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Fvrier 2012
8. Comment fonctionnent la
dmatrialisation et larchivage
lgal avec Alfresco ?
3. Intgrez des Smartphones et
tablettes la GED Alfresco
9. Grer des documents
multi-mdia avec Alfresco
4. Collaboration documentaire
et RSE avec Alfresco
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Et de modles
Lutilisation systmatise de modles aide crer des documents toujours correctement formats, Alfresco
devient alors un composant majeur de lenvironnement bureautique des utilisateurs et remplace les serveurs
de fichiers devenus obsoltes.
De la mme faon, Microsoft Office sintgre Alfresco grce limplmentation du protocole Sharepoint.
Le mme processus peut tre mis en place.
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De plus, laugmentation rapide de lusage des tablettes en environnement professionnel permet de disposer dun
outil la fois moins encombrant quun ordinateur portable et offrant plus de possibilits et de souplesse quun
smartphone. Au-del des problmatiques daccs, ce sont alors de nouveaux usages qui apparaissent.
Par ailleurs, Alfresco comporte lensemble des mcanismes ncessaires aux applications avec lesquelles il doit
tre interfac, notamment :
les mcanismes de workflows, mtadonnes, gestion de versions, rgles de gestion,
des API permettant dintgrer dans Alfresco les documents crs avec les applications mtiers.
Alfresco supporte ainsi un grand nombre de protocoles : webdav, ftp, rest, webscripts, soap, CMIS, etc...
lusage des Web Services permettant de crer une interface avec les applications mtier.
Enfin chaque document est associ une url unique, ce qui permet de toujours pouvoir lidentifier, mme
si le document est dplac dans larborescence. Elle permet tout moment dappeler un document prcis.
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Chaque service possde un responsable de la qualit. Chaque document qualit est initi par le responsable,
un premier rdacteur rdige le document qui est ensuite pass en revue par dautres acteurs chaque tape
du workflow de validation.
La validation finale seffectue par le responsable, qui sassure que le document est conforme aux procdures
et accessible aux bonnes personnes.
Les utilisateurs peuvent, tout moment, accder la liste des documents rattachs la liste de diffusion
dont ils font partie.
La revue de documentation
Chaque responsable qualit peut automatiquement consulter la liste des documents antrieurs une date
prcise et vrifier les dlais de premption. Ce processus sappelle, dans Alfresco, la revue de documentation.
Il trouve ces documents automatiquement et gre les versions pour que les utilisateurs sachent toujours quel
est le document vivant.
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A propos de StarXpert
StarXpert rassemble la plus importante quipe sur la collaboration
en open source :
Gold partner Alfresco depuis 2006
Contributeur historique dOpenOffice.org depuis 2003
Contributeur, Gold partner et centre de formation Zimbra depuis 2006
Contributeur OCS depuis 2009
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A propos d'Alfresco
Alfresco permet aux entreprises de partager, organiser et protger leurs contenus de manire optimale. Prs de
7 millions de personnes dans plus de 180 pays utilisent les solutions Alfresco Enterprise, Cloud, Mobile et Community
pour grer plus de 4 milliards de documents lchelle mondiale. Avec Alfresco, les professionnels ont tous les lments
ncessaires porte de main, que ce soit sur site ou lors de leurs dplacements. Et si lon sait que plus de 12 % des
clients dAlfresco oprent dans le secteur des services financiers, les raisons pour lesquelles ils ont choisi la plateforme
open source dAlfresco et la libert quelle confre semblent videntes :
Rduction des risques Alfresco met votre disposition un rfrentiel unique pour tous vos documents lectroniques,
workflows et autres contenus non structurs, rduisant les silos dinformation et les donnes redondantes. Une gestion
unifie de tous les fichiers lectroniques permet de rduire la maintenance, de tirer parti dune norme de contenu unique
et dliminer la complexit pour lutilisateur final, ainsi que les erreurs de contrle de version.
Conformite La plateforme Alfresco simplifie larchivage. Nos modles automatiss de rtention et de destruction des
documents permettent la conformit rglementaire selon la loi Dodd-Frank et BASEL III. Des programmes entirement
automatiss convertissent les documents aux formats propritaires en formats darchivage long terme, PDF/A et ODF,
par exemple.
Standards ouverts Alfresco rend possible une interaction avec les applications frontales existantes, le logiciel de
bureau et linfrastructure dentreprise. Lutilisation de protocoles tels que CMIS, CIFS, WebDAV, RESTful APIs et Soap
favorise une approche ouverte pour une adoption facile et la suppression de cots superflus de conversion du code.
Processus commercial La plateforme Alfresco offre des leviers de croissance de workflows existants. Elle fournit
en outre des capacits BPM primes qui pourront rduire les priodes cycliques de dcision de votre entreprise et
accrotre la productivit.
Rentabilit Sans frais dachat de licence, le modle de cot lunit dAlfresco est bas sur une souscription
couvrant toutes les mises jour et la maintenance. Et puisquil est bas sur le nombre de serveurs plutt que
dutilisateurs simultans, ce modle est plus simple et plus rentable. Adapte aux environnements virtualiss et
tous les modles de Cloud, Alfresco offre un accs mobile parfaitement scuris et un environnement collaboratif
pour le partage de contenus dans le Cloud.
Souplesse et flexibilite Alfresco permet de concevoir rapidement des applications, de les dployer et de les
modifier en fonction de lvolution des besoins. Exempte de tout enfermement propritaire, la plateforme est conue
pour tre ouverte et permet de tirer parti des technologies existantes pour offrir une solution ECM complte.
Contact
Alfresco
+33 (0)1 79 97 46 11
StarXpert
+33 (0)1 75 57 84 80