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Laccueil et lintgration des nouveaux employs sont des proccupations importantes au sein
des organisations. Les dfis actuels des entreprises du secteur reposent sur la capacit de
rtention des employs et sur ladhsion de ceux-ci la mission de lentreprise. Afin de
mobiliser les nouveaux employs et leur permettre de dvelopper un sentiment dappartenance
face lentreprise, il convient dtablir un mcanisme pour transmettre toutes les informations
ncessaires au moment de leur embauche. La mise en place dune dmarche structure
daccueil et dintgration a un impact important sur la dure en emploi, limplication de lemploy
au sein de lentreprise, ainsi que sur sa mobilisation et son adhsion la mission.
Cest donc suite au processus de slection et dembauche que lorganisation doit prvoir un
accueil qui facilite la transmission et le partage de sa mission, ses valeurs, sa philosophie ainsi
que de ses attentes envers lemploy. Dans le mme sens, plus laccueil dun employ est
structur et efficace, plus ce nouvel employ atteindra un niveau de performance satisfaisant.
BJECTIFS
Faciliter et favoriser lintgration sociale et professionnelle de lemploy dans son nouveau
milieu de travail.
Dmontrer au nouvel employ la volont de lentreprise de laider dans son adaptation.
Permettre lemploy dobtenir des rponses ses interrogations et davoir accs
linformation pertinente.
Soutenir lemploy afin quil devienne autonome le plus rapidement possible.
Communiquer lemploy les attentes relatives ses tches, rles et responsabilits.
Sassurer que lemploy connaisse les normes et les politiques de lentreprise.
Familiariser lemploy avec la culture et les valeurs de lentreprise.
Faire connatre lentreprise et contribuer au dveloppement de son image.
Rduire lanxit du nouvel employ qui peut tre cause par le dfi de se familiariser un
nouveau travail, le dsir dtre la hauteur, le besoin dtre accept par sa nouvelle quipe,
etc.
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MARCHE
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NFORMATIONS PERTINENTES
Pour avoir un processus daccueil et dintgration efficace et qui favorise la rtention, il est
important de prendre conscience des diffrences entre les gnrations afin dutiliser les
stratgies les plus appropries chacune. Voici quelques caractristiques intressantes.
Ns entre
Caractristiques
Boomers
1947 et 1964
1965 et 1976
1977 et 1997
Scepticisme
Immdiatet
Optimisme
Cynisme
Dsir davoir de
limpact
Autonomie
Tolrance
la diversit
Ouverture
Altruisme
Facilit avec
la technologie
Multitche
Conception
du travail
Type de gestion
prfre
Source
de motivation
Priorit
Ncessit
Part de leur
identit
Valorisent
lemployabilit
Participative
Par crdibilit
Autonomie
Dcision
par consensus
Collaboration
Pouvoir
Survie
Plaisir
Argent
quilibre travail/vie
personnelle
Dfis
Confort
Lieu de cration
et dexpression
Doit avoir un sens
Aplanissement
des paliers
hirarchiques
Varit
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Conseils
Il faut demeurer prudent avec la catgorisation des gnrations. Il sagit de caractristiques
gnrales qui ne reprsentent pas tous les individus dune mme gnration.
Parmi les solutions envisager afin de faciliter la coexistence harmonieuse des diffrents
groupes dge, il existe diffrentes mesures qui peuvent favoriser une gestion
intergnrationnelle telles que les suivantes :
crer des liens sociaux entre les travailleurs des diffrents groupes dge en instaurant un
programme de mentorat;
effectuer une planification de la main-duvre et un plan de relve afin de permettre au
successeur de faire lapprentissage de son nouveau travail en ctoyant son prdcesseur
un certain temps avant son dpart;
rendre la prolongation de carrire attrayante en enrichissant la tche des seniors, par
exemple en leur accordant la responsabilit de former les nouveaux employs.
Sources
Par, Guy, (2002). La gnration internet : un nouveau profil demploys , Revue
Gestion, vol. 27, no 2.
Simon, Laurent (2006). Confrence Des perspectives intergnrationnelles , Colloque
ASSTSAS.
RFRENCES UTILES
Richards, Rebecca A. Intgration et formation des nouveaux employs, Publications CCH,
2003, 77 p.
Ce livre fournit des outils afin dlaborer une politique dintgration et de formation des
nouveaux employs axe sur les rsultats.
Emploi-Qubec : emploiquebec.net
Ce site offre une section soutien la gestion des ressources humaines comportant
plusieurs fiches qui proposent des trucs pratiques portant entre autres sur la gnration Y et
sur la prolongation de la vie professionnelle des baby-boomers.
Bourhis, Anne. Recrutement et slection du personnel, Gatan Morin diteur : Chenelire
ducation, 2007, 562 p.
Cet ouvrage de rfrence vocation pdagogique comporte un chapitre dtaill sur laccueil
et lintgration des employs.
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http://www.regionautravail.com/employeur/outils.php
Ce site propose une bote outil qui comprend un ensemble de moyens qui supporteront
votre rflexion et vos actions dans votre gestion des ressources humaines, incluant une liste
de vrification utiliser lors de laccueil et lintgration dun employ.
Chaire de gestion des comptences, ESG-UQAM. Projet de recherche sur la socialisation
organisationnelle: Comment russir lintgration et la fidlisation de vos nouveaux
employs?
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Page 9
1.
MTHODE
Il existe de nombreuses faons de classer les renseignements, mais la plus simple consiste
sparer les documents du dossier par sujet dans des chemises diffrentes. Voici les quatre
principaux sujets suggrs.
Informations personnelles : fiche de lemploy, curriculum vitae, informations recueillies
lors du processus de slection, historique de travail, informations relatives la paie, etc.
Informations sur la formation : liste des formations suivies par lemploy, attestations de
formation, etc.
Informations concernant les relations de travail : contrat de travail, valuations de
rendement, notes au dossier de lemploy, justification des absences, mesures
disciplinaires, griefs, etc.
Informations portant sur la sant et la scurit : formulaires de dclaration daccident,
rclamations du travailleur, demandes de remboursements, etc.
Voir loutil #26 : Fiche de lemploy (page 9)
Voir loutil #29 : Liste des personnes rejoindre en cas durgence (page 15)
RLES ET RESPONSABILITS
Le suprieur immdiat ainsi que le responsable des ressources humaines peuvent
inscrire les informations dont ils disposent au dossier et complter cette information lors de
larrive du nouvel employ.
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FICHE DE LEMPLOY
OUTIL #26
Nom :
Prnom :
Date de naissance : _ _ / _ _ / _ _ _ _
Assurance sociale : _ _ _ _ _ _ _ _ _
Adresse :
Ville :
Province :
Code postal :
Tlphone maison :
Tlphone autre :
Tlphone :
Tlphone :
Date dembauche : _ _ / _ _ / _ _ _ _
Poste occup :
Unit/secteur/dpartement :
Nom du superviseur :
Diplmes/qualifications/certifications pertinentes :
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OUTIL #27
Nom :
Poste occup :
Date de dbut :
__/__/____
Dpartement :
Suprieur immdiat :
Salaire :
Commentaires :
Poste occup :
Date de dbut :
__/__/____
Dpartement :
Suprieur immdiat :
Salaire :
Commentaires :
Poste occup :
Date de dbut :
__/__/____
Dpartement :
Suprieur immdiat :
Salaire :
Commentaires :
Poste occup :
Date de dbut :
__/__/____
Dpartement :
Suprieur immdiat :
Salaire :
Commentaires :
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OUTIL #28
Nom :
Notes
Date : _ _ / _ _ / _ _ _ _
Notes
Date : _ _ / _ _ / _ _ _ _
Notes
Date : _ _ / _ _ / _ _ _ _
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OUTIL #29
Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Personne #2 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Personne #2 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Personne #2 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Personne #2 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Personne #2 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Employ :
Personne #1 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
Personne #2 joindre :
Lien :
Numro de tlphone :
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2.
Il est important de prendre le temps de bien prparer laccueil dun nouvel employ afin dviter
dimproviser et doublier des lments importants la dmarche. Le souci accord la
prparation de larrive du travailleur lui transmet le message que sa place est importante au
sein de lentreprise.
MTHODE
Communiquer la venue du nouvel employ au personnel en place en :
a. rencontrant lquipe de travailleurs pour leur annoncer la venue dun nouveau
collgue;
b. leur faisant une brve prsentation de cette personne et en leur indiquant le poste
quil occupera;
c. faisant appel leur collaboration afin doffrir un accueil chaleureux et un soutien au
nouvel employ.
Organiser lenvironnement de travail.
a. Pour un emploi administratif : amnager un poste de travail, prvoir les fournitures,
lordinateur, le tlphone, configurer une bote vocale, etc.
b. Pour un emploi de production : prvoir un uniforme convenant sa taille, des
accessoires de scurit, une aire de travail, les outils ncessaires, etc.
c. Sassurer que lemploy disposera ds son arrive de codes daccs, cls et cartes
magntiques fonctionnels.
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MTHODE (SUITE)
Planifier le soutien ncessaire au nouvel employ en :
a. choisissant un parrain ou un formateur parmi lquipe, qui pourra rpondre aux
questions du nouvel employ et laider se familiariser avec son travail;
b. planifiant les formations ncessaires afin de rendre lemploy fonctionnel et efficace
dans son travail.
Voir loutil #30 : Aide-mmoire Le choix dun parrain ou dun formateur (page 19)
RLES ET RESPONSABILITS
Le suprieur immdiat a la responsabilit de prparer laccueil du nouvel employ. Il doit
galement choisir parmi son quipe lemploy qui possde les meilleures qualifications pour
remplir le rle de parrain ou de formateur auprs du nouvel arrivant.
La personne responsable des ressources humaines peut apporter un soutien au
gestionnaire par de la formation et des outils pour assurer un accueil bien russi et cohrent
avec la culture de lorganisation.
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OUTIL #30
Qualits : pour tre un bon parrain ou un bon formateur, une personne doit idalement
aimer les gens et les contacts humains.
faire preuve dune certaine diplomatie.
aimer travailler en quipe.
tre claire dans sa faon de transmettre un message.
faire preuve dune trs grande honntet.
tre exigeante envers les autres, sans tre inhumaine.
tre habile dans lcoute active.
donner du feed-back selon les besoins.
tre capable dimpliquer lapprenant et de dvelopper son engagement.
tre capable didentifier les forces et faiblesses de lapprenant.
tre capable de dceler ses besoins de formation.
possder de lexprience et du vcu dans le domaine o elle doit parrainer.
Conseils
Il peut tre pertinent dassigner deux personnes titre de formateurs ou de parrains pour un
nouvel employ. Le premier forme lemploy au niveau de son travail et des aspects techniques
de son travail. Le second accompagne lemploy dans son intgration sociale dans lquipe.
Deux types de personnes peuvent alors tre choisis.
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3.
Tel une premire impression, laccueil du nouvel employ reprsente la premire image que ce
dernier reoit de son milieu de travail et de son quipe. Cest loccasion de lui transmettre
linformation ncessaire son intgration dans lentreprise. Il faut cependant garder en tte que
lemploy doit assimiler une trs grande quantit dinformation lors de son entre et quil ne
pourra retenir quune partie de ce qui lui est dit. Ainsi, il est utile de lui prparer des documents
crits auxquels il pourra se rfrer dans le futur et de demeurer disponible ses questions.
MTHODE
Accueillir lemploy.
a. Offrir un mot de bienvenue.
b. Effectuer les prsentations mutuelles.
c. Remplir les documents ncessaires (formulaire de dpt de la paie, assurances
collectives, etc.).
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MTHODE (SUITE)
Prsenter le personnel.
a. Prsenter le nouvel employ aux membres de lquipe.
b. Effectuer les prsentations entre le nouvel employ et son parrain.
Voir loutil #31 : Aide-mmoire Accueil des nouveaux employs pour les
responsables des ressources humaines et les superviseurs (page 23)
RLES ET RESPONSABILITS
Le suprieur immdiat est la personne toute dsigne pour procder laccueil du nouvel
employ et pour reprsenter lentreprise afin de transmettre ses valeurs et modes de
fonctionnement.
La personne responsable des ressources humaines joue souvent un rle pour
lintgration administrative, comme la signature des documents, linformation sur les
politiques, etc. (exemple : les lments 1c, 2 et 3 mentionns ci-dessus).
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OUTIL #31
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OUTIL #32
Ressources
(o trouver linformation)
Son gestionnaire, Manuel des employs
Son gestionnaire et ses collgues
Son gestionnaire et ses collgues
Son gestionnaire, la direction
et ses collgues
Son gestionnaire et ses collgues. On peut
aussi sadresser aux dpartements
des ventes et techniques
Description de tches
Bitumar
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4.
Une fois lemploy familier avec lorganisation et son fonctionnement, il faut maintenant lui
transmettre les connaissances ncessaires afin quil puisse accomplir son travail correctement
et efficacement. Cette tape permet de garder lemploy motiv, car il devient rapidement
comptent dans son travail et rencontre moins de difficults. De plus, cela permet dassurer une
qualit du travail accompli et dviter, entre autres, des accidents de travail.
MTHODE
Familiariser lemploy avec son travail.
a. Prsenter les attentes du suprieur immdiat.
b. Dcrire les rles et responsabilits de lemploy.
c. couter les attentes et proccupations du nouvel employ.
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4.
RLES ET RESPONSABILITS
Le suprieur immdiat est responsable de familiariser lemploy son travail.
Le parrain a la responsabilit du volet plus technique denseigner la tche au nouvel
employ.
CONSEIL
Les heures payes un employ pour la priode durant laquelle celui-ci est en entranement
la tche sont des dpenses admissibles la Loi sur la formation de la main-duvre la
condition que l'apprentissage des tches soit d'une dure spcifique tablie dans le cadre d'un
plan de formation. Le nombre dheures est facilement calculable laide de loutil #34. Le
module 9 portant sur la formation offre aussi plus de dtails sur lapplication de la loi.
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Nom :
Titre de lemploi :
Date :
OUTIL #33
Prnom :
Parrain :
4. Quelles seront les tches que lemploy devra raliser suite son entranement?
7. Quelles sont les caractristiques et les tches relies lemploi (en lien avec le profil de poste)?
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OUTIL #33
10. Quels lments lemploy devra-t-il apprendre pour atteindre les objectifs de la formation?
11. Dans quel ordre ces contenus seront-ils enseigns (selon une logique dapprentissage)?
13. Quels quipements, ressources ou matriel sont ncessaires pour lentranement la tche?
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ACCUEIL ET INTGRATION
RESPONSABLE
OUTILS
Fait
()
( )
( )
( )
( )
( )
( )
Superviseur
Programme prvention
( )
( )
( )
Superviseur
( )
( )
( )
( )
( )
bre
N
heures
Superviseur/RH
Jour
2
OUTIL #34
( )
Parrain
Aide-mmoire
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
Jour
91
( )
Parrain
Guide
( )
( )
( )
( )
( )
( )
Superviseur
( )
( )
( )
( )
Total des heures dentranement la tche
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OUTIL #35
Dans la mesure o le rle du parrain ou du formateur est dapporter une contribution qui assure
les conditions de russite de laccueil, ce dernier doit vrifier tout au long du droulement de
lentranement la tche que le travail soit accompli de faon structure. Plus spcifiquement,
voici quelques conseils qui permettent de faciliter laction.
tablir une relation de confiance avec le nouvel employ : le parrain ou formateur explique
son rle et se rend disponible pour rpondre aux questions du nouvel employ. Ils partagent
leurs attentes respectives face lentranement la tche.
Faire une prsentation du poste et des outils de travail : le parrain ou formateur fait une
prsentation gnrale des tches relies au poste. Il fait ensuite lexpos ou la dmonstration,
si ncessaire, du processus ou de lactivit mettre en place. Pour chacune des tches, il est
important dexpliquer comment elles sinscrivent dans la coordination et la squence des
oprations.
Superviser la mise en pratique : le nouvel employ reproduit les gestes et les tapes en
situation relle de travail. Le parrain ou formateur lobserve et sassure quil utilise les bonnes
mthodes de travail et les bonnes faons de faire. Il lui donne une rtroaction continue.
Sassurer du transfert des apprentissages : afin de mieux intgrer les apprentissages, il est
utile de faire rpter plusieurs fois lactivit pratique. Le parrain ou formateur se retire
progressivement, mais demeure disponible pour toute question. Il agit titre de soutien tout au
long de lintgration de lemploy.
Principes dapprentissage
Bien que lapprentissage dune personne dpende en bonne partie de ses aptitudes et de sa
motivation, lapplication de certains principes dapprentissage permet dacclrer le processus
dintgration de la formation. Ces principes sont les suivants.
Participation permettre lemploy de jouer un rle actif dans la formation.
Rptition rpter les points importants de diffrentes faons pour imprimer un modle
des habilets et des connaissances dans la mmoire de lemploy.
Pertinence lier lapprentissage aux tches du poste, aux relations avec les autres postes
et aux objectifs de lorganisation.
Transfert maintenir un lien entre la formation et les futures tches et fonctions que
lemploy devra accomplir.
Rtroaction donner rgulirement du feed-back lemploy pour lui permettre dvaluer
sa progression.
Gestion du temps rpartir le temps de formation en priodes dapprentissage, de mise en
pratique et de repos.
Renforcement stimuler la mise en pratique des apprentissages.
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OUTIL #35
Stratgies
Tout en respectant ces principes, le parrain ou formateur peut faire appel aux stratgies
suivantes pour maximiser lefficacit de la formation.
1. laborer des objectifs axs sur lapplication. Ces objectifs, qui permettent de dfinir les
comportements attendus de lemploy dans lexercice de ses fonctions, sont axs sur les
comptences et incitent lemploy penser au-del de la formation.
2. Tenir lemploy au courant de ses progrs. Le parrain doit bien expliquer les
comportements vers lesquels lemploy doit tendre. Par la suite, il doit suivre et commenter
les progrs accomplis, en prenant soin de lui indiquer ce quil doit faire pour samliorer et
pour appliquer les acquis une fois en poste.
3. Remettre le plan de formation lemploy et tout autre aide-mmoire pertinent. Ces
aides sont de prcieux outils pour encourager lemploy appliquer les nouveaux acquis et
viter les oublis.
4. viter les interruptions. Le parrain doit avoir comme rgle stricte de ne tolrer aucune
interruption pendant la priode de formation. Les collgues de travail doivent donc tre mis
contribution pour viter tout drangement.
5. Rassigner le travail des employs en apprentissage. Souvent, les employs (parrain et
employs en formation) sinquitent du surcrot de travail qui les attend la fin de
lentranement la tche. Il sagit dune proccupation importante qui peut rduire
considrablement lefficacit de la formation.
6. Reconnatre les acquis de lemploy. Au terme du programme de formation, une
attestation de russite devrait tre remise lemploy. Par ailleurs, lutilisation de ces
nouvelles habilets doit tre souligne et encourage de faon inciter lemploy se
dpasser et acqurir une culture dapprentissage continu.
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5.
Une fois la priode de probation termine, vient le temps de confirmer lemploy dans son
poste. Pour ce faire, il faut lui offrir une rtroaction sur sa performance jusqu ce jour et
lorienter vers les actions prendre en vue de poursuivre son amlioration. Il est important de
mettre laccent sur les bons coups de lemploy et daborder ses points amliorer de faon
concise et objective (dpourvue de jugement) afin de ne pas le dmotiver dans sa dmarche.
MTHODE
valuer lemploy.
a. Souligner les points forts de lemploy.
b. Lui expliquer les points amliorer.
c. Suggrer des pistes de solutions.
Donner une rtroaction sur lentranement la tche.
a. Donner une apprciation de lapprentissage de lemploy.
valuer la satisfaction de lemploy.
a. couter les commentaires de lemploy, ses difficults, ses suggestions, ses dsirs,
etc.
Identifier ses besoins de formation.
a. la lumire des points amliorer, faire linventaire des formations que devrait
suivre lemploy afin de samliorer et de cheminer dans sa carrire.
Voir loutil #36 : Grille dvaluation de la priode de probation (page 37)
RLES ET RESPONSABILITS
Lvaluation du nouvel employ incombe au suprieur immdiat qui doit se baser sur ses
observations et son jugement afin de donner une rtroaction prcise. Cependant, il est
prfrable quil consulte le parrain au sujet de lentranement la tche puisque ce dernier
a particip activement la dmarche.
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OUTIL #36
IDENTIFICATION DE LEMPLOY
Personne #1 joindre :
Date dembauche :
Poste occup :
Dpartement :
Suprieur immdiat :
Fiche remplie par :
FORCES DE LEMPLOY
ASPECTS AMLIORER
Commentaires
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