T E C H N O LO G I E
Obieg oszczędności
Rozsądnie dobrany i wdrożony system obiegu dokumentów
umożliwia znaczące usprawnienie pracy. W pierwszej ko-
lejności należy wdrożyć go w tych procesach, gdzie wyko-
nywane są wielokrotnie powtarzalne czynności, związane
z codzienną pracą organizacji.
O
rganizacja przepływu doku-
mentów i zarządzanie nimi
ma kluczowe znaczenie dla
tych firm, w których więk-
szość informacji przechowuje
się w formie niestrukturalnej,
jako osobne pliki. W takich organizacjach
najważniejsze procesy są regulowane
przez ustalony schemat przepływu in-
formacji (tzw. workflow). System obiegu
dokumentów musi umieć go zrealizo-
wać w praktyce. Zatem jego możliwości
powinny uwzględniać: kolejkowanie
– w tym także ograniczone warunkami,
zależne od rodzaju dokumentu i innych
parametrów; przetwarzanie równoległe;
decyzje powodujące zmianę kierunku
przepływu i inne, spotykane w wielu fir-
mach, zjawiska. Z drugiej strony system
obiegu dokumentów musi także monito-
rować ich przepływ. Jest to ważne w tych
działach, w których występuje istotne na-
gromadzenie dostarczanych dokumentów.
Dokumenty
w systemie workflow
Zgromadzenie wszystkich najważniej-
szych dokumentów w jednym systemie
usprawnia pracę firmy, gdyż cały cykl
typowych działań zostaje zrealizowa-
ny w obrębie jednego systemu obiegu
dokumentów, bez użycia papierowych
formularzy czy kłopotliwych w organiza-
cji i archiwizacji arkuszy Excell. Syste-
W gąszczu dokumentów
łatwo coś przeoczyć, dlate-
go w zaplanowanym obiegu
powinny znaleźć się reguły,
które kontrolują jego działanie.
my workflow, które obsługują szablony
opracowane przez użytkownika, mogą
wykorzystywać ten sam schemat prze-
pływu do różnych dokumentów, o ile
w obu przypadkach ich proces wygląda
podobnie. Praktyka pokazuje, że w wielu
przypadkach tak właśnie jest. Dokumenty
są w pierwszej kolejności zatwierdzane
COMPUTERWORLD 9 czerwca 2009
przez przełożonego (zatwierdzenie mery-
toryczne), a gotowy dokument jest często
dodatkowo zatwierdzany przez właściwe-
go dyrektora.
Proces przepływu dokumentów
w niektórych przypadkach powinien być
uruchamiany automatycznie. Pomocną
cechą niektórych systemów jest auto-
matyzacja obiegu każdego dokumentu,
który pojawi się w śledzonej lokalizacji
i spełnia wymagane kryteria. Regułami,
które powodują uruchomienie obie-
gu, mogą być cechy dokumentu (data,
właściciel, typ, liczba i rodzaj załączni-
ków), parametry samego obiegu (np. dni
tygodnia, w których obowiązuje), liczba
dokumentów w danej lokalizacji i inne.
Uruchomiona w ten sposób akcja może
zawierać nie tylko proste przekazanie do
akceptacji. System może także automa-
tycznie tworzyć ich kopie, przenosić do
innych lokalizacji na podstawie zadanych
parametrów, tworzyć nowe wersje doku-
mentu, uruchamiać proces dostarczenia
Jak usprawnić
firmę?
Często powtarzanymi procesami w fir-
mie handlowo-usługowej, które można
łatwo usprawnić za pomocą systemów
obiegu dokumentów są:
− obsługa zewnętrznych zapytań
ofertowych,
− przyjmowanie i obróbka faktur
kosztowych,
− obsługa urlopów i innych nieobec-
ności,
− planowanie i rozliczanie delegacji
służbowych,
− zarządzanie flotą służbowych
pojazdów,
− system zamówień i rozliczenia
zużycia materiałów,
− dystrybucja dokumentów firmowych
i rejestrowanie zapoznania się
z nimi.
pocztą elektroniczną, a nawet tworzyć
parametryzowane kolekcje dokumentów
na ich podstawie (przydatne przy pracy
kancelarii w systemie bezdziennikowym).
Połączenie elastycznych reguł wraz
z importem dokumentów z różnych
źródeł sprawia, że przepływ może być
uruchamiany niemal w dowolny sposób,
zależnie od potrzeb.
Kancelaria w komputerze
Najważniejsze urządzenia kancelaryjne,
takie jak dziennik, rzeczowy wykaz akt,
terminarz czy rejestr wydanych doku-
mentów, muszą znaleźć odpowiedniki
w systemach obiegu dokumentów. Po-
nieważ w wielu organizacjach stosuje się
dzienniki komunikacji, właśnie to urzą-
MARCIN dzenie kancelaryjne posiada odzwier-
MARCINIAK ciedlenie w elektronicznych systemach
workflow. System taki może importować
dane z różnych źródeł (najczęściej jest to
skan, fax i poczta elektroniczna), rejestru-
jąc każde zdarzenie, podobnie rozwiązuje
się komunikację wychodzącą.
W wielu przypadkach niezbędne jest
znakowanie kwalifikowanym znacznikiem
czasu, aby miał miejsce skutek daty pewnej,
w rozumieniu przepisów kodeksu cywil-
nego. Dzięki temu, że dzienniki oraz spisy
można łatwo przeszukać, system obiegu do-
kumentów umożliwia sprawne odnalezienie
wszystkich żądanych dokumentów i spraw,
których one dotyczą. Jeszcze sprawniejsze
jest wyszukiwanie pełnotekstowe.
Ważną cechą, która ułatwia pracę
w systemie jest automatyczna numeracja
zgodnie z przyjętymi zasadami i mecha-
nizm kontroli poprawności przypisania
dokumentów. W przypadku kancelarii
prowadzonej w systemie mieszanym
(jednocześnie stosowany jest dziennik
T E C H N O LO G I E

w uproszczonej formie, a dokumenty
przypisuje się do sprawy, jak w systemie
bezdziennikowym), system obiegu musi
uwzględnić konieczność podawania sygna-
tur zarówno dziennika korespondencyj-
nego (przy wejściu dokumentu w obieg),
jak i sprawy, do której dany dokument
jest przypisany (to przypisanie wykonuje
właściwy referent). System powinien także
zawierać mechanizm automatycznego
tworzenia sprawy, jeśli dany dokument
ją otwiera. Razem z powstaniem nowej
wersji dokumentu lub nowego dokumentu
w danej sprawie, proces obiegu powinien
uruchamiać się automatycznie, powinny
być też zapisywane informacje o dostępie
oraz punktach zatrzymania.
Uwzględnić nieobecnych
Dobry system musi także prawidłowo
rozwiązywać problemy nieobecności
pracowników związanych z załatwieniem
danej sprawy. Gdy osoba odpowiedzialna
za załatwianie takich spraw jest nie-
obecna, w obiegu powinny się znaleźć
informacje o osobach, które ją mogą
zastąpić. W praktyce często umieszcza się
tutaj przełożonego danej osoby, ale należy
wziąć pod uwagę to, że niektóre operacje
powinny być zatwierdzane przez dwie
osoby. Jeśli więc przełożony nieobecnego
pracownika dokonał jakichś czynności
w jego zastępstwie, pozostałe akcje – ta-
kie jak zatwierdzenie do wypłaty – wciąż
musi potwierdzić inna osoba. Dobrze
zaplanowany obieg powinien uwzględniać
także takie przypadki i sprawdzać dostęp-
ność za pomocą odpytania właściwego
modułu systemu klasy ERP.
Systemy obiegu dokumentów powinny
posiadać także narzędzia do pełnoteksto-
wego wyszukiwania w treści. Taka wyszu-
kiwarka bezwarunkowo musi uwzględniać
polską fleksję. Należy też indeksować
wszystkie dokumenty, zawierające czytelną
treść. Dlatego przy wdrożeniu systemu
obiegu dokumentów warto zadbać o ska-
ner z opcją OCR w języku polskim lub
odpowiednie oprogramowanie w samym
systemie obiegu, opracować mechanizm
tworzenia plików PDF z warstwą tekstową
i upewnić się, że system wspiera najważ-
niejsze standardy formatów dokumentów
w obiegu (co najmniej pliki tekstowe ISO
32000-1: 2008 – PDF 1.7 wraz z rozszerze-
niami, takimi jak Compact PDF; Microsoft
Najważniejsze urządzenia kancelaryjne,
takie jak dziennik, rzeczowy wykaz akt, ter-
minarz czy rejestr wydanych dokumentów,
muszą znaleźć odpowiedniki w systemach
obiegu dokumentów.
Office 97/2003 i ISO/IEC 26300 – ODF).
Niektóre systemy potrafią organizować
dowolne pliki, w tym także dźwięki,
zdjęcia i pliki wideo, a nawet rysunki
w programach inżynierskich, takich jak
AutoCAD. Dobry program obiegu może
także zawierać opcje tworzenia podglądów
dokumentu w przeglądarce internetowej,
narzędzia do szybkiej konwersji i eksportu
w innym formacie.
Procedury i audyty
Ważną cechą dobrego systemu obiegu
jest też sprawny mechanizm powiado-
mień. W gąszczu dokumentów łatwo
coś przeoczyć, dlatego w zaplanowanym
obiegu powinny znaleźć się reguły, które
kontrolują jego działanie. Reguła taka
może uruchamiać powiadomienie pocztą
elektroniczną czy za pomocą wiadomości
systemowej wtedy, gdy dokument jest na
danym etapie obiegu zbyt długo. Powia-
domienia mogą także być wyzwalane przy
publikacji jego nowej wersji (szczególnie
ważne jest przy dokumentach systemu
zarządzania jakością i przy publikacji
aktów prawnych) oraz przy zmianie jego
statusu, np. po zatwierdzeniu. Razem
z powiadomieniami powinien zostać
wdrożony system monitoringu, za które-
go pomocą pracownicy mogą poznać stan
załatwiania danej sprawy. W tym przy-
padku należy wziąć pod uwagę mechani-
zmy zabezpieczeń przed nieupoważnio-
nym dostępem do informacji związanych
z kolejnymi etapami obiegu.
Jeśli firma zamierza wdrożyć system
zarządzania jakością, niezbędne będzie
zrealizowanie środowiska, które umożli-
wi publikację, dystrybucję i organizację
dokumentów tego systemu. System taki
musi odzwierciedlać strukturę doku-
mentacji systemu zarządzania jakością,
posiadać mechanizm publikacji procedur
i załączników, umożliwiać powiadomie-
nia o nowej wersji dokumentu, a tak-
że rejestrować odczytanie procedury.
Oprócz udostępniania procedur, należy
w systemie uwzględnić obsługę audytów
W organizacjach, w których
przechowuje się w formie nie-
strukturalnej, najważniejsze
procesy są regulowane przez
ustalony schemat przepływu
informacji.
wewnętrznych, dokumentacje działań ko-
rygujących niezgodności i inne działania,
które dotyczą pracy systemu zarządzania
jakością. Najprostszą wersją jest okre-
sowo aktualizowany portal, zawiera-
jący wszystkie niezbędne dokumenty
(przeważnie są to pliki w formacie PDF
i formularze w formacie Office), rejestru-
jący ich odczytanie, typowo wdraża się

JAK UPORZĄDKOWAĆ PISMA FIRMOWE? obsługę formularzy planowania audytów,

Oprócz dokumentów finansowych, system obiegu powi-
nien obsługiwać wszystkie najważniejsze formy komuni-
kacji w firmie. Najprostszym przypadkiem jest dystrybucja
pism okólnych, w których rejestrowana jest treść pisma,
jego metadane i informacja o dostępie do treści przez
poszczególnych pracowników. Dystrybucja i obieg pozo-
stałych dokumentów zależy od struktury organizacyjnej
przedsiębiorstwa i przyjętych metod komunikacji.
Najczęściej wprowadzanym dokumentem jest zazwy-
czaj faktura kosztowa i delegacja. W firmach, w których
pracownicy dość często udają się w służbowe delegacje,
warto wdrożyć system, który ułatwi zarządzanie nimi.
Każda delegacja musi być poprzedzona zgłoszeniem
merytorycznym, po powrocie należy ją rozliczyć, wypeł-
niając informacje o przejeździe do miejsca docelowego
i z powrotem, noclegach, ewentualnych dodatkowych
wydatkach. Przy delegacji zazwyczaj pracownikowi nale-
ży się dieta, zależna m.in. od liczby dni pobytu w podróży,
które należy uwzględnić w rozliczeniu. Wiele błędów
popełnianych przez pracowników dotyczy właśnie nie-
prawidłowego naliczenia diet, ryczałtów noclegowych
i przejazdów komunikacją miejską. Wdrożenie oprogra-
mowania upraszczającego rozliczanie zminimalizuje licz-
bę takich pomyłek i zwolni pracowników z kłopotliwego
wypełniania rozliczeń w wersji papierowej. Zatwierdzenie
delegacji też może odbywać się w sposób elektroniczny.
Integralną częścią jej rozliczenia powinno być sprawo-
zdanie w formie krótkiej notatki z potwierdzeniem prze-
czytania przez przełożonego.
Faktura kosztowa należy do tych dokumentów, które
muszą być przetworzone w dwóch miejscach – dziale
merytorycznym, który określa sposób dekretacji kosztów
na poszczególne centra kosztów i dziale finansowym, który
ją dalej przetwarza. W małych firmach dekretacji dokonuje
księgowa na podstawie opisów faktury, w dużych korpora-
cjach opracowano procedury sprawnej obsługi.
wprowadzanie sprawozdań online i au-
tomatyczne powiadomienia. Najbardziej
zaawansowane systemy obsługują całość
zagadnień systemu zarządzania jakością.
Przeniesienie do archiwum
Dokumenty znajdują się w systemie
obiegu dokumentów jedynie przez
pewien czas, a potem powinny zostać
zarchiwizowane. System może posiadać
własne archiwum (jako osobna instancja,
odpowiednio skonfigurowana, jak np.
Xerox Docushare), albo zostać zintegro-
wany z innymi rozwiązaniami (najczęściej
wymienia się EMC Documentum i IBM
FileNet). Integracja z archiwum jest ważna
w przypadku organizacji, które przetwa-
rzają wiele krótko żyjących dokumentów.
Archiwizacja nieaktualnych spraw odciąża
system obiegu i ułatwia pracę.

COMPUTERWORLD 9 czerwca 2009

ZARZĄDZANIE
Prościej i skuteczniej
Zastosowanie w sprawozdawczości finansowej jednolitego
formatu obiegu informacji może przynieść wiele korzyści
podatnikom i urzędom. Coraz powszechniej stosowanym
staje się format eXtensible Business Reporting Language.
A
ktualne procesy w zakresie MATEUSZ
sprawozdawczości charakteryzuje HOJDA
zróżnicowany format obiegu infor-
macji. Mamy do czynienia zarówno
z papierem (np. większość deklaracji
podatkowych, sprawozdania finan-
sowe przekazywane do Monitora Polskiego B
itd.), formatami elektronicznymi typu PDF,
MS Word, MS Excel (raporty publikowane
przez spółki publiczne), jak i opartymi
o XML-owe schemy XSD (na przykład aktual-
nie opracowywane formaty w ramach projektu
ePUAP). Wszystkie elektroniczne formaty
nie dostarczają wymaganych mechanizmów
zapewniających wysoką jakość przesyłanych
informacji (szczególnie informacji o charak-
terze liczbowym, takich jak sprawozdania
finansowe czy deklaracje podatkowe). Architektura
Rozwiązanie tego problemu stanowi format taksonomii XBRL
XBRL (eXtensible Business Reporting Lan-
guage). Bazuje on na XML i opracowany został
w celu opisywania szeroko pojętych informacji
finansowych (rachunkowych, podatkowych,
statystycznych). Pomysł jego stworzenia zrodził
się ponad 10 lat temu, w głowie pewnego
amerykańskiego księgowego, który dostrzega-
jąc możliwości języka XML w zakresie opisu
danych rozpoczął wspólnie z amerykańskim
instytutem księgowych prace nad opracowa-
niem dialektu XML dla potrzeb sprawozdaw-
czości finansowej. W efekcie opracowana
została Specyfikacja XBRL (wykorzystująca
Kluczową rolę odgrywa tak-
sonomia XBRL, którą stanowi
zestaw pojęć dla określonego
rodzaju sprawozdawczo-
ści (np. opartego o Ustawę
o rachunkowości, deklaracji
podatkowych itp.).
dostępne technologie XML, takie jak XLink,
schemat XSD i inne), uwzględniająca specy-
fikę sprawozdawczości finansowej (tj. m.in.
kredytowy lub debetowy charakter informacji,
pojęcie „raportowanie określone na dzień” lub
„za okres” oraz wiele innych).
W związku z brakiem alternatyw, XBRL
szybko rozpowszechnił się w sprawozdawczości
gospodarczej. Jego szerokie zastosowanie przez
Źródłem informacji w przypadku przedsię-
biorstw są głównie systemy informatyczne
wspierające departamenty finansowe. W przy-
padku osób fizycznych źródło informacji mogą
stanowić zaświadczenia o uzyskanych w danym
roku podatkowym przychodach. Trzeci składnik
sprawozdawczości XBRL, to odpowiednie opro-
gramowanie pozwalające na wygenerowanie
dokumentu w formacie XBRL (zwanego instan-
nadzorców rynków kapitałowych oraz sektorów cją, z ang. „instance document”). W przypadku
bankowych, a także ministerstwa finansów oraz przedsiębiorstw może to być odpowiedni moduł
inne agendy rządowe, wskazuje na spełnienie pozwalający na konwersję danych z systemów
przez ten format wymogów, jakie stawia elektro- sprawozdawczych. Dla największych przedsię-
nizacja sprawozdawczości finansowej. biorstw takie moduły oferuje między innymi
SAP, mniejsze przedsiębiorstwa mogą posłużyć
Od weryfikacji do analizy się narzędziami dedykowanymi, umożliwiają-
Kluczową rolę odgrywa taksonomia XBRL, któ- cymi konwersję danych z różnych źródeł (baz
rą stanowi zestaw pojęć dla określonego rodzaju danych, MS Office, PDF) do formatu XBRL.
sprawozdawczości (np. opartego o Ustawę o ra- W przypadku najmniejszych przedsiębiorstw
chunkowości, deklaracji podatkowych). Pojęcia oraz osób fizycznych narzędzia służące do two-
zdefiniowane są w postaci schematu XSD i uzu- rzenia raportów XBRL przyjmują na ogół formę
pełnione o szereg innych informacji w formie formularzy HTML, PDF i są dostarczane przez
tzw. linkbase (warstw powiązań) określających instytucje wymagające przesyłania informacji
semantykę pojęć zdefiniowanych w schemie w tymże formacie (np. Urzędy Skarbowe).
XSD. W ramach taksonomii określone zostają, Ta najliczniejsza grupa nadawców informacji
między innymi, zależności nadrzędno-podrzęd- finansowych może wykorzystać także narzędzia
ne w formie drzew prezentacji. XBRL pozwala typu open source. Jednym z nich jest RIVET
także na opis i definicję bardziej zaawanso- DRAGON TAG umożliwiający mapowanie
wanych zależności między pojęciami, które danych z dokumentów MS Excel lub MS Word
mogą przyjąć zaawansowane, wielowymiarowe do formatu XBRL. Niezależnie od rodzaju
formy (podobne do tych, opisywanych przy wykorzystywanego narzędzia do generowania
pomocy kostek OLAP). Ponadto taksonomia dokumentu XBRL, każde z nich wykorzystuje
definiuje reguły biznesowe (matematyczne oraz określoną taksonomię XBRL (w przypadku
logiczne), zapewniające poprawność przesyła- sprawozdań opartych o MSSF może nią być
nych danych. Istotne z punktu widzenia osoby taksonomia IFRS, a w przypadku projektu e-De-
sporządzającej raport są „zaszyte” w taksonomii klaracje mogłaby nią być taksonomia XBRL dla
referencje do aktów prawnych oraz innych określonego typu deklaracji podatkowej).
źródeł informacji określające wymagania Wygenerowany dokument instance (ra-
względem docelowego raportu. port/sprawozdanie w formacie XBRL) przesłany
Przygotowanie dokumentu w formacie zostaje do określonego portalu sprawozdaw-
XBRL można porównać do gotowania. W obu czego, który utrzymywany jest przez instytucję
przypadkach potrzebnych jest kilka składników. wymagającą przesyłania określonych informacji
Pierwszym z nich są informacje, które chcemy w formacie XBRL (może nią być na przykład
przesłać. Mogą one przyjąć formę sprawozdania giełda papierów wartościowych, urząd skar-
finansowego, deklaracji podatkowej lub każdego bowy). W momencie odbioru raport poddany
innego dokumentu o charakterze finansowym. zostaje procesowi weryfikacji informacji
COMPUTERWORLD 16 czerwca 2009
z taksonomią XBRL, w oparciu o którą został
wcześniej wygenerowany. W procesie tym
wykorzystywane zostają wszelkie reguły ma-
tematyczne i logiczne zdefiniowane w ramach
taksonomii, co w konsekwencji pozwala na
zidentyfikowanie wszelkich niezgodności. Błędy
mogą przyjąć różnoraki charakter: zły rodzaj
informacji (w pole liczbowe został wpisany
tekst), błąd kalkulacyjny (w przypadku rachun-
ku zysku strat: zysk nie jest równy przychodom
W przypadku zastosowania
XBRL liczba pól e-Formularza
ograniczona zostaje tylko
do pojęć podstawowych,
w oparciu o które automa-
tycznie wyliczane są (dzięki
zdefiniowanym w ramach
taksonomii regułom matema-
tycznym) wartości wtórne,
takie jak kwota podatku,
suma przychodów, kwota
zysku i inne.
pomniejszonym o koszty), błąd logiczny
(w przypadku deklaracji podatkowych: podat-
nikowi nie przysługuje ulga, jednocześnie kwota kwota zysku i inne. Ponadto, użytkownik korzy-
ulgi została zadeklarowana). Po zweryfikowa-
niu poprawności i kompletności nadesłanych
informacji (proces weryfikacji obejmuje także
kontrolę wymaganych informacji) podmiot
przesyłający wymagany dokument otrzymuje
z portalu informację zwrotną o konieczności
korekty ewentualnych błędów (i/lub uzupeł-
nienia brakujących danych) oraz ponownego
przesłania dokumentu, bądź też informację
o zgodności wszystkich informacji i przyjęciu
dokumentu przez daną instytucję.
Po otrzymaniu nadesłanych informacji i ich błędu oraz z wysokiej jakości przesyłanymi da-
automatycznym wprowadzeniu do bazy danych nymi, co zapewniane jest dzięki zdefiniowanym
następuje proces analizy. W zależności od po-
trzeb i charakteru informacji analiza odbywać
się może przy pomocy różnorodnych narzędzi, się jednoznaczną definicją pojęć finansowych
począwszy od kosztownych i zaawansowanych
funkcjonalnie Business Intelligence, po bezpłat- rza), co z kolei znacznie ogranicza łączną liczbę
COMPUTERWORLD 16 czerwca 2009
ne dodatki MS Excel umożliwiające wizualizację
i prostą analizę danych w formacie XBRL.
Ekonomia informacji
Na czym polegają korzyści wynikające z zasto-
sowania XBRL w procesie sprawozdawczym?
Z dotychczas przeprowadzonych we współpracy
z Ministerstwem Finansów analiz wynika, iż
zastosowanie XBRL w projekcie e-Deklaracje
stworzyłoby szereg udogodnień zarówno dla
podatników, jak i urzędów skarbowych. W przy-
padku tych pierwszych, korzyści sprowadzają się,
między innymi, do „odchudzenia” formularzy
podatkowych o 40 do 60% obecnie istniejących
pól. Co więcej, oszczędności te mają dwojaki
charakter. Po pierwsze, wiele pól jest obecnie
duplikowanych („przepisz pozycję z pola numer
45”), co w przypadku zastosowania XBRL nie
występuje. Informacja wprowadzona w dane
pole (w dany element XBRL) pojawia się wszę-
dzie tam, gdzie pole to się pojawia. Po drugie,
wiele z wartości jest wyliczanych na podstawie
informacji wprowadzonych w innych polach
(„suma kwot z poz. 27, 28, 29”). W przypadku
zastosowania XBRL liczba pól e-Formularza
ograniczona zostaje tylko do pojęć podstawo-
wych, w oparciu o które automatycznie wylicza-
ne są (dzięki zdefiniowanym w ramach taksono-
mii regułom matematycznym) wartości wtórne,
takie jak kwota podatku, suma przychodów,
stający z inteligentnego e-Formularza opartego
na XBRL ma do dyspozycji referencje do aktów
prawnych oraz inne informacje usprawniające
poprawne wypełnienie formularza.
Korzyści, jakie z zastosowania XBRL czerpią
urzędy (oprócz samego faktu elektronizacji
procesu składania e-Deklaracji, a co za tym
idzie wyeliminowania konieczności ręczne-
go przepisywania informacji z deklaracji do
systemów informatycznych), wiążą się z bardzo
niskim prawdopodobieństwem wystąpienia
w ramach taksonomii regułom biznesowym.
Dalsze korzyści, to między innymi posługiwanie
(a nie, jak ma to obecnie miejsce, pól formula-
elementów przypisanych wszystkim rodzajom
deklaracji (jedno pojęcie może zostać wyko-
rzystane wielokrotnie niezależnie od rodzaju
deklaracji, w ramach której występuje).
Innym przykładem obszaru odnoszące-
go korzyści z ujednolicenia elektronicznego
formatu sprawozdawczego jest rynek kapitałowy.
Decyzja Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego
Zastosowanie XBRL dla potrzeb rynku kapi-
tałowego znacząco polepsza jakość publiko-
wanych informacji, pozwala koncentrować
się na pracy analitycznej, pozostawiając
technologii kontrolę poprawności opubliko-
wanych informacji.
o przyszłym wykorzystaniu XBRL wynika między
innymi z konieczności poprawy przejrzystości
publikowanych przez emitentów informacji finan-
sowych. Obecnie publikowane raporty finansowe
obfitują w najprostsze błędy kalkulacyjne (np.
aktywa nie równają się pasywom), zróżnicowane
liczby ujemne pojawiają się w nawiasach lub
raportowane są z minusem. Te i inne błędy lub
niespójności powiązane z formatem w jakim
publikowane są dane (PDF, MS Word, JPG
– zeskanowany dokument papierowy), zmuszają
analityków, inwestorów giełdowych, a także same-
go nadzorcę rynku kapitałowego do czasochłon-
nej, ręcznej korekty opublikowanej informacji
oraz ujednolicenia formatu, w celu umożliwienia
docelowej analizy merytorycznej. Zastosowanie
XBRL dla potrzeb rynku kapitałowego znaczą-
co polepsza jakość publikowanych informacji,
pozwala koncentrować się na pracy analitycznej,
pozostawiając technologii XBRL kontrolę po-
prawności opublikowanych informacji.
Na wszystkie korzyści, jakie oferuje XBRL,
trzeba jednak poczekać. Praktyka pokazu-
Ujednolicenie je, iż zmiana formatu wymiany danych jest
poprzez XBRL procesem zajmującym od dwóch do trzech lat.
formatu wymiany Wynika to z konieczności przeprowadzenia
informacji w pro- szeregu zmian, zarówno po stronie nadaw-
cesie sprawozdaw- ców, jak i odbiorców. Ponadto, w okresie tym
czości i samych niezbędne jest systematyczne podnoszenie
informacji. wiedzy w zakresie standaryzacji i informatyza-
cji procesów sprawozdawczych.
Mateusz Hojda należy do Stowarzyszenia XBRL
Polska, które jest członkiem międzynarodowego
konsorcjum XBRL International, utrzymują-
cego i promującego format XBRL. W ramach
swojej działalności Stowarzyszenie XBRL Polska
współpracuje m.in. z Urzędem Komisji Nadzoru
Finansowego, Ministerstwem Finansów, Narodo-
wym Bankiem Polskim. Efektem tej współpracy
jest rozpoczęcie przez UKNF prac nad wdroże-
niem XBRL dla potrzeb rynku kapitałowego,
poprzez zamianę obecnego systemu ESPI na
nowy system gromadzenia i publikacji informacji
dotyczących emitentów giełdowych i innych
podmiotów nadzorowanych. W przypadku Mini-
sterstwa Finansów, Stowarzyszenie współpracuje
w zakresie projektu e-Deklaracje.
modelowaniebiznesu

Zwiększenie
Optymalizacja produktywności
pracowników
na czas po... dzięki BPM
• automatyzacja prostych i rutyno-
wych czynności,
• sterowanie przebiegiem procesu
Dziś, gdy mniej czasu zajmuje bieżąca działalność, i jego kontrola,
m.in. ze względu na mniejsze zamówienia ze strony • mniej błędów formalnych, zawęże-
nie pola do nadużyć,
klientów, firmy mają rezerwy do wykorzystania na „po- • szybkie i pewne podejmowanie
decyzji,
rządkowanie”. To dobry czas na optymalizację procesów. • sterowanie obiegiem i reguły
biznesowe,
• integracja aplikacji,
• centralna lista zadań.

Wiele firm myśląc o wdrożeniu narzędzi

BPM, myśli także o ograniczaniu kosztów. Ich
przedstawiciele uważają, że po wdrożeniu podej-
ścia procesowego te same działania będą wyma-
gać mniejszej liczby pracowników. I mają rację,
bo zdecydowanie zwiększa się ich wydajność.
Zwykle jednak są oni przenoszeni do nowych,
ważniejszych – z punktu widzenia strategicznych
celów firmy – spraw. Oczywiście udaje się także
dzięki nowym narzędziom sprawdzić, którzy
pracownicy są najmniej efektywni, zwalniając
np. 10% najgorszych księgowych, a połowę
pozostałych przesuwając do ważniejszych spraw
– jak analityka biznesowa. Daje to większą
wiedzę, a zarazem możliwość szybszej reakcji
na zmiany na rynku. Firma wchodzi w cykl
dzięki narzędziom monitoringu procesów BAM
(Business Activity Monitoring), które pozwalają
na poznanie, jak one działają. Im większe zaś
uporządkowanie i zautomatyzowanie procesów,

W
iele firm mówi, że warto dziś mat trochę na zasadzie panującej obecnie mody.
inwestować, idąc pod prąd Oglądając się na inne firmy. Ich przedstawiciele
kryzysu, zwłaszcza, że dziś na konferencjach widzą bowiem, co inni zrobili,
wiele usług można kupić taniej.co osiągnęli. Próbując to przełożyć na swój grunt
Widać to chociażby po przetar- po pierwsze, myślą o uporządkowaniu tego, co
gach publicznych w Warszawie. się dzieje w ich organizacji. Tym bardziej dziś,
Można więc powiedzieć, że inwestycje teraz gdy wiele inicjatyw dzieje się szybko, powstaje
opłacają się podwójnie, szczególnie jeśli dotyczą
ad hoc, powodując niekiedy bałagan. Tym-
one przemodelowania procesów biznesowych, czasem porządkując procesy w firmie, można
dzięki którym można szybciej i lepiej reagować zapewnić proste korzyści z poprawy sprawno-
na zmiany na rynku. „Jak się raz przejdzie na ści operacyjnej przedsiębiorstwa. Można też
«drugą stronę rzeki», zmienia się myślenie. To zaś
odciążyć pracowników, aby mogli zacząć myśleć
pozwala na szybszą reakcję na zmiany w otacza- perspektywicznie, a nie tylko o bieżących spra-
jącym świecie” – przekonuje Tomasz Burczyński, wach. Przykładem może być wdrożenie systemu
dyrektor zarządzający K2 Web Systems. BPM w Sanofi-Aventis Polska (więcej w ramce),
gdzie 500 reprezentantów zostało pozbawionych
Uporządkować procesy konieczności zajmowania się czasochłonnym
Wiele firm myśląc o wdrożeniu rozwiązań BPM skanowaniem i wysyłaniem dokumentów zwią-
(Business Process Management) podejmuje ten te- zanych z podpisywanymi nowymi umowami.
ADAM JADCZAK tym więcej może zrobić pojedynczy pracownik.
Dzieje się tak dzięki załatwianiu w sposób auto-
matyczny wielu rutynowych czynności.
Czym jest BPM?
Jak wygląda podejście do wprowadzenia systemu
zarządzania procesami? „Najlepiej spróbować
zrobić na początek rzeczy proste, ważne biznesowo,
dające szybki i wartościowy efekt” – mówi Tomasz
Burczyński. Gdy modelowanie procesów spraw-
dzi się w takim małym projekcie, można myśleć
o wdrożeniu systemu BPM do zarządzania czymś
większym, np. przemodelowania procesów w call
center. Dla każdego przedsiębiorstwa co innego
jest bowiem core biznesem. A to właśnie w tych
obszarach osiąga się najszybsze i najbardziej
znaczące efekty. Dla sieci salonów z elektroniką
będzie to rozpatrywanie wniosków zakupowych,
dla banku zaś kredytowych.

Partnerem tematu jest

computerworldtop200 czerwiec 2009 top.computerworld.pl