Taller

de Economa y Administracin
2 1 Turno Maana

Documentos Comerciales
Los documentos comerciales son los comprobantes o constancias
escritas de las operaciones comerciales realizadas por una empresa.
Funciones de los documentos comerciales.
(a) Funcin Contable
dejan constancia escrita de las operaciones realizadas;
respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad (Fuente de
Registracin).
(b) Funcin Jurdica
son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente (precisan la relacin
jurdica entre las partes).
(c) Funcin de Control
individualiza a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo
responsabilidades.
(d) Funcin Impositiva
los comprobantes respaldan lo registrado en los libros de comercio obligatorios y lo
manifestado en las declaraciones juradas, tambin facilitan la fiscalizacin que se realiza
mediante las inspecciones.
Conservacin y archivo de la documentacin

las personas deben guardar el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que
realiza;
deben ser contabilizados, es decir registrados en los libros de comercio y luego archivados por
orden de emisin;
por ley, deben ser conservados durante 10 aos, a partir de la fecha de emisin.

Clasificacin

Comprobantes Internos: Documentos emitidos por la empresa y su circulacin es interna

(dentro de la empresa). Son soportes de informacin de uso interno que eventualmente puede
utilizarse para brindar algn tipo de informacin hacia el exterior de la empresa.

Comprobantes Externos: La mayor parte de este tipo de documentacin debe responder a la

legislacin vigente y debe adaptarse a los cambios exigidos en ella

Taller de Economa y Administracin

2 1 Turno Maana

Qu operaciones puede realizar una empresa?

Las principales son: comprar, vender, pagar y cobrar; pero puede realizar otras como fabricar e
invertir.
En tu vida diaria habrs observado que si comprs es porque alguien te vende, si pags es porque otra
persona cobra.
Y siempre que una de estas operaciones se produce recibs, o deberas recibir, un comprobante,
mientras que la otra persona conserva un ejemplar del mismo.
Entonces, podemos deducir que un mismo comprobante respalda dos operaciones distintas segn quin
lo confecciona y quin lo recibe.
Por tanto, en cada transaccin comercial intervienen dos partes, la que "
compra"(deudor) y la que
vende"(acreedor). Cada una de estas partes tiene que tener un comprobante que respalde la
"
operacin efectuada.
Partes de un documentos comercial

Taller de Economa y Administracin

2 1 Turno Maana

Secuencia de utilizacin de Documentos Comerciales en una Compra-Venta

Emite
Recibe

Recibe

Recibe

Recibe
Emite
Emite
Recibe

Vendedor

Comprador

Recibe

ORDEN DE COMPRA
Para solicitar mercaderas.
REMITO
Conjuntamente con las mercaderas solicitadas.
FACTURA O TICKETS
En la que el vendedor comunica importe y detalle de la compra
NOTA DE DBITO
En la que el vendedor le comunica que ha cargado o debitado un importe en
su cuenta, aumentando su deuda.
NOTA DE CRDITO
En la que el vendedor le comunica que ha descargado o acreditado un
importe en su cuenta, disminuyendo su deuda.
RECIBO
En el que el vendedor certifica el pago total o parcial de lo adeudado.
PAGAR
Haciendo una promesa de pago a una fecha determinada o cierta.
CHEQUE
Ordenando al banco librado el pago de una suma de dinero.
RESUMEN DE CUENTA
En la que el vendedor detalla los movimientos de la cuenta corriente
(compras, pagos, etc.) y el saldo adeudado.