DIGITALIZAO

DE DOCUMENTOS
O GUIA COMPLETO

Entenda de forma completa todos os processos referentes

ao Gerenciamento Eletrnico de Documentos desde a
captura de informaes at o armazenamento e controle.

INTRODUO
Durante muito tempo, as informaes foram armazenadas somente
em meio analgico, tais como; papel, fotos e filmes. E estas eram as
principais formas que as pessoas tinham para compartilhar
documentos e dados.
A evoluo tecnolgica permite atualmente processos mais rpidos e eficazes de
armazenamento e compartilhamento de informaes atravs da digitalizao, no s
impressos, mas tambm udio, vdeo, fotos, slides, etc.
No dia a dia das empresas e pessoas fsicas, perder tempo buscando informaes em
documentos em papel causa grande prejuzo. Alm de no ser produtivo, esta forma de
armazenamento no segura.
Neste e-book voc ver como a digitalizao de documentos pode melhorar seus
processos, reduzir custos e acelerar a tomada de decises estratgicas do negcio.

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J imaginou perder aquele lbum de famlia? Ou documentos

importantes de seus bens como imveis e veculos?
A digitalizao vem resolver este problema de forma simples e
segura.

Diminuio do espao necessrio para guardar documentos alm de baixos custos de manuteno,
segurana, etc.

Segurana contra perda. A digitalizao previne a perda de documentos devido a deteriorao ou

acontecimentos como enchentes, incndios ou at um acidente banal como rasgar um documento
durante o manuseio ou derrubar uma xcara de caf naquele relatrio importante que estava sobre
a mesa.

Controle de acesso. Somente usurios autorizados podem acessar a informao com diferentes
nveis de permisso.

Rapidez no acesso a informao. A rapidez para conseguir informaes essencial na tomada de

decises estratgicas nos dias de hoje.

Preservao do Meio Ambiente. Reduzir a quantidade de documentos fsicos tambm reduz o

impacto na produo de papel por exemplo. At impactos indiretos como custos com transporte
so diminudos.

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A era das solues rpidas

Entender o sentido do processo de digitalizao
simples, basta identificar as necessidades de
solues rpidas dos dias de hoje.
Atualmente as fontes de buscas rpidas so
concentradas em sites como Google, Bing e Yahoo!,
que pesquisam a partir de uma palavra-chave e

oferecem resultados instantneos de assuntos,

arquivos e documentos relevantes para o usurio.
Este processo de transformao de documentos
em papel para imagens digitais (escaneadas) vem
sendo a maneira mais eficaz e prtica para a
rpidalocalizaodas informaes.

VOC SABIA?

Um executivo perde em mdia 4 semanas em um

ano apenas procurando por documentos!

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Produtividade e custo-benefcio
Chegou ao fim a era das pilhas de papel em cima da
mesa do escritrio de trabalho. O escritrio sem
papel vem se tornando possvel graas ao
gerenciamento eletrnico de documentos.
O armazenamento de documentos digitalizados
mais seguro e organizado e o crescimento do
processo de digitalizao se d pela iniciativa das
empresas, que a cada dia observam o aumento da

produtividade dos escritrios por conta do rpido

acesso as informaes e timo custo-benefcio.
Dada a reduo de espao para armazenamento de
documentos e tambm a reduo de custos com
impresses, cpias e funcionrios, essa mudana
para digital no vem sendo s uma mudana
operacional, mas tambm cultural.

DICA NETSCAN

Listamos 5 ferramentas de produtividade gratuitas

que lhe auxiliam na organizao e gerenciamento
de suas tarefas no escritrio!
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Mas afinal. O que GED?

O Gerenciamento Eletrnico de Documentos* prev a diminuio da necessidade de arquivos em folhas
de papel onde as buscas pelos documentos so extremamente trabalhosas, cansativas e desperdiam
muito tempo.
O GED uma revoluo em velocidade e ganho de produtividade para as empresas.
Com um software de digitalizao e poucos cliques voc j acha o documento procurado.
Toda empresa tem gesto de documentos que precisam atender a normas fiscais e legais e o GED uma
forma de ter esses documentos organizados em um data-center, que inclui todo um sistema de
segurana, por exemplo: firewall, sistemas criptografados, etc.
Alm da facilidade e velocidade de organizao do GED, uma diferena importante dessa evoluo
tecnolgica, a questo do documento em papel estar sempre exposto ao meio: a tinta se apaga com o
tempo, o papel envelhece, amassa, existe a exposio e o risco de queimar, molhar, rasgar, etc. A perda
total de documentos em papel muito fcil.
* Voc poder encontrar o GED identificado pelas siglas EDM e ECM, do ingls, Electronic Document Management e Enterprise Content Management

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GED NA PRTICA

COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA

SUA NECESSIDADE?

O principal equipamento utilizado para a digitalizao de documentos o Scanner. Voc pode utilizar
um scanner profissional de maior volume ou um equipamento convencional como uma multifuncional.
Para escolha dos equipamentos de uso pessoal ou para empresas, devem-se considerar as necessidades
de digitalizao. H diferentes scanners, com diferentes funes e essa escolha depende basicamente
dos fatores abaixo:

Quantidade de documentos a serem digitalizados e ciclo dirio:

a quantidade que ser digitalizada no dia a dia.

Formato dos documentos (A3, A4, fotos, cartes, etc)

Velocidade de digitalizao.
Tamanho e formato dos arquivos a serem armazenados.
Disponibilidade dos equipamentos dentro do ambiente de trabalho.
Uso em redes, departamentos, etc.

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GED NA PRTICA

COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA

SUA NECESSIDADE?

Para melhor custo-benefcio da empresa ou pessoa fsica, a escolha do scanner depende de sua
aplicao, pois so vrios modelos de scanners que se encaixam s necessidade dos usurios.
Hoje existem scanners de alta velocidade que digitalizam at 210 folhas por minuto, como tambm
existem scanners portteis e compactos que funcionam sem fonte de alimentao e que digitalizam at
20 folhas por minuto.
Os scanners de rede permitem que usurios de mdios e grandes escritrios compartilhem o mesmo
equipamento, sem a necessidade de conexo ao computador. Confira abaixo os tipos de scanners da
Kodak Alaris comercializados pela Netscan Digital.
Outras Solues:

Scanners de Livros
Scanners de Microfilme
Scanners de
Produo

Scanners de
Alta Velocidade

Scanners
Compactos

Scanners de
Rede

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GED NA PRTICA

COMO ESCOLHER O MELHOR EQUIPAMENTO PARA

SUA NECESSIDADE?

A escolha de um scanner profissional se destaca pela compactao de arquivos digitais sem perder a
qualidade da imagem, ajuste de brilho automtico e digitalizao frente e verso (duplex) tambm
automtica dentre outras funcionalidades.
Alm da diferena de velocidade e softwares completos e especficos para digitalizao, os scanners se
destacam por no precisarem de tanta frequncia na limpeza e nas trocas dos suprimentos.
Para saber mais sobre como escolher scanners profissionais, veja nosso artigo:
Por que escolher Scanners Profissionais

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GED NA PRTICA

OS SOFTWARES CERTOS PARA O GERENCIAMENTO

DE MILHARES DE DOCUMENTOS

O software de captura
Uma vez escolhido o equipamento (scanner) que ser utilizado na digitalizao de
documentos, hora de escolher o software ideal para suas necessidades.

Softwares de captura
Kodak Alaris:

O software de captura o responsvel pela comunicao entre o scanner e o

computador ou rede. Serve tambm para catalogar e agrupar documentos em lote
por exemplo. So muitas as funes desempenhadas, dentre elas destacam-se:

Digitalizao de documentos individuais ou em lote. Com separao automtica de

lotes de documentos por cdigos de barras, pginas em branco ou nmero de pginas.

Criao de campos de ndice para posterior localizao dos documentos.

Tratamento de imagens, como correo de inclinao do papel e remoo de furos.
Gerar arquivos em diversos formatos, tais como: TIFF, JPEG, PDF ou arquivos de texto
editvel (atravs de OCR).

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GED NA PRTICA

OS SOFTWARES CERTOS PARA O GERENCIAMENTO

DE MILHARES DE DOCUMENTOS

O software de gerenciamento
Para que o processo de gerenciamento eletrnico de documentos seja completo
necessria a organizao do volume de dados gerado.

Softwares Parceiros
Netscan:

Uma soluo de GED permite centralizar a entrada e recuperao dos documentos

digitalizados ou arquivos eletrnicos. Tambm possvel definir a obrigatoriedade
de incluso de diversos dados e ndices, garantindo a integridade de todos os
processos gerenciais.

Consulta e recuperao de documentos em repositrios.

Integrao com sistemas desktop, como o pacote Microsoft Office por exemplo.

Organizao atravs de pastas inteligentes. Os mesmos documentos agrupados em

locais diferentes sem necessidade de duplicao de arquivos.
Controle de acesso e segurana.

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GED NA PRTICA

UM GLOSSRIO DE TERMOS TCNICOS PARA

DESCOMPLICAR SEUS PROCESSOS

Para se trabalhar com digitalizao de documentos, essencial ter algum

conhecimento na rea de informtica.
Como vamos deixar de trabalhar com arquivos de papel e comear a trabalhar com arquivos digitais, devemos
aprender a lidar com os documentos no formato eletrnico. Veja uma lista completa de termos em nosso glossrio.

ADF - A sigla ADF em portugus significa Alimentador Automtico de Documentos. um dispositivo que
alimenta automaticamente o scanner, impressora ou multifuncional com as folhas de sua bandeja, sem a
necessidade de interveno humana.

DPI - muito usado nas descries de produtos e significa Dots Per Inch, ou Pontos Por Polegada em portugus.
a medida de referncia da resoluo e corresponde ao nmero de pontos que podem ser encontrados em uma
polegada de uma certa imagem. Quanto maior o valor de DPI, mais pontos essa imagem possui, aumentando assim
a qualidade da mesma e tambm o tamanho final do arquivo. Essa medida sempre se refere resoluo de cor no
modo horizontal x vertical. Ex.: 2400 x 1200 dpi (2400 dpi horizontal e 1200 dpi vertical).

PDF - Provavelmente essa a sigla mais utilizada na rea de digitalizao de documentos. Muitos utilizam esse
termo constantemente, seja no escritrio ou na residncia, mas no sabem o significado da sigla. PDF significa
Portable Document Format (Formato Porttil de Documento) e se trata de um formato de arquivo nico que
preserva o layout de seu documento, independente da fonte que o gerou.

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GED NA PRTICA

UM GLOSSRIO DE TERMOS TCNICOS PARA

DESCOMPLICAR SEUS PROCESSOS

PPM / CPM / IPM - PPM significa Pginas Por Minuto e o termo utilizado para medir a velocidade de
digitalizao de um scanner profissional. Tambm comum encontrar a sigla IPM que significa Imagens Por
Minuto. Essas siglas tambm so utilizadas como medida de algumas impressoras laser e em algumas
multifuncionais, voc pode encontrar a sigla CPM, que significa Cpias por Minuto.

Resoluo de cor - Resoluo de uma cor um nmero de bits que indica o mximo de cores possveis para pra
cada pixel individual em uma imagem. Ela influencia o nmero de cores que pode haver, ou seja, quanto maior a
resoluo de uma imagem, maior a qualidade da mesma. A medida utilizada na resoluo de imagens o DPI.

Ciclo dirio - O ciclo de trabalho dirio de um equipamento a mdia do nmero de folhas que so digitalizadas /
impressas no perodo de um dia de utilizao. Nas especificaes, voc pode encontrar o ciclo dirio mximo ou o
ciclo dirio mdio ideal. Tambm possvel esse termo aparecer como volume dirio recomendado.

Compactao - A compactao de um arquivo o fato de reduzi-lo de modo a ocupar menos espao

eletronicamente. A compactao, tambm conhecida como compresso, tambm utilizada para encaixotar
vrios arquivos em um s, realizando assim uma reduo no tamanho, alm de facilitar o compartilhamento e
envio por e-mail ou armazenamento na nuvem.

Duplex - A palavra Duplex possui o significado de algo duplo, com duas funcionalidades. Duplex uma
funcionalidade de scanners, impressoras e multifuncionais que garante que frente e verso da folha sejam
digitalizadas ou impressas sem que seja necessrio passar novamente a folha de papel.

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Compartilhamento e Nuvem
A tecnologia da velocidade e praticidade.
Atualmente no mercado, alm dos scanners, tambm existem multifuncionais avanadas que
sincronizam tablets, celulares ou notebooks, com as funes de impresso e digitalizao.
Esta tecnologia permite operar os pedidos de impresso e digitalizao de qualquer um dos diversos
aparelhos, via rede sem fio. Muitas vezes sem a necessidade de um computador de mesa.
O sistema permite sincronizar os arquivos digitalizados com a nuvem (cloud computing), ou imprimir
arquivos da nuvem, sem necessidade da conexo de cabos.
O armazenamento automtico na nuvem, facilita a segurana e organizao dos arquivos e diminui a
necessidade de espao para armazenamento em seu computador ou rede.
Vrios outros aplicativos podem ser compatveis com essas multifuncionais, por exemplo: Facebook,
Flickr, Picasa, Google Docs, Evernote e Dropbox.

DICA NETSCAN

Impressoras e multifuncionais Brother possuem integrao com aplicativos

que permitem a impresso e digitalizao a partir de dispositivos mveis,
alm de sincronizao com documentos armazenados na nuvem.
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Microfilmagem
A tecnologia da preservao.
A microfilmagem o processo que transfere um documento em papel, ou de outros tipos de
documentos microfilme (filme fotogrfico) com qualidade arquivstica de at 500 anos.
Uma rea interessante que est inteiramente ligada ao processo de microfilmagem a de
Arquivologia.
Esta rea tem como finalidade a preservao, restaurao de documentos, livros, desenhos, etc. e
com a microfilmagem possvel guarda-los e organiza-los de forma duradoura, reduzindo a
necessidade de espao para armazenamento desses documentos e facilitando a consulta.

VOC SABIA?

O documento microfilmado tem o mesmo valor do original. Isso permite que

aps a microfilmagem, a empresa na maior parte dos casos, possa eliminar o
documento em papel. Saiba mais sobre microfilmagem em nosso artigo.
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Proteja seus documentos. Segurana de dados e back up automatizados

Um sistema de GED uma forma extremamente
segura de acesso aos arquivos, todo o movimento
digital gravado, e pode-se saber, quem, quantas
vezes, hora e data que o arquivo foi acessado. H um
registro completo do trfego do seu documento.
Os arquivos de uma empresa tm diversos graus de
confidencialidade e um sistema de GED assegura que
apenas usurios autorizados possam acessar os
documentos digitalizados. Existe usurio, senha e
nveis de permisso para cada pessoa.
A questo da segurana contra Hackers tambm
pensada e criada especificamente. Os documentos
esto salvos, porm em um sistema criptografado,
que no permite que o Hacker consiga a informao
completa do arquivo. Caso ele consiga o acesso, o
que j pouco provvel, ele no vai conseguir o
documento completo.

Alm desses sistemas de segurana, h muitos outros

facilitadores pensados especificamente para a
segurana e praticidade no acesso aos documentos.
Mas a segurana no deve ser pensada somente no
que diz respeito ao acesso no autorizado. Perdas de
dados tambm podem acontecer em meios digitais
por motivos diversos, como defeitos nos
equipamentos ou falhas operacionais.
imprescindvel ter uma poltica de cpias de
segurana (back up) do seu acervo de documentos.
Esta cpia previne perdas ou documentos
corrompidos de forma digital. Sistemas de GED
devem estar configurados para efetuar as cpias
automaticamente e de forma peridica.

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MERCADO

UMA REVOLUO NA INDSTRIA DA INFORMAO:

AS REAS QUE J SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

rea jurdica O Processo Eletrnico chegou para facilitar o acesso aos

documentos legais
Uma das reas que mais sente a diferena na forma correta de uso do papel a rea jurdica, que hoje,
obrigada a se adaptar a essa nova tecnologia atravs do Processo Judicial Eletrnico.
O peticionamento eletrnico foi implantado para a automao e agilizao dos processos, e os
advogados que j aderiram ao processo eletrnico atravs da digitalizao de documentos esto frente
em produtividade e velocidade.
Os escritrios de advocacia esto a cada dia se ajustando a esta nova forma de trabalho, adquirindo
scanners para a rea jurdica e utilizando o gerenciamento eletrnico de documentos jurdicos.
Os advogados tem acesso ao uso dos equipamentos no s nos escritrios, mas tambm podem adquirir
um scanner compacto para uso pessoal.

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MERCADO

UMA REVOLUO NA INDSTRIA DA INFORMAO:

AS REAS QUE J SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

Os advogados j adaptados a digitalizao de documentos

usufruem de diversos benefcios:

Fcil compartilhamento dos processos com o cliente

Digitalizao para PDF automaticamente

Melhor organizao das pastas de documentos

Agilidade para protocolar os processos sem necessidade de se deslocar at o frum
Velocidade ao escanear um documento frente e verso de forma automtica
Ajuste automtico de brilho e sombras (inclusive melhora na imagem
de papeis amassados)
PDF pesquisvel com pesquisa de palavras chave ou
frases em grandes documentos.

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MERCADO

UMA REVOLUO NA INDSTRIA DA INFORMAO:

AS REAS QUE J SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

Medicina Papis de pronturios no ocupam mais espao

Assim como a rea jurdica, a medicina tambm se adaptou ao processo de digitalizao. Em 2007 foi
permitido que os pronturios mdicos fossem em modelo digital atravs de assinatura digital do
profissional de sade.
O pronturio gerado deve entrar no sistema de segurana criptografado para ser legal, assim, mdicos
tambm devem ter assinatura digital e certificado digital para garantir a autenticidade.
Muitos hospitais e clnicas esto adaptando seus consultrios para esse modelo, para maior segurana
dos arquivos e maior segurana contra danos, alm da reduo de espao usado para armazenar esses
documentos.

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MERCADO

UMA REVOLUO NA INDSTRIA DA INFORMAO:

AS REAS QUE J SE BENEFICIAM DA DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

Digitalizao de livros A revoluo de ter livros de todos os assuntos no

seu Tablet
Atualmente o digital est presente no dia-a-dia de todos. Observe em todos os lugares, pessoas ao
celular, tablets ou navegando em seus notebooks em restaurantes, empresas e inclusive em suas casas.
Quem no gosta da ideia de ler um livro em seu tablet? Praticidade e comodidade em qualquer lugar.
J existem scanners de livros no mercado, que esto permitindo eternizar obras antigas, frgeis e
restauradas.
Obras raras e livros de todos os assuntos, que antes exigiam um grande esforo para serem acessadas e
compartilhadas, tendo a necessidade de ir a uma biblioteca ou acervo, hoje esto a um clique para
download em qualquer aparelho mvel.
Com bibliotecas imensas e livros antigos de todos os assuntos, que sofriam com a degradao e falta de
cuidado quando do manuseio. As universidades esto adotando o sistema de digitalizao de livros.
Dessa forma preservam os livros e facilitam o acesso para estudo e pesquisa.

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Observando a necessidade de guardar as relquias,

muitas universidades esto adquirindo scanners
profissionais para proteger suas obras, desde as
novas at as mais frgeis e antigas.
O processo de digitalizao de livros tambm
usado por empresas, bibliotecas, universidades e
poder pblico. O Scanner de livros usa um mtodo
de digitalizao diferente do convencional, porm
as imagens tambm podem ser protegidas por
criptografia e organizadas atravs de um software
de GED.
Os livros digitalizados podem ser compartilhados
com os alunos atravs da nuvem.

DICA NETSCAN

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Meio ambiente
A digitalizao de documentos reduz o impacto do homem no meio
ambiente
O processo de digitalizao est sendo disseminado e hoje no s atinge o mundo corporativo,
como tambm vem sendo explorado por pessoas fsicas, com necessidades de digitalizar fotos
e documentos particulares.
A digitalizao o futuro tecnolgico que j permite pessoas acessarem pagamentos de contas
e documentao em bancos, escrituras de imveis, ler um livro em seus aparelhos mveis,
pronturios mdicos em hospitais, entre outras situaes do dia-a-dia.
Digitalizao de documentos uma forma muito eficaz de reduzir os procedimentos que usam
papel. a converso de contedo fsico para meio digital.
O processo de digitalizao e uso consciente do papel pode ser uma das principais solues
para reduzir o impacto do homem no meio ambiente. Uma vez digitalizados, o uso racional das
imagens digitais pode reduzir o processo de impresso ou cpia em papel, reduzindo os gastos
financeiros das corporaes e ajudando a natureza.

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Home Office
Trabalhar remotamente em qualquer lugar, no precisamente em casa.
O Home Office uma realidade no mundo inteiro e tambm para muitos brasileiros. Esse mtodo
flexvel de trabalho trs uma grande responsabilidade, pois exige disciplina e organizao do lado do
profissional.
A digitalizao um fator muito importante nesse meio de trabalho. As informaes trocadas com a
empresa ou com os clientes so realizadas por meio eletrnico. Assim sendo, todos os dados precisam
estar em boas condies. Ningum gostaria de encher sua casa com pilhas de papis relacionados ao
servio. O arquivamento digital o mtodo ideal de armazenamento para quem trabalha em casa.
O back up dos dados uma prtica que deve se tornar um hbito. Quando se manipula documentos
profissionais fora do ambiente empresarial sempre bom garantir a segurana dos mesmos, a fim de se
evitar perdas e vazamentos de informaes importantes.

DICA NETSCAN

Com o crescimento da tecnologia de acesso a internet, um novo conceito

vem tomando conta do mercado profissional.
Leia nosso guia completo sobre trabalho remoto e home office.
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Concluso
preciso estar atualizado e rever as necessidades para melhor adaptao era tecnolgica. O digital
o futuro no presente, novos conceitos e mudanas, no s operacionais, mas principalmente
culturais.
O mundo digital s implantado para melhora de velocidade nos processos feitos com folhas de
papel, porque hoje, em qualquer parte do planeta, o mundo dos negcios exige agilidade. Tempo
dinheiro.
As tecnologias esto a cada dia otimizando os aspectos de rapidez de acesso s informaes e
propiciando cada vez mais o aumento da produtividade. A adaptao ao processo digital mais que
essencial, afinal, ningum quer parar a evoluo e nem ficar para trs.
Para mais informaes sobre digitalizao de documentos, produtividade e dicas para o dia a dia na
gesto de informao, acesse nosso blog em www.netscandigital.com/blog
E se voc chegou at aqui, acreditamos que tenha gostado deste contedo. Que tal compartilhar?

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