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A IMPORTNCIA DA CERTIFICAO
DIGITAL PARA UMA GESTO DOCUMENTAL
DE QUALIDADE
NITERI
2012
Resumo:
Esse artigo apresenta uma viso arquivstica sobre a certificao digital e seu uso na gesto de
documentos e informaes. Apresenta algumas questes de segurana na gesto documental e
os benefcios da certificao digital para um gerenciamento de qualidade.
Palavras-chave:
certificao digital documento eletrnico gesto de documentos qualidade segurana
da informao
1. Introduo
Estamos na era digital e vivemos uma grande evoluo tecnolgica quando pessoas e
empresas necessitam cada vez mais interagir virtualmente e para que isso acontea
plenamente preciso que haja segurana na troca de informaes.
Uma empresa para ter vantagem competitiva precisa gerenciar com eficincia sua
documentao para utilizar de forma eficaz a informao por ela produzida; numa tomada de
deciso ou na comprovao de um fato necessrio que essa informao seja recuperada de
forma rpida e exata mantendo a integridade documental.
A tendncia que os documentos sejam totalmente produzidos eletronicamente,
agilizando os processos, reduzindo os custos com o armazenamento da massa documental em
papel e tendo uma atitude sustentvel, porm a sociedade ainda no percebe a importncia do
seu uso e o quanto seguro.
O Manual de Direito Eletrnico e Internet diz que o desafio do direito da tecnologia
prover sociedade um sistema que combata as inseguranas do meio eletrnico a
interceptao, a alterao dos contedos, a destruio dos dados e a personificao
fraudulenta, atravs de instrumentos tcnicos que possam ser controlados, regulados e
valorados por instrumentos e conceitos jurdicos.
A certificao digital a tecnologia que prov os mecanismos de segurana capazes de
propiciar uma gesto documental de qualidade, pois ela garante confidencialidade,
autenticidade e integridade aos documentos nas trocas eletrnicas de informao.
Este artigo define o conceito de gesto documental de qualidade focando a
importncia da utilizao da assinatura digital, apresenta os tpicos que os gestores devem se
ater sobre a segurana da informao e finalmente aponta os benefcios da certificao digital
para a sociedade e como possvel estabelecer uma comunicao on-line segura, econmica,
transparente e gil.
Este artigo aborda um tema de grande importncia para a sociedade e para a
sobrevivncia das empresas, buscando na literatura entender a aplicao prtica do tema e
servindo como referncia para a disseminao desse conhecimento.
Uma rede de informaes bem estruturada que sirva de apoio gesto, assegura que
uma srie de informaes chegue a todos os nveis hierrquicos da empresa e permite uma
correta tomada de decises. A gesto documental possibilita o tratamento das informaes do
sistema de qualidade desde a sua produo, envolvendo a classificao e a indexao dos
documentos, at a sua destinao final, permitindo que estejam organizados sistematicamente
e disponveis no processo decisrio, objetivando a otimizao dos processos.
Quando um documento produzido ele precisa ser classificado de acordo com suas
caractersticas, seus diversos usos e o assunto relacionado. O responsvel por essa
classificao utiliza instrumentos arquivsticos, como o Vocabulrio Controlado 1 e o Cdigo
de Classificao2, para identificar as classes documentais as quais cada documento pertence e
desse modo poder arquivar de forma organizada e lgica.
Para que o fluxo das informaes seja eficaz preciso realizar a indexao dos
documentos, que o "processo pelo qual se relacionam de forma sistemtica descritores ou
palavras-chave que permitem a recuperao posterior do contedo dos documentos"
(ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS, 1990). Esses descritores so
inseridos num sistema e podem ser consultados por toda organizao, para que os documentos
1 Conjunto normalizado de termos que serve indexao e recuperao da informao. Usado em empresas
privadas.
2 Cdigo derivado do esquema de distribuio de documentos em classes. Usado em empresas pblicas.
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Em primeiro lugar preciso definir uma Poltica de Gesto de Documentos que vai
garantir o cumprimento das regras e dos procedimentos vinculados produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento de documentos.
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Limites de acesso aos documentos pelos empregados da empresa devem ser definidos,
pois os documentos no podem ser acessados por todos e as pessoas autorizadas no podem
ter seu acesso negado. H informaes que no interessam a algumas pessoas no
desenvolvimento de suas atividades corporativas, podendo levar a questionamentos indevidos,
modificao, desvios ou descarte de documentos sem autorizao, causando uma fragilidade
na gesto documental.
Medidas que promovam a preservao dos originais para evitar a deteriorao e os
danos ao papel, por meio de um adequado controle ambiental e tratamento fsico ou qumico
garante que as informaes registradas no se percam com o tempo.
Para os documentos digitais e as mdias especiais preciso um cuidado ainda maior
devido fragilidade do suporte e rpida obsolescncia tecnolgica dos equipamentos de
leitura e reproduo desses documentos. Deve-se, ento, prever uma rotina para a migrao de
suporte desses documentos e a guarda desse material deve ser feita em espao especializado
com controle de temperatura e umidade do ar garantindo um tempo maior de conservao da
mdia.
A digitalizao e o gerenciamento eletrnico de documentos so solues
tecnolgicas para acelerar os processos de trabalho e as tomadas de deciso, evitando o
manuseio do original. Porm sem a certificao digital os documentos so apenas acessados e
visualizados, as decises no podem ser tomadas e transferidas digitalmente porque no h
garantia da autenticidade de quem decidiu.
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ criou o e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos,
uma especificao de requisitos que estabelece um conjunto de condies a serem
cumpridas pela organizao produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de
gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso.
Segurana atitude, por isso alm das normas e procedimentos preciso desenvolver
um trabalho de mudana de cultura e conscientizao de todos os empregados nas
organizaes.
4. Certificao Digital
Alguns conceitos importantes foram destacados do e-ARQ Brasil servindo de base
terica para esse estudo:
Assinatura Digital uma modalidade de assinatura eletrnica resultante de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital so:
a) ser nica para cada documento, mesmo que o signatrio seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da integridade; d)
assegurar ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a
princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso chave privada que gerou a
assinatura. (p. 123)
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Certificao Digital a atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relao nica, exclusiva e intransfervel entre
uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Esse
reconhecimento inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. (p. 125)
Certificado Digital um conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora, que se destina a registrar, de forma nica, exclusiva e intransfervel, a relao existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica,
mquina ou aplicao. (p. 125)
Chave Privada uma chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos, usada para criptografia assimtrica e criada em conjunto com a chave pblica correspondente que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada para assinar digitalmente documentos, bem como para decifrar aqueles criptografados com a chave
pblica correspondente. (p. 125)
Chave Pblica Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos, usada para
criptografia assimtrica, criada em conjunto com a chave privada correspondente,
disponibilizada publicamente por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente. (p. 125)
Criptografia o mtodo de codificao de dados com base em algoritmo especfico e
chave secreta, de forma que somente os usurios autorizados possam restabelecer a
forma original dos dados. (p. 127)
4.1 Os benefcios
Observando esses conceitos possvel identificar inmeros benefcios para a gesto documental. Com a assinatura digital possvel reconhecer e comprovar a identidade do produtor do documento e no h repdio. Os documentos eletrnicos so aprovados pela Secretaria
da Receita Federal por meio de diversos mecanismos de segurana e so fiscalizados pelo
Governo Federal atravs do Instituto de Tecnologia da Informao e do Instituto de Chaves
Pblicas do Brasil, para garantir a confiabilidade do sistema. A certificao digital a garantia
de autenticidade, confidencialidade e integridade das informaes eletrnicas.
Uma das caractersticas do documento arquivstico a autenticidade, que est ligada ao
processo de criao manuteno e custdia. A informao autntica quando criada e conservada de acordo com procedimentos que podem ser comprovados por meio da chave privada
que conhecida exclusivamente por seu proprietrio.
A transmisso de uma informao sigilosa deve utilizar a chave pblica do destinatrio. O
sigilo garantido, pois somente o destinatrio que possui a chave privada conseguir decifrar
e recuperar as informaes originais.
Garantir a integridade do documento outro benefcio essencial para uma gesto documental de qualidade. Integridade refere-se ao documento inteiro, que no sofreu nenhuma
corrupo ou alterao no autorizada, ou seja, a garantia de uma informao segura e confivel.
Outros benefcios adicionais do uso dos certificados que eles podem ser utilizados para
acessar a base de dados de contribuintes junto Receita Federal. Atravs da internet pelo sistema e-CAC Centro de Atendimento Virtual ao Contribuinte possvel averiguar sua situao perante o fisco.
O SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital permite s empresas que j utilizam a
certificao digital emitir, validar e autorizar o uso da Nota Fiscal Eletrnica. No incio de
2007 foi publicado um dispositivo legal criando o SPED Contbil onde o processo de emisso, assinaturas e registro do Livro Dirio ser efetuado eletronicamente, sem a utilizao do
papel, e a partir do ano-calendrio 2009, segundo a Instruo Normativa RFB nmero 787, de
19 de novembro de 2007, esto obrigadas ao Sped Contbil todas as sociedades empresrias
tributadas pelo lucro real.
Pelo e-DOC possvel protocolar as iniciais de qualquer tipo de ao e acompanhar o andamento de forma exclusivamente eletrnica (sem papel). O sistema permite o envio eletrnico de documentos referentes aos processos que tramitam nas Varas do Trabalho dos 24 TRTs e
no TST, atravs da Internet, sem a necessidade da apresentao posterior dos documentos
originais.
Com a certificao digital possvel usar a internet como meio de comunicao alternativo, disponibilizando servios com mais agilidade, alm de reduzir custos com a documentao em papel.
Telefnica
Com o uso da Certificao Digital, a Telefnica elimina o consumo anual de 2,3 milhes de folhas de papel.
1,1 Milho. o nmero de folhas de papel que a SulAmrica Sade deixou de utilizar em 2010 com a
Certificao Digital das aplices relativas a 85 prestadores de servio.
Banco do Brasil
Bunge Alimentos
Assinatura Eletrnica em Projetos. Autenticidade e integridade de documentos eletrnicos com valor jurdico e mais agilidade.
Certificao Digital do pronturio eletrnico do paciente elimina o uso de papel no Hospital So Vicente
de Paulo.
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ALESP
IMESP
Unibanco
O VIP Mbile, tambm integrado na soluo adquirida pelo grupo, permite que os empresrios tenham
acesso remoto a toda a rede de informaes do Portal
de Governana Corporativa via Smartphones, ou seja, de qualquer lugar do mundo.
TV Globo
CPFL Energia
CPFL Energia desmaterializa processos com assinatura digital nos contratos com clientes e fornecedores.
5. Concluso
A Certificao Digital um tema de grande importncia para a sociedade e para a sobrevivncia das empresas, e esse artigo buscou na literatura entender a aplicao prtica do tema,
servindo como referncia para a disseminao desse conhecimento.
O Brasil atento essa evoluo tecnolgica implementou a infra-estrutura necessria utilizao da assinatura digital por meio da Medida Provisria 2200, de 2001. O Poder Executivo foi o primeiro rgo a usar a tecnologia, abrindo a possibilidade para que os outros Poderes
a Repblica e a sociedade pblica e privada adequassem suas realidades a esse novo conceito.
Identificou-se que a tecnologia da assinatura digital garante autenticidade e integridade,
reconhecendo a validade jurdica dos documentos assinados digitalmente, alm de permitir
uma gesto segura quanto ao sigilo e troca de informaes.
A continuidade e a realizao de pesquisas que tornem claro e proponham novas consideraes sobre a gesto de documentos eletrnicos so muito importantes para a gesto arquivstica e para a divulgao do conhecimento. Entende-se assim que os assuntos abordados nesse
artigo so temas relevantes para futuras pesquisas e devem ser aprofundados.
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6. Referncias
Arquivo Nacional (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica.Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005 (Publicaes Tcnicas, n 51). 232 p.
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS (1990). Dicionrio brasileiro de
terminologia arquivstica: contribuio para o estabelecimento de uma terminologia
arquivstica em lngua portuguesa. CENADEM. 163 p.
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Valdir de Oliveira et al. O Direito e a internet. Rio de Janeiro: Forense Universitria, 2002, p.
1-65.
BLUM, Renato M. S. Opice; BRUNO, Marcos Gomes da Silva; ABRUSIO, Juliana Canha
(coordenadores). Manual de Direito Eletrnico e Internet. So Paulo: Lex Editora, 2006.
BRASIL. Decreto n 3505, de 13 de junho de 2000. Institui a Poltica de Segurana da
Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. Disponvel em
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D3505.htm. Acesso em 05/06/2011.
Decreto n 4553, de 27 de dezembro de 2002. Dispe sobre a salvaguarda de dados,
informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do
Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. Disponvel em
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4553.htm. Acesso em 05/06/2011.
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Disponvel
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http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/ins/2007/in7872007.htm.
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Informao em autarquia, e d outras providncias, Braslia, DF, 2006. Disponvel em:
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