10DE COMMUNICATION PLUS EFFICACE

COMMANDEMENTS POUR RENDRE VOTRE AGENCE

Il existe certains comportements dans les relations publics traditionnelles

que les professionnels de la communication devraient commencer
enterrer. Les habitudes quont spcialement les agences RP,
ralentissent lactivit quotidienne, en plus den rduire la productivit.

VEILLE

DATA

RP

COMMUNIQU
DE PRESSE

SOCIAL
MEDIA

CLIPPING

2.0
Le premier objectif de toute agence de relations publics est de satisfaire ses
clients, de maintenir sous contrles les actions de ses diffrents comptes et
de dmontrer les rsultats de ses actions de communication. Si vous tes
le directeur dune agence de relations publics ou un consultant, ce livre
blanc vous aidera connatre les alternatives ces pratiques obsoltes.
Voici les 10 commandements pour amliorer lefficacit de votre agence.

1
NON Bases de donnes Excel
Ressembler les contacts de presse dans une
base de donnes Excel, et spcialement quand une quipe
de plusieurs personnes va travailler dessus, provoquera trs
probablement des problmes, comme un email envoy au
mme contact par deux membres de la mme quipe. Eviter
la colre des journalistes dpend exclusivement de la bonne
gestion de votre base de donnes.

OUI Des bases de donnes synchronises

dans le cloud

Le cloud computing offre la possibilit daccder linformation

nimporte o dans le monde, seule une connexion Internet requise.
tablir votre base de donnes dans un systme cloud. tablir votre base
de donnes dans un systme cloud facilitera non seulement laccs
tous les membres de lquipe, mais il synchronisera galement toutes vos

2
NON Des bases de donnes globale
Cest--dire les listes de journalistes
mlangeant la fois les blogueurs avec des journalistes spcialiss et
des experts influents sur les rseaux sociaux Tous font probablement
partie de votre cible, mais ne rpondent pas de la mme faon au mme
message. Inclure dans une liste Excel intitul Mdias et Gastronomie
des blogueurs du secteur comme @FabriceIvara, des journalistes
online et offline du secteur gastronomique comme Gilles Pullowski et
des journalistes pure player comme Marmiton, naideront pas votre
message. Lapproche doit tre rellement diffrente pour chacun
dentre-eux.

OUI Segmenter vos contacts

Le but ici est de segmenter les contacts. Etablissez les liens qui
permettent de grouper au mieux les journalistes ou blogueurs crivant sur le
mme secteur dactivit, comme blogueur influents, blogueur journalistes
ou collaborateurs dans la catgorie gastronomie. Dans une plate-forme
comme Augure, vous pourrez mettre en place cette division par des termes ou
expressions clefs dans une base de donnes hberges sur le cloud et ralisez les
recherches qui gnreront automatiquement la segmentation de vos contacts.
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3
NON Pices jointes et communiqus de presse en PDF
Lenvoi de communiqus de presse comme pice jointe diminuera les chances
que les journalistes les lisent. Il lira dabord votre e-mail, et sintressera au contenu
de ce dernier avant de tlcharger la pice jointe. Les pices jointes trop lourdes sont
proscrire, elles finiront par bloquer votre bote mail et celle de votre destinataire !

OUI Communication 2.0

Misez sur loriginalit ! Il y a des formats que le marketing
utilise depuis des annes, mais qui sont peu connus par les
professionnels des RP. Utilisez dans vos mails des modles HTML
qui offriront une communication plus attractive pour le destinataire.
Dans ce cas, le journaliste naura pas besoin de tlcharger un fichier.
Linformation sera directement renseigner dans le mail. Avec Augure,
vous pourrez utiliser des modles html pour crer vos communiqus,
sans la ncessit dtre un pro de lHTML.

4
NON Envoie des documents massifs
Une pratique plutt rpandue est de diffuser
massivement des communiqus de presse, sans prendre le temps
de personnaliser : le nom du destinataire, le message et combien de
journalistes reoivent le mme courrier. Un simple copier-coller du
mme message pourrait finir dans les spams.

OUI Personnaliser vos messages

Sil y a bien une chose qui nerve les blogueurs cest de dmarrer un
message comme : Cher Blogueurs, jai le plaisir de vous communiquer le
lancement de notre nouveau produit . Un message caractre informatif,
impersonnel, fruit dun envoi massif de-mails. Il faut viter ces pratiques
et miser plutt sur des messages personnaliss.. Vous obtiendrez alors une
communication beaucoup plus efficace.

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5
NON Revues de presse classes dans des dossiers
Grer plusieurs clients simultanment implique de rcolter
de nombreux clipping archiver et analyser. La faon la plus courante
de procder est de sauvegarder des PDF dans des dossiers ou dans des
classeurs, mais cela occupe trop despace. De cette manire comment
est-il possible didentifier rapidement une retombe ou un article
spcifique ? Essayer de le trouver entre diffrents dossiers et PDF archivs,
sera non seulement complexe, mais prendra normment de temps

OUI Sauvegarde automatique des revues de presse

Numriser les retombes et les classer par
mdias, par dates de publication, par auteurs, le tout
au sein dune seule plateforme automatise, permet
deffectuer des recherches rapides est de segmenter
lhistorique de vos rsultats, en crant des revues de
presse online en adquation avec les besoins des clients.

NON Utiliser le-mail pour inviter aux

vnements

Pensiez-vous que le moyen le plus simple dinviter des journalistes

et des blogueurs un vnement tait de leur envoyer un mail, en
y incluant des informations telles que : le lieu, la date, lheure et le
programme ? FAUX !
Mais il peut savrer que dans une seconde phase, le-mail devienne
votre pire cauchemar : certains journalistes ont rpondu par mail,
dautres par tlphone. Pour simplifier la cration des accrditations
et ne pas manquer des dtails importants, il est prfrable de grer
ses donnes de la manire la plus automatique possible.

OUI
SI Un message avec rponse automatique

Mme si cela peut ressembler un email classique, insrez,

linvitation envoye en utilisant des plateformes comme Augure, directement
dans le corps du message. En faisant cela vous saurez quels sont les clients
qui souhaitent participer lvnement. En cas de confirmation de sa part, le
destinataire de linvitation sera automatiquement redirig vers un formulaire
remplir avec ses coordonnes. Voici quelques conseils pour rdiger un
communiqu de presse soign : http://ow.ly/MgFm0

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7
NON Retombes mdias comme seul indicateur du ROI
Les retombes mdias sont encore trs utilises dans la communication
dentreprise. Elles ne demandent pas une valuation objective des rsultats
obtenus par rapport votre stratgie de communication, notamment en
ligne ou lon peut contrler la valeur publicitaire de chaque publication.
Les articles et les retombes gnrs par vos actions de communication ne
peuvent pas reprsenter le seul indicateur dimpact mdia de vos activits.

OUI Rapports graphiques pour montrer lefficacit de vos actions

Prsenter vos clients les rsultats de votre travail, avec une
plateforme tel quAugure, il est aujourdhui possible danalyser plus en dtail
la couverture mdiatique obtenue en ligne. Ainsi, vous pouvez enrichir vos
reports en indiquant, par exemple combien de fois votre communiqu de
presse a t repris sur les diffrents canaux, offrir une comparaison par rapport
aux rsultats obtenus par vos concurrents dans la mme priode et analyser
quelles informations taient communiques sur un produit ou un service.

8
NON Contenus et liens sans tracking !
De plus en plus les communiqus de presse comprennent des liens externes
renvoyant des PDF et autres contenus en ligne, cependant, mme si le-mailling
est une tape ncessaire, les envois ne sont pas toujours soigns comme il le
faudrait. Comment savez-vous le nombre de fois que votre communiqu de presse
a t ouvert ? Ou combien de fois votre vido a t vue ? Ces informations sont
utiles pour mieux comprendre le comportement et les intrts des journalistes,
blogueurs et autres influenceurs.

OUI Des contenus et des liens avec tracking douverture

pour connatre en temps rel les rsultats de vos actions
de communication et adapter en consquence votre stratgie. Pour
cela, vous pouvez compter sur Augure, plateforme qui permet de
savoir prcisment quels journalistes ont lu votre message, et ainsi de
pouvoir tlphoner aux personnes qui nont pas vu votre mail.

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9
NON Requte client dune publication

absente de la revue de presse

Vos clients utilisent galement des outils pour veiller sur leur prsence
en ligne, et il peut arriver quils lisent sur Internet un commentaire
positif ou ngatif de leur marque. Le problme se pose lorsque vous
vous rendez compte que cet article prcis nest pas prsent dans
votre revue de presse. De telles situations pnalisent votre crdibilit
et mettent en danger la confiance que vos clients ont en vous.

OUI Veille de vos vnements et publications

Google Alertes, les logiciels gratuits de revues de presse et la recherche
manuel sur les moteurs de recherches, ne garantissent pas une vue densemble
prcise de limpact de vos communiqus de presse. Assurez-vous que vous
avez un outil de veille efficace qui permet dutiliser diffrents mots cls et qui
analyse non seulement les canaux traditionnels, mais aussi les rseaux sociaux.

10
NON Envoyer aux clients la revue de presse au

format Excel ou dans une liste de liens

Vos clients nont pas envie de recevoir une liste de liens comme si ctait une liste de
courses. Si votre client ne connait pas limportance de chaque publication en fonction
du mdia, il ne sera pas en mesure den comprendre limportance et limpact.

OUI Prsentations visuelles des rsultats

Vous devez valoriser votre travail et votre agence et
lon sait tous quune image faut plus que des mots. Partagez
avec vos clients une prsentation agrable lire des rsultats
obtenus, soyez cratifs. Vous pouvez utiliser une prsentation
Prezi, qui vous permet dinclure des extraits darticles et des
liens pour chaque news. Avec Augure, vous pouvez slectionner
les news qui vous intressent le plus et gnrer en quelques clics
un webzine ou une revue numrique comme Flipboard.

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Si vous tes fatigu de

01
...vous arracher
les cheveux, pour
actualiser et classer les
fichiers de journalistes

02

03

...tre bloqu par la

taille des fichiers

...faire les suivis de

vos communiqus de
presse laveuglette

04

05

...recueillir les
rponses de vos
vnements la main

...passer des heures

compiler les impacts
de vos campagnes
afin dlaborer des
rapports

Voil de quoi vous calmer !

CREZ DES LISTES PRESSE SPCIFIQUES

CREZ DES LISTES

PRESSE SPCIFIQUES

OPTIMALISEZ VOTRE RELATION

AVEC LES JOURNALISTES

Disposez dune base de donnes

actualise automatiquement et crez
facilement des listes spcifiques de
diffusion grce plus de 50 critres de
recherche : selon les thmes (la Mode
/ beaut, une informatique), zone de
couverture, le statut (le rdacteur en
chef, freelance. . . )

Accdez toute leurs informations et

suivez le processus de relation avec
ces derniers (des e-mails reus, les
vnements auxquels ils ont particip,
des articles publis )

Des relations personnalises avec

les leaders dopinion

Une seule et mme base pour

tous tes contacts (les Journalistes,
influences, VIP, associs, des
prospectus, des clients).

AUGMENTEZ LIMPACT DE
VOS COMMUNICATIONS

AMLIOREZ LA GESTION
DE VOS VNEMENTS

ANALYSE VOTRE COUVERTURE

MDIATIQUE

Crez des confrences de presse

2. 0 (Vidos, photos ) sans une
connaissance technique et diffusez-les sur
la totalit des canaux de communication
(e-mail, rseaux sociaux. ). Suivez les
ouvertures/clics de vos actions de
communication et associez-les pour
mesurer vos impacts.

Suivez en temps rel les rponses vos

invitations et enregistrer les prfrences
de vos invits grce au formulaire en
ligne. Maniez toute la logistique de
votre vnement ( invitations, reprises,
rponses, veille) depuis la mme plateforme et gnrez des rapports (% une
participation, un profil des participants,
etc. ).

passer des heures en compilant les

impacts de vos campagnes pour laborer
des rapports. Mettez en forme les rsultats
de votre monitoring en ligne (Augure
Monitor ) et offline (Acces, JP Media. . .
) depuis votre plate-forme et organisez
les rsultats selon vos propres critres.
Crez et partagez des communiqus de
presse 2.0 au travers de newsletters et de
webzines. Gnrez en quelques clics des
analyses de votre rputation en ligne ou
de votre ROI.

La communication personnalise
permet un meilleur suivi pour
optimaliser la relation avec vos
contacts.

Une meilleure gestion logistique

assure un vnement plus efficace.

De cette faon vous consacrerez moins de

temps la ralisation de vos rapports et
plus de temps pour raliser une analyse
et une interprtation des rsultats.

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