You are on page 1of 5

T E C H N O LO G I E

Obieg oszczędności Jak usprawnić


firmę?
Często powtarzanymi procesami w fir-
mie handlowo-usługowej, które można
Rozsądnie dobrany i wdrożony system obiegu dokumentów łatwo usprawnić za pomocą systemów
obiegu dokumentów są:
umożliwia znaczące usprawnienie pracy. W pierwszej ko- − obsługa zewnętrznych zapytań
ofertowych,
lejności należy wdrożyć go w tych procesach, gdzie wyko- − przyjmowanie i obróbka faktur
nywane są wielokrotnie powtarzalne czynności, związane kosztowych,
− obsługa urlopów i innych nieobec-
z codzienną pracą organizacji. ności,
− planowanie i rozliczanie delegacji
służbowych,
− zarządzanie flotą służbowych

O
rganizacja przepływu doku-
mentów i zarządzanie nimi pojazdów,
ma kluczowe znaczenie dla − system zamówień i rozliczenia
tych firm, w których więk- zużycia materiałów,
szość informacji przechowuje − dystrybucja dokumentów firmowych
się w formie niestrukturalnej, i rejestrowanie zapoznania się
jako osobne pliki. W takich organizacjach z nimi.
najważniejsze procesy są regulowane
przez ustalony schemat przepływu in- pocztą elektroniczną, a nawet tworzyć
formacji (tzw. workflow). System obiegu parametryzowane kolekcje dokumentów
dokumentów musi umieć go zrealizo- na ich podstawie (przydatne przy pracy
wać w praktyce. Zatem jego możliwości kancelarii w systemie bezdziennikowym).
powinny uwzględniać: kolejkowanie Połączenie elastycznych reguł wraz
– w tym także ograniczone warunkami, z importem dokumentów z różnych
zależne od rodzaju dokumentu i innych źródeł sprawia, że przepływ może być
parametrów; przetwarzanie równoległe; uruchamiany niemal w dowolny sposób,
decyzje powodujące zmianę kierunku zależnie od potrzeb.
przepływu i inne, spotykane w wielu fir-
mach, zjawiska. Z drugiej strony system Kancelaria w komputerze
obiegu dokumentów musi także monito- Najważniejsze urządzenia kancelaryjne,
rować ich przepływ. Jest to ważne w tych takie jak dziennik, rzeczowy wykaz akt,
działach, w których występuje istotne na- terminarz czy rejestr wydanych doku-
gromadzenie dostarczanych dokumentów. mentów, muszą znaleźć odpowiedniki
w systemach obiegu dokumentów. Po-
Dokumenty nieważ w wielu organizacjach stosuje się
w systemie workflow dzienniki komunikacji, właśnie to urzą-
Zgromadzenie wszystkich najważniej- przez przełożonego (zatwierdzenie mery- MARCIN dzenie kancelaryjne posiada odzwier-
szych dokumentów w jednym systemie toryczne), a gotowy dokument jest często MARCINIAK ciedlenie w elektronicznych systemach
usprawnia pracę firmy, gdyż cały cykl dodatkowo zatwierdzany przez właściwe- workflow. System taki może importować
typowych działań zostaje zrealizowa- go dyrektora. dane z różnych źródeł (najczęściej jest to
ny w obrębie jednego systemu obiegu Proces przepływu dokumentów skan, fax i poczta elektroniczna), rejestru-
dokumentów, bez użycia papierowych w niektórych przypadkach powinien być jąc każde zdarzenie, podobnie rozwiązuje
formularzy czy kłopotliwych w organiza- uruchamiany automatycznie. Pomocną się komunikację wychodzącą.
cji i archiwizacji arkuszy Excell. Syste- cechą niektórych systemów jest auto- W wielu przypadkach niezbędne jest
matyzacja obiegu każdego dokumentu, znakowanie kwalifikowanym znacznikiem
W gąszczu dokumentów który pojawi się w śledzonej lokalizacji czasu, aby miał miejsce skutek daty pewnej,
łatwo coś przeoczyć, dlate- i spełnia wymagane kryteria. Regułami, w rozumieniu przepisów kodeksu cywil-
które powodują uruchomienie obie- nego. Dzięki temu, że dzienniki oraz spisy
go w zaplanowanym obiegu gu, mogą być cechy dokumentu (data, można łatwo przeszukać, system obiegu do-
powinny znaleźć się reguły, właściciel, typ, liczba i rodzaj załączni- kumentów umożliwia sprawne odnalezienie
które kontrolują jego działanie. ków), parametry samego obiegu (np. dni wszystkich żądanych dokumentów i spraw,
tygodnia, w których obowiązuje), liczba których one dotyczą. Jeszcze sprawniejsze
my workflow, które obsługują szablony dokumentów w danej lokalizacji i inne. jest wyszukiwanie pełnotekstowe.
opracowane przez użytkownika, mogą Uruchomiona w ten sposób akcja może Ważną cechą, która ułatwia pracę
wykorzystywać ten sam schemat prze- zawierać nie tylko proste przekazanie do w systemie jest automatyczna numeracja
pływu do różnych dokumentów, o ile akceptacji. System może także automa- zgodnie z przyjętymi zasadami i mecha-
w obu przypadkach ich proces wygląda tycznie tworzyć ich kopie, przenosić do nizm kontroli poprawności przypisania
podobnie. Praktyka pokazuje, że w wielu innych lokalizacji na podstawie zadanych dokumentów. W przypadku kancelarii
przypadkach tak właśnie jest. Dokumenty parametrów, tworzyć nowe wersje doku- prowadzonej w systemie mieszanym
są w pierwszej kolejności zatwierdzane mentu, uruchamiać proces dostarczenia (jednocześnie stosowany jest dziennik

COMPUTERWORLD 9 czerwca 2009


T E C H N O LO G I E

w uproszczonej formie, a dokumenty wszystkie dokumenty, zawierające czytelną domienia mogą także być wyzwalane przy
przypisuje się do sprawy, jak w systemie treść. Dlatego przy wdrożeniu systemu publikacji jego nowej wersji (szczególnie
bezdziennikowym), system obiegu musi obiegu dokumentów warto zadbać o ska- ważne jest przy dokumentach systemu
uwzględnić konieczność podawania sygna- ner z opcją OCR w języku polskim lub zarządzania jakością i przy publikacji
tur zarówno dziennika korespondencyj- odpowiednie oprogramowanie w samym aktów prawnych) oraz przy zmianie jego
nego (przy wejściu dokumentu w obieg), systemie obiegu, opracować mechanizm statusu, np. po zatwierdzeniu. Razem
jak i sprawy, do której dany dokument tworzenia plików PDF z warstwą tekstową z powiadomieniami powinien zostać
jest przypisany (to przypisanie wykonuje i upewnić się, że system wspiera najważ- wdrożony system monitoringu, za które-
właściwy referent). System powinien także niejsze standardy formatów dokumentów go pomocą pracownicy mogą poznać stan
zawierać mechanizm automatycznego w obiegu (co najmniej pliki tekstowe ISO załatwiania danej sprawy. W tym przy-
tworzenia sprawy, jeśli dany dokument 32000-1: 2008 – PDF 1.7 wraz z rozszerze- padku należy wziąć pod uwagę mechani-
ją otwiera. Razem z powstaniem nowej niami, takimi jak Compact PDF; Microsoft zmy zabezpieczeń przed nieupoważnio-
wersji dokumentu lub nowego dokumentu nym dostępem do informacji związanych
w danej sprawie, proces obiegu powinien z kolejnymi etapami obiegu.
uruchamiać się automatycznie, powinny Jeśli firma zamierza wdrożyć system
być też zapisywane informacje o dostępie
Najważniejsze urządzenia kancelaryjne, zarządzania jakością, niezbędne będzie
oraz punktach zatrzymania. takie jak dziennik, rzeczowy wykaz akt, ter- zrealizowanie środowiska, które umożli-
minarz czy rejestr wydanych dokumentów, wi publikację, dystrybucję i organizację
Uwzględnić nieobecnych dokumentów tego systemu. System taki
Dobry system musi także prawidłowo muszą znaleźć odpowiedniki w systemach musi odzwierciedlać strukturę doku-
rozwiązywać problemy nieobecności obiegu dokumentów. mentacji systemu zarządzania jakością,
pracowników związanych z załatwieniem posiadać mechanizm publikacji procedur
danej sprawy. Gdy osoba odpowiedzialna Office 97/2003 i ISO/IEC 26300 – ODF). i załączników, umożliwiać powiadomie-
za załatwianie takich spraw jest nie- Niektóre systemy potrafią organizować nia o nowej wersji dokumentu, a tak-
obecna, w obiegu powinny się znaleźć dowolne pliki, w tym także dźwięki, że rejestrować odczytanie procedury.
informacje o osobach, które ją mogą zdjęcia i pliki wideo, a nawet rysunki Oprócz udostępniania procedur, należy
zastąpić. W praktyce często umieszcza się w programach inżynierskich, takich jak w systemie uwzględnić obsługę audytów
tutaj przełożonego danej osoby, ale należy AutoCAD. Dobry program obiegu może
wziąć pod uwagę to, że niektóre operacje także zawierać opcje tworzenia podglądów W organizacjach, w których
powinny być zatwierdzane przez dwie dokumentu w przeglądarce internetowej,
osoby. Jeśli więc przełożony nieobecnego narzędzia do szybkiej konwersji i eksportu przechowuje się w formie nie-
pracownika dokonał jakichś czynności w innym formacie. strukturalnej, najważniejsze
w jego zastępstwie, pozostałe akcje – ta-
kie jak zatwierdzenie do wypłaty – wciąż Procedury i audyty
procesy są regulowane przez
musi potwierdzić inna osoba. Dobrze Ważną cechą dobrego systemu obiegu ustalony schemat przepływu
zaplanowany obieg powinien uwzględniać jest też sprawny mechanizm powiado- informacji.
także takie przypadki i sprawdzać dostęp- mień. W gąszczu dokumentów łatwo
ność za pomocą odpytania właściwego coś przeoczyć, dlatego w zaplanowanym wewnętrznych, dokumentacje działań ko-
modułu systemu klasy ERP. obiegu powinny znaleźć się reguły, które rygujących niezgodności i inne działania,
Systemy obiegu dokumentów powinny kontrolują jego działanie. Reguła taka które dotyczą pracy systemu zarządzania
posiadać także narzędzia do pełnoteksto- może uruchamiać powiadomienie pocztą jakością. Najprostszą wersją jest okre-
wego wyszukiwania w treści. Taka wyszu- elektroniczną czy za pomocą wiadomości sowo aktualizowany portal, zawiera-
kiwarka bezwarunkowo musi uwzględniać systemowej wtedy, gdy dokument jest na jący wszystkie niezbędne dokumenty
polską fleksję. Należy też indeksować danym etapie obiegu zbyt długo. Powia- (przeważnie są to pliki w formacie PDF
i formularze w formacie Office), rejestru-
jący ich odczytanie, typowo wdraża się

JAK UPORZĄDKOWAĆ PISMA FIRMOWE? obsługę formularzy planowania audytów,


wprowadzanie sprawozdań online i au-
tomatyczne powiadomienia. Najbardziej
Oprócz dokumentów finansowych, system obiegu powi- które należy uwzględnić w rozliczeniu. Wiele błędów zaawansowane systemy obsługują całość
nien obsługiwać wszystkie najważniejsze formy komuni- popełnianych przez pracowników dotyczy właśnie nie- zagadnień systemu zarządzania jakością.
kacji w firmie. Najprostszym przypadkiem jest dystrybucja prawidłowego naliczenia diet, ryczałtów noclegowych
pism okólnych, w których rejestrowana jest treść pisma, i przejazdów komunikacją miejską. Wdrożenie oprogra- Przeniesienie do archiwum
jego metadane i informacja o dostępie do treści przez mowania upraszczającego rozliczanie zminimalizuje licz- Dokumenty znajdują się w systemie
poszczególnych pracowników. Dystrybucja i obieg pozo- bę takich pomyłek i zwolni pracowników z kłopotliwego obiegu dokumentów jedynie przez
stałych dokumentów zależy od struktury organizacyjnej wypełniania rozliczeń w wersji papierowej. Zatwierdzenie pewien czas, a potem powinny zostać
przedsiębiorstwa i przyjętych metod komunikacji. delegacji też może odbywać się w sposób elektroniczny. zarchiwizowane. System może posiadać
Najczęściej wprowadzanym dokumentem jest zazwy- Integralną częścią jej rozliczenia powinno być sprawo- własne archiwum (jako osobna instancja,
czaj faktura kosztowa i delegacja. W firmach, w których zdanie w formie krótkiej notatki z potwierdzeniem prze- odpowiednio skonfigurowana, jak np.
pracownicy dość często udają się w służbowe delegacje, czytania przez przełożonego. Xerox Docushare), albo zostać zintegro-
warto wdrożyć system, który ułatwi zarządzanie nimi. Faktura kosztowa należy do tych dokumentów, które wany z innymi rozwiązaniami (najczęściej
Każda delegacja musi być poprzedzona zgłoszeniem muszą być przetworzone w dwóch miejscach – dziale wymienia się EMC Documentum i IBM
merytorycznym, po powrocie należy ją rozliczyć, wypeł- merytorycznym, który określa sposób dekretacji kosztów FileNet). Integracja z archiwum jest ważna
niając informacje o przejeździe do miejsca docelowego na poszczególne centra kosztów i dziale finansowym, który w przypadku organizacji, które przetwa-
i z powrotem, noclegach, ewentualnych dodatkowych ją dalej przetwarza. W małych firmach dekretacji dokonuje rzają wiele krótko żyjących dokumentów.
wydatkach. Przy delegacji zazwyczaj pracownikowi nale- księgowa na podstawie opisów faktury, w dużych korpora- Archiwizacja nieaktualnych spraw odciąża
ży się dieta, zależna m.in. od liczby dni pobytu w podróży, cjach opracowano procedury sprawnej obsługi. system obiegu i ułatwia pracę.

COMPUTERWORLD 9 czerwca 2009


ZARZĄDZANIE

Prościej i skuteczniej
Zastosowanie w sprawozdawczości finansowej jednolitego Źródłem informacji w przypadku przedsię-
biorstw są głównie systemy informatyczne
formatu obiegu informacji może przynieść wiele korzyści wspierające departamenty finansowe. W przy-
padku osób fizycznych źródło informacji mogą
podatnikom i urzędom. Coraz powszechniej stosowanym stanowić zaświadczenia o uzyskanych w danym
roku podatkowym przychodach. Trzeci składnik
staje się format eXtensible Business Reporting Language. sprawozdawczości XBRL, to odpowiednie opro-
gramowanie pozwalające na wygenerowanie
dokumentu w formacie XBRL (zwanego instan-

A
ktualne procesy w zakresie MATEUSZ nadzorców rynków kapitałowych oraz sektorów cją, z ang. „instance document”). W przypadku
sprawozdawczości charakteryzuje HOJDA bankowych, a także ministerstwa finansów oraz przedsiębiorstw może to być odpowiedni moduł
zróżnicowany format obiegu infor- inne agendy rządowe, wskazuje na spełnienie pozwalający na konwersję danych z systemów
macji. Mamy do czynienia zarówno przez ten format wymogów, jakie stawia elektro- sprawozdawczych. Dla największych przedsię-
z papierem (np. większość deklaracji nizacja sprawozdawczości finansowej. biorstw takie moduły oferuje między innymi
podatkowych, sprawozdania finan- SAP, mniejsze przedsiębiorstwa mogą posłużyć
sowe przekazywane do Monitora Polskiego B Od weryfikacji do analizy się narzędziami dedykowanymi, umożliwiają-
itd.), formatami elektronicznymi typu PDF, Kluczową rolę odgrywa taksonomia XBRL, któ- cymi konwersję danych z różnych źródeł (baz
MS Word, MS Excel (raporty publikowane rą stanowi zestaw pojęć dla określonego rodzaju danych, MS Office, PDF) do formatu XBRL.
przez spółki publiczne), jak i opartymi sprawozdawczości (np. opartego o Ustawę o ra- W przypadku najmniejszych przedsiębiorstw
o XML-owe schemy XSD (na przykład aktual- chunkowości, deklaracji podatkowych). Pojęcia oraz osób fizycznych narzędzia służące do two-
nie opracowywane formaty w ramach projektu zdefiniowane są w postaci schematu XSD i uzu- rzenia raportów XBRL przyjmują na ogół formę
ePUAP). Wszystkie elektroniczne formaty pełnione o szereg innych informacji w formie formularzy HTML, PDF i są dostarczane przez
nie dostarczają wymaganych mechanizmów tzw. linkbase (warstw powiązań) określających instytucje wymagające przesyłania informacji
zapewniających wysoką jakość przesyłanych semantykę pojęć zdefiniowanych w schemie w tymże formacie (np. Urzędy Skarbowe).
informacji (szczególnie informacji o charak- XSD. W ramach taksonomii określone zostają, Ta najliczniejsza grupa nadawców informacji
terze liczbowym, takich jak sprawozdania
finansowe czy deklaracje podatkowe). Architektura
Rozwiązanie tego problemu stanowi format taksonomii XBRL
XBRL (eXtensible Business Reporting Lan-
guage). Bazuje on na XML i opracowany został
w celu opisywania szeroko pojętych informacji
finansowych (rachunkowych, podatkowych,
statystycznych). Pomysł jego stworzenia zrodził
się ponad 10 lat temu, w głowie pewnego
amerykańskiego księgowego, który dostrzega-
jąc możliwości języka XML w zakresie opisu
danych rozpoczął wspólnie z amerykańskim
instytutem księgowych prace nad opracowa-
niem dialektu XML dla potrzeb sprawozdaw-
czości finansowej. W efekcie opracowana
została Specyfikacja XBRL (wykorzystująca między innymi, zależności nadrzędno-podrzęd- finansowych może wykorzystać także narzędzia
ne w formie drzew prezentacji. XBRL pozwala typu open source. Jednym z nich jest RIVET
Kluczową rolę odgrywa tak- także na opis i definicję bardziej zaawanso- DRAGON TAG umożliwiający mapowanie
sonomia XBRL, którą stanowi wanych zależności między pojęciami, które danych z dokumentów MS Excel lub MS Word
mogą przyjąć zaawansowane, wielowymiarowe do formatu XBRL. Niezależnie od rodzaju
zestaw pojęć dla określonego formy (podobne do tych, opisywanych przy wykorzystywanego narzędzia do generowania
rodzaju sprawozdawczo- pomocy kostek OLAP). Ponadto taksonomia dokumentu XBRL, każde z nich wykorzystuje
definiuje reguły biznesowe (matematyczne oraz określoną taksonomię XBRL (w przypadku
ści (np. opartego o Ustawę logiczne), zapewniające poprawność przesyła- sprawozdań opartych o MSSF może nią być
o rachunkowości, deklaracji nych danych. Istotne z punktu widzenia osoby taksonomia IFRS, a w przypadku projektu e-De-
sporządzającej raport są „zaszyte” w taksonomii klaracje mogłaby nią być taksonomia XBRL dla
podatkowych itp.). referencje do aktów prawnych oraz innych określonego typu deklaracji podatkowej).
dostępne technologie XML, takie jak XLink, źródeł informacji określające wymagania Wygenerowany dokument instance (ra-
schemat XSD i inne), uwzględniająca specy- względem docelowego raportu. port/sprawozdanie w formacie XBRL) przesłany
fikę sprawozdawczości finansowej (tj. m.in. Przygotowanie dokumentu w formacie zostaje do określonego portalu sprawozdaw-
kredytowy lub debetowy charakter informacji, XBRL można porównać do gotowania. W obu czego, który utrzymywany jest przez instytucję
pojęcie „raportowanie określone na dzień” lub przypadkach potrzebnych jest kilka składników. wymagającą przesyłania określonych informacji
„za okres” oraz wiele innych). Pierwszym z nich są informacje, które chcemy w formacie XBRL (może nią być na przykład
W związku z brakiem alternatyw, XBRL przesłać. Mogą one przyjąć formę sprawozdania giełda papierów wartościowych, urząd skar-
szybko rozpowszechnił się w sprawozdawczości finansowego, deklaracji podatkowej lub każdego bowy). W momencie odbioru raport poddany
gospodarczej. Jego szerokie zastosowanie przez innego dokumentu o charakterze finansowym. zostaje procesowi weryfikacji informacji

COMPUTERWORLD 16 czerwca 2009


z taksonomią XBRL, w oparciu o którą został ne dodatki MS Excel umożliwiające wizualizację elementów przypisanych wszystkim rodzajom
wcześniej wygenerowany. W procesie tym i prostą analizę danych w formacie XBRL. deklaracji (jedno pojęcie może zostać wyko-
wykorzystywane zostają wszelkie reguły ma- rzystane wielokrotnie niezależnie od rodzaju
tematyczne i logiczne zdefiniowane w ramach Ekonomia informacji deklaracji, w ramach której występuje).
taksonomii, co w konsekwencji pozwala na Na czym polegają korzyści wynikające z zasto- Innym przykładem obszaru odnoszące-
zidentyfikowanie wszelkich niezgodności. Błędy sowania XBRL w procesie sprawozdawczym? go korzyści z ujednolicenia elektronicznego
mogą przyjąć różnoraki charakter: zły rodzaj Z dotychczas przeprowadzonych we współpracy formatu sprawozdawczego jest rynek kapitałowy.
informacji (w pole liczbowe został wpisany z Ministerstwem Finansów analiz wynika, iż Decyzja Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego
tekst), błąd kalkulacyjny (w przypadku rachun- zastosowanie XBRL w projekcie e-Deklaracje
ku zysku strat: zysk nie jest równy przychodom stworzyłoby szereg udogodnień zarówno dla

W przypadku zastosowania
podatników, jak i urzędów skarbowych. W przy- Zastosowanie XBRL dla potrzeb rynku kapi-
padku tych pierwszych, korzyści sprowadzają się,
XBRL liczba pól e-Formularza między innymi, do „odchudzenia” formularzy tałowego znacząco polepsza jakość publiko-
ograniczona zostaje tylko podatkowych o 40 do 60% obecnie istniejących wanych informacji, pozwala koncentrować
pól. Co więcej, oszczędności te mają dwojaki
do pojęć podstawowych, charakter. Po pierwsze, wiele pól jest obecnie
się na pracy analitycznej, pozostawiając
w oparciu o które automa- duplikowanych („przepisz pozycję z pola numer technologii kontrolę poprawności opubliko-
45”), co w przypadku zastosowania XBRL nie wanych informacji.
tycznie wyliczane są (dzięki występuje. Informacja wprowadzona w dane
zdefiniowanym w ramach pole (w dany element XBRL) pojawia się wszę- o przyszłym wykorzystaniu XBRL wynika między
dzie tam, gdzie pole to się pojawia. Po drugie, innymi z konieczności poprawy przejrzystości
taksonomii regułom matema- wiele z wartości jest wyliczanych na podstawie publikowanych przez emitentów informacji finan-
tycznym) wartości wtórne, informacji wprowadzonych w innych polach sowych. Obecnie publikowane raporty finansowe
(„suma kwot z poz. 27, 28, 29”). W przypadku obfitują w najprostsze błędy kalkulacyjne (np.
takie jak kwota podatku, zastosowania XBRL liczba pól e-Formularza aktywa nie równają się pasywom), zróżnicowane
suma przychodów, kwota ograniczona zostaje tylko do pojęć podstawo- liczby ujemne pojawiają się w nawiasach lub
wych, w oparciu o które automatycznie wylicza- raportowane są z minusem. Te i inne błędy lub
zysku i inne. ne są (dzięki zdefiniowanym w ramach taksono- niespójności powiązane z formatem w jakim
pomniejszonym o koszty), błąd logiczny mii regułom matematycznym) wartości wtórne, publikowane są dane (PDF, MS Word, JPG
(w przypadku deklaracji podatkowych: podat- takie jak kwota podatku, suma przychodów, – zeskanowany dokument papierowy), zmuszają
nikowi nie przysługuje ulga, jednocześnie kwota kwota zysku i inne. Ponadto, użytkownik korzy- analityków, inwestorów giełdowych, a także same-
ulgi została zadeklarowana). Po zweryfikowa- stający z inteligentnego e-Formularza opartego go nadzorcę rynku kapitałowego do czasochłon-
niu poprawności i kompletności nadesłanych na XBRL ma do dyspozycji referencje do aktów nej, ręcznej korekty opublikowanej informacji
informacji (proces weryfikacji obejmuje także prawnych oraz inne informacje usprawniające oraz ujednolicenia formatu, w celu umożliwienia
kontrolę wymaganych informacji) podmiot poprawne wypełnienie formularza. docelowej analizy merytorycznej. Zastosowanie
przesyłający wymagany dokument otrzymuje Korzyści, jakie z zastosowania XBRL czerpią XBRL dla potrzeb rynku kapitałowego znaczą-
z portalu informację zwrotną o konieczności urzędy (oprócz samego faktu elektronizacji co polepsza jakość publikowanych informacji,
korekty ewentualnych błędów (i/lub uzupeł- procesu składania e-Deklaracji, a co za tym pozwala koncentrować się na pracy analitycznej,
nienia brakujących danych) oraz ponownego idzie wyeliminowania konieczności ręczne- pozostawiając technologii XBRL kontrolę po-
przesłania dokumentu, bądź też informację go przepisywania informacji z deklaracji do prawności opublikowanych informacji.
o zgodności wszystkich informacji i przyjęciu systemów informatycznych), wiążą się z bardzo Na wszystkie korzyści, jakie oferuje XBRL,
dokumentu przez daną instytucję. niskim prawdopodobieństwem wystąpienia trzeba jednak poczekać. Praktyka pokazu-
Po otrzymaniu nadesłanych informacji i ich błędu oraz z wysokiej jakości przesyłanymi da- Ujednolicenie je, iż zmiana formatu wymiany danych jest
automatycznym wprowadzeniu do bazy danych nymi, co zapewniane jest dzięki zdefiniowanym poprzez XBRL procesem zajmującym od dwóch do trzech lat.
następuje proces analizy. W zależności od po- w ramach taksonomii regułom biznesowym. formatu wymiany Wynika to z konieczności przeprowadzenia
trzeb i charakteru informacji analiza odbywać Dalsze korzyści, to między innymi posługiwanie informacji w pro- szeregu zmian, zarówno po stronie nadaw-
się może przy pomocy różnorodnych narzędzi, się jednoznaczną definicją pojęć finansowych cesie sprawozdaw- ców, jak i odbiorców. Ponadto, w okresie tym
począwszy od kosztownych i zaawansowanych (a nie, jak ma to obecnie miejsce, pól formula- czości i samych niezbędne jest systematyczne podnoszenie
funkcjonalnie Business Intelligence, po bezpłat- rza), co z kolei znacznie ogranicza łączną liczbę informacji. wiedzy w zakresie standaryzacji i informatyza-
cji procesów sprawozdawczych.

Mateusz Hojda należy do Stowarzyszenia XBRL


Polska, które jest członkiem międzynarodowego
konsorcjum XBRL International, utrzymują-
cego i promującego format XBRL. W ramach
swojej działalności Stowarzyszenie XBRL Polska
współpracuje m.in. z Urzędem Komisji Nadzoru
Finansowego, Ministerstwem Finansów, Narodo-
wym Bankiem Polskim. Efektem tej współpracy
jest rozpoczęcie przez UKNF prac nad wdroże-
niem XBRL dla potrzeb rynku kapitałowego,
poprzez zamianę obecnego systemu ESPI na
nowy system gromadzenia i publikacji informacji
dotyczących emitentów giełdowych i innych
podmiotów nadzorowanych. W przypadku Mini-
sterstwa Finansów, Stowarzyszenie współpracuje
w zakresie projektu e-Deklaracje.

COMPUTERWORLD 16 czerwca 2009


modelowaniebiznesu

Zwiększenie
Optymalizacja produktywności
pracowników
na czas po... dzięki BPM
• automatyzacja prostych i rutyno-
wych czynności,
• sterowanie przebiegiem procesu
Dziś, gdy mniej czasu zajmuje bieżąca działalność, i jego kontrola,
m.in. ze względu na mniejsze zamówienia ze strony • mniej błędów formalnych, zawęże-
nie pola do nadużyć,
klientów, firmy mają rezerwy do wykorzystania na „po- • szybkie i pewne podejmowanie
decyzji,
rządkowanie”. To dobry czas na optymalizację procesów. • sterowanie obiegiem i reguły
biznesowe,
• integracja aplikacji,
• centralna lista zadań.

Wiele firm myśląc o wdrożeniu narzędzi


BPM, myśli także o ograniczaniu kosztów. Ich
przedstawiciele uważają, że po wdrożeniu podej-
ścia procesowego te same działania będą wyma-
gać mniejszej liczby pracowników. I mają rację,
bo zdecydowanie zwiększa się ich wydajność.
Zwykle jednak są oni przenoszeni do nowych,
ważniejszych – z punktu widzenia strategicznych
celów firmy – spraw. Oczywiście udaje się także
dzięki nowym narzędziom sprawdzić, którzy
pracownicy są najmniej efektywni, zwalniając
np. 10% najgorszych księgowych, a połowę
pozostałych przesuwając do ważniejszych spraw
– jak analityka biznesowa. Daje to większą
wiedzę, a zarazem możliwość szybszej reakcji
na zmiany na rynku. Firma wchodzi w cykl
dzięki narzędziom monitoringu procesów BAM
(Business Activity Monitoring), które pozwalają
na poznanie, jak one działają. Im większe zaś
uporządkowanie i zautomatyzowanie procesów,

W
iele firm mówi, że warto dziś mat trochę na zasadzie panującej obecnie mody. ADAM JADCZAK tym więcej może zrobić pojedynczy pracownik.
inwestować, idąc pod prąd Oglądając się na inne firmy. Ich przedstawiciele Dzieje się tak dzięki załatwianiu w sposób auto-
kryzysu, zwłaszcza, że dziś na konferencjach widzą bowiem, co inni zrobili, matyczny wielu rutynowych czynności.
wiele usług można kupić taniej.co osiągnęli. Próbując to przełożyć na swój grunt
Widać to chociażby po przetar- po pierwsze, myślą o uporządkowaniu tego, co Czym jest BPM?
gach publicznych w Warszawie. się dzieje w ich organizacji. Tym bardziej dziś, Jak wygląda podejście do wprowadzenia systemu
Można więc powiedzieć, że inwestycje teraz gdy wiele inicjatyw dzieje się szybko, powstaje zarządzania procesami? „Najlepiej spróbować
opłacają się podwójnie, szczególnie jeśli dotyczą
ad hoc, powodując niekiedy bałagan. Tym- zrobić na początek rzeczy proste, ważne biznesowo,
one przemodelowania procesów biznesowych, czasem porządkując procesy w firmie, można dające szybki i wartościowy efekt” – mówi Tomasz
dzięki którym można szybciej i lepiej reagować zapewnić proste korzyści z poprawy sprawno- Burczyński. Gdy modelowanie procesów spraw-
na zmiany na rynku. „Jak się raz przejdzie na ści operacyjnej przedsiębiorstwa. Można też dzi się w takim małym projekcie, można myśleć
«drugą stronę rzeki», zmienia się myślenie. To zaś
odciążyć pracowników, aby mogli zacząć myśleć o wdrożeniu systemu BPM do zarządzania czymś
pozwala na szybszą reakcję na zmiany w otacza- perspektywicznie, a nie tylko o bieżących spra- większym, np. przemodelowania procesów w call
jącym świecie” – przekonuje Tomasz Burczyński, wach. Przykładem może być wdrożenie systemu center. Dla każdego przedsiębiorstwa co innego
dyrektor zarządzający K2 Web Systems. BPM w Sanofi-Aventis Polska (więcej w ramce), jest bowiem core biznesem. A to właśnie w tych
gdzie 500 reprezentantów zostało pozbawionych obszarach osiąga się najszybsze i najbardziej
Uporządkować procesy konieczności zajmowania się czasochłonnym znaczące efekty. Dla sieci salonów z elektroniką
Wiele firm myśląc o wdrożeniu rozwiązań BPM skanowaniem i wysyłaniem dokumentów zwią- będzie to rozpatrywanie wniosków zakupowych,
(Business Process Management) podejmuje ten te- zanych z podpisywanymi nowymi umowami. dla banku zaś kredytowych.

Partnerem tematu jest

computerworldtop200 czerwiec 2009 top.computerworld.pl