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Manual de compras
Manual de compras

Farmacia-Veterinaria El Rancho
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Manual de compras

Universidad Autnoma de Baja California.

Facultad de Ingeniera y Negocios Tecate

Administracin de Compras
LAE. Norma Alicia Castelo Arreola.
Garca Terrazas Aleyda.
Morales Hernndez Mara Margarita.
133 Lic. Administracin de empresas
Por la realizacin plena del hombre

22 de mayo del 2015

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NDICE

INTRODUCCIN.......................................................................................4
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.........................................................5
TIPO DE EMPRESA...................................................................................5
TIPOS DE ABASTECIMIENTOS QUE SE LLEVAN A CABO EN LA EMPRESA......6
JUSTIFICACIN........................................................................................7
FILOSOFA DE LA EMPRESA.....................................................................8
DECALAGO DEL DEPARTAMENTO..............................................................9
DETERMINACIN DE OBJETIVOS DE COMPRAS Y FORMULACIN DE
ACCIONES............................................................................................. 10
PROCESO DE COMPRAS.........................................................................11
POLTICAS DE COMPRAS........................................................................11
ESTRUCTURA DEL REA DE COMPRAS....................................................12
DESCRIPCIN DE PUESTOS....................................................................13
DESCRIPCIN DE PUESTOS....................................................................14
DESCRIPCIN DE PUESTOS....................................................................15
CONCLUSIN........................................................................................16

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INTRODUCCIN
El manual que se presenta a continuacin es la representacin de la
coordinacin, integracin y funcionamiento, la cual se encuentra dentro de la
empresa, especificando su funcin en el departamento de compras, de esta
manera el poder as dar a conocer todas y cada una de las funciones que tiene
dicho departamento en funcin con la empresa.

De igual forma, contiene diferentes formatos por los cuales este departamento
posee para poder estar coordinados con otras reas de la empresa, en
cuestiones de poder as ser un departamento integro, de calidad humana y
material, este manual se refiere a las funciones tanto generales como
especificas en las cuales se debe y tiene que regirse en cuestiones humanas y
la realizacin de compra- venta de productos.

Cada punto que viene dentro de este manual hace referencia a la realidad que
se lleva a cabo en la empresa, para poder realizar su propsito como
organizacin, y poder ser una de las empresas ms prestigiadas en cuanto a
sus productos se han de tratar.

La relacin que existe entre este departamento con otras reas de la empresa,
es fundamental ya que con esto se pueden evitar no solamente problemas
entre el personal, sino que tambin el poder generar prdidas econmicas que
no son convenientes para ningn rea y mucho menos para la empresa en s.

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DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa:
Farmacia veterinaria el rancho
Actividad o giro:
Servicio veterinario, farmacia veterinaria, accesorios y venta de alimentos.
RFC:
Goca657030975.
Domicilio:
Blvd. Universidad #218-b col. Militar cp. 21470.
Nmero de empleados:
13
Nombre del contacto:
Alfonso Gmez contreras
Puesto del contacto:
Encargado del departamento de compras.
Departamento:
Compras.
TIPO DE EMPRESA

Giro comercial:
Servicio veterinario, farmacia veterinaria, accesorios y venta de alimentos.
Segn el origen de su capital:
Privado.
Por su tamao:
Pequea.
Segn su rgimen jurdico:
Persona fiscal

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TIPOS DE ABASTECIMIENTOS QUE SE LLEVAN A

CABO EN LA EMPRESA
Bienes:
o Suministros: Caja registradora, Formato de receta mdica, Formato de
orden de compra.
o Constantes: comida para perro, gato, pjaros, pacas de eno, accesorios
para los animales (collares, casas, almohadas, asientos, platos, entre
otros).
o Emergencia: cierta medicina que se necesite y que no est disponible.

Servicios:
o Representantes de nuevos medicamentos
o Internet.
o Proveedores.

JUSTIFICACIN
El propsito fundamental de la realizacin de este manual, es el poder tener
una estructura, en cuanto al departamento de compras, con el fin de poder as
estabilizar el control es esta misma.

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De esta forma los empleados, tanto de esta rea como la de otras podr tener
conocimiento de la estructura y del funcionamiento de esta rea, de la cual
depende principalmente la produccin y realizacin de la empresa, en cuanto a
su funcin comercial.
En cada una de estas pginas se podr encontrar, las diversas formas de
trabajo en las cuales los encargados de esta rea, tendrn que realizar para
poder as dan un buen funcionamiento del departamento, no solo en cuestiones
de compra- venta, sino que tambin personales, esto quiere decir que el
personal que se encuentre a cargo de este departamento deber de contar no
solo son aspectos fsicos que son de gran ayuda, sino que tambin aspectos
sociales, ticos y de personalidad, para que as dicha rea tenga la facilidad de
poder expresar su contenido a travs de su trabajo.

FILOSOFA DE LA EMPRESA
Misin del departamento de compras:
Adquirir productos de la ms alta calidad, con empresas de prestigio y
certificada ante autoridades reconocidas en el pas e internacionalmente, de
esta manera garantizar el prestigio de los clientes y proveedores para poder ser
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un establecimiento lder, en cuanto a la valoracin mdica-fsica, de los
diversos tipos de animales.
Valores:
o

Austeridad: Cuidar y utilizar eficientemente los materiales que tenemos,

optimizar los recursos y evitar desperdicios, gastar en lo necesario y

prescindir de lo intil.
Respeto: Tratar al cliente con igualdad, seguridad y parcialidad al

momento de realizar sus compras o servicio.

Excelencia: Vender solo productos certificados, de la ms alta calidad, y
con prestigio de saber que tanto los productos como los servicios servirn

de acuerdo a sus necesidades.

Honestidad: Saber cul es el servicio que requiere, o producto que

necesita para poder as satisfacer las necesidades del animal.

Disciplina: Realizar un control, de cada producto que se tenga, para no
adquirir, medicamentos caducos, sucios, usados o con otro fin, que no sea
el de mejorar las cualidades fsicas del animal.

DECALAGO DEL DEPARTAMENTO

1. No exceder el gasto de acuerdo al presupuesto.

2. Realizar las compras en tiempo y forma.
3. No compartir informacin con los proveedores fuera de
la empresa.
4. Ser un equipo de trabajo integro.
5. No aceptar sobornos de clientes y proveedores.
6. Realizar pedidos en tiempo y forma
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7. Abastecer solo lo necesario (no sobre- abastecer).

8. Ser justo y equitativo al momento de realizar con compra
o venta.
9. No cambiar o alterar la orden del producto.
10. Mantener al margen las relaciones con los proveedores.

DETERMINACIN DE OBJETIVOS DE COMPRAS Y

FORMULACIN DE ACCIONES.
Objetivo:
Estar informados de los cambios mdicos que puedan surgir con el uso de
nuevos productos.
Acciones:
1. Estar activo en asociaciones especializadas en ese tema.
2. Conocer las instituciones, y poder estar en contacto con ellas.
3. Conseguir una persona con la capacidad de realizar la accin de poder
estar actualizado sobre el tema.
Objetivo:

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Localizar nuevos materiales y productos.
Acciones:
1. Contar con pginas de empresas oficiales.
2. Hablar con proveedores de nueva generacin.
3. asistir a conferencias sobre los nuevos productos y materiales.
Objetivo:
Obtener utilidades para la empresa
Acciones:
1. Buscar a nuevos proveedores que trabajen con materiales nuevos de
calidad y cantidad mejorada.
2. Disminuir costos innecesarios que no ayuden a la realizacin del
abastecimiento.
3. Tener productos de calidad y poder as venderlos al precio justo.

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PROCESO DE COMPRAS
NACIONALES:
o Llega el cliente en bsqueda de un medicamento. (en algunos casos se
realiza una observacin para observar que medicamento o producto
requiere).
o Buscamos quien de los proveedores ya existentes cuentan con las
especificaciones de este producto.
o Cotizamos diversos presupuestos antes de mandar la orden de compra.
o Escogemos al proveedor que cuente con las especificaciones que
requiere el producto.
o Se enva la orden de compra al proveedor.
o Se espera la respuesta de llegada del producto (tiempo de entrega), y si
este se encuentra disponible. (de no tener el producto se busca a otro
proveedor).
o Se le informa al cliente de la existencia del producto y el tiempo en el
que este tardara en llegar.
o Se recibe el producto en la fecha establecida, y se inicia con su venta y
uso, o en algunos casos solo su venta.

POLTICAS DE COMPRAS
a) Se deber de utilizar el equipo de seguridad necesario para poder
acceder al rea.
b) Deber de utilizar los formatos autorizados por la institucin, para
realizar cualquier orden de compra.
c) Manejar el producto como nico e indispensable al momento de realizar
su formulacin de solicitarlo.
d) Conocer a los proveedores y solicitar su carta de presentacin con
anterioridad.
e) Tener un buen carcter de servicio con cada uno de los proveedores y
clientes.
f) Participar en cada una de las etapas del proceso de la compra- venta de
los materiales y productos requeridos para el establecimiento.
g) Verificar que lo llegado, sea lo solicitado en cada uno de los productos.
h) Mantener el buen funcionamiento del almacn y de los productos que se
encuentran en este.
i) Realizar un inventario a final de mes, para poder conocer lo existente, lo
que se requiere y lo que se debe de vender o comprar.

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ESTRUCTURA DEL REA DE COMPRAS.

Gerente de
compras
encargado
compraventas

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encargado
Almacen

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DESCRIPCIN DE PUESTOS
Nombre del Puesto:

gerente de compras

Nmero de plazas:

nica

Descripcin general del puesto:

Descripcin general del puesto:

Asegurar que la adquisicin de algn producto sea el adecuado, dependiendo de las

necesidades, realizar llenado de formatos para realizar la compra, tener la capacidad de
formacin:
licenciado en
administracin
de empresas
deducir
la mejor compra, dar autorizaciones
y poder
tener relacin
con otras reas de la
experiencia:

empresa.
conocimientos especficos:

idiomas:
edad:
estado civil:
sexo:

mnima 1 ao
- manejo de formatos de compras
- establecer polticas y estrategias
- trabajar en ambientes de precio
- conocimiento de abastecimiento
- buena presentacin
- saber ser flexible
- capacidad de trabajar en equipo
espaol- ingles
de 25 35 aos de edad
soltero
masculino

Perfil del puesto:

Competencias:
administrativas:

lunes a

sociales:
valores:

tcnicas:
horario:

nombre del puesto

planeacin y organizacin
liderazgo
logro de metas
control
manejo de los recursos
actitud de servicio
excelentes relaciones
facilidad de palabra
honestidad
respeto
igualdad
transparencia
honradez
lealtad
habilidad en compra-ventas
dominio del ramo a dirigir
viernes de 8:00 am a 8:00 pm

Encargado de compra-venta.

Descripcin de puestos

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nmero de plazas

nica

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Descripcin general del puesto:

Analizar
las cotizaciones, ser capaz de tomar decisiones con previa autorizacin, ser parcial y conocer a
Perfil del puesto:
todos los proveedores y clientes, tener conocimientos en el rea y ser una persona honesta.
formacin:
experiencia:
conocimientos especficos:

idiomas:
edad:
estado civil:
sexo:

tcnico en administracin de empresas

mnima 1 ao
- manejo de clculos matemticos
- coordinacin de recursos
- trabajar en ambientes de precio
- conocimiento de abastecimiento
- buena presentacin
- saber ser flexible
- capacidad de trabajar en equipo
espaol- ingles
de 25 30 aos de edad
soltero
masculino

Competencias:
administrativas:

sociales:

lunes a

valores:

tcnicas:
horario:

liderazgo
logro de metas
control
manejo de los recursos
actitud de servicio
excelentes relaciones
facilidad de palabra
ser parcial
honestidad
respeto
igualdad
transparencia
honradez
lealtad
habilidad numrica
dominio del ramo a dirigir
viernes de 8:00 am a 8:00 pm

DESCRIPCIN DE PUESTOS

NOMBRE DEL PUESTO

encargado de almacn

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NMERO DE PLAZAS

NICA

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DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:

PERFIL DEL PUESTO:

formacin:
experiencia:
conocimientos especficos:

tcnico en administracin de empresas

mnima 6 meses

Recibir los productos en forma y tiempo, realizar

hasta el almacn o directamente con
- manejosudetransportacin
clculos matemticos
el cliente, tener un control de los productos que se encuentran y de los que puedan llegar, llenar formatos
para la salida y llegada de productos.

- coordinacin de recursos

- trabajar en ambientes de precio

- conocimiento de almacn
- buena presentacin
-

idiomas:
edad:
estado civil:
sexo:

manejo de vehculo de transporte

- capacidad de trabajar en equipo

espaol- ingles
de 25 30 aos de edad
soltero
masculino

PERFIL GENERAL DEL PUESTO:

administrativas:

sociales:
valores:

tcnicas:
horario:

Competencias:

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lunes a

control
manejo de los recursos
manejo de formatos
actitud de servicio
excelentes relaciones
facilidad de palabra
honestidad
respeto
igualdad
transparencia
honradez
lealtad
habilidad numrica
dominio del ramo a dirigir
saber utilizar vehculo de transporte.
viernes de 8:00 am a 8:00 pm

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CONCLUSIN
Para concluir, podemos decir que ese manual pretende cumplir las
necesidades que la empresa desea obtener en cuanto a la realizacin de poder
dar a conocer como es la organizacin en el rea de compras, y poder as dar
la seguridad de que la institucin en s, tiene la capacidad de poder realizar un
trabajo de calidad en la compra- venta de sus productos y poder as satisfacer
las necesidades que estos requieren y tener la mayor informacin para poder
tener una buena comunicacin en esta rea, y poder tener una informacin
verdica para los proveedores y clientes que el establecimiento tiene y los
nuevos posibles clientes que con ayuda de este manual se pueden obtener,
saber que cuenta con las ms nuevas tecnologas y mtodos que facilitan el
manejo interno y externo delos productos para su venta.

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