La gestin de Compras en las empresas constructoras

La Importancia de las compras para las empresas

Las compras en las empresas constructoras suponen el 69,1% de sus ingresos y el 74% de sus costes. Estas cifras por
si solas nos dan una idea de la importancia de una adecuada gestin de las compras de cara a obtener resultados
positivos en las cuentas de explotacin.
Ninguna empresa que pretenda ser competitiva puede obviar estos datos y debe tener en cuenta que cualquier reduccin
en sus costes de aprovisionamiento repercutirn de forma exponencial en su cuenta de resultados.
Sin embargo, si estudiamos los organigramas de las medianas y grandes constructoras nos encontramos con que la
gestin de las compras, en muchos casos, queda relegada a un segundo nivel, con un jefe de Compras que dependen
del director tcnico, del director de construccin o incluso del director financiero.
Compras en la industria vs Compras en la construccin
En estos entornos industriales, tanto la necesidad como la toma de decisiones y el control sobre el aprovisionamiento se
realizan en el mismo centro de produccin. Es por tanto muy factible establecer una gestin centralizada de las compras.
En el sector de la construccin nos encontramos con centros de produccin diseminados por todo el territorio nacional, e
incluso por todo el mundo en el caso de las grandes constructoras, que adems tienen una vida muy corta.
Por otra parte, un porcentaje muy importante de las compras de estas empresas, se realiza con proveedores locales,
debido a lo atomizados que resultan algunos mercados.
Cmo debe ser la estructura de las compras?
Tener un fuerte control de las compras, junto con una centralizacin orientada a conseguir economas de escala, puede
ayudar a alcanzar el objetivo de ahorro en los costes de aprovisionamiento.
Sin embargo, dejar en manos de un departamento central todas las compras implica tener un conocimiento de mercados
locales muy difcil y costoso de gestionar, en cuanto a recursos empleados en la central de compras.
Adems, supondra una perdida de agilidad muy necesaria en la gestin de compras de menor relevancia, retrasando sin
duda los, ya de por s, muy ajustados plazos de ejecucin.
Al encontrarnos con este inconveniente podemos pensar en el extremo opuesto, la descentralizacin total de la gestin
de Compras. En este caso, debemos confiar en que cada jefe de obra conozca a la perfeccin todos los posibles
proveedores que necesita utilizar en cada fase de su obra y que sea un autntico profesional de la compra. Teniendo en
consideracin que perderamos todas las economas de escala y la visin global de las compras en las obras.
Cmo realizar las compras con xito?
Para tener xito en las compras, el proceso debe estar planificado como una actividad ms dentro del proyecto.
Debemos tener claro el timing completo de la compra: anlisis de la necesidad, bsqueda de posibles proveedores, envo
de peticiones de oferta, rondas de negociacin y adjudicacin final.
Deben hacerse anlisis, bsqueda de proveedores adecuados y crear competencia. Adems las peticiones de
informacin realizadas deben contener el mayor nmero de informacin posible.Las revisiones de precios son un tema
muy difcil de plantear pero ineludible cuando tratamos las compras de algunos materiales con una alta volatilidad.
En la negociacin de las revisiones de precios debemos fijar tres aspectos: La base de revisin, El ndice de revisin y La
periodicidad de la revisin.Por otro lado, los Acuerdos Marco deben ser enfocados como acuerdos de mnimos, mnimo
precio y mnimo compromiso por nuestra parte. Estos acuerdos pueden tener una duracin anual, y cuando los
revisemos no debemos olvidar poner en competencia a todas las empresas del sector. La comodidad de renovar los
acuerdos sin investigar el mercado es muy mala compaa y lo que un ao ha sido beneficioso se puede volver en
nuestra contra.

PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE COMPRAS DE UNA EMPRESA DE CONSTRUCCIN

1.1 Aspecto General
Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y
obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la
empresa tenga xito o fracaso.
1.2 Evaluacin y Seleccin deInsumos
La evaluacin y seleccin de insumos es muy importante debido a que si se hace de manera correcta y anticipada evitar
futuros conflictos que puedan presentarse durante la construccin del proyecto.
1.3 Tipos de Insumos en la Construccin
Para desarrollar cualquier proyecto de construccin se necesitan de materiales, mano de obra, equipos y herramientas
que deben combinarse paraconformar los diferentes elementos del proyecto. Estos son los recursos bsicos y por lo
general son provistos por empresas externas, especialmente en el caso de materiales, equipos y herramientas.
1.4.1 Materiales: Son elementos que al ser mezclados o unidos con otro conforman un elemento de una estructura. Una
caracterstica de este recurso es que al utilizarse quedar embebido en elproyecto. Hay varias formas de clasificar a los
materiales como son:
1.3.1.1 Material Amorfo: No tiene forma geomtrica definida. Por ejemplo: el agua, el cemento, los agregados, etc.
1.3.1.2 Material Semielaborado: Son materiales procesados con forma definida y dimensiones de uso por determinar. Por
ejemplo: el mortero, el concreto, etc.
1.3.1.3 Elemento Simple: Tiene una forma y dimensionesde uso determinados. Por ejemplo: ladrillos, cermicos, etc.
1.3.1.4 Elemento Compuesto: Constituido por elementos simples o de estos con materiales amorfos. Por ejemplo:
viguetas prefabricadas o pretensadas, etc.
1.4.2 Mano de Obra: Son las personas que ejecutan las partidas de la obra. De acuerdo a su origen se puede clasificar
en:
1.4.3.1 Propia: Mano de obra quepertenece a la planilla de la empresa y sobre la que el empleador tiene una serie de
obligaciones directas. Este tipo de mano de obra tiene varias categoras pero las ms empleadas son: pen, oficial y
operario. Cada categora tiene un costo distinto por hora hombre.
1.4.2.2 Subcontratada: Mano de obra provista por empresas externas al proyecto. Existen dos tipos de subcontratos:
subcontrato de mano deobra y subcontrato a todo costo que incluye los materiales adems de la mano de obra.
1.3.3 Equipos y Herramientas: Son los instrumentos que ayudan al personal a ejecutar los trabajos de obra. De acuerdo
a su origen se puede clasificar en:
1.3.3.1 Existentes: Aquellos que son de propiedad de la empresa y que han sido usados con anterioridad en otros
proyectos.
1.3.3.2 Alquilados: Son provistospor proveedores por un tiempo determinado. Las opciones de alquiler, en el caso del
equipo, pueden incluir o no al operario del mismo y el combustible si es necesario.
1.3.3.3 Comprados: Son aquellos que se adquieren pasando a formar parte de los activos de la empresa.
1.4 Decisiones en la Gestin de Compras de una Empresa de Construccin
1.5.3 Decisin de Fabricacin oCompra de Materiales: Implica determinar si la empresa va a producir internamente, con
sus propios recursos, los materiales; o si los va a comprar de un proveedor. Este tipo de decisin est relacionada con
los materiales semielaborados o elementos.
Muchas veces esta decisin se toma considerando varios factores entre los cuales se tiene:
* El espacio que se necesita para almacenar las materiasprimas para la fabricacin del producto.
* La cantidad recursos necesarios para fabricar los productos, el plazo de entrega, etc.
Alguna de las ventajas que tiene el fabricar son que el producto se obtiene en el momento que se desee, generalmente el
costo es menor, etc. Las ventajas que se tienen a favor de la compra son la eliminacin del tiempo y recursos invertidos.

Gestin De Compras En Construccin

: Algunos de los principales puntos a tener en cuenta, para una buena gestin de compras en una obra, es la
planificacin y el criterio para escoger los proveedores.
No es un secreto que realizar, muchas veces, el proceso de adquisicin de materiales dentro de una constructora se
convierte en un dolor de cabeza y en un desgaste si no se tienen claros los objetivos. Es por esto que no hay que olvidar
que la clave del xito est en la planificacin.
Dentro de toda empresa, la gestin de compras representa un proceso muy importante, ya que de ello depende, en gran
parte, el buen resultado del producto y de que todo salga como se espera, e incluso mejor.
As lo reconoce la Directora de Proyectos de la Constructora Coandes Buenas Obras, Liliana Saavedra Bautista: La
planificacin es vital para el desarrollo de una eficiente gestin de compras, ya que es el punto de partida y la fase en
donde se definen las estrategias, procedimientos, programas, polticas. As como los ajustes a mecanismos de control en
funcin del mercado y las necesidades de nuestros proyectos.
Dentro de la planificacin, se deben tener en cuenta aspectos que van desde los materiales y la cantidad, hasta prever el
tiempo que se gasta mientras se hace el pedido y llega a la constructora.
Ojo, porque tambin es muy importante tener claro que pueden presentarse inconvenientes, para lo cual, debe tenerse
un segundo plan y contar con el tiempo suficiente para no estar a las carreras, como se dice popularmente. Para Mara
Fernanda Gonzlez, Ingeniera de Produccin de la Constructora Compaa Nacional de Ingeniera, una obra comienza
mal cuando no hay una buena planificacin y se hacen pedidos a ltima hora.
Se deben prever todos los inconvenientes posibles. Por ejemplo, es comn que suceda que algn material se acabe o se
dae, o que el proveedor incumpla con la fecha de entrega. Son cosas que pueden pasar, pero que deben tenerse en
cuenta para superarse de la mejor manera, dice Gonzlez. Para la Ingeniera de Produccin tambin es fundamental que
cada empresa tenga sus propias estrategias para hacer los pedidos, las compras y conseguir los proveedores. Siempre
hay que evaluar a los proveedores al final de cada obra, puntualiza.
Puntos clave
As las cosas, hay que tener en cuenta los siguientes puntos a seguir dentro del proceso de gestin de compras para
tener xito en esta rea. Lo primero es conocer muy bien la obra que se va a realizar y hacer el clculo lo ms detallado
posible de la cantidad de materiales que se necesita.
Con base en eso se empiezan a buscar los posibles proveedores para hacer las cotizaciones, dentro de las cuales debe
tenerse en cuenta la forma de pago que exige cada uno, el tiempo de llegada del pedido y la calidad versus el precio.
Para este punto es fundamental hacer un cuadro comparativo muy organizado, con el fin de que sirva para futuras
averigaciones. Finalmente lo que se hace es proceder con la compra y el seguimiento postcompra.
De esta manera, una buena planificacin en la gestin de compras, tambin asegura un ahorro econmico para la
empresa y evita desfalcos o apuros relacionados con el dinero. exigencia para una efectiva gestin de compras gestin
de compras tambin asegura un ahorro econmico para la empresa y evita desfalcos o apuros relacionados con el
dinero.
Lo que deben saber los proveedores
La escogencia del proveedor no es nada fcil. Al igual que el resto del proceso, esta parte es fundamental, ya que hacer
una buena bsqueda y seleccin asegura unos resultados muy positivos, si adems todo est muy planificado. De
acuerdo con Sandra Linares, Jefe de Compras de la Sociedad Constructora Bogot, escoger los proveedores requiere de
tiempo.

As se tenga una lista de proveedores habituales con los que las cosas han salido bien, no es bueno confiarse del todo.
Siempre hay que estar a la vanguardia con los precios que hay en el mercado, compararlos y buscar los ms favorables
para la constructora.
No hay que cerrarse a uno solo proveedor, siempre hay que consultar varios hasta para comprar una puntilla, asegura
Linares. Para la Jefe de Compras, pedirles las hojas de vida a los dotadores de productos es clave, sobre todo cuando se
hacen compras grandes de productos que necesitan certificados de calidad, como los prefabricados en concreto y el
adoqun, a los cuales se les hace ensayos de resistencia. Linares tambin explica que de la mano de la seleccin de
proveedores estn las cotizaciones.
Para este aspecto se deben tener en cuenta puntos tan importantes como la atencin del proveedor, la calidad del
producto ofrecido, el precio y la forma de pago. Es fundamental hacer varias cotizaciones y reflejarlas en un cuadro
comparativo. Uno de los beneficios que buscan las constructoras en el momento de hacer las compras, es que haya
facilidad de pago.
Segn la ingeniera Gonzlez y la jefe de compras Linares, para la empresa es ms cmodo primero recibir el pedido y en
un plazo de entre 15 y 30 das llegue la factura para ser pagada. Muchas veces hay proveedores con buenos productos,
pero que piden anticipos y en muchos casos esto dificulta las cosas, seala la ingeniera de la Compaa Nacional de
Ingeniera, quien aclara que hay excepciones dependiendo de la urgencia del pedido.
La clave en las compras
- Una buena planeacin minimiza el riesgo en el proceso de compras. Consiste en tener un cronograma de obra al que
se le debe hacer seguimiento semanal. All se determina el momento en el que se deben hacer las compras necesarias
para la ejecucin de las actividades programadas.
- Hay que cotizar y negociar con anterioridad los materiales y enviar una programacin de entregas segn las
necesidades del proyecto. Hacer una planeacin con tiempo permite reaccionar ante fallas en la produccin del material,
problemas en la logstica para el despacho de los materiales, y/o problemas de pagos que generen suspensin de
despacho de los materiales.
Gloria Gmez, Directora de Proyectos, de la Constructora Pedro Gmez gestin de compras Ciudad Sabana, Msquera
Un paso adelante de los contra
Como en todo proceso es normal que se presenten inconvenientes, el truco est en estar preparados y saberlos resolver.
Muchos de los problemas que se presentan tienen origen en la falta de precisin de especificaciones y condiciones de
los productos, situacin que puede obedecer en gran medida al sin nmero de proveedores que abundan en el mercado
y que no siempre se ajustan a las necesidades y calidades requeridas, dice Saavedra Bautista, de Coandes.
Agrega que de otra parte, tambin es muy marcado el incumplimiento en las fechas de entrega, factor que est
condicionado a variables externas como el transporte, consecucin de materias primas, demanda del mercado,
monopolios de algunos productos que requerimos, entre otras. En caso de presentarse estos puntos negativos, tambin
debe hacerse una GGEESSTTIINN YY MMEERRCCAADDEEOO planificacin para buscar la mejor manera de
solucionarlos en el tiempo en que se necesite, procurando no ocasionar duros golpes al bolsillo de la empresa.
Como piedra en el zapato dentro del proceso de compras, tambin est el hecho de que el proveedor se niegue a hacer
pedidos pequeos. Cuando uno necesita medio viaje suelen poner problema y la situacin se complica, dice Linares.
Como as bajo la manga, es bueno calificar a los proveedores y tener una base de datos actualizada, donde se
especifique los mejores servicios que presta cada dotador. Es muy importante tener en cuenta que el proceso de
compras no termina cuando llega el pedido. De ah en adelante hay que evaluar a los proveedores, la calidad del material
y estar pendiente de que el material solicitado se gaste conforme se plane.

Trucos
Para las empresas consultadas, es aconsejable hacer una muy buena planificacin de los materiales que se necesitan.
Muchas veces se puede hacer un pedido al por mayor si hay ofertas de materiales que no se daan si se guardan y se
tienen como reserva. Tambin se puede pedir un poco ms de lo que necesita si se sabe que el material se va a gastar
rpido, para no correr el riesgo de perder el dinero.