UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA

Centro de Cincias Aplicadas e Educao

Departamento de Cincias Sociais
Cursos de Secretariado Executivo Bilngue

Plano de Estgio Supervisionado

Aluno: Elijarlyson Jos da S. Barros

Orientador: Prof. Geziel de Brito Lima

Dezembro/2015

UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA

Centro de Cincias Aplicadas e Educao
Departamento de Cincias Sociais
Cursos de Secretariado Executivo Bilngue

Plano de Estgio Supervisionado

O Secretrio Executivo como Gestor de Sistemas de Informaes

Aluno: Elijarlyson Jos da S. Barros

Instituio concedente de estgio:
Universidade Federal da Paraba
Carga horria total: 960h
Carga horria diria: 4h
Carga horria semanal: 20
Data de incio: 05/01/2015
Data de trmino: 30/12/2015

Dezembro/2015

APRESENTAO

Com o avano da tecnologia, as empresas tem conseguido implementar sistemas

de informtica (Gerenciador de Informaes) sofisticados que apoiam, com eficincia,
as atividades operacionais. O ambiente organizacional, necessita diariamente de
operaes que possibilitem o andamento da organizao. pensando em operaes do
dia a dia, que este trabalho, ir apresentar, Sistemas que gerencie o processo
administrativo. Visando que essas operaes so feitas por um profissional que colabore
para tais demandas. Mostraremos tambm o Profissional de Secretariado Executivo
como principal facilitador, assessorando, e gerindo este meio de Sistema via WEB.
Dentro deste trabalho iremos abordar 2 (dois) tipos de sistemas, trazendo assim
experincias de estgio que motivou a elaborao deste projeto.
Os sistemas que iremos abordar se trata de Sistemas Institucionais Integrados
de Gesto, dentre eles, escolhemos o Sistema Integrado de Gesto de Atividades
Acadmicas (SIGAA) e o Sistema Integrado de Gesto de Patrimnio,
Administrao e Contratos (SIPAC), ( Criados pela Superintendncia de Informtica
da UFRN) estes serviro de exemplo baseados em experincias adquiridas na formao
do graduando em Secretariado Executivo, enquanto estagirio.

Sumrio
1. Introduo ............................................................................................................4
2. Justificativa .....................................................................................................................4

3. Problema ..............................................................................................................4
4. Objetivos ...............................................................................................................4
4.1 Objetivo Geral .......................................................................................................... 4

4.2 Objetivos especficos ................................................................................4

5. Mapeamento da Empresa ...................................................................................5
5.1 Descries das atividades desenvolvidas .........................................................7
6. Abordagem ...........................................................................................................8
7. Metodologia ........................................................................................................11
8. Concluso ...........................................................................................................11
Referncias .......................................................................................................................... 12

1. INTRODUO
Os sistemas de informaes movimentam toda a organizao, dando o apoio para a
execuo de trabalhos de preciso imediata, ou que possam ser consultados futuramente dada
a necessidade. Sistemas esses que dependem da informao alimentada, para outros sistemas,
trazendo assim, possveis complicaes caso alterada.
O Sistema de Informao Gerencial (SIG) um assunto complexo, mas de suma
importncia para o desenvolvimento das organizaes.
Imaginemos ento, um sistema de informao Gerencial, cuja execuo esteja sendo feitas
por um profissional que nunca ouviu falar deste tipo de sistema, ou que tem dificuldades para
gerenci-lo, no seria necessrio a apresentao do sistema ao profissional para melhor
gerenciamento? com esse pensamento, que iremos apresentar o profissional de Secretariado
Executivo como o gerenciador de informaes, tendo em vista suas habilidades e
conhecimento de funes gerenciais.

2. Justificativa
Este estudo consiste em levantar informaes que apesar de necessrias, atualmente poucas
constam em bibliografias por falta de pesquisa na rea, contribuindo assim para um
conhecimento mais aprofundado sobre o assunto que abordaremos.

3. Problema
Quais limites para a atuao do profissional de secretariado executivo como gestor de
Sistemas de informaes?
4. OBJETIVOS

4.1

Objetivo Geral

Observar a importncia do sistema de informao gerencial por um profissional de

Secretariado Executivo.
4.2. Objetivos Especficos

1. Identificar o gerenciamento de um sistema de informao, feitos por

profissionais capacitados.
2. Comparar atividades oferecidas pelos sistemas gerenciais e desempenho das
funes do profissional de Secretariado.
3. Mostrar a importncia do Sistema de Informao Gerencial para uma
organizao.

5. Mapeamento da Empresa
O Programa de Mestrado Profissional em Letras PROFLETRAS - oferecido em rede
Nacional, um Curso semipresencial que conta com a participao de Instituies de Ensino
Superior, no contexto da Universidade Aberta do Brasil (UAB), tendo sua sede na
Universidade Federal do Rio Grande do Norte. O PROFLETRAS rene 34 universidades
pblicas das cinco regies brasileiras, totalizando 39 unidades, tendo em vista que h quatro
universidades que oferecem mais de uma unidade.
O PROFLETRAS tem uma rea de concentrao Linguagens e Letramentos, com duas
linhas de pesquisa:
I - Teorias da Linguagem e Ensino;
II - Leitura e Produo Textual: diversidade social e prticas docentes.

O PROFLETRAS visa capacitao de professores de Lngua Portuguesa para o

exerccio da docncia no Ensino Fundamental, com o intuito de contribuir para a melhoria da
qualidade do ensino no Pas. Nessa direo, o projeto do curso prev tambm os seguintes
objetivos:
1. qualificar os mestrandos/docentes para desenvolver mltiplas competncias comunicativas
dos alunos em ambiente online e off-line;
2. oferecer subsdios para a utilizao de estratgias de mediao em enquadres distintos em
sala de aula;
3. instrumentalizar os mestrandos/professores de Ensino Fundamental de maneira que eles
passem a bem conduzir classes heterogneas, seja do ponto de vista de nveis de competncias
lingusticas dos alunos, seja no que tange aos quadros de desenvolvimento atpicos que os
alunos apresentem;

4. indicar os meios adequados para trabalhar diferentes gneros discursivos e tipos textuais
nas prticas de ensino e da aprendizagem da escrita, da leitura e da produo textual em
suportes digitais e no digitais;
5. direcionar adequadamente os docentes quanto aos modos como lidar com as faces
homognea e dinmica da linguagem humana, levando em conta o fato de que as lnguas
naturais so sistemas estruturados e sua variabilidade igualmente sistemtica e previsvel;
6. salientar as funes referenciais e metacognitivas das lnguas de forma que os docentes
saibam trabalhar peas textuais com traos literais e no literais, distinguindo-as assim os
planos denotativo e conotativo da linguagem e dos textos;
7. aprofundar os conhecimentos dos docentes no que se refere aos diversos subsistemas
fonolgico, morfolgico, sinttico e semntico-pragmtico da linguagem;
8. ratificar a importncia pedaggica (a) dos processos atinentes aos vrios nveis lingusticos,
(b) da conscincia fonolgica e auditiva na alfabetizao e letramento, bem como (c) do
processamento de construes morfossintticas em contextos diferenciados com propsitos
funcionais distintos;
9. instrumentalizar os docentes de Ensino Fundamental, a fim de elaborar material didtico
inovador que lance mo, quando conveniente e relevante, de recursos tecnolgicos modernos
disposio.

O ingresso no curso se d atravs do Exame Nacional de Acesso ao PROFLETRAS,

que se constitui de prova com questes objetivas e discursivas.

Por fim, para obteno do ttulo de mestre, o aluno, professor em servio, dever ter
cursado duas disciplinas de fundamentao, cinco obrigatrias e trs optativas. Ademais,
dever ter sido aprovado no exame nacional de qualificao, que ser oferecido um ano, aps
o incio do curso, ter sido aprovado em exame de proficincia em uma lngua estrangeira, at
o 18. ms e ter o trabalho de concluso aprovado por uma banca constituda por trs
professores (o orientador, um docente do PROFLETRAS e um docente no vinculado ao
programa).

Informaes sobre o setor que o estagirio desenvolve as atividades

Universidade Federal da Paraba

Centro de Cincias Aplicadas e Educao
Departamento de Letras
Coordenao do Mestrado Profissional em Letras
Telefone: (83) 3292-9470/ Ramal Interno: 9470

5.1. Descrio das atividades desenvolvidas

As atividades realizadas durante o Estgio compreenderam:

1-Correspondncias:

- Controle: recebimento:
recebimentos dos documentos os quais eram necessrios para o ingresso dos alunos no
Profletras.
- E-mail: leitura e encaminhamentos diversos; - O Profletras tem um e-mail para fins de
informes entre os alunos e a coordenao (secretaria) e comunicao entre os coordenadores
do Profletras - Campus IV e a Coordenao geral do Profletras da Universidade federal do
Rio grande do Norte, comunicao esta que foi feita pela secretaria do Profletras do campus
IV ( Muitas vezes orientadas pela coordenadora do Profletras campus IV).

2 - Atendimento ao pblico:
- informaes A maioria das informaes prestadas foram para os prprios alunos do
Profletras,

informaes

sobre

alguma

dvida

dos

alunos

e/ou

orientaes.

- recebimento e encaminhamento de informaes Alguns dos e-mails, tanto como dvidas

ou informaes importantes que competia apenas para a coordenao do Profletras, eram
encaminhadas para os coordenadores pela secretaria para que eles tomassem conhecimento.

3 - Processos:

- Recebimento, cadastro e controle de fluxo no sistema: Acesso ao Sistema Integrado de

Gesto de Atividades Acadmicas (SIGAA), a qual competia a administrar processos de

cadastro dos alunos, cadastro do corpo docente, criao de turmas, relatrios para alunos e
professores, entre outros suportes.

4- Documentaes:
- Declaraes- Este foi o documento que mais trabalhei neste estgio, tanto para alunos como
os professores do programa. As declaraes que mais emiti era do tipo: Declarao de
comparecimento s aulas, de concluso do curso, de matrcula, aprovao de exames.
Certides - Emitidas aos alunos e professores do Profletras.
Memorandos- Expedidos para solicitaes e avisos internos do Profletras.
- Acompanhamento Algumas das declaraes tiveram que ter sido guardadas para possveis
consultas.

5-Arquivo:
- Correspondncias/Documentos recebidos e expedidos Para que os alunos do Profletras
pudessem se matricular no Programa de Mestrado, campus IV, depois de ter realizado os
exames classificatrios, era preciso levar at a coordenao os documentos necessrios,
documentos estes que foram arquivados, para consulta e cadastro no SIGAA, entre outros
documentos de interesse da coordenao.

6. Abordagem

O sistema de informao a organizao das informaes da empresa para que

estas sejam entendidas e utilizadas pelos clientes internos (funcionrios e diretores)
em prol do desenvolvimento da organizao(Fonseca, Garcia, 2007). A figura
abaixo representa um diagrama de inter-relacionamento dos sistemas e suas
funcionalidades:

Figura 1 Diagrama de inter-relacionamento dos sistemas

Fonte: Superintendncia de Informtica/UFRN

Como podemos ver na imagem acima, os sistemas gerencias funcionam dependentes
um do outro.
Citamos aqui com mais detalhes o SIPAC que oferece operaes fundamentais para
a gesto das unidades responsveis pelas finanas, patrimnio e contratos da UFRN, sendo,
portanto, atuante nas atividades meio dessa instituio. O sistema SIPAC integra totalmente a
rea administrativa desde a requisio (material, prestao de servio, suprimento de fundos,
dirias, passagens, hospedagem, material informacional, manuteno de infraestrutura) at o
controle do oramento distribudo internamente. No SIPAC, cada unidade administrativa
possui seu oramento e a autorizao de qualquer despesa, por unidade, dever ocorrer,
previamente, neste sistema, antes mesmo de ser executada no SIAFI. Alm das requisies e
do controle oramentrio, o SIPAC controla e gerencia: compras, licitaes, boletins de

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servios, liquidao de despesa, manuteno das atas de registros de preos, patrimnio,

contratos, convnios, obras, manuteno do campus, faturas, bolsas e pagamento de bolsas,
abastecimento e gastos com veculos, memorandos eletrnicos, tramitao de processos
dentre outras funcionalidades. Por tudo isso, esse sistema representa grande avano para a
administrao universitria, uma vez que permite o controle refinado dos procedimentos
administrativos, os vinculado, inclusive, ao oramento distribudo no mbito interno.
Diariamente, so detectadas novas demandas originadas do negcio relativo ao SIPAC,
promovendo sua expanso.
Tal como os demais sistemas da instituio, o SIPAC tambm composto por mdulos,
portais e pontos de acesso aos demais sistemas. Atualmente, so vinte mdulos, sendo dois
deles pontos de acesso aos demais sistemas, e cinco portais, concatenando operaes que tm
feito dele uma ferramenta essencial para o desenvolvimento das atividades administrativas
dessa universidade.
Segundo as Diretrizes Curriculares Nacionais do Curso de Secretariado Executivo e
com base nos princpios de interdisciplinaridade, a formao do profissional Bacharel em
Secretariado Executivo Bilngue deve contemplar as relaes entre o conhecimento terico e
as exigncias da prtica cotidiana da profisso, preparando Secretrios para exercer o seu
novo papel dentro das organizaes, assessorando, gerenciando, gerindo fluxo de
informao, utilizando novas tecnologias, inovando, enfrentando mudanas culturais,
econmicas, polticas, sociais e profissionais, com sensibilidade e lucidez para diagnosticar
conflitos e resistncia a mudanas, com viso empreendedora, capaz de promover novos
conhecimentos e provocar mudanas, trabalhando com competncia e discrio.
As atribuies que o SIPAC disponibiliza faz lembrar o profissional de Secretariado,
como manuteno de atas, gerando memorando eletrnicos, entre outras atividades citadas
acima, funo estas que este profissional aprende a fazer dentro da sala de aula e faz com
excelncia. Podemos com essas informaes, mostrar que no h implicaes nem restries
para que o profissional de Secretariado Executivo gerencie esses tipos de sistemas, estando
este profissional sem limites, de acordo com suas atribuies dentro hierarquia.
O SIGAA informatiza os procedimentos da rea acadmica atravs dos mdulos de:
graduao, ps-graduao (stricto e lato sensu), ensino tcnico, ensino mdio e infantil,

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submisso e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submisso e controle de aes de

extenso, submisso e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovaes), registro e
relatrios da produo acadmica dos docentes, atividades de ensino a distncia e um
ambiente virtual de aprendizado denominado Turma Virtual. Da mesma maneira do SIPAC
tambm disponibiliza portais especficos para: reitoria, professores, alunos, tutores de ensino
a distncia, coordenaes lato-sensu, stricto-sensu e de graduao e comisses de avaliao
(institucional e docente).
A utilizao destes Sistemas de Informaes Gerenciais muito importante e ajuda
bastante a organizao, tendo em vista a sua velocidade. Uma vez lanada no sistema, a
informao poder ser acessada em instantes por pessoas competentes, e isso proporciona a
agilidade de processos e faz com que a organizao tenha mais produtividade. Diante de
tantas atribuies, cabe ao facilitador tomar decises em certos casos, como vemos adiante:
A gesto da empresa pode estar centralizada em uma pessoa ou um grupo de
pessoas, que so encarregadas de analisar as informaes fornecidas pelo SIG, de
forma correta, para bem tomar as decises. Sabe-se que em cada momento da vida
empresarial so requeridas decises em nvel operacional, estratgico e gerencial,
cabendo ao gestor estar preparado em todos os nveis para bem analisar as
informaes e tomar as melhores decises possveis (Fonseca, Garcia, 2007).

7. Metodologia
Foram utilizados nesta pesquisa, fontes bibliogrficas de forma descritiva, exploratria. As
pesquisas descritivas so, juntamente com a exploratria, as que habitualmente realizam os
pesquisadores sociais preocupados com a atuao prtica. Foram utilizados nesta pesquisa,
fontes bibliogrficas de livros e artigos cientficos e material retirado da internet. Utilizamos
tambm, informaes de experincia profissional, do graduando enquanto estagirio.
8. Concluso

Consideramos por fim, que o Profissional de Secretariado Executivo, por meio de seus
conhecimentos, um dos profissionais mais capacitados a gerenciar Sistemas de Informaes,
dado aos conhecimentos adquiridos ao longo de sua formao. Vale ressaltar, que este tipo de
gerenciamento, no a nica funo do profissional, mas que vem a ser mais uma ferramenta
de trabalho para esses profissionais.

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REFERNCIAS

FONSECA, E. F. M; GARCIA, O. P. O Sistema de informao gerencial sua

importncia no desenvolvimento das empresas. Paran: Universidade Estadual do Oeste do
Paran, 2007.
Disponvel em:
<http://www.fundacaofia.com.br/proinfo/artigos/desenvolvimento%20de%20sistemas%20de
%20informacao%20gerencial.pdf>. Acesso em: 03 dez 2015.

Disponvel em:< http://www.profletras.ufrn.br/pagina.php?a=p_apresentacao>. Acesso em:

07 dez 2015.
Disponvel em:< http://www.ccae.ufpb.br/secretariado/?page_id=1975>. Acesso em 07 dez de
2015.
Disponvel em: < https://info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php>. Acesso em: 03 dez 2015.
Disponvel em: < https://sigaa.ufrn.br/sigaa/verTelaLogin.do>. Acesso em: 03 dez 2015.
Disponvel em:
<https://sigaa.ufpb.br/sigaa/verTelaLogin.do;jsessionid=A6E1F5A078E12FE0D2592F886D0
91231.jboss-d>. Acesso em: 03 dez 2015.

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ANEXO A Como entrar no Sistema

Fonte: SIGAA UFRN

Fonte: SIGAA UFPB