3.

1 REFLEXIN INICIAL
Tablas de retencin documental
Las ventajas que ofrecen las TDR, son la de optimizar, facilitar procesos documentales
delimitndolos por nmero de series y tipos documentales que establecen los tiempos de
conservacin y permanencia en cada fase de los documentos que se detallan en tres etapas de vida
de los documentos. Archivo de gestin, archivo central, archivo histrico.
3.2 CONTEXTUALIZACIN E IDENTIFICACIN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL
APRENDIZAJE
Segn el Acuerdo 04 Del 2013 Emitido Por El Archivo General De La Nacin Colombia 15 De Marzo
De 2013 se toman como referencia y gua para el aprendizaje y conocimiento los siguientes
fragmentos del documento en mencin.
Acuerdo 04 del 2013
3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIN Y
TEORIZACIN)
Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO
1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
Debe organizar los archivos segn su orden cronolgico ya sea fecha importancia o alfabticamente
y con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tcticamente
organizados de tal manera que sean fcil de encontrar, se pueden organizar por consulta y poco
frecuentes
2. Cules son las causas que originaron esta situacin?
La falta de conocimiento del personal administrativo sobre la gestin y el sistema documental, ya
que los archivos o documentos varan segn su importancia de igual manera hay que aplicar la tabla
de retencin documental para una buena organizacin.
3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
Si debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se gestiona y se controla de una manera
excelente la empresa origina productividad ya que el ciclo vital del documento es la fase de vida que
cumple dicho archivo esto con el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de los

documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la tabla de retencin

documental para un sistema de gestin eficiente.
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo.
Cmo debe ser archivado esos documentos?
Se deben organizar magnticamente de igual manera que los archivos se encuentren en el mismo
formato, se organizaran cronolgicamente o por tipo de consulta o poco frecuentes.
5.

Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?

Se debe aplicar la tabla de retencin documental en los archivos para un fcil acceso a la
informacin por medio de los nmeros de serie y sub series que la TRD presenta.
6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las TRD?
La importancia del uso tabla de retencin documental es la de llevar un control eficiente de los
archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa para las consultas o lo
importante del ciclo de vida de dicho documento. Tambin para el fcil acceso de la informacin que
la tabla de retencin documental sostiene.
7. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?
Seriar y sub seriar por la importancia de los documentos y su historia patrimonial.
8. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la empresa?
Claro que si, ya que la documentacin es el proceso administrativo que sostiene a las empresas.
3.4 FORO TEMATICO 2
a. Cul considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su
respuesta.
El ciclo vital de los documentos es la razn por la cual se define su proceso de
creacin hasta su disposicin final, siendo esta su eliminacin o su conservacin
permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde
su creacin esto se lleva a cabo en cada empresa, porque se transforman con el
transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada
documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la
administracin y valor secundario es el que pueden tener para la investigacin
histrica).

b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad
personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su

compaero regresa al cargo, Cmo cree que debe desempearse en el cargo si la

implementacin de las TRD al momento de la bsqueda de documentos es la adecuada?,
Sustente su respuesta.
Para desempearme mejor en el cargo lo primero que hara es un reconocimiento del archivo as
sabr de qu forma est organizada la empresa, si su organizacin es adecuada o no, si manejan
T.R.D. (Tablas de Retencin Documental) ya que con una adecuada tabla de retencin de
documentos me facilitara la bsqueda porque me cuento con un listado de series con sus
correspondientes tipos documntales, con su respectivo tiempo de permanencia en cada ciclo, as,
si me llegaran a pedir algn documento, se dnde debo buscarlo, ya sea en el archivo general, en el
archivo central o el archivo histrico.
c. Despus de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material
que selecciono en la actividad de contextualizacin, esto con el fin de compartir con sus
compaeros materiales de apoyo para el proceso de aprendizaje.
www.iedf.org.mx/taip/minutas/comites/coteciad/2011/COTECIAD-04_ord_01-200511-triptico.pdf.
https://docs.google.com/a/correounivalle.edu.co/viewer?
a=v&pid=sites&srcid=http://pqr.contraloriabogota.gov.co/intranet/contenido/Normatividad/

Ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-docuementos.html