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SUMRIO
CONCEITO ............................................................................................................ 5
B)
APRESENTAO DO CURSO
Este curso apresenta uma viso geral e abrangente da gesto da Qualidade no servio
pblico, aprofundando um de seus aspectos, o gerenciamento de processos
organizacionais.
Oferece uma tima oportunidade para compreender o que e como funciona o
gerenciamento de processos em instituies pblicas. O curso prtico e permite ao
aluno analisar um processo real que faa parte do seu dia a dia no trabalho.
destinado a todos os servidores pblicos que tenham interesse na melhoria da
Qualidade no servio pblico, conhecendo a metodologia de Anlise de Melhoria de
Processos e aplicando-a para gerenciar e potencializar os processos no trabalho.
A modernizao da gesto pblica o instrumento que permite ao Estado enfrentar o
desafio de prestar servios sociedade com Qualidade, melhorando seu desempenho e
desenvolvendo novas metodologias de atuao centradas em resultados. Esses mtodos
precisam ser realizados com dinamismo e preciso para que os processos no
apresentem falhas e alcancem seu objetivo final.
Os conceitos, princpios e ferramentas abordados neste curso auxiliam na melhoria
contnua dos processos organizacionais, permitindo ao servidor realizar um trabalho com
Qualidade e eficincia.
Portanto, aceite esse desafio e venha descobrir como melhorar e potencializar os
processos que existem em seu trabalho!
O curso Anlise e Melhoria de Processos est estruturado de maneira a permitir ao aluno
passar por todos os nveis de aprendizagem: desde o conhecimento terico dos termos e
ferramentas at a aplicao e soluo de problemas reais. Dessa forma, o curso alm de
ensinar o que a Anlise e Melhoria de Processos, permite ao aluno aprender tambm
como e quando faz-la.
OBJETIVOS DO CURSO
Ao final do curso, espera-se que voc seja capaz de:
OBJETIVOS DO MDULO
Ao final desse mdulo, voc dever ser capaz de:
Definir o relacionamento das pessoas com as organizaes a partir de conceitoschave: reciprocidade, motivao, criatividade e ousadia;
1.1. PARADIGMAS
a) CONCEITO
Padro ou modelo
"Paradigmas so conjuntos de regras e regulamentos que estabelecem limites e
que nos dizem como ter sucesso resolvendo problemas dentro desses limites."
(Barker)
b) MUDANA DE PARADIGMA
A Mudana de Paradigma requer informao, disposio interior e compromisso pessoal
uma vez que implica em:
aceitao de mudanas;
Pense em como era a comunicao entre o cliente de um banco e a instituio antes do advento
da internet? Como eram feitas as transaes bancrias antes da informatizao dos bancos?
Hoje no mais necessrio ir ao banco para resolver pendncias. possvel fazer praticamente
tudo pela internet ou ainda pelos caixas eletrnicos. Isso alterou a forma de comunicao, os
padres de comportamento, assim como, princpios e valores anteriores. Dessa forma, aumentou
a velocidade das transaes e diminuiu o contato pessoal existente entre cliente e funcionrios do
banco.
Reciprocidade
O relacionamento das pessoas com o seu trabalho estabelece as bases comportamentais
necessrias para a mudana organizacional, e depende mais das atitudes e das decises
individuais do que da tecnologia e das decises superiores.
Os questionamentos apresentados a seguir devem fazer parte das preocupaes dos
dirigentes das organizaes.
um meio de auto-realizao?
no tm perspectiva?
Conhea o Decreto n 7478 (de 12 de maio de 2011, publicado no Dirio Oficial da Unio
no dia 13 do mesmo ms) que estabelece diretrizes para construo de padres de
qualidade do atendimento ao cidado.
Motivao
o que move e inspira os indivduos a se comportarem de uma determinada maneira.
Orgulho, alegria e prazer, assim como medo e ansiedade relacionados ao trabalho so
manifestaes da existncia ou no de motivao nos servidores. Esses sentimentos so
resultantes da convergncia dos valores e aes da organizao com os valores e aes
individuais.
Quando a organizao preocupa-se com a motivao dos seus funcionrios, ela procura
equilibrar as necessidades de individualidade com as de fazer parte de equipes de
trabalho. Alm disso, age no sentido de permitir que as decises sejam tomadas o mais
prximo das bases organizacionais. Assim, passa a contar, em contrapartida, com
pessoas mais responsveis e efetivas.
Nesse sentido, a organizao deve buscar identificar os fatores que verdadeiramente
atuam como motivadores do comportamento humano no trabalho em determinada
circunstncia e atuar de modo efetivo no pleno desenvolvimento destes. Entretanto,
importante ressaltar que as necessidades humanas variam entre as pessoas e se
modificam ao longo do tempo. Alm disso, o comportamento dos indivduos nem sempre
coerente com suas necessidades. Portanto, o modo como as pessoas agem para
satisfazer suas necessidades complexo e deve ser analisado cuidadosamente.
Criatividade
Ou ainda:
" o processo de produo, pelo qual uma pessoa produz um maior nmero de
ideias, pontos de vista, hipteses, solues, opinies originais e eficazes do que
as demais pessoas, num espao mais curto de tempo". (Osborn)
Uma forma de estimular sua criatividade no se contentar com a primeira resposta que lhe vier
cabea diante de uma situao nova no trabalho. Busque sempre uma, duas ou trs alternativas,
pois nem sempre a primeira ideia que temos a melhor soluo para o problema em questo!
Ousadia
A ousadia se manifesta como uma disposio interior que d aos indivduos coragem
suficiente para romper paradigmas, expor suas ideias e lutar por elas.
A prtica da gesto participativa, os incentivos manifestao de ideias, a delegao e a
disseminao de informaes so meios eficazes de educar os indivduos para vencer o
medo e se engajarem na melhoria dos processos.
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11
12
no estereotipar as pessoas.
participantes dominadores;
13
participantes autoritrios;
participantes antagnicos.
atribuio;
usar pautas;
ter um facilitador;
fazer atas;
avaliar a reunio.
pedir esclarecimentos;
ouvir;
sintetizar;
evitar digresses;
administrar o tempo;
encerrar a discusso;
verificar o consenso;
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falta de tempo.
no assumir o problema.
falta de reconhecimento.
manuteno do erro.
15
Consenso
a concordncia formal de opinies entre pessoas sobre um assunto que est sendo
discutido (analisado). Consenso no significa unanimidade. Existe consenso quando
todos os integrantes do grupo, incluindo o lder aceitam uma deciso. Mesmo que um dos
membros considere que a deciso no , de seu ponto de vista, a melhor, ele a percebe
como sendo a melhor opo para o grupo todo. A meta de qualquer grupo deve ser
chegar a decises que melhor reflitam o pensamento de todos os membros do grupo.
Chamamos isto de "chegar a um consenso".
O consenso o mtodo mais adequado tomada de decises em grupo, trazendo, entre
outras, as vantagens de que:
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Algumas regras, tais como as definidas abaixo, tornam mais fcil chegar a um consenso:
17
SUMRIO
QUALIDADE .............................................................................................................. 3
2.2.
PROCESSO ............................................................................................................... 6
2.3.
MACROPROCESSOS ............................................................................................... 6
2.4.
2.5.
2.6.
PRODUTO ................................................................................................................. 7
2.7.
CLIENTE .................................................................................................................... 8
2.8.
FORNECEDOR .......................................................................................................... 8
2.9.
Crtico,
Processo
Finalstico,
Estrutura
por
Processo,
Cliente,
Vamos ver agora, alguns termos chave que sero teis a voc, pois sero
frequentemente utilizados neste curso.
2.1. QUALIDADE
A Qualidade pode ser entendida de diversas formas, assim, vejamos alguns dos
conceitos mais conhecidos.
Qualidade :
2.2. PROCESSO
Da mesma forma que o conceito de Qualidade, o conceito de processo definido de
diferentes formas.
Processo :
2.3. MACROPROCESSOS
um conjunto de processos que correspondem a uma funo da organizao.
Os macroprocessos esto organizados em Processos Crticos e Processos de Apoio.
Processo Crtico
o processo de natureza estratgica para o sucesso institucional. Em geral so assim
denominados os principais processos crticos, embora alguns processos de apoio
(processos-meio) possam ser considerados crticos pela importncia ou impacto que tm
nos resultados institucionais. Um exemplo claro disso o processo de pagamento dos
funcionrios que tem incidncia direta no processo-fim da organizao.
Processo de apoio
o processo que d suporte (apoio) a alguma atividade de natureza finalstica da
organizao. um conjunto de atividades-meio, e, em geral, concentra-se nos setores
responsveis pela gesto interna do rgo ou entidade.
Exemplos clssicos de processos de apoio so os relacionados gesto de pessoas,
gesto dos recursos da organizao, ao planejamento e acompanhamento das aes
institucionais, ao setor de compras etc.
2.6. PRODUTO
2.7. CLIENTE
So as pessoas fsicas e/ou jurdicas (pblicas ou privadas), que demandam ou utilizam
diretamente servios ou produtos fornecidos por organizaes pblicas. So tambm
denominados usurios.
Em geral, os clientes que demandam ou utilizam servios finalsticos da organizao so
denominados clientes externos. Os clientes internos so aqueles que utilizam os
resultados parciais de processos internos (subprodutos ou servios intermedirios) como
insumo em outro processo de natureza interna.
So clientes internos de uma unidade as demais unidades que dependem dos
servios/produtos por ela gerados para darem prosseguimento s suas atividades, como
no exemplo anterior da confeco do relatrio.
2.8. FORNECEDOR
o indivduo ou organizao que fornece insumos para os processos da organizao,
que podem ser tanto informaes ou orientaes quanto prestao ou fornecimento de
servios/produtos.
No setor pblico, voc deve lembrar que as relaes entre organizao e fornecedor, que
envolvem a aquisio de bens ou servios mediante processo de compra, so
regulamentadas por lei e regidas por contrato administrativo com peculiaridades em
relao aos contratos privados comuns. A principal a exigncia de realizao de uma
prvia licitao, s dispensvel em situaes expressamente previstas em lei, mediante o
parecer oficial do setor jurdico da organizao.
Atualmente, os processos licitatrios tm sido muito rigorosos com os fornecedores, a fim
de garantir a qualidade de servios e produtos oferecidos. Um exemplo claro a Caixa
Econmica Federal que pontua os fornecedores de obras que possuam a certificao nas
Normas ISO srie 9000 (veja outras experincias no http://inovacao.enap.gov.br/ Concurso de Inovao na Gesto Pblica Federal).
2.9. CADEIA
CLIENTE-FORNECEDOR
GERNCIA
DE
PROCESSOS
Cadeia Cliente - fornecedor
Conjunto de processos integrados que compem a organizao, caracterizado pelo fato
de que um processo em um instante cliente do processo que lhe antecede, e em outro
fornecedor do processo ou sub-processo que lhe sucede. Voc est lembrado do
exemplo anterior?
Quem faz o relatrio cliente do fornecedor de dados, porm, fornecedor daquele que
necessita do relatrio para fazer os grficos.
Gerncia de Processos
Conjunto de aes sistemticas/padronizadas/normatizadas que permite manter estvel a
rotina e implantar melhorias na qualidade dos processos.
Requisito do Cliente
Especificao que define claramente como o cliente deseja receber o produto ou o
servio de seu fornecedor. obtido perguntando-se e/ou pesquisando-se as suas
necessidades e expectativas com relao ao servio/produto que ir receber. Os
requisitos referem-se s expectativas dos clientes internos/externos em relao ao
processo.
importante ressaltar que requisito do cliente difere de pr-requisito. Pr-requisito um
requisito bsico, primordial (por exemplo, para receber um aumento de salrio
2.11. NORMALIZAO/INDICADOR
Normalizao
Atividade sistemtica que objetiva estabelecer e utilizar padres. A ISO 9000 conceitua
normalizao como: Processo de formulao e aplicao de regras para atingir o
desenvolvimento ordenado de uma atividade especfica, para o benefcio e com a
cooperao de todos os envolvidos.
importante salientar a diferena entre normalizao e normatizao. A primeira possui
a acepo de retorna ordem, regularizar; j a segunda, diz respeito ao estabelecimento
de normas para algo ou alguma coisa.
Indicador
Forma de representao, preferencialmente quantificvel, de caractersticas de
produtos/servios e processos, utilizados para acompanhar e melhorar resultados.
Certamente, voc j deve ter observado os vrios indicadores que temos de carter
geral. Por exemplo, as quantificaes da inflao, do crescimento do PIB, do nmero de
crianas vacinadas em uma campanha, etc.
1 Meta
2 Perodo
3 Total
4. A satisfao do usurio
A satisfao do usurio, consumidor ou cliente do servio uma dimenso
fundamental da qualidade, que apresenta como uma das suas mais corriqueiras
definies, a capacidade de satisfazer as necessidades do usurio, cliente ou
consumidor.
Sendo assim, essencial, na avaliao da qualidade de um produto ou servio,
incorpora-se a dimenso satisfao do consumidor, para o que so necessrios
meios de se conhecer a avaliao do usurio quanto ao servio que lhe est sendo
prestado.
Uma das prticas mais simples de se fazer isto atravs de enquetes de opinio.
Nas enquetes de opinio, o usurio direto consultado sobre diversos aspectos do
servio que recebeu, sendo que alguns cuidados estatsticos devem ser tomados.
A enquete pode ser dirigida tambm a um grupo de no-usurios diretos do servio,
mas com alguma outra qualificao definida. Nesse caso, talvez se reduza o seu
alcance quanto ao sentimento do usurio, mas provavelmente melhore o aspecto de
avaliao objetiva da qualidade. As duas formas podem ser usadas
complementarmente. O aspecto da rastreabilidade deve ser cuidado.
5. A produtividade como indicador de qualidade
Fazer bem um produto ou um servio faz-lo com qualidade e produtividade. A
qualidade do processo e da gesto diretamente relacionada produtividade. A
melhoria da qualidade do processo e da gesto resulta em incremento da
produtividade.
A medida da produtividade , por conseguinte, um indicador da qualidade do
processo e da qualidade da gesto, as quais dependem das tecnologias de processo
e das tecnologias de gesto.
Pode-se medir a produtividade:
1) com base no fator trabalho (mo-de-obra);
2) pelo incremento da produtividade total dos fatores.
A produtividade da mo-de-obra se define como a quantidade de produto obtido por
unidade do fator trabalho empregado na sua gerao.
O incremento da produtividade total dos fatores se define como a diferena entre o
incremento do produto e os incrementos das quantidades dos recursos produtivos
utilizados (trabalho, capital, matria, insumos), ou, alternativamente, o incremento no
produto no explicado pelo simples aumento da quantidade dos recursos utilizados.
Trecho extrado de:
TIRONI, Luis Fernando; et al. Texto para discusso/n 238. Critrios para a gerao
de indicadores de qualidade e produtividade no servio pblico. IPEA: Braslia,
1991
Para melhor entendimento sobre o assunto, leia os dois textos da Biblioteca:
Produtividade no Servio Pblico e Indicadores da Qualidade e Produtividade Um Relato de Experincias no Setor Pblico
Problema
Diferena encontrada entre uma situao desejada e a situao do momento, isto ,
entre o que se quer e o que se tem, sendo o que se quer, a meta que se deseja alcanar.
O problema tambm conhecido como o resultado ou efeito indesejado de um processo.
Sendo assim, claro que um problema s ocorre depois de encerrado o processo. Atente
para isso!
muito comum vermos as pessoas falando de causas como se fossem um problema.
Exemplo disso?
Tenho um problema: falta de pessoal. Ora, falta de pessoal ocorre durante o
processo, portanto causa. O problema seu efeito, por exemplo, nmero elevado de
horas-extras, quantidade de erros cometidos, atraso na entrega do servio, insatisfao
do usurio, etc.
Aps conhecidos os fundamentos da anlise e melhoria de processos e seus termos
chave, no prximo tpico, vamos ver como podemos planejar a melhoria adotando um
mtodo gerencial voltado para a qualidade. Vamos continuar?
SUMRIO
Anlise e Melhoria de Processos ............................................................................................... 1
Verso para impresso.................................................................................................................... 1
MDULO 3 PLANEJANDO A MELHORIA COM AS FERRAMENTAS DA QUALIDADE ........................ 1
Atualizado em: maio/2009 ............................................................................................................... 1
Copyright 2006 Enap e Uniserpro Todos os diretor reservados ........................................ 1
SUMRIO .......................................................................................................................................... 2
MDULO 3 PLANEJANDO A MELHORIA COM AS FERRAMENTAS DA QUALIDADE ...................... 3
OBJETIVOS DO MDULO ............................................................................................................ 3
3.1.
3.2.
PLANEJAMENTO ................................................................................................................ 4
3.3.
ORGANIZAO ................................................................................................................... 5
3.4.
CONTROLE ........................................................................................................................... 6
3.5.
3.6.
3.7.
OBJETIVOS DO MDULO
Ao final desse mdulo, voc dever ser capaz de:
com
utilizao
de
processos
administrativos
de
planejamento,
controle
planejamento da Qualidade;
controle da Qualidade;
melhoria contnua.
Para facilitar o aprendizado, as fases acima foram adaptadas para as seguintes 3 (trs) fases
da Qualidade:
a)
planejamento;
b)
organizao;
c)
controle.
3.2. PLANEJAMENTO
4
2. Identificao do Cliente
3.3. ORGANIZAO
Na organizao para a Qualidade, as etapas a serem seguidas so:
o que medir;
como medir;
quando medir.
3.4. CONTROLE
O controle da Qualidade se verifica quando so executados os seguintes passos:
decida, aps esta comparao, as aes que devem ser executadas a seguir.
2. Reciclagem do Processo
recicle o processo.
Mas qual a metodologia e quais as ferramentas mais utilizadas para desenvolver aes de
melhoria?
Folha de verificao
FOLHA DE VERIFICAO
Neste exemplo vemos uma folha
verificao de erros encontrados
correspondncias.
de
em
Carta de tendncia
So representaes grficas de dados coletados em um determinado perodo para identificar
tendncias ou outros padres que ocorrem ao longo deste perodo.
So utilizadas para monitorar um sistema, a fim de se observar ao longo do tempo a existncia
de alteraes na mdia esperada.
A carta de tendncia, como qualquer outro grfico, deve ser usada para chamar ateno para
mudanas realmente vitais no sistema.
Por exemplo, quando monitoramos qualquer processo, esperado que encontremos certa
quantidade de pontos acima e abaixo da mdia. Porm quando muitos pontos aparecem em
apenas um lado da mdia, isto indica um evento estatstico no usual e que houve variao na
mdia. Estas mudanas devem ser sempre investigadas. Se a causa da variao favorvel,
deve ser incorporada ao processo. Se no deve ser eliminada.
CARTA DE TENDNCIA
Neste exemplo, vemos uma carta de tendncia de minutos para comear a trabalhar em uma seo.
- Colocamos em um formulrio simples o ttulo.
- Datamos o perodo da coleta.
- O responsvel pela coleta deve assinar o
formulrio.
- Apontamos todos os minutos atrasados a cada
meia semana do perodo.
Assim ao final do perodo notamos que nesse exemplo, h uma tendncia de atrasos de cerca de 52 minutos (somamse os minutos coletados e divide-se pelo perodo de coleta, ou seja 360/7) para cada meia semana trabalhada.
Checklist de aderncia
Checklist (ou lista de verificao) um formulrio, previamente elaborado, para coleta de
opinies sobre o quanto pessoas ou organizaes conhecem, aceitam ou praticam as aes,
os princpios ou os comportamentos que esto sendo avaliados.
CHECKLIST DE ADERNCIA
Note que para cada princpio de Qualidade observado h uma pontuao de 0 a 5:
0 - extremamente no aderente
1 - bastante no aderente
2 - levemente no aderente
3 - levemente aderente
4 - bastante aderente
5 - extremamente aderente
Neste formulrio, aponte a nota de acordo com o nvel de aderncia para cada item.
Ao final, o quadro mostrar qual o nvel geral de cada um dos princpios de Qualidade.
planejamento.
10
4Q1POC (5W2H)
uma tcnica de levantamento global recomendada para todas as etapas da anlise e
melhoria de processos. O nome da tcnica deriva-se de cinco perguntas em ingls. So elas:
Who, Where, Why, What, When, How much and How. Por isso, ela tambm conhecida como
5W2H. Em portugus, 4Q1POC refere-se s perguntas Quem, O Que, Quando, Quanto, Por
que, Onde e Como. Esta tcnica pode ser utilizada tanto para anlise de processos quanto
para o planejamento de melhorias. a forma mais simples do Plano de Ao.
Quem
O Que
O que feito?
O que consumido?
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Quando
Quanto
Onde
Por que
Como
4Q1POC
Quem?
o nome do executor.
O qu?
Onde?
o local de implementao.
So as etapas
5 Por qus
uma tcnica de anlise que permite, atravs da formulao de uma nica pergunta, Por que,
aprofundar o conhecimento sobre determinado assunto. Como se trata de uma sequencia de
perguntas ordenadas, de forma que a pergunta seguinte incida sempre sobre a resposta dada
questo anterior, a tendncia a identificao de uma grande variedade de causas afins ao
12
tema que est sendo questionado. Cabe observar que o nmero 5, colocado no nome da
tcnica, no impositivo, apenas sugere a reincidncia da pergunta e o no conformismo com
a primeira resposta.
Matriz GUT
uma matriz de priorizao de problemas a partir da anlise feita, considerando trs critrios
(Gravidade - Urgncia Tendncia):
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MATRIZ GUT
G Gravidade
U Urgncia
T - Tendncia
solues
14
Votao de Pareto
uma tcnica de priorizao baseada no "Princpio de Pareto" dos poucos pontos vitais e
muitos pontos triviais sendo, neste caso, utilizado o procedimento de votao.
Juran adaptou aos problemas da Qualidade a teoria da desigualdade da distribuio de renda
desenvolvida pelo economista italiano Vilfredo Pareto. O princpio de Pareto estabelece que, na
maioria dos processos, uma pequena quantidade de causas (cerca de 20%) contribui de forma
preponderante para a maior parte dos problemas (cerca de 80%), e que uma grande
quantidade de causas (cerca de 80%) contribui muito pouco para os efeitos observados (cerca
de 20%). Ao primeiro grupo de causas, ele chamou de "pouco vitais" e ao segundo de "muito
triviais".
O procedimento utilizado consiste em que o coordenador, aps a gerao de uma srie de
ideias por um grupo, solicita que os participantes votem naquelas que consideram as mais
importantes, de acordo com as seguintes regras:
no permitido dedicar mais de um voto para uma mesma ideia por participante.
As ideias mais votadas, que devem estar na faixa dos 20% do total de ideias geradas, so as
consideradas prioritrias.
VOTAO DE PARETO
Neste exemplo listamos uma coluna com solues e colunas com os avaliadores.
Marcamos ento aquelas solues votadas por cada avaliador.
Na votao de Pareto, os avaliadores
devem votar em 20% das opes, nem
mais nem menos.
No exemplo, como so dez opes,
cada avaliador vota em duas solues.
Somamos os votos e, em seguida,
classificamos a lista da soluo mais
votada para aquela menos votada.
Caso sejam classificados dois ou mais
itens com a mesma classificao,
refazemos a votao com esses itens
somente.
Diagrama de rvore
15
Relaciona o objetivo mais geral com passos de implementao prtica. Na sua verso original
japonesa, o diagrama da rvore utilizado para descrever os mtodos pelos quais um
propsito pode ser alcanado. Alm disso, utilizado tambm, para explorar todas as causas
possveis de um problema, assemelhando-se ao diagrama de causa e efeito, para mapear
caractersticas de um produto ou servio e para identificar atividades a serem acompanhadas
tendo em vista um objetivo organizacional geral, como no exemplo prtico apresentado na tela
seguinte.
DIAGRAMA DE RVORE
No exemplo listamos o problema - "Baixa
freqncia em reunies".
Em seguida, colocamos medidas preventivas e
corretivas.
Depois, listamos quais as medidas preventivas e
corretivas.
De cada item da lista que merecer
detalhamento, listamos este detalhamento.
Diagrama de matriz
Apresenta graficamente o relacionamento entre dois ou mais elementos, tais como: atividades
de pessoas com funes, tarefas com tarefas, problemas com problemas, problemas com
causas e solues, etc. As matrizes podem ter vrios formatos, dependendo da quantidade de
elementos a serem combinados.
DIAGRAMA DE MATRIZ
Neste exemplo listamos nas colunas
os profissionais e nas linhas as
atividades.
Relacionamos com um X cada um dos
profissionais ligados a cada uma das
atividades.
Assim, temos uma matriz relacionando
quem responsvel por qual atividade.
Fluxograma
a representao esquemtica da sequencia (setas) das etapas (caixas) de um processo e
tem por objetivo ajudar a perceber sua lgica. O fluxograma serve para compreender e
16
CONES DO FLUXOGRAMA
Indica o incio e o fim do fluxo, devendo essa indicao ser escrita dentro do smbolo.
Indica a execuo de uma ao no fluxo, devendo essa ao ser descrita sinteticamente dentro do smbolo.
Indica uma pergunta, a qual dever estar contida no smbolo.
Indica o sentido do fluxo.
Indica a sequencia do fluxo, devendo ser numerado para que no perca a ordem de execuo.
FLUXOGRAMA
1. Inicio do fluxograma.
2. Identificar passos principais.
3. Relacionar ordenando os passos principais
4. H mais algum passo principal?
5. Se a resposta sim, voltar ao ponto Relacionar,
ordenando os passos principais.
6. Se a resposta for no, existem sub-passos?
7. Se a resposta sim, relacionar, ordenando os subpassos para cada passo principais.
8. Ainda seguindo a resposta sim da ltima pergunta,
Organize a rotina interna de cada passo principal e
desloque para Determine smbolos.
9. Se a resposta no Determine smbolos.
10. Desenhe o fluxograma.
11. Teste o fluxograma.
12. O fluxograma est correto?
13. Se a resposta sim, deslocar para o ponto 1 do
outro fluxograma.
14. Se a resposta no, voltar ao ponto "2. Identificar
passos".
15. Identifique melhorias.
16. O fluxograma deve ser mudado? Se a resposta for
sim, deslocar para o ponto 2 do outro fluxograma.
17. Se a resposta for no, fim do fluxograma.
17
Diagrama de Pareto
So grficos de barras verticais que permitem classificar e priorizar problemas em duas
categorias: "Pouco vitais" e "Muito triviais".
Segundo o princpio de Pareto, os processos podem ser melhorados se houver uma atuao
sistemtica sobre as causas do primeiro grupo. Se existir o hbito da priorizao, muitos
problemas simplesmente desaparecem por serem pouco relevantes.
Por outro lado, os problemas mais graves passam a ter o tratamento devido e tambm
desaparecem.
Outro ponto importante sobre o diagrama de Pareto a possibilidade de desdobramento das
causas principais em outros Paretos, permitindo anlises sucessivas, como ilustrado a seguir.
DIAGRAMA DE PARETO
Neste exemplo colocamos a anlise de tempo
excessivo para a emisso de pareceres
tcnicos.
Para cada item apontado anotamos a quantidade
de defeitos apresentados.
Colocamos uma coluna com os totais acumulados
e em seguida colunas com percentuais de
defeitos e percentuais acumulados.
Num grfico representamos a quantidade de
defeitos de cada item (grfico de barras).
No mesmo grfico, em sua coluna da direita,
representamos os percentuais acumulados
(grfico de linhas).
Estratificao
A estratificao consiste em dividir um conjunto de dados em grupos que possuem
caractersticas que os tornam peculiares, podendo agrup-los de diversas maneiras. Ela ajuda
18
na anlise dos casos cujos dados mascaram os fatos reais. Isto geralmente ocorre quando os
dados registrados provm de diferentes fontes, mas so tratados sem distino.
Permite tambm identificar fontes de variao, analisar dados, pesquisar oportunidades de
melhoria e avaliar de forma mais eficaz as situaes. Uma forma prtica de fazer estratificao
utilizar os 4M ou 5M ou 6M ou 7M.
ESTRATIFICAO
Neste exemplo, colocamos a anlise de desmotivao dos servidores em relao ao rgo.
1)
Para
cada
causa
apontada,
associamos as ocorrncias por condio
de servidor.
A estratificao quebra uma representao em categorias ou classes mais significativas, a fim de direcionar a ao
corretiva.
Histograma
19
DIAGRAMA DE PARETO
Neste exemplo listamos a frequncia de tempo
(em dias) para as emisses de carns.
20
SUMRIO
4.2.
CONCEITO ............................................................................................................................ 4
4.3.
4.4.
EQUIPE RESPONSVEL............................................................................................................. 11
OBJETIVOS DO MDULO
Ao final desse mdulo, voc dever ser capaz de:
4.2. CONCEITO
PDCA
P
Etapas MASP
1 - Estudos do
Processo
Procedimentos
Nome
Unidade/Pessoa responsvel
Nmero de executantes
Clientes
Requisitos dos clientes
Produtos/Servios
Fornecedores
PDCA
Etapas MASP
Procedimentos
2a - Identificao
do Problema
2b - Observao
da Situao
3 - Anlise do
Problema
4 - Plano de Ao
5 Ao
6 - Verificao
7 Normalizao
8 Concluso
Etapas MASP
1. Estudo do Processo
2. Identificao e Observao
3. Anlise do Problema
4. Plano de Ao
5. Ao
6. Verificao
7. Normalizao
8. Concluso
4.5. RELAO
ENTRE
CICLO
PDCA,
ETAPAS
DA
MASP
FERRAMENTAS UTILIZADAS
PDCA
Fatos e dados
existentes
Etapas
1- Estudo do
Processo
2- Identificao e
Observao do
Problema
3- Anlise
Estratificao
Diagrama de Pareto
Folha de Verificao
Diagrama de Pareto
4Q1POC
Ishikawa
Folha de Verificao
Diagrama de Pareto
Histograma
Diagrama de Correlao
Votao de Pareto
4Q1POC
4- Plano de Ao
4Q1POC
Diagrama de rvore
5- Ao
4Q1POC
PDCA
Ishikawa
Matriz GUT
Votao de Pareto
Diagrama de rvore
4Q1POC
PDCA
Grfico de Controle
6- Verificao
Diagrama de Pareto
Grfico de Controle
7- Normalizao
4Q1POC
Diagrama de rvore
8 - Concluso
4Q1POC
Brainstorming
Brainwriting
4Q1POC
Diagrama de rvore
4Q1POC
Antes de passar para o prximo tpico, alguns esclarecimentos so necessrios para organizar
o seu aprendizado.
No presente curso, enfatiza-se a prtica de habilidades relacionadas s 4 primeiras etapas da
MASP. Isso significa que o curso capacita o aluno a estudar o processo, identificar, observar
analisar o problema e elaborar um plano de ao.
Apesar disso, aconselhvel que as etapas seguintes da MASP, que envolvem, por exemplo,
implementao e acompanhamento do plano, se realizem para que o processo seja realmente
gerenciado e a metodologia aplicada.
Portanto, a seguir ser apresentada uma proposta de implantao da MASP, que poder
auxiliar no Gerenciamento com Qualidade dos Processos Organizacionais.
Atividade 2: Validao
Atividade 3: Divulgao
FASE 2 IDENTIFICAO
Atividade 01: Identificao do Contexto Institucional do Processo
unidade responsvel;
indicadores
existentes
[tipo,
nome,
descrio/frmula,
periodicidade,
insumos,
mapa de atividades;
FASE 3 ANLISE
Atividade 1: Identificao e Priorizao dos Problemas
reviso ortogrfica.
elaborao de relatrio.
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EQUIPE RESPONSVEL
Diretora:
Margaret Baroni
Coordenadora Geral:
Tarcilena Polisseni Cotta Nascimento
Revisor:
Esprtaco Madureira (Novembro 2004) - Contedo
Andr Ribeiro Ferreira (Junho 2005) - Exerccios
Mara Gabriela (Maro 2006) - reviso e adequao da forma
Fernanda Marques (Maio 2009) - Contedo
Web Designers:
Marlia de Campos Moreira - Serpro
Lvia Maria Celestino da Silva - Serpro
Cleucio de Freitas Chirico - Serpro
Verso Impressa:
Petronio Guilherme - Serpro
Realizao:
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