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Mdulo
Conceitos Bsicos
Braslia - 2015
Enap, 2015
Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica
SUMRIO
1.1 Apresentao................................................................................................................. 5
1.2 Introduo..................................................................................................................... 8
1.3 Conceitos bsicos......................................................................................................... 15
Mdulo
Conceitos Bsicos
1.1 Apresentao
1.2 Introduo
Com a civilizao grega e com a fixao das populaes, foram criados os primeiros Arquivos
como instituio, onde se guardavam os documentos oficiais, assentos glo contabilsticos,
tratados, textos literrios, leis, relatos histricos, contratos, testamentos, etc.
Em Roma, o primeiro Arquivo chamou-se Tabularium e situava-se no Frum romano. Era
o arquivo oficial da Roma Antiga e tambm alojava os escritrios dos vrios funcionrios
pblicos.
Em Portugal, por volta do ano de 1325, foi criado o Arquivo do Estado Portugus, funcionando
como guardador de memrias de documentos como: forais, livros de chancelaria,
sentenas judiciais, testamentos, etc., situando-se numa das torres do Castelo de So Jorge,
denominada Torre do Tombo (Torre do Arquivo), e que ali permaneceu at 1755, ano em que
um grande terremoto atingiu Lisboa.
Voc Sabia?
O escritor Carlos Drummond de Andrade foi funcionrio Pblico, veja abaixo um trecho da
biografia do autor:
Carlos Drummond de Andrade nasceu em Itabira do
Mato Dentro - MG, em 31 de outubro de 1902. De
uma famlia de fazendeiros em decadncia, estudou na
cidade de Belo Horizonte e com os jesutas no Colgio
Anchieta de Nova Friburgo - RJ, de onde foi expulso por
insubordinao mental. De novo em Belo Horizonte,
comeou a carreira de escritor como colaborador do
Dirio de Minas, que aglutinava os adeptos locais do
incipiente movimento modernista mineiro.
Ante a insistncia familiar para que obtivesse um diploma,
formou-se em farmcia na cidade de Ouro Preto, em
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1925. Fundou com outros escritores A Revista, que, apesar da vida breve, foi importante
veculo de afirmao do modernismo em Minas. Drummond ingressou no servio pblico e,
em 1934, transferiu-se para o Rio de Janeiro, onde foi chefe de gabinete de Gustavo Capanema,
ministro da Educao at 1945. Passou depois a trabalhar no Servio do Patrimnio Histrico
e Artstico Nacional e se aposentou em 1962. Desde 1954 colaborou como cronista no Correio
da Manh e, a partir do incio de 1969, no Jornal do Brasil.
Quer saber mais sobre o autor? Ento acesse: http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
Como a informao est na base da gerao do conhecimento no
mundo atual, o acesso rpido e seguro constitui fase importante
para o desenvolvimento integrado e para a consolidao da
democracia, principalmente na esfera pblica, na qual a informao
permite a confirmao de direitos e deveres, garantindo ao cidado
o exerccio da cidadania.
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1. Informao: dados, processados ou no, que podem ser utilizados para produo e transmisso de conhecimento, contidos
em qualquer meio, suporte ou formato.
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Voc sabia que a Gesto da Informao e Documentao est prevista na Constituio Federal?
Veja s:
Art. 5, Inciso XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade.
Art. 23 - competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios:
III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural,
os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos;
Art. 216, 2 - Cabe administrao pblica, na forma da lei, tanto a gesto da
documentao governamental quanto as providncias para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem.
A Lei n 8.159/91, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados
e d outras providncias, tambm prev a Gesto da Informao e Documentao:
Art. 1. dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art.25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse pblico e social.
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fato que, em todas as pocas da histria, a informao apresentouse como um instrumento importante para a sociedade, seja para a
sua organizao e funcionamento, para o aperfeioamento das suas
instituies, para o exerccio do poder ou para a conquista e ampliao
de direitos.
Atualmente, diante das transformaes econmicas, polticas e
tecnolgicas que o mundo vivencia, a informao vem se configurando como uma ferramenta
ainda mais poderosa e essencial, principalmente para as organizaes pblicas.
A gesto da informao no pode ser dissociada da gesto da documentao, pois manter os
arquivos organizados corretamente significa manter a informao organizada e disposio
para os fins que se fizerem importantes e necessrios, das instituies e da sociedade.
Uma boa gesto favorece a recuperao da informao e fornece subsdios tomada de deciso,
alm de manter a memria institucional. Todavia, para garantir essa eficincia, preciso
estabelecer um conjunto de prticas que garantam a organizao e a preservao dos arquivos.
A compreenso das prticas que norteiam a gesto da informao e da documentao comea
com a apreenso dos conceitos sobre produo, organizao e preservao dos documentos,
alm do entendimento sobre os prazos legais de guarda. Para que todos esses aspectos sejam
assimilados e incorporados pelos rgos, torna-se fundamental reconhecer as vantagens, os
direitos e os deveres envolvidos na gesto dos documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos
documentais produzidos e/ou acumulados so, em ltima instncia, patrimnio da instituio.
Para fazer bom uso da informao, preciso que ela esteja disponvel!
A fim de viabilizar essas capacidades, a Administrao Pblica Federal criou o SIGA - Sistema
de Gesto de Documentos de Arquivo, que tem por finalidade garantir a todos os cidados e
aos rgos e entidades do Poder Executivo, de forma gil e segura, o acesso aos documentos
de arquivo e s informaes neles contidas, resguardadas as restries administrativas ou
legais; integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas
pelos rgos setoriais glo e seccionais glo que o integram; disseminar normas relativas gesto
de documentos de arquivo; racionalizar a produo e armazenagem da documentao
arquivstica pblica; preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica
federal e articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da
informao pblica federal.
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Com certeza voc j deve ter visto alguns termos tcnicos concernentes a esse tema. Agora,
voc ter a oportunidade de estud-los de forma mais aprofundada. Vamos l?
a) O que informao?
Veja a diferena entre dado e informao:
Dado uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido
como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito
geral, ele definido como uma parte da informao.
J informao mais abrangente que o conceito de dado. Quando
informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim,
um conjunto de dados s se tornar uma informao se estiver organizado
de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma mensagem.
A informao, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo, nesses termos,
podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos so fontes de informao
para nossas vidas. Contudo, quando queremos nos referir informao constante em um
documento, o conceito de informao restringir-se- a todo o conjunto de dados devidamente
ordenados e organizados, de forma a ter um significado.
Dado X Informao
Dado
Informao
Facilmente estruturado;
Facilmente obtido por mquinas;
Frequentemente quantificado;
Facilmente transfervel.
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Veja um exemplo:
Um Dirio Oficial um documento arquivstico, pois emitir o Dirio Oficial uma atividade
desenvolvida pela Imprensa Nacional.
Contudo, esse mesmo Dirio Oficial, ao ser utilizado em um Ministrio como um documento
de consulta, pode no se constituir como um documento arquivstico.
Para compreender melhor a diferena entre dado, informao, documento e documento
arquivstico, vamos ver o dilogo entre a Chefe Gisela e seu novo funcionrio, chamado Doc:
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Veja um exemplo:
glo
produzido,
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A assinatura digital pode ser utilizada, por exemplo: em contratos, procuraes, laudos,
certificados, formulrios web, relatrios, imagens, mandatos, notificaes, balanos,
declaraes, peties, resultados de exames, pronturios mdicos, propostas e aplices de
seguros e arquivos eletrnicos transferidos entre empresas.
i) O que NUP?
Voc certamente j deve ter ouvido falar do NUP, talvez em reunies, ou ainda em alguma
conversa de escritrio. Mas, por fim, o que significa essa sigla to utilizada? Clique na imagem
e veja o significado.
Agora que voc j descobriu a sigla, vamos entender um pouco mais sobre esse nmero.
NUP - Nmero nico de Protocolo - um Cdigo numrico que identifica, de forma nica e
exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no mbito da
Administrao Pblica Federal, que necessite de tramitao, independentemente do suporte.
Esse cdigo no ter distino entre processos e documentos avulsos. composto de vinte e
um dgitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00).
Veja um exemplo:
Quando um cidado constitui uma demanda para o Servio de Informao ao Cidado SIC,
essa demanda gera um Nmero nico de Protocolo NUP, que ser respondido pelo rgo ou
entidade responsvel pelo esclarecimento.
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