Sentimos como propias las inquietudes de nuestros clientes

Caso:
Organizacin de una empresa de
mantenimiento industrial de nueva
implantacin

 En un negocio que las horas facturadas es la clave, los socios trabajaban sin coordinacin entre ellos
y sin control de produccin de las horas trabajadas

Sntomas y problemtica existente

La Empresa
Es una compaa implantada por socios provenientes de la
quiebra de la empresa donde desarrollaban su trabajo.
Los socios no tenan formacin ni perfil de gestin
Toda la gestin se realizaba manualmente excepto la
contabilizacin bsica de la empresa
Cada uno de ellos gestionaba una parte de clientes, produccin
y control como si fueran tres empresas dentro de la misma como
consecuencia de aplicar el mismo esquema de la empresa anterior.
La produccin de la empresa se diriga a clientes industriales con
buena imagen pero excesivamente localista.
Ninguno de los socios haba desarrollado funciones de gerencia
en la anterior etapa de la empresa.
Era necesario conseguir financiacin para las inversiones
iniciales y compra de la nave.

A pesar de iniciar con una buena facturacin el rendimiento

era muy bajo y las horas de dedicacin exageradas.
La relacin entre los socios no estaba definida de cara a las
funciones de gerencia y decisiones manteniendo un espritu
cooperativista irreal.
Desorganizacin interna y general por replicacin de funciones
y decisiones.
Bajo nivel de ofimtica y automatizacin de procesos
administrativos.
Desconocimiento de los costes reales de produccin y
mrgenes comerciales disponibles.
Poca automatizacin de los procesos de gestin con una gran
ineficiencia.
Desconocimiento del resultado real de la empresa
principalmente por la falta de conocimientos de gestin y
estructuracin contable.
Inexistencia de un control de los parmetros bsicos de
gestin, indicadores horas, ventas, incidencias, etc.
Limitaciones en la produccin para poder incrementar las
ventas si se ampliaban
p
las acciones comerciales.

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 El crecimiento de la empresa implicaba mayor desorden, demasiadas horas extras y desperdiciadas

de trabajo y un mayor riesgo por aumento de costes descontrolado y poco margen ..

Diagnstico de situacin
Se deba implantar un sistema de control de la produccin para
controlar las rdenes de trabajo de principio a fin y conocer el
margen de cada una de ellas.
Se tena que reducir el tiempo administrativo que era exagerado
porque se realizaba todo manualmente y se mantenan
di i t obsoletos
b l t yd
dell ttodo
d iineficientes.
fi i t
procedimientos

Debido a la manualidad de las gestiones no existan

indicadores de gestin objetivos prcticamente de ningn tipo.
El ambiente de trabajo entre socios se estaba deteriorando
por la indefinicin de responsabilidades y funciones de cada
uno.
La descoordinacin impeda conseguir el potencial de
crecimiento de los clientes de la zona.

Deba concretarse el organigrama de la empresa para no repetir

funciones y trabajar coordinadamente.
Era imprescindible implantar un sistema de costes para conocer
los costes por hora fundamentales para la elaboracin de ofertas y
control de al rentabilidad de los proyectos.
Se mantena una estrategia comercial muy localista. Al mismo
tiempo, la capacidad de produccin era muy superior a la realizada
pero crecer implicaba aumentar costes con un margen muy
escaso.
No haba plan estratgico ni objetivos por los que el
funcionamiento era errtico en funcin de decisiones precipitadas y
poco fundamentadas.

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Tras el diagnstico de la situacin se procedi a la ejecucin de planes de accin centrndose en el

organigrama, la eficiencia en produccin y la generacin de informacin de gestin fiable y adecuada

Implantacin del proyecto

Se implant un control de produccin ligado con las ofertas y
pedidos comerciales y la imputacin de las horas y materiales por
orden de trabajo .

Se profesionaliz la operativa estableciendo reuniones

efectivas de seguimiento de los objetivos con las informaciones
obtenidas y sobre todo en el mbito de ventas.

El sistema implantado permiti conocer los costes y mrgenes

de cada oferta y orden de trabajo generada.

Se form al personal de gerencia y principalmente a la nueva

generacin en la operativa profesional, los indicadores de
negocio y en el funcionamiento por objetivos.

Se implant un cuadro de mando que permiti conocer la

situacin de la empresa mensualmente y analizar los indicadores
de gestin bsicos de la empresa.
Se prepar documentacin del plan de viabilidad para la
negociacin bancaria consiguindose la financiacin necesaria
para las inversiones iniciales.
Se implantaron procesos administrativos informatizados y
eliminando los obsoletos y poco eficientes
eficientes.
Se estableci un sistema de costes que permiti implantar un
sistema de elaboracin de ofertas comerciales conociendo el
margen y mejorar la negociacin y el ratio de ofertas ganadas.
Se establecieron objetivos de venta mnimos y los objetivos de
empresa para mejorar el margen.

Se implantaron procedimientos basados en retorno de la

inversin para la realizacin de acciones de marketing y
comerciales y de inversin en maquinaria
maquinaria..
Se control la gestin de tesorera y de cobros de los clientes
en los tres centros de trabajo y la tienda a la vez que se reduca
el trabajo administrativo.
Se integr la informacin comercial con la de produccin de tal
manera que se poda controlar la elaboracin de pedidos de
principio a fin, mejorar los plazos de entrega y la calidad de
servicio al cliente reduciendo el tiempo de gestin.
Se implant un cuadro de mando y se form al personal en el
significado
i ifi d y aplicacin
li
i d
de lla iinformacin
f
i d
de llos iindicadores
di d
que
aparecan a corto medio y largo plazo.
Se implant un sistema seguimiento presupuestario siguiendo
la filosofa de direccin por objetivos aplicada a todos los niveles
p
de la empresa.

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Se consigui un incremento de produccin del 80% reduciendo costes mejorando los tiempo de
proceso

Acciones
1.Produccin
Se implant de un sistema de control de produccin centralizado para todos los usuarios de la empresa.
Se implant
p
la orden de trabajo
j ligada
g
al p
pedido con la informacin comercial suficiente p
para q
que se p
pudieran controlar p
parmetros
de calidad como entrega, retrasos, urgencias, incidencias con alertas visuales en los cambios de estado.
Se definieron los estados y etapas en el proceso de produccin y estado comercial de las ofertas de tal manera que se poda
conocer la situacin de una orden de trabajo en el proceso. En base a los estados de las OT se generaban alarmas para facilitar la
toma de decisiones durante la fabricacin y la gestin comercial.
Esta informacin unificada era el hilo conductor de la gestin de la empresa permitiendo una informacin comn . Todos
compartan la misma informacin y no se utilizaba papeleo redundante. Esto hizo que de no tener ninguna informacin de
produccin se pas a controlar en tiempo real la produccin de la empresa y la gestin comercial.
En base a esta informacin se generaron informes centralizados de gestin de forma automtica tanto para el anlisis como para
la elaboracin de la facturacin .
El control de las horas de produccin identificaba las horas productivas de las no productivas .
En base al estudio de eficiencia en la produccin se realizaron mejoras de beneficios de 30.000 anuales.

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La empresa debe organizarse por reas de responsabilidad y funciones para conseguir la eficiencia y
la adaptacin al mercado con una buena gestin de toma de decisiones

Acciones
2.Organizacin
Se cambi paulatinamente la visin de gestin de la empresa de un grupo de colaboradores a una empresa necesariamente
j
jerarquizada
i d para ser ms
eficaz
fi
y eficiente.
fi i t
Se definieron las funciones concretas de cada uno de los socios y las responsabilidades y atribuciones de cada uno.
Se eliminaron las duplicidades de funciones y de interferencias en la organizacin de los trabajos de produccin.
Se defini un gerente nico entre los socios para mejorar el proceso de toma de decisiones y consecucin de objetivos.
Se evidenci la necesidad de implantacin de procedimientos y de la obligacin de cumplirlos por parte de todo el personal de la
empresa incluidos los socios.
Se establecieron las reuniones de seguimiento de los resultados para la toma de decisiones.
Se centraliz la organizacin de la produccin en una sola persona para mejorar la gestin comercial y aumentar la facturacin.

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Se pas de un proceso manual a la automatizacin de los procesos administrativos y conocer los

resultados mensualmente

Acciones
3.Control de gestin y Costes
Se implant un sistema de control de gestin partiendo de cero que contemplaba el clculo de los costes de mano de obra y
materiales para optimizar las ofertas comerciales.
Se pas de no tener informacin de gestin a conocer el resultado mensualmente y actualizar automticamente los costes de l
unidad de obra.
Se implant un informe mensual con toda la informacin necesaria para la gestin con los indicadores financieros bsicos para
tener una visin a medio plazo de la situacin financiera complementado la rentabilidad de las operaciones.
Esta organizacin e informacin sirvi de base para la formacin y la profesionalizacin de los socios -directores
Se estructuraron las cuentas contables para disponer de una cuenta de resultados mensual y real del negocio.
Se definieron los indicadores principales para la gestin de negocio a corto y medio plazo para ventas, produccin y econmico
financieros:
Punto de equilibrio, ratios de tesorera, liquidez, disponibilidad y endeudamiento
Unidades producidas, en curso, carga de trabajo, retrasos, etc.
El control de gestin llev implcito la mejora de todos los procedimientos administrativos con el objetivo doble de conseguir
informacin adecuada para la gestin a la vez que simplificar las tareas y el tiempo dedicado.

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La mejora de resultados por la intervencin de Iberdac representaron ahorros de costes de 48.000

anuales y mejoras en capacidad de produccin de 300.000 por eficiencia productiva

Resultados obtenidos
A continuacin se presenta un resumen de los impactos econmicos de las mejoras obtenidas con el servicio de Iberdac

Produccin

Aumento del beneficio

f
neto por mejora de la eficiencia
f
en horas
productivas.

30.000 / ao

Comercial

Aumento de beneficio neto por ajustes de tarifas de negociacin

18.000 / ao

Comercial

Aumento de la facturacin hasta 70.000 mensuales

300.000 / ao

Financiero

Consecucin de financiacin para la inversin inicial

200.000

Aparte de estas mejoras cuantitativas hay que considerar las mejoras cualitativas de formacin, cambio de mentalidad de
gestin y gerencia en los socios y la viabilidad de la empresa por la organizacin de las funciones de los socios.

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Iberdac reorganiz la empresa, imlat modelos de negocio aument la eficiencia

Resultados obtenidos
Se pas de realizar los procesos de gestin manualmente en toda la empresa a la informatizacin sencilla pero efectiva del total de
los procesos comerciales, administrativos y de produccin con la introduccin de la informacin prcticamente una nica vez
reduciendo
d i d ell ti
tiempo d
de d
dedicacin
di
i a lla administracin.
d i i t i
Se optimiz la gestin comercial conociendo los mrgenes de cada operacin y mejorando la capacidad de negociacin.
Se clarificaron las responsabilidades de los socios y se cambi la mentalidad para actuar como gestores y gerentes.
Se implant un sistema de control de produccin y ligado a las ventas que mejor la gestin de la empresa y la eficiencia de las
horas de trabajos especialmente de los socios..

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Gracias por su atencin

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