Documentacin del Sistema de Gestin Hospitalaria

Manual de Usuario Modulo de Farmacia

Introduccin
El modulo de farmacia comprende la el proceso de la gestin de los medicamentos de un
establecimiento de salud, desde el inicio de un inventario general, pasando por los
ingresos y egresos que tenga el frmaco registrando el concepto del movimiento (ventas,
transferencias de estratgicos, entre otros).

Documento Tcnico

pg.

1. Inventario
El modulo de inventario se encarga del registro total o parcial de las existencias de farmacia y
sus almacenes, de este modo el sistema inicial con las cantidades exactas para su gestin en
adelante.
La utilizacin de este modulo se realiza de la siguiente forma:
-

Al iniciar el modulo, normalmente se visualiza de la siguiente forma Fig. 1, ya que no

sea ha registrado ningn inventario, para lo cual se empezara a registrar el primer
inventario.

Fig. 1

Documento Tcnico

pg.

El registro del inventario ser el siguiente, Fig. 2.

1. Almacn
destino de
Inventario

2. Detalle
del
Inventario a
realizarse

3. Detalle
por Lotes de
cada
producto

Fig. 2
-

La forma de registrar las existencias se realizad e la siguiente forma, Fig. 3.

Mientras se escribe la
descripcin se listara
un detalle de
medicamentos segn
SISMED

Fig. 3

Documento Tcnico

pg.

Una vez elegido el registro, se podr ingresar varios lotes de por cada medicamento
elegido, como indica la siguiente figura Fig. 4.

Caractersticas logsticas de cada

medicamento registrado:
Reg. Sanitario
Lote.
Detalle de los Lotes
ingresados para cada
medicamento elegido

Fecha de Vencimiento
Tipo de Salida
Cantidad

Fig. 4.
La fecha de vencimiento se validara con una configuracin, ya que esta es
configurable.
-

Una vez terminado con el registro del inventario, este queda pendiente y a la prxima
vez que necesitemos modificarlo, se podr dar con el cierre del aplicativo. Fig. 5.

Se habilitara el cierre
del inventario para su no
edicin, ya que es algo
definitivo.

Fig. 5.

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pg.

2. Nota de Ingreso
El modulo de Nota de Ingreso se encarga del registro del ingreso de medicamentos hacia un
almacn (general o especializado) tambin registrando su motivo (ajuste de inventario,
compra, etc.).

Documento Tcnico

pg.

2.1. Bsqueda de Nota de Ingreso

Para consultar un registro de nota de ingreso se selecciona un registro de la zona Lista de
Nota de Ingreso y se hace clic en Consultar (F4), el cual nos mostrara la pantalla
Consultar Paciente, tal como lo muestra la Fig.6.

2. Se ingresan
los criterios de
Bsqueda

1. Se elige el
modulo

3. Se elige
un registro

Fig. 6.

Una vez elegido el registro se visualizara la siguiente pantalla.

Fig. 7.

Documento Tcnico

pg.

2.2. Modificacin de Nota de Ingreso

De la misma manera que se busca el registro de ingreso, se selecciona un registro de la zona
de Lista de registro de paciente y se hace clic en Modificar(F3), el cual nos mostrara la
pantalla Modificar Nota de Ingreso.

2. Clic en
opcin modificar

1. Seleccionar
nota de ingreso

Fig. 8.
Aqu se podr cambiar los datos del Registro de Nota de Ingreso, para finalizar los
respectivos cambios que se han modificado se hace clic en el botn Aceptar(F2), tal como lo
muestra la Fig.9

Fig. 9

Documento Tcnico

pg.

2.3. Ingreso de Nota de Ingreso

Para agregar o ingresar una nueva nota de ingreso al Sistema Integrado de Gestin
Hospitalaria, se debe hacer clic en el botn Agregar (F2), donde se tendr que ingresar los
siguientes datos en la pantalla de Agregar Nota de Ingreso, tal como lo muestra la Fig.10

Almacn Destino.
Concepto.
Almacn Origen.
Tipo de Documento.
N de Documento.
N de Documento Origen.
Fecha Documento de Origen.
Fecha de Recepcin.
Tipo de Documento de Origen.
T/Compra.
Proveedor.
Observaciones.
N de Cuenta
Paciente

No todos los son necesarios, algunos se resuelven con la eleccin del concepto.

2. Se hace clic
en la opcin
Agregar

1. Se selecciona
el modulo

Fig. 10
Despus de seleccionar un registro se visualizara la siguiente pantalla de mantenimiento de
notas de ingreso.

Documento Tcnico

pg.

Datos de cabecera de
una nota de ingreso

Dependiendo del
concepto, los dems
campos se habilitan y
deshabilitan

Detalle de
Registro de nota
de ingreso

Fig. 11.
La forma de ingreso del detalle de una orden de ingreso es la siguiente:

Documento Tcnico

pg.

2.4. Eliminacin de Nota de Ingreso

Antes de eliminar una nota de ingreso se debe buscar su respectivo registro. Sino no se
selecciona ningn registro y se hace clic en el botn Eliminar (F5), nos mostrar una
pantalla de aviso tal como la Fig.13

Se hace clic
para anular

Fig. 12

Fig. 13

Entonces para eliminar una orden de ingreso se hace clic en el botn Buscar (F6),
el resultado se mostrara en la zona de Nota de Ingreso y se selecciona ese registro.
Luego se hace clic en Eliminar (F5), tal como lo muestra la Fig.15.

Documento Tcnico

pg.

2. Se ingresa
datos al filtro.

4. Se hace clic en
la opcin de
Eliminar
1. Se
selecciona el
modulo

3. Se
selecciona el
registro

Fig. 14.

1. Se verifican
los datos

2. Se da clic en
aceptar para
anular

Fig. 15

3. Nota de Salida
El modulo de Nota de Salida se encarga del registro de la salida de los medicamentos por varios
conceptos (ajuste de inventario, devolucin por vencimiento, etc.).

Documento Tcnico

pg.

3.1. Bsqueda de Nota de Salida

Para buscar una nota de salida se selecciona un registro de la zona Nota de Salida y se
hace clic en Consultar (F4), el cual nos mostrara la pantalla Nota de salida, tal como lo
muestra la Fig.16.

Documento Tcnico

pg.

2.
Consultar
Nota de
Salida

1.
Seleccionar
el registro

Fig. 16
Se visualizara la siguiente pantalla de la nota de salida que se consulto.

La pantalla en
modo de
consulta

Fig. 17

3.2. Modificacin de Nota de Salida

De la misma manera que Busca y consulta una nota de salida, se selecciona un registro de
la Zona de Lista de notas de Salida y se hace clic en Modificar(F3), el cual nos mostrara
la pantalla Modificar Nota de Ingreso.

Documento Tcnico

pg.

Aqu se podr cambiar los datos las Notas de Salida, para finalizar los respectivos
cambios que se han modificado se hace clic en el botn Aceptar(F2), tal como lo
muestra la Fig. 19.
2. Se ingresa
datos al filtro.

4. Se hace clic en
la opcin de
Modificar

3. Se
selecciona el
registro

1. Se
selecciona el
modulo

Fig. 18.
Si el documento que desea modificar no pertenece a la fecha actual, el sistema le impedir
la modificacin con el siguiente mensaje Fig.19

Fig. 19
No otra manera si la Nota de Salida se realiza en la fecha actual, esta se podr modificar
sin ninguna restriccin de parte del sistema Fig. 20.

Documento Tcnico

pg.

1. Se Verifica la
informacin

2. Clic en Aceptar
para grabar la
Modificacin

Fig. 20
De esta manera se modifica el registro de nota de salida.

3.3. Ingreso de Nota de Salida

Para agregar o ingresar una nueva Nota de Salida al Sistema Integrado de Gestin
Hospitalaria, se debe hacer clic en el botn Agregar(F2), donde se tendr que ingresar

Documento Tcnico

pg.

los siguientes datos en la pantalla de Agregar Nota de Salida, tal como lo muestra la
Fig.22

Almacn Origen.
Concepto de Registro.
Almacn Destino.
Tipo de Documento.
N de Documento.
Observaciones.

Clic en Agregar
para ingresar una
Nota de Salida

Fig. 21
Se mostrara una pantalla de mantenimiento de Nota de Salida.

2. Detalle de
Nota de Salida
1. Cabecera de
Nota de Salida

Fig.22.

Documento Tcnico

pg.

3.4. Eliminacin de Nota de Salida

Antes de eliminar una Nota de salida se debe buscar su respectivo registro. Sino no se
selecciona ningn registro y se hace clic en el botn Eliminar(F5), nos mostrar una
pantalla de aviso tal como la Fig.25.

Fig. 23

Fig. 24

Entonces para eliminar una Nota de Salida, ingresa sus datos, se hace clic en el botn
Buscar(F6), el resultado se mostrara en la zona de Lista de Nota de Salida y se
selecciona ese registro. Luego se hace clic en Eliminar(F5), tal como lo muestra la
Fig.26

Fig. 25

Documento Tcnico

pg.

Se presentara una pantalla como la siguiente:

Fig. 26
De esta forma se anulara una nota de salida, ya que al contener un documento externo, este se
presentara de la siguiente manera, Fig. 27.

Fig. 27
Se resaltaran con letras rojas, indicando que es un registro de nota de salida anulado.

Documento Tcnico

pg.

4. Venta
El modulo de venta se encarga de la gestin de las salidas de los medicamentos por el concepto
de venta, ya sea por pacientes Hospitalizados como por pacientes externos.

Fig. 28

Documento Tcnico

pg.

4.1. Bsqueda de Registro de Venta

La bsqueda de registros de venta se realiza de la siguiente forma:

Ingresando el almacn a consultar, entre otros datos ms del filtro, y luego se hace clic en
el botn Buscar(F6), el resultado de la bsqueda se mostrar en la zona de Lista de
Ventas, tal como lo muestra la Fig.31

Filtro de Registros de
Ventas para la opcin
VENTA DIRECTA

Fig. 29

Filtro de Registros de
Ventas para la opcin
PRE VENTA

Fig. 30

Documento Tcnico

pg.

Fig. 31

Fig. 32
De esta forma puede consultar los registros de ventas en farmacia. De igual modo se busca
por la otra opcin del sistema

Documento Tcnico

pg.

4.2. Modificacin de Registro de Venta

De la misma manera que Consultar el registro de Ventas, se selecciona un registro de la
Zona de Lista de Ventas y se hace clic en Modificar(F3), el cual nos mostrara la pantalla
Modificar Ventas.
2. Ingresar
datos al filtro

4. Clic en
Modificar

1. Seleccionar
Modulo Ventas

3. Seleccionar
un Registro

Fig. 33
Aqu se podr cambiar los datos del registro de venta, para finalizar los respectivos
cambios que se han modificado se hace clic en el botn Aceptar(F2), si el registro de
venta tiene la cuenta cerrada, la aplicacin le mostrara un mensaje como muestra la
Fig.33

Fig. 34

Documento Tcnico

pg.

De no ser as se mostrara el formulario para hacer la modificacin respectiva. Fig. 35.

Fig. 35
De esta forma se ingresa los registros de venta en farmacia.

Documento Tcnico

pg.

4.3. Ingreso de Registro de Venta

Para agregar o ingresar un registro de venta al Sistema Integrado de Gestin Hospitalaria,
se debe hacer clic en el botn Agregar(F2), donde se tendr que ingresar los siguientes
datos en la pantalla de Agregar Venta, tal como lo muestra la Fig.37

Venta (Hospitalizados, Emergencias con Seguro y CE con seguros).

o Almacn.
o N de Cuenta.
o Opcin IAFA no Cubre.
Pre Venta (Emergencia Particular y CE Particular).
o Tipo Receta.
o Producto/Plan.

Fig. 36

Fig. 37

Documento Tcnico

pg.

En esta pantalla se puede ingresar los datos de la venta que se realizar, una forma de
simplificar la digitacin de los registros comunes de medicamentos, se consulta a lo que se
llaman paquetes.
Estos se pueden consultar en la siguiente opcin. Fig. 38.

Opcin para
cargar
Paquetes

Fig. 38
Se mostrara un pantalla de selecciona de los paquetes registrados en el sistema. Fig. 39.

Paquetes
Registrados
en Sistema

Lista de
Productos
relacionados con
el paquete
seleccionado
Fig. 39
En esta pantalla se elegir el paquete de medicamentos para casos recurrentes en el
establecimiento.

Documento Tcnico

pg.

4.4. Eliminacin de Registro de Venta

Antes de eliminar un registro de venta se debe buscar su respectivo registro. Sino no se
selecciona ningn registro y se hace clic en el botn Eliminar(F5), nos mostrar una
pantalla de aviso tal como la Fig. 41

Clic para
eliminar registro

Fig. 40

Fig. 41

Entonces para eliminar un registro de venta, se hace clic en el botn Buscar(F6), el

resultado se mostrara en la zona de Lista de Registro de Venta y se selecciona ese
registro. Luego se hace clic en Eliminar(F5), tal como lo muestra la Fig.43

Documento Tcnico

pg.

2. Ingresar
datos al
filtro

4. Elegir la
opcin
Eliminar

3. Seleccionar
Registro

1. Elegir el
modulo

Fig. 42

1. Verificar
Datos
2. Clic en
Aceptar para
Anular

Fig. 43

Una vez anulado el registro se mostrara de la siguiente forma. Fig. 44

Documento Tcnico

pg.

El registro
aparece en Rojo

Fig. 44
De esta forma se visualizara el registro para identificarse que esta anulado.

5. Intervenciones Sanitarias
El modulo de intervenciones sanitarias se encarga del registro del despacho salida de
medicamentos estratgicos, hacia los pacientes.

Documento Tcnico

pg.

Fig. 45

5.1. Bsqueda de Registro de Intervenciones Sanitarias

Para consultar un registro de intervencin sanitaria se selecciona un registro de la zona
Lista de Intervencin Sanitaria y se hace clic en Consultar (F4), el cual nos mostrara
la pantalla Consultar Solicitud de Historia, tal como lo muestra la Fig.47.

Documento Tcnico

pg.

Fig. 46

Fig. 47

5.2. Modificacin de Registro de Intervenciones Sanitarias

De la misma manera que Consultar las intervenciones sanitarias, se selecciona un registro
de la Zona de Lista de Intervenciones Sanitarias y se hace clic en Modificar (F3), el cual
nos mostrara la pantalla Modificar Intervenciones Sanitarias.

Documento Tcnico

pg.

Aqu se podr cambiar los datos las intervenciones sanitarias, para finalizar los
respectivos cambios que se han modificado se hace clic en el botn Aceptar (F2), tal
como lo muestra la Fig.50.

Fig.48
Si la fecha de emisin es distinta a la fecha actual, el sistema no permitir la modificacin
del registro ver Fig. 49, ya que solo se puede dar la modificacin en la misma fecha, de
no ser as se proceder a la anulacin y nueva emisin del registro de intervencin
sanitaria.

Fig. 49

La siguiente pantalla es la que se muestra en la siguiente:

Documento Tcnico

pg.

Fig.50

5.3. Ingreso de Registro de Intervenciones Sanitarias

Para agregar o ingresar un nuevo registro de Intervencin al Sistema Integrado de Gestin
Hospitalaria, se debe hacer clic en el botn Agregar(F2), donde se tendr que ingresar

Documento Tcnico

pg.

los siguientes datos en la pantalla de Agregar Intervencin Sanitaria, tal como lo muestra
la Fig.52.

HC Paciente.
Componente (Indicador a que intervencin se dar al Paciente).
Subcomponente.
Diagnostico (Diagnostico relacionado a la Intervencin).
Almacn.
Prescriptor.
Coordinador.
Observaciones.

Fig. 51
Aparecer en pantalla de mantenimiento de la intervencin a realizarse con el paciente.
Ver Fig.52.

Documento Tcnico

pg.

Fig. 52

Documento Tcnico

pg.

5.4. Eliminacin de Registro de Intervenciones Sanitarias

Antes de eliminar un registro de intervencin se debe buscar su respectivo registro. Sino no se
selecciona ningn registro y se hace clic en el botn Eliminar(F5), nos mostrar una
pantalla de aviso tal como la Fig.54.

Fig. 53

Fig. 54

Entonces para eliminar un registro de intervencin sanitaria ingresa sus datos, se

hace clic en el botn Buscar(F6), el resultado se mostrara en la zona de Lista de
Solicitud de historias y se selecciona ese registro. Luego se hace clic en
Eliminar(F5), tal como lo muestra la Fig.55

Documento Tcnico

pg.

Fig. 55

Documento Tcnico

pg.

6. Dependencias Externas
El modulo de dependencias externas maneja el registro simple de establecimientos de salud con
los cuales el hospital tiene relacin.

6.1. Bsqueda de Registro de Dependencias Externas

6.2. Modificacin de Registro de Dependencias Externas

6.3. Ingreso de Registro de Dependencias Externas

6.4. Eliminacin de Registro de Dependencias Externas

7. Despacho Donaciones
El modulo de despacho de donaciones se encarga del manejo de las existencias de medicamentos
cuyo origen fue una donacin de un tercero (instituciones de caridad, ONG, etc.).

7.1. Bsqueda de Registro de Despacho de Donaciones

7.2. Modificacin de Registro de Despacho de Donaciones

7.3. Ingreso de Registro de Despacho de Donaciones

7.4. Eliminacin de Registro de Despacho de Donaciones

Documento Tcnico

pg.