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6pasosparaplanificarproyectosfcilmente|JernimoSnchez|Consultorartesanoenefectividadcentradaenlaspersonas

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Jernimo Snchez

Consultorartesanoenefectividadcentradaenlaspersonas

6 pasos para planificar proyectos fcilmente

Publicado el 26 abr 2010 por Jernimo Snchez

Muchospensamosqueesodegestionarproyectossloesparagentemuyocupada,con
grandesresponsabilidadesyequiposdemuchagenteasucargo.Nonosdamoscuenta
dequehacemosgestindeproyectostodoeltiempo.Desdeorganizarunareunincon
un cliente, hasta cambiarte de casa, tenemos cientos de oportunidades a lo largo del
aoparaaplicarybeneficiarnosdeunagestindeproyectosprofesional.
Lopeordetodoesquemuchosdelosagobiosquesufrimosdaadasoncausadeun
mal enfoque a la hora de aceptar y planificar el trabajo. Aceptamos los encargos y
nos comprometemos a resultados y fechas demasiado rpido, sin pensar
primeroencmolovamosahaceroenlosposiblesriesgosquepuedendaraltrastecon
el proyecto y lo que es peor, con nuestra credibilidad. Por eso, a continuacin os
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presento un sencillo mtodo en 6 pasos que nos ayudar a planificar cualquier

proyecto,grandeopequeo,yaumentarnuestrasprobabilidadesdexito.
Pero antes de empezar, un aviso: no en todos los proyectos se necesita ejecutar los 6
pasosconelmismoniveldedetalle.Noeslomismogestionaruncambiodeoficinao
una boda, que organizar una excursin de fin de semana con tus amigos. El nivel de
complejidad y el grado de tolerancia a lo inesperado son muy diferentes. Antes de
aplicar el mtodo evala el tamao del proyecto, las personas involucradas y el
resultadoquepersigues.
1.Notecomprometas(todava).Estopuedeserdifcilparamuchos,especialmente
siquiensolicitaeltrabajoeseljefe.Perodebesaprenderanodecirsialaprimera.
Mejor di le echar un vistazo y te digo luego o cualquier otra cosa equivalente. Si
sigues los pasos siguientes hasta el final te aseguro que nadie se va a molestar, y tu
profesionalidadycredibilidadnoquedarenentredicho.
2.Estudiaquesloquetehanpedido.Dedica1015minutosaponerporescrito
doscosas:1)Qutienequesucederparadarporterminadoelproyectoy2)Quines
sonlosquetienenalgnintersyquesloqueesperan.
Estesegundopuntopuedesermscomplicadodeloqueparece.Porejemplo,sisetrata
de planificar un anuncio publicitario, tu jefe esperar que se haga rpido y al menor
coste.Perolnoserelnicointeresado.Tambinestarninteresadostuscompaeros
que la imagen mostrada de la empresa sea la de una empresa atractiva en la que
trabajar, tus proveedores que se les pague a tiempo, etc. Todos ellos tienen
expectativas, y debes definirlas desde el principio para que todo el mundo termine
satisfecho.
3. Determina la secuencia de pasos que tienes que dar. Basndote en la lista
anterior,hazahoraunalistadeactividadesentrminosderesultadosintermedios
ofasesquehabrquellevaracabo,hastallegaralresultadofinal.Luegodesglosacada
unadeellasentareasespecficasquesupongan15dasdetrabajo,ounesfuerzode15
personas/da. Por ejemplo, una actividad podra ser disear un borrador del anuncio
para ser aprobado por tu jefe. Las tareas que hay que llevar a cabo para obtener el
borradorpodranserbuscarunaplantilla,hacerunaprimeraredaccin,comprarunao
variasfotografaprofesionalesadecuada,etc.
A la hora de describir las tareas procura ser muy especfico, dando todos los detalles
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que sean necesarios para que no haya dudas sobre cmo debe hacerse estndares,
formatosrequeridos,etc.
Por ltimo, para cada tarea indica la duracin, es decir, cundo esperas empezar y
terminar la tarea. Ten en cuenta que la duracin es diferente del esfuerzo o trabajo.
Mientras que la duracin se expresa en fechas reales de calendario, el esfuerzo no es
ms que la medida de cunto cuesta hacer algo. Por ejemplo, redactar un borrador
puede suponer 4 horas de trabajo, pero si tienes previsto hacer otras actividades, es
probablequetengasqueemplear2horashoyy2horamaanaparaterminarloas,la
duracinser2das,peroelesfuerzootrabajoser4horas.
Dadoqueestsenlafasedeplanificacinyanlisis,puedeshacersuposicionessi
nosabesalgoluegoveremoscmoencajanlassuposicionesenlapropuestafinalque
presentes.
4.Analizaquindebehacerqu.Paracadatareadelalistaanterior,piensaquin
ser el responsable de llevarla a cabo. Esto es fundamental para determinar si faltan
tareasintermediasquenohabascontemplado,yanalizarloquepuedesalirmal,como
veremosacontinuacin.
5.Piensaentodoloquepuedesalirmal.Enfuncindeldesglosedetareasqueya
tienes,revisaunaporunayanotaenunalistaseparadaquesloquepuedesalirmal,y
qupiensashacersisucedeesloquesellamaanlisisderiesgos.
Gestionarlosriesgosimplicadeterminarlaimportanciadelosmismos.Acadaunode
ellosasgnaleunaprobabilidaddequesucedasiendo1lamsbajay3lamsalta,
yunimpactosobreelresultadofinaldenuevo1paraimpactobajoy3paraimpacto
alto. Multiplica ambos valores y obtn la exposicin a dicho riesgo. A mayor
exposicin,msimportanteestenerbiendefinidaslasaccionespreventivas.
Algo que he aprendido con la experiencia es que, en muchas ocasiones, los riesgos
pueden reducirse de forma considerable simplemente dejando colchones de tiempo
entrelasdistintasactividadesalahoradeplanificar.
6. Compromtete a lo que puedes hacer de forma realista. Finalmente, ya
estamos en condiciones de dar una respuesta. En base al desglose de actividades y
tareas,lassuposicionesquehemoshechoylosriesgosquehemosencontramos,podrs
decir a tu jefe: si, lo hago, pero suponiendo que tenga tiempo para X, que tenga Y
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recursoaqu,yfulanitotengalistoZatiempo.
En cualquier caso, con un plan en mano siempre es mucho ms fcil negociar los
tiempos,lasexpectativasyelresultadoqueseesperadenosotros.
Y t, cmo haces para planificar tus proyectos? Echas en falta algo en
estemtodo?Compartetuexperienciaenuncomentario.
ArtculooriginalescritoporJernimoSnchez.SguemeenTwitter.
FotoporcortesadeJamieSRabbitsvaFlickr.

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17 comentarios
Aitor Calero Garca
26 abr 2010 at 2:54 am

MuybuenalistaJero.Comocomentasescomplicadoresistirsealaurgenciade
darplazos,peroesalgofundamental,quizlomsimportanteparanotener
problemasenelfuturo.
Otropuntoimporanteseratratardeanticiparelcierredelproyectoponiendo
unareunindecierreantesdelafechaprevistadefinalizacin.Deestemodo,
sepuedetenerunmargenparacerrarflecosquesiempreexisten.
.=LoltimopublicadoporAitorCaleroGarca:Cambiodeesquemas
mentalessobreelacondicionamientofsico,eldeporteyelpapeldelmsculo
entodoello=.

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Jero Snchez
27 abr 2010 at 4:10 pm

@Aitor:
Buenaporte.Esmuyimportantecerrarcorrectamenteelproyecto,
especialmentesiesunoqueafectaamuchaspartes.Esmuyfcildejar
pasarestepunto,especialmentesieresnovato.Senotaqueyallevas
unoscuntosproyectosatusespaldas

Responder

Vctor Lpez Garca

26 abr 2010 at 6:01 pm

Hola,excelenteJero!Miaporteseraque,siaplica,selleveunregistrodelas
tareasquesehicieronduranteelproyectoycuntoduraron(incluyendolas
dependenciasconterceros).Estoproporcionamejoresbasesparafuturas
planificaciones(yasabes,porejemplo,cuntotiemposetardaenpromedio
fulanitoenterminarZ).
EnlaunivsersidadaprendunatcnicaparaestollamadaProxybased
EstimationsqueseaplicaaldesarrollodeSoftware.Hayunaexplicacin
(realmenteescueta)enWikipedia.Creoquesepodraaplicarcompletamentea
laproductividaddecualquiera.
Saludos!
.=LoltimopublicadoporVctorLpezGarca:Preguntasdesde
Tecnodes.org=.

Responder

Jero Snchez
27 abr 2010 at 4:15 pm

@VctorLpez:
Aunqueelartculosecentraenlaplanificacin,definitivamente
guardarunregistrodecostesyleccionesaprendidasesotrabuena
prcticaenlagestindeproyectos.Sirealizasproyectosdeunmismo
tipodeformaperidica,teneresteregistrotepuedeahorrarmuchos
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disgustos,ytepermitirhacertutrabajoconmsefectividad.

Responder

maescug
27 abr 2010 at 3:47 pm

Tesigodesdeelprincipiodetublog.Medecidoaescribirteparafelicitartepor
tutrabajo.Estaentradamehaservidodemuchaayuda.Lopondrenprctica.
Enhorabuenaportutrabajo.
unsaludodesdeAsturias(Espaa)

Responder

Jero Snchez
27 abr 2010 at 5:00 pm

@maescug:
Muchsimasgraciasportucomentario.Esunplacervercmocadavez
mslectoresannimosseunenalaconversacin.
Bienvenido,ynotengasmiedodeseguirdejandotuscomentarios.
Todostenemosexperienciasquecompartirquepuedenayudaralos
dems

Responder

David R. Jordan
1 may 2010 at 5:00 am

Graciasportusconsejos!Mevienencomoanilloaldedo.Soyconscientedeque
lagestindeproyectosesunodemisaspectosamejorar,peronoconsigo
encontrarunmtodoquemepermitahacerunanlisisyplanificacinrpiday
sencilla.Enelentornoquememuevosepidenrespuestassinoinmediatass
rpidas,yamenudocomoelerrorquecomentas:mecomprometo
prematuramente.
DesdeelveranopasadovengoaprendiendoydesarrollandoelmtodoGTD.
Conlheconseguidoorganizarmemitrabajodiarioeliminandoestrs,pero
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annoheconseguidomejorarenlagestindeproyectos.
Conocsalgunaherramientasencillaquemepuedaayudarahacerelestudio
yplanificacindelproyecto?Hepensadoenhacerloconunaplantillatipo
mindmapyaenalgunaocasinheutilizadolosmindmapsparaorganizary
planificarymehasidotil.Peronometerminadeconvencerporlaescasa
explotacindelainformacinquepuedohaceraposteriori.
Algnconsejo?Graciasportuayuda.Tesigoleyendo
.=LoltimopublicadoporDavidR.Jordan:Jerezymisseales=.

Responder

Jero Snchez
4 may 2010 at 7:41 am

@David:
Noconozconingunaherramientaperse.Comoparamuchasotras
cosas,alprincipioutilizabaunasencillalistadecomprobacin.Ahora
yanolautilizo,pueslospasossonpocosymuyconocidos.Sinecesitas
presentarformalmentetuspropuestas,terecomiendoquehagasuna
plantillaenWordlistaparallenarlaconlosdatosbsicosdetu
anlisis.Esodeberasersuficiente.
Esperohaberteayudado,aunquequizotroslectorestepuedandar
otrasideas.Alguienseanima?

Responder

David R. Jordan
9 may 2010 at 1:12 am

GraciasJero.Perdonalatardanza,peromefallcocommentynohaba
registradoestehiloparaseguirlo.
Meparecebuenaideacrearmeunchecklist.Empezarporah.Detodas
formas,siteenterasdealgunaappsencillita,please,comentaloporaqu.
Siguefuerte!Unsaludo.
.=LoltimopublicadoporDavidR.Jordan:Jerezymisseales=.

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Amleth G.
18 sep 2012 at 6:12 pm

Definitivamenteunbuenaporte,aunquetengoalgodeexperienciasiempre
deseotenerunaguarpidaparapasarlaamisamigosyconoceralgonuevo.
MIAPORTEconsisteenutilizarherramientascomoelmicrosoftprojectpara
describirlasactividadesyrealizarenGanttyWBSparaeldesglosedelas
mismas,locualtambinnosayudaacolocarcostos,fechasetc.Ylomejor
podemosconectarlosdosprogramasparausoparalelo.

Responder

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personal

EDWIN SOTO
27 mar 2014 at 5:34 am

BUENAONDAMICOMPAMEAYUDASTESBASTANTEPERODESPUESDE
LEERESTOPASOLASNOCHESYATARDEPARATERMINARTAREASY
PROYECTOSPARAMIESTUDIOGRACIASBUENAONDA

Responder

pepe
29 abr 2014 at 4:39 pm

Muybueno!Sobretodoelcontrolderiesgosyloscolchonesvoyaaplicarloa
miproximoplan!

Responder

Albert Garriga
17 ago 2014 at 8:41 am

Buenartculosobreplanificacindeproyectos.
Osdejounenlaceaunaseriedeartculosquetratandeestemismotema,yque
complementanlodichoaqu.
http://recursosenprojectmanagement.com/category/gestiondelconograma/
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Pingback: Principio Mdulo IV | Editorial y Multimedia

Albert Garriga
18 oct 2014 at 11:10 am

Unaspectoimportanteparaplanificarproyectosespodersepararlastareas
importantesdelasqueno,detalformaquesepuedantratardeformadiferente
susriesgos
http://recursosenprojectmanagement.com/laholguradeunatarea/

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delagado arevalo dialene

7 jul 2015 at 11:56 pm

esmuyimportanteestetemalacualnosayudaamejorarcadadiamas
nuestrosconocimientossolorequieredeesfuerzoyresponsabilidad

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