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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

LA DOCUMENTACIN MERCANTIL COMO

DOCUMENTOS FUENTE DEL PROCESO CONTABLE

Equipo

: BANCES GARCA ASTRID

CRUZ TAFUR JACKELINE
DAMIAN EVELYN
HERRERA YESICA

Docente

: C.P.C. LUPE DEL CARMEN CACHAY SANCHEZ

Chiclayo Per
2015
Introduccin

El presente trabajo de investigacin que daremos a conocer es la

Documentacin Mercantil, documentos muy tiles y aplicables a las
operaciones mercantiles, debido a la complejidad de las actividades
econmicas han hecho que los simples acuerdos verbales queden
obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.
Hoy en da el mundo de los negocios exige que cualquier paso que se d
en el campo mercantil se sustente a travs de documentos con firmas de
funcionarios calificados de la empresa, notarios, garantes, etc, que
respaldan las transacciones econmicas y financieras.
Al trmino del presente trabajo, comprenderemos la aplicacin de cada
uno de los documentos, puesto que cada documento es diferente uno de
otro por lo tanto tenemos que saber diferenciarlo y aplicarlo de acuerdo a
la operacin que realiza la empresa.
Para ello hemos estructurado el trabajo en concepto de documentacin
mercantil, importancia, funciones, clasificacin y por ltimo plasmaremos
nuestras conclusiones y la bibliografa utilizada para culminar la presente
investigacin.
Esperamos captar la atencin de todos nuestros compaeros y lectores
en general.

CAPITULO I
LA DOCUMENTACIN MERCANTIL
1.1.

CONCEPTO

Segn Maldonado, R. (2007)1, Un documento mercantil es toda

constancia escrita sobre diferentes actividades comerciales, de
transacciones y/o compromisos contrados entre dos o ms partes,
sean stas naturales o jurdicas.
Es decir, estos documentos mercantiles son ttulos, efectos,
recibos, facturas, notas de dbito y crdito, planillas de sueldos,
vales de mercaderas, etc. los cuales sirven para legitimar el
ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones
mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Por tanto, estos documentos mercantiles se concentran en el
Departamento

de

Contabilidad,

donde

el

profesional

en

Contabilidad obtiene los datos necesarios para procesar las

cuentas y efectuar los asientos contables en los respectivos
comprobantes.
Como podemos ver la documentacin mercantil es importante
porque permite avalar una determinada relacin comercial, debido
a que los documentos mercantiles a utilizarse darn fe de la
actividad comercial y servirn para asentar dichas operaciones en
registros especiales y su posterior control por parte de la
contabilidad.
1.2.

MISIN
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma
importancia ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica
entre las partes que intervienen en una determinada operacin 2.

Constituyen un medio de prueba para demostrar la

realizacin de los actos de comercio.

1 Maldonado, R. (2007). Estudios de la Contabilidad General. Venezuela.

2 Diplomado de Auditora General. Manuales de Autoestudio. CECOFIS.
Tomo I.

Constituyen tambin el elemento fundamental para la

contabilizacin de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la

empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos
de contabilidad.

Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden

no solamente los papeles revestidos de caractersticas formales,
sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como
ocurrira en ltimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envan al rea de Contabilidad
donde los profesionales en contabilidad toman de ellos los datos
necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms
grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de
documentos3.
Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos,
habr en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los
distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto nmero
de compradores estar adquiriendo mercancas del mercado local,
nacional o internacional.
En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero
en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y
luego se enva a depositar al banco; a su vez se hacen
desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose de
una organizacin de la clase que ha descrito, sera imposible que
llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de
documentos de naturaleza mercantil.
1.3.

Importancia de la Documentacin Mercantil

3 Suarez M. & Mujica, D. (1999). Nociones bsicas de Contabilidad. 7

grado de Educacin Bsica. I.U.P.E.B. 11 edicin. Caracas.

Paucar, M. & Rodrguez A. (2011) 4 en su Tesis de Grado:

Aplicacin de las TIC para mejorar la enseanza aprendizaje de
los documentos mercantiles, establece que la importancia de la
documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales
de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo
y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las
operaciones mercantiles.
An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre
dependencias de una misma empresa constituyen elementos
probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas,
identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma
o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
departamento de compras, haciendo mencin de la fecha y nmero
de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera
recibido dentro del plazo establecido.
1.4.

Aspectos legales
El comprobante de pago es el documento que acredita la
transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de
servicios.
Para ser considerado como tal debe ser emitido y/o impreso
conforme a las normas del Reglamento de Comprobantes de Pago
(Resolucin de Superintendencia N 007-99-SUNAT).5
Los documentos debern estar reglamentados por:

Decreto Ley N 25632 Ley de Comprobantes de Pago

(24/07/92)

4 Paucar, M. & Rodrguez A. (2011) Tesis Aplicacin de las TIC para

mejorar la enseanza aprendizaje de los documentos mercantiles.
Universidad Tcnica del Norte. Ibarra Ecuador.
5 Resolucin de Superintendencia N 007-99-SUNAT.

R. Sup. N 007-97/SUANT 24-01-99 y sus modificatorias.

Reglamento de Comprobantes de Pago.

1.5.

Clases de Documentos Mercantiles6

Existen diferentes clases de documentacin mercantil, partiendo de
la idea que es toda constancia escrita de una transaccin comercial
se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de

contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Tomando en cuenta el segundo uso, podemos observar que los

libros de contabilidad son tan slo un medio de prueba y en ciertos
casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un
fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
1.5.1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos
que se pueden negociar a travs de endosos, descuentos en
una entidad financiera antes de su vencimiento.
1.5.2. Documentos

no

Negociables. Son

todos

aquellos

documentos que sirven de base para los registros en los

libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas
desde el punto de vista legal.

6 Brito, J. (2006). Contabilidad bsica e intermedia Vol. I y II. Caracas.

Figura 01
Fuente: Brito, J. (2006). Contabilidad bsica e intermedia Vol. I y II. Caracas

A continuacin hablaremos de cada uno de los documentos

mercantiles, considerados en el la figura 01.
a) LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por
una persona natural o jurdica dirigida a otra persona tambin
natural o jurdica, con el objeto de exigir que sta efectu el pago
de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o
determinable.
Caractersticas de la letra de cambio:

Representa una orden de pago.

En su emisin intervienen generalmente tres personas (librador,

librado y beneficiario).

Nmero de letras de cambio: es el nmero de la letra a cancelar

y total de letras firmadas.

Lugar, da, mes y ao en que se emite la letra de cambio.

Cantidad en nmero.

Lugar, da, mes y ao en que se debe pagarse la letra de

cambio (fecha de vencimiento).

Orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero.

Modalidad de giro de Letra de Cambio

Las modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se
practique

la

contabilidad,

pero

los

principios

siguen

las

modalidades de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta

presentar el mismo da de su giro o cualquier otro da para
exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta prctica.

A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de

que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de
aceptacin de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el
aceptante y firmado el compromiso de pagara.

A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de

vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue
girada. En este caso se cuentan los das conforme al ao civil,
es decir computando los das que tiene cada mes.

A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago

en la letra de cambio.

b) EL PAGAR
El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una
suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este
documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan
efectuar el pago.
Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede
ser elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de
firmas y rbricas antes o despus de la transaccin.

El pagar se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.

No pueden ser girado a la vista sino:

o

A das o meses fecha.

A fecha fija.

Los pagars pueden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado
solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de
la obligacin a la fecha de vencimiento.
2. Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que
cuando existe la garanta de otra persona quien en forma
solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la
obligacin en la fecha de vencimiento en caso del
incumplimiento por parte del deudor.
3. Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la
deuda con una prenda que puede ser vehculos, joyas,
ttulos de propiedad, etc.
4. Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado
en casos de que exista una garanta hipotecaria como un
bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el
remate del bien para recuperar el valor de crdito si no fue
satisfecha la obligacin en la fecha de vencimiento.
5. Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la
combinacin de las garantas mencionadas. Como por
ejemplo: el crdito se otorgue con garantas personales y
prendarias.
c) EL CHEQUE

10

El cheque es una orden de pago con una determinada suma de

dinero, debe ser pagado contra presentacin del cheque en cajas
de Bancos.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista
retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos
depositados en poder del librado o Banco.

Caractersticas del Cheque

El cheque presenta las siguientes caractersticas:

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe

tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o
haber recibido de ste autorizacin para girar cheques en virtud
de una apertura de crdito.

El cheque se puede girar por dos modalidades:

o

Al portador.

Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o

jurdica.

d) EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona
acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de
dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
Existen varios tipos de recibos, entre las ms importantes tenemos
los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso.

Recibo de Caja de Egreso.

Recibo de Alquiler.

Recibo de Depsito en cuenta corriente.

Recibo de Depsitos en garanta.

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Recibo de Depsitos en custodia.

Recibo de Depsito a plazo fijo.

Recibo de Depsito judicial.

e) LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que
otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y
servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y
condiciones. La factura representa para el adquiriente la prueba de
propiedad de los bienes o servicios comprados, desde el punto de
vista contable esto permite:

Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la

constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.

Establecer la causa de un desembolso de efectivo o

cheque que respalda el nacimiento de una obligacin, para
el comprador.

Se utiliza para fines estadsticos y para el control del

movimiento de las mercaderas y cuentas por cobrar.

Casos en los cuales se emitirn facturas:7

En las operaciones entre empresas o personas que necesitan

acreditar costo o gasto para efecto tributario, sustentar el pago
del IGV por la operacin efectuada y poder ejercer, de esta
manera, el derecho al crdito fiscal.

En operaciones con sujetos del Nuevo Rgimen nico

Simplificado

En la operaciones de exportacin.

7 http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?
option=com_content&id=1828:factura-&Itemid=424

12

En los servicios de comisin mercantil prestados a sujetos no

domiciliados, conforme los incisos e) y g) del artculo 4 del
Reglamento de Comprobantes de Pago.

f) RECIBO POR HONORARIOS:

Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce
una profesin u oficio. Dicho documento es utilizado para sustentar
gastos y costos para efectos tributarios, ejemplo: mdicos,
abogados, electricistas, gasfiteros, etc. siempre y cuando no estn
asociados en sociedades civiles u otros. Este documento rige
tambin cuando el servicio es gratuito. Las retenciones respectivas
son el 10% de Impuesto a la Renta.
Casos en los cuales se emitirn recibos por honorarios: 8

Por la prestacin de servicios a travs del ejercicio individual de

cualquier profesin, arte, ciencia u oficio.

Por todo servicio que genere rentas de cuarta categora, salvo

los casos en que exista excepcin de emitir el recibo por
honorarios.

g) BOLETA DE VENTA:
Documento otorgado a consumidores finales en ella se consigna el
valor de la venta mas no se detalla el I.G.V. No otorgan derecho a
crdito fiscal, ni pueden ser utilizados para sustentar gasto y costo,
salvo el 6% del total de los comprobantes de pago anotados en el
registro de compras que otorgan el derecho a deducir costo y
gasto.

http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1831:recibopor-honorarios-&catid=251:tipos-de-comprobantes-de-pago-&Itemid=424

13

Casos en los cuales se emitirn Boletas de Venta: 9

En las operaciones con consumidores o usuarios finales.

En operaciones realizadas por los sujetos del Nuevo Rgimen

nico Simplificado, incluso en las de exportacin que puedan
efectuar dichos sujetos.

Las boletas de venta no permitirn ejercer derecho al crdito fiscal

ni podrn sustentar costo y gasto para efecto tributario, salvo en los
casos que la Ley lo permita y se debe identificar al adquiriente o
usuario con su Nmero de RUC, as como sus apellidos y nombres
o razn social.
h) LIQUIDACIN DE COMPRA
Es un documento emitido por el comprador, su empleo se permite
nicamente cuando el vendedor es una persona natural productora
y/o acopiadora de productos primarios derivados de actividades
como: agricultura, pesca artesanal, artesana, etc.
Cuando el vendedor no puede otorgar comprobantes de pago por
carecer de RUC entonces el comprador emite una liquidacin de
compra. Permite ejercer el derecho a crdito fiscal siempre que el
I.G.V. se haya pagado. Son documentos que pueden sustentar
gasto y costo para efectos tributarios.
Casos en los que se emitirn Liquidacin de Compra:10

Sern emitidas por las personas naturales y jurdicas por las

adquisiciones que efecten a personas naturales productoras
y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la
actividad agropecuaria, pesca artesanal y extraccin de

http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1829:boleta-deventa-&catid=251:tipos-de-comprobantes-de-pago-&Itemid=424

10 www.sunat.gob.pe

14

madera, de productos silvestres, minera aurfera artesanal,

artesana, desperdicios y desechos metlicos, desechos de
papel y desperdicios de caucho, siempre que estas personas no
otorguen comprobantes de pago por carecer de nmero de
RUC.
Podrn ser empleadas para sustentar gasto o costo para efecto
tributario. Asimismo es preciso sealar que permitirn ejercer el
derecho al crdito fiscal y debe considerarse que el impuesto
deber ser retenido y pagado por el comprador, quien queda
designado como agente de retencin.
i) TICKETS O CINTAS DE MAQUINAS REGISTRADORAS
Son documentos admitidos como comprobantes de pago, en
operaciones finales cuando el comprador necesite utilizar el crdito
fiscal, ser necesario identificarlo, registrando el N o de RUC y el
I.G.V. que afecta a la compra. Los vendedores debern efectuar
una liquidacin diaria de las operaciones realizadas por cada
mquina registradora.
Casos en los cuales se emitirn tickets o cinta emitida por
mquina registradora:11

En las operaciones con consumidores finales, en este caso no

se tendr derecho a ejercer crdito fiscal ni sustentar gasto o
costo para efecto tributario.

En operaciones realizadas por los sujetos del Rgimen nico

Simplificado

Estos comprobantes permitirn ejercer el derecho al crdito

fiscal, sustentar gasto o costo para efecto tributario, siempre
que contengan:

11 www.sunat.gob.pe

15

El nmero de RUC, apellidos y nombres o denominacin o

razn social del adquiriente o usuario

Se emitan como mnimo en original y una copia adems de la

cinta testigo.

Se discrimine el monto del impuesto.

j) GUIAS DE REMISIN
Documento que se utiliza para comprobar el traslado del bien con
motivo de su compra o venta y prestacin de servicios que
involucren o no transformacin de bienes.
Cuando las personas poseedoras de bienes, no tienen el RUC. o
pertenecen al Rgimen nico Simplificado, pero desean trasladar
sus recursos materiales de un lugar a otro, en estos casos es el
transportista quien emite la Gua de Remisin.
k) NOTA DE ABONO O CREDITO:
Es un documento que emiten las empresas vendedoras para
indicarle al titular (adquiriente o usuario) que se le ha concedido un
beneficio como: descuentos, rebajas, devoluciones, anulaciones,
etc. Slo podrn ser emitidas para modificar comprobantes de pago
otorgados con anterioridad.
En caso de descuentos o bonificaciones slo podrn modificar
comprobantes de pago que den derecho a crdito fiscal o crdito
deducible o sustenten costo o gasto para efectos tributarios.
l) NOTA DE CARGO O DEBITO:
Es un documento emitido por las empresas vendedoras para
indicarle al titular (adquirente o usuario) que se le ha cargado a su
cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes,
moras, devoluciones, etc. Siempre y cuando se haya emitido un
comprobante de pago anteriormente.

16

Excepcionalmente el adquirente o usuario podr emitir una Nota de

Dbito

como

impuestas

documento

por

sustentatorio

incumplimiento

de

contractual

las
del

penalidades
proveedor

(vendedor), tal como se manifiesta en el siguiente ejercicio prctico.

CAPTULO II
LA DOCUMENTACIN MERCANTIL COMO DOCUMENTOS FUENTE
DEL PROCESO CONTABLE
Como hemos visto en el captulo anterior, todo lo relacionado a la
documentacin mercantil, ahora daremos a conocer como esos
documentos son necesarios e importantes en el proceso contable.
2.1. LA CONTABILIDAD
La Contabilidad es la disciplina que trata del estudio econmico y
financiero que permite evaluar la gestin administrativa y financiera de
una empresa, es decir es el medio para ordenar todas las
operaciones a travs del proceso contable.
La finalidad de la contabilidad es suministrar informacin en un
momento dado y de los resultados obtenidos durante un perodo de
tiempo, que resulta de utilidad a los usuarios en la toma de sus
decisiones, tanto para el control de la gestin pasada, como para las
estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de
racionalidad y eficiencia para su beneficio.
2.2. PROCESO CONTABLE
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de
registros que va desde los documentos fuente para realizar el registro
inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales.
Adems de registrar las transacciones conforme van ocurriendo, el
ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones.

17

El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos de la

contabilidad que se repiten en cada perodo contable, durante la vida
de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones siempre
que cuenten con un respaldo es decir con algn documento, contina
con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro
mayor, la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de
trabajo, los estados financieros.
2.3. DOCUMENTOS FUENTE
Los documentos fuente sirven como respaldo o soporte de cada una
de las transacciones que se llevan a cabo dentro de una empresa.
Estos documentos son:

Factura

Cheque

Crdito: Recibo

Ticket

Nota de dbito

Recibo

Nota de crdito

Pagar

Resumen de cuenta

Cheque

Pagar

Nota

Nota de pedido o de
compra

Bancaria

de

Crdito

2.4. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

EN EL PROCESO CONTABLE
Hoy en da no se puede realizar una transaccin mercantil sin

que esta no est reflejada en un pacto por escrito o como los

conocemos un documento mercantil ya que este documento es el
nico respaldo que puede asegurar que nuestra transaccin
mercantil fue llevada a cabo.
Antes los acuerdos o transacciones eran selladas por medio de

un pacto verbal pero esto no era tan seguro, en cambio cuando se

crearon los documentos mercantiles estos acuerdos se volvieron
totalmente seguros ya que ahora estaba el documento escrito como
respaldo de que esa transaccin existi.
En fin estos documentos son tan importantes que se han creado

normas especficas y leyes para su manejo.

CONCLUSIONES

Al trmino de la presente investigacin se puede decir que:

Documentacin

mercantil

es

toda

constancia

escrita

de

una

transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse

para:

Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Los documentos mercantiles son vitales para realizar una transaccin

comercial ya que sin esto documento no habra respaldo o un
comprobante de que la transaccin fue realizada, son tan importantes

que tienen sus normas de uso y su desacato termina en sancin, es

decir, todas las personas que realizan transacciones comerciales
deben de manejar los documentos mercantiles ya que si ellos su
transaccin seria nula.

Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben

ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que
cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con
los documentos pertinentes para cada una de ellas.

BIBLIOGRAFA

Brito, J. (2006). Contabilidad bsica e intermedia Vol. I y II.

Caracas.

Diplomado de Auditora General. Manuales de Autoestudio.

CECOFIS. Tomo I.

http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?
option=com_content&id=1828:factura-&Itemid=424. Recuperado el
24 de noviembre del 2015

http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?
option=com_content&view=article&id=1831:recibo-por-honorarios&catid=251:tipos-de-comprobantes-de-pago-&Itemid=424.
Recuperado el 24 de noviembre del 2015

http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?
option=com_content&view=article&id=1829:boleta-de-venta&catid=251:tipos-de-comprobantes-de-pago-&Itemid=424.
Recuperado el 24 de noviembre del 2015

Maldonado, R. (2007). Estudios de la Contabilidad General.

Venezuela.

Paucar, M. & Rodrguez A. (2011) Tesis para optar el ttulo de

Licenciada en Educacin: Aplicacin de las TIC para mejorar la
enseanza aprendizaje de los documentos mercantiles,
Universidad Tcnica del Norte, Facultad de Educacin Ciencia y
Tecnologa. Ibarra Ecuador.
Resolucin de Superintendencia N 007-99-SUNAT.

Suarez M. & Mujica, D. (1999).

Nociones bsicas de
Contabilidad. 7 grado de Educacin Bsica. I.U.P.E.B. 11
edicin. Caracas
www.sunat.gob.pe