PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS

PLAN DE GESTIN DEL COSTO

PROYECTO

Construccin de la Universidad Peruana de Administracion de Empresas

PREPARADO POR:

Lauro Soto Crisstomo Director de proyecto.

FECHA

23

12

2016

APROBADO POR:

Carlos Montalvn

FECHA

28

12

2016

Gerente General de IPAE.

Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo:
Nombre
Cargo
Lic. Lauro Soto Crisstomo
Director de proyecto

Ubicacin
Oficina administrativa

Ing. Bautista Almonacid Yoanna

Oficina administrativa

Jefe de planeamiento

Persona(s) que aprueba(n) requerimientos de cambios en costo contractual:

Nombre
Cargo
Ubicacin
Carlos Montalvn
Oficina Administrativa de IPAE
Gerente general
Gerente de Proyecto, Jefe de Divisin de Energa.
Razones aceptables para cambios en el Costo del Proyecto:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Adecuacin en el Alcance del Proyecto (cambios)

Ampliaciones en el Alcance del Proyecto
Incremento de los costos de los sub contratistas
Cambios en las fechas de entrega (aceleraciones)
Restriccin presupuestal
Otros debidamente sustentados.

Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el:

Para reportar el impacto por cambios en el costo se utilizar el formato N FGPR-011-A que incluye
la siguiente informacin:
7) Persona que solicita el cambio.
8) Descripcin de las caractersticas de la situacin que requiere una solicitud de
cambio de costos.
9) Impacto del mismo sobre el proyecto (Costo, Calidad, tiempo y alcance).
10) Descripcin de las alternativas de solucin detallando el impacto en las
diferentes reas (costo, calidad, tiempo y alcance).
11) Recomendacin en la seleccin de la alternativa de solucin (Propuesta).
12) Documentos sustentatorios.
13) El tiempo mximo de respuesta que tiene el o las personas encargadas para dar
la aprobacin.

Describir como sern administrados los cambios en el costo:

Los cambios en el costo se denominarn presupuestos adicionales o

deductivos, segn sea el caso. La persona autorizada a solicitar
cambios en el costo deber elevar su solicitud a la persona
autorizada para aprobar el cambio propuesto, sustentando su pedido
en forma documentada. Slo procedern presupuestos adicionales si
se demuestra que stos son necesarios e imprescindibles para lograr
el alcance del proyecto y que sean originados por omisiones o
defectos en la formulacin del alcance. Las modificaciones al alcance
que no cumplan con este requisito podrn ser aprobadas slo si
cuentan con la autorizacin del sponsor del proyecto. En caso
contrario no se modificar el costo del proyecto, siendo de
responsabilidad del equipo de trabajo los mayores costos en que ste
incurra. Para el caso de presupuestos deductivos, slo sern
aceptados aquellos que se produzcan por reducciones en el alcance
del proyecto o por decisiones del sponsor del proyecto.

El procedimiento a seguir para aprobar un presupuesto

adicional o un deductivo ser el siguiente:
1. Dentro de los quince das calendario posterior al hecho que
determine una modificacin del costo del proyecto, la persona
autorizada a solicitar cambios en el costo, deber sustentar su
pedido, indicando las causas que originaron el adicional o el
deductivo, debiendo acompaar, necesariamente, una propuesta de
la modificacin del presupuesto precisando los montos y el sustento
analtico necesario. Esta documentacin deber ser presentada a la
persona autorizada para aprobar el cambio propuesto.
2. La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, dentro
de los cinco das calendario
Posteriores a la recepcin de la solicitud, deber analizar el pedido y,
de encontrarlo conforme en forma total o parcial, deber emitir la
orden de proceder, autorizando el cambio del costo.

Una vez emitida la orden de proceder, ser responsabilidad del

equipo de trabajo actualizar los documentos que se vean afectados
por dicha orden de proceder.

PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

GESTIN DE CALIDAD DEL

PROYECTO

PLANIFICAR LA CALIDAD

Debido a que somos una empresa con poca experiencia en la construccin, se propone el
uso de un plan de gestin de calidad, que le permita asegurarse y controlar de manera
eficaz y eficiente la calidad, se desarroll un plan de inspeccin en el cual se indicar la
actividad, los parmetros a inspeccionar, el requisito especificado, la tolerancia, la frecuencia
de la inspeccin, el registro de los resultados y el responsable de ejecutarlo.

Gracias al reporte del plan de inspeccin el equipo del proyecto, tendr un parmetro para
verificar el desarrollo de las actividades y si stas, tuvieron alguna dificultad, se contar con
una documentacin de forma que pase a formar parte de las lecciones aprendidas, de
manera que continuamente se estn mejorando los procesos, mediante la divulgacin de
los resultados a todos los involucrados durante el proceso de Construccin de la universidad.

REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

Aseguramiento de Calidad. Es responsable Romero Layza Carolyn Supervisor de
Calidad ejecutar el Aseguramiento de Calidad durante todo el Proyecto, revisa el
Planeamiento de los procesos del proyecto contra lo ejecutado, plantea acciones
preventivas o correctivas segn sean necesario. Se informa semanalmente en las
reuniones de Calidad al Gerente del Proyecto y al Equipo del Proyecto.

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

Este es el proceso para alcanzar niveles de rendimiento sin precedente.
Pasos
1. Probar la necesidad de mejora.
2. Identificar los proyectos concretos de mejora.
3. Organizar para la conduccin de los proyectos .
4. Organizar para el diagnstico o descubrimiento de las causas.
5. Diagnosticar las causas.
6. Probar que la solucin es efectiva bajo condiciones de operacin.

Se emiten las observaciones o conformidades en la reunin semanal de calidad.

Se definen dos procedimientos para el Control de Calidad:
-

Revisin de Contenidos y

Revisin de Forma.

Control de Calidad del Contenido: Se revisan la calidad de los entregables

para lo que el Analista de Calidad se asesora con el equipo de expertos de
UPAE y Asesores externos, las observaciones que se puedan formular, se
informan en la reunin semanal de Calidad.
Control de Calidad de Redaccin y Formato: El Analista de Control de
Calidad revisa con la Asesora de un Redactor/Corrector la redaccin de los
documentos entregables, las observaciones que se puedan formular, se
informan en la reunin semanal de Calidad.

REALIZAR MEJORAMIENTO CONTINUO

Es responsabilidad del Supervisor del Calidad proponer mejoras de Calidad,
estas propuestas se realizan en la reunin quincenal de Calidad, mediante
la cual utiliza herramientas para la medicin de la calidad (estadsticas,
histogramas, etc.)

ROLES Y RESPONSABILIDADES (A: internas, C: Externas)

ROLES

A C RESPONSABILIDADES

Gerente de

Es el responsable de la Generacin del Plan de Gestin de

Calidad.

Proyecto

Responsable de la aprobacin de las actividades de

aseguramiento y control de calidad.

Lauro Soto
Crisstomo

Definir el equipo de la calidad y sus roles.

Equipo de
control de
Calidad

Conformado por el Supervisor de Calidad y el analista de calidad

Plantear las acciones para el aseguramiento de la calidad
Efectuar el control de calidad para los entregables del
producto y del proyecto
Asesorar en aspectos de calidad al Gerente de Proyecto y al
equipo de Proyecto

Analista para la

Asesora al equipo del proyecto en temas de calidad especficas.

Calidad
Equipo de Proyecto x
Romero Laiza
Carolyn

Son responsables de guardar las normas de calidad

para los procesos del proyecto y la generacin de
entregables.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL PROYECTO

PLAN DE GESTION DE LOS RECURSOS

HUMANOS

ROL EN EL

Gerente del Proyecto

PROYECTO
FUNCIN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL

El Gerente del Proyecto ser responsable de la ejecucin y entrega del proyecto

Reporta directamente a la Administracion de IPAE

Informar cada fin de semana sobre el estado y rendimiento del trabajo de la

Gua de Procedimientos

Es el responsable de la definicin del Personal que integra el equipo de proyecto de

su organizacin y gestin

Supervisa el correcto funcionamiento de la Construccin

Controla la informacin de gastos del proyecto

Dirige y aprueba el proceso de adquisicin para la contratacin de empresas

especializadas (tercerizacin)

Su trabajo finalizar con la aceptacin del director del proyecto

COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES

DISPONIBILIDAD

Descripcin del
puesto a requerir

Externo

Nmero
estimado

Tiempo
requerido

Fecha
Fecha ingreso

Gerente del Proyecto interno

1
01 05 16 08
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo
requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la
organizacin)
INCORPORACIN AL PROYECTO

Retiro
05

17

Evento disparador

Sincronizacin prevista

Renuncia

Inmediato con la designacin de

1 ao

reemplazo por el Director de desarrollo

Enfermedad

Inmediato con la designacin de

reemplazo por el director de desarrollo

Notas : Ninguna

A tiempo parcial: NO

ROL EN EL

Asegurador de Calidad

PROYECTO
(Denominacin del
puesto)

FUNCIN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
-

Asesora al equipo del proyecto en temas de Aseguramiento de Calidad y Mejora

Continua de la Calidad

Asegurador de la Calidad, es el responsable de la ejecucin del control de calidad,

revisa que los entregables conforme se vayan presentando, se emita las
observaciones o conformidades en la reunin semanal de calidad.

Participa en la Automatizacin del Sistema en sus respectivos entregables

asegurando la calidad de los mismos.

Es el responsable de tener al da los formatos de inspeccin de calidad.

Revisar que la redaccin y los formatos de los entregables de la construccin

Reporta directamente al Gerente de Proyectos

COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES

DISPONIBILIDAD
Descripcin del
puesto a requerir
Asegurador de Calidad externo
Externo

Nmero
estimad
o
1

Tiempo
requerido

Fecha
Fecha ingreso
01

05

16

Retiro
08

05

17

1 ao

INCORPORACIN AL PROYECTO
Evento disparador

Sincronizacin prevista

Renuncia

Inmediato con la designacin de

reemplazo por el Gerente del Proyecto

Enfermedad
Notas

A tiempo parcial: NO

Inmediato con la designacin de

reemplazo por el Gerente de Proyecto

DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO

PROYECTO

Construccin de la Universidad Peruana de Administracion de

empresas

PREPARADO POR: Soto Crisstomo Lauro Director del

proyecto

FECHA 21 12 15

APROBADO POR:

FECHA 22 12 16

Carlos Montalvn Gerente General

Acciones a tomar para mejorar las habilidades y competencias del equipo del proyecto

Gerente del Proyecto

Capacitacin en PMI, MS
project

Supervisor de Programacin

Capacitacin en Sistema
Supervisorio

Informado en toda la
documentacin completa del
Alcance del proyecto

Supervisor de calidad

Analista de Calidad

Capacitacin en Auditoras de
Calidad

Asegurador de Calidad

Capacitacin en Auditoras de
Calidad

Como parte del desarrollo de personal se considerar el siguiente lineamiento en la

sucesin o reemplazo de cargos en el proyecto:

El Supervisor de Programacin es designado sucesor del gerente del

proyecto en caso de ausencia de ste.

El Analista de Calidad del equipo es designado sucesor del Asegurador de

Calidad en caso de ausencia de ste.

El Gerente del Proyecto es designado sucesor del Supervisor de calidad

en caso de ausencia de ste.

Formas de reconocimientos y recompensas que se aplican en el proyecto

El Gerente del Proyecto, en coordinacin con RRHH, ha establecido un bono de

reconocimiento a todo el equipo del proyecto, si se culmina en el tiempo previsto.

Cabe sealar que el alcance de esta bonificacin es solo para el equipo del
proyecto.
Actividades en apoyo a la integracin del equipo de proyecto
-

Paseos mensuales de recreacin.

Celebracin de cumpleaos en oficina de proyectos

Reuniones continas para felicitaciones para el equipo del proyecto

DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Realizar seguimiento al rendimiento de los miembros de equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver
temas pendientes, y coordinar cambios para mejorar el rendimiento.

Para ello aplicaremos tcnicas de medicin y anlisis como:

PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES

PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES

CDIGO FGPR018 versin 1.0
PROYECTO

Construccion de la universidad peruana de administracion de empresas - UPAE

PREPARAD
O POR:

Soto crisostomo lauro Director de proyecto

FECHA 17

11

15

REVISAD
O POR:

Romero Layza Carolyn Jefe de Divisin de Energa.

FECHA 18

11

15

APROBAD
O POR:

Carlos montalvan Gerente General Ipae

FECHA 19

11

15

GESTIN DE COMUNICACIONES DEL

PROYECTO
PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN
Determina las necesidades e informaciones y comunicacin de los interesados: quin
necesita qu informacin, para cuando la necesita, cmo le ser suministrada y por
quin. El Gerente del Proyecto deb e considerar la cantidad de canales necesarios desde
un principio con el fin de que la informacin fluya y llegue a todos los involucrados.

Los requisitos de comunicacin incluyen:

-

Organigramas.

Relaciones de responsabilidades de la organizacin.

reas profesionales, departamentos involucrados.

Logstica de cuantas personas estn involucradas.

Necesidades de informacin internas.

Necesidades de informacin externas.

Informacin sobre los interesados.

NECESIDADES DE INFORMACIN
Todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar la informacin del mismo,
pero las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin varan. Por eso,
identificar las necesidades de informacin y definir los medios adecuados para obtener y
distribuirla es vital para alcanzar el xito.

La informacin se manejar a travs de la plantilla del Plan de Comunicaciones.

Por otro lado el proceso de informacin debe contar con alcances bien definidos que
sienten las responsabilidades sobre cada una de los involucrados internos y externos
como se detalla a continuacin:

Superintendencia de Fabrica
-

Plan Director del Proyecto.

Informes de avance

Solitudes de Cambio

Equipo de Proyecto
-

Plan Director del Proyecto.

Informe de avance.

Contratacin de proveedores o subcontratos

Solicitudes de Cambio.

Matriz de Riesgos y su situacin actual

Minutas de reunin

Bitcoras del proyecto

ENTRADA

Para ordenar y gestionar las comunicaciones dentro de la

empresa, las directrices que nos plantea esta gua, son de
mxima utilidad y por ello las vamos a seguir y tratar de
adaptar a la comunicacin de la empresa. Los procesos a
continuacin descritos nos servirn de enlace entre las
personas y la informacin, para lograr as una
comunicacin correcta
Procesos:
1 Planificacin de las comunicaciones
2 Distribucin de la informacin
3 Informar del rendimiento
4 Gestionar a los interesados

HERRAMIENTAS

TECNOLOGA DE LA COMUNICACIN: Cada jefe y

asistentes contaran un con 1 Smartphone, adems
de 1 laptop. Tambin se les habr asignado un
correo electrnico.
SISTEMAS DE GESTIN DE INFORMACIN:
Existirn 3 tipos:
gestin de documentos impresos (cartas,
memorandos, informes, ext.)
gestin de comunicaciones electrnicas: correo
electrnico, fax, etc.)
HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA
DIRECCIN DE PROYECTOS: interfaces web con
software de programacin y de gestin de
proyectos, etc.
INFORMES DE DESEMPEO

ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIN DEL

PROYECTO: Analizar la informacin sobre las lneas base
del proyecto, la gestin de las comunicaciones y la gestin
de los interesados.
ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL
PROYECTO: Los documentos a actualizar serian el registro
SALIDA
de incidentes, cronograma del proyecto y requisitos de
financiamiento del proyecto.
ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS
PROCESOS DE LA ORGANIZACIN: Entre los activos de
los procesos de la organizacin que sern actualizados,
segn se requiera sern Informes del proyecto,

Informacion del desempeo del trabajo :

Resumen de los datos
recopilados de los informes del ingeniero acargo.
Actualizaciones al plan pra la dirrecion del
proyecto : Si en el transcurso de la construccion
vemos la posibilidad de hacer una variante para
mejor el proyecto , puede aplicarse.
Actualizacion de los documentos del proyecto:
Se pueden actualizar : los pronsticos, los informes
de desempeo y los registros de incidentes.

Utilizaremos un sistema de gestion de informacion.

Juicio de expertos.
Reunion cada 15 dias.
Conectados atraves de la red privada de movistar
(celulares con linea post-pago rpm).
Grupo de whatsapp los jefes de las areas del proyecto.

Plan para la direccion de proyecto : Esto se llevara

acabo siguiento por completo el cronograma de actividades
ya establecido.

Comunicaciones del proyecto : Estara monitoreado

por el jefe de proyectos , Lauro Soto.
Registro de incidentes
Informe del desempeo del trabajo : El ingeniero
civil a cargo de la obra , debera enviar un reporte al
jefe de proyectos.

SALIDAS

HERRAMIENT
AS Y
TECNICAS

ENTRADAS

En este proyecto para tener un control sobre las comunicaciones,

hemos tomado las siguientes medidas:

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: