Poltica de acervo para o IEB

O IEB, como rgo pblico pertencente Universidade de So Paulo, reitera sua

posio de garantir a plena disponibilizao de seu Acervo, seguindo uma poltica de
universalizao de acesso. Alm disso, se compromete a ter uma poltica ativa e propositiva
de incorporao de novos acervos, assumindo que as pesquisas realizadas e as conexes por
elas fomentadas provm da urdidura entre linhas de pesquisa e Acervo, e que as diretrizes
para se pensar futuras incorporaes emergem precipuamente destes elos, bem como do
critrio fundamental de sua destinao pblica.
O Acervo do IEB tem como elemento comum e articulador as temticas afeitas aos
Estudos Brasileiros, nas diversas reas das humanidades. Nesse sentido, os eixos
norteadores so constitudos por:
1. temas considerados notrios nas diversas reas das humanidades, contempladas no
regimento do IEB;
2. temas relacionados s reas de pesquisa existentes e/ou emergentes, consolidadas
em projetos de pesquisa, grupos de estudo e demais aes acadmicas;
3. temas que apresentem carter interdisciplinar;
4. aquisies que visem complementao do Acervo j existente e das linhas de
pesquisa do Instituto.
Apenas os acervos que contemplem pelo menos um desses itens sero submetidos
avaliao para possvel incorporao.
O principal frum de discusso, elaborao de diretrizes e procedimentos relativos
ao Acervo do Instituto, seja no que se refere s incorporaes, seja no que tange poltica
de descarte e ao planejamento de aes sobre o conjunto salvaguardado a Comisso de
Servios de Apoio (CSA) comisso regimental do IEB, cujas competncias constam no
seu artigo 45. Os procedimentos relativos incorporao e possveis descartes do acervo
sero continuamente discutidos na CSA e encaminhados ao CD [Conselho Deliberativo]
para deliberao.
As aes realizadas e seus resultados refletem a pesquisa e os procedimentos
tcnicos que o Acervo recebe no IEB, bem como sua atualizao frente Arquivstica,
Preservao, Biblioteconomia, Museologia e Cincia da Informao. Seja em relao
ao conjunto existente, seja no tocante a futuras incorporaes, fundamental sublinhar que
tais aes so frutos de longo e complexo trabalho que envolve todo o IEB.
Dentre essas aes destaca-se o processamento tcnico inicial, que envolve as
seguintes etapas:
1. Documentao de transferncia: a produo de registros sobre a situao fsica do
acervo quando de sua sada de lugar de origem;
2. Destinao dos documentos segundo sua natureza para Arquivo, Biblioteca e
Coleo de Artes Visuais;
3. Higienizao;
4. Acondicionamento inicial;
5. Catalogao.

Determina-se doravante que o Acervo do IEB ser catalogado a partir da realizao

de um inventrio mnimo o que no exclui a elaborao de outros instrumentos de
pesquisa. Por inventrio mnimo entende-se o instrumento de consulta que rena
informaes bsicas e iniciais sobre os documentos. Para a Biblioteca este inventrio ser
composto dos itens que integram o catlogo bibliogrfico j existente e disponvel para
consulta no site do Instituto. Para o Arquivo e a Coleo de Artes Visuais o inventrio
mnimo corresponde indexao no banco de dados do Catlogo Eletrnico plataforma
integradora que faculta a pesquisa online das informaes sobre o Acervo do IEB.
Os campos que compem o inventrio mnimo so:
Arquivo
acervo/coleo
cd. referencia/no tombo
espcie/formato/tipo
ttulo
autor
data
descrio/ exposio

Coleo de Artes
Visuais
acervo/coleo
no tombo
espcie/formato/tipo
ttulo
autor
data
descrio/ exposio
dimenses
tcnica
tiragem/assinatura

Biblioteca
acervo/coleo
no tombo
ttulo
autor
data de publicao/
editora/cidade
exposio

A CSA e a comisso tcnica ao elaborarem parecer sobre a viabilidade e a

pertinncia de incorporao de novos acervos definiro as aes sobre o acervo at sua
disponibilizao ao pblico, garantindo que, em prazo definido quando da incorporao, a
nova coleo estar higienizada e indexada no Banco de Dados do Catlogo Eletrnico que
corresponde ao inventrio mnimo do IEB. Os novos acervos sero disponibilizados para
consulta medida que sejam indexados ao inventrio mnimo.
Os acervos processados pelos diferentes setores do IEB, a saber, Arquivo,
Biblioteca e Coleo de Artes Visuais, voltaro a se integrar em uma plataforma comum
o Banco de Dados que se tornar, assim, instrumento de interface e comunicao entre as
diversas partes do Instituto e de extroverso para pesquisadores e consulentes.
O Banco de Dados ser disponibilizado no site do IEB. O site dever ser, portanto,
alm de endereo de extroverso dos contedos e prticas institucionais, um local de
pesquisa a divulgar os instrumentos de busca e, quando possvel, a(s) obra(s) completa(s)
do Acervo do Instituto, a exemplo do que feito na Biblioteca Digital. A disponibilizao
de documentos e instrumentos de pesquisa via Banco de Dados impe alguns desafios
instituio. Nesse sentido, ela dever constantemente preservar e atualizar as
mdias/suportes para que a informao no se perca. Outro desafio diz respeito aos limites
definidos pela legislao referente a Direitos Autorais; preciso envidar esforos no
sentido de problematizar a legislao enfocando a relao entre Acervos Pblicos e
Patrimnio Cultural.
O IEB se compromete em oferecer a maior amplitude possvel de acesso a seu
Acervo a toda a sociedade. Objetivando a mais ampla divulgao do Acervo e dos

instrumentos de pesquisa existentes, sero promovidos cursos, exposies, eventos, aes

educativas e publicaes, utilizando-se para tanto o site do Instituto. Neste mesmo sentido,
os acervos existentes devero estar disponibilizados atravs do inventrio mnimo no Banco
de Dados do Catlogo Eletrnico no prazo de trs anos, garantindo a plena disponibilizao
pblica dos documentos sob a guarda do IEB. Findo esse perodo, ser realizada uma
avaliao dos resultados obtidos.
Todos esses aspectos devem ser conduzidos e verificados pela Diretoria do IEB e
pela CSA, sendo estas responsveis pela avaliao dos relatrios relativos ao
processamento tcnico dos acervos. A Diretoria, juntamente com os servios tcnicos,
elaborar um planejamento anual do IEB referente aos cuidados com o Acervo que ser
encaminhado para discusso na CSA e deliberao no CD. Este planejamento dever
indicar as colees a serem priorizadas e as aes a serem implementadas.
Por fim, o IEB compromete-se a criar condies para que sua memria institucional
seja preservada. Esta dever, idealmente, estar contemplada em rea especfica do site.
IEB/USP
maio de 2010