Instrumento para Directrices de Procedimientos Compra

Repblica Bolivariana de Venezuela
Estado Bolivariano de Miranda

Municipio Autnomo Independencia
INSTRUCTIVO PARA FIJAR DIRECTRICES EN LOS PROCEDIMIENTOS DE LA

OFICINA DE COMPRAS Y SUMINISTROS
Marzo, 2015
Sede Principal: Avenida Bolvar, nivel mezzanina, detrs de Registro Civil, Santa Teresa del Tuy, Estado bolivariano
de Miranda
Introduccin
El motivo del instructivo para fijar directrices en
los
procedimientos
Suministros,
se
de
la
fundamenta
Oficina
en
la
de
Compras
necesidad
de
marcar
pautas en los procesos administrativos, para establecer

con anticipacin el desarrollo de las acciones en tosas
sus fases. As como facilitar el control en todas las
actividades, todo esto con el fin de instruir al personal
de forma permanente.
As
mismo,
la
informacin
contenida
en
este
instructivo, a su vez contribuye a la sinergia con las

diversas
oficinas
direcciones,
pertenecientes
la
Alcalda del Municipio Independencia, para que comprendan

los
pasos
seguir,
en
el
momento
de
realizar
una
requisicin, que obedece al diseo del Plan Operativo

Anual
(POA)aprobado
en
el
presupuesto
del
ao
correspondiente.
Cabe destacar, que estos criterios se amparan en el
marco
legal
Bolivariana
vigente,
de
de
la
Constitucin
Venezuela
donde
en
esta
la
Ley
ltima
de
la
de
Contrataciones
se
Repblica
establece
el
procedimiento para la adquisicin de bienes y servicios.

Respectivamente se generan rdenes de compra y pago,
que
son
deducidas
presupuestarias,
respectivamente
de
las
diversas
ocasionando
deben
ser
pagados,
partidas
compromisos
fortaleciendo
que
el
cumplimiento de la gestin municipal, que contribuyen al

movimiento de la economa local y satisfaccin de las
demandas pblicas.
de Miranda
Objetivo General:
Establecer los procedimientos a seguir en la Oficina
de Compras y Suministros de la Alcalda del Municipio
Independencia del Estado Bolivariano de Miranda.
Objetivos especficos:
Instruir
seguir
en
Alcalda
la
del
al
personal
Oficina
de
Municipio
sobre
los
Compras
procedimientos
Suministros
Independencia
del
de
a
la
Estados
Bolivariano de Miranda.
Facilitar la gestin de las requisiciones efectuadas
por las diversas oficinas o direcciones solicitantes, que
acuden
la
Oficina
de
Compras
Suministros
de
la
Alcalda del Municipio Independencia.

Cumplir con lo establecido en el marco legal vigente
en especial, lo establecido en la Ley de Contrataciones
en los procedimientos que se realizan en la Oficina de
Compras
Suministros
de
la
Alcalda
del
Municipio
Independencia.
de Miranda
ALCANCE GENERAL
El Instructivo para Fijar Directrices en los Procedimientos de
la Oficina de Compras y Suministros, es aplicable principalmente en
la Oficina de Compras y Suministro, pero a su vez se extiende su
cumplimiento
municipio
las
unidades
Independencia,
que
administrativas
gestionen
el
de
la
proceso
alcalda
de
del
compras,
travs de la mencionada oficina.
de Miranda
BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de
Venezuela. (1999).
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del
Sector Pblico.
Ley Orgnica del Poderes Pblico Municipal.
Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal.
Ley Orgnica de Contrataciones Pblicas.
Ley de la Contralora y Control Fiscal.
Ley Contra la Corrupcin.
Ley orgnica de Procedimientos Administrativos.
Ley de Contrataciones Pblicas.
Gaceta Oficial,Nro.6.154, Decreto 1399.
de Miranda
Cod.
PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE COMPRAS Y
01
SUMINISTROS
Recepcin de requisiciones.
02
Seleccin
03
precios.
Anlisis de disponibilidad presupuestaria.
04
Recepcin del bien o servicio.
05
Elaboracin de solicitud de pago.
06
Elaboracin y aprobacin de Orden de Compra.
07
Elaboracin de Orden de Pago.
de
Contratista,
por
consulta
de
Nombre del Procedimiento: Recepcin de Requisiciones

de Miranda
Cdigo:
Versin:
Unidad:
Sub-Unidad:
01
01
Direccin de Administracin
Oficina
de
Compras
y
Suministros.
Objetivo General:
Recibir las solicitudes de las diversas unidades de la
Alcalda del Municipio Independencia.
Normas:
1. Las requisiciones son un documento indispensable,
para soportar el pago de una solicitud. La misma
debe
ser
elaborada
por
la
unidad
solicitante,
dirigida a la (o l) Jef@ Oficina de Compras y

Suministros.
2. Al momento de recibir la solicitud se le colocar
el sello de recibido de Compras y Suministros, el
nombre del funcionario, fecha y hora.
3. La requisicin original se quedar con la Oficina
de Compras y Suministro y la Copia con la unidad
solicitante, la misma se registrar y se entregar
a
la
(o
l)
Jef@
de
la
Oficina
de
Compras
Suministros, para su aprobacin.

Requisitos:
1. La
requisicin
debe
ser
elaborada
por
la
unidad
solicitante.
2. Debe llevar la firma y sello de la mxima autoridad
de la unidad solicitante.
3. Debe ser explicita en el tipo de requerimiento y
de Miranda
expresar cantidades exactas.

4. La fecha de elaboracin debe ser vigente.
Responsables
Acciones
Unidad Solicitante
1. Elaborar la requisicin.
Secretari@
2. Recibir requisicin.
3. Verificar los requisitos de la
requisicin.
4. Sellar como recibido original y
Copia de la requisicin.
5. Entregar
solicitante
la
copia
unidad
de
la
requisicin recibida.
6. Registrar
la
requisicin
recibida y entregar a la (o l)
Jef@ de la Oficina de Compras y
Suministros,
para
su
aprobacin.
de Miranda
Jef@ de la Oficina
de
Compras
Suministros
7. La (o l) Jef@ de la Oficina de
Compras y Suministros, etiqueta
el
documento
con
PROCESAR,
la
palabra
ESPERAR
POR:
(motivo), o NO PROCESAR, de
acuerdo al caso.
8. La (o l) Jef@ de la Oficina de
Compras y Suministros, entrega
la
orden
responsable
de
al
analista
la
requisicin
etiquetada.
9. Si
la
etiqueta
PROCESAR
SELECCIN
se
DEL
indica
procede
CONTRATISTA.
la
Si
es ESPERAR POR (motivo), se

seguirn
las
instrucciones
seguir y se archivar, hasta el

momento indicado por el motivo.
Si
la
respuesta
PROCESAR,
devolver
solicitante
es
NO
archivar
la
unidad
explicando
el
motivo.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Licda. Julissa Valero.
Dra. Aixa Garca
Dr. Carlos Rodrguez.
de Miranda
Nombre del
Seleccin de Contratistas
Procedimiento:
Cdigo:
Versin:
Unidad:
Sub-Unidad:
Objetivo
General:
por Consulta de Precios.

02
01
Oficina
de
Compras
y
Suministros.
Seleccionar
el contratista,
para
responder a las requisiciones dirigidas a la Oficina de

Compras y Suministros.
Normas:
1. Para la adquisicin de bienes y servicios a travs
de
la
llamado
oficina
a
los
de
compras,
contratistas,
debe
a
realizarse
una
consulta
un
de
precios, los mismos debern cumplir con el pliego

de condiciones.
2. Se llevar a cabo la consulta de precios, cuando la
adquisicin de bienes no supere las 5.000 U.T.
3. Para la consulta de precios de la prestacin de un
servicio no supere las 10.000 U.T.
Requisitos:
1. Las ofertas deben contener, nombre del contratista,
direccin,
cantidad,
telfonos,
descripcin,
correo
precios,
electrnico,
IVA
(si
RIF,
aplica),
fecha vigente.
2. Cumplir con lo pautado en el pliego de condiciones.
3. Llenar la carpeta como registro de contratistas;
copias de registro mercantil (si aplica), RIF, C.I,
Registro Nacional de Contrataciones, solvencia de
patente, entre otros.
de Miranda
Responsables
Secretari@
1. Elaborar
Acciones
el
Pliego
de
Condiciones.
2. Publicar el llamado a Consulta
de Precios a travs de la web.
3. Se
elabora
el
recomendacin,
Jef@ de la Oficina
de Compras y
informe
basado
en
de
la
tres ofertas recibidas.

4. Se elabora el otorgamiento de
adjudicacin.
Suministros
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Dra. Aixa Garca
Nombre del Procedimiento:
Anlisis de disponibilidad
presupuestaria
Cdigo: 03
Versin: 01
Unidad: Direccin de Administracin
de Miranda
Sub-Unidad: Oficina
de
Compras
Suministros.
Objetivo General:
Analizar
la
disponibilidad
presupuestaria,
para
comprometer el pago con los contratistas de la Oficina

de Compras y suministros de la alcalda del municipio
Independencia.
Normas:
Es fundamental revisar el estatus de disponibilidad de
las partidas presupuestarias de la unidad solicitante
para
poder
codificacin
comprometer
de
partidas
el
y
gasto,
expresando
productos
de
la
acuerdo
clasificador presupuestario vigente. Deber ir dirigida

a la Direccin de Presupuesto, sellada y firmada por (la
o el) jef@ de Compras y Suministros.
Requisitos:
1. Fecha.
2. Descripcin del producto.
3. Unidad.
4. Cantidad.
5. Partida Imputada.
6. Monto.
Responsables
Secretari@,
Acciones
1. Se verifica la correspondencia
auxiliares o
del producto, con lo expresado
analistas de la
Oficina de Compras
y Suministros.
en la oferta seleccionada.
2. Utilizando
el
presupuestario
clasificador
relaciona
el
producto con la partida.

de Miranda
3. Se
procede
sistema
a
la
presupuestaria
verificar
en
el
disponibilidad
de
la
unidad
solicitante.
4. Se llena el formato de Anlisis
Jef@ de la Oficina
de la partida presupuestaria.
5. Firmar
la
solicitud
de
de Compras y
disponibilidad presupuestaria.
Suministros
Director@ de
6. Aprobacin de la disponibilidad
Presupuesto
Elaborado por:
presupuestaria.
Revisado por:
Aprobado por:
Dra. Aixa Garca
Recepcin del bien o

servicio
Cdigo:
Versin:
Unidad:
Sub-Unidad:
04
01
Oficina
de
Compras
y
Suministros.
Objetivo General:
Recibir los bienes o servicios adquiridos, a travs de
la gestin de las Oficina de Compras y de la alcalda
del municipio Independencia.
de Miranda
Normas:
Luego de la adjudicacin del contratista, se procede a
recibir el bien o servicio, por lo que debe realizarse
las respectivas Acta de Recepcin de bien o servicio.
Requisitos:
1. Cumplir con los requisitos establecidos, para la
adjudicacin de contratistas.
2. Acta de recepcin de bien o servicio.
Responsables
Acciones
Secretari@,
1. Verificar la adjudicacin
auxiliares o
analistas o jef@
de la Oficina de
Compras y
Suministros.
de
contratista.
2. Revisar que el bien o servicio,
este
en
las
establecidas
condiciones
en
la
adjudicacin.
3. Llenar el respectivo formulario
de acta de recepcin de bien o
servicio.
4. Recibir el bien o servicio.
5. Elaborar las actas de entrega
de
bienes
servicios
respectivas
Jef@ de la Oficina
de Compras y
Suministros
las
unidades
solicitante.
7. Firmar el Acta de Recepcin del
bien o servicio.
8. Firmar las actas de entrega de
bienes
servicio
respectivas
las
unidades
solicitantes.
9. Ordenar
la
entrega
de
bien
de Miranda
servicio
las
respectivas
unidades solicitantes.
Unidades
10.
solicitantes
Firmar
entregas
las
actas
elaboradas
Oficina
de
por
de
la
Compras
Suministros, como recibido.

Director@ de
11.
Aprobacin
de
la
Presupuesto
Elaborado por:
disponibilidad presupuestaria.
Revisado por:
Aprobado por:
Dra. Aixa Garca

Cdigo:
Versin:
Unidad:
Sub-Unidad:
Elaboracin de Solicitud de Pago
05
01
Oficina
de
Compras
y
Suministros.
Objetivo General:
Elaborar la solicitud de pago para iniciar el proceso de
pago
de
Compras
las
rdenes
gestionadas
Suministros
de
la
por
alcalda
la
Oficina
del
de
municipio
Independencia.
de Miranda
Normas:
La Oficina debe dirigir elaborar una solicitud de pago,
dirigida a (la o el) Director@ de Administracin. La
misma contiene una breve explicacin del pago.
Requisitos:
1. Fecha.
2. Dirigida a (la o el) Director@ de Administracin.
3. Nombre del contratista o beneficiario.
4. Rif o cdula de identidad.
5. Motivo del pago.
6. Monto en bolvares.
7. Unidad solicitante.
Responsables
Secretari@,
1. Se
auxiliares o
analistas de la
Acciones
verifica
que
soportes
tales
se
como:
todos
encuentren
las
03
los
anexos,
ofertas,
Oficina de
factura, adjudicacin anlisis de
Compras y
la partida presupuestaria, entre
Suministros.
otros.
2. Se llena el formato de solicitud
de pago, colocando fecha, nombre
del
RIF
Jef@ de la
Oficina de
beneficiario
o
cedula,
contratista,
motivo,
monto,
unidad solicitante.
12.
Sella y firma la solicitud
de pago.
Compras y
Suministros
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
de Miranda
Dra. Aixa Garca
Nombre del
Elaboracin de Orden de Compra
Procedimiento:
Cdigo:
Versin:
Unidad:
Sub-Unidad:
Objetivo General:
06
01
Oficina de Compras y Suministros.
Elaborar las rdenes de Compras de la Oficina de Compras

y suministros de la alcalda del municipio Independencia.
Normas:
Para comprometer la partida presupuestaria es necesario,
elaborar una orden de compra.
Requisitos:
1. Factura legal.
2. 03 Ofertas.
3. Nombre del Contratista.
4. Requisicin de la Unidad solicitante
de Miranda
5. Anlisis de la partida.
Responsables
Acciones
Secretari@,
1. Se inicia el sistema tecnoauxiliares o
info, mediante, usuario y
analistas de la
clave.
Oficina de Compras y
Suministros.
2. Se selecciona la pestaa
compras. para elaborar una
orden a un contratista, se
selecciona (Orden de Compra
Contratista u OC).
3. En la parte inferior del
formulario se selecciona el
icono nuevo registro.
4. En la parte superior del
formulario se selecciona
contratista, para colocar el
nombre del contratista.
5. Se selecciona la unidad
solicitante.
6. En la parte media del
formulario, se da clip al
botn adicionar lnea.
7. Al desplegarse la lnea, se
procede a llenar el nombre del
producto de acuerdo a la
informacin suministrada en la
factura y requisicin.
8. 1.
Se coloca la cantidad del
de Miranda
producto, precio segn el

monto base, Impuesto o IVA
(Impuesto al Valor Agregado,
si aplicar.
9. 1.
Se selecciona la partida
presupuestaria y unidad
ejecutora. Luego se presiona
el icono guardar y salir.
10.
En la vista inicial del
formulario se redacta un breve
comentario, haciendo mencin
del nmero de factura, razn
del pago, entre otros.
11.
Finalmente presiona
guardar y toma nota del

nmero de Orden de Compra que
emite el sistema.
Direccin de
Presupuesto
13.
Se lleva a presupuesto
para la aprobacin de la Orden

de Compra.
Secretari@,
14. Se imprime la Orden de Compra.
auxiliares o
analistas de la
Oficina de Compras y
Suministros.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Dra. Aixa Garca
de Miranda

Cdigo:
Versin:
Unidad:
Sub-Unidad:
Elaboracin de Orden de Pago

07
01
Oficina
de
Compras
y
Suministros.
Objetivo General:
Elaborar las rdenes de pago, tramitadas por la Oficina
de Compras y Suministros de la alcalda del municipio
Independencia.
Normas:
Es necesaria la elaboracin de una orden de Pago, en la
que
se
reflejan
las
retenciones
de
IVA,
ISRL,
IM
(Impuesto Municipal), IE (Impuesto Estadal) y el monto

total a pagar.
Requisitos:
Orden de compra aprobada e impresa.
Responsables
Acciones
Secretari@,
1. Accediendo al sistema
auxiliares
analistas
o
de
la
Oficina de Compras
y Suministros.
tecno-
info, se selecciona la Opcin

rdenes de Pago (OP).
2. En
la
parte
formulario
presiona
la
inferior
del
desplegado,
se
opcin
Nuevo
de Miranda
Registro.
3. En
la
parte
superior
del
formulario, se coloca el nmero

de
Orden
de
Automticamente
formulario
se
Compra.
en
el
transfieren
los
datos necesarios para elaborar

la orden de pago.
4. En la zona inferior izquierda
del
formulario,
se
procede
llenar los impuestos a deducir

en la orden de pago, en caso
que
apliquen,
tal
como:
ISRL
(Impuesto Sobre la Renta), IM

(Impuesto
Municipal),
(Impuesto
Estadal),
(Retencin
del
IE
Ret.
IVA
Impuesto
al
inmediata
el
Valor Agregado).
10.
De
forma
sistema elabora las deducciones

e indica el monto a cancelar
o
pagar.
derecha
En
la
del
zona
inferior
formulario,
se
presiona el icono salvar.

11.
Una
vez
salvado
los
cambios, se toma nota del Num.

Orden Pago (nmero de Orden de
pago), que se escribe sobre la
de Miranda
Orden
de
Compra
anteriormente
impresa.
12.
Una vez concluido el paso
anterior se lleva la orden a la

Direccin de Presupuesto.
13.
Se aprueba la Orden
Direccin de
Presupuesto
Pago y la imprime.
14.
Devuelve
Oficina
la
de
Orden
la
Compras
Suministros.
15.
El funcionario que reciba
Secretari@,
auxiliares
analistas
de
o
de
la
Oficina de Compras
y Suministros.
la
Administracin
de
pago,
devuelta
aprobada, por la Direccin de

Presupuesto firma el recibido.
16.
en
Direccin de
orden
Se anota la Orden de Pago

el
libro
de
Registro
Control de rdenes de pago.

17.
Se lleva la Orden de Pago
a la Oficina de Administracin
y
firma
el
funcionario
que
recibe.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Dra. Aixa Garca
de Miranda

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INSTRUCTIVO PARA FIJAR DIRECTRICES EN LOS PROCEDIMIENTOS DE LA

pautas en los procesos administrativos, para establecer

instructivo, a su vez contribuye a la sinergia con las

Alcalda del Municipio Independencia, para que comprendan

requisicin, que obedece al diseo del Plan Operativo

procedimiento para la adquisicin de bienes y servicios.

cumplimiento de la gestin municipal, que contribuyen al

Alcalda del Municipio Independencia.

travs de la mencionada oficina.

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE COMPRAS Y

Recepcin del bien o servicio.

Elaboracin de solicitud de pago.

Elaboracin y aprobacin de Orden de Compra.

Elaboracin de Orden de Pago.

Nombre del Procedimiento: Recepcin de Requisiciones

dirigida a la (o l) Jef@ Oficina de Compras y

Suministros, para su aprobacin.

expresar cantidades exactas.

es ESPERAR POR (motivo), se

seguir y se archivar, hasta el

Licda. Julissa Valero.

Dra. Aixa Garca

Dr. Carlos Rodrguez.

por Consulta de Precios.

responder a las requisiciones dirigidas a la Oficina de

precios, los mismos debern cumplir con el pliego

tres ofertas recibidas.

Licda. Julissa Valero.

Dra. Aixa Garca

Dr. Carlos Rodrguez.

Nombre del Procedimiento:

comprometer el pago con los contratistas de la Oficina

clasificador presupuestario vigente. Deber ir dirigida

del producto, con lo expresado

producto con la partida.

Licda. Julissa Valero.

Dra. Aixa Garca

Nombre del Procedimiento:

Dr. Carlos Rodrguez.

Recepcin del bien o

Suministros, como recibido.

Licda. Julissa Valero.

Dra. Aixa Garca

Nombre del Procedimiento:

Dr. Carlos Rodrguez.

Elaboracin de Solicitud de Pago

factura, adjudicacin anlisis de

la partida presupuestaria, entre

Licda. Julissa Valero.

Dra. Aixa Garca

Dr. Carlos Rodrguez.

Elaboracin de Orden de Compra

Elaborar las rdenes de Compras de la Oficina de Compras

info, mediante, usuario y

Se coloca la cantidad del

producto, precio segn el

guardar y toma nota del

para la aprobacin de la Orden

14. Se imprime la Orden de Compra.

Licda. Julissa Valero.

Dra. Aixa Garca