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PERFUMES
INTRODUCCIN
Las empresas de diferentes tamaos o negocios cuentan con algn tipo de sistema
de informacin que les permita tener informacin rpida, organizada y actualizada
con la cual pueden hacer seguimientos con respecto a algo, tener informacin a la
mano, tomar decisiones, tener control sobre sta y lograr mayor asistencia tanto al
personal interno como a los clientes externos.
La informacin debe ser bien administrada, pues de esta manera las empresas
lograran ser ms competitivos.
A travs de una correcta planeacin, diseo, construccin, desarrollo e
implementacin y teniendo en cuenta los recursos necesarios humanos, financieros
e infraestructura fsica, para llevar a cabo un sistema de informacin determinado,
estos pasos son fundamentales pues as se identificarn a tiempo correctivos
necesarios, se tomaran las decisiones adecuadas y se cumplirn los objetivos
propuestos para lo cual se cre, pues el sistema de informacin escogido debe
adecuarse y satisfacer las necesidades para lo cual fue generado.
Es importante segn lo anterior, conocer los pasos necesarios para desarrollar un
sistema de informacin en cualquier tipo de empresa y que este sea exitoso.
En este trabajo se ilustrara un sistema de informacin utilizaremos Microsoft
Access el cual es un sistema de gestin de bases de datos relacionales para
los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado y orientado para ser usado
en un entorno personal o en pequeas organizaciones. Se realizar una base de
datos, CATALOGO Y REGISTRO DE CLIENTES PARA NEGOCIO DE VENTA DE
PERFUMES, dedicado a la comercializacin al por mayor y al por menor de extracto
de perfumes importados, recientemente se est constituyendo con el propsito de
darse a conocer a sus clientes.
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICOS
Obtener informes sobre las prximas fechas de entrega de pedidos, perfumes por
aromas, por casas y las ventas.
ANLISIS PRELIMINAR
PARFUM L'AMOUR, es una negocio dedicado a la venta y comercializacin al por
mayor y al por menor de extracto de perfumes importados, recientemente se est
constituyendo con el propsito de darse a conocer a sus clientes, pero cuenta con la
dificultad de no contar con un catalogo el cual le permita organizar y clasificar
informacin correspondiente a los perfumes que estn a la venta y registrar pedidos,
clientes, nuevos productos etc. con el fin de generar listados, consultas e informes
que permitan visualizar las referencias por gnero, por familias olfativas, por casas,
listado de clientes, y poder obtener informaciones tales como conocer las fragancias
vendidas y que la informacin de los productos sea clara y concreta para los
vendedores actuales o los futuros.
Las reas mas afectadas con la implementacin del catalogo sern comercializacin
y ventas, por lo que los usuarios de ambos departamentos recibirn la capacitacin;
adicional a lo anterior es importante sealar que los usuarios con antelacin ya se les
ETAPA DE DISEO
Nuestro objetivo es crear una base de datos en forma de catalogo, que nos permita
obtener la informacin relacionada con los perfumes, las casas a las cuales
pertenece la fragancia y los clientes que atendemos y que a su vez nos arroje datos
sencillos sobre las cantidades vendidas e ingresos aproximados, de una manera ms
confiable y precisa.
Para lograr esto, diseamos un diagrama de entidad relacin, con el objetivo de
tener una visin global de las tablas, los campos, y las relaciones necesarias para
crear la base de datos.
La idea es que podamos plasmar todo aquello que necesitamos de una manera ms
sencilla para poder contemplar de manera general, incluyendo lo correspondiente a
la informacin que queremos que el sistema de informacin nos arroje, como por
ejemplo las consultas e informes.
CONSTRUCCIN
Una vez tenemos claramente definidos cuales van a ser nuestras entidades, cules
son sus atributos y cmo se encuentran vinculadas, pasamos a crearlas en el
programa que para esta ocasin es Microsoft Access; recordemos que en esta etapa
debemos tener claramente definidos todos los requerimientos con los cuales se va a
configurar la base de datos.
1. Creacin de tablas y Relaciones:
Como primer paso, debemos crear en Microsoft Access las tablas correspondientes a
cada entidad (perfume, cliente, casa, aroma, pedidos, gnero) con sus respectivos
atributos, es decir, cada una de las propiedades o caractersticas descriptivas de las
entidades (nombre, apellido, aroma, gnero, cantidad, etc.).
Luego, es necesario hacer la relacin entre las diferentes entidades para que una
vez alimentada de informacin, podamos realizar las consultas e informes que
deseamos obtener.
Tambin es importante cada tabla posea una llave, la cual es la que nos va a
identificar y enlazar con las dems tablas.
Una vez tenemos relacionadas las tablas, podemos empezar a construir los
formularios de ingresos de datos. Aunque la informacin de los campos puede ser
ingresada directamente en las tablas, nosotros construiremos los formularios de
ingreso de datos con el fin de hacer del proceso de ingreso de datos ms amigable,
adems, estos formularios nos ayudan a disminuir los errores que se cometen en el
momento de la alimentacin de la base.
A continuacin construimos un formulario que contiene todos los datos de la tabla a
la cual necesitamos ingresarle la informacin; durante su diseo le incorporamos los
objetos que queremos que aparezcan en l, para nuestro formulario de ingreso de
perfumes incluimos un icono de imagen, que nos permite incluir una fotografa del
perfume.
Este es el diseo que hemos realizado para el ingreso de los datos de los perfumes,
cabe anotar que en nuestro caso el primer formulario que creamos es el de las
casas, puesto que cuando ingresamos los datos del perfume, debemos exportar los
datos de la casa a la cual pertenecen, de la tabla de casas. De igual manera
creamos una llamada clientes, para el ingreso de datos de nuestros clientes.
3. Creacin de consultas:
La consulta es un aspecto muy importante de las bases de datos, porque nos permite
extraer la informacin que requerimos de una manera mucho ms fcil y ordenada.
Para disear y construir las consultas, utilizamos las herramientas que Access nos
ofrece, es decir utilizamos las funciones y operaciones matemticas que permiten
extraer la informacin solicitada.
4. Creacin de informes:
Otra ventaja que tenemos con esta herramienta es que podemos crear informes que
nos permiten obtener otro tipo de informacin que resulta de vital importancia para
nuestro catlogo; hemos diseado y construido cuatro tipo de informes. Veamos:
Pedidos por fecha de entrega: En este informe encontramos todos los pedidos
de los clientes, que han sido entregados en una fecha especfica; tambin nos
muestran el nombre del perfume, la cantidad y el precio.
Perfumes por aromas: Al digitar un aroma especfico, el informe nos arroja el
nombre de todos aquellos perfumes que contienen el aroma y los totaliza.
Perfumes por casas: Al ingresar el nombre de la casa, el informe nos arroja la
cantidad y el nombre de los perfumes con los que cuenta.
Venta por perfume: Este informe es tal vez uno de los ms completos, ya que
al consultarlo nos arroja no solo las unidades y el valor total de las ventas,
sino tambin las onzas, la cantidad de pedidos, el precio por unidad y el
nombre del perfume.
Estos informes son de gran utilidad porque ayudan a obtener de manera eficaz la
informacin que se requiere desde una base de datos, es decir que, este mdulo de
Access permite automatizar el desarrollo de documentos a partir de bases de datos.
IMPLEMENTACIN
Implementacin es igual que manos a la obra, es un proceso amplio que abarca todo
el sistema de informacin.
Para poder implementar esta base de datos, no es necesario un potente software ni
una gran infraestructura fsica; pero si es necesario que se posean los conocimientos
bsicos tanto del producto como del manejo de la herramienta, en nuestro caso
Microsoft Access.
Por lo anterior, es necesario que los usuarios encargados del ingreso de los datos
sean personas que posean conocimientos de los perfumes (marcas, fragancias,
casas) para evitar que se cometan errores en el momentos de alimentar la base de
datos; es decir que, los usuarios encargados del manejo de la herramienta se deben
capacitar en el funcionamiento de la misma para hacerlo de manera eficiente.
Adems de la capacitacin, es necesario realizar la instalacin de la aplicacin en los
equipos de las personas responsables de su ejecucin y mantenerlos siempre al da.
Como podemos ver, esta casa posee 7 perfumes de los cuales 2 son florales, 2
orientales, 1 es ctrico y 2 son fougere.
Adems de la informacin correcta, la revisin durante la implementacin tambin es
necesaria para determinar si se cumpli con el objetivo, si el nivel de desempeo de
los usuarios ha mejorado y es ms eficiente; o tambin es una valiosa fuente de
informacin para futuras mejoras.
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFA