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VERSIN
01
09/11/2015
PE001
INTRODUCCION
El presente proyecto a realizarse dentro de la AMIB busca la mejora de los
procesos internos del rea de certificacin, dictamen y archivo, donde se maneja
toda la documentacin de los sustentantes, as como en el rea de aplicacin
encargada de asignar a los aplicadores de los exmenes; se busca eliminar el
exceso de cajas que se encuentra en el espacio de trabajo y evitar el uso excesivo
de papel en los expedientes de los sustentantes, mejorando adems los tiempos
de respuesta de los resultados con las instituciones bancarias y la atencin a los
sustentantes. Todo el marco de trabajo estar apegado a la metodologa de ITIL,
asegurando la calidad del trabajo realizando y cubriendo las expectativas del
cliente.
JUSTIFICACION
El uso constante de Tecnologas de Informacin basadas en el uso de nuevos
softwares empresariales, es lo que ha llevado a las organizaciones a desarrollar
nuevas estrategias de negocio, para lograr ventajas en la mejora de sus procesos.
La combinacin de las tecnologas de informacin basadas en el uso de
software y los procesos de negocios, han originado nuevos conceptos de negocio
con un enfoque ms automatizado.
La implantacin de estos servicios han impacto fuertemente a la empresas debido
a que modifican los procesos de negocio. Es importante entonces realizar una
planeacin estratgica para empresas como AMIB (Asociacin Mexicana de
Intermediarios Burstiles) que apoyarn a una empresa para alcanzar la ventaja
competitiva deseada.
Dentro de la Planeacin Estratgica, se debe determinar que debe hacerse, cmo
se va a hacer y cmo puede darse cuenta una empresa, si el implementar un
sistema automatizado cumple o no con los objetivos deseados y establecidos.
Donde la correcta realizacin de una estrategia de implementacin de software
implica con el involucramiento de todos los procesos del negocio, as mismo el
reajuste de dichos procesos.
Este proceso comienza con un anlisis de la situacin actual de la empresa,
evaluando el entendimiento de la estrategia, los procesos operativos y la
aceptacin del software dentro la organizacin, continuando con las
modificaciones necesarias para adaptarse a la operacin del mismo, y la
infraestructura de la tecnologa requerida, esto con el fin de mejorar la eficiencia y
la productividad de la empresa.
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HOJA
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Oportunidades:
Amenazas:
MISION
Desarrollar un Sistema Informtico en el rea de certificacin de la empresa, que
nos permita reducir tiempo de atencin a nuestros clientes, y ahorrando recursos
como de papelera y a su vez acelerar los procesos internos del rea.
VISION
En un corto plazo (1 ao) incrementar los procesos que se desarrollan dentro de la
empresa haciendo evaluaciones que nos permitan definir si la estrategia debe
continuar para continuar con la reduccin de tiempo y recursos.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
Mejorar los procesos internos del rea de certificacin, implementando un sistema
informtico que reduzca los tiempos de atencin, ahorrando recursos tanto de
espacios como de papelera y otros recursos.
METAS
Establecer una meta fija del 40% a un corto plazo (1 ao) donde nos indique que
los procesos se estn cumpliendo de manera especfica, y nos est facilitando el
agilizar los procesos en el rea de certificacin, desarrollado desde el S.I, para
reducir tiempos de atencin a clientes.
INDICADORES
Asegurarnos en un periodo de 1 ao que el 60% de los procesos internos del rea
de certificacin que sern soportados en un S.I. cumplan con los requisitos que
nos planteamos en las metas especificadas, para la reduccin de tiempos y
recursos.
INICIATIVA
Desarrollar un Sistema Informtico que nos permita agilizar los procesos internos
del rea de certificacin, que nos permita reducir los tiempos de atencin, y que a
su vez nos permita reducir los recursos como de papelera.
FINANZAS
Incrementar el nivel de venta de la ferretera a travs de implementacin de un
sistema de e-commerce, haciendo la adquisicin de sus productos una nueva
experiencia para el cliente
CLIENTES
Tener una mejor distribucin de los procesos para que nuestros clientes no
tengan problemas en la realizacin de trmites dentro de nuestra rea.
PROCESOS
Implementar un sistema de informacin que permita a el rea de
certificacin tener el control de sus procesos y facilitar el manejo de la
informacin y la aplicacin del examen, reduciendo papeleo innecesario y
mejores resultados.
APRENDIZAJE
Disear e implementar un programa de capacitacin a los trabajadores para
el uso adecuado del sistema informtico, para lograr la mejora en la
operacin de la empresa.
MEFE
OPORTUNIDADES
No se tiene dependencia de terceros
nica empresa de certificacin
Contacto directo con los clientes
Planes de trabajo flexibles
Estructura lineal y no jerrquica
Capacidad para manejar escenarios inesperados
Manejo de altas cargas de trabajo
AMENAZAS
No se respetan las polticas
Se brindan demasiadas excepciones
No se tiene un control claro de los procesos
Mejor distribucin del trabajo
Juntas de trabajo fuera de tiempo o innecesarias
No se cuenta con planificaciones certeras
CALIFICACI
ON
TOTAL
PESO
0,1
0,15
0,06
0,06
0,06
0,1
0,08
4
4
4
3
3
4
3
0,4
0,6
0,24
0,18
0,18
0,4
0,24
0,1
0,05
0,06
0,05
0,05
0,08
1
2
2
2
1
1
2
0,2
0,1
0,12
0,05
0,05
0,16
2,92
La suma de los resultados ponderados de la Matriz MEFE est por encima de 2.5
lo que indica que la situacin externa de la AMIB es favorable.
DEBILIDADES
Alta carga de Trabajo
No
se
respetan
los
tiempos
establecidos
Demora en la entrega de reportes
Cambios de planes inesperados
Falta de capacitacin entre empleados
Saturacin de espacios
Procesos repetitivos y/o son obsoletos
No se cuenta con un Sistema de
Informacin (software)
MEFI
CALIFICACI
ON
TOTAL
PESO
FORTALEZAS
Roles de trabajo bien definidos
Manuales de procedimiento y de procesos bien estructurados y
especificados para cada rea.
Retroalimentaciones oportunas
Fuertes lazos de comunicacin
Cualquier cambio se somete a valoracin de todos los implicados
Calidad en certificaciones
DEBILIDADES
Alta carga de Trabajo
No se respetan los tiempos establecidos
Demora en la entrega de reportes
Cambios de planes inesperados
Falta de capacitacin entre empleados
Saturacin de espacios
Procesos repetitivos y/o son obsoletos
0,1
0,4
0,08
0,08
0,06
0,06
0,12
3
3
4
3
4
0,24
0,24
0,24
0,18
0,48
0,09
0,08
0,1
0,06
0,08
0,04
0,05
1
1
1
2
1
2
1
2
0,09
0,08
0,2
0,06
0,16
0,04
0,1
2,51
ESTRATEGIAS DO
ESTRATEGIAS FA
ESTRATEGIAS DA
Desarrollar un programa de
Generar un plan de accin para reducir
capacitacin para el uso del software
las cargas de trabajo.
creado.
Realizar una buena planeacin en caso
Aprovechar el buen ambiente de
de que sea necesario alguna junta o
FASE
4 IDENTIFICACION
METAS
trabajo,
y roles definidos,DE
para
crear E INDICADORES
reunin. DE LA ORGANIZACIN
empata y motivacin entre los
FINANZAS
CLIENTES
Entrega de Documentacin.
Indicador: Satisfaccin del cliente.
Meta: Satisfaccin del 95%
Iniciativa: Iniciar un programa
satisfaccin de los clientes
de
encuestas
de
PROCESOS
APRENDIZAJE
Capacitacin
Indicador: Tiempo de duracin en los procesos dentro de la
empresa.
Meta: Aumentar el nivel de eficiencia en el uso del sistema.
Iniciativa: Plan de capacitacin.
COMUNICACIONES
Se realizarn visitas a la AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles)
por parte de los responsables de la realizacin del plan estratgico 1 vez semana,
para tener una reunin con las personas responsables por parte de AMIB, con la
finalidad de aclarar y resolver puntos importantes que se generen en el proceso de
la realizacin de dicho plan.
Se realizaran entrevistas y encuestas al personal de la empresa, con el fin de
reunir informacin importante que ayude a lograr la realizacin del plan
estratgico.
En caso de no ser necesaria una reunin, todas las vas de comunicacin se
realizarn por medios electrnicos (e-mail, videoconferencias, etc.) o va
telefnica.
Responsables Involucrados en la comunicacin del proyecto.
Rol
Analista de
procesos
Nombre
Puesto
rea
No. telefnico
Correo Electrnico
Hernandez
Gmez Angel
Alfredo
5564301559
aahgz87@hotmail.es
Naranjo Tllez
Mario Alberto
5536495310
mario_nt@outlook.com
Flores Gonzlez
Luis Armando
5511528184
TCTICO
NIVEL
NIVEL ESTRATGICO
Rol
Nombre
Puesto
rea
No. telefnico
Correo Electrnico
NIVEL
OPERATIVO
OBJETIVO 1
OBJETIVO 2
OBJETIVO 3
OBJETIVO 4