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Microsoft

Office 2013

AUMENTA TU PRODUCTIVIDAD

Centro de Educacin Continua


Universidad Continental
Material para fines de Estudio del Programa: Microsoft Office
Autor: Ing. Flix Guevara Gamboa
Contenidos extrados de su libro Computacin Paso a Paso Office 2013
Queda prohibida la reproduccin total o parcial del contenido de este documento en
cualquiera de sus formas, sean electrnicas o mecnicas, sin el consentimiento previo y
por escrito del autor y el Centro de Educacin Continua.

Programa: Microsoft Office 2013

SESIN

1
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD DE:

Insertar todo tipo de objetos en el documento.

TEMAS:

Numeracin Multinivel
Insercin de Objetos: Imgenes desde archivo, Imgenes prediseadas, Creacin de
Filigranas, Formas.

Modulo: Ms. Word 2013 Nivel Avanzado

Pag. 1

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NUMERACIN EN ESQUEMAS E INSERCIN DE OBJETOS


1. Numeracin Multinivel
Es una herramienta que permite organizar el texto en niveles y subniveles, enumerando
los prrafos automticamente. Para crear un
documento haciendo uso de esta herramienta,
haga lo siguiente:

a. Cree un documento nuevo.


b. Justifique el documento y aplique
espaciado anterior y posterior.
c. Clic en la Ficha Inicio, Grupo Prrafo,
botn Lista Multinivel
d. Elija el estilo deseado
e. Proceda a insertar texto.
f. Para bajar niveles use la tecla TAB o
de clic en el botn Aumentar Sangra
(Ficha Inicio, Grupo Prrafo)
g. Para subir niveles use la combinacin de teclas Shift+Tab o de clic en el
botn Disminuir sangra (Ficha Inicio, Grupo Prrafo)
h. En caso de haber perdido la secuencia de la numeracin, de clic derecho
sobre el nmero y elija la opcin Continuar Numeracin.
2. Insercin de Imgenes
Ubicar el cursor donde desea insertar la imagen:

a. Ficha Insertar, Grupo Ilustraciones, botn Imagen


b. Buscar el archivo de imagen y darle 2click.
Notas:

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Para seleccionar la imagen, darle clic.


Ni bien selecciona una imagen, observar que se activa la ficha Herramientas de Imagen.
Esta ficha contiene comandos que permitirn personalizar la imagen seleccionada.

Puntos de
Seleccin

Para cambiar el tamao de la imagen use los puntos de seleccin.


Con la Ficha Herramientas de Imagen puede personalizar el aspecto de la
imagen y asignar algunos efectos.
Para mover una imagen, primero asigne ajuste de texto cuadrado (botn
Ajustar texto), y proceda a mover la imagen al lugar deseado.
Para girar las imgenes use el punto verde que se localiza en la parte
superior de la imagen seleccionada.

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3. Insercin de Imgenes en Lnea

a. En esta versin se quitaron las imgenes prediseadas de las versiones


anteriores, y fueron sustituidas por las imgenes en lnea, el nico
inconveniente el acceso a Internet para que funcione esta opcin.
b. El procedimiento es sencillo, solo deber clic en el botn Imgenes en
Lnea

c. Tendr la posibilidad de elegir entre tres opciones:


i. Imgenes prediseadas en lnea.
ii. Bsqueda de imgenes de Bing (Metabuscador de Microsoft).
iii. Obtener imgenes de SkyDrive.
Nota: Si tiene una cuenta en Facebook o Flickr, tendr la posibilidad de descargar
imgenes desde esas cuentas.

4. Captura de Pantalla (Pantallazos)


Una forma peculiar de capturar el contenido de lo que ve en pantalla es enfocando lo que
desea y presionando la tecla Imprimir Pantalla. Es as como se elaboran os diversos
manuales y tutoriales, incluido ste.

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a. Enfocar en pantalla lo que desea capturar.
b. Posteriormente vaya al procesador de textos o cualquier editor de imgenes y
proceda a pegar lo capturado, presionando Ctrl+V
c. Si desea recortar la imagen de pantalla capturada, vaya a la ficha Herramientas
de imagen, de clic en el botn Formato, y clic en Recortar.

5. Filigranas
Suelen ser aquellas imgenes que se insertan en segundo plano con un efecto de
atenuacin, que no dificultan la lectura del documento.

a. Insertar una imagen.


b. Asigne ajuste de texto cuadrado.
c. Proceda a mover la imagen
d. Seleccione la imagen, vaya a la ficha Herramientas de Imagen y con el
botn Volver a colorear, asigne el efecto Decolorar
e. A continuacin asigne ajuste de texto Detrs del texto.

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f. Finalmente tendr el siguiente acabado:

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6. Autoformas

a. Ficha Insertar, Grupo Ilustraciones,


botn Formas y elegir Nuevo lienzo
de dibujo.
b. El

lienzo

permitir

conectar

los

objetos que dibuje dentro de ste,


cuando pose el mouse sobre un
recuadro podr visualizar los puntos
de conexin de color rojo.
c. Proceda a dibujar las formas. Puede
copiar

formas

manteniendo

presionada la tecla Ctrl mientras


arrastra el objeto a la nueva posicin.
d. Mediante los puntos de seleccin
puede cambiar el tamao del objeto
e. Los nodos

permiten cambiar el

aspecto de la autoforma.
f. Puede colorear la parte interna del
objeto, usando la Ficha Herramientas
de dibujo, botn Relleno de forma
g. Para cambiar el color del borde, use la Ficha Herramientas de dibujo,
botn Contorno de forma
h. Es posible cambiar el tipo y estilo de
lnea,

para

autoforma,

ello
vaya

seleccione
a

la

la

Es muy fcil
esta versin
de Word

ficha

Herramientas de dibujo y de clic en


el botn de grupo Efectos de
Formas

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i.

Si desea dar efectos puede usar el botn Efectos de sombra o el botn


Efectos 3D de la Ficha Herramientas de Dibujo

ACTIVIDAD EN CLASE
a. Proceda a crear el siguiente organigrama:
Director

Gerente
Gral.

Asistente

Gerente de
Finanzas

Gerente de
Operaciones

Jefe de
Logstica

Administrador

Contador
General

Gerente de
Ventas

Jefe de
Ventas

Jefe de
Marketing

b. Qu sucede si crea un organigrama sin el uso de lienzo?


c. Consulte con el profesor Cmo agrupar y/o desagrupar elementos?
d. Consulte a su profesor Cmo ordenar objetos?

TAREA

Redactar un documento de 4 pginas.

Tema: Realidad Virtual

Aplicar todo lo visto desde la primera clase de Word (a manera de repaso)

Traer impreso en blanco y negro.

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SESIN

2
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD DE:

Crear encabezados, pie de pgina e insertar Notas a pie.

TEMAS:

Agrupar/Desagrupar Formas. Ordenar elementos


Smart Art
Objetos Word Art
Encabezados y Pie de Pgina
Notas a Pie.

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INSERCIN DE OBJETOS (2DA PARTE)


7. Agrupar/Desagrupar Formas
Cuando no se utiliza el lienzo de dibujo cabe la posibilidad de agrupar o desagrupar
objetos.

a. Proceda a dibujar un par de rectngulos (no dibuje lienzo).


b. Intente enlazar ambos objetos; observar que no aparecen los puntos de
enlace.

c. Para seleccionar varios objetos, mantenga presionada la tecla Shift


mientras da clic en los diferentes objetos.
d. Una vez seleccionado todos los objetos que desea agrupar, dar clic
derecho en cualquiera de ellos y elija Agrupar, Agrupar
e. Si desea desagrupar los objetos, de clic derecho sobre el objeto agrupado y
seleccione Agrupar, Desagrupar

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8. Ordenar elementos
Otro tema por muy importante es el organizar en niveles y subniveles los elementos
dibujados. Un ejemplo claro se da cuando dibuja un cuadrado, un crculo y un tringulo
superpuestos. (Vase imagen).

Como se puede observar en este grfico, el crculo se encuentra en ltimo plano, el


cuadrado en segundo plano y el tringulo en primer plano.

a. Si usted desea que el tringulo baje un nivel y se ubique entre el cuadrado


y el crculo, deber darle clic derecho a ste y elegir Enviar al fondo, Enviar
atrs.
b. Pero si lo que desea es que el tringulo se ubique en el ltimo plano,
deber darle clic derecho a ste y elegir Enviar al fondo, Enviar al fondo.
c. Si usted desea que el crculo suba un nivel y se ubique entre el cuadrado y
el tringulo, deber darle clic derecho a ste y elegir Traer al frente, Traer
adelante.
d. Pero si lo que desea es que el crculo se ubique en el primer plano, deber

darle clic derecho a ste y elegir Traer al frente, Traer al frente.


9. Smart Art
En la sesin anterior vimos cmo crear un organigrama; fue bastante laborioso, pues
haba que dibujar los rectngulos, copiarlos, enlazarlos, colorearlos, calcular la ubicacin,
calcular el tamao del texto.
Sin embargo, gracias a los objetos Smart Art, crear un organigrama o similar no tardar
ms de 2 minutos y notar que todo es automtico y prctico.
a. Dar clic donde desea insertar un objeto Smart Art.
b. Ficha Insertar, Smart Art.

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c. A continuacin elija la plantilla de diagrama deseado; en este caso elegir la


categora Jerarqua, y dar 2click en el botn Organigrama.
d. Aparecer un prototipo de un organigrama, seleccione el ltimo rectngulo (lnea
de contorno del rectngulo) y proceda a eliminarlo hasta dejar solo el 1er
rectngulo.

e. Dentro del 1er rectngulo escriba DIRECTOR


(en maysculas)
f.

A continuacin seleccione el 1er rectngulo y


estando

en

el

grupo

Herramientas

de

SmartArt, Sub ficha Diseo, de clic en el combo


box Agregar forma, y seleccione Agregar forma

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debajo. De esta manera se generar un subordinado. No olvide primero
seleccione al jefe inmediato y proceda a insertar al subordinado, asistente, etc.
g. Si observa que los subordinados se alinean hacia el extremo derecho y no bajo la

forma clsica de pirmide, seleccione al jefe inmediato y seleccione el botn

Diseo, finalmente elija Estndar. Esto har que los subordinados sean mostrados
en pirmide.
h. Repetir los pasos hasta culminar.

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10. Objetos Word Art

a. Ir a la Ficha Insertar, Grupo


Texto, botn Word Art
b. Seleccionar el estilo deseado
c. Pude Introducir el texto que
desea mostrar en una o varias
lneas, Aceptar
d. Mediante

los

puntos

de

seleccin es posible cambiar el


tamao del objeto
e. Con los nodos
cambiar

la

puede

apariencia

del

objeto
f. Con la Ficha Herramientas de
Word Art puede personalizar
dicho objeto.
g. Con el botn Efectos de texto
puede

cambiar

la

apariencia del objeto.


h. Adems es posible darle ajuste
de

texto,

girarlo

en

cantidad de grados, etc.


11. Encabezado y Pie de Pgina
Usted habr notado que todos los libros,
revistas, manuales, etc. Siempre muestran un tramo de texto o logo que se repite de
manera comn en todas las pginas del documento; lo que se repite en la parte superior
es el encabezado y lo que se repite en la parte inferior es el Pie de pgina.

a. Dar click en el margen superior y se mostrar la zona de encabezado.

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b. Proceder a crear el encabezado, insertando texto, imgenes u objetos y


aplicando todo tipo de formatos.
c. Para crear el Pie, pasar a la parte inferior (zona de Pie de pgina)
d. Proceder a crear el Pie de pgina.
e. Para insertar numeracin de pgina, use el botn Nmero de pgina y elija
la ubicacin de la numeracin (Posicin actual).
f. Para salir de la edicin del encabezado o pie, dar 2clic en algn lugar del
cuerpo del documento.
g. Para editar el encabezado o pie, dar 2click en el margen superior o inferior.
h. Si desea crear un encabezado y pie distinto en las pginas pares e impares,
vaya a la Ficha
Herramientas

de

encabezado y pie
de pgina y en el
Grupo

Opciones

marque

Pares

impares diferentes,
Aceptar
i.

Finalmente proceda
a

crear

el

encabezado y pie
para

las

pginas

pares.

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Nota:
Si desea que una imagen sea vista como filigrana en todas las pginas del
documento, deber insertar una imagen dentro del encabezado o pie de
pgina, seguidamente darle efecto de decoloracin, mueva la imagen al centro
de la pgina y cambie su tamao. Finalmente envelo detrs del texto.
Como observar la imagen aparecer en todas las pginas del documento
como una marca de agua.

12. Nota Al Pie

a. Ubicar el cursor al costado derecho de la palabra en cuestin.


b. Ficha Referencias, Grupo Notas al Pie, botn Insertar nota al pie.
c. Proceda a insertar el comentario.
d. El botn Insertar nota al final permitir insertar la nota al final del
documento.
e. Con el botn de grupo Notas al pie podr cambiar el formato del nmero.
f. Aceptar
g. Repetir estos pasos cuantas veces sea necesario.

TAREA

Redactar un documento de 06 pginas, impresas en ambos lados de la hoja (03


hojas)

Tema: Libre

Aplicar todo lo visto desde la primera clase de Word (a manera de repaso)

Traer impreso en blanco y negro.

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SESIN

3
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD DE:

Insertar tablas y crear ndices.

TEMAS:

Uso de Tablas.
Creacin de ndices.

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TABLAS
13. Crear Tablas

a. Ficha Insertar, Grupo Tabla, botn Tabla


b. Elegir la opcin Insertar Tabla
c. Indicar el nmero de columnas y filas
d. Aceptar
14. Desplazamiento

a. Tab: permite avanzar de celda en celda. Si el cursor est en la ltima celda


de la tabla, agregar una nueva fila.
b. Shift+Tab: permite retroceder de celda en celda
15. Seleccin

a. Mouse:
i. Celda: Dar clic en la esquina inferior izquierda de la celda.

ii. Fila:

Dar clic en el margen izquierdo.

iii. Columna: Dar clic sobre la columna

b. Teclado
i. Celda: Shift + Fin
ii. Fila:

Shift + n veces Fin

iii. Columna: Shift+ n veces Flecha abajo

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16. Ancho de columna

a. Ubicar el puntero del mouse en la lnea lmite de columna


b. Arrastrar en mouse hacia la derecha o izquierda o dar 2click.

17. Alto de fila

a. Ubicar el puntero del mouse en la lnea lmite de fila


b. Arrastrar en mouse hacia arriba o abajo.

18. Ancho de celda

a. Seleccionar celdas
b. Ubicar el puntero del mouse en la lnea lmite de columna de las celdas
seleccionadas y arrastrar el mouse.

19. Eliminar Filas

a. Seleccionar Filas
b. Clic derecho, Eliminar filas
20. Eliminar Columnas

a. Seleccionar Columnas
b. Clic derecho, Eliminar columnas

21. Insertar Filas

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a. Seleccionar Filas
b. Clic derecho, Insertar Filas, Insertar filas: encima o abajo.
c. Dar clic en el botn (+) para agregar nueva fila.

22. Insertar Columnas

a. Seleccionar Columna
a. Clic derecho, Insertar, Insertar columnas a la : derecha o izquierda o dar
clic en el botn (+) para agregar nueva columna.

23. Combinar Celdas

a. Seleccionar celdas

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b. Clic derecho, Combinar Celdas


24. Dividir Celdas

a. Seleccionar celdas
b. Clic derecho, Dividir Celdas
c. Indicar el nmero de columnas y filas
d. Aceptar
25. Organizar Texto

a. Seleccione toda la tabla.


b. Pasar a la ficha Herramientas de Tabla, sub ficha Presentacin, grupo
Alineacin
c. A continuacin seleccione el tipo de alineacin que desea:

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26. Direccin de Texto

a. Dar clic derecho en la celda y elegir la opcin Direccin de Texto


b. A continuacin elija la direccin deseada.
c. Aceptar

27. Ordenar Tabla

a. Para lograr ordenar datos es necesario que la tabla no tenga celdas


combinadas.
b. Dar clic en cualquier celda de la tabla
c. Clic en la Ficha Herramientas de tabla, Sub Ficha Presentacin, Grupo
Datos, botn Ordenar
d. Si la tabla posee encabezado, marque la opcin Con Encabezado
e. Proceda a seleccionar el campo de orden Ordenar Por
f. Luego indique el tipo de datos
g. Finalmente especifique el orden (ascendente o descendente)
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h. Aceptar
Nota: en caso de presentar un error al ordenar los datos numricos, tendr que
cambiar el smbolo de moneda (S/. por $) - Configuracin Regional de Windows en el
Panel de Control.

28. Frmulas

a. Ubicar el cursor en la celda donde desea efectuar una frmula


b. Clic en la Ficha Herramientas de tabla, Sub Ficha Presentacin, Grupo
Datos, botn Frmula
c. Tome en cuenta que las columnas tendrn nombres de letras y las filas
nmeros,
manera

de

tal

que

el

nombre de la celda
ser la coordenada
elegida.
d. En la caja de texto
Frmula,

debe

introducir la frmula o funcin que desea realizar. Ejm.


=sum(a2:a5)
=a2+a3+a4+a5
=a2*b3
=sum(above)

e. Aceptar.
Nota: Si la frmula no es procesada es probable que haya conflicto con el smbolo
monetario, en ese caso cambie el smbolo S/. por $ en la configuracin regional del
Panel de Control.
Los operadores matemticos para procesar operaciones combinadas en tablas son:
^ Potenciar
* Multiplicar
/ Dividir
+ Sumar
- Restar
( ) Agrupar

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CREACIN DE TABLAS DE CONTENIDO


1. Creacin de Tablas de Contenido
Despus de haber finalizado la redaccin del documento siempre es
conveniente crear una tabla de contenidos para facilitar la bsqueda de los
diversos temas. Para lograr la creacin de una Tabla de contenidos, es
conveniente que todos los ttulos tengan el mismo Estilo; de esta manera la generacin de
Tablas ser automtica. Los pasos a seguir son:

a. Seleccione el primer ttulo del documento, vaya a la ficha Inicio, Grupo


Estilos y asigne el estilo Ttulo
b. Proceda a copiar el formato del primer ttulo a los dems ttulos del
documento; para ello use el botn copiar formato, dndole 2click para
copado mltiple.

(Ficha Inicio, Grupo Portapapeles).

c. Al finalizar el copiado de formato a todos los ttulos, deber ubicar el


cursor donde desea insertar la tabla de contenidos.
d. Vaya a la Ficha Referencias, Grupo Tabla de Contenidos, Botn Tabla de
contenido y elegir Insertar tabla de contenido
e. No olvide precisar trabajar con nivel 1 (ttulos).
f. El nivel 2 se emplear slo si aplic estilo a todos los sub ttulos.
g. Aceptar
h. Si modifica el documento (agrega pginas, quita pginas) y obviamente la
numeracin de la tabla de contenidos se altera, podr solucionar esto con
un simple clic derecho sobre la tabla de contenidos y elegir Actualizar
campos y elegir Actualizar solo los nmeros de pgina.

TAREA

Redactar un documento de 06 pginas, impresas en ambos lados de la hoja (03


hojas)

Tema: La robtica

Aplicar todo lo visto desde la primera clase de Word (a manera de repaso)

Traer impreso en blanco y negro.

En la siguiente sesin: EXAMEN FINAL DE WORD.

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SESIN

4
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD DE:

Combinar Correspondencia.

TEMAS:

Combinar Correspondencia.

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COMBINAR CORRESPONDENCIA
Esta herramienta de Word es muy importante para crear documentos circulares a partir
de un documento principal, haciendo uso de una base de datos o tablas de informacin
que permitirn elaborar mltiples documentos en poco tiempo. Es recomendable que la
tabla de datos la tenga lista en una hoja de Excel. Para este ejemplo emplearemos el
archivo de Excel telefnica.xls
1.

Asignar nombre a la tabla de Excel

a. Abrir el archivo de Excel y seleccionar las celdas que conforman a la tabla


de datos; una forma fcil de hacer esto, es ubicando el cursor en la 1ra
celda de la tabla (celda B5) y pulsando Shift+Ctrl+flecha abajo (1 vez)+
flecha derecha (1 vez)

b. Una vez seleccionada toda la tabla, dar clic en el cuadro de nombres y


escribir MOROSOS, pulse Enter.

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c. Grabar la tabla de Excel y cerrar Excel


2. Redactar la carta o documento modelo

a. Abrir Word y crear un documento principal


b. Elaborar la carta o documento modelo, dejando lneas vacas o espacios en
blanco, donde ms adelante colocar los campos combinados.
c. A continuacin vamos a elaborar la Carta Comercial que emitir una
Compaa de Telefona a sus usuarios:

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3. Conectar Word con Excel

a. Despus de haber creado el documento principal, nos iremos a la Ficha


Correspondencia, Grupo Iniciar combinacin de correspondencia, botn
Seleccionar destinatarios, Usar una lista existente. Nos presentar la
siguiente ventana:

b. A continuacin busque el archivo de Excel que contiene la tabla y darle


2clic al archivo. Aparecer una ventana que le solicita elegir el nombre de
la tabla. Seleccione la tabla MOROSOS y clic en Aceptar.

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4. Insertar campos de combinacin

a. Seguidamente, ubique el cursor donde insertar


los campos de combinacin y dar clic en la flecha
combo

box

Combinado

del

botn

Insertar

(Ficha Correspondencia,

Campo
Grupo

Escribir e Insertar campos)


b. Inserte los campos que necesite.
c. A los Campos puede darle todo tipo de formatos.

5. Ejecutar la combinacin de correspondencia

a. Despus de Insertar los campos combinados en las lneas vacas o espacios


en blanco dejados anteriormente, de clic en el botn Finalizar y combinar
(Ficha Correspondencia, grupo Finalizar) elija la opcin Editar documentos
individuales,
b. Puede indicar un rango de registros, pero si se trata de una tabla pequea,
podr combinar todos.
c. Aceptar.
d. Como podr observar se ha generado una carta para cada cliente moroso.

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ACTIVIDAD PARA LA CASA


Proceda a elaborar sobres dirigidos a cada uno de los destinatarios, para ello tambin use
las opciones de combinar correspondencia para sobres.

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