Presentacin General de los Aplicativos del Sistema Integrado "SPRING" y sus

Ventajas.

Caractersticas Generales:
Multicompaa:
Bi-Moneda:
Mltiples POS:
Multiusuario:
Seguridad:

Paramtrico:
Orientado a Objetos:
Plataformas
Abiertas:
Conexin a Base de
Datos:
Integracin de
Medias (Multimedia):
Reportes de Gestin
Pre-definidos
Autonoma en la
Gestin de Datos
(Front Ending):
Reportes para la
Toma de Decisiones

Manejo de Multicompaas y socios.

Manejo de dos monedas una Local (Soles) y otra Extranjera
(Dlares Americanos).
Administracin de Mltiples Unidades de Negocio o Puntos de
Venta.
Administracin de accesos mltiples y control de concurrencias en
entorno de Redes.
Registro y administracin de una seguridad propia, que permite el
otorgamiento de privilegios y derechos para el control y uso de
procesos por el usuario final. Este mdulo est presente en cada
Aplicativo y consta de:
o Registro de Usuarios.
o Registro de Niveles de Autorizacin por Usuario: Estos
niveles estn agrupados por opcin (funcin especfica) y
los derechos sobre la opcin (consulta, ingreso,
modificacin y eliminacin).
Uso de tablas externas para control de procesos y reglas del
negocio.
Programacin orientada a objetos y entorno Windows (totalmente
grfica).
Comunicacin abierta e intercambio de datos con diferentes
plataformas y software de usuario final.
De fcil adaptacin a diferentes manejadores de base de datos
(Microsoft SQL Server, Sybase, Oracle, etc.).
Orientacin dirigida a la integracin de diferentes medias:
procesamiento de imgenes, sonido, graficadores, etc.
Generacin de reportes de gestin tiles para la toma de
decisiones.
Diseo de la base de datos orientado al usuario final, con la
finalidad de que l mismo, est en la capacidad de formular sus
propios reportes, mediante el uso de generadores de reportes con
conexin a la Base de Datos y de fcil interrelacin con
procesadores de texto y hojas de clculo.
Usando herramientas de Inteligencia de Negocios

ONTABILIDAD

El Aplicativo de Contabilidad ha sido diseado bajo el concepto de

Contabilidad por responsabilidad para identificar los gastos por departamento,
unidad organizacional y elemento de gastos. Entre sus objetivos est lograr,
que el rea contable sea una receptora de informacin y que su gestin sea la
de consolidar a nivel de cuentas la informacin del movimiento econmico y
financiero de la empresa. El usuario podr decidir si desea registrar la
informacin en forma detallada o sumarizada.
Funciones Generales:
Mantener una base de datos relacional, conceptualizada para el uso de
consultas gerenciales a diferentes niveles; por departamento, responsable,
elemento de gasto, centro de costo, cuenta mayor, etc.
Efectuar y recepcionar vouchers contables de acuerdo a las caractersticas
y privilegios de los diferentes usuarios del rea.
Mantener la seguridad y validez de la informacin registrada pasando por
diferentes niveles de aprobacin y control.
Mdulo de Gestin de Cuentas y Auxiliares:
Este mdulo permite una definicin dinmica y paramtrica del plan de
Cuentas.
Para cada cuenta y de acuerdo a la naturaleza de la misma se definen los
datos auxiliares que deben ser solicitados al momento de introducir un
voucher contable y el nivel (obligatorio, opcional o no requerido) con que
dichos datos sern validados:
Clientes/Proveedores/Empleados/Otros.
Facturas/Comprobantes.
Cheques.
Fecha
Proyectos.
Libro Auxiliares
Contratos/Compromisos/rdenes de Servicio.
Intercompaas.
Centro de Costos
Flujo de Caja
Sucursal
Para cada cuenta y de acuerdo a los niveles de informacin manejados por
la empresa se permite la definicin y manejo de campos de referencia
variables, como por ejemplo: fechas requeridas, cdigo del banco, impuesto
contabilizado, nmero de registro generado por otros sistemas externos,
etc.
Administracin de elementos de gastos por centros de costos (cuentas 9)
Calificacin del tipo de cuenta en:
Balance Activo

Balance Pasivo
Ingreso
Egreso
Cuenta de Orden Activo
Cuenta de Orden Pasivo
Relacionar las cuentas de gastos a un tipo de gasto
Administrativo
Financiero
Ventas
Produccin
Identificar las cuentas que intervienen en el Proceso de Costeo ,
calificndolas en:
Directo
Indirecto
Fijo
Variable

Mdulo de Gestin de Vouchers Manuales y Automticos:

La informacin de los vouchers, ser de responsabilidad de los departamentos
donde son originados.
Hay dos tipos:
Automticos : Son generados automticamente y estn agrupados de
acuerdo a la informacin de los mdulos de gestin.
Extraccin y generacin de vouchers de acuerdo a modelos preestablecidos.
Validacin de cada lnea de los diferentes vouchers de acuerdo a la
naturaleza de las cuentas.
Manuales : Son generados en lnea, con las siguientes facilidades:
Consulta y recuperacin de cuentas y datos necesarios para la
elaboracin del voucher.
Validacin en lnea de los datos ingresados para cada cuenta del
voucher.
Cada voucher, antes de actualizar balances, tiene que pasar por una serie de
estados o niveles de aprobacin, efectuados por el personal con la debida
autorizacin.
Mdulo de Generacin de Vouchers Automticos
En base a lo contabilizado en un periodo o rango de periodos, este mdulo
permite generar los siguientes vouchers:
Distribucin o Reclasificacin por:
Cuenta Contable
Centro de Costos
Centro de Costos de Destino
Sucursal
Unidad de Negocio

Personas
Proyectos

Mdulo de generacin de libros Auxiliares:

Permite la generacin de los reportes bsicos de todos los sistemas contables:
Libro Diario
Libro de Caja
Libro Mayor
Balance General
Libro Diario
Estado de Prdidas y Ganancias.
Mdulo de generacin de reportes financieros a demanda:
El usuario podr formular sus reportes agrupando cuentas en diferentes
niveles, excluyendo otras, indicando cuando totalizar y que, definiendo ttulos,
subttulos, cabeceras, etc. De manera semejante a como lo hara en una hoja
de clculo.
Mdulo de Distribucin o Realocacin de Costos:
Este mdulo permite al usuario definir reglas que luego sern utilizadas por el
Aplicativo para generar vouchers en forma automtica.
El usuario puede seleccionar balances a la fecha, el movimiento anual o de un
perodo especfico; aplicar criterios de seleccin como: cuentas, compaas,
campos de referencia, etc. y luego, en base a esta informacin, generar la
distribucin contable (en forma completa o porcentual) del nuevo voucher.
El mdulo puede ser usado para distribuir costos generales, costos de
proyectos, realocar cuentas, etc.
Mdulo de Actualizacin de Saldos y Cierres Mensuales:
Este mdulo permite la actualizacin de los saldos y generacin del balance
mensual.
Se podrn ejecutar varios Cierres Preliminares, los cuales permitirn revisar,
hacer anlisis y ajustes antes de producir el Cierre Final.
Las funciones principales de este mdulo son:
Manejo de Cierres Preliminares.
Cierre Mensual y actualizacin de Saldos. (Con ajuste de Estados
Financieros y por Diferencia de Cambio).
Reversin automtica de vouchers del mes anterior (Provisiones).
Mdulo de Rentabilidad por Proyectos o Centros de Costos:
Este mdulo permite la coleccin de ingresos y gastos por cada proyecto o
centro de costos para poder obtener la rentabilidad de los mismos en el
momento deseado o a fin de mes.

onciliacin Bancaria

El objetivo del mdulo de Conciliacin Bancaria es conciliar

los movimientos contables de una determinada cuenta bancaria contra los
movimientos de un extracto bancario.
Para que la conciliacin funcione se requiere:
Que el Banco enve un extracto bancario electrnico (va diskette o va
mail), con todos los movimientos bancarios del mes. Para aquellos bancos
que no pueden ofrecer esta informacin, el sistema ofrece una pantalla para
que el usuario pueda ingresar manualmente el extracto bancario.
Cargar los saldos iniciales para cada cuenta bancaria. Esta informacin
tiene que ser cargada solamente la primera vez antes de iniciar el sistema.
Que se hayan generado los vouchers en el Sistema Spring, con el tipo y
nmero de la transaccin bancaria.
El mdulo realiza la importacin del extracto bancario, y busca en el sistema de
contabilidad si existe vouchers con:

La misma cuenta contable (previamente asignada a la cuenta bancaria

sujeta a conciliacin).
El tipo de transaccin bancaria.
Nmero de transaccin bancaria
El mismo monto

Si lo encuentra, significa que hizo matching, sino queda pendiente para que el
usuario le haga un matching manual.
Tambin realiza maching automtico, si la sumatoria de los montos registrados
en los vouchers es igual a uno o varios movimientos bancarias; esto se cumple
si en ambos registros se tiene asignado el mismo tipo y nmero de
transaccin.
El sistema ofrece una pantalla que muestra por un lado los vouchers
pendientes de matching y por el otro lado los movimientos bancarios tambin
pendientes, permitiendo unir estos registros en un grupo de matching y de
esta forma ir limpiando los registro pendientes.
El sistema permite tambin realizar acciones sobre la data enviada por el
banco como por ejemplo partir un cargo bancario en partes para desagregar
por ejemplo el monto de un cheque y sus gastos bancarios asociados, de tal
forma que el cheque se haga matching. Tambin se puede modificar y
eliminar la informacin del extracto bancario.

Finalmente, el sistema presenta los reportes de conciliacin detallados y

agrupados en las siguientes partidas:
Abonos no registrado por el Banco.
Cargos no registrado por el Banco.
Abonos Bancarios no contabilizados.
Cargos Bancarios no contabilizados.
Cheques Pendientes de Cobro.

ACTURACIN

ALCANCES DEL SISTEMA

El aplicativo de facturacin contempla actualmente los siguientes alcances:

1) Ingreso y Control de Cotizaciones.
2) Ingreso y Control de Pedidos.
3) Facturacin
a) De Bienes
b) De Servicios
4) Registro de Ventas.

DESCRIPCIN DE LOS ALCANCES

1) Ingreso y Control de Cotizaciones.
El sistema permitir ingresar cotizaciones de tems (productos
terminados) y manualmente le den los valores ya que no tienen
formulas de insumos actualmente, otros datos a registrar son fecha
de emisin, validez de la cotizacin, cliente (el cual no tiene que estar
registrado necesariamente en el maestro de clientes).
En el caso de cotizaciones de tems no existir interfaz con el
sistema de logstica en el sentido de disminucin o comprometer
stock.
El ingreso de Cotizaciones es un paso opcional en el Proceso de
Ventas.
2) Ingreso y Control de Pedidos
El sistema permitir ingresar pedidos de (1)tems y/o (2)servicios
manualmente o a partir de una cotizacin previamente registrada.
Asimismo permitir asignar los valores de venta en forma manual y
automtica (de acuerdo a una lista de precios de venta), otros datos
a registrar son fecha de emisin, cliente (el cual tiene que estar
registrado necesariamente en el maestro de clientes), etc.
De acuerdo a la forma de facturacin el sistema tendr procesos
independientes, existiendo una interfaz con el sistema de logstica
para control de stocks en el caso de registrar un pedido de tems. Las
formas de facturacin existentes son:
(1)
(2)

Entindase por tems, todo aquel artculo que requiere control de stocks y se encuentra
registrado adecuadamente en el sistema de logstica.
Entindase por servicios, todo aquel artculo que no requiere control de stocks ni controla
precios promedio de compra, as como los servicios que pueda brindar la empresa.

a. Gua - Factura.- Los procesos relacionados sern los siguientes:

Pedido de Items
Registro de Pedido
Aprobacin de Pedido (Entindase por Autorizacin de
Crdito)
Despacho de pedido aprobado desde Almacenes de ventas
(Proceso en el sistema de logstica)
Emisin de Gua de Remisin (Proceso en el sistema de
logstica)
Confirmacin de cantidades recibidas en el cliente a partir de
la gua de remisin
Facturacin de Guas Pendientes
Cobranza

Pedido de Servicios
Registro de Pedido
Aprobacin de Pedido (Entindase por Autorizacin del
Proceso)
Facturar
Cobranza
b. Factura - Gua

Pedido de Items

Registro de Pedido
Cobranza
Generacin de Documento de Venta
Despacho del documento de venta desde Almacenes de
Ventas (Proceso en el sistema de logstica)
Emisin de Gua de Remisin (Proceso en el sistema de
logstica)

Pedido de Servicios
Registro de Pedido
Cobranza
Generacin de Documento de Venta
c. Factura

Documento de Items
Registro del Documento de Venta
Cobranza

 Despacho del documento de venta desde Almacenes de

Ventas (Proceso en el sistema de logstica)
Emisin de Gua de Remisin (Proceso en el sistema de
logstica)

Documento de Servicios
Registro del Documento de Venta
Cobranza
2) Facturacin
Registro de un (3) documento en el sistema comercial ya sea en
forma manual o en forma masiva a travs de un proceso especial.
Los datos relevantes de un documento son: Cliente, RUC, Direccin,
Cliente a quien se le deber cobrar (que por default ser el mismo
cliente, este deber estar registrado en el maestro de personas),
Fecha de Emisin, Fecha de vencimiento, Nro. del Pedido, Vendedor,
Nro. de Factura relacionada para el caso de las Notas de Crdito,
Observaciones, Orden de Compra, Forma de pago, Tipo de cambio,
Moneda en la que se factura,
Items y/o servicios, Unidad de Venta, Precio de Venta (sin IGV
incluido), Valor Venta, Descuento Global (el cual se calcula de
acuerdo a los descuentos aplicados al documento), Monto
Descuento, IGV, Total General. Si hubiera necesidad de facturar
fletes y/o embalajes estos se realizaran como tems de servicios
dentro de la misma factura.
(4)
Realiza el asiento contable de provisin.

Si hubiera necesidad de facturar fletes y/o embalajes estos se

realizaran como tems de servicios dentro de la misma factura.
La impresin de cada documento ser en un formato nico para
todas las compaas diseado por el usuario y podr ser reimpreso
en papel en blanco.
Se puede definir el nmero de serie por cada punto de venta y
vendedor.
a) Facturacin de Items.- Utiliza el maestro de tems de logstica.

3)

4)

Cuando hablamos de facturacin nos referimos a un Tipo de Documento, el cual puede ser, por
ejemplo, Factura, Boleta de Venta, Nota de Crdito, etc., cada uno con sus caractersticas propias
indicadas en el maestro de tipos de documentos.
Los asientos contables pueden generarse en forma inmediata o si se desea en un proceso masivo
posterior.

b) Facturacin de Servicios.- El sistema cuenta con un maestro de

clasificacin de servicios. Este maestro consta de hasta tres niveles y
debiera estar lo mas detallado posible. Sin embargo, al facturar el
usuario tiene la oportunidad de ingresar el detalle del servicio que se
esta prestando.

3) Registro de Ventas
El sistema genera el Registro de Ventas en forma mensual y lo
imprime de acuerdo a los requerimientos legales de la SUNAT.
El sistema permite modificaciones manuales al registro de ventas, las
cuales no afectan a los documentos originales.

LUJO DE CAJA

El objetivo del Aplicativo es generar un Flujo de Caja(Posicin de

Caja). Este Flujo de Caja tiene informacin real e informacin
proyectada.
Fuentes de Informacin del Mdulo:
Cheques (pagos en general, generados por los sistemas fuentes: Cuentas
por Pagar y Planillas).
Transacciones Bancarias (Depsitos, Transferencias, Retiros, Compra y
Venta de Dlares, etc.).
Proyecciones de futuros pagos, basados en las Facturas por Pagar, de
acuerdo a su fecha de vencimiento.
Proyecciones realizadas por el departamento de Caja, como provisiones
para el pago de impuestos, pago de planillas etc.
Caractersticas del Mdulo:
El Aplicativo muestra un Flujo de Caja, sumarizado por compaa o
individualmente por cuenta bancaria, asimismo, muestra la informacin
sumarizada diaria o semanalmente.
Permite para cualquiera de las celdas de este flujo de caja mostrar mayor
informacin de las transacciones que sustentan estas cifras (Drill down).
Permite generar transacciones de caja fcilmente desde el flujo de caja y
aplicarla a los balances inmediatamente para ver el efecto que esta transaccin
tendra en el flujo de caja actual.

UENTAS POR PAGAR

El Aplicativo de Cuentas por Pagar hace el seguimiento de un

Documento por Pagar pasando por
su recepcin, revisin,
aprobacin, generacin del voucher de provisin, pago, generacin del voucher
de pago , inclusin en el Registro de Compras, COA y PDT.
Funciones Principales:
Permite pagar todo tipo de Documentos: Facturas, Recibos de Honorarios
Profesionales, Boletas, Adelantos, Notas de Dbito, Pliza de Importacin,
etc.
Facilita el manejo de los impuestos, porque el sistema sugiere los impuestos
y los porcentajes que se le deben aplicar a un documento.
Facilita el acceso a la informacin de las obligaciones, consultando por
ejemplo, pagos a un proveedor por fechas, por tipo de documento, por
fechas de recepcin, por cuenta bancaria, por estado del documento, etc.
Todas estas consultas son inmediatas a travs de las pantallas y todas se
pueden imprimir automticamente.
Genera los Vouchers de Provisin y de Pago, incluyendo las cuentas de
Ganancias y Prdidas por Diferencia de Cambio. Estos vouchers son
enviados directamente al Aplicativo de Contabilidad. El usuario solamente
ingresa los centros de costo que se van a hacer cargo del gasto del factura y
opcionalmente el Proyecto al cual se quiere cargar el gasto. El Aplicativo de
Contabilidad permite llevar el Control del Proyecto.
Tiene una Interfase con el Aplicativo de Logstica para hacer el enlace de los
pagos de las facturas con las ordenes de compra respectivas, y para ajustar
el precio de compra real a ser tomado en el Inventario.
Gestiona la Sensitividad en el Proceso de Pagos, lo cual permite al usuario
simular un pago de Obligaciones e ir ajustndolo, aadiendo o quitando
facturas hasta llegar al monto disponible en Caja.
Genera cheques manuales para pagos urgentes. Luego, estos cheques se
enlazan a las Obligaciones, para que el ciclo quede cerrado.
Genera Pagos, los cuales pueden ser : Cheques pre-impresos o Cheques
impresos totalmente con Impresoras Xerox o de banda ptica), o registros en
diskettes para ser enviados a los bancos o por comunicacin va Telewiese
(Bco.Wiese) o TeleBanco (Bco.Crdito).
Genera Cartas a los Bancos y/o Abonos para el depsito directo a las
cuentas de los proveedores.
Custodia los cheques impresos para saber que cheques aun estn en poder
de la empresa y cuales ya han sido entregados a los proveedores.
Permite la anulacin de facturas y de cheques con la consecuente reversin
de los vouchers, si fuera el caso.
Permite el anlisis de los pagos histricos, consultas por mejores
proveedores, estadsticas, etc.

 Tiene una interfase con el Aplicativo de Caja, para preparar el Flujo de Caja
y la posicin bancaria.
Permite el manejo de Entregas a Rendir y su posterior liquidacin.
Permite el Asignamiento de Fondos Fijos, liquidaciones de Caja Chica y
desembolsos.
Cuenta con un mdulo de ContraPrestaciones.
Cuenta con un nuevo mdulo de Caja Chica.
Interfase para realizar pagos generados por sistemas externos como
Planillas entre otros.
Permite controlar el Registro de Compras y su posterior interfase con el COA
(Sunat), PDT.
Posee un mdulo para realizar pantallas para el anlisis de gastos.
Permite facturar las guas de revisin recibidos en Logstica, jalando
automticamente la distribucin contable.
Permite la reimpresin de cheques.
Entrega de cheques con cargo a personas y envo por valija.
Manejo de crdito fiscal (factor de prorrata) para entidades bancarias.
Manejo de excepciones de crdito fiscal completo y de Entidad Bancaria.
Pagos a proveedores mediante abonos a cuenta corriente del mismo banco.
Envo de pagos masivos al sistema de impresin de cheques del mismo
banco.
Carga masiva de obligaciones de proveedores que envan muchas facturas
(caso Prosegur o Hermes).
Manejo de modelo de voucher para distribuir las facturas a los diferentes
centros de costos enunciados en el modelo.
Desde obligacin se puede visualizar el voucher contable.

Mdulo de Adelantos:
Controla los adelantos dados a los proveedores, su registro contable y lleva un
registro de las obligaciones que se van pagando a cuenta de este adelanto.
Esto permite evitar que se le pague a un proveedor si es que este tiene un
adelanto pendiente.

Mdulo de Compromisos:
Permite establecer compromisos con los proveedores los cuales pueden ser
Contratos por un perodo determinado u Ordenes de Servicio. Estos
Compromisos tienen un monto aprobado y el Aplicativo lleva el control de las
Obligaciones que se van cargando a estos Compromisos. Esto permite tambin
evitar que se le pague ms del monto aprobado en el contrato a un Proveedor.
Este Compromiso lleva su propia distribucin contable, la cual le permite
generar vouchers de provisin por los Compromisos. De la misma manera lleva
una historia de las modificaciones a los contratos.

Mdulo de Impuestos:
Este mdulo, lleva un control de los Impuestos o Retenciones incurridas por la
empresa, prepara el Registro de Compras y los Certificados de Retencin por
4ta. Categora (Honorarios Profesionales).
Mdulo de Letras x Pagar:
Este mdulo permite hacer el canje de la Obligaciones x Pagar por Letras x
Pagar y a partir de all seguir el ciclo de la Letra, Pagos Parciales y Totales,
Refinanciacin de la Letra, etc.

Mdulo de Control de Gastos Diferidos:

El sistema debe permitir registrar un indicador por cada factura (obligacin) que
permita identificar que esa factura ser diferida en varios meses.
Al momento de registrar la obligacin se podr registrar la porcin de Gasto y la
porcin de Diferido, el cual llevar la indicacin de Diferido en un campo
apropiado.
En la distribucin contable de la obligacin se deber registrar la cuenta de
Diferido en vez de la cuenta de Gastos.
En el maestro de Items o Commodities se deber registrar la cuenta de gastos,
la cual ser usada al momento de hacer el voucher de extorno de Diferidos de
fin de mes.

Programacin de Diferidos:
Mantener una funcin que permita programar el nmero de meses a diferir
por factura (No. de documento, proveedor).
Reprogramacin de Diferidos:
Del saldo programado al momento de haber realizado el diferido se deber
poder reprogramar los meses a diferir en cualquier periodo posterior al
periodo original.
Proceso de generacin de voucher de Extorno de diferidos y envo al gasto
de la porcin diferida:
A fin de mes se deber hacer un proceso que lea las obligaciones que
tienen la indicacin de Diferidos para generar el voucher mencionado.

Programa de Provisiones de compromiso de ordenes de compra recepcionadas

y ordenes de servicio realizadas y no facturados :
Como parte de proceso de Cierre de Fin de Mes Se generar un voucher por
los ingresos al almacn y por los servicios realizados y que no se recepcion
la factura.
El voucher que se genere deber ser reversado contablemente el mes
siguiente.
Se emitir un reporte de sustento del voucher, mediante un parmetro se podr
indicar si el voucher se generar detallado o sumarizado.

Mdulo de Control de Contraprestaciones de los compromisos

(Contratos/Orden de Servicio):
Existirn dos tipos de contratos:
De Contraprestacin:
Aquellos que adicionalmente de generar una Orden de Servicio deben ser
confirmados por el usuario (Responsable del Centro de Costo) que se
benefici con el servicio; las ordenes de servicios se generarn por periodos
indicados en el contrato, los mismos que podrn ser modificados para
periodos posteriores.
Ejemplo: contrato de mantenimiento de aire acondicionado, mantenimiento
de equipos de computo etc.

De Documentos:
Aquellos que generarn una Orden de Servicio, que a la vez de confirmar
el servicio se adiciona el nmero de documento y/o cantidad del bien
recibido que por su naturaleza pueden variar. Ejemplo: Bidones de agua,
servicio de jardinera etc.
1.- Al ingresar el contrato no se tiene conocimiento de la cantidad del bien a
ser recibido.
Ejemplo: Entrega de bidones de agua en las sucursales u oficinas del
banco.
2.- Al ingresar el contrato no se tiene conocimiento del nmero de
documento que indique que el servicio fue realizado.
Ejemplo : mantenimiento de jardines.
El registro de la contraprestacin tendr la siguiente informacin:
Nmero de gua (Documento)
Fecha
Centro de Costo
Cantidad
Cdigo de tem
Cdigo del cliente
Nmero del compromiso (Orden de Compra, Orden de Servicio)
Nota: El cdigo de tem, cdigo de cliente y nmero de compromiso podrn
ser obligatorios o no; dependiendo del tipo de servicio y lo que el usuario
decida (este control estar en el maestro de documentos).
Se deber poder hacer modificaciones al servicio ingresado.
Se establecer seguridad por Centro de Costo.
Cuando se ingrese la factura (obligacin) se visualizar el detalle del
servicio para elegir los documentos a pagar, los mismos que sern
marcados con el nmero de la obligacin.

Mdulo de Control de Juicio

Existe un maestro de Documentos (Juicios), en el cual se inscribir los datos
relacionados (Nmero de Juicio, Cliente, Presupuesto, fecha) en la que se
inscribir la informacin relacionada al juicio.
Cuando llega la obligacin relacionada al juicio se seleccionar el nmero de
Juicio para registrar el mismo en la distribucin contable de la obligacin. Se
podr registrar como Gasto o como Cuentas por Cobrar.
Se podr registrar el estado del juicio para la obligacin (En tramite y
Pendiente).
La factura podr hacer mencin a diferentes clientes, los mismos que se
debern poder registrar en la distribucin contable de la obligacin.
Existen consultas que muestran clientes, nmero de juicio, descripcin del
juicio, estado del juicio, importe pagado.
Anlisis de gastos por Juicios donde se mostrarn todos los importes pagados
por un juicio, as como las recuperaciones si existieran.
Reporte de estado de cuenta por juicios y clientes.
Mdulo de Pagos Diferidos (Factoring)
En principio todas obligaciones con una fecha futura de pago podrn ser
consideradas dentro de los Pagos Diferidos (factoring).
Desde el ingreso de una obligacin se podr indicar el pago diferido de la
misma; para lo cual se establecen dos condiciones:
Obligacin sin Compromiso (Orden de Compra, Orden de Servicio); la
fecha de pago ser calculado en funcin a los das indicados en el
maestro de proveedores, a partir de la recepcin del documento (factura,
recibo de honorarios, etc.).
Obligacin con Compromiso (Orden de Compra, Orden de Servicio); la
fecha de pago ser calculado en funcin a los das indicados en el
compromiso, a partir de la fecha de ingreso del bien o recepcin del
servicio.
De acuerdo a las reglas establecidas por la empresa, se podra indicar que
aquellas obligaciones con fecha de pago mayores o igual a 60 das, se
considere automticamente como diferidas. Se dispone de una consulta de
obligaciones diferidas.
Confirme
Proceso donde el tesorero confirma o modifica los pagos diferidos. En est
opcin se podr modificar la fecha de pago de acuerdo a la disponibilidad
de la empresa.

Modulo de Flujo Documentario

Los documentos que ingresan a una empresa pueden ser recepcionados por
una o varias reas y estas a su vez se encargan de distribuirlas.
El Flujo Documentario permite:
Establecer rutas de ingreso y recepcin de documentos al interior de la
empresa.
Identificar el rea y persona responsable que recibi el documento (con
fecha y hora).
Establecer rutas de devolucin de documentos al interior de la empresa.
Conocer el motivo de la devolucin.
Consultar la ruta histrica del documento.

Mdulo de Calendario de Pagos

De acuerdo a un cronograma de pagos anual establecido por empresa, se
podr ingresar un calendario de pagos.
Las reglas del calendario de pagos son:
Si la fecha de pago es un feriado, se asignar la siguiente fecha
establecida en el calendario de pagos.
Se podr modificar los das de pagos de acuerdo a lo indicado por la
empresa.

Mdulo de Agente de Retenciones del IGV

Agentes de Retencin
En est opcin se podr matricular los dos tipos de proveedores que no estn
sujetas a retencin:
Agentes de Retencin.
Buenos Contribuyentes.
Se tiene dos opciones para realizar est matricula, adicionndolo uno a uno o
importndolo desde un formato excel, extrado de la pgina WEB de SUNAT.
El sistema mantiene una historia de todas las listas publicada por SUNAT, la
ltima lista aprobada es la vigente.
Maestro de Compaas
En este maestro de adicion un nuevo flag que permite calificar a la empresa
como Agente Retenedor.
Slo a las compaas con est marca, se les apertura la lgica de Agente
Retenedor.
Maestro Tipo de Documentos
En este maestro se incluyo una marca o flag que permite diferenciar si el tipo
de documento fiscal (SUNAT) est afecto a retencin.

De acuerdo a las disposiciones de SUNAT no estn sujetas a retencin:

Boletas de Venta
Recibo de Servicios (Agua, Luz y telfono)
Ticket (donde no se diferencia el IGV)

Maestro de Impuestos
Se dispone del tipo de impuestos IGR, donde se debe indicar la tasa y cuenta
contable del IGV retencin.
Preparar Prepago
Opcin, a partir del cual se inicia la retencin del IGV. De acuerdo a lo
dispuesto por SUNAT, la retencin se debe realizar en el momento de pago al
proveedor. A partir de est accin se deber considerar lo siguiente:
Por Proveedor
Si el proveedor no es agente de retencin o buen contribuyente
Si el monto a pagar es igual o mayor a S/700.00 (indicado en el
parmetro IGVRETAMT), se deber retener el 6% del precio de venta.
Esto incluye montos facturados en soles o dlares. En el caso de
dlares se deber considerar su equivalente en soles al tipo de cambio
venta SBS diario.
Slo se incluyen los tipos de documentos con el flag AFECTO A
RETENCION DE IGV .
El precio de venta, es el resultado de acumular todo lo facturado por un
proveedor.
Generacin del Comprobante de Retencin
Despus de haberse generado el pago, se proceder a la generacin del
comprobante de retencin.
En est opcin se dispone de los siguientes selectores:
Compaa : Seleccionar la compaa
Cuenta Bancaria: Seleccionar la cuenta bancaria por donde se realizo el
pago
Proveedor: Seleccionar el proveedor
Proceso: Indicar el nmero de prepago.
Fecha desde hasta: indica el rango de fechas de pago de los registros
a ser mostrados.
Serie : Nmero de serie que se consignar en el comprobante de
retencin a ser generado.
Seleccionar todo: Indica imprimir todo los comprobantes de retencin de
las transacciones que se muestran en esta pantalla.

Estado: El comprobante de retencin tiene tres estados:

a.- Pendiente: No se genero el comprobante de retencin

b.- Impreso: El comprobante de retencin ya fue generado
c.- Anulado: El pago fue anulado y por consiguiente el comprobante
de retencin.
Reporte 014 Registro del Rgimen de Retenciones
Muestra el kardex de retenciones - IGV por proveedor y documento fiscal
pagado.
SEGUIMIENTO POR OBLIGACION
En el caso que el documento fiscal tiene como origen la moneda en
dlares y el tipo de cambio de la fecha de pago sea diferente a la
fecha de emisin del documento. En este reporte se mostrar la
diferencia de cambio generada, de tal manera que el documento
quede saldado en soles.
Interfase con PDT
De acuerdo a las especificaciones de SUNAT, se generar el archivo a ser
ledo por el PDT SUNAT.

UENTAS POR COBRAR

ALCANCES DEL SISTEMA

El aplicativo de cuentas por cobrar contempla actualmente los siguientes
alcances:
1) Control de Caja.
2) Emisin y Control de Letras x Cobrar.
3) Anlisis de Cuentas Corrientes.

DESCRIPCIN DE LOS ALCANCES

1) Control de Caja
El Control de Caja permite varias acciones.
o Registrar una Factura como pendiente de cobro.
o Dar por pagada una factura (en forma parcial o total) al
contado, asocindola con una o ms formas de pago, por
ejemplo Contado Soles, Contado Dlares, Tarjeta de Crdito,
Vales. Los tipos de pago se definen en el maestro de tipos de
pago.
o Control de Adelantos de clientes.
o (4) Canjear una Factura pendiente de cobro por Letras x
Cobrar, realizando el asiento contable respectivo.
El sistema permitir obtener el Arqueo de Caja, detallando las
mltiples formas de pago utilizadas. Asimismo brindar un reporte
que muestre las cobranzas realizadas agrupadas por tipo de pago y/o
cliente.
(4)
Realiza el asiento contable de caja

(4)

El control de las cobranzas afectar los ingresos en el Flujo de

Caja Real.
Se puede realizar ms de un arqueo de caja por da.
2) Emisin y Control de Letras x Cobrar.
El sistema permite realizar el Canje de Facturas x Letras de Cobrar, y
luego hace el seguimiento a su posterior cobranza.
Para el caso de la cobranza en cartera, el sistema llevara el control
de la fecha de vencimiento.

(4) Los asientos contables pueden generarse en forma inmediata o si se desea en un proceso
masivo posterior

Si se registrara la cobranza por gastos financieros, el sistema

permitir registrar la nota de cargo y/o la Factura, segn sea el caso,
en forma manual

3) Anlisis de Cuentas Corrientes.

El sistema permitir obtener estados de cuenta x Cliente a la fecha o a
un periodo determinado cualesquiera.

OGSTICA

El Aplicativo de Logstica est orientado a facilitar la gestin de la

logstica, mediante el control de todos los movimientos vinculados a
la rotacin de la mercadera, lo que permite una rpida toma de decisiones
referidas a: cuanto y cuando comprar, que mercaderas tienen o no salida,
clasificar los items como de baja o alta rotacin, cules son los niveles de
stock., etc.
Funciones Principales:
Lograr un seguimiento efectivo del movimiento de mercaderas, desde la
captacin de los requerimientos en cada localidad, departamento, unidad de
venta, almacn u otra unidad de negocio, pasando por la formulacin de la
Orden de Compra al Proveedor, hasta la entrega de la mercadera
solicitada.
Controlar la rotacin de mercadera, entre unidades de negocios
(transferencias y trnsitos) y mediante el registros de los ingresos y salidas.
Actualiza los niveles de stock, con cada registro de movimiento de
mercadera.
Manejo de mltiples almacenes y almacenes consolidados.
Consultas de seguimiento a las requisiciones y a las rdenes de compras.
Consultas de precios histricos cotizados por item/proveedor y
proveedor/item.
Mdulo de Gestin de Requerimientos:
En este mdulo se registran entre otros, los siguientes datos:
El almacn, unidad de venta, local, departamento u otra unidad de negocio
que est efectuando el pedido.
La Oficina Central o Unidad de Negocio a la que se le est haciendo el
pedido.
El tipo de pedido: para consumo interno o para reposicin de stocks.
El proyecto o campaa, para el cual se est efectuando el pedido.
La relacin de items con las unidades y cantidades solicitadas.
Adems permite efectuar consultas dinmicas de:
Otras requisiciones efectuadas.
Niveles de stock cubiertos.
Mdulo de Gestin de Compras:
Este mdulo permite la agrupacin de varios requerimientos para formular una
orden de compra, y la captacin de todos los datos comerciales pactados con
el proveedor. Pone nfasis en:
Registrar al proveedor y sus condiciones de pago.

Agrupar Requisiciones con pedidos comunes.

Corregir las cantidades estipuladas en las diferentes requisiciones.

Calcular los impuestos y descuentos pactados con el proveedor.
Generacin de invitaciones a proveedores.
Carga de precios de cotizaciones recibidas.
Generacin de cuadros comparativos de cotizaciones.

Mdulo de Gestin de Almacenes y Stocks:

Este mdulo permite efectuar un control sobre la rotacin de la mercadera y
los niveles de stock. Est orientado a trabajar con Cdigo de Barras para
facilitar la labor del almacenero y minimizar los errores en el momento de la
captacin de la mercadera.
Entre sus funciones principales estn:
Registrar los Ingresos a una Unidad de Negocio por:
Recepcin de ordenes de compra.
Transferencias de mercadera (Fin de trnsito).
Otros retornos de mercadera por: Consignacin, Incautacin,
Devolucin del Cliente, etc.
Registrar las Salidas a una Unidad de Negocio por:
Transferencia de mercadera. (Inicio de un trnsito).
Salida por Venta.
Devolucin al Proveedor.
Otras salidas de mercadera por: Consignacin, Demostracin, etc.
Registrar movimientos internos entre Sub almacenes o zonas ubicadas
dentro de una misma unidad de negocio, relacionadas con un cambio de
ubicacin o estado.
Consultar y emitir el Kardex.
Registrar los ajustes despus de una Toma de Inventarios.
Efectuar el Cierre Mensual con:
El Clculo automtico de los precios promedio de compra, mediante una
Interfase con el Aplicativo de Cuentas por Pagar.
La Generacin de los Saldos de Inventario.
El cambio del perodo contable del Aplicativo.

Mdulo de Raciones:
Se presupuesta los consumos de cada Centro de Costo en unidades mes por
mes para un ano.
Se registran proveedores (Aliados) que proveern este tipo de servicio tambin
se registra los tems que proveern y los precios de los mismos

Se generar mensualmente en forma automtica las Ordenes de Compra para

los proveedores, y se les adjuntar una lista de tem por centro de costo
(Packing List) para que sean empaquetados y distribuidos de esta manera

Mdulo de Inventarios:
El mdulo de inventarios contempla lo siguiente:
Ingreso y modificaciones del maestro de Artculos (Items)
Control de mltiples almacenes
Mantenimiento del maestro de transacciones de stock
Mantenimiento de todos los maestros para el proceso de Ingreso Y Despacho
de los almacenes
Ingreso de mercadera por recepcin de una Orden de Compra
Control de Ingresos por regularizaciones y Salidas por regularizaciones
Control de devoluciones
Valorizacin del Stock al precio promedio
Generacin del voucher de consumo
Manejo de las transferencias entre almacenes por diferentes conceptos
(traslado entre almacenes, transferencias por demostracin , transferencias por
consignacin, transferencia para feria etc)
Control de Inventarios: Toma de Inventarios, Ajuste de Inventarios (Faltantes y
Sobrantes)
Control de niveles mnimos de Stock (ABC de compras)
Consultas:
Kardex unitario
Kardex Valorizado
Consultas y reportes de Transacciones al Stock (por documento)
Consultas y reportes de Movimientos de Stock (por Item)

MPORTACIONES

El Aplicativo de Importaciones est orientado a darle seguimiento a la

importacin, as como de las entregas parciales, al control de Stock en
Trnsito y a la Valorizacin de la Importacin, incorporando los costos
asociados a la importacin, como son FOB, Flete, derechos de aduana,
seguros, almacenajes, etc. al Almacn Principal.
Funciones Principales:

Controlar el Stock de la mercadera en Trnsito que est llegando, y su

relacin con la cuenta 28 Trnsito asocindolo con Vouchers. El Almacn
de Trnsito no forma parte del Stock y no se considera para el calculo del
costo promedio.
Valorizar la Carpeta de Importacin relacionados a los vouchers contables
en lnea, distribuyendo los costos asociados si son materiales o gastos.
Estos costos adicionales al FOB se incorporan automticamente al Almacn
Principal. Se debe definir qu gastos son los que se pagan por toda la
importacin, que para el Sistema se ha denominado Materiales; y qu
gastos se relacionan con lo que se est desaduanando, que el sistema
denomina Gastos. Estos conceptos se definen en la cuenta contable.
Distribuir los gastos asociados a la importacin automticamente en funcin
al valor FOB o CIF de la Orden de Compra de Importacin, al momento de
ingresar un voucher contable.
Permite despachar el item importado a pesar que no este terminado de
Valorizar para no restringir las operaciones diarias, sin embargo al cierre de
Logstica te obliga a valorizar ya que fue consumido.
Controlar el seguimiento del Embarque:
- Fecha ETA: indica la fecha estimada de arrivo (estimated time of
arrival).
- Fecha de Embarque: indica la fecha en que se realiz el embarque
de la mercadera.
- Fecha Llegada: esta fecha se ingresa cuando ya lleg la mercadera.
- Nave: indica en qu nave se est transportando la mercadera.
- Lugar de Embarque: indica el lugar del embarque.
- Embarcador: se debe seleccionar un embarcador de la lista de
embarcadores
- Pas de Orgen: indica de qu pas se est importando.
- Preparado por: indica el nombre de la persona y la fecha en la que
realiz la importacin.
- Ultima Modificacin: indica el usuario y la fecha en que se realiz la
ltima modificacin a la importacin.
Controlar la situacin de la Carpeta con otros datos adicionales:

Informacin de Pago: permite ingresar la informacin referente al tipo

de Monto, Forma de Pago, el Banco, los intereses, etc.

Informacin de la Carta Fianza: permite ingresar informacin

referente al Baco, el nmero de documento y la fecha de vencimiento
de este.
Informacin sobre el Almacn Temporal: se debe seleccionar la
empresa que va almacenar la mercadera,
Ingreso a D.A.A. indica la fecha de ingreso al Depsito Autorizado de
Aduana.
Ingreso a D.S. indica la fecha de ingreso al Almacn de la compaa
que realiza la importacin.
Agente de Aduanas: permite seleccionar el agente de aduanas y el
nmero de la factura de este.

Criterios de Distribucin de Costos para una importacin:

Mtodo

Rubro de Importacin

1. FOB

Para calcular flete

2. Peso

Para calcular flete

3. M3 (Containers)

Para calcular flete

4. Sobre Tasas
Para calcular
Dependiendo del origen de compra Aduana
del producto, existen diferentes sobre
tasas o Aranceles, por lo que el
costo de derechos aduaneros tienen
que estar en proporcin a estas sobre
tasas.

derechos

XPORTACIONES

Mdulo de Gestin de Exportaciones:

Este Mdulo realiza el seguimiento y control de una carpeta de Exportacin .
Entre sus principales funciones tenemos:

Flujo Documentario de la Situacin de carpeta. (Programado, Por aceptar,

Confirmado, Pendiente Carta de Crdito, Embarque Programado, En
Aduana, Documentos por enviar, Pendiente de Pago, Pendientes de
Presentacin Aduana, Pendientes de Resolucin Aduana, Cerrado, Otros)
Registro Orden de Fabricacion.
Registro de Informacin de Pago: Forma de Pago, el Plazo, el Banco, el
nmero del documento, etc.
Registro de Informacin del Producto: indica el peso bruto y neto del
producto.
Registro de Informacin de Documentos: Orden de Embarque, Nmero
DUE, etc.
Registro de Informacin de Embalaje: tipo de empaque/embalaje y cuntos.
Registro de Documentos de Embarque: Certificado de Origen, el Certificado
de Supervisin, la Factura, etc.
Registro de Nmero DUE, etc.
Registro de Transportistas.
Registro de Agencia de Aduanas

ctivos Fijos

Este Aplicativo tiene como objetivo hacer el seguimiento de los

bienes de la empresa, desde el momento de su compra, pasando por
sus mejoras, mantenimientos, traslados, clculo de la depreciacin y
revaluacin hasta su retiro final.
Funciones Principales:

Manejo de mltiples Libros Contables, que permite calcular la depreciacin

con diferentes porcentajes facilitando un anlisis financiero ms real.
Mantenimiento de Maestros y Parmetros.
Registro de Familias y Sub-familias para clasificar los activos.
Categoras de Depreciacin, que permite relacionar los Activos con sus
porcentajes de depreciacin.
Registro de Locaciones Fsicas y Sub-Locaciones.
Registro de Estados posibles de un activo, para poder controlar por
ejemplo que los activos que an no entran al proceso productivo no se
deprecien pero si se revalen, o viceversa, o que un activo no este
afecto ni a depreciacin ni a revaluacin, etc.
Caractersticas Tcnicas : Voltaje, Dimensiones, Potencia, etc.
Clasificacin de Partes de un Activo, por ejemplo para una computadora,
registra el teclado, CPU, monitor, etc, cada uno con su n de serie,
fabricante, etc.
Registro de los Departamentos de la Empresa y del empleado
responsable por el activo para aquellos activos que lo permitan.
Registro de los cdigos de catastro y sus montos para la revaluacin de
los terrenos.
Registro de todos los movimientos de los Activos.
Est completamente integrado al Aplicativo de Contabilidad, generando los
vouchers de depreciacin, revaluacin para la contabilidad ajustada,
vouchers por retiros parciales y totales, vouchers por traslado del activo,
etc.
Emite Reportes de acuerdo a las normas dictadas por la Superintendencia
de Banca y Seguros.

Mdulo de Informacin del Activo:

Registro de Datos Complementarios: Descripcin corta, descripcin
completa en 2 idiomas, tamao, color, marca, modelo, nmero de serie, etc.
Mantenimiento de cdigos adicionales para su uso por otras reas de la
empresa: Mantenimiento, Ingeniera, etc.

Si el activo puede ser clasificado por partes, entonces se puede registrar

toda la informacin de las partes de este Activo. por ejemplo para una

computadora, registra el teclado, CPU, monitor, etc, cada uno con su N de

serie, fabricante, etc. Luego se puede hacer consultas por estas partes y
saber por ejemplo cuantos monitores de tal tipo tenemos y donde estn
ubicados.
Si el Activo forma parte de una Activo mucho mayor, guarda la relacin con
el activo consolidado e informacin del Proceso Productivo en el cual esta
inmerso. (Para el caso de empresas de produccin).
Control de los movimientos posibles para un activo: Transferencia Fsica a
otro local, Mejoras, Rebajas, Bajas y Venta de Activos. Todos estos
movimientos son registrados histricamente y asentados contablemente.

Mdulo de Depreciacin y Revaluacin:

El Clculo de la Depreciacin puede ser lineal, en base a porcentajes de
depreciacin definidos en Categoras de Depreciacin : inmuebles,
vehculos de transporte, maquinarias, etc. Puede ser tambin una
depreciacin en base a la produccin cargando la depreciacin
directamente a los centros de costos.
El proceso de depreciacin se inicia de acuerdo al Perodo de Servicio del
activo y finaliza cuando est completamente depreciado. El Aplicativo
permite definir situaciones de Activo y asociar a estas situaciones la
caractersticas de si deprecia o si revala o no.
El Aplicativo permite ejecutar varias veces este proceso recalculndola.
Cuando el usuario de su O.K. recin actualiza el proceso y genera los
vouchers respectivos.
Clculo de Ajustes por Inflacin en base a los factores mensuales.
El Aplicativo facilita el anlisis de la Depreciacin y Revaluacin en pantalla
y a travs de reportes.
Todos los montos se llevan en tres monedas : Local, Dlares y una Local
Ajustada que es el monto en Local pero ajustado por Inflacin.
El Aplicativo permite comparar la depreciacin calculada en base a los
diferentes libros contables que se hayan definido.

Mdulo de Inventario/Auditora de Activos:

Este mdulo permite localizar y/o constatar a todos lo activos de la empresa
en una determinada ubicacin, centro de costos e identificar a la persona
responsable del mismo.
Para la captacin de la informacin en la misma ubicacin de los activos, se
sugiere utilizar cdigo de barras, para identificarlos y un terminal porttil
(PDT) o notebook para la captura de los datos en el mismo lugar. Todos
estos datos se transferirn y actualizarn en la base de datos.

 El Aplicativo facilita la toma del Inventario Fsico emitiendo los reportes y

luego recibiendo la informacin de campo recogida, comparndola con la
real, emitiendo listado de discrepancias y finalmente generando las
transacciones y vouchers necesarios para los ajustes necesarios.

RESUPUESTOS

Este Aplicativo est orientado a brindar a la gerencia una

herramienta de control de los gastos e inversiones de la empresa,
de tal forma que facilite una gil toma de decisiones.
Funciones Principales:
Permite el anlisis del Presupuesto Anual y de los Actuales, sumarizando la
informacin por los siguientes niveles:
Compaa o Compaa-Socio segn sea el caso.
Empleados Responsables de los Centros de Costo.
Centros de Costo.
Grupos de Elementos de Gasto.
Elementos de Gasto.
Proyectos de Inversiones.
Cada uno de estos niveles, permite a su vez la consulta de sus
correspondientes sub-niveles, por ejemplo: Si el usuario ingresa a travs de
una compaa, puede luego analizar
cada responsable, por cada
responsable, sus centros de costo; posteriormente puede escoger un centro
de costos y analizar cada grupo de elemento de gasto y dentro del grupo,
puede desagregar la informacin por cada elemento de gastos, llegando a
visualizar los vouchers que han afectado a esa cuenta (centro de costo,
elemento de gasto).
Permite efectuar el anlisis de cada nivel de resultados, expresados en
forma de grficos, utilizando pie charts, barras, grficos por puntos, etc.
logrando un excelente soporte de informacin, mostrando tendencias que el
usuario puede analizar mejor y como consecuencia tomar acciones
correctivas inmediatas.
Facilita la comparacin de los gastos del ao actual versus los gastos de los
tres ltimos aos, para reflejar, tendencias y estadsticas.
Permite ingresar el presupuesto anual del Centro de Costo de manera
amigable, a travs de plantillas de distribucin y facilitar, as, la tediosa
labor de ingresar el presupuesto cuenta por cuenta. De la misma manera
permite copiar el presupuesto de otras cuentas o de aos anteriores.
Permite ingresar el presupuesto de los proyectos, por elemento de gasto y
en forma anual para todo el ciclo de vida del proyecto.
Recupera la informacin de los gastos (centros de costo o proyectos) del
Aplicativo de Contabilidad.
Permite manejar un presupuesto revisado, ajustado por el usuario en forma
progresiva, de tal forma que se pueda comparar finalmente el presupuesto
original, el presupuesto revisado y los gastos reales a lo largo del ejercicio.

Proyecta los gastos hasta el mes en curso, de tal forma que pueda tener un
estimado anual de los gastos (si es que se sigue la misma tendencia). El
sistema compara tambin este estimado contra el presupuesto anual.

ONTROL PRESUPUESTAL

El Aplicativo de Control Presupuestal tiene por finalidad aprobar las

Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio desde el sistema de Logstica y de
las Facturas del Sistema de Cuentas por Pagar que no tienen Ordenes de
Compra ni Ordenes de Servicio.
Funciones Principales:
Permite Aprobar las Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio que tengan
Presupuesto Disponible.
Permite Aprobar las Facturas que no estn relacionas con Ordenes de
Compra ni Ordenes de Servicio.
Calcula el importe Comprometido desde las Ordenes de Compra y Ordenes
de Servicio.
Presupuesto disponible es: Presupuesto menos Pagado menos
Comprometido.
Autorizaciones:
Las Jefaturas y Gerencias son los responsables de Aprobar o
Desaprobar los Gastos, desde los requerimientos ingresados por los
usuarios de los Centros de Costos a su Cargo, los requerimientos segn
sea su monto, viaja a su nivel respectivo:
o Si el monto excede al monto asignado a determinado nivel
pasar al siguiente nivel de autorizacin y as sucesivamente.
o Mostrar al usuario la relacin de requerimientos que tiene que
aprobar ordenado por Centro de Costos
o Cuando est aprobado el documento pasar a Tesorera para
poder efectuar el pago.
o Si se desaprueba, regresar el aviso al aprobador anterior.
Consultas:
Consulta para conocer el estado de cada documento, es decir por quien
fue aprobado, por quien esta en proceso y por que fue anulado.

ANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Objetivo general
El Sistema de mantenimiento de Equipos del Sistema Integrado Spring, est
orientado a optimizar el uso y buen funcionamiento de los equipos, flota,
maquinaria e instalaciones de las empresas con el fin de elevar su
productividad al ms bajo costo.
Objetivos especficos
Maximizar la vida til de los equipos.
Reducir de tiempos de paradas no planeadas de los equipos.
Optimizar de inventarios de materiales requeridos para el mantenimiento de
equipos.
Optimizar el uso de recursos humanos en el mantenimiento de equipos.
Racionalizar el costo operativo del mantenimiento de equipos.
Contribuir a optimizar el costo operativo de la empresa.
Funciones Principales:
Preparar el plan anual de mantenimiento de equipos, el cual incluye
presupuesto y calendario de ejecucin. El plan obtenido es una proyeccin
de los recursos, tareas y actividades a realizar durante periodo comprendido.
Establecer una relacin detallada entre actividades, tareas y recursos
utilizados y a nivel de sistemas y partes de los diversos equipos a controlar.
Controlar la ejecucin de los siguientes tipos de mantenimiento de equipos:
Mantenimiento Correctivo: Este tipo de mantenimiento puede ser
programado o no programado. El primer caso puede tratarse de un
plan de reparaciones, en cuyo caso puede proyectarse y estimarse
en el Plan Anual de Mantenimientos. Los mantenimientos no
programados se registran como historia en el sistema y pueden ser
evaluados posteriormente para determinar factores de origen y
establecer procedimientos para controlar mejor las fallas y
correcciones.

 Mantenimiento Preventivo: Programado y ejecutado en base a

criterios tales como: plazos de vida til de las grupos de partes y
partes (repuestos) del equipo, kilometraje, horas trabajadas, planes
pre establecidos por el fabricante / proveedor, etc.
Mantenimiento Predictivo: Programado y ejecutado en base a
controles de inspeccin peridica de parmetros, que permiten
determinar el nivel desgaste y vida til de partes y elementos de los
equipos, tales como temperatura, vibracin, longitud, etc.
Controlar la ejecucin de la Orden de Trabajo, generada para la ejecucin de
las actividades de mantenimiento, la misma que puede ser: Interna
(atendida por el personal de la empresa) o Externa (atendida por servicios
prestados por terceros pero utilizando materiales de la empresa).
Para las Ordenes Internas, se lleva el control de los repuestos
usados, Horas Hombre empleadas, etc. Finalmente puede generar, si
se requiere, el asiento contable. (Interfases con Materiales
y
Contabilidad).
Para las Ordenes Externas, el Aplicativo, aparte del control de
materiales y otros recursos, puede hacer la interfase con Cuentas por
Pagar para el pago respectivo de las facturas a proveedores por
materiales o servicios utilizados. Tambin puede hacer la interfase
con Ventas y Facturacin para el caso de cobranzas de facturas a
clientes por los trabajos realizados.
Mantener una historia de todos los mantenimientos realizados a un equipo y
su costo total, est informacin permitir presupuestar los mantenimientos
posteriores y el tiempo de duracin esperado de los mismos.
Controlar la vigencia y aplicacin de garantas de mantenimiento de
equipos.
Controlar la vigencia y aplicacin de la cobertura de seguros de
mantenimiento de equipos, as como de los siniestros relacionados y la
emisin de ordenes de trabajo dirigidas a las Compaas de Seguro para su
aceptacin.

ANTENIMIENTO DE SERVICIOS

Plan de Mantenimiento

El Sistema proveer pantallas para ingresar el plan de mantenimiento, el

cual permitir:
- Organizar los diversos mantenimientos segn una clasificacin
previamente definida en 3 niveles : Grupo SubGrupo01 y SubGrupo02.
Esto permitir posteriormente validar el ingreso de la informacin y sacar
estadsticas de frecuencia de prestacin de servicios, anlisis de
frecuencias, costos, etc.
- Clasificar los tipos de mantenimiento segn un Tipo de Servicio
genrico, por ejemplo Cambio de Accesorios, Lavado, Pintado, etc.
- Indicar informacin adicional como : Si el servicio es critico o no, Si es
programable o no, Si el pedido es regular o preventivo, Frecuencia,
Costo Unitario Referencial, etc.
- Definir los posibles proveedores del servicio. Para esto se enlazara con
el maestro de Proveedores del Sistema de Logstica.
El sistema proveer pantallas de consulta para ver el Plan de
Mantenimiento, por clasificacin, tipo de servicio, servicios registrados por
proveedor, Frecuencia, etc.

Ingreso de Solicitudes de Mantenimiento

El Usuario ingresar una solicitud de mantenimiento y para esto consultar

el maestro de clasificaciones, jalando de all por defecto toda la informacin
definida previamente, la misma que podr modificar si lo considera
conveniente. La informacin ser validada contra el Plan de Mantenimiento.
Esta Solicitud de mantenimiento, deber ser aprobada por el supervisor
respectivo (Gerente de Tienda, etc.), antes de pasar al Supervisor de
Mantenimiento.

Programacin de Servicios

Todas las Solicitudes de Mantenimiento aprobadas son mostradas para que

el Supervisor le asigne la fecha de atencin del servicio de acuerdo a un
Contrato de Mantenimiento, previamente definido con un proveedor o para
generar una Orden de Servicio especifica para un proveedor.

Estas pantallas permitirn que los servicios sean agrupados por su

clasificacin y mostradas solamente a los compradores asociados a cada

clasificacin. Esto evitar que otro comprador modifique una orden de

servicio no asignada a si.
Al generar la orden de servicio se asignar por defecto la distribucin
contable asociada, la cual servir posteriormente para que el sistema de
Cuentas x Pagar pueda distribuir contablemente el gasto por el servicio.
Esta orden de servicio se generar consolidada por proveedor si fuera el
caso.
Como consecuencia de la programacin de servicios se mostrar en
pantalla y/o reporte el Plan de Mantenimiento con los servicios a atender
por rea Requeriente, Proveedor y Fecha.

Prestacin del Servicio

El usuario que solicit el servicio, observar una pantalla en la cual debe

indicar que el servicio ha sido prestado convenientemente. Si no fuera el
caso, indicar en el sistema sus observaciones (fallas) al servicio prestado.
El Supervisor dispondr de una pantalla en la cual vea todos los servicios
actualmente pendientes, clasificados por tipo de servicio, centros de costos,
proveedor, etc. Asimismo vera todos servicios observados por los usuarios
para hacer las coordinaciones respectivas con el proveedor.
Una vez que el servicio ha sido concluido satisfactoriamente, la informacin
aparecer en el sistema de Cuentas x Pagar para su pago. Cuando la
Orden de Servicio sea pagada, esta informacin se actualizar en el
Sistema de Mantenimiento como informacin referencial.

Anlisis y Estadsticas

N de servicios realizados en un rango de periodos determinado ordenado

por clasificacin, centro de costos requeriente, comprador, etc.
Estadsticas de la Eficiencia de cada Proveedor, quien no tiene fallas, quien
cumple con los plazos previstos, etc.
Anlisis de la variacin de precios por un determinado tipo de servicio, por
proveedor.

Otras Especificaciones
Todos los maestros : Clasificaciones en sus tres niveles, Tipo de Servicios,
Clasificaciones vs Proveedor, Proveedor, sern manejados en tablas
externas con su propio nivel de seguridad.
Todas las pantallas y reportes del sistema pueden ser exportadas al Excel
para una anlisis mas detallado.

ONTRATOS

El Aplicativo sirve para llevar un control y seguimiento de los

contratos. Los contratos se originan desde una requisicin y pasa
por un proceso de Cotizacin. Se generaran Ordenes de Compra y Ordenes
de Servicios de acuerdo a los avances del contrato, para lo cual se establece
un administrador del contrato. Se podr visualizar los pagos asociados al
contrato con el ingreso al almacen y la conformidad del servicio, asi como el
cronograma del contrato y su ejecucin.

Funciones Principales:
Permite generar Tipos de contrato asociados a diferentes formas de
cronogramas, que pueden ser en funcin a la cantidad, al porcentaje o al
valor.
Lleva el control del periodo de validez, los saldos a ejecutar asi como su la
ejecucin.
Tiene una Interfase con el Aplicativo de Cuentas por Pagar para hacer el
enlace de los pagos de las facturas con las ordenes de compra respectivas.
Permite llevar el control de los responsables del contrato y sus niveles de
aprobacin.
Manejo de Adendas, permitiendo ver el contrato principal y sus adendas.
A. Tipos de Contrato.Permitirn diferenciar todos los contratos que maneja la empresa. Adems
definirn los campos propios a ser ingresados por los usuarios de inters.
1. Contrato de Bienes
2. Contrato de Servicios
3. Contrato de Obras
4. Contrato Asociados con Pagos
B. Formas de Programacin.1. Avance por Cantidad.- para la generacin del cronograma de
vencimientos sugerido, procede a dividir la cantidad de cada tem entre
la periodicidad, en cantidades iguales que son susceptibles de edicin
por el usuario.
2. Avance por Importe.- para la generacin del cronograma de
vencimientos sugerido, procede a dividir el importe de cada tem entre
la periodicidad, en importes iguales que son susceptibles de edicin por
el usuario.
3. Avance por Porcentaje.- para la generacin del cronograma de
vencimientos sugerido, procede a dividir el 100% de cada tem entre la
periodicidad, en porcentajes iguales que son susceptibles de edicin por
el usuario.

C.- Datos Cabecera

Tipo Contrato
Periodicidad.- Semana, Meses o Aos
Formas de Programacin: Programacin por Cantidad, Porcentaje o
Importe
Inicio Periodo Validez
Fin Periodo Validez
Fecha Renovacin.- Campo que al generar el contrato indique la fecha
de Fin Periodo Validez 45 das; este campo debe ser editable en el
momento de la generacin y modificacin.
Fecha Tope de Generacin.- Campo editable y valida el Fin de Periodo
Validez + 60 das.
Fecha Vencimiento Carta Fianza - Economico
Fecha Vencimiento Carta Fianza Fiel Cumplimiento
Gastos Adicionales S/N
D.- Datos Detalle
Cantidad.- datos fijos que provienen de la requisicin.
Precio.- datos fijos que provienen de la cotizacin.
Cantidad Entregada.- Llevara el control de las cantidades ya puestas en
ordenes por cada tem del detalle.
Cantidad Pendiente de Entrega.- Llevara el control del saldo por cada
tem del detalle.
E.- Datos Vencimiento
Las lneas de vencimiento es a nivel de cada item del detalle.
Se podr generar Lneas adicionales insertadas manualmente dentro del
Cronograma de vencimiento slo para los datos reales.
Existe un Flag de Copiado de cantidad Propuesta a Cantidad Real.
Cuando se Modifica Vencimientos de Entrega siempre valida contra el
total del item en el contrato.
F.- Ordenes pendientes de Generacin
Filtro por Fecha de Validez, agrupado por Contrato y Programacin.
La cantidad real ya no debe poder modificarse en este paso, debe copiar
los datos del vencimiento.
G.- Pagos. Indicador o clasificacin en la cual el se incluya o no los gastos
adicionales. Por ejemplo si dentro del contrato esta incluido los gastos de
viajes y viticos.
Se deber permitir relacionar los pagos con el Contrato.

ontrol de Juicio

Existe un maestro de Documentos (Juicios), en el cual se inscribir los

datos relacionados (Nmero de Juicio, Cliente, Presupuesto, fecha) en la que
se inscribir la informacin relacionada al juicio.
Cuando llega la obligacin relacionada al juicio se seleccionar el nmero de
Juicio para registrar el mismo en la distribucin contable de la obligacin. Se
podr registrar como Gasto o como Cuentas por Cobrar.
Se podr registrar el estado del juicio para la obligacin (En trmite y
Pendiente).
La factura podr hacer mencin a diferentes clientes, los mismos que se
debern poder registrar en la distribucin contable de la obligacin.
Existen consultas que muestran clientes, nmero de juicio, descripcin del
juicio, estado del juicio, importe pagado.
Anlisis de gastos por Juicios donde se mostrarn todos los importes pagados
por un juicio, as como las recuperaciones si existieran.
Reporte de estado de cuenta por juicios y
clientes.

lujo de Efectivo

El Objetivo de este aplicativo es presentar en forma condensada y

comprensible la informacin sobre el manejo de efectivo, es decir, su obtencin
y utilizacin por parte de la entidad durante un perodo determinado.
Clasificacin:
Ser una agrupacin principal de los cdigos de flujo de caja y sern las
siguientes:

Actividades de Operacin: Ventas, Compras, Pago de Sueldos, Intereses,

Impuestos, etc.
Actividades de Inversin: Compra-Venta de Inmuebles, Maquinaria,
Equipo y otros activos productivos.
Actividades de Financiamiento: Crditos Recibidos, Reembolsos de
Capital, Dividendos Pagados, Aumentos de Capital, etc.
Estructura del Flujo de Caja
A la estructura actual del Flujo de Caja, se le adiciono un flag donde se
califica el Origen de la transaccin en:
Operacin
Financiamiento
Inversin
Los Grupos y Sub-grupos del Flujo de Caja son estructurados de acuerdo a
la presentacin del Flujo de Efectivo.
El Flujo de Caja permite obtener el Flujo de Efectivo, para lo cual es
necesario indicar las siguientes apreciaciones:
Aplicacin del Efectivo
En el modulo de Cuentas por Pagar/Tesorera, se registrarn las
transacciones de aplicacin del efectivo, previa calificacin de la
actividad y asignacin del cdigo Flujo de Efectivo.

Origen del Efectivo

En el mdulo de Contabilidad se re-cibirn los vouchers generados por
el Mdulo de Cuentas por Cobrar, donde la cuenta de caja y bancos
estar asociada a un cdigo del Flujo de Efectivo.
o Cobranza de Facturas
o Cobranza de Letras

Modificacin y Reclasificacin del Flujo de Efectivo

El resultado del anlisis mensual, generar reclasificaciones posteriores al
registro y contabilizacin de la actividad.
Para facilitar estas reclasificaciones, se adicionar una opcin que permitir
modificar los cdigos de Flujo de Efectivo (usando el correcto cdigo de
Flujo de Caja), en los siguientes movimientos:
Voucher automticos y manuales
Se dispondr de una opcin que permitir seleccionar uno o ms
vouchers donde se podr modificar o distribuir un cdigo de flujo de caja
y bancos asignado a uno o ms cuentas de bancos (10X).
El importe asignado a la cuenta caja y bancos podr abrirse en una o ms
lneas.
El voucher contable podr tener ms o menos lneas antes de la
modificacin del cdigo del flujo de efectivo.

Cuentas Contables que Intervienen en el Flujo de Efectivo

En el plan de cuentas se marcarn aquellas cuentas que intervendrn en el
Flujo de Efectivo
Reportes
Se dispondr de los siguientes reportes:
Hoja de Trabajo del Flujo de Efectivo
Estado Financiero de Flujo de Efectivo

laneamiento

El Aplicativo de Planeamiento Estratgico tiene por finalidad formular y

controlar el cumplimiento del Plan Estratgico Institucional, mediante el
establecimiento de Metas que deben estar estrictamente relacionadas a la
Metas Presupuestales a ser establecidos en el Aplicativo de Presupuesto.
Funciones Principales:
Permite la asignacin de Metas a los Centro de Responsabilidad
encargadas de su ejecucin y cumplimiento.
Permite la generacin de un Plan Operativo Institucional, mediante la
definicin de Actividades, a ser cumplidas por cada Centro de
Responsabilidad a fin de cumplir las metas asignadas.
Permite la definicin de indicadores cuantitativos (unidades de medida) y
responsables respectivos para cada actividad del Plan Operativo
Institucional.
Permite actualizar el avance del cumplimiento del Plan Operativo
Institucional mediante el ingreso en forma mensual, bimensual, trimestral,
cuatrimestral o semestral, de la ejecucin realizada sobre las actividades
que conforman el referido Plan Operativo Institucional.
Permite generar Indicadores de Cumplimiento del Plan Operativo
Institucional al comparar las cantidades programadas con las ejecutadas.
Esta comparacin puede hacerse en forma mensual, bimestral, trimestral,
cuatrimestral, semestral o anual.
Permite la evaluacin comparativa de los Indicadores de Cumplimiento del
Plan Operativo Institucional con los Montos Presupuestados y Ejecutados,
controlados por el Mdulo de Presupuesto.
Permite la definicin de un Objetivo Global que enmarca la Misin
Institucional.
Permite el registro de Centros de Responsabilidad en mltiples estructuras
jerrquicas y periodos de vigencia.

aciones

En este aplicativo de presupuestan los consumos de cada Centro de Costo en

unidades mes por mes para un ao.
Se registran proveedores (Aliados) que proveern este tipo de servicio, tambin
se registran los tems que proveern y los precios de los mismos.
Se generar mensualmente en forma automtica las rdenes de Compras para
los proveedores, y se les adjuntar una lista de tems por centro de costo
(Packing List) para que sean empaquetados y distribuidos por centro de costo.

Funcionalidades:

1.
2.
3.
4.
5.

Establece una relacin aliada con el proveedor.

Establece una relacin aliada con compras
Enva la lista de precios de los productos aliados
Ingresa los precios de los productos aliados.
Define las raciones por centro de costo en base a los requerimientos
estndar.
6. Define el periodo para realizar los pedidos
7. Ingreso de pedidos
8. Generacin de pedidos
9. Requisicin de un tem de stock
10. Requisicin a compras
11. Cotizacin
12. Generacin de Orden de Compra
13. Recepcin del Pedido
14. Despacho al Usuario
15. Recepcin del Usuario

lmacn de Commodities

El sistema de Almacn de Commodities, permite tener un control de los stock.

Controlando los stock de gastos, Activos Mayores y Activos Menores, el origen
de estas operaciones nacen desde el ingreso de una compra, hasta las
transacciones operativas de almacn.
Funciones Principales:
Permite controlar los stock de los Gastos y Activos
Controla el manejo de salidas, ingresos y transferencias en el almacn
Permite manejar Sub Almacenes,
Permite controlar ubicaciones internas , es decir ubicaciones de
Commodities en un andamio por almacn
Facilita y controla las salidas de Activos fijos de un lugar a otro, emitiendo un
reporte de control de activos, para las transferencias con el Aplicativo de
Activo Fijo.
Las compras se encuentran asociadas al subsistema de control de
Commodities, desde la requisicin.
Permite controlar los stock de los Commodities, por su condicin (Nuevos,
Usados)
Controla los stock de Commodities en estado comprometido, es decir a la
espera de la confirmacin de salida.
Permite copiar transacciones de almacn iguales, a efectos de facilita la
operativa.
Genera Guas de Remisin, por las transacciones de salida del almacn.

Proceso de Ingreso de transacciones

Permite registrar las transacciones operativas de almacn, (Salidas, ingresos,
transferencias)
El sistema valida, cuando es salida o ingreso de Commodities de activos
habilita las columnas de Cdigo de Barras, y Ubicacin de destino del Activo,
e inhabilita cuando es un gasto.
Las transacciones controlan 2 estados :
Preparacin, Productos comprometidos
Ejecutados, Productos con salida del almacn
Proceso de Cambio de Condicin de los Commodities
El sistema controla la condicin de los Commodities, de nuevo a usado,
mediante una transaccin restringida del sistema, que permite trasladar a otro
estado.
Proceso de Compras y Recepcin

Los ingresos por compra de gastos para el consumo, as como de activos,

tendrn su origen en el mdulo de logstica, es decir partirn de una requisicin
en el cual asignarn el almacn de destino de la compra.
La recepcin de la mercadera, generar automticamente transacciones
internas de ingreso, de tal manera que alimentan el stock, y el kardex de los
commodtys.

Consultas
El proceso almacn de Commodities, controla las siguientes consultas :
Consulta de Stock de Commodities, muestra el stock actual por estado
(Usado, Nuevo, Comprometido), por Almacn y por Sub Almacn.
Kardex, muestra el movimiento de almacn, por commodity, por
almacn, por sub almacn y condicin.
Inventario, muestra los stock actual de todos los Commodities.
Reportes
El sistema de almacn de Commodities, ofrece los siguientes reportes:
Parte diario de almacn, permite emitir un reporte de las transacciones
diarias por tipo de operacin
Transferencias, permite emitir un reporte de las salidas por trasferencias,
(Movimientos de Salidas o Ingresos de Activos en el almacn),
mostrando el detalle de los activos, commodity, centro de costo,
ubicacin, cdigo de barras.
Kardex, reporte de control de stock, con movimientos de almacn por
periodo
Inventario, Listado de stock actuales, por almacn, ubicacin interna
(Andamios).
Movimientos, muestra los movimientos de almacn.
Consumos, muestra los consumos de los Commodities, por centros de
costo.
Consumos detallado, Muestra los consumos por ao
Etiquetas, Permite generar etiquetas de control, para los Commodities.
Cobertura, Emite un listado de los stock promedio, cobertura dentro de
un periodo.

ontrol de Trfico y de Bienes Patrimoniales y Existencias

Este Aplicativo tiene como objetivo identificar los bienes utilizando

tecnologa de cdigo de barras acompaado de procedimientos administrativos
de control del bien y trfico de bienes.
Los Bienes Patrimoniales y de las Existencias tienen el siguiente tratamiento:

Mdulo de Bienes Patrimoniales:

Se registrarn los Bienes Patrimoniales que por su naturaleza y polticas de la
empresa estn afectos al proceso de Ajuste por Inflacin y Clculo de
Depreciacin.
El tratamiento y datos de estos activos sern registrados en el Mdulo de
Activos Fijos del Sistema Spring.
Carga de Informacin:
De Logstica: Se coordinar con los responsables del Aplicativo de
Logstica para registrar la informacin desde el mencionado mdulo
(Interfase).
De Cuentas por Pagar: Se coordinar con los responsables de Aplicativo
de Cuentas por Pagar para obtener los datos de la factura (Interfase).
Manual: Se podrn ingresar datos del activo en forma manual en caso
que sea necesario, previa asignacin del cdigo de barras.
Mdulo de Control de Trfico de Bienes Patrimoniales:
Se registrarn los Bienes Patrimoniales que por su naturaleza y polticas de la
empresa no estn afectos al proceso de Ajuste por Inflacin y Clculo de
Depreciacin.
Aquellos bienes que por su naturaleza estn registrados el sistema de Bienes
Patrimoniales y estn sujetos a Trfico de Bienes y estarn relacionados con
un Campo para obtener los datos del proceso anterior.
El tratamiento y datos de estos activos sern registrados en un nuevo Mdulo
llamado Trafico de Bienes Patrimoniales y Existencias.

Carga de Informacin:
De Logstica: Se coordinar con los responsables del Aplicativo de
Logstica para registrar la informacin desde el mencionado mdulo.
De Cuentas por Pagar: Se coordinar con los responsables del
Aplicativo de Cuentas por Pagar para obtener los datos de la factura.
Manual: Se podrn ingresar los datos del activo en forma manual en
caso que sea necesario, previa asignacin del cdigo de barras.

Mdulo de Trfico de Existencias:

Sern registradas las existencias que por su naturaleza y polticas de la
empresa estn afectas al proceso de Trafico de Existencias.
El tratamiento y datos de estos activos sern registrados en un nuevo Mdulo
llamado Trafico de Bienes Patrimoniales y Existencias.
Carga de Informacin:
De Logstica: Se coordinar con los responsables del Aplicativo de
Logstica para registrar la informacin desde el mencionado mdulo.
De Cuentas por Pagar: Se coordinar con los responsables del
Aplicativo de Cuentas por pagar para obtener los datos de la factura.
Manual: Se podrn ingresar datos del activo en forma manual en caso
que sea necesario, previa asignacin del cdigo de barras.
Control de Trfico de Bienes Patrimoniales y Existencias:
Se cargar la informacin necesaria para llevar un control del Trfico de los
Bienes y Existencias.
La informacin a cargarse ser diferente dependiendo de la clasificacin de los
Bienes y Existencias.
Datos a ser considerados adicionales al Aplicativo de Activo Fijo y de
Existencias.

Ejemplo:
Bienes con traslados frecuentes al interior y exterior del pas, sujetos a
modificaciones:
Cdigo de Barras
Fecha de Compra
Pas al que se envi
Nmero de veces que se mostr
Cliente que la solicito
Motivo de la solicitud
Cdigo del Proyecto
Sumario y Observaciones mltiples e incrementales
Cdigo de s se cargar la depreciacin al Proyecto y Centro de Costo
Tiempo solicitado
Lugar de envo
Condicin (Propio, Prestado, Canje, Alquilado etc.)
Numero de veces - mantenimiento.
Observaciones de Entrega
Observaciones de Devolucin
Comentarios de Seguridad
Comentarios de Modificaciones
Cdigo de Conectividad con uso o destino

 Contratos, etc.

Procesos a ser considerados

Proceso de Ingreso de Datos
Proceso de solicitud de trfico
Proceso de Aprobacin de solicitud
Proceso Entrega del Bien o Existencia
Proceso de Recepcin del Bien o Existencia
Proceso de Aprobacin/Certificacin de Salida en Vigilancia
Proceso de Reingreso en Vigilancia
Proceso de Reingreso en Almacn
Proceso de Transferencia a Otro Usuario

Reportes y Consultas
Bienes no devueltos en fecha lmite
Bienes con Observaciones de Vigilancia y Almacn
Bienes con periodo de vencimiento ya vencidos
Bienes prestados y no Devueltos
Bienes por ubicacin fsica (Geogrfica)
Bienes por Persona, Cliente, Novela, etc. en uso
Reporte de los Bienes por clasificacin valorizada

Interfase de Cuentas por Pagar con Activo Fijo:

El Aplicativo de Cuentas por Pagar grabar en un archivo del Sistema
Spring los datos necesarios que sern usados en el Aplicativo de Activos
Fijos al momento del alta del activo donde se complementarn los datos
adicionales. En el caso de ser necesario cuentas por pagar desdoblar
el importe de la factura en varios activos.

lanillas

Descripcin
Este Aplicativo est orientado a satisfacer las expectativas de pagos de la
empresa en relacin a sus trabajadores.
Contempla el clculo de la Planilla y de toda la informacin relacionada con los
pagos y contribuciones del personal.
Para lograr una efectiva generacin y clculo de los conceptos de planilla, este
Aplicativo ha sido diseado para que el usuario final, est en la capacidad de
definir sus propios conceptos y frmulas de clculo, mantenindose
independiente de programadores y lentos mantenimientos.
Caractersticas Generales
Manejo de Mltiples Conceptos de Planillas de ingreso y egresos que
pueden ser calificados como fijos, variables, calculados, etc.
Pago en soles o dlares.
Manejo de conceptos en soles o dlares.
Conversin de pagos de soles a dlares o de dlares a soles.
Administracin por compaa y tipos de planilla.
Mantenimiento de Conceptos
Validacin para la asignacin de los conceptos a los trabajadores.
Asignacin individual y masiva de conceptos a los trabajadores :
o Bloqueo de los conceptos
o Asignacin a determinados procesos de planilla
o Ingreso de comentarios
o Aplicacin temporal de concepto
o Forzar montos resultantes en la boleta
Importacin de movimientos de un determinado concepto para varios
trabajadores a travs de un archivo externo.
Administracin de conceptos personales : Atributos adicionales que se
le otorgan a los trabajadores con la finalidad de ampliar los criterios en la
lgica de clculo.
Formulacin
Manejo de Frmulas de clculo completamente externas a los
programas que las ejecutan.
Disponibilidad de utilizar datos del trabajador y sus conceptos para crear
lgicas de clculo particulares.
Funciones incorporadas : matemticas, manejo de fechas, informacin
del proceso, etc.
Permite la utilizacin de funciones creadas externamente en el programa
fuente por programadores del cliente.

Procesos
Se contemplan los siguientes procesos :
Planilla mensual : Ingresos, descuentos de ley
y aportaciones
patronales.
Adelanto Quincenal
Adelanto de Vacaciones
Adelanto de Gratificaciones
Provisiones de Beneficios Sociales por Vacaciones, Gratificaciones y
CTS. Opcionalmente Indemnizacin por despido arbitrario.
Pagos de CTS
Liquidaciones de BBSS.
Utilidades
El usuario podr crear sus propios procesos, utilizando la formulacin.
Distribucin contable
Distribucin a nivel de asiento contable por centros de costo o proyecto.
Distribucin selectiva por trabajador o por plantillas.
Boletas y Planilla de Pago
Emisin y consulta de Boletas de Pago en formato pre-impreso o en
formato libre. Se puede incluir la firma o sello del responsable.
Emisin de la planilla oficial : Por defecto el sistema viene preparado
para imprimir la planilla en impresora matricial en formato legal
(horizontal), en papel no preimpreso.
Certificados
En los cerificados se incluye opcionalmente firmas o sellos escaneados.

Certificado de Impuesto a la Renta

Certificado de Aportes a Pensiones
Certificado de Depsito de CTS
Certificado de Utilidades

Cuenta Corriente
Mltiples conceptos de cuenta corriente por trabajador.
Moneda en soles o dlares
Interfase directa con el proceso de planillas para la amortizacin de la
deuda.
Reprogramacin de las cuotas
Pagos por caja.
Reportes de estado de cuenta corriente por trabajador y por concepto
de cuenta corriente.

Interfases
Generacin de archivos para ser importados del Sistema PDT de
SUNAT
Interfase automtica de pago con los principales bancos (Continental,
Wiese, Crdito, etc)
Interfase para declaracin de AFPs va Internet
Interfase contable : Generacin de asientos contables para el Sistema
de Contabilidad de SPRING.
Opcionalmente se podr realizar una interfase contable con el
Sistema Contable del cliente.
Utilizacin de mapas contables donde se relaciona un concepto de
planilla con una cuenta contable.
La cuenta ir detallado por trabajador o por centro de costos.
Configurar los conceptos de planilla con cuentas contables
Interfase con el sistema de Cuentas por Pagar de SPRING.
Reportes
El sistema tiene su propio programa reporteador de datos de la planilla
en el cual el usuario puede imprimir los datos fijos o calculados de la
planilla o hacer clculos matemticos, filtros u ordenamientos
Los reportes tienen funciones de sumarizacin a diferentes niveles,
Filtros y Ordenamientos propios.
Reporte de Impuesto a la Renta
Reportes de Aportaciones al AFP
Reporte de Depsitos de CTS
Reporte de Depsitos de Procesos (haberes, vacaciones, gratificacin,
etc.)
Reporte anualizado de conceptos
Reporte de movimiento de conceptos
Vacaciones
Dependientes del trabajador
Seguridad
Las ventanas del sistema estn restringidas a los usuarios por
Compaa y Tipos de planilla.
Adicionalmente las opciones del men se encuentran en el esquema de
seguridad.

ecursos Humanos

Este Aplicativo est orientado a satisfacer las expectativas de control

del rea administrativa respecto de los trabajadores y las de desarrollo y
desempeo de los trabajadores hacia la empresa.
Funciones Principales:
Registro de los datos generales del personal, tomando en cuenta el tipo de
empleado, su experiencia profesional y otros datos vinculados con su
familiar, seguridad y salud.
Mdulo de Recursos Humanos
Este mdulo permite el registro de toda la informacin actual e histrica del
trabajador y de los beneficios y compensaciones que por posicin, grado de
instruccin, aos de servicio y desempeo le son otorgados. Entre los datos
registrados esta:
Relaciones Laborales:
Control de Contratos
Control de Nivelaciones
Programacin de Vacaciones
Control de entregas de materiales.
Control de actividades
Control de subscripciones
Formacin y Desarrollo:
Solicitud de Capacitacin
Capacitacin de Personal
Encuestas de Clima Laboral
Control de Evaluaciones de Desempeo
Reclutamiento y Seleccin :
Agregar requerimiento
Lista de requerimientos
Aprobar requerimientos
Evaluacin de candidatos
Contratar a candidatos seleccin
Finalizar requerimientos
Registro de Postulantes
Personas no gratas
Gestin :
Consulta de gerentes (responsable de un rea)
Reportes de Usuario

Maestro del Sistema Spring:

Aplicaciones
Parmetros
Nmeros Correlativos
Tpicos
Personas
Tipos de Personas
Departamentos
Responsables
Centros de Costo
Compaas
Unidad de Negocio
Unidad de Replicacin
Dptos. Geogrficos
Pases
Tipo de Cambio Diario
Maestros Organizacin:
Grados Salariales
Atributos de Perfil
Funciones
Posiciones del Organigrama
Tipo de Posicin
Tipos de puestos
Descripcin de la Posicin Laboral o Puestos de Trabajo
Descripcin de la Posicin Laboral
9 Relaciones
9 Funciones
9 Responsabilidades
9 Formacin
9 Experiencia previa
9 Condiciones de Trabajo
9 Riegos de Trabajo
9 Evaluacin para el reclutamiento
9 Evaluacin del desempeo
Descripcin del empleado que ocupa un puesto de trabajo
Comparacin de las caractersticas de la definicin del puesto de traba
las caractersticas del empleado.
Categoras Funcionales
Maestros Reclutamiento Seleccin:
Etapas de Evaluacin
Idiomas
Centros de Estudio
Profesiones

Maestros Varios:

Personal
Contratistas
Listado de Maestros

Maestros Relaciones Laborales:

Tipos de Trabajador
Tipos de Horarios
AFP
Motivos de Cese
Tipos de contrato
Maestros Formacin y Desarrollo:
Grados de Instruccin
Centros de Capacitacin
Cursos
Factores de Evaluacin
Tipos de Cursos
Maestros Otros:
Atributos del Empleado
Preguntas para encuestas
Tablas Miscelneos
Administracin:
Maestro de Usuarios
Conceptos de Seguridad
Dar Autorizaciones a Usuarios
Ver Autorizaciones x Aplicacin
Preferencias del Sistema
Generar Formatos de
Evaluacin
Reportes:
Generales
Organigrama
Atributos asignados al trabajador
Dependientes
Reporte dinmico de la ficha del trabajador
Reporte detallado del empleado para levantamiento
de informacin
Vacaciones
Formacin del trabajador
Anlisis de Encuestas
Evaluacin de Desempeo Personal

 Puestos Vacantes
Capacitacin efectuada
Formacin y Experiencia Laboral
Personal por Categora y Puesto
Actividades programadas
Historia de nivelaciones
Afiliaciones a Seguros
Impresin de Contratos

Estadsticas:
Estadstica de instruccin
Estadstica de Personal
Estadsticas de Encuestas
Estadsticas de Evaluacin
Estadsticas de Capacitacin

ontrol de Asistencia

Este Aplicativo permite lograr un adecuado control sobre la asistencia y

puntualidad de los trabajadores mediante la interfase con relojes chequeadores
y/o registro de tarjetas. La informacin recolectada y transmitida hacia estos
terminales es procesada para luego ser incorporada como parte de los
conceptos de planilla.

1.

Manejo de Tablas Maestras principales

Carnets del trabajador.
Conceptos de Acceso, clasifican los registros de entrada, salida,
inasistencias, tardanzas y sobretiempos, de manera que puedan ser
totalizados y reportados a la Planilla.
Niveles de Acceso que permiten la categorizacin de los empleados
por jerarquas de reas.
Tipos de Da, es la definicin de un da especfico de trabajo en
donde se indican las restricciones de horario de entrada y salida.
Tipos de Horario, compuesto los das de Lunes a Sbado, cada uno
de los cuales puede tener un Tipo de da especfico. A cada
empleado se le asigna un tipo de horario en particular.
Roles o Excepciones, son alteraciones programadas de horario que
sern asignadas a empleados (normalmente obreros) por perodos
determinados.
Feriados
Perodos

2.

Manejo de Excepciones y Cambios:

Previos a la Recoleccin de datos.
Cambios de Horario, que pueden ser establecidos de forma
temporal o permanente o mediante la asignacin de roles.
Cambios de Calendario, son los acontecimientos variables
asignados a los empleados y que alteran su horario de trabajo
habitual, como licencias, vacaciones, capacitacin, etc.
Flujos de aprobacin para las siguiente solicitudes :
Autorizacin de Horas Extras, son los permisos explcitos de
horas extras, sujetas a remuneracin.
Autorizacin de Compensacin de sobretiempos
Autorizacin de Omisin de Marcado

3.

Administracin de los Datos:

4.

Recepcin de las marcaciones generadas e la PC administradora del

reloj, hacia el Sistema Spring, a travs de archivos textos o base de
datos.
Generacin de los consolidados y los datos agrupados en conceptos
de planilla, hacia la planilla.
Reportes de gestin de eventos resultado, por empleado, compaa,
tipo de planilla, etc.

Control de Sobretiempos y Compensaciones

5.

Autorizacin de Permisos varios

Autorizacin de Permanencia por Motivos personales
Posteriores a la Recoleccin de datos.
Modificaciones a los registros de asistencia, se efectan luego de
una recoleccin de datos alterando los diagnsticos automticos,
y por el personal autorizado.
Justificaciones, son las razones por las que se dispensan los
registros de horario, como tardanzas o inasistencias, que no
fueron programados previamente.

Gestionar las horas de sobretiempo efectuadas para compensacin

futura o para pago en planillas
Reportes de balance de compensacin.
Reporte de alerta para sobretiempos no autorizados

Mensajera

Envo de correos electrnicos a los interesados durante los procesos

de solicitudes : solicitantes, aprobadores, visadores.
Para los procesos de solicitud por omisin de marcado,
sobretiempos, compensaciones, permanencia y otros permisos.

areo

Descripcin
Este Aplicativo est orientado a satisfacer las expectativas de la Programacin
del Tareo de los trabajadores.
Contempla lo siguiente:
Programacin del Tareo.
Generacin de la Programacin Semanal o Mensual.
Interfases.
Reportes.
Transferencia a Planillas.
Caractersticas Generales
Manejo de Mltiples Eventos tales como asistencia e inasistencia.
Manejo de los eventos bien sea por horas o das segn sea el caso.
Administracin por Cliente y Unidad.
Mantenimiento de Unidades por Cliente
Creacin de una nueva Unidad para los Clientes, ingresando datos
como Nombre de la Unidad, Direccin, Telfono, Departamento donde
se ubica la Unidad.
Validacin para la programacin de Unidades de los Clientes a los
trabajadores.
Mantenimiento de Eventos
Creacin de un nuevo Evento, ingresando datos tales como Descripcin
del Evento, Concepto con que se va a trabajar en la Planilla.
Mantenimiento de Semanas o Meses
Creacin de un nueva Semana o un nuevo Mes, ingresando datos tales
como Descripcin de la Semana o el Mes , Fecha de Inicio y Fecha de
Termino.
Programacin de Tareo
Asignacin Individual o Masiva de los Trabajadores a las Unidades por
Puesto.
Programacin del Evento, Da de Inicio, Da de Termino, Da de
Descanso, Tipo de Descanso, Turno, Horas, Das de Rotacin, Fecha de
Inicio para la Unidad.
Generacin de Programacin Semanal o Mensual
Se Genera la Programacin Semanal o Mensual de las Unidades de los
Clientes.

La Programacin Semanal o Mensual se puede realizar por cada Cliente

o todos los Clientes.
La Programacin Semanal o Mensual se puede reprocesar.

Interfases
Generacin de archivos que contiene la informacin de la Programacin
Semanal o Mensual.
Generacin de la Programacin Semanal o Mensual (En Lnea).
Importacin de los archivos con los eventos registrados en cada Unidad
de cada Trabajador.
Reportes
Reporte de la Programacin del Personal Asignado.
Reporte del Tareo del Personal Asignado.
Reporte Sobre Consulta General.
Reporte Sobre Consulta de Eventos.
Transferencia a Planillas
Se realiza la Transferencia a Planillas de los eventos tales como Faltas,
Descansos Mdicos, Subsidios, Apoyo, etc. Para el proceso del pago de
la Planillas.

eporte de Gastos/Fondo Fijo

El objetivo del Aplicativo de Reporte de Gastos es controlar los

desembolsos pequeos de la empresa, los cuales podramos llamar de "Caja
Chica" o "Fondo Fijo". El control abarca desde el desembolso del dinero
("Adelanto") hasta su posterior devolucin, ya sea a travs de una justificacin
de los gastos o de una devolucin en efectivo. ("Reporte de Gastos").
Funciones Principales:

Los "Adelantos" pueden ser de varios tipos segn el destino al cual van
dirigidos:
Adelanto para gastos del Empleado (por Viaje, Cursos de Entrenamiento,
etc.)
Adelanto para compra de Bienes (para compra de materiales urgentes,
compras de caja chica, etc.).
Un adelanto constituye una deuda del empleado con la Empresa, es decir
que el empleado es responsable por el dinero (No el Proveedor). El
empleado posteriormente debe justificar este adelanto. Esta Justificacin
puede ser a travs de un Reporte de Gastos, a travs de facturas de
proveedores (Compra de Materiales o Prestacin de Servicios) o a travs de
la devolucin del dinero a la empresa.
Existe otra forma de adelantos, por la cual la empresa entrega dinero en
efectivo (Una determinada cantidad) a un empleado, y ste se hace cargo
del dinero; Este empleado comienza a pagar facturas desde esta "Caja
Chica" y luego finalmente presenta un reporte de Caja Chica y la empresa le
restituye el monto de la Caja Chica. Este tipo de Adelanto es lo que
comnmente se llama "Caja Chica", y viene a ser un tipo especial de
adelanto, que no se amarra con ningn Reporte de Gastos. La restitucin del
dinero se hace a travs de un Reporte de Gastos global.
El reporte de gastos, es la justificacin de los gastos o pagos realizados por
el empleado con el dinero de la empresa. El reporte de gastos contiene
informacin tal como :

Nombre del Empleado.

Cdigo del Responsable o Aprobador del Documento.
Cdigo de la Compaa para la cual se hizo el gasto.
Tipo de Reporte de Gastos (Compra de Materiales, Entrenamiento,
Viaje al Exterior, Comidas de Negocios, etc. Es una Tabla del usuario).
Centro de Costos que asume el gasto.
Proyecto al cual cargar el Reporte de Gastos (si es que es aplicable).
# de Adelanto relacionado. Al unir el empleado un reporte de gastos a
un adelanto, pueden ocurrir 3 cosas:

Que el Reporte de Gastos sea exactamente por el monto del

Adelanto, en cuyo caso el reporte de gastos es simplemente
sustentatorio.
Que el monto del Reporte de Gastos sea mayor que el Adelanto, en
cuyo caso se debe generar un pago (restitucin) de la empresa
hacia el empleado. Este pago se canalizara a travs de Cuentas x
Pagar (si es que existe) o a travs de una Orden de Pago Manual.
Que el monto del Reporte de Gastos sea menor que el Adelanto, en
cuyo caso el empleado debe devolver dinero, a travs de un Recibo
de Caja.
Tipo de pago y Moneda de Pago. (En el caso que la empresa tenga
que reembolsar al empleado por un mayor gasto).
Descripcin.
Informacin detallada del reporte de gastos : Descripcin del Gasto.
Concepto del Gasto. Clasificacin de acuerdo a tabla. Por ejemplo:
Para un tipo Entrenamiento, seran vlidos los conceptos Taxis,
Alojamiento, Almuerzos, etc.
Para un tipo Compra de Bienes y Servicios, seran vlidos los
conceptos Compra de Bienes con ingreso al Almacn, Bienes para
Consumo, Servicios prestados por terceros, etc.
Para un tipo Viajes x Negocios, seran vlidos los conceptos
Alojamiento, Impuestos, comidas, otros diversos, etc.
Cada concepto debe estar asociado a un Elemento de Gasto, con la
finalidad de preparar el voucher posteriormente.

Monto Gastado. (En la misma moneda que el Reporte de Gasto)

Cantidad Comprada (Si es que es cuantificable).
Fecha en la que se efecto el gasto.
Tipo de Documento sustentatorio (Factura, Boleta, Ticket, etc., o sin
Documento (taxi, etc.))
Proveedor, # de Factura, I.G.V, etc., solamente si es que el documento
es un factura, (para poder hacer luego la interfase con el Registro de
Compras).
# de Stock, si es que lo que se desea que el material comprado
ingrese al Almacn. (Compras pequeas, sin Orden de Compra).
Centro de Costos especfico, si es que se desea hacer override (para
una lnea especifica).
Centro de Costos general del Reporte de Gastos.

Interfases del Aplicativo:

Validacin de Maestros de tems y Proveedores.

La validacin ser inmediata y el sistema ofrecer ventanas que faciliten
una rpida seleccin y consulta. Si estas tablas estuvieran en un sistema

externo (FoxPro, Mainframe, AS400, etc.), el sistema realizar la

importacin de la data a travs de un formato ASCII.

Interfase con Logstica.

Para aquellos reportes de gasto, en los cuales se ha especificado que se
desea hacer un ingreso al inventario, el Aplicativo actualizar directamente
esta informacin en el Kardex. Si el sistema fuera externo, el sistema
prepara un archivo de interfase en formato ASCII para que luego este
pueda ser importado por el sistema de Inventarios de la empresa.

Interfase con Cuentas x Pagar.

Dependiendo de la Organizacin de la empresa, el Aplicativo enviar la
informacin de los Adelantos a los empleados y de los saldos a pagar por los
Reportes de Gastos como Obligaciones x Pagar de la empresa para con sus
empleados. El Aplicativo de Cuentas por Pagar realizar los pagos
respectivos (emisin de cheques, etc.).

Si la empresa no desembolsa estos adelantos y pagos a travs de Cuentas

por Pagar, sino a travs de una Caja Chica, el Aplicativo generar entradas
en este archivo, para permitir un Arqueo de Caja y un Control de los
Egresos.

Interfase con Contabilidad.

El Aplicativo generar los asientos contables necesarios para registrar los
gastos incurridos en los centros de costos, proyectos, cuentas de inventario,
etc., segn las polticas contables de la empresa.

Facilidades del Aplicativo:

El Aplicativo permitir controlar los Adelantos pendientes de Justificacin, es
decir aquellos adelantos que hemos entregado al empleado y que ste hasta
ahora no justifica.
Permitir no entregar ms de un determinado nmero de Adelantos a un
empleado de un determinado tipo si es que ste no ha justificado an los
anteriores. Esto se manejar a travs de un parmetro del sistema. Este
chequeo lo puede hacer por nmero de adelantos o por monto global de los
adelantos adeudados.
Permitir llevar un control de un adelanto. Es decir entregar un adelanto e ir
recibiendo reportes de gasto parciales a cuenta del adelanto.
Tendr un nivel de seguridad en el flujo documentario del Reporte de Gastos.
El Flujo del reporte de gastos es: Lo prepara el empleado, lo imprime, lo hace
firmar por su responsable superior y lo enva para su pago.
Generar toda la informacin contable (vouchers) necesarios, desde el registro
de la deuda (Cuentas por Cobrar a Empleados), la salida del efectivo (Cuentas
de Bancos), la justificacin del gasto (Centros de Costo e Inventarios) y la
posible devolucin del Dinero.
Permitir generar informacin estadstica de los reportes de gastos por tipo de
gasto, por concepto, totales x centro de costo, etc.

ontrol de Bibliotecas

El objetivo del Aplicativo de Control de Bibliotecas es el de permitir

registrar los ttulos de los libros as como su contenido condensado,
clasificarlos por temas y permitir un control de los prestamos y devoluciones.
El Aplicativo permite el uso de cdigos de barras para facilitar la gestin de
prstamos y devoluciones.
Funciones Principales:
Informacin a registrar:
Generales:
Titulo, autor.
Datos de Publicacin:
Lugar, Editor, Fecha, Idioma, Periodicidad (Diaria, Mensual, Quincenal,
Trimestral etc.), Nmero de pginas, Tipo de Publicacin (Colecciones,
Libros, Revistas etc.), Nmero de ejemplares disponibles, etc.
Ejemplares:
Fecha de Ingreso, Modo de Ingreso (Canje, Compra, Donacin), Estado
(Bueno, Malo, En reparacin, Hemeroteca, etc.)
Clasificacin por temas:
Creacin de temas genricos que sern puestos en cada libro, lo cual
facilitar la bsqueda de temas.
Resumen de Libro por pgina:
Se podr digitar la informacin resumida del libro por pginas, captulos etc.
Funciones de Gestin:
Control de Prestamos y devoluciones:
Se llevar un control detallado de los ejemplares prestados as como de las
devoluciones por usuario; con indicaciones del estado en que devolvi el
libro y los das de demora.
Registro descentralizado de solicitudes de prestamos:
Los usuarios podrn consultar y solicitar los ejemplares desde su terminal. El
cual ser procesado posteriormente por los encargados de la biblioteca.
Consultas rpida de Libros:
Se permite una rpida bsqueda de libros por palabras, temas, y ordenando
la seleccin por ttulo, autor, editorial, periodo, etc.
Estadsticas de Libros/ejemplares:
Se mostrar estadsticas sumarizadas de los libros y/o ejemplares.
Seguridad:
Se dar acceso solamente a los usuarios previamente definidos y a la
informacin que se considere necesaria.

roceso Lap

El proceso Lap, permite evaluar a los proveedores y asignar porcentajes de

compra. Esta evaluacin califica al proveedor, segn las clasificaciones que la
empresa considere necesaria, Tiempo de entrega, Costo, Calidad, etc, esta
evaluacin finalmente asigna las cantidades a comprarse mediante porcentajes
que son visualizados en el proceso de compra especficamente en la
cotizacin.

Funciones Principales:
Permite crear criterios de evaluacin
Asigna porcentajes, de compra
Permite asociar proveedor, con tems
Permite indicar precios de compra as como tiempos de espera
Facilita y controla el manejo de las cotizaciones de las compras estimadas
Permite controlar precios y descuentos manejados con fechas anteriores, es
decir un histrico de los LAP, por Proveedor.
Permite controlar los motivos de cambios de los acuerdos con los
Proveedores, pueden ser cambios de precio, etc,

Criterios de Evaluacin
-

El sistema permite crear criterios de evaluacin, como calidad, costo,

tiempo de espera, asignndole un porcentaje de evaluacin.
El porcentaje asignado representa la importancia para la empresa de la
calificacin

Relacin Proveedor con tems

El sistema permite asociar tems por proveedor indicando el ltimo precio de
compra, y tiempo de entrega coordinado con el proveedor
Relacin tem por Proveedores
El sistema le permite asignar por tems, que proveedores, venden el mismo
producto, con ello el sistema ofrece una relacin de los precios de venta por
proveedor, asi mismo permite con ello tener una evaluacin de los costos, de
acuerdo al puntaje asignado inicialmente
Controles de Auditoria
El proceso Lap, permite tener un control de supervisin, es decir maneja los
procesos de Revisin y Aprobacin de los acuerdos con los proveedores, de
esta forma existe un control del Jefe de Logstica.

Relacin de la Requisicin con proceso Lap

Los Lap, generados con asociados en el proceso de cotizacin es decir cada
vez que se compre un producto asociado a un Lap, este trae los precios
asignados por los proveedores definidos en los maestros anteriores, asimismo,
los porcentajes sugeridos para realizar la compra.
Reportes
El sistema maneja 2 reportes de control
- Rep. 073, Permite tener una relacin de los Items por Proveedor, de
Proveedores por Items, control de los motivos de cambio, y por ltimo,
listado de las evaluaciones de los proveedores.
- Rep. 036, Permite visualizar un plan de compras y un plan de pagos,
dependiendo de las fechas de entrega.

laneamiento Estratgico

El Aplicativo de Planeamiento Estratgico tiene por finalidad formular y

controlar el cumplimiento del Plan Estratgico Institucional, mediante el
establecimiento de Metas que deben estar estrictamente relacionadas a la
Metas Presupuestales a ser establecidos en el Aplicativo de Presupuesto.
Funciones Principales:
Permite la asignacin de Metas a los Centro de Responsabilidad
encargadas de su ejecucin y cumplimiento.
Permite la generacin de un Plan Operativo Institucional, mediante la
definicin de Actividades, a ser cumplidas por cada Centro de
Responsabilidad a fin de cumplir las metas asignadas.
Permite la definicin de indicadores cuantitativos (unidades de medida) y
responsables respectivos para cada actividad del Plan Operativo
Institucional.
Permite actualizar el avance del cumplimiento del Plan Operativo
Institucional mediante el ingreso en forma mensual, bimensual, trimestral,
cuatrimestral o semestral, de la ejecucin realizada sobre las actividades
que conforman el referido Plan Operativo Institucional.
Permite generar Indicadores de Cumplimiento del Plan Operativo
Institucional al comparar las cantidades programadas con las ejecutadas.
Esta comparacin puede hacerse en forma mensual, bimestral, trimestral,
cuatrimestral, semestral o anual.
Permite la evaluacin comparativa de los Indicadores de Cumplimiento del
Plan Operativo Institucional con los Montos Presupuestados y Ejecutados,
controlados por el Mdulo de Presupuesto.
Permite la definicin de un Objetivo Global que enmarca la Misin
Institucional.
Permite el registro de Centros de Responsabilidad en mltiples estructuras
jerrquicas y periodos de vigencia.

rchivamiento

Objetivo general
El Sistema de archivamiento est diseado para reducir y archivar la
informacin histrica del sistema Spring, permitiendo aligerar la Base de Datos
operativa, mejorando los tiempos de respuesta del ERP.
Objetivos especficos
Mejorar y acelerar los tiempos de respuesta del sistema Spring.
Reducir el tamao de la Base de Datos de Spring.
Archivar informacin Histrica.
Ofrecer seguridad a los cambios de datos.
Restringir el acceso no deseado a datos.
Permitir la personalizacin y definicin de los criterios de archivamiento
Funciones Principales:
Definicin de los Mdulos y Tablas a ser considerados dentro del proceso de
archivamiento
Definicin de los procedimientos considerados por mdulo para realizar el
proceso, estos procesos se controlan por versin. Permite definir por
compaa y periodo la versin de procedimientos que se debe utilizar.
El Proceso de archivamiento controla las siguientes funcionalidades:

Tablero de Control para la ejecucin del proceso de archivamiento

Configuracin de Bases de Datos de Origen y Destino
Definicin del Tipo de Proceso: Archivamiento y Des archivamiento,
Control interno de validacin de transferencia de datos, mtricas de
tiempo y registros procesados.
Proceso de Marca para realizar el archivamiento, permitiendo revisar las
tablas y registros seleccionados en el proceso, para el control detallado
del archivamiento
Generacin de Procesos de Limpieza de las Bases de Datos

Log de control de ejecucin de Procesos, se controla toda la informacin del

proceso realizado, Bases de Datos utilizadas, tablas, registros y tiempos de
cada proceso.

ontrol de Predios

Objetivo general
El Sistema de Control de Predios est diseado para administrar los contratos
de alquiler de predios, permitiendo llevar el control de la facturacin a generar a
los clientes correspondientes.
Para el proceso de Facturacin Interacta con el mdulo de Facturacin del
ERP Spring.
Objetivos especficos
Proveer la informacin propia de los predios que administra la empresa
Controlar la Estructura de Predios, para su correcta definicin
Controlar la informacin correspondiente a los contratos que se tienen por
predio
Generar la facturacin resultante del control de contratos
Informar sobre la situacin de Predios
Funciones Principales:
Definicin de los Predios administrados en forma estructurada (Edificios,
Pisos o Niveles, Departamentos o Oficinas), definiendo las caractersticas
correspondientes al predio (reas, ascensores, conservacin, valores
contables, comercial, arancelario), permite el uso de clasificaciones definidas
por el cliente.
Definicin de los Conceptos: Arrendamiento, Fondo Promocin Municipal,
Gastos Comunes, Servicios de Agua, Luz, Arbitrios). Que conforman los
contratos y los Rubros (Ventas del mes, Gastos Comunes) que se requieren
para el clculo de renta de contratos, los rubros son valores variables, por
periodo que definen la renta correspondiente al predio. Permite el ingreso del
valor de rubros al sistema mediante importacin de archivos de texto.
Definicin de los Contratos, con la informacin de: inquilino habitante, de
facturacin, tiempo de vigencia, centro de costos, predio relacionado.
Control informativo de las garantas del contrato.
Ingreso detallado de los conceptos de facturacin, definiendo montos y
criterios para el clculo de Facturacin, controlando las siguiente formas
de Renta
Fija - Se define un monto fijo para la renta
Variable Se obtiene de la aplicacin de un factor para un rubro
especificado.
Mnima Combinacin de renta fija y variable, donde se fija una renta
mnima a aplicar para el clculo de la renta.
Permite generar la facturacin mnima en dos tiempos, dependiendo de la
informacin de los rubros existente en el proceso.

La generacin de facturas es parametrizable, manteniendo la lista de las

facturas que se deben emitir, independiente del Mdulo de Facturacin.

alleres

Este Aplicativo tiene como objetivo controlar los servicios de Reparacin

y mantenimiento de Maquinarias o Equipos externos, asociando los tems de
logstica, la mano de obra y los vouchers de gastos asociados a una Orden de
Trabajo.
Asimismo, se lleva el detalle de la cotizacin y la interfase a facturacin,
previos niveles de aprobacin.
Funciones Principales:

El Aplicativo permite emitir una cotizacin, con los precios determinados en

Comercial de acuerdo al Cliente. Esta cotizacin pasa por diversos niveles
de aprobacin, el cual generar una orden de Trabajo (O/T).
La Orden de Trabajo una vez aprobada pasa por un Proceso de
Programacin, de acuerdo a la carga de trabajo y los recursos actuales,
llevando el control de la fecha de inicio y termino.
El Aplicativo facilita el mantenimiento ya que cada uno de ellos estn
relacionados a actividades, tareas y recursos que son repetitivas y no
requirindose digitar nuevamente los recursos.
El Aplicativo llevar el control de los repuestos usados a travs de los
despachos de Almacn, las Horas Hombre empleadas de acuerdo al informe
de Mano de Obra y los vouchers asociados en Contabilidad o Cuentas por
Pagar.
El Aplicativo tiene una interfase con Comercial el cual pasar a la
Facturacin.
El Aplicativo mantendr una historia de todos los servicios realizados a un
equipo y su costo total.
El sistema valoriza las rdenes de Trabajo con el siguiente criterio: toma el
costo promedio de logstica para los tems de fin de mes, el costo unitario de
la Planilla para horas normales, dobles o extras, y los vouchers de la
contabilidad.
El Aplicativo muestra el sustento de la valorizacin, la cotizacin y la
facturacin.

antenimiento de Oficina

Ordenes de Servicios Externas

160. Se genera una solicitud de mantenimiento de servicios (limpieza,
mantenimiento de escritorio, pintura, jardinera, etc.).
161. Esta solicitud es aprobada por el responsable del rea correspondiente.
162. Se genera la Orden de Servicio:
Se asigna proveedor
Se genera Orden de Servicio
163. Actualizacin de precios realizado por el departamento de compras.
Se actualiza precios.
164. Aprobacin de la Orden de Servicio.
165. Confirmacin de servicio realizado.

Ordenes de Trabajo Internas

1. Se genera una solicitud de mantenimiento de servicios (limpieza,
mantenimiento de escritorio, pintura, jardinera, etc.).
2. Esta solicitud es aprobada por el responsable del rea correspondiente.
3. Se genera la Orden de Trabajo.
4. Se asigna recursos
Mano de Obra
Materiales de Almacn
Herramientas
5. Se aprueba Orden de Trabajo
6. Se programa ejecucin de la Orden de Trabajo.
7. Se solicita al almacn los materiales.
8. Se completa la Orden de Trabajo.
9. Se valoriza la Orden de Trabajo.

Nota:
Se puede relacionar una Orden de Servicio con una Orden de Trabajo con
una Orden de Trabajo.
Se puede relacionar una Orden de Trabajo con varias rdenes de Servicio.

peraciones de Transporte

El sistema de Operaciones de Transporte es una herramienta integrada

al Sistema Spring, que permite controlar las actividades y gastos propios del
servicio de transporte de carga, brindando los beneficios de contar con un
sistema centralizado de informacin.
Caractersticas Principales:

Manejo de Solicitudes de servicio por parte de los clientes.

Generacin de Ordenes de Trabajo a partir de solicitudes aprobadas.
Actualizacin automtica de la Lista de Precios, segn Cotizacin
Aprobada.
Manejo de Rutas y estimacin de tiempos por ruta.
Manejo de Lista de Precios por cliente , tipo de servicio y ruta
Manejo de precios en Soles y Dlares.
Niveles de Aprobacin de documentos parametrizados.
Maneja estados para los Tractos y Carretas.
Rendicin de Gastos de Choferes (viticos, etc )
Interfaz con el Sistema Dynafleet para camiones Volvo Computarizados.
Manejo de ubicaciones de vehculos durante el viaje.
Control de incidencias de viaje ingresados manualmente o
automticamente por interfaz con el Sistema DynaFleet
Control de tiempos por viaje.
Generacin de Prefacturas
Manejo de viajes relacionados para relacionar gastos.
Generacin y control de Guas de Transportista.

Funciones Principales:

Control de disponibilidad de vehculos.

Programacin de Viajes en base a rdenes de Trabajo.
Control de Gastos por viaje.
Control de combustible por viaje y por vehiculo.
Control de transbordos.
Maneja prestaciones de servicios de terceros en caso de no haber
unidades disponibles en base.
Control de entregas de cargas a los clientes.
Generacin de Prefacturas a partir de viajes completados, listas para ser
facturadas desde el Mdulo Comercial.
La seguridad de Operaciones de Transporte esta orientada a controlar
para cada usuario del sistema el acceso a cada opcin del men y de
los reportes disponibles, adicionalmente, para el caso de los maestros
del sistema, podemos configurar el acceso a estos e individualmente,
asignar derechos a crear nuevos elementos, modifica o eliminar los
mismos del maestro para cada usuario. Adems manejamos el concepto
de perfiles de usuario para una configuracin masiva de usuarios sin que

esto impida una personalizacin del de opciones para cada usuario,

tambin podemos copiar configuraciones de un usuario a otro y crear
usuarios con acceso temporal al sistema (con fecha de expiracin del
acceso).

Ngeniera

Actualmente el modulo de Ingeniera permite administrar y controlar las

variaciones de los insumos utilizados, Horas Hombre y Horas Maquina
dentro de un lote de produccin a travs de las versiones de Frmulas de
Fabricacin; tambin permite comparar el consumo real vs. el consumo
estndar para poder hacer los ajustes respectivos a la Formulas de
Fabricacin si este lo amerita.

El Aplicativo trabaja con Frmulas de Fabricacin para cada tem. Una

frmula de fabricacin comprende :
Los tems necesarios para producir el tem. Estos tems pueden ser
definidos individualmente o travs de Plantillas. Una plantilla es un
conjunto de tems. Al lado de cada tem se indica la cantidad necesaria
de este tem para el bien que estamos elaborando. La informacin
genrica del tem ya se encuentra definida en el maestro de tems
(Logstica), esta informacin incluye descripciones generales,
descripciones tcnicas, clasificacin segn su origen, unidad de medida,
proveedores registrados, etc.
Los procesos productivos por los cuales debe pasar el tem durante su
elaboracin. Esta informacin es similar a la registrada en la Hoja
Tecnolgica. Junto a cada proceso se indica la(s) mquina(s)
encargada(s), los tiempos promedios de fabricacin, centros de costo,
etc.

Existen varios tipos de plantillas o mejor dicho varias formas de definir las
plantillas. Para nuestro caso, podemos definir :
Plantilla Base.- Definida como el conjunto de tems comunes a todas las
Productos.
Plantilla de 2do nivel.- Se construye de acuerdo a una plantilla base a la
cual se le aade ciertos tems tcnicos especficos, Son plantillas base
pero un poco ms especficas. Su relacin con la plantilla base es
solamente a travs de un enlace, vale decir que la frmula de la plantilla
base no se repite en las plantillas de 2do nivel.
Plantillas de niveles superiores.- Podemos definir todos los niveles que
sean necesarios, donde en cada nivel le aadimos un conjunto mayor de
caractersticas tcnicas. O podemos definir una plantilla de 3er nivel que
utilice una plantilla base y dos plantillas de 2do nivel, etc.

El Aplicativo ofrece una navegacin fcil desde la frmula de fabricacin

mostrando las diversas plantillas, los tems y los procesos; permitiendo
mostrar mayor detalle de cada plantilla, plantillas inferiores o proceso (drilldown, procedimiento recursivo). Si se llega al detalle mnimo: tem o
proceso bsico, el sistema permite consultar los maestros de cada tem y
procesos.

La definicin de una plantilla se hace utilizando ventanas que consultan el

catlogo de tems del almacn, para uniformizar las codificaciones. Toda la
informacin concerniente al tem (descripciones, stocks actuales, stocks
comprometidos, etc.), se encuentra disponible.

roduccin

El Aplicativo se basa en una produccin contina y/o por lote.

La Produccin nace con un Presupuesto Anual, el cual sirve solamente

como marco de referencia. Existe un programa de produccin mensual
enviado por la Gerencia Comercial, que es el que se va a tomar como base
para hacer las comparaciones para todos los reportes de avance.
Este programa mensual, lo podemos distribuir semanal o diariamente. De
acuerdo a este programa el sistema generar los requerimientos de
materiales necesarios (de acuerdo a la informacin proveniente de la
frmula de fabricacin). Los requerimientos de materiales pueden ser de
dos tipos : el primero es a nivel global, y est dirigido al rea de Compras de
la empresa, para este pedido se tiene en cuenta la cantidad que puede
haber disponible en los almacenes actualmente. El segundo requerimiento
es interno, y su objetivo es que el rea de logstica pueda satisfacer en el
momento oportuno los items que el proceso de produccin pueda requerir.
Este requerimiento permitir generar un formato de pedidos (el cual puede
ser semanal, diario, quincenal o mensual). De esta forma, podemos
automatizar la emisin de las notas de salida del almacn.
Existen dos formas para ingresar el parte diario de produccin, la primera es
automtica y funcionaria con una lectora de cdigo de barras al final de la
lnea de produccin antes de pasar al almacn de productos terminados. La
segunda alternativa es ingresar la informacin desde una ventana Parte
Diario de Produccin, En ambos casos se debe ingresar el cdigo del
producto, el nmero de serie del tem y el nmero del motor.
En base a este informe diario de produccin, el sistema permite emitir
reportes de avance de la produccin, por tem, acumulados a la fecha, por
lneas. Permite revisar la cantidad faltante y la excedente (si la hubiera).
Estos reportes pueden salir clasificados por centro de costo, por mquina,
por tem, etc.
El Aplicativo ofrece un conjunto de ventanas para ingresar la informacin de
las unidades defectuosas encontradas durante las revisiones. Esta
informacin se ingresara nicamente con fines estadsticos para sacar
reportes de los % de unidades defectuosas encontrados por grupos, por
productos y los defectos ms comunes detectados.
El Aplicativo incluye un mdulo de MRP (Reposicin Planificada de
Materiales).
El Aplicativo posee un conjunto de ventanas que permite hacer una
sensibilidad de produccin, es decir, permite ver si es que la lnea de
produccin puede soportar una orden de produccin (ficticia, porque el
sistema no es por rdenes), en base al stock del inventario actual y la
disponibilidad de las lneas de produccin.
Adicionalmente ofrece un Anlisis de Factibilidad de Insumos.

ostos de Produccin

Objetivo.
Calcular el costo Total de los tems producidos o vendidos en una
empresa.

Fuentes de la Informacin.
Importaciones.- En este mdulo se realiza el costeo de los tems
importados, teniendo el precio FOB, Fletes y dems gastos asociados al
desaduanaje. Estos gastos asociados son recuperados del mdulo de
Cuentas x Pagar (Obligaciones y Liquidaciones de Adunas).
Logstica.- En este mdulo se realiza el clculo del costo promedio de
los tems, incluidos los importados.
Ingeniera.- Proporciona la Lista Maestra de Produccin en la que se
detalla la frmula de fabricacin de cada item : Incluyendo items
componentes, materias primas e insumos, as como tiempo de ejecucin
x mquina y tiempo de mano de obra.
Produccin.- Recupera la produccin y el stock final por cada item de
cada uno de los centros de costos de produccin.
Contabilidad.- Recupera los cargos contables hechos al centro de costos
de Produccin (Genrico), tales como depreciacin de maquinaria, mano
de obra no especificada por centro de costo productivo, gastos por
suministro de energa, etc.

Proceso de Costeo.
El sistema recupera los cargos contables hechos al centro de costo de
Produccin Genricos y a travs de tablas internas redistribuye
porcentualmente estos costos a los centros de costos del proceso
productivo.
Una vez identificados los costos totales por centro de costo productivo
(los directamente cargados ms los distribuidos), estos costos se
distribuyen entre las unidades producidas en cada centro de costo.
Para cada centro de costo productivo, el sistema calcular el costo de los
tems de ese centro de costos, este proceso se har para todos los
centros de costos en forma secuencial.

Presentacin de la Informacin.
El mdulo ofrece pantallas para revisar el costeo de las importaciones
detallado por cuenta contable.
Se puede revisar (y modificar si es que no se tiene el mdulo de
ingeniera) la lista maestra standard del tem Producido.

 Se puede revisar (e ingresar si es que no se tiene el mdulo de

produccin) la produccin y stocks finales de los tems por centro de costo
productivo.
Se puede ingresar manualmente los costos standard para aquellos
componentes de la frmula que no sean materia prima, insumos o
componentes producidos, por ejemplo Mano de Obra, Depreciacin de
Maquinaria.
El sistema ofrece pantallas para revisar el costo standard y el costo real,
siempre en cuando se ingrese la informacin necesaria.

Generacin de Asientos Contables.

Se genera un asiento de distribucin de costos del centro de costo de
Produccin Genrico hacia los centros de costos del ciclo productivo
(Gastos Generales, Depreciacin, etc.).
Se genera un asiento por los saldos finales de cada centro de costos
productivo (Material en Proceso).
Se genera un asiento por el pase de los tems finales hacia el Inventario
(Ingreso de Productos para Venta).

dministracin Legal

El objetivo del mdulo de Administracin Legal es tener el control de los

procesos legales y realizar un seguimiento de las etapas por las que atraviesan
estos, brindando alertas de las etapas que estn prximas a cumplirse.
Funciones:
0. Registro de Datos Generales de los Procesos que servirn para clasificar
al juicio y de esta manera realizar bsquedas ms rpidas y reportes con
agrupaciones que permitan tener los procesos judiciales catalogados
convenientemente. Entre los datos generales se encuentran: la Compaa,
la Unidad de Negocio de la empresa, la Naturaleza, la Materia, la Entidad
que resuelve (Poder Judicial, Indecopi, OSINERG entre otros), etc.
1. Registro de los abogados que defienden un Proceso Legal. Listado en
el que se registra los abogados de la compaa o algn estudio que sean
responsables del proceso.
2. Registro de Contrapartes. En este listado de contrapartes se puede
registrar no solo los demandantes a la empresa, sino tambin los
demandados por la empresa, los denunciados, denunciantes, acotantes o
acotados segn sea la naturaleza de los procesos.
3. Registro de Instancias. Por cada instancia que atraviesa un proceso legal
se puede registrar la Fecha de inicio, Nmero de Expediente, Juzgado,
Juez, Secretario.
4. Registro de Etapas de Instancias. Es un listado de las etapas o acciones
que se presentan en un proceso en la cual se registra una descripcin, una
fecha lmite y un responsable de la etapa (Juez, Compaa, Contraparte o
algn tercero). Tambin es posible ingresar los documentos recibidos o
emitidos relacionndolos con una etapa, as como comentarios de los
diferentes usuarios del sistema.
5. Alertas sobre etapas prximas a cumplirse el plazo. A partir de la fecha
lmite y de los responsables registrados en el Registro de Etapas de una
Instancia se emiten alertas para que el responsable de la compaa tome
las medidas adecuadas.
6. Registros de Gastos Involucrados. Listado de gastos relacionados con un
proceso legal en el que se ingresa una descripcin, un importe que puede
ser en moneda nacional o extranjera adems del mes en el cual se pag
dicho monto as se tendr un control estricto de los gastos y se podr
realizar evaluaciones en este sentido.
7. Relacin entre Procesos. Los procesos legales pueden estar relacionados
unos con otros de distintas formas: las Medidas Cautelares son procesos
legales que estn directamente relacionados con un proceso principal, as
tambin, existen procesos que estn relacionados con casos anteriores.
Estos tipos de relaciones se pueden registrar en el Sistema de
Administracin Legal.

uditora

Objetivo:
Este Aplicativo tiene como objetivo registrar los rastros (eventos) que pudiera
dejar un usuario durante su en el Sistema Spring.
Funciones Principales:
Identificacin de las tablas y campos que se desearn auditar.
Consulta de Eventos, por fecha, usuarios, PCs, tablas, campos.
Opcin de mantenimiento para limpiar el registro de eventos
histricos.
Detalles:
Los eventos o acciones que el sistema de Auditoria administra, corresponden a
los cambios ocurridos en cualquier dato relevante del sistema. Para esto, se
debern definir los datos relevantes mediante una configuracin inicial, que
posteriormente podr ir cambiando de acuerdo a las necesidades de la
organizacin.
Un monitor de eventos, brindar la facilidad de realizar las consultas requeridas
hasta identificar el registro involucrado en la operacin.
Los eventos podrn ser alojados en un servidor independiente para no
ocasionar degradacin de tiempo ni espacio en los ambientes de Produccin
del Sistema Spring.

Informacin del evento generado:

Cada evento contiene la siguiente estructura de informacin :
Fecha del evento.
Tabla modificada.
Campo modificado.
Valor anterior del campo a la modificacin.
Valor actual del campo luego de la modificacin.
Usuario de Spring (solamente para aplicaciones del Sistema Spring).
Usuario de la red (usuario que se inicia la cesin dominio de red).
Usuario de la base de datos
(usuario utilizado en la conexin con la
base de datos).
Aplicacin: Registrada durante la conexin a la base de datos. Permitir
identificar qu sistema est utilizando la conexin de la base de datos.

 Nombre del Computador, desde donde se efectu la modificacin.

Identificacin del registro involucrado en la modificacin. Muestra sus
campos relevantes llave primaria) que puedan identificar el registro en su
respectivo sistema.

Interfases Grficas
Mantenimiento de la informacin que se desea auditar

Consultas de los eventos de auditora

Informacin Tcnica
El siguiente grfico muestra el esquema de captura de eventos:

Lenguaje de Desarrollo : Power Builder

Base de Datos : SQL Server

dministracin de Reclamos

1. DEFINICIN
El Sistema de Administracin de Reclamos es una aplicacin, orientada a la
administracin de reclamos de los clientes de una empresa, contemplando los
siguientes aspectos:

Registro de reclamo.
Trmite de reclamo.
Atencin de reclamo.
Confirmacin de atencin de reclamo.

Comprende asimismo la generacin de informacin estadstica y de detalle

para el seguimiento y control de reclamos en los niveles gerenciales, as como
la generacin de informes requeridos por las entidades de supervisin y
control, al cual pueda estar sujeta la respectiva empresa, tales como Sunass,
Osinerg, Osiptel, etc.

2. FUNCIONALIDAD

El registro de los reclamos se realiza mediante formularios electrnicos en

plataforma WEB, los cuales son personalizados de acuerdo a la identificacin
de servicios, productos y motivos de reclamos propios de la empresa.

Adems brinda las interfaces con los sistemas de la empresa para el acceso a
la informacin de clientes requerida para el registro de la informacin de
reclamos.

El registro de los reclamos est orientado a ser realizado directamente en sus

puntos de recepcin, es decir en plataformas ventanillas de atencin al
publico centros de atencin de servicios de medios virtuales.
El trmite, atencin y confirmacin respectiva, se realiza en base al pre
establecimiento de procesos, lo cual comprende actividades y condiciones de
trmite requeridas definidas en funcin de las caractersticas de los reclamos.

Adicionalmente, el sistema ofrece:

Generacin de alertas a los usuarios responsables y a los niveles de

supervisin y gerencia cuando se superen los tiempos establecidos para
la atencin de los reclamos en cada actividad del proceso.
Facilita el relacionamiento automtico de documentos solicitados,
generados y recibidos para sustentar la atencin del reclamo, y como
consecuencia el manejo organizado del archivo fsico de los
documentos.
Mantiene el registro de las acciones realizadas para la atencin de cada
reclamo, facilitando las consultas necesarias para la determinacin de
congestiones de carga de trabajo, seguimiento de reclamos, etc.
Mantiene la funcionalidad de un ambiente de pruebas para disear
alternativas de proceso hasta conseguir la optimizacin de estos.

3. CARACTERSTICAS TCNICAS
Lenguaje de Desarrollo
Base de Datos
Sistema Operativo Servidor

4. REQUERIMIENTOS

MS - Outlook en Cliente
MS.Net Framework
Internet Information Server.

: Visual Studio .Net 2003

: MS - SQL Server ORACLE
: Windows 2000 Server Superior

lertas

Este Aplicativo tiene como objetivo controlar y tener al tanto a los usuarios
principales de una empresa sobre las variables sensibles para la toma de
decisiones. Es decir, si una empresa considera importante controlar el
Presupuesto de Gastos, entonces, el gasto por centro de costos ser una de
estas variables sensibles. De esta manera se crea una regla de negocio.
Por medio de este mdulo el usuario podr tener un control ms exacto de
cuando suceden los eventos que le son importantes para el bien de la empresa
que dirige.
Funciones Principales:
CONECTIVIDAD. Este mdulo puede ser implementado sobre cualquier fuente
de informacin o Sistema Integrado, que est en cualquier plataforma de Base
de datos. Puede administrar simultneamente y centralizadamente alertas
de diversos orgenes de informacin.
IDENTIFICACIN. La alerta puede ser identificada con datos relacionados al
contexto en que ocurri. Estos se definen en la Regla de Negocio y se
guardan en la historia de alertas para una posterior consulta.
REACTIVIDAD. Actua inmediatamente en el momento en que se produce la
excepcin de una Regla de Negocio.
PROACTIVIDAD. Programa una revisin rutinaria de las Reglas de Negocio
para aquellas que deben ser evaluadas cada cierto tiempo.
WORKFLOW. El sistema de Alertas permite que el evento pueda iniciar un
proceso de WorkFlow SPRING de tal manera que a travs del l, se pueda
hacer un seguimiento de las acciones a tomar.
INDEPENDENCIA. Permite que el mismo usuario final pueda crear las Reglas
de Negocio, para el beneficio de la EMPRESA, disminuyendo la dependencia
con el Departamento. de Sistemas. Desde la consola, el usuario adems podr
modificar los parmetros con los que se han definido las Reglas de Negocio
MENSAJERIA. El medio comn de envo de alertas es por el correo
electrnico o mensajes a celular. En el correo presentan los datos adicionales
y las acciones a tomar.

Posibles Beneficios:
Con este mdulo el usuario podr por ejemplo:

Tener un control de las requisiciones pendientes de aprobacin por ms de

n das.
Tener un control de las rdenes de compra pendientes de revisin por ms
de n das.
Alertar cundo un Centro de Costos se excede en el gasto real vs.
presupuesto.
Facturas pendientes de Pago por ms de n das
Clientes que han excedido su lnea de crdito.
Etc.

eguridad Industrial

El Aplicativo de Seguridad Industrial ha sido diseado para registrar en

forma Preventiva y Correctiva los eventos e incidentes para poder evaluarlos y
tomar decisiones de control
El registro de los eventos o incidentes ocurridos permite la generacin de las
estadsticas requeridas para la elaboracin del Plan Preventivo.
Funciones Generales:
Registrar eventos u ocurrencias, contemplando los siguientes datos:
Referencia
Locacin
Departamento
Fecha de reporte
Fecha/hora de incidente
Tipo de ocurrencia
Calificacin de incidente
Cdigo de contratista
Cdigos se sub-contratistas
Descripcin de lugar donde sucedi el incidente
Que ocurri y como ocurri el incidente
Clasificacin de la gravedad del incidente, etc.
Mantener una base de datos relacional, conceptualizada para el uso de
consultas gerenciales a diferentes niveles; por departamento, responsable,
elemento de gasto, centro de costo, cuenta mayor, etc.
Efectuar y recepcionar vouchers contables de acuerdo a las caractersticas y
privilegios de los diferentes usuarios del rea.
Mantener la seguridad y validez de la informacin registrada pasando por
diferentes niveles de aprobacin y control.
Reportes y Consultas:
El mdulo generador de reportes permite hacer selecciones de:
Locaciones
Departamentos
Contratistas
Los siguientes son los reportes disponibles:
Horas y trabajadores por contratista
Horas y trabajadores por sub-contratistas
Reportes estadsticos
Estadstica de performance de seguridad
Se generan estadsticas en forma grafica
Existen consultas grficas que dependiendo de la gravedad del incidente se
muestra en un mapa grfico a colores.

orkflow

WorkFlow Spring es una aplicacin Workflow completamente

funcional, que ha sido desarrollada para el control total de los procesos en la
empresa, desde el diseo de los mismos hasta a ejecucin en tiempo real por
el usuario final; generando as, informacin para el seguimiento y toma de
decisiones.
Antes de empezar a describir las principales funciones del sistema Spring
WorkFlow, queremos presentarle cules son los componentes que interactan
dentro del sistema para consolidar una herramienta robusta, escalable y
confiable. A continuacin los componentes que la conforman:
9 Diseador de Procesos Grfico (Win)
Este componente permite de una manera grfica e intuitiva, disear los
procesos de la organizacin, incluyendo adems los parmetros necesarios
para controlar el flujo de dichos procesos dentro del sistema.
9 Motor WorkFlow
Si bien el diseador define como deben fluir los procesos dentro del
sistema, es el motor quien va a controlar las reglas definidas para que los
formularios viajen a travs de las actividades definidas dentro de cada
proceso. De esta manera se asocian los formularios con los procesos y se
lleva el control de los mismos.
9 Base de Datos
El sistema, para poder cumplir su funcin necesita un repositorio donde
guardar la informacin necesaria para definir los flujos que deben seguir los
procesos, manejar los parmetros y realizar el seguimiento de las
actividades. Este repositorio es la base de datos del sistema. El manejador
de Base de Datos es transparente para la solucin, pudiendo ser cualquiera
de las siguientes plataformas:
SQL Server
Oracle
Sybase
9 Web Service
9 Servicio de Escucha
El sistema tiene la funcionalidad de poder interactuar con otros sistemas,
incluso otras plataformas recibiendo informacin para ser procesada o
almacenada en el sistema. Para ello este componente recibe informacin y
se encuentra instalado en un web service escuchando los requerimientos de
los sistemas externos y cuando recibe algn requerimiento y lo procesa
dentro del sistema.
9 Servicio de Alertas
Una de las principales funcionalidades del sistema es la posibilidad de
enviar alertas cuando se detecta retrasos en los procesos, para ello cuenta

con este componente que se encuentra siempre monitoreando estas

situaciones y enva las alertas necesarias a travs del correo electrnico.
9 Formularios (Web)
Este componente es el que le permite a los usuarios interactuar con el
sistema definiendo la interfase necesaria para capturar o mostrar los
datos que el usuario necesita para su labor.

FUNCIONES PRINCIPALES
MANEJO DINMICO. Definicin en forma Grfica de las Actividades,
Acciones, Estados y Usuarios Responsables de un proceso.
TIEMPOS. Definicin de tiempos a cada actividad de un proceso, para
tener control de cuellos de botella y demoras en los procesos.
APROBACIN MLTIPLE. Definicin de niveles de aprobacin de una
actividad, es decir contempla la posibilidad de tener uno o ms
aprobadores por cada Actividad.
USUARIOS REEMPLAZANTES. Poder definir el reemplazante temporal de
una persona, ya sea por vacaciones o descanso mdico.
CONECTIVIDAD. El sistema permite la comunicacin con otros sistemas,
que se encuentran en la misma o en cualquier otra plataforma. Pudiendo
ser estos los que inicien un proceso de WorkFlow.
EMAIL. Se puede utilizar el correo electrnico como una va alterna de
funcionamiento total del sistema para recorrer un flujo.
REACTIVO. Permite evaluar los tiempos de demora de las actividades y
enviar correos electrnicos para que el usuario tome alguna accin. De
esta forma se libra al usuario de estos controles mecanizados, siendo el
sistema quien toma la iniciativa.
ALMACENAMIENTO. Permite asociar
almacenamiento de archivos adjuntos.

un

File

Server

para

el

TEMPLATES PERSONALIZADOS. Le permite al Cliente poder crear

nuevos procesos.
ALERTAS. Manejo de alertas que pueden ser disparadas cuando el
usuario lo crea conveniente (definicin del proceso).
ESCALAMIENTO. En el caso de que una actividad este atrasada, se
puede definir un escalamiento de alertas para dicha actividad. Es decir, si
el usuario que debe atender al flujo en un periodo de tiempo determinado y

no lo cumple, el sistema enviar un alerta a un usuario A. Adicionalmente

podra configurarse una alerta para que si el tiempo que demora en
atenderlo es an mayor, el sistema enve una alerta al usuario A y tambin
a un segundo usuario B.
BALANCE DE CARGA. Se puede hacer una distribucin del trabajo en la
Actividad de un proceso. Esto se realiza de dos formas. La primera es a
travs de condiciones (por ejemplo, si se tuviera que aprobar un monto
menor a $500 lo aprobara un usuario A, y los montos superiores a $500, lo
aprobara un usuario B) Otra manera es a travs del manejo de personas
(por ejemplo, si lo solicita un usuario de RR.HH, lo atender un usuario A;
si lo solicita un usuario de Finanzas, lo atender un usuario B. De lo
contrario lo atender un usuario C).
INTERFASES EXTERNAS. Permite la actualizacin de datos en otros
aplicativos (Estados, Montos, etc.).
COPIAS. Permite enviar copias informativas de las actividades que se han
realizado, estas copias pueden ser definidas por el usuario como
automticas definidas por el diseador de procesos.

VENTAJAS COMPETITIVAS
9 Mantiene el control y seguimiento de los procesos estableciendo por cada
actividad, los usuarios que la pueden realizar, los tiempos necesarios para
realizarla, estados y las acciones posibles a tomar.
9 Registro del seguimiento de cada proceso para consultas gerenciales
necesarias en la empresa, tales como la determinacin de cuellos de
botella, sobrecarga de trabajo, seguimiento de expedientes, etc.
9 Generacin de alertas a los usuarios responsables y a los supervisores
cuando se superen los tiempos planeados para la atencin de los
expedientes en cada actividad del proceso.
9 Permite enlazar los procesos, de tal forma que un proceso pueda dentro de
su flujo invocar a otro proceso. Cada uno de ellos tiene sus propias
actividades. Esta funcionalidad permite una mejor administracin de los
procesos de la empresa.
9 Comunicacin con otros sistemas, teniendo la definicin de los datos de
entrada como de salida, se puede recibir o enviar informacin a sistemas
externos.
9 Ofrecer a aplicaciones externas la posibilidad de iniciar procesos.

9 Las copias automticas permiten hacer transparente para el usuario el

hecho que otros usuarios se enteren cuando una actividad se ha realizado.

osteo ABC

El Sistema de Costeo ABC es un componente adicional integrado al

Sistema Spring, que permite realizar modelos ABC (Activity Based Costing) de
una manera rpida y flexible brindando los beneficios de contar con un sistema
centralizado de informacin.
Caractersticas Principales:

Maneja Mltiples Compaas.

Modelo extra contable para obtener el control de costos a la medida de las
necesidades.
Permite manejar mltiples modelos y escenarios.
Maneja Catalogo de Recursos, Actividades y Objetos de Costo que pueden
ser usados en la elaboracin de distintos modelos (Maestros).
Definicin de Cost Drivers e interfases por defecto en el catalogo de
recursos actividades y objetos de costo para minimizar el esfuerzo durante
la construccin de modelos.
Auto codificacin de las referencias dentro del modelo ABC, basado en los
cdigos de centros y cuentas ABC definidos en el catalogo.
Cada modelo permite manejar diferentes escenarios (juego de datos).
Maneja cantidades en Moneda Local y en Dlares.
Maneja Costos Actuales y Presupuestados.
Cada Modelo esta conformado por mdulos de Recursos, Actividades y
Objetos de Costo
Interfaz Contable para obtener Estructura de Centros de Costo, cuentas y
los gastos de los Recursos del sistema Spring.
Maneja N Niveles de estructura de centros ABC en cualquiera de sus tres
mdulos (Recursos, Actividades y Objetos de Costo).
Manejo de Atributos para cualquier cuenta ABC (Recurso, Actividad y
Objeto de Costo) . Pueden crearse tipos de atributos para clasificarlos en
diferentes formas, otorgndole informacin multidimensional a los costos
(datos no financieros).
Permite configurar las cuentas contables de gastos que agrupa un Recurso
de acuerdo al plan de cuentas de la empresa.
Interfase con otros Mdulos del Spring para actualizar automticamente los
valores de los Cost Drivers y otros componentes de un modelo ABC.
Capacidad de Construccin de interfases con otras aplicaciones para
capturar informacin de valores para los Cost Drivers.
Mdulo de control de Encuestas para generar los Factores de Distribucin
del Recurso Personal por cada Centro de Costos.
Permite el ingreso de Numero de Unidades Vendidas (Productos o
Servicios) y montos recaudados para analizar rentabilidad por objeto de
costo y costos unitarios.

Funciones Principales:
Modelo extra contable para obtener el control de costos a la medida de
las necesidades.
Control de Costos y Presupuesto de Costos en Bi-moneda.
Estructura del modelo ABC en forma grfica para los tres mdulos:
Pool de Recursos, Actividades y Objetos de Costo.
Maneja los generadores de costo de tres formas: valores porcentuales
(directo), dimensiones con sus respectivas unidades de medida y
factores de distribucin ponderados.
Interfase con el sistema SPRING de contabilidad para recuperar la
informacin de costos del mayor general de acuerdo a rangos de
periodos (Mensuales, Trimestrales y Anuales).
Maestro de Actividades genricas para una rpida construccin del
mdulo de actividades.
Auto codificacin de los recursos, Actividades y Objetos de costo. El
usuario ingresa el nuevo tem y la terminacin del cdigo, el programa
completa el resto del cdigo dependiendo de su ubicacin dentro de la
estructura jerrquica del modelo.
Capacidad de guardar mltiples modelos y mltiples intervalos de tiempo
(escenarios).
Reportes predefinidos para el control del modelo y exportables a otros
formatos (Excel, Dbf, etc) .
Manejo de Atributos Numricos y Alfanumricos para enriquecer la
informacin del modelo ABC.
Fcil construccin de Interfases Automticas con otros mdulos del
Sistema Spring para la actualizacin automtica de los Factores de
Distribucin.
Mdulo de Control de Encuestas como herramienta eficaz para un
rpido levantamiento de informacin.
La seguridad del Spring ABC esta orientada a controlar para cada
usuario del sistema el acceso a cada opcin del men y de los reportes
disponibles, adicionalmente, para el caso de los maestros del sistema,
podemos configurar el acceso a estos e individualmente, asignar
derechos a crear nuevos elementos, modifica o eliminar los mismos del
maestro para cada usuario. Adems manejamos el concepto de perfiles
de usuario para una configuracin masiva de usuarios sin que esto
impida una personalizacin del de opciones para cada usuario, tambin
podemos copiar configuraciones de un usuario a otro y crear usuarios
con acceso temporal al sistema (con fecha de expiracin del acceso).
Explotacin de la Informacin: Podemos navegar por el modelo con las
opciones de distribucin de costos por modulo y ver los componentes
sumarizados por centro ABC, podemos hacer drilldown hacia los centros
de costo interiores e inclusive llegar a la cuenta ABC que origina el costo
incurrido (en el caso del Origen) o ver los componentes destino a los
cuales se distribuye el costo. Adicionalmente tenemos reporte que nos
muestran la relacin origen destino de los costos y viceversa as como
otros reportes que nos permiten ver los costos a diferentes niveles de

agregacin y explotarlos de la manera mas conveniente usando los

filtros apropiados de modelos, mdulos, centros y cuentas ABC

pringOlap

SpringOlap es un herramienta orientada a la toma de decisiones de la

gerencia para el anlisis multi-dimensional, permitiendo determinar los puntos
ms importantes de control, obteniendo una visin global de la empresa,
pudiendo adems conseguir una informacin consolidada generada en un
Datawarehouse o DataMart desde donde se pueden hacer consultas
gerenciales, basado en datos histricos.
Ejemplo: Anlisis de gastos y Presupuestos, Anlisis de proveedores, Anlisis
de inventarios, Anlisis salariales, etc., e ir a partir de un nivel superior
explotando la informacin hasta llegar a un nivel inferior.
Funciones Principales:
Anlisis de datos Histricos.
Ayuda en las decisiones del negocio.
Facilitar el planeamiento estratgico.
Evaluacin de unidades organizacionales.
Organizacin de la informacin histrica.
Consulta rpida de informacin.
Fcil preparacin de consultas y reportes.
Minimizacin de inversin en software.

roduction & Injection Allocation (P&IA)

INTRODUCCION
El Aplicativo P&IA (Distribucin de Inyeccin y Produccin tiene como objeto
el distribuir la produccin de uno o ms campos a los niveles de bloque,
campo, pozo lnea y reservorio. Este proceso se realiza en forma diaria y
mensual.
A partir de la distribucin de la produccin e inyeccin se obtendr informacin
relevante para estudios especficos de reservorios, anlisis econmicos,
financieros y control fiscal. Adems de una gama de informes de control
estadstico.

CARACTERISTICAS
Captura de datos operativos en las zonas de operaciones en forma horaria y
diaria:
- Condiciones Climticas
- Medidores de Gas, Oil y Agua
- Cromatografas por cada medidor de gas
- Movimiento de Tanques (Petrleo, Gasolina Natural, Agua y Gas
Licuado)
- Control de Tickets de ventas de lquido
- Condiciones de Operacin de Planta (Equipos)
- Pruebas de Produccin e Inyeccin por Pozo Lnea
- Disposicin (operacin) de Pozos y Lneas

Procesos de Clculo:
- Volmenes de Gas por medidor
- Volmenes de Gas de Ventas fiscalizado
- Clculos de las constantes de flujo y las variables de flujo.
- Clculos de Gravedad, Energas del gas ideal, Energas del gas saturado
y contenidos de NGL (Gasolina Natural) y GLP (Gas Licuado), a partir de
las cromatografas
- Clculos de Cromatografas Compuestas de dos o ms medidores
- Volmenes de Lquidos en Medidores y en tanques
- Balances de Tanques
- Correcciones de la gravedad API de muestra y clculo del factor
volumtrico.
- Balances de Plantas
- Alocacin (distribucin) de los volmenes de lquido y gas resultantes de
los clculos anteriores a nivel de Bloque, Campo, Pozo Lnea y
Reservorios

Tablas que intervienen en los distintos clculos:

- Tablas ASTM 5A, 6A, 5B, 6B para clculos de volmenes de petrleo y/o
productos
- Tabla AGA - NX19 (Factores de Supercompresibilidad)
- Todas las tablas contenidas en el Reporte AGA #3 de 1985 para los
clculos de volmenes de gas
- Tabla de Propiedades Fsicas GPA 2145-96

Reportes:
- Reporte Diario de Produccin e Inyeccin
- Reportes de Balance por Tanque o Grupo de Tanques
- Reportes de Tickets de Entregas o Ventas
- Reportes de Ventas de Lquidos por Oleoductos y/o Cisternas
- Reportes de Ganancias y Prdidas en Tanques
- Reportes de Produccin, Inyeccin, Ventas, Combustible, Gas Quemado,
Gas Lift
- Reportes por Pozo, Lnea y Reservorio de Das Netos en produccin,
Volumen de Petrleo, Volumen de Gas Producido y/o Inyectado,
Produccin de Agua
- Reportes por Reservorios con las mismas caractersticas del anterior
- Reportes de Operacin de Equipos como son: Compresores,
Deshidratacin, Refrigeracin, Bombas de Inyeccin. Estos reportes
servirn fundamentalmente para el control de Mantenimiento.

La distribucin de la produccin reflejara con exactitud los volmenes de los

hidrocarburos existentes y nuevos.

VENTAJAS
Interfase Grfica que facilita el ingreso de datos
Validacin de Datos en lnea
Tiempo reducido en carga informacin
Datos exportables a otros formatos (p.ejemplo : Texto, DBF,
Excel,Production Analyst)
Dado el uso de Base de Datos Relacionales, se podr replicar la informacin
entre las zonas de operaciones y las reas administrativas, as como
mantener una integridad de datos.
Manejo de Histricos, que reflejarn los distintos estados de la informacin.

PRODUCTION ALLOCATION - SUBSISTEMAS

El Aplicativo de
Production Allocation formar
parte del Sistema de
Informacin Gerencial Spring, as se contar con una herramienta integrada a
sus distintas reas administrativas y de operaciones. Asimismo se podr contar
con mdulos de
Contratos Petroleros, y de informacin Econmica y
Tributaria.

CONTRATOS
PETROLEROS

SISTEMA
PRODUCTION
ALLOCATION

SISTEMA
SPRING

CONTROL
ECONOMICO
Y FISCAL

SISTEMA INTEGRADO

Knowledge Management
Objetivo
El objetivo principal del trabajo desarrollado en este Aplicativo, es establecer un
mecanismo necesario y til para el intercambio y difusin de conocimientos
dentro de la organizacin, permitiendo a los usuarios acceder a un repositorio
de informacin en el que puedan encontrar la(s) solucin(es) a sus problemas,
la(s) respuesta(s) a sus dudas y mucho ms, evitando la prdida innecesaria
de horas de trabajo buscando una solucin o informacin que otra persona ya
encontr.

Caractersticas Generales del Sistema

1. Opciones del mdulo.
Permite crear dinmicamente Categoras de Informacin, Tpicos, Temas y
Contenidos: el administrador del sistema y los usuarios podrn crear las
Categoras, Tpicos, Temas y Contenidos que consideren deben existir
dentro de la organizacin.
Permite accesar a temas mediante la bsqueda rpida de palabras clave
que se asocian a un contenido. Cuando el usuario ingresa un nuevo
contenido a un tema, podr asociarlos a palabras clave de bsqueda, que
permitan a otros usuarios ubicar rpidamente la informacin que necesitan.
Tambin, se podr buscar cualquier contenido por alguna(s) palabra(s) que
estn dentro del texto contenido mismo.
Permite adjuntar documentos de tipo: Word, Excel, Power Point, Imgenes,
Aplicaciones, Pginas Web, etc., a la informacin que se est aadiendo,
para que el usuario autor pueda complementar la informacin que desea
compartir. Estos documentos adjuntos podrn ser abiertos o ejecutados
desde el sistema.
Todos los usuarios podrn ingresar Comentarios a un Contenido, siendo de
esta manera, un medio de comunicacin entre usuarios.
Integrada a la Intranet de la empresa, con accesos a Internet: la aplicacin
se encontrar en la intranet de la empresa a disposicin de todos los
usuarios y permitir accesar directamente a pginas web cuyas direcciones
hayan sido asociadas a alguna informacin.
Permite enviar correo electrnico: es una ayuda para pedir informacin a
todos los usuarios, los cuales, guardarn sus respuestas en el sistema KM.

 Permite otorgar y restringir el acceso a la informacin a usuarios: el usuario

autor puede decidir con quienes comparte la informacin ingresada al
sistema.
Toda informacin ingresada al sistema deber ser aprobada por el
Administrador del Sistema, para que pueda estar a disposicin del universo
de usuarios.

olticas y Procedimientos

El objetivo del mdulo de Polticas y Procedimientos es tener actualizada toda

la estructura organizativa de polticas y procedimientos de una empresa desde
las normas, polticas y procedimientos hasta los diagramas de flujo, actividades
y formatos; incluyendo las posiciones laborales asociados a cada nivel
jerrquico de la estructura organizativa.

Funciones Principales:
Caractersticas:

Manejo ilimitado de niveles en la estructura de las polticas.

Modulo que ha sido diseado ntegramente para funcionar en la intranet
corporativa de una empresa.
Mantenimiento de versiones para cualquiera de los niveles de la
estructura de las polticas.
Asociacin de las posiciones laborales de la empresa con cualquiera de
los niveles de las estructuras de las polticas.
Carga automtica al servidor Web, desde la mquina del usuario, de los
archivos asociados con cualquiera de los niveles de la estructura de las
polticas, el archivo principal asociado debe estar en formato HTML.
Escaneo automtico del archivo HTML asociado para ubicar los dems
archivos asociados a su vez con el archivo principal, con archivos
grficos, para que todos estos sean cargados al servidor web.
Cada Objeto de la jerarqua posee su propio directorio dentro del
servidor web.
Visualizacin en forma de rbol jerrquico de las polticas y
procedimientos.
Bsquedas por Posicin Laboral hechas especialmente para mostrarle a
cada empleado cuales son sus funciones.
Bsquedas por distintos filtros como Tipo de objeto (Poltica,
Procedimiento, etc.), rea, clasificacin, fecha de emisin, fecha de
revisin, palabras claves.
Modulo de seguridad propio integrado con Windows NT/2000.
Manejo de permisos personalizados por usuario a nivel de base de datos
lo que permite tener una Integridad de la Base de Datos garantizada.

Mantenimiento de Maestros:
Mantenimiento del Modelo de la jerarqua de Objetos utilizados, por
ejemplo la Poltica, el Procedimiento que depende de una Poltica, la
Actividad que depende de un Procedimiento y de esa manera todos los
niveles que pudieran existir.
Mantenimiento de las Polticas, Procedimientos y dems objetos
existentes, este mantenimiento permite cargar al servidor web los
archivos asociados al objeto que se est registrando.
Un objeto particular de la jerarqua puede ser deshabilitado
temporalmente o puede ser eliminado completamente de la jerarqua de
la poltica a la que pertenece lo cual incluye la eliminacin de los
archivos fsicos asociados a l.
Mantenimiento de los Usuarios, Grupos de usuarios, perfiles de usuarios
y permisos sobre las opciones del sistema.
reas de alcance de la empresa.
Clasificacin de los posibles objetos, es decir, si se relacionan
directamente con Activos Fijos, Compras, Logstica, etc.

Caractersticas del Servicio:

Identificacin, anlisis y evaluacin de de los procesos actuales de la
empresa.
Definicin de mejoras y optimizacin de los procesos actuales, as como
establecimiento de nuevos procesos, concordantes con los planes de
sistematizacin de la empresa.
Definicin de mejoras y optimizacin en los flujos, almacenamiento y
sistematizacin de la informacin de acuerdo al establecimiento de
procesos de la empresa.
Definicin de aspectos de aspectos de auditoria y control de acuerdo a
los requerimientos de la empresa.
Definicin de la estructura normativa requerida por la empresa y carga
en el Modulo de Polticas y Procedimientos comprendiendo desde las
normas, polticas y procedimientos hasta los diagramas de flujo,
actividades y formatos requeridos tal como se ha descrito anteriormente.

dministracin de Archivos y procesos de documentos digitalizados

DATOS
TIPO DE DATOS :
Documentos Administrativos: Facturas, recibos, ordenes de compra,
cotizaciones, ordenes de servicio, notas de salida, etc.
Backups : Cds, diskettes, etc. Contratos, documentos de produccin,
documentos de geologa, etc.

CARACTERISTICAS:
Confidencial, no confidencial, simple, compuesto (tiene sustento de otros
documentos), interno y externo, etc.

PROCESOS :
Compras, Pago a proveedores, seguimiento de un trabajo, etc.

TECNOLOGIA:
Se utilizar:
SW de Inventario de Documentos
SW de Control de Bibliotecas
SW Knowledge Management
SW WorkFlow
Cdigo de Barras (Interfase con equipos)

BENEFICIOS:
1. Digitalizar el documento fsico con una determinada clasificacin.
2. Tener un control fsico del lugar donde se encuentra un objeto o documento.
3. Registrar el prstamo del documento a una determinada persona.
4. Realizar seguimiento de prstamo de documentos u objetos por la fecha de
devolucin.
5. Tener una base de datos de conocimientos de todo el personal y de todas
las reas de la compaa.
6. Permitir analizar la informacin guardada y soportar la Toma de decisiones.
7. Muestra geogrficamente el estado de los procesos de negocios.
8. Permite acceder de forma fcil y natural a cualquier trmite que se este
realizando, conocer su estado y consultar la documentacin
correspondiente.
9. Disponibilidad inmediata de informacin real para efectos contables y
costos.
10. Reduccin de costos y tiempo en los procesos de auditora.
11. Informacin ordenada.
12. Mayor disponibilidad de Informacin.

13. Mejoramiento de la Gestin Administrativa de Documentos.

ORGANIZACIN:
1. Organizacin fsica de los documentos : Clasificacin, mtodo de inventario,
etc.
2. Implantacin del uso de cdigo de barras.
3. Definir el uso de documentos en los procesos de trabajo de la organizacin.
4. Definir y estandarizar los nuevos procesos de trabajo para documentos
fsicos en la organizacin.
5. Estandarizacin de la interfase de los software
6. Puesta en marcha del proyecto.
7. Retroalimentacin.

ontrol de Rutas

0. Objetivo
El objetivo del aplicativo de Control de Rutas es administrar el movimiento
de vehculos de la empresa para asegurar que se cumplan con las rutas
asignadas por la empresa alertando cuando se realiza un desvo de la ruta
que implique en desviacin de recursos en desmedro de la empresa.
1. Metodologa
Se asume que los vehculos tienen un sistema de Control GPS que toma
mediciones de posicionamiento global, controlada por un software que
almacena la informacin en una base de datos propia.
Se transferirn de la BD al sistema de control de rutas la informacin
necesaria para lograr realizar el estudio de las rutas seguidas por el
vehculo. Para esto se tendrn registrados los vehculos y conductores en el
sistema.
Este sistema consta principalmente de un tabla de sucesos, en los que se
toman datos de inicio y fin de un suceso, y una tabla de mediciones de
GPS, en la que se encuentra la latitud y longitud de la posicin geogrfica
del vehculo, mediante la cual se podr hacer una evaluacin de la ruta
seguida por un vehculo en un determinado espacio de tiempo.
2. Maestros
Vehculos
Son aquellos vehculos que entran al control de rutas de la empresa, son
asignados a cada compaa por un tiempo definido y permiten controlar su
movimiento.
Conductores
Son aquellos que manejan los vehculos, ejecutan las rutas programadas,
cada uno de ellos tiene un identificador en el sistema que permite saber
cuando y por donde fue que llev el vehculo.
Puntos de Control
Son todos aquellos puntos que se utilizarn como puntos de referencia para
definir una ruta, permitiendo mantener la informacin de posicin geogrfica
y pudiendo anexarlos a las rutas tipo para tener un mejor panorama de la
ruta.
Estos puntos de control deben ser medidos con el GPS, para poder tener
marcada su ubicacin as como un margen de alcance del punto como
referencia, as como un margen de error sobre el punto de referencia.

Entre los puntos de control tenemos las bases de salida y/o llegada de la
compaa, las locaciones de llegada de los clientes, las estaciones de
abastecimiento de combustible controladas, y cualquier punto de referencia
que permita control el traslado del vehculo
Motivos
Los motivos son aquellos que identifican un evento positivo, de control o de
observacin resultado del anlisis de una diferencia en el anlisis de ruta de
los vehculos, estos son asignados por el supervisor permitiendo generar un
informe de eventos ocurridos, en un lapso de tiempo, por conductor, por
vehculo o por los dos.
. Evento Positivo: es aquel que permite registrar una accin correcta
dentro del control de conductor, que haya permitido mejorar la actividad
o prevenir un problema en el transcurso de la operacin
a. Evento de Control: es aquel que identifica un suceso que puede tener
que analizarse posteriormente como por ejemplo fallas en los vehculos
que se dan continuamente, que permitan inferir tomar una accin
correctiva o preventiva para aminorar su incidencia.
b. Evento de Observacin: es aquel que identifica un suceso que debe
pasar a control del supervisor, y que implica una accin sancionable o
incorrecta en el transcurso de la operacin.
Clientes y Locaciones
Son todos aquellos clientes que mantienen relacin con la empresa, de los
cuales importa definir las locaciones y el punto GPS que las identifica.
Rutas Tipo
Para lograr la verificacin de las rutas seguidas por un vehiculo, es
necesario definir la ruta tipo, es decir los puntos que definen una ruta desde
un punto de origen hasta el punto de llegada, teniendo puntos intermedios
de control como parmetros a definir de la ruta. Para lograr armar estas
rutas, se debe tomar mediciones con un vehculo siguiendo esta ruta tipo y
consiguiendo definirla totalmente.
Se debe contar con mediciones de tiempo tambin para lograr identificar las
desviaciones de tiempo entre un punto de control y otro, con la finalidad de
mejorar el control del vehculo.
Adicionalmente se debe manejar mrgenes de error o de referencia, dentro
de los cuales la ruta es vlida

3. Operatividad
Viaje por Vehculo
Los viajes por vehculo surgen de la toma de medicin del sistema GPS,
que luego es transferido al sistema con el objetivo de realizar los cuadros de
comparacin correspondientes con rutas tipo, para analizar el traslado del
vehculo.
Estos viajes son cargados al sistema mediante una interfase que permite
cargar los viajes a ser trabajados, despus el sistema permite asignar la
ruta tipo a cada viaje o grupos de viajes cargados, una vez definido esto, el
sistema debe evaluar, con la BD de rutas tipo que contiene, el camino
seguido por el vehculo y de encontrar eventos externos, permitir
analizarlos, mostrando el tiempo y/o el recorrido producido. Permitir crear
un registro en la que se da cuenta del evento y se definen las
circunstancias y el motivo del evento, con la finalidad de una toma de
decisiones posterior.
Programacin de Viajes de Vehculos.
Se definirn las rutas tipo que debe seguir un vehiculo en un determinado
lapso de tiempo, con la finalidad de poder realizar el cuadro de comparacin
entre las rutas que sigui el vehiculo y las rutas tipo programadas
Definicin de Viajes
de Vehculo

Definicin de
Puntos de Llegada y
Partida

Anlisis de Evento y
Clasificacin de
Motivo

Notificacin de
Eventos

Definicin de
Rutas Tipo
Asociadas al Viaje

Anlisis de Viaje por

Vehculo

Deteccin de
Eventos

Registro de Eventos.
Son todos aquellos que se den durante un viaje del vehculo y que van
siendo registrados en el proceso de anlisis, para posteriormente servir de
BD de consulta y permita analizar y realizar la toma de decisiones que
corresponda.
Informes Estadsticos.
Se podrn generar informes estadsticos por vehculo y/o conductor de los
eventos registrados por los supervisores, permitiendo un estudio de las
principales ocurrencias que se generan en el transcurso de la operacin

Transferencia de Datos
El sistema de control de rutas permitir una carga masiva de datos desde el
sistema Tacholink hacia el sistema de control de rutas, conectndose a la
BD e identificando por fechas la informacin que falta cargar, llevar un

control de la informacin cargada, y mantendr el cdigo de las entidades

como parte de su cdigo alterno, permitiendo as relacionar correctamente
la informacin.
Esta carga masiva ser realizada diariamente y podr ser ejecutada manual
o automticamente en el momento que se desee.

Carga de Datos

Transferencia

istribucin

0. Objetivo
El objetivo del aplicativo de Distribucin es administrar el movimiento de
pedidos de la empresa para asegurar que se cumplan con las entregas a
los clientes de los productos solicitados.
1. Metodologa
Los pedidos son ingresados al sistema, los cuales indican el cliente y
locacin a la que deben ser entregados, despues estos son asignados en el
proceso de distribucin a los vehculos correspondientes, procediendo al
proceso de despacho y pesaje, llevando un detalle hasta de los empaques
en que se despacha el producto, por locacin, teniendo un control de
inventarios de los mismos.
2. Maestros
Locaciones
Son los puntos de entrega que se tienen definidos por cliente, a los cuales
se despacharan los pedidos
Rutas
Son las rutas que manejan en la empresa, y que tienen como objetivo cubrir
los puntos de entrega requeridos
Vehculos
Es la flota de vehculos a la que se asocian las rutas para cubri la entrega,
en ellos se registra informacin como empresa, chofer, ayudante
Vehculos x Ruta
Se asocian los vehculos a una ruta por un tiempo definido, asignando un
chofer y ayudante para lograr la programacin automtica de un vehculo
Pesaje
Es el proceso de pesado de los productos, los cuales son enviados en
diferentes empaques
Movimientos
Se registran los movimientos de pesaje para controlar los empaques que se
envian o traen por cliente, est asociado al proceso de pesaje.

estin de Cobranza (Bancos)

El objetivo principal del aplicativo de Gestin de Cobranza es

administrar los flujos de procesos e informacin de los crditos otorgados a los
clientes desde el momento en que ingresan al proceso de cobro. La solucin
provee los elementos necesarios para cubrir las necesidades de cobranzas de
cualquier empresa o entidad financiera, integrando a la tecnologa con la parte
funcional a travs de normas y procedimientos estndares, utilizando para esto
las mejores prcticas del mercado. Adicionalmente la solucin incluye mdulos
de gestin, que le permitirn a la empresa saber en forma inmediata el grado
de avance y efectividad en las cobranzas.
Caractersticas Tcnicas
El sistema est desarrollado bajo plataforma de cliente-servidor utilizando
PowerBuilder como lenguaje de interfase usuario y SQL Server como motor de
Base de Datos.
El sistema tiene la capacidad de operar como una solucin multiempresa,
multiproducto, multimoneda, operada en forma paramtrica, brindando una
gran flexibilidad para adaptarse a las necesidades del cliente.
Caractersticas Funcionales
El mdulo de Gestin de Cobranzas involucra todas las funciones de
seguimiento y control de los crditos en sus diferentes estados o fases:
preventiva, vigente, mora blanda, mora intermedia, pre-judicial y judicial. Estas
fases se definen en forma paramtrica y puede ser variada de acuerdo a los
criterios de la entidad y/o polticas de cobranzas.
El mdulo contempla la distribucin automtica de la gestin a travs de
parmetros y criterios pre-establecidos por el cliente (zona, producto, tiempo de
mora, gestor de cobranzas, moneda, estado), tanto en forma diaria como
mensual, y genera informes diarios de control y seguimiento por fase, cobrador
y supervisor.
Adicionalmente permite ingresar los compromisos de pagos y realiza un
seguimiento de la situacin de cada operacin, as como transferir en forma
automtica de una fase a otra dependiendo del resultado de las gestiones
realizadas.
Para tener un debido control del proceso y optimizar la labor de los gestores de
cobranzas, el sistema asigna una carga de llamadas o visitas en forma
automtica y con una periodicidad variable de acuerdo a las necesidades de la
empresa. Adems se tiene la capacidad de asignar y reasignar carga de
cobranzas de acuerdo a criterio de supervisor.

Finalmente, el sistema cuenta con informes detallados y resumidos de las

gestiones realizadas y las productividades de los gestores, por reas, fases y
supervisores.

estin de Negocios

El aplicativo de Gestin de Negocios, es una herramienta que permite

administrar los indicadores de control y gestin de las diferentes reas de la
Entidad Financiera, as como, los niveles de desempeo de los diferentes
productos ofrecidos por sta. El sistema provee informacin que nos permite
medir los niveles de rendimiento de los productos financieros, partiendo desde
un enfoque financiero/contable, llegando a niveles de anlisis por zona,
agencia, producto, funcionario, etc.
Caractersticas Tcnicas
Es una aplicacin web que trabaja en estaciones Windows y con Base de
Datos Microsoft SQL Server.
El lenguaje de programacin utilizado para su desarrollo e implantacin es
Visual Studio 6.0
Caractersticas Funcionales
El Sistema de Gestin de Negocios permite la interaccin de quienes toman
decisiones en la Institucin con los datos que se generan por la operacin del
mismo negocio.
Sus principales componentes son:

Los sistemas operacionales o aplicaciones de las cuales se extrae la

informacin, como por ejemplo el sistema de Contabilidad, Crditos,
Depsitos, etc.
El Proceso de Extraccin, Transformacin y Carga, donde los datos
provenientes de los sistemas operacionales se redefinen en nuevas
estructuras de tal manera que los datos se orienten hacia una visin de
negocio.
El Almacenamiento de los datos, Organiza y almacena los datos necesarios
para procesos de anlisis sobre una perspectiva de evolucin del negocio.
Datamart de Negocios,
que consolida informacin de depsitos y
colocaciones, movimiento de cuentas, productos bancarios, tasas y otros,
as como los Saldos diarios por: Gerencia, Oficina, Funcionario, etc.
Herramienta de usuario final, permiten acceder a los datos almacenados.
Esta herramienta es fcil de usar, intuitiva que permiten extraer informacin
de los datos a travs de consultas y anlisis multidimensional, analizando el
desempeo de las unidades de negocios.

ontrol de Consumos en Cafeteras y/o Comedores

Permite administrar el consumo de las comandas registradas,

las cuales sern cargadas, o asumidas, por la propia empresa (un
Centro de Costos), o, por el empleado en su planilla de pago. Estas
comandas son provistas por uno o varios concesionarios. Cuando
se registra una comanda deben guardarse datos importantes como:
La fecha de consumo de la comanda, el mesero que atendi la
comanda, el importe resultante, etc.
Las comandas registradas en el sistema permiten visualizar Reportes/Informes
Histricos de Control de los consumos realizados, los cuales son Aprobados, o
Rechazados, por el rea responsable de administrar el contrato con el
concesionario, antes de pasar la informacin al Sistema de Planillas para los
descuentos respectivos.
Cuando se registra una comanda se guardan los siguientes datos: el
concesionario, la fecha de consumo, el mesero, el empleado consumidor, el
tipo de comanda (cargada a la empresa o cargada al empleado), los productos
consumidos, la cantidad por cada producto, el precio unitario de cada producto
y el precio total por la cantidad de productos. Con esta informacin se pueden
generar reportes de: Informes de Consumos por Centros de Costos,
Movimientos/Variaciones de Consumos por Rangos de Tiempo, Estadsticas
Anuales/Mensuales por Tipos de Comandas, etc.

Cafetera/Comedor

Recursos HUmanos

Nminas y Liquidaciones

Se ingresan todos los consumos

realizados en forma diaria

Aprueba los consumos realizados

Procesa las Planillas y realiza los

descuentos por los consumos
realizados

Boleta de Control
indicando el
Consumo realizado

Boleta de Pago que

se entrega al
empleado

omunicaciones de Voz

Permite administrar las Lneas/Nmeros Abonados, los Equipos

(telfonos fijos y celulares), los contratos firmados con los diversos
proveedores de servicios de telefona y los requerimientos de servicios que
hacen los empleados que tienen asignado uno o varios equipos.
Un requerimiento de servicios puede ser por: reparacin, devolucin, prdida
del equipo, suspensin del servicio, incremento de tope, roaming internacional,
etc. Para mantener un buen control beben registrarse los siguientes datos: tipo
del requerimiento, abonado, centro de costos, fecha de la solicitud, equipo,
marca del equipo, modelo del equipo, proveedor, moneda, monto,
descuento(s), responsable del solicitante, nmero de documento
relacionado/referencia al requerimiento (memorandum, etc.), servicio solicitado,
etc. Todo requerimiento pasar por un proceso de Aprobacin antes de su
atencin.
Se mantiene un registro histrico de los requerimientos y movimientos
(transferencias) de los equipos y lneas asignadas a cada empleado o centro
de costos, guardando el nmero del documento de referencia que autoriza el
traslado, el documento se guarda digitalizado. Todo movimiento pasar por un
proceso de Aprobacin antes de ejecutar fsicamente la operacin.
Se registran en forma automtica (proceso de importacin) todos los consumos
realizados mensualmente. Cada proveedor de servicios telefnicos enva un
archivo texto con el detalle del consumo realizado por cada abonado, el cual es
importado por el sistema guardando datos como: proveedor, periodo a ser
cargado, fecha de facturacin, tipo de telefona (fija, mvil, satelital, etc.),
estado, centro de costos, fecha del documento, moneda, tipo de cambio
(moneda local o dlares), nmero de lnea, plan de consumo, cargo fijo,
llamadas locales, llamadas a celulares, roaming, otros servicios, etc.
El sistema permite adems controlar Topes y Lmites de consumo telefnico
por cada Lnea/Abonado, estos topes pueden tener vigencia por periodos,
pueden ser asignados a los empleados que decida la empresa, y pueden fijarse
los montos mximos a consumir de acuerdo a la moneda del contrato, adems,
los excesos de consumo sobre los Topes asignados, sern descontados
pasando previamente por un proceso de Aprobacin.

SPRING RDENES
DE TRABAJO
(MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS)

Genera Informacin para

Pago a Proveedores de
Servicios de Telefona

SPRING TESORERA
(CUENTAS POR
PAGAR)

Empleado Funcionario/Congresista
Descuentos a efectuar
en Tesorera

Requerimientos
de Servicios

SPRING INTRANET
(TRANSPARENCIA
ADMINISTRATIVA)

Reportes de
Consumo

SISTEMA DE
TELEFONA
FIJA Y MOVIL

Evaluacin de Topes
y Lmites

Tipo de
Empleado

SPRING NOMINAS Y
LIQUIDACIONES

Empleado Normal
Descuentos a efectuar
en Planillas

ontrol de Visitas

Permite administrar y mantener un estricto control sobre las visitas

recibidas en cada una de las dependencias de la empresa, logrando
un seguimiento efectivo de cada visita, actualizando constantemente los datos
de los visitantes, analizando las frecuencias y duracin de las visitas
registradas, los empleados visitados, las oficinas/ubicaciones visitadas, el
autorizador de cada visita, etc.
Cuando se registra una visita se guarda informacin valiosa como: el tipo y
nmero de documento de identificacin, nombres y apellidos completos del
visitante, el sexo, el telfono y direccin, el empleado visitado, quin autoriza la
visita, la oficina/dependencia y ubicacin final de destino, si es una persona no
grata, la fecha y hora de ingreso, la fecha y hora de salida, el motivo de la
visita, etc.
Este sistema mantiene un concepto descentralizador de funciones, ya que los
propios empleados de la empresa pueden registrar sus Autorizaciones de
Visitas o Programacin de Visitas Anticipadas, de manera que, cuando llegue
un visitante y se acerque al rea de control, el personal de seguridad ya
encontrar registrada la autorizacin de la visita, con lo cual el procedimiento
de verificacin y seguridad se agiliza bastante evitando colas y numerosas
llamadas tratando de ubicar al empleado que espera la visita. Adems se
controla la ubicacin fsica del empleado visitado en el caso que se mueva a
otras ubicaciones al interior de la empresa o en el caso que se retire de la
empresa.

misin y control del Consumo de Vales de Combustible

Permite administrar y racionalizar el consumo del combustible asignado a

empleados de la empresa, este consumo se administra mediante la asignacin
de un nmero limitado de Vales a cada empleado/funcionario. La empresa
puede firmar contratos de provisin de combustible con uno o varios
proveedores, y los empleados pueden hacer sus consumos en cualquiera de
los proveedores.
Los consumos realizados se validarn siempre contra las fechas de inicio y
vencimiento de cada contrato con los proveedores, y, los montos se validarn
contra las Listas de Precios Vigentes de los productos consumidos.
Cuando se asigna un vale de combustible se registran datos importantes como:
el Contrato con el proveedor, el Beneficiario, la persona Responsable de la
asignacin del Vale, el Tipo de Combustible, la Unidad de Medida (Galones), la
Moneda del precio para controlar el monto total asignado, la Fecha de Emisin
del Vale, la Fecha de Vencimiento del Vale, la Cantidad de Galones a asignar,
el Rango de Cdigos de Emisin del Vale. Los Vales no utilizados deben ser
devueltos a la empresa.
La empresa acuerda con los Proveedores que en forma mensual se informen
los consumos realizados por los empleados a travs del envo de un archivo en
un formato predefinido, el cual es importado al sistema para conciliar
automticamente los Vales Asignados vs. los Vales Consumidos, evitando el
trabajo manual y los posibles errores de digitacin. Los Vales Asignados No
Consumidos deben ser devueltos a la empresa para su registro y control
contra el proceso de conciliacin.

ontrol de Transporte

Permite administrar la asignacin de unidades vehiculares a los

empleados, manteniendo un registro de los vehculos que posee la empresa
(que pueden ser propios o alquilados) y de los periodos de asignacin a cada
empleado, el estado de entrega y devolucin de los vehculos, los posibles
descuentos por daos y perjuicios ocasionados sobre las unidades, etc.
Cuando se asigna un vehculo se registran datos importantes como: la Fecha
de Inicio de la asignacin, la Fecha de Trmino de la asignacin, el Centro de
Costos, el empleado Beneficiario, el Conductor asignado, la Actividad para la
cual es asignado el vehculo, la Cantidad de Das, etc. En base a esta
informacin se lleva un control de los Excesos de Tiempo ocurridos,
expresados en das, al no devolver un vehculo, lo cual permite generar en
base a una tarifa comercial diaria, un monto con el cual ser penalizado el
empleado Beneficiario de la unidad.
Adems del control del tiempo asignado, se lleva un control detallado de las
movilizaciones de cada vehculo, registrando por ejemplo: la Fecha y Hora de
cada Salida, el Lugar de Destino, la Fecha y Hora de cada Ingreso, el
Kilometraje antes de cada Salida, el Kilometraje despus del ingreso, la
Situacin en que ingresa el vehculo (sin novedad, chocado, sin alguna pieza,
etc.), el Conductor de Salida, el Conductor de Ingreso, Observaciones
adicionales, etc.

rea Usuaria

rea de Transportes

Solicitud de Asignacin
Temporal de Uso de
Vehculos (Eventos
Especiales, Transporte
de Funcionarios, otros)

Asignacin de Vehculos
Control de Fechas de Devolucin
Control de Ocurrencias sobre los
vehculos
Control del uso del vehculo
(kilometraje, destinos autorizados,
conductores asignados, otros)
Control de los Consumos de
Combustibles realizados

rea Usuaria
Solicitud de Prstamo
de Vehculo (para Uso
Personal, por
Emergencias, otros)

Planificacin del Mantenimiento

Preventivo, Predictivo y Correctivo
(revisiones y reparaciones para
mantener a los vehculos operativos)

SPRING RDENES
DE TRABAJO
(MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS)

ontrol de los Recursos Informticos

Permite controlar el Hardware y Software de los activos asociados a equipos de

computo como por ejemplo: Equipos (Mouse, Teclado, Monitor, Impresora,
Parlantes, etc.), o, Componentes (Disco Duro, Tarjetas de Red, Tarjetas de
Video, etc.), adems de su ubicacin fsica real, vale decir, en qu equipo de
computo est instalado y/o conectado.
Todo Recurso Informtico tiene caractersticas propias similares a los activos
fijos, como: Clasificacin, Situacin (de Baja, Operativo, etc.), Ubicacin,
Medidas, Cdigo de Barras, Nmero de Serie, Costo, Estado, etc., las cuales
son registradas en el Sistema de Activos Fijos.
Teniendo la base de datos de Activos Fijos completa y actualizada, este
sistema que es instalado en cada equipo de cmputo, hace un escaneo y
registro automtico de los datos tcnicos internos como: Id del CPU, Modelo,
Nmero de Serie, Fabricante, Nmero de Procesadores, Memoria RAM,
Procesador, Mdelo de la Tarjeta de Red, IP asignada, Modelo del Disco Duro,
Capacidad del Disco Duro, Porcentaje de Uso, otros datos similares para la
Tarjeta de Red y de Sonido, etc., permitiendo saber en cada momento cul es
la ubicacin fsica de todos los componentes.
Adems, escanea y registra tambin en forma automtica todo el software que
se encuentre instalado en cada equipo, de manera que podamos controlar el
nmero de licencias permitidas para ser instaladas y usadas, y principalmente
que todo el software existente en la empresa sea software autorizado bajo
control del rea responsable. De esta manera se evitar la presencia de
software ilegal, o, de software freeware que produzca la degradacin de la
performance del equipo, que permita el acceso ilegal de hackers o virus, o
finalmente, la existencia de tiempo ocioso del empleado usado para navegar
por internet, para chatear, etc., lo cual representa un alto costo no productivo
para la empresas de hoy en da.
Si se desea transferir un Equipo (Mouse, Teclado, Monitor, Impresora,
Parlantes, etc.), o, un Componente (Disco Duro, Tarjetas de Red, Tarjetas de
Video, etc.), que est asociado/instalado sobre un equipo de cmputo principal,
debe generarse un Acta de Movilizacin, la cual debe ser previamente
aprobada por un supervisor responsable antes de realizar la transferencia. En
esta Acta de Movilizacin se registran datos importantes como: la Fecha de la
operacin, el Tipo de Movimiento (interno o externo), el Motivo del Traslado o
Transferencia, el Usuario Aprobador de la Transferencia, el Tcnico
Responsable, el Transportista (si fuera el caso), el Equipo Destino y su
ubicacin fsica real, el Empleado responsable del Equipo Destino, el Estado de
operatividad despus de la transferencia, etc.

Cuando el Acta de Movilizacin es aprobada, genera en forma automtica un

Acta de Entrega del Equipo y/o Componente transferido, pasando desde ese
momento a er responsabilidad del usuario a cargo del Equipo Destino.

ontrol de los Servicios de Impresin

Permite controlar y administrar el gasto que realiza la empresa en forma

peridica, da a da, semana a semana, mes a mes, semestre a semestre, ao
a ao, etc. Se controla el nmero de impresiones realizadas por cada
empleado, para finalmente consolidarlas por Centros de Costos y Empresa(s)
(si se trata de un consorcio).
Este sistema registra todas las rdenes de impresin que pasan por el Servidor
de Impresiones principal, al cual estn asociados todas las impresoras
existentes en cada rea, divisin, o sucursal de la empresa. Cada vez que un
usuario enva una orden de impresin se registran datos importantes como: la
Fecha y Hora, la Impresora destino, el Usuario, desde que Estacin o PC esta
enviando a imprimir, el nmero de pginas, el Centro de Costos del usuario,
etc. Con esta informacin se pueden obtener reportes resumidos por reas o
detallados por cada persona, y, asignndole un costo estndar a cada servicio
(hoja impresa) podemos obtener el costo total que la empresa debe asumir.

pring KPIs (Ratios)

Spring KPIs (Ratios) es una herramienta de anlisis que permite la

generacin de reportes dinmicos en base a frmulas parametrizables,
mostrando la informacin agregada por las distintas unidades organizacionales
y empresas, la fuente de los ratios calculados es la base de datos contable de
la empresa y el presupuesto de la misma. Convirtindose en una fuente rica en
informacin del comportamiento productivo de cualquier tipo de organizacin.
Caractersticas
Catlogo de Conceptos
Spring Ratios permite la definicin de conceptos que sern evaluados y
mostrados en los reportes de gestin, dichos conceptos pueden ser
frmulas, manuales (registro directo) conceptos asociados a cuentas
contables.
Reportes dinmicos
Spring Ratios permite la creacin de reportes asociando los conceptos
deseados a los distintos grupos dentro del mismo reporte.
Estructura Organizacional parametrizable
Spring Ratios permite organizar los centros de costo dentro de unidades
organizacionales, las cuales pueden ser definidas a n niveles, lo cual
permite crear una estructura flexible a cualquier organizacin.
Visor de Reportes
El visor de reportes permite la visualizacin de los conceptos
organizados dentro de los mismos reportes, permitiendo comparar los
periodos actuales con informacin histrica, as como tambin la
comparacin entre unidades de negocio o centros de costo.
DrillDown de conceptos
El visor de reportes permite realizar una navegacin de tipo drilldown, de
forma que los valores obtenidos se puedan analizar con mayor detalle,
navegando dentro de las unidades organizacionales, llegando al nivel de
cuenta contable.
Comentarios asociados a conceptos
El visor de reportes permite el registro de comentarios, de forma que las
personas con determinado nivel puedan incluir comentarios a las cifras
obtenidas, quedando una historia de los comentarios para el resto de los
responsables de anlisis.
Semforos
Todos los conceptos estn asociados a semforos que indican el grado
de avance estado de los indicadores obtenidos, mostrndose

semforos en el mismo reporte, lo cual permite tener una mejor visin

del estado de los distintos indicadores o ratios.

ontact Report

Contact Report es una herramienta que permite controlar la comunicacin con

los contactos (clientes, proveedores, etc), esto haciendo uso intensivo de las
herramientas como el Microsoft Office y Correo Electrnico, as como tambin
el control de los eventos llevados a cabo por la institucin.
Una interfaz amigable y un nivel de parametrizacin de las comunicaciones
(cartas, etiquetas, mailing, etc)
Caractersticas
Control del catlogo de contactos
Contact Report permite llevar un catlogo de contactos, pudiendo
realizar tareas de importacin u exportacin a archivos Excel y Outlook,
validando de forma inteligente el problema de la duplicidad de datos y
haciendo ms rica la informacin que puede ser capturada de dichos
contactos.
Control de la comunicacin con los contactos
Contact Report permite la creacin de plantillas de cartas, etiquetas,
correos electrnicos (mailing), relacionarlo con la informacin del
contacto y generando dichos tipos de comunicacin en forma
automtica, el diseo de los documentos se realiza con una interfaz
grfica enriquecida para dichos fines.
Control de Eventos
Contact Report permite llevar una agenda de los eventos que organiza la
organizacin para sus contactos, permitiendo la invitacin, reserva y
control de asistencia a dichos eventos de una forma fcil e intuitiva.
Herramienta OLAP
Contact Report cuenta con una herramienta de anlisis de los envos
realizados a los contactos, esta herramienta se hace a travs de la
explotacin de un cubo OLAP anexado a la herramienta.

et Auditor - Sistema de Monitoreo de Redes

NetAuditor es un sistema de monitoreo de redes que le permite saber

exactamente qu est haciendo el personal de su empresa. A travs de un
agente que se instala en cada mquina a auditar, se puede obtener informacin
detallada sobre las actividades del personal. La informacin es capturada y
guardada en una base de datos. Luego esta informacin es presentada en
Reportes donde se muestra el detalle de los datos capturados. Estos reportes
se encuentran en una aplicacin web a la cual se puede acceder en forma
descentralizada y contando con los respectivos mecanismos de seguridad.
Caractersticas
Uso de aplicaciones
NetAuditor captura el tiempo de uso de las aplicaciones que inicia el
usuario tales como Word, Excel, Internet Explorer, Messenger. Esto
permite tener un control sobre el tiempo del trabajador y su nivel de
productividad.
Historial de Navegacin en Internet
NetAuditor guarda informacin sobre las pginas web visitadas por el
usuario. Sea cual sea el navegador de Internet que use (Mozilla FireFox,
Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, etc) la informacin ser
capturada adecuadamente.
Inventario de Hardware
NetAuditor tambin captura informacin sobre la computadora en uso.
Los principales datos son: Sistema Operativo que tiene instalada la
computadora, informacin sobre Discos Duros,
su capacidad;
informacin sobre Adaptadores de Red, Video; informacin sobre la
Memoria RAM instalada, su capacidad; Microprocesador que tiene
instalada la computadora, entre otros.
Inventario de Software
NetAuditor captura la lista de Software que se tiene instalada la
computadora. Esto incluye programas (Winamp, Messenger) y las
actualizaciones del sistema operativo.

Seguridad
Los mecanismos de seguridad que usa NetAuditor impiden que un usuario
experimentado pueda evitar el sistema. Por ejemplo, si un usuario desactiva el agente,
esto se reflejar en los reportes indicando que esa computadora ha tenido un tiempo de
inactividad demasiado prolongado. Esto le permite identificar a este tipo de usuarios.
Adems, si un usuario trata de adulterar los datos generados por NetAuditor, no podr,

ya que los datos se guardan cifrados evitando su lectura en la computadora de creacin

o durante la transmisin de los mismos.

ontrol de Gestin de Crditos

Objetivo general
El Sistema de Control de Gestin de Crditos del Sistema Integrado Spring,
est orientado a optimizar el anlisis crediticio de los clientes o posibles
clientes de la empresa, controlando los principales aspectos de la Gestin.
Objetivos especficos

Registrar la informacin Financiera de los Clientes, como el Balance

General, Estados de Perdida y Ganancia para el anlisis de la situacin del
Cliente
Registrar la informacin Crediticia de los Clientes, como informacin de
Infocorp, que la empresa asigna, o de otras fuentes, con la finalidad de
tener todos los criterios de evaluacin e indicadores necesarios para su
anlisis.
Uniformizar y esquematizar los criterios de evaluacin del cliente, logrando
estndares de control para el proceso crediticio de acuerdo a las polticas
de la empresa.
Registro de las solicitudes de Crdito de los clientes o posibles clientes,
registrando la informacin de este y de sus requerimientos de crdito.
Registro de las diferentes Lneas de Crdito otorgadas y/o vigentes en la
empresa, sean otorgadas por la empresa o por la banca privada, con las
condiciones que se requieran para su efectiva aplicacin
Anlisis de la Situacin Crediticia del cliente, con la informacin de
consumos y abonos realizados
Verificacin y Revisin de la Lneas de Crdito del Cliente
Control de Riesgo Crediticio, pudiendo considerar el riesgo de Inventario,
Venta u otros, que conlleva la situacin de la operacin comercial,
mostrando la posicin financiera de cada lnea de crdito y operacin
relacionada en el momento.
Informes de Balances, Evaluaciones, Solicitudes, Situacin Crediticia,
Operaciones Relacionadas.

Funciones Principales:
Flexibilidad en la configuracin de los conceptos utilizados para la definicin
e ingreso del Balance, Evaluacin, Resultado y Lnea de Crdito,
permitiendo ingresar puntajes en base a los datos ingresados, que pueden
ser tablas, Rangos e Indicadores de valores de cualquier tipo, utilizando esta
misma informacin al momento del ingreso de los balances, evaluaciones,
solicitudes y lnea de crdito.
Lectura de valores de las entidades y tablas de cualquier parte del sistema,
que permite reutilizar y asegurar la correcta definicin de cada condicin

para la verificacin y anlisis requeridos por el Balance, Evaluacin,

Resultado y Lnea de Crdito.
Asignacin de indicadores de calidad de resultados (esquema de semforos,
Bueno, Regular y Malo) para el Balance, Evaluacin, con control grafico que
permita una visualizacin atractiva al usuario
Control de Formulas para la generacin de clculos compuestos,
sumarizacin y generacin de resultado para Balances y Evaluaciones.
Ingreso de Balance por Clientes, en diferentes periodos, Anlisis de
Resultado y Generacin de Cuadros comparativos entre clientes
Ingreso de Evaluaciones por Clientes, relacionando el balance que sirve
para generar la evaluacin correspondiente, ingreso de informacin
particular que tambin entra al proceso de evaluacin, Anlisis de Resultado
y Generacin de Cuadros comparativos entre diferentes evaluaciones del
cliente.
Permite clasificar los tipos de lneas de crdito a otorgar, controlando lneas
Generales y Especificas, revolventes o no, y que tipo de Riesgo Crediticio
acarrean para la empresa.
Ingreso de Solicitudes de Crdito, que estn relacionadas a Evaluaciones,
las cuales permiten registrar las Lneas de Crdito otorgadas al cliente para
diferentes rubros como Compaa, Centro de Costo, Clasificador de
Movimiento, Sucursal, Unidad Organizacional, y Operacin Comercial
Permite especificar cualquier nivel de condiciones para las lneas de crdito,
adems de los mencionados, especificando hasta caractersticas especiales
de cada operacin o tipos de operacin. Como formas de pago permitidas,
canales de venta, lneas de productos, etc.
Anlisis de Situacin del Cliente, Situacin Crediticia por lnea otorgada,
cargos realizados, consumos.

ontrol de Gestin de Cobranzas

Objetivo general
El Sistema de Control de Gestin de Cobranzas del Sistema Integrado Spring,
est orientado a controlar todos los aspectos de las cobranzas en sus
diferentes etapas, permitiendo un ordenado y eficiente manejo de los recursos
tanto econmicos como de personal, as como el control de los documentos y
actividades a realizar para lograr esta gestin.
Objetivos especficos

Definicin de tramos de documentos de cobranzas, en sus diferentes

situaciones como: Emitidos, Pendientes de Entregar, Entregados, Por
Vencer, Vencidos (con manejo de das de vencimiento , 15, 30, 60, 90 u
otros), en Legal, Castigados y/o cualquier otra situacin que se desee
controlar
Generacin de colas de asignacin para los tramos definidos, las cuales
permitan ordenar, asignar y distribuir el trabajo y gestin a realizar, por
Clientes, sector econmico, Tipo de Cliente, Zona, y cualquier otro
concepto que se requiera configurar para la mejor definicin de las colas.
Asignacin de Responsables por tiempo definido para la gestin y control
correspondiente.
Generacin de Actividades de Cobranza tipo dependiendo del tramo de
documento y cola definida, lo cual permite controlar las actividades a
gestionar en cada situacin.
Actualizacin de Situacin de los Documentos de cobranza en Base a las
actividades
Definicin de Tramos y Colas de actividades que al igual que los tramos de
documentos permitan la gestin y organizacin del proceso operativo de
cobranza.
Control de Resultados del proceso operativo de las actividades permitiendo
reprogramacin de actividades, para su correspondiente gestin
Control de Planillas de Cobranza por Ejecutivo
Control de Costos de las actividades de gestin de Cobranza, para un
anlisis de la eficiencia del rea y de los costos de las operaciones
relacionadas.

Funciones Principales:
Flexibilidad en la configuracin de los conceptos utilizados para la
configuracin de los tramos y colas de documentos y actividades de
cobranza, permitiendo la exacta definicin de estos y el control de
responsables por cada tramo/cola definida, en el tiempo.

 Lectura de valores de las entidades y tablas de cualquier parte del sistema,

que permite reutilizar y asegurar la correcta definicin de cada condicin
para la verificacin y anlisis requeridos para la definicin de tramos y colas.
Asignacin de indicadores de situacin, estados y tipos de comprobantes
y actividades, con control grafico que permita una visualizacin atractiva al
usuario
Gestin de Documentos de Cobranzas permite la generacin masiva e
individual de las actividades a gestionar, permitiendo el uso de
Notificaciones manuales y automticas, para controlar y acelerar la gestin
interna de la cobranza, integrando todas las reas y agentes que intervienen
en este proceso.
Control de Tipos de Actividades de Gestin de Cobranza, controlando y
asignando costos de estas por Zonas.
Generacin de Hojas de Trabajo por cada da y ejecutivo de cobranza,
definiendo que actividades se encuentran incluidas, controlando la
programacin y planificacin del trabajo operativo de cobranzas.
Ingreso de la liquidacin de cobranza realizndose por Hoja de trabajo,
registro de los pagos y resultado de cada actividad asignada. Permitiendo
generar una planilla de cobranza por cada ejecutivo de cobranza.
Cuadros de anlisis de la gestin de Cobranza, por cliente, Operacin
Comercial, Comprobante, Ejecutivo y Responsable