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TEMA 2

El documento de archivo. Valores del documento. Clasificacin de los documentos.


Las agrupaciones de documentos. Bibliografa Los principios metodolgicos de la
Archivstica. El Principio de Procedencia. El principio de respeto al orden natural.
Otros principios. La Archivstica y sus relaciones con otras ciencias. Bibliografa.
El documento de Archivo constituye la razn de ser de los mismos y, sobre ellos, va a
desempear el archivero su actividad.
El trmino procede del latn documentum, y ste del verbo doceo-docere
(ensear, instruir)
Planteado el tema de forma genrica: Documento es todo testimonio de la
actividad del hombre fijado en su soporte perdurable que contiene informacin.
Entendido as, como tal puede entenderse, por ejemplo, un cuadro, un bolgrafo, etc.
Sobra decir que a nosotros nos interesar el documento de Archivo, objeto de
estudio de otras ciencias, como es el caso de la Diplomtica, es decir, el documento
fruto de una gestin de una corporacin, dentro de un marco jurdico concreto, que
comporta una serie de derechos y/o obligaciones.
Aurelio Tanodi soporte que contiene un texto que es el resultado de una unidad
administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y
finalidades.
AMPLIACIN DEL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
. Diccionario de Terminologa del C.I.A.: Documento conteniendo una informacin,
de cualquier fecha, forma y soporte material, producido o recibidos por cualquier
persona fsica o moral, y por toda institucin pblica o privada en el ejercicio de sus
actividades.
. Ley de Patrimonio Histrico Espaol 16/85 de 25 de junio (B.O.E. 29 de junio de
1985). Documento es toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier
otra expresin grfica, sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte
material, incluido los soportes informticos.
. Ley de Archivos de Andaluca de 1984: Documento es toda expresin en lenguaje
oral o escrito, natural o codificado, recogido en cualquier tipo de soporte o materia, as
como cualquier otra expresin grfica que constituya testimonio de funciones y
actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusin de las obras de
creacin y de investigacin editadas, y de las que por su ndole, forman parte del
patrimonio bibliogrfico, as como las expresiones aisladas de naturaleza arqueolgica,
artstica o etnogrfica.
CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
-

La gnesis: el documento se produce dentro de un proceso natural de su


actividad. Surge como producto y reflejo de las tareas de su productor.
Carcter seriado: el documento se produce uno a uno y con el paso del
tiempo van conformando las respectivas series documentales.
Duchamp, seala que el documento no es algo aislado y no tiene razn de
ser sino en la medida en que pertenece a un conjunto.
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Exclusividad: los documentos suelen ser en su mayor parte, documentos


nicos, salvo los originales mltiples, y por tanto su prdida es algo
irreparable.
Objetividad: el documento suele representar un hecho y como aconteci, sin
aadir elementos de crtica, subjetivos o de valoracin.
La interrelacin: Con carcter general, los documentos sueltos no tienen
sentido o tienen poco. Por cuanto su razn de ser, viene dada por su
pertenencia a un documento o expediente, y por las diferentes relaciones que
se establecen entre los documentos de un Archivo.

VALORES DEL DOCUMENTO


-

Administrativo: los documentos en sus inicios reflejan la gestin de una


actividad determinada, en desarrollo de una funcin, que se manifiesta por
medio de la redaccin escrita.
Jurdico: de forma paralela se encuentra el valor jurdico de los documentos
cuyo plazo de prescripcin vara desde unos pocos aos hasta los
imperecederos en otros.
Histrico: conforme el documento va perdiendo valor Administrativo, va
apareciendo el valor Histrico al convertirse en una fuente para la
investigacin u una fuente para la accin cultural. Ni que decir tiene que esta
evolucin lineal de los tres valores se puede alterar en cualquier momento y
aparecer estos tres unidos desde el principio de su gestacin.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS


1) Atendiendo a su composicin:
- Simples: aquellos documentos que resuelven un asunto con un solo papel u
hoja, por ejemplo, una carta o una real comisin. Suelen ser de instituciones
unipersonales que se encargan de la resolucin de diferentes asuntos.
- Compuesto: documentos reunidos en razn de un proceso burocrtico o de
una prctica cancilleresca o administrativa que forman un todo. Son propios
de la funcin delegada que se transmite a diferentes instituciones u
organismos.
2) Maneras de transmitir la informacin:
- Textuales: nos transmiten informacin mediante un texto y pueden ser
manuscritos, impresos o mecanografiados. El soporte utilizado suele ser
pergamino, vitela y papel, y el formato pueden ser hojas sueltas o folios
formando cuadernillos.
- Grficos: transmiten la informacin a travs de formas y colores: mapas,
planos, dibujos. Su tamao suele ser por lo general mayor que los textuales y
se suelen presentar las hojas sueltas. Suelen presentar mayor atractivo que
los textuales, y requieren distintos tratamientos para su conservacin e
instalacin.
- Visual: transmiten la informacin a travs de la imagen, por ejemplo,
fotografa, diapositivas.
- Audiovisuales: a travs de imagen y sonido, por ejemplo, la Televisin.
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3) Calidad de sus autores:


- Pblicos: se consideran pblicos aquellos que son producidos por
instituciones pblicas.
- Privados: son producidas por instituciones o personas privadas o particulares.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
1) Naturales:
1.1 Fondo Documental/Fondo de Archivo: la idea de Fondo va unida a la
totalidad de la documentacin producida o recibida por una institucin o
persona. Por ejemplo, un fondo puede identificarsecon un Archivo, el
Archivo municipal de Dos Hermanas.
Tambin nos podemos encontrar una institucin con dos fondos
documentales; que una institucin tenga documentacin de una o varias
instituciones, por ejemplo, el Archivo de Indias, que tiene documentacin de
la Casa de la Contratacin, del Consejo de Indias, de la Capitana General
de Cuba, por tanto, cada una de estas tendr su correspondiente fondo
documental.
El Fondo documental y su documentacin pueden estar completo o
incompleto por prdida o destruccin. Los lmites del Fondo se suelen
corresponder con los lmites de la institucin que produjo o recibi esa
documentacin, si bien, en algunos fondos nos podemos encontrar con
documentos ms antiguos que la propia institucin que lo gener,
simplemente por haber servido como antecedente para la fundacin de esta
institucin.
Cada Fondo debe tener una organizacin independiente y una programacin
completa para la descripcin documental, as, primero se elaborar el cuadro
de clasificacin de fondos, y despus la gua, el inventario, y, por ltimo, el
catlogo.
1.2 Seccin: subdivisin del fondo documental. Normalmente se suele
identificar con la unidad administrativa o funcin que produce esa unidad,
por tanto, el Fondo y las secciones se encuentran afectados por el conocido
principio de procedencia.
En el cuadro de clasificacin del fondo, las secciones van a aparecer
organizadas, bien con los rganos, o bien con las funciones productoras de
los documentos. Por ello, las secciones pueden ser orgnicas o funcionales.
Las funcionales suelen ser las tpicas de los fondos de instituciones
histricas y remotas, en los que exista una funcin que desarrollar aunque
no estaba creado el rgano o dependencia para llevarlas a cabo, no exista
pues un organigrama, tal y como aparece en las instituciones de hoy.
Las secciones documentales pueden equivaler a la produccin de un Archivo
de oficina. En cualquier fondo, pueden crearse nuevas secciones y
subsecciones en virtud del aumento de rganos y funciones de la institucin,
en cambio, la desaparicin de algn rgano o funcin no supone, en modo
alguno, la desaparicin de esa seccin documental. El fondo documental no
admite otro origen que el de la institucin, mientras que las secciones van a
encontrar su origen en los rganos o funciones de dicha institucin.
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Dentro de la seccin hay dos variantes:


1.2.1 Secciones de Fondo: Cuando una seccin crece de tal manera por
el nmero de documentos que, aun siendo una subdivisin del
Fondo, funciona de forma independiente, (caso por ejemplo de las
audiencias dentro del Archivo de Indias), cada una requiere un
tratamiento documental por separado, como si de un fondo se
tratara, compuestas, adems, por secciones documentales. Esta
denominacin se debe al archivero Pedro Lpez Gmez.
1.2.2 Secciones histricas de Archivo: Se denominan no por su
procedencia institucional, sino como resultado de una agrupacin
posterior a la produccin documental, es el caso de la seccin de
consulados en el Archivo de Indias. Caso especial en Hispano
Amrica, donde una situacin poltica divide un fondo en razn
de este acontecimiento, as, hay dos grandes secciones: Archivo
colonial y republicano.
1.3 Las series: cada seccin o subseccin documental se encuentra integrada por
documentos agrupados en serie. Las series son el testimonio documental y
continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un rgano o en
virtud de una funcin. Estas series responden a un mismo tipo documental, o
incluso, si se tratara de expedientes, siempre presentan una gran similitud en
su composicin. Por ello, las series nunca pueden estar compuestas por un
solo documento.
1.4 La unidad archivstica: cada serie constituida por documentos simples, como
la real cdula, real provisin, etc, o compuestos, como el expediente. El
expediente se denomina como el conjunto de actuaciones seguidas para la
resolucin de un asunto. Los expedientes constan de varias fases:
- Iniciacin, de oficio cuando la inicia la institucin, o de parte, cuando la
inicia el sujeto interesado.
- Ordenacin
- Institucin
- Resolucin
2) Agrupaciones artificiales:
2.1 Las colecciones documentales: proceden en su mayor parte por la donacin
o compra de fondo, y su origen no responde al resultado de una gestin
institucional, sino a la voluntad de alguien.
La relacin entre estos documentos, le viene dada por un tema o asunto, o por el
autor de la coleccin. En este tipo de agrupaciones es altamente difcil detectar
series documentales, y por lo general hay que describir los documentos pieza a
pieza. Suelen estar compuestos por fotografas, estampas, etc.
2.2 Secciones facticias: Agrupaciones documentales de forma voluntaria en los
Archivos a partir de sus fondos, respondiendo a motivos de conservacin o
instalacin. Es el caso de las secciones de mapas y planos de diferentes
Archivos, cuyos documentos fueron extrados de sus legajos y colocados en
planeros para una mejor conservacin. En este traslado se pueden hacer constar
en el documento extrado, su signatura y el nuevo nmero que se le signa en esta
seccin. En la caja en la que fue extrado se debe indicar mediante un testigo la
signatura del documento y la nueva signatura asignada en la seccin.
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En otros casos las secciones facticias se forman simplemente por la voluntad del
archivero de agrupar, segn su juicio, los documentos ms importantes para una
mejor custodia, cas por ejemplo de las secciones de patronato del Archivo de
Simancas y de Indias, que contiene los documentos ms sobresalientes de la
conquista de merica.
El principio de procedencia: es por naturaleza, el principio fundamental de la
Archivstica, hecho aceptado por todos los especialistas que han abordado esta cuestin.
Fue promulgado por Natalis de Wailly, historiador francs, jefe de la seccin
administrativa de los Archivos departamentales del ministerio del interior, que en un
circular el 24 de abril de 1841, aporta la nocin de Fondo de Archivo: reunir todos los
documentos que provienen de un cuerpo o establecimiento, familia o individuo, y
arreglar estos fondos con sujecin a un orden determinado. Aquellos documentos que no
se relacionen con el establecimiento de ese cuerpo, no deben mezclarse con dichos
fondos. Si aplicramos inicialmente un principio distinto, correramos el riesgo de no
saber donde se encuentra un documento, y tal como coment Michel Ducheim,
justamente por su prctica, el archivero se diferenciar, por una parte, del bibliotecario,
y por otra, del documentalista.
A este principio, una vez aceptado, han aparecido numerosos especialistas que
han querido retrotraer a la aplicacin del principio de procedencia a fechas ms remotas:
- Giorgio Cencetti, diplomatista que retrotare la palicacin del principio de
procedencia a la poca romana imperial, a traves de la dispersin que se haca entre
tabuallae y chartae.
- Bautier, la sita en el reino de Francia, en 1328, a raz de la separacin de
Francia y Navarra, y la orden dada por el monarca francs para que se le entregara al rey
navarro todos los documentos procedentes de ese reino.
- Vicenta Cortes Alonso, Jos Luis Rodrguez de Diego, retrotraen la aplicacin
a las ordenanzas del buen gobierno para el Archivo de Simancas, que fueron
promulgadas en 1588, por Felipe II.
- Manuel Romero Tallafigo lo sita casi dos siglos ms tarde, con las ordenanzas
de Carlos III para el Archivo de Indias, en 1790.
- J. Papritz lo sita en la corona danesa, en 1791.
1)

Una vez reseadas estas aplicaciones debemos concluir que todas ellas
se tratan de aplicaciones muy puntuales, no slo en el espacio, sino en
el tiempo.
2)
Nunca la aplicacin de estos principios estuvo precedida de una
formulacin terica que argumentara su naturaleza y necesidad.
3)
Nunca fueron objeto de debate por parte de la comunidad archivstica
porque ni exista ni se identificaba como tal.
4)
No fueron reconocidos como principio con una entidad suficiente,
capaz de lograr un efecto domin que con el transcurrir del tiempo se
convirtiera en una aplicacin universal.
Principio de respeto al orden: el principio de procedencia es insuficiente por que una
vez identificado el fondo, ms adelante se propone la posibilidad de clasificar los
documentos por asunto, materia, etc., por lo que dentro de cada fondo se nos volva a
plantear el problema inicial.
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Una vez que el Principio de procedencia llega a Prusia, Henri von Sybel, director
de los archivos del estado, enuncia un nuevo principio, Registraturprinzip, que
partiendo de las formulaciones de M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881,
recoge que los documentos de cada archivo deban mantenerse en el orden que les
hubiera dado la oficina de origen.
Con ello quedaba formulado el 2 principio bsico de la Archivstica y que
completaba al primer principio. Sobre ambos principios descansar toda la teora y toda
la praxis de la Archivstica. La expansin definitiva de los principios ser en 1898, con
el manual de los archiveros holandeses Mller, Feith y Fruin, pronto traducido a
diferentes lenguas. El reconocimiento internacional tuvo lugar en el Congreso
Internacional de Archivos de 1910, celebrado en Bruselas.
Otros principios
-

Principio de Identificacin de la estructura documental: tras un detenido


estudio del fondo documental y de la institucin, se determinar el
modelo de clasificacin de archivo que se llevar a cabo. Puede ser
orgnico, funcional u organiconfuncional.
Principio del reflejo documental: todo fondo de archivo es el reflejo
documental de las actividades de la institucin que lo gener, es decir, a
mayor nivel de calidad y organizacin de la institucin, mayor nivel de
calidad y organizacin de su archivo.
Principio de la trascendencia del documento: segn el cual los
documentos de archivo estn formados por dos componentes bsicos: el
soporte y el conjunto de valores que contiene el documento. En ningn
caso el soporte de los documentos deber condicionar la organizacin de
un fondo, tan slo su instalacin y conservacin.
Principio de Ordenacin: mediante el cual se pone en evidencia que la
produccin documental de una institucin es naturaleza seriada y, por
consiguiente, la organizacin de un fondo no estara totalmente terminada
si una vez realizada la identificacin y clasificacin del fondo no se
aplica el principio de ordenacin ms adecuada y que se encuentra
reflejado en la produccin seriada.
Principio de Vnculo Orgnico entre fondo y documento: el documento
de archivo es pieza nica dentro de una estructura ms compleja,
orgnicamente construida, en la que los documentos mantienen una
relacin, primero, con el resto de los documentos, y segundo, con el
propio fondo y la institucin productora.
Principio de Originalidad documental: todo documento de Archivo
debe ser tratado siempre teniendo en cuenta su originalidad, al ser por su
naturaleza irrepetible y nico y su gnesis condicionada por unos
parmetros irrepetibles, aunque la funcin que dio origen al documento
se vaya repitiendo una y otra vez, dando lugar a la serie documental.
Principio de la organizacin jerarquizada: la produccin de una
institucin viene determinada por la propia forma y peculiaridades de la
organizacin, por lo general jerarquizada en su estructura y organizacin,
salvo el caso de las instituciones unipersonales.
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Gnesis
Archivos
Oficina

Principio del ciclo: expuesto por vez primera por la administracin


norteamericana a raz de los trabajos llevado a cabo por la comisin
Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para intentar olucionar
el problema planteado por las grandes masa documentales generada en el
pas tras la II Guerra Mundial. El gran difusor de este principio fue
Teodoro Chenember, y ms tarde se extiende a otros pases como
Francia, Italia, Inglaterra, Alemania y Espaa. Por este principio los
documentos generados por una instancia poseen su ciclo vital como si de
organismos vivos se tratara. As la gnesis se conserva en los archivos de
oficina, la juventud en los archivos centrales, la madurez en los archivos
intermedios y la vejez en los archivos histricos.
Juventud
de Archivos Centrales

Madurez
Archivos
Intermedios

Vejez
Archivo Histrico

Esta divisin slo la tendrn las instituciones ms grandes, como por


ejemplo un ministerio, mientras que las ms normales tendrn slo los
de oficina y los de vejez.
Esta peculiar visn condicionar un determinado mtodo de organizacin
de gestin de Archivos. Este principio condicionar de forma notoria las
distintas polticas archivsticas de las instituciones y se constituye en la
base de cualquier modelo del sistema archivstico.
-

Principio de sistema archivstico: tiene su origen en el principio


anterior y segn el cual, atendiendo de aplicacin nos encontraremos un
sistema archivstico determinado, donde se manifiestan los recursos
humanos y econmicos y las normas tcnicas a aplicar en cada uno de
ellos.

La Archivstica y sus relaciones con otras ciencias


Paleografa: es la ciencia que se encarga del estudio de la escritura antigua,
aquel tipo de escritura en desuso que ya no es utilizada. La paleografa naci de la mano
de la diplomtica para resolver la originalidad o falsedad de ciertos diplomas de papas,
monarcas y seores, cindose su campo de accin a la Edad Media. De ah que durante
mucho tiempo la paleografa fue considerada como la ciencia que se encargaba del
estudio de las escrituras medievales.
Se pens que concluan las tareas de la paleografa con la invencin de la
imprenta, y por tanto se acenta su carcter medieval. Sin embargo, no debemos olvidar
que la imprenta es un sistema mecnico de reproduccin de texto, y que adems el
hombre sigui escribiendo a mano incluso tras su invencin. Por eso, el uso de la
paleografa estuvo vigente en estas dcadas posteriores. Algunos palegrafos han
aportado el nombre de neografa a las correspondientes tras la invencin de la imprenta.
Si a todo le unimos que en un principio los historiadores distinguan entre
escritura sobre materia blanda como paleografa, y escritura sobre soporte soporte duro,
epigrafa, la confusin de una actividad humana como la escritura extraaba propios y
extraos.
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Definitivamente, la nueva escuela francesa del palegrafo francs Jean Mallon,


abri nuevos horizontes a la paleografa al no efectuar diferencia alguna entre la
escritura sobre duro y blando, ambos objeto de estudio de la paleografa.
La paleografa persigue tres objetos fundamentales:
- La paleografa de escritura servir para descifrar los signos de la
escritura.
- La paleografa de anlisis tendr la finalidad de situar en el tiempo y en el
espacio, una escritura para poder determinar la autora de la misma.
- La paleografa relacionada con la Historia de la cultura que nos permitir
conocer la relacin existente entre los diversos periodos histricos, las
causas socioeconmicas que predominaron en un determinado momento
y su repercusin en la historia de la escritura. Es, por tanto, insertar la
paleografa dentro del mbito de la cultura.
Un archivero debe saber paleografa para poder situar en el espacio y el tiempo
el documento, para poder valorarlo, para su adquisicin, para su prstamo.
La diplomtica: el trmino viene etimolgicamente del griego, que significa
doblado o plegado en dos partes, con una clara referencia al modo que haba o que se
utilizaba para el documento, con objeto de resguardar su contenido. El trmino diploma,
utilizado sobre todo por humanistas italianos, era aplicado a aquellos documentos
solemnes, procedentes de la alta autoridad civil o eclesistica. La diplomtica estudia la
gnesis, la tradicin y la forma del documento, en orden a averiguar su autenticidad, no
desde el punto de vista histrico sino desde el punto de vista documental.
Naci a finales del siglo XVII, a raz de la llamada guerra diplomtica, suscitada
entre dos rdenes religiosas representadas por Daniel Papebroeck y Jean Mabillon, en
orden a emitir juicio sobre la autenticidad de ciertos diplomas de los reyes merovingios.
La diplomtica estudia tanto los documentos ms antiguos como los ms actuales.
El archivero la utiliza para:
- conocer la tradicin de los documentos originales o copias.
- Poder evaluar la autenticidad
- Conocer la tipologa documental que para el archivero le proporcionar la
serie documental.
La cronologa: conocimiento del tiempo, ciencia o disciplina que permite
conocer la medida del tiempo. La datacin de los documentos no ha sido siempre la
misma. En la Antigedad y en la Edad Media, se utilizaban el sistema romano de los
meses los das. El ao, en un periodo entre el siglo XI y XVI, se trataba por la era
hispnica. Los das de la semana, con clara raz en el mundo romano, salvo el sbado,
de raigambre juda, en la Edad Media fueron sustituidos por el sistema de ferias, la 1 el
domingo, y la segunda el martes.
En algunos documentos pueden aparecer las horas cannicas: maitina, prima,
tercia, sixta, nona, vspera y completa.
El sistema de datacin de los meses, a partir de la Revolucin Francesa, cuyos
nombres procedan del clima y las labores agrcolas.
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Historia: en el caso del archivero, nos interesa la Historia de la


cultura y las instituciones, teniendo presente que los documentos son
una fuente bsica para la investigacin histrica.

Derecho: la documentacin pblica y buena parte de la privada proceden o son


reflejo de actividades sujetas a la legislacin. En este aspecto el archivero no
debe ser un jurista, pero si conocer ciertos campos del derecho, como la
legislacin bsica del estado, la legislacin y estatutos de autonoma, recogiendo
en ellos los aspectos concernientes al patrimonio documental y a los archivos, la
legislacin del sector al que se adscribe la entidad en la que desempea el trabajo
el archivero (por ejemplo, en el caso de los ayuntamientos, la ley reguladora de
bases de rgimen local, y el reglamento de funcionamiento local), as como la
legislacin de mbito archivstico (ley de Patrimonio Histrico espaol y la ley
de patrimonio de la Comunidad Autnoma Andaluza). Finalmente, tambin debe
conocer la legislacin sobre el procedimiento administrativo, ley de rgimen
jurdico, de las administraciones pblicas y del procedimiento administrativo
comn.
Lingstica: en tanto que se encarga de estudiar la lengua humana, y de forma
tradicional para el estudio crtico de los textos histricos y para la datacin en caso
dudoso. Hoy da la lingstica es utilizada fundamentalmente por los profesionales de la
ciencia de informacin (los documentalistas) para las labores de indizacin.
Tecnologas de la informacin: El archivero no necesita poseer unos
conocimientos capacitados de informtica ni dominar el lenguaje de la programacin.
Por ello, el archivero es simplemente un usuario de la informtica, y l es quien deber
transmitir sus necesidades al informtico.
Hoy da, las nuevas tecnologas de informacin, se aplican a muchas tareas del
Archivo, como las transferencias documentales, el control de fondo, el control de
prstamos, el control de los instrumentos de descripcin, del expurgo, as como el
control de los usuarios e investigadores de un Archivo.
Actualmente, una buena parte de la documentacin producida por la
Administracin aparece recogida en formato electrnico, por lo que necesita adems
conocer su naturaleza, el procedimiento de creacin, acceso, intercambio, etc., para
ponerlos al servicio de los usuarios.

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