Centro de Convenes Ulysses Guimares

Braslia/DF 4, 5 e 6 de junho de 2012

ESCRITRIO DE PROJETOS
ESPECIAIS PARA MODERNIZAO
DA GESTO PBLICA

Bruno Carvalho Palvarini

Painel 21/077

Gesto de projetos estratgicos governamentais

ESCRITRIO DE PROJETOS ESPECIAIS PARA MODERNIZAO

DA GESTO PBLICA
Bruno Carvalho Palvarini

RESUMO

A temtica de projetos estratgicos de governo traz em si a natural complexidade

observada quando do envolvimento de rgos distintos responsveis por partes de
um mesmo processo, com culturas diversas e diferentes estgios de maturidade em
sua gesto interna. Em maio de 2011, o governo instituiu a Cmara de Polticas de
Gesto, Desempenho e Competitividade (CGDC), com o objetivo de formular
polticas e medidas especficas destinadas racionalizao do uso dos recursos
pblicos, ao controle e aperfeioamento da gesto pblica, bem como de coordenar
e articular sua implementao, e muitas das prioridades identificadas pela CGDC
demandam a criao de projetos estratgicos. Paralelamente, a modernizao
estrutural do Ministrio do Planejamento instituiu um Escritrio de Projetos Especiais
como unidade de assessoramento da Secretaria de Gesto Pblica, responsvel por
articulao, facilitao, acompanhamento e controle dos projetos prioritrios,
trabalhando em parceria com os rgos da Administrao responsveis pelos
temas, visando ao alcance dos resultados. O modelo de funcionamento de tal
Escritrio de Projetos o objeto deste trabalho.

INTRODUO
A Secretaria de Gesto Pblica do Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto (SEGEP/MP) foi criada pelo Decreto no 7.675, de 20 de janeiro
de 2012 para auxiliar no aperfeioamento da atuao do Governo Federal,
contribuindo para a racionalizao de procedimentos e de gastos, e com o objetivo
de aumentar a eficincia na prestao dos servios pblicos. A SEGEP o resultado
de uma fuso de atribuies das extintas Secretarias de Gesto e de Recursos
Humanos, processo que representou mais do que a simples juno de competncias
e que levou necessidade de reformulao de processos de trabalho e
criao/extino de unidades. Uma das inovaes trazidas na estrutura da
Secretaria de Gesto Pblica foi a criao do Escritrio de Projetos Especiais de
Modernizao da Gesto (ESPRO), unidade de assessoramento que tem como
misso gerir projetos especiais de modernizao da gesto pblica, apoiando os
rgos a alcanarem os resultados previstos.
Projetos esto na ordem do dia de instituies pblicas e privadas que
necessitam promover inovaes em suas rotinas de trabalho, gerando resultados ao
enfrentar situaes muitas vezes inditas e buscando a sustentabilidade no decorrer
do tempo. Dentre os conceitos mais difundidos de projetos, podemos mencionar um
esforo temporrio, levado a efeito para criar um produto, servio ou resultado
nico. Segundo tal entendimento, projetos so executados por pessoas, geralmente
tm limitaes de recursos e so planejados, executados e controlados. Por sua
vez, o gerenciamento de projetos entendido como a aplicao de conhecimentos,
habilidades, ferramentas e tcnicas nas atividades do projeto a fim de atender aos
seus requisitos.
De uma maneira genrica, embora tenham peculiaridades dependentes
dos contextos em que so executados, os projetos costumam apresentar
caractersticas comuns, tais como:
ciclo de vida etapas que geram entregas at a concluso do projeto;
incerteza decorrente do ineditismo da situao enfrentada ou da
prpria dinmica da realidade;

possibilidades de mudanas durante o ciclo de vida associadas

incerteza e podendo impactar aspectos como custos e prazos do
projeto (a correta gesto de mudanas minimiza o risco de entrega de
produtos no conformes com a expectativa dos envolvidos no projeto);
aumento do conhecimento com o tempo efeito natural do
envolvimento das pessoas durante o ciclo de vida do projeto;
interfuncionalidade

representada,

nas

organizaes,

pelo

envolvimento de vrias unidades distintas (no caso de governo,

observamos o envolvimento de diversos rgos, cada qual com sua
cultura e tcnicas utilizadas na execuo dos processos de trabalho).
Em maio de 2011, o governo instituiu por meio do Decreto n o 7.478, a
Cmara de Polticas de Gesto, Desempenho e Competitividade (CGDC), rgo
consultivo da Presidncia da Repblica que possui o objetivo de formular polticas e
medidas especficas destinadas racionalizao do uso dos recursos pblicos, ao
controle e aperfeioamento da gesto pblica, bem como de coordenar e articular
sua implementao, com vistas melhoria dos padres de eficincia, eficcia,
efetividade, transparncia e qualidade da gesto pblica e dos servios prestados ao
cidado, no mbito do Poder Executivo.
O Ministrio do Planejamento tem como uma de suas competncias a
participao na formulao do planejamento estratgico nacional, tendo recebido a
diretriz da Presidncia da Repblica de acompanhar, auxiliar nas implementaes,
coordenar, e de tomar medidas para assegurar a execuo das decises
decorrentes da CGDC. As responsabilidades do MP o colocam como rgo central
da administrao pblica federal, atribuindo-lhe a capacidade de visualizar questes
transversais e expandir a anlise dos processos da administrao para alm das
fronteiras de cada rgo. A estruturao de um Escritrio de Projetos no MP busca
operacionalizar as prioridades apontadas, prestando apoio identificao e ao
detalhamento de temas relevantes gesto pblica, articulando os diversos agentes
comprometidos com o alcance dos resultados e auxiliando a gesto e a execuo
dos projetos estratgicos, em parceria com os rgos responsveis pelos assuntos.

Segundo o Guia PMBOK editado pelo Project Management Institute

(PMI), um Escritrio de Projetos ou de Programas (grupo de projetos relacionados)

um

corpo

ou

entidade

organizacional

qual

so

atribudas

vrias

responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos

projetos sob seu domnio. As responsabilidades de um PMO (Escritrio de
Gerenciamento de Projetos/Programas) podem variar desde o fornecimento de
funes de suporte ao gerenciamento de projetos at o gerenciamento direto de
um projeto. O PMI detalha, ainda, que o objetivo do escritrio o gerenciamento
centralizado de um programa ou programas especficos de modo que o benefcio
da

empresa

seja

realizado

atravs

de

compartilhamento

de

recursos,

metodologias, ferramentas e tcnicas.

Dessa forma, a coordenao centralizada dos projetos estratgicos da
Administrao Pblica Federal no Escritrio de Projetos do MP se justifica por vrios
fatores, dentre eles:
a) A economicidade trazida pelo ganho de escala de uma estrutura central
com expertise especfica para a administrao pblica brasileira e que
atenda s vrias reas do governo em suas temticas estratgicas.
b) O estabelecimento de padres no modo de se implantar projetos na
administrao pblica, resultando em uma melhor compreenso e
comparao da efetividade dos diferentes projetos, alm da criao de
um legado de critrios de interoperabilidade dos processos da
administrao.
c) A possibilidade de se ter o gerenciamento de projetos estratgicos
melhor organizado, oferecendo a capacidade de se reduzir a repetio
de esforos em projetos similares, potencializar o aproveitamento das
solues que tm caractersticas transversais e a possibilidade de se
avaliar ganhos de produtividade para a administrao com a
implantao de projetos complementares.

O cenrio descrito demonstra a existncia de uma natural complexidade,

haja vista que grande parte dos fluxos de trabalho da administrao pblica depende
da interao de vrios rgos que operam com estruturas, culturas e nveis de
tecnologia organizacionais completamente distintos. Nesse contexto, mais do que
implantar projetos que propiciem a alavancagem dos resultados de processos
crticos, faz-se necessrio o desenvolvimento de um modelo de gerenciamento que
funcione em todas essas reas, respeitando a cultura interna de cada unidade, o
que no configura uma iniciativa corriqueira e que ocorre em campos extremamente
sensveis da sociedade brasileira.

OBJETIVOS
So objetivos deste trabalho a contextualizao da gesto de projetos no
mbito da Secretaria de Gesto Pblica (SEGEP/MP) e a apresentao do modelo
bsico de funcionamento do Escritrio de Projetos de Modernizao da Gesto
Pblica (ESPRO), comentando as principais caractersticas que envolvem tal
iniciativa e outros aspectos relacionados.

METODOLOGIA
O desenvolvimento do modelo bsico de funcionamento do ESPRO
decorreu das discusses do plano estratgico da Secretaria de Gesto Pblica,
sendo a prpria implantao do escritrio considerada um projeto estratgico. Nesse
sentido, a ementa do projeto comps-se da definio e da organizao da estrutura
de trabalho e das funes do ESPRO, bem como da elaborao de um modelo
inicial de gesto de projetos estratgicos de governo. Contando com apoio de
consultores externos e das competncias instaladas na SEGEP, foi estabelecido um
processo de pesquisa-ao (do ingls action research), no qual princpios tericos
orientavam o incio do funcionamento da unidade e da gesto dos primeiros projetos
constantes de sua carteira, na mesma medida em que a experincia adquirida servia
para a evoluo conceitual.

Assim, a primeira iniciativa realizada foi a estruturao de um Termo de

Abertura de Projeto (TAP), artefato geralmente associado etapa de Inicializao na
maioria das metodologias de gerenciamento de projetos. Tal documento, alm de
autorizar formalmente o incio do projeto, tem como finalidade designar os nveis de
autoridade envolvidos na gesto dos recursos necessrios execuo das
atividades. Dentre as principais informaes contidas no TAP, destacam-se prazos,
equipes e responsabilidades, identificao das partes interessadas, escopo (e no
escopo) do projeto, abrangncia, objetivos/efeitos/impactos, diretrizes e premissas,
estratgia de execuo, as principais entregas, objetivos estratgicos e do PPA
impactados, estimativas de custos e riscos associados.
As principais entregas identificadas para a implantao do ESPRO foram:
arquitetura do escritrio de projetos;
mtodo inicial de gesto de projetos;
soluo informatizada de gesto de projetos;
norma de funcionamento do ESPRO (basicamente, composta dos
processos de trabalho da unidade);
indicadores de desempenho do ESPRO;
matriz de responsabilidade dos atores envolvidos;
capacitao bsica da equipe do ESPRO em gerenciamento de
projetos.
A seguir, passamos a detalhar cada um dos elementos mencionados.

ARQUITETURA DO ESCRITRIO DE PROJETOS

Para fins deste trabalho, consideramos arquitetura do ESPRO como
o conjunto formado pela misso, pelos objetivos e pelas principais funes a serem
desempenhadas pelo Escritrio de Projetos Especiais de Modernizao da
Gesto Pblica.

A partir das premissas e diretrizes traadas, a misso do ESPRO foi

construda de forma participativa, resultando em gerir projetos especiais de
modernizao da gesto pblica, apoiando os rgos a alcanarem os resultados
previstos. Tal redao demonstra explicitamente a preocupao do ESPRO em
posicionar-se como uma unidade voltada para a gerao de resultados, no voltada
apenas para a entrega de produtos. Para tanto, o ESPRO dispe de objetivos
estruturantes que permitem a sensibilizao dos objetivos finalsticos da SEGEP de
promover a melhor gesto dos recursos pblicos, de aprimorar a capacidade de
resposta das organizaes pblicas s demandas da sociedade e de comunicar uma
imagem positiva do servios pblico. Tais objetivos estruturantes representam
desafios internos ao ESPRO e so listados abaixo:
desenvolver competncias da equipe do escritrio;
implantar sistemtica e ferramental de gesto de projetos;
posicionar o ESPRO perante a Administrao Pblica Federal;
definir e implantar os processos e rotinas do ESPRO.
Em relao s funes bsicas a serem desempenhadas pelo Escritrio
de Projetos de Modernizao da Gesto Pblica, destacamos:
gesto de projetos responsvel por garantir o bom andamento e a
implementao dos projetos prioritrios;
articulao atuar junto s equipes de projeto na execuo e articular
agentes e a gesto dos demais recursos;
controle monitorar a carteira de projetos, seus produtos e resultados;
gesto do conhecimento disseminar mtodos de gesto, boas
prticas e resultados alcanados pelos projetos.

MTODO INICIAL DE GESTO DE PROJETOS

Apesar de recm-criado, o Escritrio de Projetos Especiais de
Modernizao da Gesto Pblica possui uma carteira inicial de projetos que vm
sendo executados e geridos desde o incio deste exerccio. Adicionalmente,
interessante mencionar que a equipe do ESPRO possui competncias e
experincias em projetos, decorrentes da atuao de seus tcnicos e gerentes em
diversas iniciativas dessa natureza e que, no processo de fuso entre as Secretarias
de Gesto e de Recursos Humanos, atribuies e referenciais do escritrio existente
na extinta SRH foram absorvidos pelo ESPRO.
Em relao s matrizes conceituais do mtodo inicial de gesto de
projetos desenvolvido para o ESPRO, podemos citar como principais referncias o
Guia PMBOK e a Metodologia Estruturada de Planejamento e Controle de Projetos
(MEPCP).
O Project Management Body of Knowledge, tambm conhecido como
PMBOK, um conjunto de prticas em gerenciamento de projetos publicado pelo
Project Management Institute (PMI) e constitui uma base de conhecimento ancorada
em prticas compiladas na forma de um guia, chamado de Guia PMBOK. Assim, o
PMBOK no propriamente uma metodologia de gerenciamento de projetos, mas
uma referncia que procura orientar instituies e equipes ao descrever grupos de
processos para realizar a gesto (iniciao, planejamento, execuo, monitoramento
e controle e encerramento) e respectivas reas de conhecimento, a saber:
a) gerenciamento da integrao do projeto ncleo do gerenciamento de
projetos, composto dos processos rotineiros que visam a garantir que
todas as partes do projeto funcionem juntas. um processo contnuo
que congrega planos de projeto, coordenao de atividades, recursos,
restries e suposies do projeto, a fim de transform-los um modelo
funcional. Gerenciar a integrao do projeto reconhecer que os
componentes do projeto precisam trabalhar juntos, sendo papel do
gerente de projetos fazer que isso acontea. So exigidas habilidades
em negociao e gerenciamento de conflitos de interesses, boa
comunicao, organizao e familiaridade tcnica com os produtos,
dentre outras;

b) gerenciamento do escopo do projeto os objetivos de tal rea dizem

respeito definio do trabalho necessrio para concluir o projeto, alm
de servir como guia para se determinar que partes no esto includas
(ou no so necessrias) no projeto. O escopo de um projeto representa
seu foco e se difere do escopo do produto na medida em que o primeiro
define o trabalho necessrio para se chegar ao produto, enquanto que o
ltimo define os atributos da entrega que est sendo desenvolvida;
c) gerenciamento do tempo do projeto seu objetivo descrever
requisitos para o trmino do projeto, garantindo que o mesmo cumpra
com os prazos definidos em um cronograma de atividades. Os
principais processos desta gesto so definies e sequenciamento de
atividades, estimativas de recursos e de durao das atividades e o
desenvolvimento e o controle do respectivo cronograma;
d) gerenciamento de custos do projeto agrega os processos que
envolvem planejamento, estimativa, oramento e controle de custos
que sero necessrios para a concluso do projeto a partir de uma
previso oramentria;
e) gerenciamento da qualidade do projeto assegurar que o projeto ser
concludo com a qualidade desejada, satisfazendo as necessidades do
cliente e os requisitos do produto. Atualmente, a gesto da qualidade
tem como preocupao bsica evitar falhas;
f) gerenciamento de recursos humanos do projeto identificao e
documentao de funes, responsabilidades e relaes hierrquicas
do projeto em relao aos recursos humanos envolvidos, alm da
criao do plano de gerenciamento de pessoal;
g) gerenciamento das comunicaes do projeto observaes prticas
demonstram que gerentes gastam a maior parte do seu tempo
administrando a comunicao ou resolvendo problemas decorrentes
desta em seus projetos. Reconhecer a comunicao como um
processo, conhecendo seus elementos, formas e partes envolvidas,

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o primeiro passo para implantao de um sistema de gesto

eficiente. Um projeto pode gerar conhecimento se as informaes e os
dados gerados forem tratados de forma eficiente, o que pode configurar
um diferencial para a organizao;
h) gerenciamento de riscos do projeto processo sistemtico usado para
identificar, analisar e responder aos riscos do projeto, com objetivos de
maximizar a probabilidade de eventos positivos e neutralizar ou
minimizar eventos negativos e suas consequncias para o projeto. O
risco dentro de um projeto uma condio incerta de ocorrer, o que
gera um impacto positivo ou negativo em pelo menos um dos objetivos
do projeto (tempo, custo, escopo ou qualidade). O risco poder ter uma
ou mais causas e um ou mais impactos;
i) gerenciamento de aquisies do projeto processos para comprar ou
adquirir os produtos, servios ou resultados necessrios de fora da
equipe do projeto para realizar o trabalho. O gerenciamento de
aquisies do projeto inclui o gerenciamento de contratos e o controle
de mudanas necessrios para administrar os contratos ou pedidos de
compra emitidos por membros da equipe do projeto.
O gerenciamento de aquisies do projeto tambm inclui a administrao
de qualquer contrato emitido por uma organizao externa (o comprador) que est
adquirindo o projeto da organizao executora (o fornecedor) e a administrao de
obrigaes contratuais estabelecidas para a equipe do projeto pelo contrato.
Por sua vez, a Metodologia Estruturada de Planejamento e Controle de
Projetos (MEPCP) utilizada pelo Instituto de Desenvolvimento Gerencial (INDG) ,
efetivamente uma coleo de mtodos, tcnicas e ferramentas para alcance dos
objetivos de gesto. Tal metodologia composta de conceitos, formulrios e
templates, regras e diretrizes e outros modelos (como atas de reunio, palestras,
etc.) e possui como objetivos:
abordagem do assunto: gerenciamento de projetos de forma completa;
flexibilidade no uso: permitindo fcil adaptao a qualquer tipo de
organizao e a qualquer tipo de rea de aplicao;
aderncia ao PMBOK;

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inspirao no modelo japons de gesto PDCA;

aplicabilidade conforme o nvel de maturidade organizacional.
Uma das caractersticas marcantes da metodologia MEPCP a
equivalncia entre as abordagens PMBOK e PDCA, correlacionando os processos
gerenciais de Inicializao, Planejamento, Execuo, Monitoramento e Controle e
Encerramento ao processo de tomada de deciso composto pelas fases de
Planejamento, Execuo, Verificao e Ao/Ajuste. A MEPCP preconiza que um
projeto deve ser gerenciado por aes que so executadas com base na
experincia das pessoas e em um conjunto de documentos confeccionados a partir
de conceitos bsicos.
Seguindo tal viso, possui um ciclo de vida durante o qual so executados
processos gerenciais que abrangem diversas reas de atuao, a saber:
inicializao, planejamento, execuo, controle (verificao e ao em caso de
anomalia) e encerramento como se v, h total correlao com os padres
PMBOK. J em termos das reas de atuao gerencial, a MEPCP reconhece os
seguintes campos de conhecimento: metas, escopo, recursos, tempo, custos,
qualidade, recursos humanos, riscos, comunicaes, aquisies, regulamentos,
segurana, meio ambiente e sade, aspectos estratgicos e integrao.
A forma usual de implantao da MEPCP em uma instituio se inicia
pela criao de modelos de documentos bsicos para as funes de gerenciamento,
dentre os quais reputamos como fundamentais:
o plano de projeto;
documentao de apoio;
regulamentao especfica (aplicvel a um nico projeto);
regulamentao corporativa (aplicvel a todos os projetos gerenciados
pela organizao);
padres (fluxos de documentos, padres gerenciais e operacionais);
sistema de coleta de dados, processamento e avaliao contnua do
desempenho de cada projeto durante seu ciclo de vida;
sistema de avaliao do desempenho no encerramento do projeto ou
algum tempo aps o encerramento, quando o produto estiver em uso;
sistema de arquivamento de lies aprendidas das melhores prticas.

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Sendo um processo cultural de amadurecimento organizacional, a

MEPCP considera que os alicerces da gesto de projetos esto bem estabelecidos
quando caractersticas como as descritas a seguir podem ser verificadas:
comprometimento da alta administrao em estimular e respaldar a
gesto de projetos, sem o qual os resultados tornam-se mais difceis de
ser alcanados;
estruturas organizacionais por projeto ou matriciais coexistindo com a
forma tradicional, a fim de facilitar a adaptao s constantes mutaes
nos cenrios dos negcios (dinmica e flexibilidade de adaptao a
exigncias do contexto);
gerentes de projeto reconhecidos e possuindo autoridade comparvel
com o porte de cada projeto, sendo possvel trnsito entre as linhas
funcionais da organizao;
metas so estabelecidas para os projetos e h o reconhecimento da
necessidade de seu atingimento, como ocorre com as metas rotineiras;
prticas de planejamento e controle de projetos (estabelecimento de
metas, definio de etapas, cronograma fsico-financeiro, anlise de
riscos e contramedidas, estabelecimento de normas e de estratgias)
so padronizadas e obedecidas;
quando necessrio, h uma unidade formalmente instituda para
fiscalizar e auditar o planejamento e a execuo dos projetos
(em suma, verifica-se a existncia de um escritrio de projetos na
estrutura organizacional).
Por fim, interessante retomar a estratgica de pesquisa-ao escolhida
para a implantao do ESPRO. Pesquisa-ao um processo de pesquisa interativa
que balanceia aes implementadas de resoluo de problemas em um contexto
colaborativo de anlise de dados ou pesquisa para compreender as causas
subjacentes que permitam previses futuras quanto a mudanas organizacionais.
A pesquisa-ao desafia a cincia social tradicional ao movimentar-se para alm do
conhecimento reflexivo criado por variveis amostrais identificadas por especialistas

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de fora do problema em estudo, e compreende fases de teorizao dinmica, coleta

de dados e pesquisa em meio ao objeto/projeto de estudo (o conhecimento
sempre adquirido atravs de ao e voltado para a ao). Nesse sentido, a
realizao de investigao (ao) o mesmo que realizar um experimento
portanto, um processo emprico.
No caso da implantao do ESPRO, partimos dos conhecimentos e
diretrizes existentes no PMBOK, na metodologia MEPCP e os evolumos a partir de
sua aplicao na carteira de projetos atualmente gerenciada pela unidade. O estado
vigente dos conceitos, tcnicas, instrumentos e ferramentas do mtodo de gesto de
projetos do ESPRO, em ltima anlise, reflete a atual maturidade da unidade e de
sua equipe e estaro em constante evoluo.

SOLUO INFORMATIZADA DE GESTO DE PROJETOS

A gesto de projetos no mbito de escritrios estratgicos com tal
responsabilidade auxiliada sobremaneira pela existncia de uma soluo
automatizada que permita agilidade no acompanhamento e controle das iniciativas,
a partir da visualizao em tempo real de sua situao e de um conjunto de
informaes necessrias para a prestao de contas e para a tomada de deciso.
Em um contexto de evoluo metodolgica, de criao de competncias bsicas e
de incio de experincias prticas de gesto de projetos como se configura o
momento atual do ESPRO , instituies costumam partir de solues simples e
eficientes para o gerenciamento e especificar, continuamente, regras de negcio que
sofistiquem o processo e que, em muitos casos, podem levar necessidade de
atualizao da ferramenta implantada.
Durante o processo de implantao do ESPRO, foi elencado um conjunto
de parmetros que deveriam orientar a escolha de uma soluo automatizada, tais
como o tempo necessrio para o incio do uso, a complexidade para a aquisio, o
tempo de capacitao envolvido, os custos diretos da ferramenta, a facilidade do
uso, o conjunto de recursos aplicados gesto, o mtodo de gesto de projetos
envolvido, controles de cronograma, oramento e escopo, recursos de comunicao,
a possibilidade de anexar documentos, avaliao de impactos de projetos, a

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estabilidade da ferramenta, a plataforma tecnolgica associada, a capacidade de

integrao e de importao de dados de outras ferramentas e a forma de
manuteno do sistema. Adicionalmente, foram avaliadas cerca de dez solues de
mercado existentes e, ao fim de tal anlise, decidiu-se pelo uso da soluo GP-Web.
O sistema GP-Web de gerenciamento de projetos, gesto estratgica, e
tramitao interna de mensagens/documentos eletrnicos protocolados, representa
uma soluo de software pblico que se prope a ser completa e integrada para
organizaes, em plataforma web. uma das comunidades mais ativas no Portal do
Software Pblico Brasileiro e adotada pelo escritrio de projetos da Secretaria de
Logstica e Tecnologia da Informao (SLTI) do Ministrio do Planejamento.
O mdulo de Gerenciamento de Projetos do GP-Web possui diversas
interfaces para criao e controle de projetos, alinhadas com as orientaes do
PMBOK e em consonncia com as bases metodolgicas absorvidas pelo ESPRO. A
partir de maio ltimo, os projetos geridos pelo Escritrio de Projetos Especiais de
Modernizao da Gesto Pblica passaram a ser incorporados ferramenta, dandose incio ao cadastramento das informaes bsicas necessrias ao gerenciamento
(campos do termo de abertura e do plano de projeto, estrutura analtica dos projetos,
cronogramas e respectivas linhas de base, responsabilidades, etc.) e ao
compartilhamento de vises para a tomada de deciso.

NORMA DE FUNCIONAMENTO DO ESPRO

Como j mencionado anteriormente, nesta etapa buscou-se a descrio
dos principais processos relativos ao funcionamento do escritrio e gesto dos
projetos.

ento

interessante

ressaltarmos

brevemente

alguns

aspectos

relacionados temtica de processos que balizaram as aes j realizadas e

aquelas que ainda sero executadas.
Apesar da modelagem e gesto de processos ser um instrumento cada
vez mais usado por organizaes pblicas e privadas em seu dia-a-dia, nem sempre
alguns efeitos desejados com sua implementao tais como a representao fiel da
realidade, a viso sistmica, o envolvimento e o comprometimento das equipes, a
gesto do conhecimento e a especificao de regras de negcios para a futura
automatizao de rotinas so plenamente alcanados.

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Partindo de nossa experincia no assunto e visando melhor

representao dos processos do ESPRO, algumas diretrizes foram elencadas para
que, uma vez observadas, permitissem maior fidelidade da modelagem a ser
realizada, dentre as quais destacamos:
tornar explcitos os valores presentes nas cadeias de processos
questo bvia no presente em grande parte dos diagramas de
cadeias de valores modelados, os quais concentram-se mais em
fluxos de atividades que nos resultados das transformaes. Ao deixar
explcitos os valores em especial, as contribuies finais do ESPRO
aos projetos geridos , procuramos fortalecer a cultura de orientao a
resultados;
caracterizar as contribuies envolvidas nos processos

em

complemento a ideia anterior, aps identificarmos as cadeias de

valores procuramos associar nveis de qualidade das entregas (finais
ou intermedirias) realizadas pelos processos, bem como das
transformaes que esto presentes;
identificar papeis distintos assumidos pelos elementos dos processos
verificando que referncias devem ser observadas, que insumos
devem ser transformados e que recursos de infraestrutura sero
consumidos nos processos;
iniciar a modelagem dos processos a partir dos resultados a serem
gerados e no pela viso interna dos procedimentos executados, o
que aumenta o alinhamento estratgico s demandas e minimiza os
riscos de perda de sincronia com as necessidades reais;
concentrar-se prioritariamente na soluo de problemas ao invs de
nos diagnsticos de problemas favorecendo a gerao da carta de
servios do ESPRO e a transparncia dos nveis de qualidade
envolvidos;
envolver toda a equipe do ESPRO na modelagem dos processos
garantindo a participao de todos na construo da nova unidade e
reforando a viso compartilhada das rotinas;

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representar, tanto quanto possvel, os nveis mais elementares dos

processos ou, em outras palavras, orientar a modelagem a partir das
contribuies individuais dos servidores e construir os processos a
partir delas;
minimizar

riscos

quando

da

implantao

das

rotinas

pela

comunicao permanente com os agentes envolvidos, alm de

tcnicas de construo de cenrios de possveis efeitos a serem
gerados.
Com tais diretrizes e amparados nos referenciais PMBOK e MEPCP,
iniciamos a efetiva modelagem dos processos do escritrio tendo como primeiro alvo
o mapeamento do atendimento s demandas feitas ao ESPRO. Por definio, no
cabe ao Escritrio de Projetos Especiais de Modernizao da Gesto Pblica a
anlise de viabilidade de projetos e a atribuio de critrios de prioridade entre
aqueles, o que geralmente conhecido na literatura como gesto de portflio.
Assim, procurou-se registrar as transformaes pelas quais um projeto, definido
como tal pelas instncias superiores Gabinente da Ministra do Planejamento ou
Cmara de Polticas de Gesto, Desempenho e Competitividade , passar,
respeitando o ciclo-base de vida composto pelas etapas de Iniciao/Planejamento/
Execuo /Controle e Monitoramento/Encerramento. Especial ateno foi dada
articulao dos agentes e participao de representantes da SEGEP junto
Secretaria Executiva do MP, de forma que informaes a respeito dos resultados
esperados e demais necessidades do projetos sejam tornadas explcitas ao mximo,
aumentando as chances de xito das iniciativas.
A norma de funcionamento do ESPRO encontra-se atualmente em
desenvolvimento, destacando-se que a gesto dos projetos pertencentes carteira
do Escritrio tem sido insumo fundamental para a representao dos processos de
trabalho. Em junho prximo est prevista a concluso da primeira verso da norma
em questo, com a possibilidade de publicao da carta de servios do Escritrio de
Projetos Especiais de Modernizao da Gesto Pblica.

17

INDICADORES DE DESEMPENHO DO ESPRO

A medio e a avaliao do desempenho do escritrio sero realizadas
levando-se em considerao o alinhamento de sua atuao aos objetivos da
Secretaria de Gesto Pblica, dispostos em seu plano estratgico. Em outras
palavras, tais indicadores permitiro a verificao do cumprimento da misso da
unidade de gerir projetos especiais de modernizao da gesto pblica, apoiando
os rgos a alcanarem os resultados previstos. Esta etapa encontra-se tambm
em desenvolvimento e a base referencial para tal composta tanto das
metodologias de gerenciamento citadas anteriormente quanto de outras fontes
disponveis no mbito da SEGEP, como por exemplo o Modelo de Excelncia em
Gesto Pblica (MEGP) e o Guia Referencial para Medio de Desempenho e
Manual para Construo de Indicadores do Programa Nacional de Gesto Pblica
e Desburocratizao (GesPblica).
No momento atual dos trabalhos, foi construdo um grupo especial de
indicadores voltado para a implementao do ESPRO, mais especificamente para
a estruturao do escritrio e para a consolidao de sua carteira de projetos. Em
linha gerais, esses indicadores mediro a implementao dos elementos aqui
dispostos (arquitetura, mtodo, soluo informatizada, norma de funcionamento,
indicadores de desempenho, matriz de responsabilidade e capacitao da equipe),
ressalvado seu carter temporrio, uma vez que ser extinto com a concluso de
tal fase.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADE DOS ATORES ENVOLVIDOS

Outro ponto que se encontra em desenvolvimento, a matriz de
responsabilidades do ESPRO pretender delimitar os papeis e os limites dos
agentes envolvidos na gesto de projetos especiais de modernizao da gesto
pblica. H dois principais insumos para a construo desse instrumento: as linhas
gerais aprovadas quando da estruturao da Secretaria de Gesto Pblica e a
experincia dos projetos pertencentes carteira do ESPRO, em especial o intenso
acompanhamento realizado no projeto de desenvolvimento do modelo de gesto de
projetos para o governo e de melhoria de temas prioritrios no mbito dos
Ministrios da Sade e da Justia.

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Em linhas gerais, os principais papis identificados quando da criao da

SEGEP se referem aos agentes listados a seguir:
Instncias decisoras (Gabinete da Ministra do Planejamento e Cmara
de Polticas de Gesto, Desempenho e Competitividade) definio
dos projetos que sero objeto da gesto pelo Escritrio de Projetos
Especiais de Modernizao da Gesto Pblica;
ESPRO responsvel pela gesto dos projetos e pela mobilizao
para o alcance de seus resultados, por meio da disposio de mtodos
e ferramentas, articulao com os demais envolvidos, facilitao de
trabalhos em grupo, prospeco de fontes de financiamento e gesto
de eventuais parceiros externos;
Demais unidades do MP e/ou da SEGEP fornecimento de insumos e
competncias tcnicas, alm de execuo de aes especficas
relacionadas aos projetos;
rgos pblicos finalsticos responsveis pelos temas estratgicos
prioritrios,

detendo

conhecimento

tcnico,

fornecendo

as

especificaes das regras de negcio e sendo os responsveis pela

execuo e implantao dos projetos;
rgos pblicos de apoio fornecimento de insumos e competncias
tcnicas, alm de execuo de aes especficas relacionadas aos
projeto (externos ao MP);
Consultorias especializadas prestao de servios especializados;
Organismos internacionais aporte de cooperao tcnica e/ou
recursos;
Academia aporte de conhecimento aos projetos de modernizao da
gesto pblica.
A partir desses insumos, ser obtida uma regra geral que associe tpicos
agentes presentes em projetos (comit gestor, gerente, equipe tcnica e
patrocinador, dentre outros) s responsabilidades a serem exercidas.

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CAPACITAO BSICA DA EQUIPE DO ESPRO EM GERENCIAMENTO DE

PROJETOS
A equipe tcnico-gerencial do Escritrio de Projetos Especiais de
Modernizao da Gesto Pblica, como regra geral, possui nvel bsico relacionado
ao tema. Assim, foram buscadas aes de curto prazo para que a experincia
adquirida decorrente da atuao em projetos que fazem parte da carteira do ESPRO
fosse complementada (ou, se possvel, precedida) com contedos intermedirios e
avanados em gesto de projetos.
As primeiras iniciativas adotadas foram compostas de capacitao
presencial e distncia em treinamentos junto Escola Nacional de Administrao
Pblica (ENAP), as quais se encerraro no ms de maio corrente. A partir de junho
sero realizados diversos treinamentos ministrados por instrutores do Instituto de
Desenvolvimento Gerencial (INDG), consultoria contratada para o desenvolvimento
do modelo de gesto de projetos para o ESPRO e que, partindo da MEPCP,
evoluir mtodos, tcnicas e ferramentas a serem aplicadas ao contexto de
atuao da unidade.

CONCLUSES
Projetos e seu gerenciamento efetivo possuem grande potencial de
introduzirem inovaes e / ou solucionarem questes relevantes em organizaes.
No caso de temas estratgicos de governo, a existncia de uma unidade que
dissemine um modelo de gesto de temas complexos e prioritrios e promova o
alcance de resultados uma iniciativa que favorece a modernizao da gesto
pblica brasileira.
A estratgia adotada de evoluo metodolgica contnua em paralelo
execuo de aes de gesto de uma carteira inicial de projetos, promove o
casamento entre teoria e prtica, fundamental para a conformidade entre as
solues implementadas e o contexto nacional da gesto pblica, caracterizado por
sua natural complexidade.

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Com a obteno dos primeiros resultados dos projetos geridos e com a

divulgao dos modelos, mtodos, instrumentos e ferramentas utilizados ESPRO,
prev-se a gerao e o compartilhamento de um conhecimento em projetos pelos
rgos da Administrao Pblica, contribuindo para a percepo de melhorias pela
sociedade brasileira.

REFERNCIAS
PMI, Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of
Knowledgment (PMBOK Guide). Project Management Institute, 2008.
Portal do Software Pblico Brasileiro. GP-Web.
http://www.softwarepublico.gov.br/ver-comunidade?community_id=31574974
PRADO, Darci Santos do. Planejamento e Controle de Projetos. INDG Tecnologia
e Servios LTDA. 2011.
Presidncia da Repblica. Decreto 7.675 de 20 de janeiro de 2012. Casa Civil,
Subchefia para Assuntos Jurdicos. 2012.
Presidncia da Repblica. Decreto 7.478 de 12 de maio de 2011. Casa Civil,
Subchefia para Assuntos Jurdicos. 2012.
WIKIPEDIA. Action research. http://en.wikipedia.org/wiki/Action_research.

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AUTORIA
Bruno Carvalho Palvarini Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.
Endereo eletrnico: bruno.palvarini@planejamento.gov.br