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Objetivo
El Objetivo de la revisin de los gastos debe obedecer a querer tener la certeza
de su correcta realizacin y que estos cumplan con los requisitos
administrativos y fiscales que le den su validez.
Para eso sera necesario lo siguiente:
Control Interno
Para una correcta y oportuna forma de registrar los gastos es necesario contar
con dos puntos fundamentales:
a) Poltica de Gastos. Conjunto de reglas y procedimientos a seguir para la
realizacin de un gasto. Desde su origen gasta su aplicacin en la contabilidad.
b) Presupuestos. Presupuestos de gastos a realizar e informes de las
variaciones resultantes en relacin con los gastos reales. Explicaciones de las
mismas.
Dentro de las polticas se debern incluir los responsables de autorizar el
gasto, los documentos comprobatorios necesarios y su aplicacin contable
segn corresponda.
Procedimientos
Una forma prctica de hacer la revisin de los gastos bien podra ser la
siguiente:
1. Anlisis de Variaciones. Elaborar cedulas comparativas de gastos, ya
sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de
gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones segn
corresponda.
2. Verificacin Documental. Determinar las partidas que por su monto o
relevancia sea necesario verificar la documentacin comprobatoria de
las mismas. Una partida que se recomienda revisar, invariablemente, es
la que corresponde a las compras. La base para esta revisin sera el
Manual de Polticas de Gastos. Los porcentajes de verificacin deben
ser con base a la relevancia de las partidas a revisar ya sea por su
monto o por su cantidad de veces que se realiza.
3. Conexin contra otras cuentas. La revisin de los gastos no incluye
solamente verificar la correcta aplicacin a la cuenta correspondiente
sino que tambin a la contra-cuenta respectiva y que mejor que ya que
se est viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.
PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS
Facturas;
Notas de entrega.
b) Verifique que las compras sean vlidas (es decir, que se hayan
enviado al cliente los bienes y servicios ordenados por el cliente).
c) Verifique que las compras se hayan asignado a las cuentas correctas
del libro mayor general y de compras.
d) Pruebe la secuencia de las notas de los bienes recibidos para
asegurarse
de
que
estn
completas.
Seleccione los asientos de los registros de compras de los ltimos
das de este periodo y verifique con las notas de bienes recibidos
para asegurarse de su registro correcto, si no se han probado an
bajo el rubro inventarios.
e) Seleccione los asientos en la cuenta de control del libro mayor de
compras despus de fin de ao y confirme que se relacionen con el
ao anterior.
f) Seleccione una muestra de los pagos realizados despus de fin de
ao y verifique que los pasivos para los que se hayan cubierto los
pagos se hayan registrado en el periodo correcto.
g) Seleccione los renglones de los registros de bienes recibidos
despus de fin de ao para asegurarse de que el pasivo se haya
registrado en el periodo correcto.
h) Asegrese de que las notas de bienes devueltos antes y despus de
fin de ao coincidan con las notas de crdito asentadas en el ao
correcto.
i) Revise las notas de crdito emitidas despus de fin de ao para
asegurarse si alguna pertenece al ao anterior.
j) Asegrese de que los artculos en trnsito se hayan contabilizado en
forma correcta, incluyendo:
Artculos no procesados;
i.
ii.
iii.
Reparaciones y renovaciones;
Suscripciones y donaciones;
Gastos diversos;
Renglones no deducibles;
5. RENGLONES EXCEPCIONALES
a) Verifique todos los rubros contra la documentacin de soporte.
b) Haga un escrutinio del libro mayor general para todos los renglones
excepcionales potenciales.