombrados como el mejor ASP de Colombia, premio entregado por el
seor Fernando Osorio, Gerente de COMPAQ COMPUTER DE COLOMBIA, al seor Carlos
Mario Velsquez.
En el mismo ao, cambiamos nuestra razn social a SOPORTE S.A, convirtindonos en una
sociedad annima. MANUAL DE CALIDAD Cdigo: MQ-GM-01 Versin: 03 Pgina: 5 de 13
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De acuerdo con el esquema anterior, la planificacin del Sistema de Gestin de Calidad tuvo
como origen la revisin de la proyeccin estratgica, la Misin y Visin de la organizacin.
3.2 Directriz
Somos una organizacin de servicios tcnicos en el rea de informtica, a nivel nacional, el
cual gestiona ventas, garantas y soporte de equipos de cmputo. A su vez ejecutamos
proyectos especiales, viables para la organizacin en diferentes servicios, adecundonos a las
necesidades del cliente, buscando su satisfaccin, soportado con personal competente y
enmarcado en un mejoramiento continuo.
Definida la DIRECTRIZ, fueron identificados los aspectos ms relevantes de la misma, con el
fin de alinearlos con los resultados de negocio definidos en la proyeccin estratgica de la
compaa, dando lugar a la siguiente matriz. MANUAL DE CALIDAD Cdigo: MQ-GM-01
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Aspecto de la DIRECTRIZ
Objetivos
Indicador
Satisfaccin Cliente
Mejoramiento Continuo
Satisfaccin al Cliente
Mejora Continua
Personal Competente
Garantas
Ventas
Proyectos Especiales
Compras
Compra de insumos /
repuestos
Evaluacin de Proveedores
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Versin:
01
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIN
2. NUESTRA EMPRESA
2.1 ANTECEDENTES
2.2 NUESTROS PROPOSITOS ORGANIZACIONALES
2.3.a. PRESTACION DEL SERVICIO POR HORAS DE MONTACARGAS
2.3.b. PRESTACION DEL SERVICIO MONTACARGAS FIJAS
2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3. DESARROLLO Y EJECUCION DEL SSOMA
3.1ALCANCE
3.2 RECURSOS
3.3 REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA NDOLE
3.4 RESPONSABILIDADES
3.5 COMPETENCIAS
3.6 CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO
3.7 PROGRAMA DE INDUCCIN Y REINDUCCIN EN SSOMA
3.8 MOTIVACIN, COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA
4. ADMINISTRACION DEL RIESGO
4.1 Identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos
4.2 SELECCIN DE CONTRATISTAS
4.3 PROGRAMAS DE GESTIN
4.4 SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO
4.5 PLANES DE EMERGENCIA
4.6 SUBPROGRAMA DE GESTIN AMBIENTAL
5. EVALUACION Y MONITOREO
5.1 Accidentalidad
5.2 Auditoria Internas al Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente
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1 INTRODUCCIN
La adopcin del Sistema de Gestion de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOMA) de
SOPORTE S.A, fue consecuencia de una decisin estratgica de la Alta Direccin de integrar la Calidad,
las Seguridad y la Productividad dentro de sus procesos a fin de mejorar la calidad de nuestros
servicios y generar ambientes sanos para sus empleados.
Se analiz la conveniencia de la implementacin del SSOMA teniendo en consideracin tantas
motivaciones de orientacin estratgica para fortalecer el posicionamiento competitivo de la empresa,
como internas, tendientes a volver ms confiable, adecuado y eficaz la gestin de los procesos.
El presente manual tiene como objetivo el servir como fundamento y gua del Sistema de Gestion de
Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente de la Empresa, haciendo las veces de documento maestro,
que proporciona la informacin sobre procedimientos, documentos, normas de seguridad, indicadores,
que permitan visualizar la administracin de los riesgos tanto para trabajadores como para las
instalaciones y el ambiente.
2 PRESENTACIN DE LA COMPAA
Resea histrica de la Compaa
Naci en Marzo de 1995 para ser el Primer Centro de Servicio Inmediato COMPAQ proyecto
piloto en Latino Amrica.
En el ao 1997 nace la oficina de Cali
En el ao 1998 nace Barranquilla
En el ao 2001 es nombrado Centro de Servicio HP.
En el ao 2002 nace la oficina Cartagena
En el ao 2003 nace PUNTO DE SOPORTE denominado CRC (Centralized repair center) en la
Ciudad de Bogot (La Castellana), exclusivo para la reparacin de los equipos HP de el rea de
consumo a nivel nacional.
SOPORTE S.A naci de la necesidad de formar una empresa exclusiva de servicio Tcnico que diera
apoyo al grupo DLR del pas.
En 1994 el seor Daniel Lpez Ros, dueo de la empresa DLR y Ca. y el seor Carlos Mario Velsquez
dieron origen a la empresa DLR Soporte S.A, ubicadas para esta fecha dentro de las instalaciones de
DLR de occidente.
El grupo DLR se independiza a nivel nacional a los dos meses de constituido DLR Soporte Ltda. Se
hace un convenio con ellos, para atender todos los servicios de los equipos que ellos distribuan. Desde
all, el seor Carlos Mario Velsquez hace una reforma de escritura y se cambian los socios y el
porcentaje de participacin de la empresa.
Desde su fundacin, nuestro campo de accin ha sido la reparacin y mantenimiento de computadores
y en 1995, recibimos la visita de los seores Luis Cabra y Ian Levi de COMPAQ Houston, donde se
acept la propuesta de un proyecto piloto nico en Suramrica, para el trmite de garantas COMPAQ,
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con la modalidad de centro de servicio inmediato o Carry In. En octubre del mismo ao fuimos
nombrados como CENTRO DE SERVICIO COMPAQ.
El objetivo principal del proyecto, darle atencin inmediata a los clientes COMPAQ con stock de
repuestos, modelo nico en Colombia, que nos hizo marcar la diferencia en el mercado y por ende dar
cobertura a nivel nacional. La idea era comprender al cliente con los equipos en garanta o fuera de
ella, y encontrar un soporte confiable para su equipo.
En 1996 nace la sucursal de otra banda, la cual se crea con el objeto de suplir la necesidad de
cubrir otra zona de Medelln.
En 1997, nace la sucursal Cali, bajo el mismo esquema de Medelln, de servicio inmediato.
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2.2
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Recursos
Humanos:
Recursos fsicos: La empresa cuenta con los recursos bsicos para las actividades
de
proyectos
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La empresa cuenta con un programa de induccin para todo el personal que ingresa nuevo a la
empresa, y el plan de re-induccin que se realiza anualmente para reforzar los conocimientos, o dar
nuevos conocimientos del Sistema de Gestion de SSOMA.
3.8 MOTIVACIN Y DIFUSIN
La empresa realiza programas que le permita divulgar todo lo referente al sistema de gestin SSOMA
como reuniones trimestrales, correos electrnicos, publicacin en carteleras, entre otros para lograr
motivar al personal y mantener comunicado todo lo referente al sistema de gestin.
4. ADMINISTRACION DEL RIESGO
4.1 Identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos
Para Identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos diagnstico de las condiciones de
trabajo se tuvo en cuenta los resultados de la priorizacin del
PROBABILIDAD
CONSECUENCIAS
LIGERAMENTE
DAINO
DAINO
EXTREMADAMENTE
DAINO
BAJA
RIESGO
TRIVIAL
RIESGO
TOLERABLE
RIESGO
MODERADO
MEDIA
RIESGO
TOLERABLE
RIESGO
MODERADO
RIESGO
IMPORTANTE
ALTA
RIESGO
MODERADO
RIESGO
IMPORTANTE
RIESGO
INTOLERABLE
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OFICIO
Personal
administrativo
Personal tcnico
TIPO DE EXAMEN
Examen mdico con
nfasis en
Sistema osteomuscular.
PERIODICIDAD
Ingreso y cada 2 anos
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Seguridad:
Contacto con
material corto
punzantes
Seguridad:
Proyeccin de
partculas
EQUIPO DE
PROTECCION
PERSONAL
Protector Auditivo de
insercin
ESPECIFICACIONES
TCNICAS
CUANDO UTILIZARLO
Guantes de hilaza
Guantes hilaza
Siempre que se
encuentre en planta.
Al realizar limpieza con
aspiradora a los equipos.
Manipulacin de equipos,
cables y herramienta
manual.
Gafas de Seguridad
blancas trasparente
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Seguridad:
Casco de seguridad.
Golpes por objetos
que caen
Botas de seguridad con
puntera
Siempre que se
encuentre en planta.
Al manipular equipos
pesados.
Dirigida a
Responsable Periodicidad
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Planeada
Extintores, botiquines
COPASO
Puestos de Trabajo
COPASO
COPASO
Mensual
COPASO
Mensual
COPASO
Semestral
http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/
http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/interna_general.php?idcategoria=27&idnoticia=23
iii
http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/interna_general.php?idcategoria=27&idnoticia=23
ii
iv
v
http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/interna_general.php?idcategoria=27&idnoticia=23
http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/interna_general.php?idcategoria=27&idnoticia=109
vi
http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/interna_ruc.php?idcategoria=15&idnoticia=77
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