E-Book

Project Professional 2013

Jacque Torres, PMP

Blog Projetizando

Agradecimento
Agradeo aos meus nobres colegas, que me incentivam a cada
comentrio, a cada e-mail, a cada interao atravs de minhas
redes sociais e que me ajudam a exercer a minha misso como GP
que : Simplificar e popularizar a gesto de projetos no Brasil.
Um agradecimento todo especial ao Reinaldo Boesso, meu
companheiro de todas as horas, ao Diego Costa que me apoia na
gesto do blog, e ao Renato Torres que me introduziu nesse mundo
digital sem eles eu no teria conseguido cumprir essa misso.
E agradeo muito a uma frase que escutei que me serviu de
inspirao durante essa semana no pergunte se somos capazes,
d-nos a misso e com a gente assim Misso Dada, Misso
Cumprida.
Muito obrigada galera e
#tamuJunto #projetoTransforma #missaoDadaMissaoCumprida
#projetoVicia #meuProjetoMinhaVida
Jacque Torres, PMP
Blog Projetizando

Uma maneira simples de gerenciar seus projetos!

Conceitos Bsicos

Premissas
do Project
10 Coisas que voc precisa saber antes de comear a
montar o seu cronograma...
1. Project matemtico, no tem jeitinho
2. Project tem uma estrutura lgica, no o Excel, no adianta us-lo
como Planilha Eletrnica
3. No o Project que est errado, voc pode no ter entendido o seu
conceito
4. Vamos planejar o mximo e o mnimo de esforo, no podemos ter
cronogramas muito detalhados e nem macros
5. Datas fixas somente no que for essencial, se for para controlar datas
fixas a melhor ferramenta o Excel
6. Sempre separe o Planejado do Real
7. Nunca comece um Projeto sem que o calendrio do projeto esteja bem
ajustado
8. Um cronograma bem planejado lhe ajudar em todo o projeto
9. Nunca, mas nunca comece a execuo de um projeto sem Salvar a
Linha de Base
10. Sinta-se confortvel e seguro com o cronograma elaborado

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Alinhando as expectativas
Para a elaborar um cronograma matador, voc precisar seguir
uma sequncia lgica, no tente burlar essa sequncia, o resultado
pode no ser satisfatrio.
A imagem abaixo demonstra o processo lgico da construo de
um cronograma de sucesso.

Termo de
abertura

Escopo
Detalhado

Cronograma
fsico

Cronograma
financeiro

Termo de abertura: fundamental para colocar todo mundo na

mesma pgina e formalizar o nascimento do projeto.
Escopo Detalhado: O

Escopo

Detalhado

ser base

para

seu

cronograma. Um escopo bem feito no 100% de certeza de sucesso,

mas ele garante mais do que meio caminho rumo ao sucesso.
Cronograma fsico: Objeto desse seu E-Book .
Cronograma

financeiro:

Quanto

melhor

planejado

for

seu

cronograma fsico, mais facilmente voc ter o teu cronograma

financeiro.

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Comeando do comeo
Quando voc abre o Microsoft Project Professional 2013, voc
perceber que a tela inicial muito parecida com o Excel, mas
lembre-se das PREMISSAS s aparncia; e no se esquea,
imagem nem sempre tudo .
A viso padro composta do bom e velho Grfico de Gantt,
conforme figura abaixo.

Atividade
Automtica

Atalhos para Recuo

Grupo de Atividades
ou Projeto

Atividades

Classificar as
atividades

Grfico de Gantt

#ficaDica:
Atividade Automtica ou Manual: importante manter em automtica
para facilitar o seu planejamento, ainda nesse e-Book apresentaremos
como configurar;
Grupo de Atividades ou Projeto: Saber agrupar as atividades em
entregas facilita a gesto e os relatrios que iremos configurar; planeje
pensando no controle;

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Utilizaremos muito os campos customizados do Project, com isso,

segue abaixo um passo a passo de como possvel configurar um
campo na sua viso de trabalho.

Campo do
Project

Renomear a
coluna

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Voc pode tambm inserir quantos campos voc achar necessrio,

da seguinte forma:

Clicar no Boto
Direito

Importante: No conseguimos criar novas colunas, o conceito outro, as

colunas j existem, voc s pode inserir colunas existentes ou simplesmente
escond-las.

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Aquecendo os motores
Agora que voc j conhece um pouco mais do ambiente do Project,
vamos comear a aquecer os motores para a elaborao do nosso
cronograma.
chegada a hora de comear a configurar o contexto do Projeto e
aqui onde mora uma das maiores diferenas do Excel e o MSProject.
Selecione Opes do Project
(Arquivo -> Opes -> Cronograma)

Configuraes
Padres
Horas por
Semana

Tarefas
Automticas

Durao em
Dias e Esforo
em Horas
Nesta tela deve ser revisado:
Tipo de agendamento: eu gosto de manter que novas tarefas sero
calculadas automaticamente. Uso muito pouco o recurso de agendamento
manual, por isso sempre altero a opo padro.
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Essa opo pode tambm ser alterada pela tela inicial do Project,
diretamente na barra de status.

Reviso da configurao de Durao e esforo: Para mim o padro

deve ser Durao = Dias e Esforo = horas, mas cada projeto um
projeto, cada GP um GP e saber definir a melhor forma de contextualizar
o seu projeto.
A configurao do calendrio foi uma das dvidas mais frequentes que tive
nos ltimos dias, parece algo to bsico, mas que se no for configurado
corretamente antes de o cronograma ser aprovado, voc poder ter muitas
surpresas negativas e pode ter certeza que os feriados podero ser
comprometidos.
Para configurar o calendrio seguem os passos:

Selecione Alterar Perodo til

(Projeto -> Alterar Perodo de Trabalho)

Detalhe da
exceo

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Alterar o
Calendrio

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Nesse momento voc precisa adicionar todos os feriados que impactaro

o projeto, tambm pode mexer nas horas teis de um determinado dia.
Para mudar o perodo til s clicar em cima dos dias que sero no
teis e cadastrar o motivo na Grid Excees.
Um projeto poder tambm trabalhar com mais de um calendrio, por
exemplo, voc pode ter equipes que trabalharo em trs turnos e outras
apenas no horrio comercial. Esse tipo de situao bem comum em
projetos de engenharia.
#ficaDica: Uma boa prtica configurar todo o calendrio antes de iniciar a
criao do cronograma.
Informaes do Projeto: esse o ltimo passo do aquecimento,
precisamos definir o tipo de agendamento: a partir da data de incio do
projeto ou a partir da data de trmino.

Selecione Informaes do Projeto

(Projeto -> Informaes do Projeto)

Cadastrar
Incio e
Trmino do
projeto
Data de
Trmino do
Projeto. Serve
para confirmar
a data final.
Por exemplo,

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Seleciona o
calendrio modelo
do Projeto

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Quando seleciono o agendamento a partir da data de incio, significa dizer

que informei uma data inicia para o Project e a partir do sequenciamento
das atividades ele calcular a rede.
Quando seleciono o agendamento a partir da data de trmino, significa
dizer que tenho uma data de trmino imposta pelo meu patrocinador.
Esses projetos so muito complicados de serem gerenciados, se eu atrasar
qualquer atividade posso atrasar o trmino do meu projeto.
#ficaDica: Um cronograma agendado a partir da data de trmino, ter todas
as suas atividades no caminho crtico.

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O fantstico mundo do GP
Feita a configurao bsica, voc est pronto para comear o
desenvolvimento do seu cronograma. Nesse momento tudo
possvel, um momento ntimo seu e de seu cronograma, o
nosso universo paralelo onde tudo cor-de-rosa . Para mim, a
fase mais fcil do projeto o planejamento e eu ADORO.
O desenvolvimento do cronograma tem uma sequncia lgica e
precisa ser respeitada, praticamente uma receitinha de bolo.

Definio de
Atividade

Definio de
Sequencia

Definio do
Esforo

Definio de
Recurso

Caminho Crtico

Salvar Baseline

Definio das Atividades

O primeiro passo para desenvolver um excelente cronograma a definio
das atividades do seu projeto.
Voc precisar olhar para o escopo definido, voc precisar listar todas as
atividades do seu projeto sem se preocupar quem far cada atividade, esforo
e sequenciamento. Foque somente na lista de atividades.
Aproveitando a funo recuo

da tarefa, defina a primeira linha do

Project com o nome do projeto, isso consolidar todo seu cronograma, depois
utilize os recuos para definir as entregas.
#ficaDica: Defina as entregas de seu projeto no momento que est criando
sua lista de atividades, as datas de cada entrega sair naturalmente no final
do planejamento de seu cronograma

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Sequenciamento das Atividades

Definida todas as atividades e cadastradas no campo Nome da Tarefa, voc
est pronto para o segundo passo que o Sequenciamento das Atividades

Linha da Atividade

Sequenciamento

O nmero da linha utilizado no campo Predecessora para identificar a

dependncia entre as atividades. No Project no importa se a dependncia
mandatria ou estratgica, colocando o nmero da linha ele vincular
automaticamente as atividades e construir a rede do projeto.
No sequenciamento voc definir a Latncia, nome bem peculiar para definir
que as antecipaes e atrasos entre as atividades.
Temos dois tipos de latncia:
Positiva: utilizada para planejar um atraso entre uma atividade e outra,
por exemplo, em um projeto de construo, eu farei o piso e terei 5 dias
de cura. Aplicando uma latncia positiva, voc conseguir representar esse
tipo de situao.
Negativa: utilizada para planejar uma antecipao entre uma atividade
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e outra, por exemplo, nesse mesmo projeto de construo, eu iniciarei o

acabamento quando construir 50% da alvenaria. Quando a alvenaria
alcanar 50% teremos as duas atividades sendo executadas em paralelo.
Aplicando uma latncia negativa, voc conseguir refletir esse tipo de
situao.
Para configurar essa latncia entre as atividades, temos que dar dois cliques
na atividade e ver as Informaes da Tarefa.

Atividade Captulo 2

Predecessora

Configurar a
Latncia no Projeto

Tipo de Predecessora

Nessa tela temos dois itens importantes:

Tipo da predecessora: Podemos utilizar os tipos de predecessora que
so elas (Trmino-a-incio TI / Incio-a-Incio II / Trmino-a-Trmino TT /
Incio-a-Trmino IT)
Latncia: Uma latncia serve como atraso ou antecipao, para
configurar no Project basta colocar negativo para antecipao ou positivo
para atraso

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As latncias definidas nas predecessoras, so exibidas no Project conforme a

figura abaixo

Esforo das Atividades

Finalizado o sequenciamento de todas as atividades, podemos adicionar o
esforo de cada atividade.
No vamos entrar no mrito aqui de como estimar esforo para atividade, mas
para inseri-lo no Project, precisamos adicionar a coluna Trabalho.

Predecessora com
Atraso

Grfico de Gantt

Esforo das Atividades

Finalizado o sequenciamento de todas as atividades, voc precisa adicionar o
esforo de cada atividade.
No vou entrar no mrito aqui de como estimar esforo para atividade, pois
isso depende de cada tipo de projeto e existem muitas tcnicas, mas para
inseri-lo no Project, precisamos adicionar a coluna Trabalho.

Incluir estimativa de
Esforo por atividade
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Podemos fazer pela

durao da atividade
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Se voc est comeando a trabalhar com um cronograma no Project, foque

na durao primeiro, depois que voc aumentar o nvel de maturidade, pense
em definir o trabalho.
#ficaDica: a partir da coluna trabalho voc consegue estimar o custo de mo
de obra do projeto, com a coluna durao voc calcula o prazo do projeto.

Recursos das Atividades

O prximo passo para elaborar um cronograma vencedor definir os recursos
para cada atividade do cronograma, neste momento precisamos decidir quem
far cada tarefa no seu projeto e no podemos esquecer de relacionar
habilidade da sua equipe com as necessidades que seu cronograma/escopo
exige.
Com isso, seria fcil dizer que voc pode cadastrar o recurso no diagrama de
Gantt ao lado de cada atividade, porm, no o melhor caminho, por isso,
devemos definir os recursos na Planilha de Recursos, chegando atravs do
menu abaixo.

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Na Planilha de Recursos, alm do Nome do Recurso, precisamos definir

alguns outros tipos que so importantssimos para o seu projeto que no est
no Diagrama de Gantt, com as seguintes informaes:

Tipo: Voc pode ter o tipo Trabalho, ou seja, nosso esforo de horas,
tambm pode escolher material para alocao ou compra de equipamento,
e por fim, o custo que pode ser rateado ou pago no incio ou no fim.
Unidade Mxima: Nesse momento, voc precisa definir se seu recurso
estar disponvel 100% no seu projeto ou menos tempo. Se determinado
recurso estiver disponvel somente 4 horas por dia, voc precisa colocar
somente 50% na unidade.
Calendrio Base: Esse tpico fundamental para o sucesso do seu
projeto. Voc precisa definir qual calendrio que seu recurso trabalhar.
Exemplo, um recurso pode trabalhar em Porto Alegre e outro trabalhar
em So Paulo.
Se o recurso estiver com um calendrio associado, sempre que ele for
alocado a uma atividade, o que prevalecer o calendrio do recurso e
no o do projeto.
Taxa Padro: Nesse campo, voc deve colocar o valor hora de cada
recurso do seu projeto. Importante ser o mais assertivo possvel, pois
ter um Oramento bem definido automagicamente.

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Outro ponto importante no mapeamento de recursos dentro do Project que

voc poder utilizar Recursos Compartilhados com base em outros projetos
ou atravs do Login de rede da sua empresa. Para fazer isso, clique em Pool
de Recursos e depois Compartilhar Recursos conforme tela abaixo:

Clicando em OK, voc ter compartilhado seu cronograma para outro arquivo
do Project, dessa forma, voc conseguir gerenciar muito melhor os recursos
e verificar em qual projeto o recurso est alocado e quando ele estar
disponvel para novos desafios.
Isso ser importante quando alocarmos os recursos nas atividades definidas,
pois, saberemos com antecedncia se ele estar super alocado ou no,
conforme figura abaixo:

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pontos importantes:
1. O ideal que uma atividade seja atribuda a um nico recurso! O Project
no tem limitaes, ele permite voc colocar quantas recursos quiser,
mas a melhor prtica colocar um recurso por atividade.
2. Quando aparecer esse alerta,

significa que seu recurso est

superalocado. Voc est contando com um recurso trabalhando alm da

capacidade

produtiva.

Para

verificar

onde

est

conflito

consequentemente corrigi-lo, clique em Grfico de Gantt e selecione

Uso dos Recursos.

Conforme exibido na imagem, voc ver que o Recurso Joo est

super alocado na quinta-feira, nas tarefas B e G.
3. A alocao dos recursos um dos fatores determinantes para a
composio da durao do projeto.

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Anlise do Caminho Crtico

Com todo esse trabalho j desenvolvido hora de olhar o caminho crtico.
Para avaliar o caminho crtico do seu projeto clique em Grfico de Gantt e
em seguida selecione Gantt de Controle.

Feito isso, voc ter a seguinte viso no Grfico de Gantt:

A barra vermelha

o caminho crtico do seu cronograma. Nesse

caminho que voc no ter folga e ele ditar a durao do teu projeto.
A partir desse momento se inicia a parte mais chata do desenvolvimento do
cronograma, a maioria das vezes o resultado apresentado est muito alm do
prazo disponvel para o projeto.
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Agora uma hora sua e do seu cronograma para que voc faa os ajustes
necessrios, reveja o sequenciamento, durao e consiga chegar na melhor
configurao possvel.
Fique nesse exerccio at que voc fique confortvel com a sequncia e com
os resultados obtidos. No momento em que voc chegar em um cronograma
que voc acredita ser vivel hora de pegar a aprovao com o patrocinador.
Essa aprovao bem importante para que voc possa formalizar o
planejamento do teu projeto.

Salvar Baseline
hora de falar XXXXX e tirar aquela foto do cronograma , aps todos esses
passos, chegada a hora de finalizar o planejamento, e essa etapa
formalizada no momento em que voc definir a linha de base.
Antes de Salvar a Linha de Base, necessrio entender o conceito da linha
de base:

Baseline a foto inicial do projeto no ponto em que foi aprovado,

levando em conta as atividades, prazo, custo e recursos;
Essa foto ser no nosso mapa do tesouro do caminho que o projeto deve
seguir;
Voc pode, mas no deveria sobrepor a tua linha de base inicial. O Project
possui 10 linhas de base, ento tente no substituir a linha de base
inicial para no perder a referncia;
a linha de base que permitir a famosa comparao planejado versus
realizado.

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Para salvar a linha de base do cronograma clique em Projeto, depois Definir

Linha de Base e seleciona Definir Linha de Base.

Selecione o Projeto Inteiro para salvar sua primeira Linha de Base do

Cronograma, caso tenha interesse, voc tambm poder salvar outras verses
da Linha de Base para simular novos cenrios.
Caso voc tenha dvida sobre o seu cronograma e queira mexer no
planejamento antes de passar as datas do seu cronograma para seu
patrocinador, voc pode ainda fazer de duas maneiras: Limpar Linha de
Base ou Sobrepor Linha de Base, essas duas funes funcionam para
refazer seu planejamento.

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Aps a definio da sua linha de base, seu Diagrama de Gantt ficar da

seguinte forma:

Caminho Crtico

Baseline da Tarefa

Com a definio da Linha de Base, o Project faz uma cpia das principais
informaes do seu cronograma para gerar o Planejado e a partir desse
momento, os campos Trabalho e Durao deixam de servir para
planejamento e faz parte do seu acompanhamento de Execuo.
Os principais campos que so copiados no momento em que voc salva o
Baseline

so:

Incio,

Trmino,

Trabalho,

Durao

campos

relacionados a Custo.

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Do plano para a vida real

Aps salvar a Linha de Base, hora de tirar o plano do papel e
comear a ter emoes com a Execuo do seu Projeto. Para
facilitar a visualizao das informaes, eu gosto de adicionar
alguns campos na minha viso, so eles:
Trabalho Linha de Base
Durao Linha de Base
Incio da Linha de Base
Trmino da Linha de Base

Note que os valores dos campos da Linha de Base so cpias dos

seus correspondentes, nossa meta como GP tentar deixar esses
valores sempre iguais.
A regra to simples, mas na prtica.... ah a prtica, mais uma
vez a teoria bem diferente na prtica.
Realizado

Planejado
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Siga a estrada de tijolos amarelos

A etapa de Execuo do projeto a mais difcil de todos, nesse
momento que todas as emoes do projeto afloram e que o
mundo se mostra menos cor-de-rosa.
Para que voc tenha o controle da situao, sempre siga sua
estrada de tijolos amarelos que nada mais do que a tua linha
de base. Lute com todo afinco para manter a execuo militar
do teu plano.
Conforme est executando seu projeto basicamente alterando os
campos Trabalho, Durao e % Concluda, seu Project vai
automaticamente criando parmetros de controle para verificar se
voc est de acordo com o seu Planejado.
Um bom controle s poder ser efetuado se o planejamento foi
bem feito, do contrrio ser muito complicado eliminar o
gerundismo do projeto e ter uma viso bem clara da evoluo
fsica e consequentemente financeira.
Para facilitar a vida, sugiro voc configurar alguns indicadores de
controle para acompanhar a evoluo do seu projeto:

SPI Desempenho do Cronograma: Esse indicador servir para voc

acompanhar o prazo do seu projeto e refletir o comportamento
executando no seu cronograma;
CPI Desempenho de Custo: Esse indicador ajudar entender a
performance do Custo do seu Projeto e o valor estimado que voc
gastar at o final do projeto se continuar no mesmo ritmo.

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Com

esses

informaes

dois

indicadores,

relevantes

para

ser
a

possvel

composio

extrair
de

um

vrias
status

consistente, planejamento de aes preventivas e/ou corretivas.

Customizando Indicadores
Para a criao dos indicadores siga os passos abaixo:
1 Passo: Adicione os campos COTA, COTE, CR, Custo e Custo1 no seu
cronograma.
2 Passo: Adicione os campos customizados Custo1, Nmero1 e
Nmero2.
3 Passo: Nos campos customizados voc ir adicionar frmulas de
controle da seguinte forma:
o Com o mouse em cima do campo Nmero1, clique com o boto
direito e selecione o item Campos Personalizados

o Clique no boto Frmula para adicionar a frmula do SPI

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o Adicione a Frmula conforme imagem abaixo

o Clique no boto OK e depois, no item clculo das linhas de

resumo da tarefa e de grupo selecione a opo Usar Frmula.
4 Passo: Seguindo os passos anteriores, no campo Nmero2, adicione
o CPI com a frmula: IIf([Custo1]>0;[CR]/[Custo1];0).
Feito isso, teremos os indicadores configurados para o controle do projeto,
porm, lembre-se que esses indicadores s funcionam se salvar a linha de
base e colocar custo nos recursos.

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Adicionando Semforos
Eu sou uma entusiasta da gesto a vista e sou muito visual, ento para ajudar
a minha anlise eu transformo os indicadores em semforos.
Para criar os semforos, siga os passos abaixo:
1 Passo: Adicione os campos customizados Nmero3 e Nmero4,
esses vo refletir o SPI e o CPI respectivamente;
2 Passo: Da mesma maneira que adicionou a Frmula para o SPI e
CPI, clique no boto frmula e adicione o nmero1, conforme imagem
abaixo:

3 Passo: Aps adicionada a Frmula, selecione o Boto Indicadores

Grficos;
4 Passo: Em indicadores grficos, veremos a tela conforme figura
abaixo para configuramos os Semforos. Neste momento, definimos os
status de projeto atrasado, em dia ou alerta.

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5 Passo: Repita o processo para adicionar o semforo de custo ou CPI

e aps a concluso da operao, veremos nosso cronograma da seguinte
forma:

Para controlar o projeto atravs dos indicadores criados, basta mudar a data
de status, clicando na aba Projeto, cone Informaes do Projeto e coloque
a data que voc quer verificar, conforme imagem abaixo:

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Gesto com um clique

O Project Professional 2013 melhorou muito no quesito relatrios,
e atravs da Aba Relatrios, voc conseguir automaticamente
gerar informaes para acompanhamento do seu projeto

Alm dos relatrios existentes no Project, podemos customizar um

de acordo com nossa necessidade, nos prximos passos, voc
conseguir montar um relatrio que utilizo nos meus projetos
chamados One Page.

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Em relatrio personalizado, selecione Mais Relatrios e depois

selecione Novo Relatrio

Selecionando Novo, voc ter que dar o nome para o seu novo
Relatrio, coloque One Page e clique em OK, com isso, voc ter
acesso a tela de Design de relatrios do Project

Agora vamos clicar no cone Grfico, selecione o tipo Barras e no

cone Tabela, automaticamente o Project vai apresentar as
informaes com alguns dados prontos, provavelmente de trabalho

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Selecionando o Grfico, podemos mudar as informaes de

campos, com o painel Lista de Campos a direita, retire todos os
campos selecionados e v em Nmero, e depois Personalizado e
por fim, selecione o Nmero 1 e Nmero 2, com isso, j ter seus
indicadores em seu relatrio

Depois de selecionado, voc pode clicar nos campos Nmero1 e

Nmero2 clicar em Configurao de Campo para renomear o
Nmero1=SPI e Nmero2=CPI

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Selecionando a Tabela, voc ver a lista de Campos da Tabela, com

isso, o primeiro passo selecionar o Nvel de Estrutura de Tpicos,
conforme figura abaixo, seleciona o nvel 2:

Ainda no painel Lista de Campos, voc seleciona as informaes

que deseja exibir em seu relatrio. Exemplo, selecione os campos,
Nmero1, Nmero2, Nome, Incio, Trmino, %Concluda.

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Com essas informaes voc poder brincar a vontade com a

customizao de relatrio, conforme imagem abaixo:

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