Material de entrenamiento

Navegacin SAP
Autor:

Pablo Reinoso

Fecha:

20-09-2013

Detalle del instructivo

Consideraciones generales:
En dicho instructivo se detallan las nociones bsicas de navegacin dentro del Sistema SAP
Detalle de la funcionalidad:

I N G R E S O A L S I S T E M A .................................................................................................. 2

C A M B I O D E C L A V E ....................................................................................................... 4
C R E A C I N D E C L A V E D E A C C E S O ....................................................................... 4

2.1
3

M O D O S ........................................................................................................................ 5

T E C L A S E S P E C I A L E S ................................................................................................... 6

F U N C I O N E S U S U A L E S .................................................................................................. 7

C A M P O S D E P A N T A L L A ................................................................................................ 8
6.1

P A N T A L L A D E P A R T I D A P A R A I N I C I A R C U A L Q U I E R P R O C E S O ............................. 8

6.2

O B S E R V A C I O N E S G E N E R A L E S M A N E J O D E L M E N G E N E R A L .......................... 9

M E N S I S T E M A ........................................................................................................... 9

C A M P O S O B L I G A T O R I O S ........................................................................................... 10

M E N S A J E S ................................................................................................................. 11

10

M A T C H C O D E S ( A Y U D A D E B S Q U E D A ) ................................................................. 12

11

D E F I N I C I O N E S D E U S U A R I O .................................................................................. 16

1 1 B A R R A D E H E R R A M I E N T A S E N R E P O R T E S ................................................................... 18
12

S A L I R .................................................................................................................... 28

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1 INGRESO AL SISTEMA
1.

Se accede a SAP a travs del siguiente icono:

pulsando Enter sobre l o a haciendo doble-clic con el mouse.

2.

Se visualizar la siguiente ventana, en la cual se debe hacer doble-clic en el ambiente donde se desea
ingresar.

3.

En la siguiente pantalla completar los siguientes datos:

Mandante: es un valor que aparece por default.

Usuario: clave unvoca que identifica al operador del sistema. Generalmente es la primera inicial de su
nombre seguida de su apellido.

Clave: la primera vez que se acceda a SAP, deber ingresarse inicial; el sistema pedir entonces que
el usuario defina una nueva clave.

4.

Idioma: si este campo no se completa, el sistema entrar directamente en espaol.

Presionar Enter para ingresar al men principal de SAP, pudiendo elegir, segn el perfil que le ha sido
asignado, las diferentes reas de trabajo.

5.

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Existen dos formas de acceder a las aplicaciones:

Con la ayuda del mouse, haciendo click en las entradas de men

Mediante la entrada del cdigo de la transaccin en la caja de comandos:

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o

si el usuario se encuentra en la pantalla principal de SAP, se ingresa directamente el cdigo de

transaccin

si el usuario se encuentra en algn paso del men, y desea pasar a otro, el cdigo de
transaccin deber ser precedido por /N

si el usuario se encuentra en algn paso del men y, sin perder el modo en el que se
encuentra, desea abrir otro en una transaccin determinada, el cdigo de transaccin deber
ser precedido por /O

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2 CAMBIO DE CLAVE
Si quiere cambiar su clave de acceso al sistema seleccione Clave acceso nueva (si es la primera vez que ingresa al
Sistema, por su seguridad debe modificarla). A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
1.

Si es la primera vez que se loguea en el sistema deber cambiar la clave que le han asignado. Al ingresar su
usuario y contrasea por primera vez, aparecer la siguiente ventana:

2.

2.1

Clave de Acceso Nueva: Nueva palabra clave (secreta) que lo identificar en el sistema

Repetir Clave de Acceso: Digite la misma palabra que ingres en el campo anterior.

Luego de ingresar su nueva clave seleccione el botn tomar

CREACIN DE CLAVE DE ACCESO

Puede usar de 3 a 40 caracteres.

Para iniciar su clave de acceso no puede emplear caracteres especiales tales como interrogacin (?),
admiracin (!), o espacios en blanco.

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3 MODOS
Es posible desarrollar varias tareas en paralelo, abriendo diferentes modos. En cada ventana, se trabaja
independientemente de las actividades de los otros modos. Para abrir un modo hay dos ruta posibles:

Sistema Crear Modo

Clic en el icono

Se pueden abrir hasta 6 modos por usuario.

Para cambiar de visualizacin de un modo a otro presionar a la vez las teclas <ALT> y <TAB>

Llamar a una transaccin:

en el mismo modo (ventana)

Introduzca: /nxxxx (xxxx = cdigo de transaccin)

en un modo adicional
Introduzca: /oxxxx (xxxx = cdigo de transaccin)

Finalizar la transaccin actual

Introduzca: /n
Atencin: Las modificaciones no grabadas se perdern sin que el sistema emita un mensaje de
advertencia.

Borrar el modo actual

Finalizar la transaccin actual y volver al men de inicio

Introduzca: /ns000

Salir del sistema

o
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Introduzca: /i

Introducir: /nend

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4 TECLAS ESPECIALES

F1: Es la ayuda/documentacin en lnea acerca de un determinado campo, sea cual fuere la pantalla en la
que se encuentre el usuario.

F4: Corresponde al matchcode; que sirve para buscar registros guardados en el sistema. Un matchcode se
compone de un concepto de bsqueda, ordenado en una cierta secuencia.

Otra posibilidad de buscar un registro va matchcode es ubicar el cursor sobre el campo y presionar el
botn que se despliega al costado del campo.

Se mostrarn entonces los distintos criterios a travs de los cuales puede llegar a encontrarse el valor
buscado. Completando los criterios de seleccin se podr ubicar el valor correcto.

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5 FUNCIONES USUALES
Retroceder por pantallas a la inmediata anterior al proceso que se ejecuta. El mismo efecto se
consigue presionando la tecla F3.
Finalizar la transaccin ejecutada. Al pulsarlo se debe prestar especial atencin ya que
aparecer un cuadro de dilogo que propondr si los datos cargados deben ser grabados
previamente.
Cancelar la transaccin.
Caja de comandos para ingresar el cdigo de transaccin.
Mismo efecto que la tecla Enter o el botn Continuar de SAP, que aparece en los cuadros de
dilogo.

Grabar los datos ingresados. El mismo efecto se consigue presionando la tecla (Ctrl.+S).
Visualizar documentos relacionados con el campo en el que se encuentra el cursor. El mismo
efecto se consigue presionando la tecla F2 o efectuando un doble click sobre el mismo campo.
Informacin sobre el campo en el que se encuentra el cursor. El mismo efecto se consigue
presionando la tecla F1.
Desplaza el cursor a la primera pgina del documento consultado.
Desplaza el cursor a la pgina inmediata anterior del documento consultado.
Desplaza el cursor a la pgina inmediata siguiente del documento consultado.
Desplaza el cursor a la ltima pgina del documento consultado.
Imprimir la pantalla deseada. El mismo efecto se consigue presionando la tecla (Ctrl+P).
Desplazan el cursor a la seccin inmediata anterior o seccin siguiente del documento
consultado.
Generar un modo nuevo.

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6 CAMPOS DE PANTALLA
Durante la operatoria normal del sistema, aparecen distintos campos para ingresar y visualizar datos. Las distintas
maneras en las que aparecen son las siguientes:
Fondo Gris: Si el campo aparece en fondo gris, indica que est protegido, es decir, no se pueden ingresar ni

modificar datos del mismo.

Fondo Blanco: Si el campo aparece en fondo blanco, indica que en el mismo se pueden ingresar y modificar

datos.

6.1

PANTALLA DE PARTIDA PARA INICIAR CUALQUIER PROCESO

La siguiente es la planilla inicial de SAP. Desde la misma se puede acceder a todos los mdulos funcionales del
Sistema:

Men

Botones de ayuda

Lnea de comando

Barra de status

Mandante

Escoja el proceso a trabajar de acuerdo a las instrucciones dadas en los captulos siguientes.

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6.2

OBSERVACIONES GENERALES MANEJO DEL MEN GENERAL

Para el manejo de los mens tenga en cuenta las siguientes observaciones generales:

Una flecha, apuntando hacia el costado, al lado de una entrada de men indicaba la existencia de un submen.

Mientras aparezca el smbolo de espera (reloj de arena), no es posible ejecutar ninguna operacin.

Los mens Sistema y Ayuda se encontrarn en todas las transacciones que se estn ejecutando

7 MEN SISTEMA

Crear modo

Sirve para crear otro ambiente o sesin de SAP adems del que se est usando, es posible

abrir hasta 6 ambientes de SAP al mismo tiempo.

Borrar modo

Sirve para borrar un ambiente o sesin de SAP.

Valores Prefijados

Se utiliza para parametrizar opciones propias de cada usuario del sistema, como

valores fijos para un campo o fijar una impresora, etc..

Servicios

Es empleada para ejecutar funciones que son muy recurrentes en el sistema, como ejecutar

un reporte, un batch input, un query, etc..

Lista

Es utilizada fundamentalmente para imprimir o exportar reportes, archivos de texto o de hojas de

clculo para las aplicaciones de Office.

Status

Provee informaciones sobre el status del sistema, quien es el usuario, que transacciones se estn

ejecutando, que reporte, a que hora ingres, etc..

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8 CAMPOS OBLIGATORIOS
Existen transacciones en SAP que necesitan de informaciones bsicas para el proceso de actualizacin. Estos campos
son llamados Campos obligatorios y deben ser completados siempre pues su proceso de actualizacin solamente
continuar si todos los campos exigidos para la transaccin fueron completados.
Estos campos aparecen en la pantalla acompaados por el dibujo de un sobre de cartas.

Detalle de
Mensajes

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Campo
Obligatorio

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9 MENSAJES
SAP puede emitir 3 tipos de mensajes:

Warning:

Es una seal de alarma. Permite seguir avanzando en la transaccin. Se sale del mensaje

presionando Enter.

Informacin:

Es un mensaje al usuario. Permite seguir avanzando en la transaccin. Se sale del mensaje

presionando Enter.

Error:

Es un mensaje al usuario. Impide seguir avanzando en la transaccin. Es necesario corregir el error

antes de continuar.

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10 MATCHCODES (AYUDA DE BSQUEDA)

Un matchcode est compuesto por distintos conceptos de bsqueda, los mismos se encuentran ordenados en una
determinada secuencia y permiten buscar registros almacenados en el sistema. Cada matchcode tiene una identificacin
propia.
Representan una funcin de ayuda para el usuario que muestra el conjunto de valores posibles para un determinado
campo de la pantalla.
Estos valores se visualizan pulsando el cono que aparece inmediatamente a la derecha del campo en el que se
encuentra el cursor

, o pulsando la tecla F4.

Por ejemplo, ingresando en FBL5N, hacer clic en Matchcode Cuenta de Deudor.

Se despliega la siguiente ventana.

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En esta ventana, se puede filtrar para obtener un cliente. Si se deja los campos vacos y se presiona Enter o
se hace clic en

, el sistema trae todos los clientes (los primeros 500 clientes, debido a que se defini

como cantidad mxima de aciertos dicha cantidad

).

Si se necesita obtener el SUPERMERCADO EL SOL, escribir el nombre completo.

Si el usuario no recuerda el nombre completo, puede escribir una parte del nombre entre asteriscos *. De
esta forma, el sistema achica la bsqueda y gilmente encuentra coincidencias.
Por ejemplo, *EL SOL*

Luego de escribir un filtro, clic en

definida por el usuario.

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. El sistema mostrar los resultados que coinciden con la bsqueda

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Si se selecciona un registro y se le da doble clic, el sistema copia automticamente el nmero de cliente en

el campo de la pantalla de seleccin del reporte.

Si regresamos con lo explicado en uno de los pasos anteriores, una vez que obtenemos muchos registros y queremos
volver a filtrar la bsqueda, existe un botn en la parte superior de la ventana que si se lo presiona lleva al usuario a
parte inicial donde se puede escribir los valores para filtrar la bsqueda.

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Clic en este botn.

De esta forma, se siguen visualizando los registros obtenidos previamente pero tambin el usuario dispone de la
posibilidad de seguir refinando su bsqueda.

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11 DEFINICIONES DE USUARIO
Es posible definir ciertos parmetros para cada usuario, a fin de personalizar el manejo del sistema y de agilizar las
tareas cotidianas. Los parmetros generales por usuario se definen en:

Easy Access Valores Prefijados Datos Propios

En la solapa Valores Fijos se pueden especificar entre otros, la representacin decimal, la representacin de fechas y se
puede indicar una impresora predeterminada de salida (disp. salida en control de spool.)

NOTA: Estas especificaciones pueden variar de acuerdo a las ya establecidas en la configuracin regional del sistema operativo.

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En la Solapa de Parmetros:

ID Parametro Set/Get : Aqu se indica el valor de propuesta para el campo para el que se ha definido el parmetro. El
valor slo es vlido para el usuario actual.
Valor Parametro : Al indicarse un valor para el parmetro, el sistema siempre presentar este valor como valor de
propuesta cuando el usuario visualice el campo correspondiente

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11 BARRA DE HERRAMIENTAS EN REPORTES

La barra de herramientas, ubicada debajo de la barra de mens, es un conjunto de conos que permiten
acceder con facilidad a las funciones de uso frecuente. Las funciones activas se muestran en color, mientras
que las inactivas aparecen en gris.
Las funciones representadas mediante los botones tambin se encuentran disponibles en la barra de mens.
Para mostrar u ocultar una barra de herramientas, hacer clic con el botn derecho en el rea de la barra de
herramientas y seleccionar o anular la seleccin segn corresponda.

Desplazamiento primera columna

Desplazamiento columna izquierda
Desplazamiento columna de derecha
Desplazamiento ltima columna
Visualizar documento
Modificar documento
Filtro
Clasificacin ascendente
Clasificacin descendente
Modificar Layout
Seleccionar Layout
Grabar Layout
Totalizar valores
Subtotalizar
Desplegar
Comprimir
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Por ejemplo, ingresar a la transaccin FBL5N.

Ingresar Cuenta de Deudor = 200033466, Sociedad CLV y Fecha de partidas abiertas = 15.10.2015 y
presionar

(F8).

Se visualiza el listado con las partidas abiertas.

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Se puede visualizar la barra de herramientas con los siguientes botones.

Filtrar listado
Permite buscar y visualizar datos especficos.
Posicionarse en la columan Fecha Doc.

Hacer clic en

. Aparecer una ventana como la siguiente donde se debe introducir la fecha por la que

se quiere filtrar. Luego de escribirla, hacer clic en

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o presionar Enter.

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Como consecuencia de dichas acciones, se visualiza la partida de la fecha deseada. Se excluyeron las
partidas de otras fechas.

Para quitar el filtro, se realizan los mismos pasos pero en el cuadro de texto se deja el campo vaco.
Otra opcin que el usuario dispone es no posicionarse en ninguna columna y hacer click en Filtrar.
Aparecer una ventana como la siguiente, donde se deber seleccionar Fecha de documento y hacer click
en la flecha que apunta hacia la izquierda

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De esta forma, se define un criterio de filtro. Si se hace click en la doble flecha

a ser definidos como filtros.

pasan todos los campos

Luego de definir criterios hacer click en Tomar. As, se despliega la ventana con los campos que se deben
completar para filtrar lo que se desea, al igual que lo explicado anteriormente.

Para quitar los filtros se deben seleccionar y pasar los campos a la lista de la derecha con los botones

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Ordenar listado

Posicionarse en la columna Fecha de Doc y luego hacer clic en

De esta forma, se ordena el listado desde la fecha ms antigua a la ms reciente.

Si se presiona
ms antigua.

, el listado se ordena de forma descendente, es decir, desde la fecha ms reciente a la

Diseo del listado

Modificar
Hacer clic en
. Se despliega la ventana para configurar el layout. Al igual, que la forma de aadir filtros,
los campos de la izquierda muestran las columnas que se visualizan en el listado y a la derecha, se
encuentran los campos suprimidos. Si se quiere aadir una columna nueva, seleccionar un campo suprimido
y pasarlo a la izquierda.
Por ejemplo, se necesita mostrar el campo Sociedad como primer columna. Para ello, seleccionar

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Una vez que se lo pasa a la izquierda, colocar en columna Pos. el nmero 1. Luego presionar Tomar.

De esta forma, la primera columna es la que se requera inicialmente.

Modificar
Hacer clic en
y posteriormente en la ventana que aparece, se debe colocar el nombre de layout que el
usuario distinga en un futuro acceso al listado. Presionar Grabar.

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Una vez grabado el layout, salir y volver a ingresar a la transaccin e ir al campo Layout en la pantalla de
seleccin. Escribir el nombre del layout creado. Presionar F8 o clic en Ejecutar.

Esto permite visualizar el listado como anteriormente se ha diseado, con la columna Sociedad ubicada en
el primer lugar.
Si no se realiza el ltimo paso descripto en la pantalla de seleccin, se puede seleccionar el layout una vez
que estamos en el listado, presionando el botn
.
Este botn permite elegir el layout desde la siguiente ventana.

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Totalizar valores
El cono de sumatoria le permite al usuario, habiendo seleccionado una columna que permita la totalizacin
(en este caso: Importe en ML), y luego haciendo clic en el botn, visualizar el total de la columna al final del
listado.

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Generar Subtotales

Seleccionar columna Fecha doc y hacer clic en

De esta manera, se subtotalizan por fecha las partidas.

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12 SALIR
Usted puede salir desde cualquier pantalla de SAP de las siguientes maneras:

Desde la Barra de Men: Sistema --> Salir del Sistema

Ingresando /NEND en el campo de comandos

En cualquiera de los casos, aparecer un men para confirmar la operacin de salida.

Observaciones Generales:

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