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de Archivistica
Direccin:
Vctor Hugo Arvalo Jordn
Mundo Archivstico
http://mundoarchivistico.com/index.asp
CUADERNOS - ARCHIVISTICA
Direccin:
Cuadernos
Archivstica
1
EDITORIAL
NDICE
Editorial ..................................................................................... 5
La Archivologa y la Teora de Sistemas ................................. 8
Vctor Hugo Arvalo Jordn
Importancia de los archivos privados en la historia
de un pas .................................................................................. 2 7
Liliana Montenegro de Arvalo
Los archivos privados: papeles particulares ......................... 34
Ana M. Cecchini de Dallo
Crnica de una labor archivstica .......................................... 40
Liliana Montenegro de Arvalo
Desarrollo de archivos y microfilmacin .............................. 4 7
Alcides Aliaga Encinas
Sobre la importancia de los archivos
en los estados modernos .......................................................... 5 2
Liliana Montenegro de Arvalo
Situacin de los archivos en Santa Fe .................................... 5 7
Vctor Hugo Arvalo Jordn
La Archivologa
y la Teora de Sistemas
Vctor Hugo Arvalo Jordn
Cuando hablamos del trmino archivo, se nos presenta como primera imagen documentos antiguos relacionados con el tiempo y el hombre, lo cual es cierto,
existe una relacin intrnseca entre el documento y el
ser humano, y especialmente con su evolucin.
La historia se fundamenta esencialmente en documentos que se producen como consecuencia de la actividad humana, produciendo al mismo tiempo, las bases
del conocimiento para las generaciones posteriores.
La base del desarrollo del conocimiento y de la humanidad es la idea, para ello la idea necesariamente tiene que petrificarse en algn soporte para que no sufra
alteraciones propias del tiempo y de la interpretacin
errnea.
Todo esto constituye una cadena de desarrollo que
influye en el pensamiento, cada vez ms amplio, y de
sus formas esenciales: el filosfico y el cientfico.
Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido el progreso de las tcnicas
de comunicacin masiva. Vivimos en un mundo de investigadores que permanentemente demandan informacin. Pero al mismo tiempo comprendemos que las
ciencias no se encuentran aisladas, no pueden desarrollar por s solas, permanentemente se relacionan, se auxilian.
Biblioteconoma
Documentologa
Tcnicas de
almacenamiento
Tcnicas
descriptivas
Tcnicas
documentales
Sistema de archivo
Usuario
Servicio
Salida
Sistema de archivo
EL
Distribucin
(salida)
Control de trmite,
registro de trmite, etc.
13
Ingreso
Unidades intermedias
Ordenacin
Unidades menores
Acciones
Ingreso
Funciones
Clasificacin
Actividades
Informacin
Catlogos
Indices
14
Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez constituye microsistemas, por la variedad de elementos que
se emplean para conformar una informacin adecuada.
Seleccin. Como apertura de sistemas que permiten valorizar los documentos por su contenido:
Plazos precautorios
Decantacin de valores
Documento
seleccionado
Documento
Tcnicas de muestreo
Expurgo
Por cualquier ngulo que observemos a la Archivologa, constatamos que se trata de un sistema conformado por microsistemas, lo que hace que su naturaleza
como cuerpo de estudio tenga un carcter especial dentro de las Ciencias de la Documentacin. Lo que implica
que sea aceptada dentro del concepto moderno de sistema como conjuntos organizados, pertenecientes a campos cientficos diferentes, que muestran estructuras y
compartimentos isomorfos, reducibles a un tratamiento comn.
15
LAARCHIVOLOGA
EN LA CLASIFICACION DE SISTEMAS
En primer lugar tenemos en cuenta los sistemas por
su naturaleza que pueden ser dos:
Sistemas naturales: son aquellos en los cuales no
interviene la mano del hombre como productor del sistema, p.e. sistema circulatorio, respiratorio, etc.
Sistemas creados: son aquellos en los cuales interviene el hombre como ente productor del sistema,
p.e. sistema educativo, religioso, deportivo, etc.
La Archivologa, tpico producto humano, corresponde entonces a los sistemas creados.
Estos sistemas creados o naturales, sern a su vez,
por su contenido simples y complejos.
Sistema simple: cuando sus partes son perfectamente identificables y unitarias, p.e. la familia.
Sistema complejo: cuando sus partes son susceptibles de conformar sistemas y subsistemas.
Por el concepto que tenemos del sistema tambin
podemos clasificar en sistemas principales y en subsistemas.
Sistemas principales: cuando se considera al sistema como un todo generalizado.
Subsistemas: cuando sus componentes son susceptibles de descomponerse en otros subsistemas de menor jerarqua, hasta llegar a un elemento nico no descomponible, el cual denominamos unidad bsica del sistema.
La Archivologa sera entonces un sistema complejo
y principal. La unidad bsica del sistema, propiamente
sera el dato, el conjunto de datos que conforman la in16
Documento
Soporte
19
21
Por su evolucin, los sistemas se clasifican como sistema individual, social, ecolgico, correspondiendo a la
Archivologa el sistema social.
No nos corresponde ingresar en otros tipos de clasificacin por no ser de inters para la rama que tratamos, si bien existen posibilidades de analizar otras clasificaciones, pero se considera suficiente para el fin propuesto, el de establecer las relaciones existentes entre
la Archivologa y la teora de sistemas.
Diversos sistemas estudiados, cientficamente, han
dado lugar a que plantearan aspectos tericos que fueron conformando la teora de sistema que debe ser considerada como un proceso analtico-sinttico para el objeto y sujeto que estudia las relaciones con su entorno.
Como observamos al principio, el enfoque no es nuevo.
Platn, en su obra La Repblica utiliza un enfoque sistemtico para lograr un modelo de la ciudad-estado, en
la actualidad se puede considerar al enfoque de sistemas como una aplicacin del anlisis y la sntesis del sistema, dentro de un proceso coherente y lgico para analizar en forma ordenada las necesidades y sus posibles
soluciones.
Para lograr entonces, un enfoque adecuado de los
sistemas, ser necesario efectuar algunos pasos que nos
permitan satisfacer los objetivos determinados, tenemos:
1) Identificacin: consiste en aislar las necesidades reales que demandan soluciones para la buena ejecucin del sistema.
2) Definicin: es necesario tener definidos los objetivos principales y los secundarios que puede brindar
el sistema. Tambin es conveniente definir limitaciones,
jurisdiccin y presiones del sistema, sea en forma glo22
bal, totalizando todos sus aspectos, sea en algunos componentes del sistema y del ambiente en el cual se desenvuelve.
3) Anlisis: de los recursos humanos y econmicos,
cuando se trata de sistemas en los que intervienen estos sistemas.
4) Seleccin: primeramente debern formularse las
diversas alternativas que pueden brindar soluciones en
los distintos campos del sistema, posteriormente seleccionar hasta lograr un resultado ptimo. Esta alternativa ser implementada en la medida que los resultados
cumplan los objetivos trazados.
5) Control y evaluacin: el control y la evaluacin
debern realizarse en el desempeo del proceso y de los
resultados obtenidos.
De acuerdo con estos aspectos estudiados, enfocar
un sistema es estudiar tcnicas analticas de planificacin, estructuracin y control, pudiendo ser aplicados a
las distintas funciones de administracin, trmites y el
desarrollo que se efecta en los archivos.
PROCESOS DE ANLISIS Y SNTESIS
Cuando se habla de anlisis de sistemas, nos referimos esencialmente a la creacin de sistemas para cubrir necesidades vigentes, o la mejora de uno existente
porque no cubre todas las necesidades y exigencias presentadas. En los procesos de anlisis se consideran esencialmente tres aspectos:
Estructural,
Funcional,
Relacional.
23
Como su nombre lo indica, el anlisis estructural consistir en un medio de estudio de cada uno de los elementos o componentes del sistema. En el caso del archivo, es efectuar un estudio de las caractersticas de una
de las tcnicas operacionales y su relacin con el conjunto. Los costos que suponen cada una de estas tcnicas,
el personal adecuado que ha de desarrollar las actividades, los medios econmicos, edificios y de equipo sern
considerados como factores que pueden afectar a la estructura del sistema.
Al efectuar el estudio estructural, necesariamente se
presentarn los problemas de funcionamiento, lo que nos
llevar al anlisis funcional, el cual necesariamente nos
conducir a los fines de servicio e informacin como objetivo principales del archivo.
Una vez concretadas las estructuras y su funcionamiento, se ampla hacia el anlisis relacional, es decir,
las relaciones internas y externas con el medio ambiente, en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso,
el archivo. Conviene especificar esta parte, el anlisis se
realizar sobre:
los modos de recepcin de fondos,
los tipos de informacin proporcionados,
estudio de sectores que utilizan la informacin,
publicidad y edicin de cuerpos documentales,
conocimiento de los usuarios.
De acuerdo con los tres aspectos tomados en cuenta
para el anlisis de sistemas, en relacin con los archivos,
es necesario considerar:
el tipo de sistema a emplear en archivos,
determinacin concreta de los objetivos,
estructuracin del sistema,
24
25
Se incluye la sntesis histrica, como medio de comprensin del desarrollo del sistema, se realizar su propio historial a fin de evaluar sus distintas etapas y las
experiencias anteriores de modo que podamos comparar resultados.
Todo lo expuesto, nos permite estudiar al sistema y
sus procesos, utilizando modelos de simulacin sistemticos, es decir, utilizando modelos sobre bases reales,
para determinar el comportamiento del sistema por
aplicarse.
No agotamos completamente la teora de sistemas,
lo cual nos llevara ms all de los objetivos de este trabajo; pero, nos permite una comprensin ms amplia de
las posibilidades de la Archivologa.
26
ellas, sea la producida o recibida en funcin de sus respectivas actividades o, en general, la relacionada con su
vida administrativa. El Cdigo de Comercio contempla
la posibilidad de una prescripcin ms corta si as se
modificare la normatividad legal sea por el propio Cdigo o por leyes especiales.1
Una vez vencido el plazo prescripcional establecido
por la legislacin vigente para conservar los respectivos
archivos, la existencia de stos depende en forma exclusiva de la decisin de sus dueos. Una rpida verificacin en nuestro pas indica que por lo general se deterioran o se pierden irremediablemente.
Es necesario que entidades y personas privadas comprendan la importancia que tiene la conservacin de estos archivos.
En el mundo contemporneo la crisis econmica de
1930 intensific la corriente de inters hacia las investigaciones econmicas en los pases que ms arduamente
la sufrieron, inters que fue acrecentando por las facilidades que se ofrecieron para la recogida de empresas
privadas cuando situaciones de cierre empresarial comprometieron su existencia.
Nuevos estudios dieron insospechadas perspectivas
a la historia econmica, facilitando la toma de decisiones
de los gobiernos.
Para estos pases la necesidad de proteger y conservar los archivos privados sigui siendo tan importante
1 Cdigo de Comercio de la Repblica Argentina y sus leyes y
decretos complementarios. Vctor P. Zavala - Editor. Bs. As., 1969,
p. 216/218 (Libro Segundo. Ttulo XIV) y cfr. Cdigo Civil y Leyes
Complementarias. Lajouane Editores. Bs.As., 1956, p. 776/796.
(Seccin III. Ttulos I y II).
29
que se llev hasta los congresos internacionales de archivos: Pars (1950), Florencia (1956) y Madrid (1968);
as como en la mesa redonda de Wiesbaden (1958)2
En la mayor parte de los pases occidentales3, la documentacin de las empresas privadas no es transferida a los depsitos del gobierno y no existe una legislacin especfica al respecto como no sea la fijacin de plazos jurdicos o comerciales. Las opiniones discrepan respecto de la injerencia que el Estado debe tener en esta
documentacin. En la Repblica Federal Alemana, los
archiveros se han inclinado por la no intervencin del
Estado en este sentido, porque suponen que se provocara la desconfianza de los empresarios, lo que en definitiva perjudicara los contactos entre los archivos estatales y las empresas privadas.
En Francia los Archivos Nacionales pueden recibir
en depsito archivos de empresas. La entrega es voluntaria porque no existe reglamentacin que obligue a las
finanzas, a la industria o al comercio. No reciben todos
los fondos ofrecidos sino aquellos con mayores riesgos
de deterioro o desaparicin, de un comit integrado por
representantes de los archivos nacionales y de las firmas.
En los pases del este europeo la situacin ofrece un
panorama distinto. En la mayora de estos pases existen archivos centrales econmicos que no slo reciben
documentacin oficial sino tambin documentacin de
2 Archivum, Vol. I, 1951, Vol. VI, 1956;Vol. XVIII, 1968 y cfr.
Boletn Interamericano de Archivos. Vol. I. Universidad Nacional
de Crdoba. Crdoba, 1974.
3 Marquant, R.:Los Archivos y las investigaciones modernas
econmicas y sociales. Traduccin de Matilla Tascn, A. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Crdoba, s/f.
30
31
33
Documentos judiciales.
Documentos notariales.
Documentos polticos.
Escrito por l y del causante (discursos, conferencias, otros)
Escritos sobre el causante.
Fotografas, etc.
Libros de actas. Reuniones y/o asambleas.
Serie de notas.
Ordenamiento: Estas colecciones o archivos de tan
variada composicin pueden llegar ordenadas, aunque
generalmente no es as. En ambos casos debe, ineludiblemente, respetarse su unidad. La unidad, en el caso
de los archivos privados es identificable con el principio
de la procedencia. La separacin de elementos documentales del todo que es el archivo o coleccin origina
un desmembramiento con el cual se pierde el reflejo de
la personalidad del causante.
Dentro de esa unidad puede drsele un orden en legajos que constituyen pequeas series, es decir que se
integren por un mismo tipo documental. Ejemplos:
Correspondencia recibida
Correspondencia remitida
Recortes periodsticos de...
Recortes periodsticos sobre... etc.
A la vez, cada uno de estos legajos recibir un orden
interno: alfabtico, cronolgico o ambos combinados. Una
vez efectuada esta clasificacin se procede al foliado completo de la coleccin.
Este sistema clasificatorio permite hacer una correcta descripcin del contenido de la coleccin al reflejar en
37
38
39
en su proporcin con las plazas de enseanza disponibles. Un solo dato revela la gravedad de la situacin. Latinoamrica necesita formar inmediatamente 73 tcnicos, lo que representa el 73 por ciento de las plazas de
enseanza disponibles en todo el mundo1
En nuestro pas la formacin profesional de archiveros no ha recibido estmulos suficientes que permitan
cubrir las necesidades en la materia. Solamente existe
la Escuela de Archiveros en la ciudad de Crdoba que
depende de la Universidad Nacional, la que desde su
creacin en 1959, se encuentra bajo la direccin del Dr.
Aurelio Tanodi.
En nuestro medio de capacitacin de los archiveros
de la administracin pblica ha sido creada por el Servicio de Organizacin y Mtodos de la provincia, quien en
el ao 1975 dio comienzo a sus cursos sobre Tcnicas de
Archivos.
En 1978 las autoridades municipales organizaron las
Jornadas Archivsticas Municipales en las que participaron representantes de las distintas municipalidades
de la provincia. Las Jornadas contaron con el auspicio
de la Secretara de Accin Comunal, la colaboracin del
Archivo General de la provincia y el Servicio de Organizacin y Mtodos. Hubo sesiones de estudio y elaboracin de conclusiones. El tema central de la disertacin
fue Clasificacin y ordenacin archivstica.
Por su parte el Archivo General de la provincia y la
Comisin de Asesores de Documentacin Administrativa desde 1979 vienen realizando las Jornadas de Archiveros. En dicho ao se abordaron cuestiones fundamen1 La Prensa, sbado 9 de mayo de 1981, primera seccin.
42
tales sobre la disciplina archivstica: legislacin archivstica en la provincia, elementos de guarda y expurgo, ordenamiento y clasificacin de la documentacin y funcionamiento del archivo intermedio.
Importantes conclusiones y ponencias tuvieron lugar, entre los cuales se cuenta la Realizacin anual de
jornadas de trabajo de los archiveros y Realizacin de
cursillos con profesores de la Universidad Nacional de
Crdoba.2
Acorde con las inquietudes de los archiveros el Archivo General de la Provincia puso todo su empeo en
mantener la continuidad de los mismos. As en 1980,
realiz las II Jornadas de Trabajo. El temario vers sobre la Organizacin de archivos vivos; habindose desarrollado un debate entre los asistentes, ponindose
de manifiesto las inquietudes y aspiraciones de los archiveros por realizar ms eficazmente sus tareas en cada
uno de sus repositorios.3
Este ao, por decreto N 1126, suscrito por el gobernador de la provincia, fueron declaradas de inters
provincial las III Jornadas de Trabajo de los Archiveros
del Poder Ejecutivo y Organismos Descentralizados habindose invitado tambin a los archiveros del Poder
Judicial, reparticiones nacionales, archivos municipales
y comunales, as como as archiveros del mbito privado. Las jornadas consistirn este ao en cuatro clases
tericas a cargo de docentes de la Escuela de Archiveros
de Crdoba y los temas fueron: La ordenacin, La clasificacin, La seleccin y expurgo.
2 El Litoral, martes 2 de octubre de 1979.
3 La Capital, mircoles 3 de setiembre de 1980.
43
Por su parte la Asociacin Amigos del Archivo, entidad de apoyo al Archivo General de la Provincia, ha programado en conmemoracin del Da del Archivero una
conferencia acerca de la Importancia del conocimiento
de las instituciones hispanoamericanas para los archiveros.
Mucho es lo que se ha hecho en nuestra provincia en
el campo archivstico pero, dadas las necesidades para
la formacin profesional del archivero, estos esfuerzos
no son suficientes. Para el caso una solucin en trminos
de corto o mediano plazo sera la implementacin de terminales en tcnicas archivsticas dentro de carreras que
por su naturaleza pudieran absorberlas (Abogaca, Historia o Ciencias de la Administracin). Otra solucin sera la organizacin de carreras universitarias de Archivstica, que influyera la totalidad de las posibilidades
tcnicas y humansticas que esta profesin requiere.
44
EL INSTITUTO SUPERIOR N 12, hace llegar a su conocimiento que, mediante Decreto N 0110/85 se crea en la
Provincia de Santa Fe la carrera de ARCHIVSTICA que tiene
por finalidad la profesionalizacin de la funcin archivera.
La carrera funciona bajo la dependencia de la Direccin de Enseanza Superior, Media y Tcnica del Ministerio de Educacin y Cultura, en el Instituto superior N 12
Gustavo Martnez Zuvira, calle Salvador Caputto y Saavedra.
PLAN DE ESTUDIOS.
La carrera completa tiene una duracin de tres aos.
Los estudios son tericos, con asistencia obligatoria y
prctica en archivos.
CONDICIONES DE INGRESO.
Certificado de estudios de nivel medio completo. Partida de nacimiento. Documento de identidad. Dos fotos
4x4 fondo blanco. Certificado de salud (oficial o particular estampillado.)
TTULOS A OTORGAR.
Dos aos: Tcnico de Archivos.
Tres aos: Archivero.
Desarrollo de archivos
y microfilmacin
Alcides Aliaga Encinas
Antes de referirse al objeto mismo de esta informacin, creo un deber efectuar somera resea de los objetivos de toda tcnica moderna para la conservacin de
documentos y consiguientes archivos que constituyen
invalorables tesoros histricos para un pas, para una
institucin o para una persona.
En toda poca aun desde tiempos remotos la conservacin de documentos ha constituido un principio, un
objetivo y una necesidad.
Se utilizaron medios y mtodos que creyeron ms
adecuados y seguros para su poca en materia de catalogacin y conservacin de esos documentos conceptuados como la propia de entidades grandes o pequeas.
Esos mtodos antiguos han sido siempre deficientes.
Lo demuestra el deplorable estado de prdida o destruccin de valiosos documentos por factores del tiempo transcurrido, por la presencia de factores primarios
de destruccin como corrosin por humedad, por la presencia de insectos y alimaas que tienen fcil acceso all
donde existe inadecuada proteccin.
En todos los pases, incluyendo el nuestro, se han intentado campaas para la preservacin de documentos.
La lucha ha sido desigual contra esos factores adversos.
La madre naturaleza tambin prdiga en factores
negativos de destruccin, por una parte; la indolencia
51
Sobre la importancia
de los archivos
en los estados modernos
Liliana Montenegro de Arvalo
54
55
Es de destacar tambin los investigadores extranjeros que a menudo visitan no slo el Archivo General de
la Nacin, sino tambin los archivos provinciales.
Con respecto a estos ltimos en el siglo pasado, en
muchas provincias no hubo una preocupacin sistemtica por conservar la archivara de las instituciones coloniales.
Recin por el siglo XX, merced a las inquietudes de
los investigadores, se produjo un progresivo inters por
dotarlos de una reglamentacin adecuada. Es necesario,
entonces, tomar conciencia del valor atribuido a la informacin que en los ltimos aos ha llegado a ser sinnimo de poder.
56
60
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
55.88%
41.17%
2.94%
3. Es fiscal?:
Respuestas afirmativas: 24
Respuestas negativas:
6
Sin respuestas:
4
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
70.58%
17.64%
11.76%
4. Es alquilado?:
Respuestas afirmativas: 2
Respuestas negativas:
26
Sin respuestas:
4
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
5.88%
76.47%
11.76%
61
Respuestas afirmativas: 1 2
Respuestas negativas:
19
Sin respuestas:
3
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
35.29%
55.88%
8.82%
62
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
73.52%
23.53%
5.88%
2. Es de metal?:
Respuestas afirmativas: 20
Respuestas negativas:
10
Sin respuestas:
4
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
58.82%
29.41%
11.76%
(2.20)?:
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
61.76%
29.41%
8.82%
63
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
64
5.88%
82.35%
11.76%
14.71%
73.52%
11.76%
a documen-
29.41%
61.76%
8.82%
65
Respuestas afirmativas: 1 3
Respuestas negativas:
18
Sin respuestas:
3
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
38.23%
52.94%
8.82%
FONDO DOCUMENTAL
Clases
El fondo documental, est constituido por documentos:
l. Textuales:
a) Manuscritos?
Respuestas afirmativas: 1 9
Equivalente al 55.88%
Respuestas negativas:
10
Equivalente al 29.41%
Sin respuestas:
5
Equivalente al 14.71%
b) Dactilogrficos?:
Respuestas afirmativas: 3 0
Respuestas negativas:
2
Sin respuestas:
2
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
88.24%
5.88%
5.88%
c) Impresos?:
Respuestas afirmativas: 24
Respuestas negativas:
6
Sin respuestas:
4
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
70.58%
17.64%
11.76%
23.53%
44.12%
00
2. Audiovisuales:
a) Fotografas fijas?
Respuestas afirmativas: 4
Respuestas negativas:
23
Sin respuestas:
7
11.76%
67.64%
20.59%
66
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
b) pelculas mviles?
Respuestas afirmativas: 1
Respuestas negativas:
26
Sin respuestas:
7
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
2.94%
76.47%
20.59%
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
00
79.41%
20.59%
26.47%
52.94%
20.59%
Alcance cronolgico:
Los documentos comprenden:
1. Documentacin histrica (antes de l953)?
Respuestas afirmativas: 1 5
Equivalente al
Respuestas negativas:
7
Equivalente al
Sin respuestas:
12
Equivalente al
44.12%
20.59%
35.29%
2. Documentacin administrativa
Respuestas afirmativas: 2 5
Respuestas negativas:
1
Sin respuestas:
8
(despus de 1953)?
Equivalente al 73.52%
Equivalente al
2.94%
Equivalente al 23.53%
Cantidad: Cul es la longitud total en metros lineales de la documentacin que conserva el archivo?:
67
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
23.53%
61.76%
14.71%
Transferencia
1. Su entidad transfiere sus documentos al Archivo General de
la Provincia?
Respuestas afirmativas: 9
Equivalente al 26.47%
Respuestas negativas:
22
Equivalente al 64.70%
Sin respuestas:
3
Equivalente al
8.82%
2. Esta transferencia es: a)continua, b) ocasional?
Para a) obtenemos solo un caso afirmativo, correspondiente al
Ministerio de Educacin y Cultura, recopilacin de Normas Legales.
Para b) se obtuvieron 6 casos afirmativos solamente, equivalente a 17.64%
Seleccin y eliminacin
1. Se practica en el archivo la seleccin y eliminacin de papeles
superfluos?
Respuestas afirmativas: 7
Equivalente al 20.59%
Respuestas negativas:
25
Equivalente al 73.52%
Sin respuestas:
2
Equivalente al
5.88%
68
Equivalente al
50.00%
b) en paquetes?:
Respuestas afirmativas: 1 5
Equivalente al
44.12%
c) en empastados?:
Respuestas afirmativas: 1 2
Equivalente al
35.29%
d) en cartapacios?:
Respuestas afirmativas: 1 0
Respuestas negativas:
Sin respuestas:
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
29.41%
20.59%
69
Humedad:
De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.56
Polvo:
De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.62
Suciedad:
De 11 casos presentados se obtiene un promedio de 2
Manipulacin:
De 14 casos presentados se obtiene un promedio de 2
Contaminacin atmosfrica:
De 4 casos presentados se obtiene un promedio de 1
Mala calidad de papel:
De 6 casos presentados se obtiene un promedio de 1.66
Mala calidad de tinta:
De 7 casos presentados se obtiene un promedio de 1.57
Ordenacin
Las documentaciones inactivas han ingresado al archivo y se
conservan en l separadas segn su procedencia administrativa?:
Respuestas afirmativas: 1 5
Equivalente al 44.12%
Respuestas negativas:
12
Equivalente al 35.29%
Sin respuestas:
7
Equivalente al 20.59%
Ingresaron esos documentos con sus procedencias mezclados
y confundidos?:
Respuestas afirmativas: 7
Equivalente al 20.59%
Respuestas negativas:
22
Equivalente al 64.70%
Sin respuestas:
5
Equivalente al 14.71%
Si ellas se conservan en el archivo separadas segn su procedencia administrativa, se conservan tambin, dentro de cada grupo
documental, los subgrupos y series originales?:
Respuestas afirmativas: 1 4
Equivalente al 41.17%
Respuestas negativas:
10
Equivalente al 29.41%
Sin respuestas:
10
Equivalente al 29.41%
70
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
38.23%
36.29%
20.59%
71
series docu26.47%
50.00%
23.53%
26.47%
35.29%
38.23%
14.71%
planificacin
44.12%
26.47%
29.41%
72
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al
20.59%
55.88%
23.53%
73
y de servicio
35.29%
52.94%
11.76%
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Biblioteconoma
Documentologa
Tcnicas de
almacenamiento
Tcnicas
descriptivas
Tcnicas
documentales
Sistema de archivo
Usuario
Servicio
Salida
Control de recepcin,
foliado, numerado, etc.
Recepcin
(entrada)
Distribucin
(salida)
Control de trmite,
registro de trmite, etc.
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Unidades mayores
Ingreso
Unidades intermedias
Ordenacin
Unidades menores
Acciones
Ingreso
Funciones
Clasificacin
Actividades
Inventarios
Guas
Documento
Informacin
Catlogos
Indices
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Plazos precautorios
Decantacin de valores
Documento
seleccionado
Documento
Tcnicas de muestreo
Expurgo
Informacin
Hecho
Documento
Soporte
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