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PLANIFICACIN Y CONTROL DE

PROYECTOS
Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas,
parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtencin de un
resultado importante, por lo que requiere un largo perodo de tiempo
para su finalizacin.

Planificacin y control de
proyectos

DIRECCIN DE PROYECTOS

Planificacin
Fases

Programacin
Control

Todos somos Administradores de


Proyectos, pero no todos saben como
planear y administrar un proyecto
Proyectos varian en tamao y alcance:

Lanzamiento transbordador NASA


Construir un bote
Construir un hospital
Remodelacin de un edificio
Planear una fiesta o boda
Organizar olimpiadas
Desarrollar un nuevo software
Obtener un titulo profesional

Porque Necesitamos
Administrar Proyectos?

En promedio compaas USA gastan $250 billones


al ao en desarrollo nuevas aplicaciones. En 1995,
costos por falla en planificacin sumaron $140
billones. (Computerworld, August 5, 1996, p.60).
En promedio, las operaciones evaluadas en 1994
tomaron 37% mas de tiempo que el planeado,
bajando de 48% en 1993, y 54% en 1974-94.
(Evaluation Results for 1994, World Bank, 1995).
La falla en pronostico promedio en costos para 33
programas terminados entre 1990 y 1996 fu 40% en
costo y 62% en tiempo. (DoD Acquisition
Management Metrics, Defense Systems Management
College, 1999).
y muchos, MUCHOS mas...

Historia de Administracin de
Proyectos
Proyectos se han hecho desde el
inicio de la humanidad, pero solo
se cre una disciplina desde la
2da Guerra Mundial 1939-1945.

El proyecto Manhattan es el primero


en ser reconozido por usar tecnicas
de administracin modernas.

Critical Path Method (CPM)


desarrollado en 1950s por
DuPont y Remington Rand para
ayudar en Mantenimiento.

Proyecto Manhattan

El Proyecto Manhattan fue el nombre en clave de un


proyecto cientfico llevado a cabo durante la Segunda Guerra
Mundial por los Estados Unidos con ayuda parcial del Reino
Unido y Canad. El objetivo final del proyecto era el desarrollo
de la primera bomba atmica antes de que la Alemania nazi la
consiguiera. La investigacin cientfica fue dirigida por
el fsico Julius Robert Oppenheimer mientras que la seguridad
y las operaciones militares corran a cargo del general Leslie
Richard Groves. El proyecto se llev a cabo en numerosos
centros de investigacin siendo el ms importante de ellos
el Distrito de Ingeniera Manhattan situado en el lugar
conocido actualmente como Laboratorio Nacional Los lamos.

Historia de Administracion de
Proyectos

1958, gobierno U.S.A. adopt CPM y lo


mejor para crear PERT (Program
Evaluation and Review Technique) para el
programa de submarinos Polaris.
Desde 1950, administracin de proyectos
ha evolucionado en una disciplina en la
cual uno puede obtener un titulo y
certificacion.
Al presente PERT y CPM estn tan
mezclados que no se aprecia mucho su
diferencia y se conoce como PERT/CPM.

Que es un Proyecto?

Tiene un Objetivo bien identificado.


Serie tareas o actividades
interdependendientes, o puede dividirse en
actividades.
Cada actividad tiene periodo de duracin.
Se puede identificar actividades que son
prerequisitos para iniciar otras actividades.
Es nico.
Utiliza varios recursos.
Tiene un inicio y un final.
Tiene un cliente.
Involucra cierto grado de incertidumbre
(riesgo).

Ejemplos de Proyectos

Administrador de Sistemas implementa un


nuevo sistema informatico.
Una compaa de software desarrolla una nueva
aplicacion.
Una compaa de graficos produce un trptico a
las especificaciones de un cliente.
Un contratista instala un nuevo sistema de
drenaje en una avenida.
Ingenieros disean un prototipo de una nueva
turbina a gas.
Personal medico ejecutatn varias cirujias en una
victima de un accidente.
Una compaa planea el lanzamiento al mercado
de un nuevo producto.
La construccin de un laboratorio de larvas.

Que NO es un Proyecto?

Operaciones en curso:

No tienen un fin.
Producen productos similares o identicos.

Ejemplos:

Una compaa de seguros procesa miles de


reclamos al dia.
Un caero atiende a 100 clientes por dia.
Planta de automobiles produce miles de
carros, del mismo modelo y con opciones
limitadas.
Las siembras y cosechas consecutivas de
una finca camaronera.

Si no puedes describir lo que estas


haciendo como un proceso, no
sabes lo que estas haciendo.

W. Edwards Deming (1900-1993) U.S.


business consultant.

El Ciclo de vida Real del Proyecto

Los proyectos nacen cuando se identifica


una necesidad.
El ciclo de vida de los proyectos varian
en duracion desde unas pocas semanas
hasta varios aos.
4 fases generales:
Effort

Definicin.
Planeacin.
Ejecucin.
Cierre.

Define

Plan

Execute

Close

Time

Fase I: Definicion

Sienta las bases para el proyecto.


A diferencia de trabajo en proceso,
algunas preguntas deben de responderse
antes de iniciar el proyecto:

Quien es el responsable?
Quien tiene autoridad?
Cuales son las metas?
Como nos comunicamos?

Fase I: Definicion

Las necesidades son definidas por los


clientes que solicitan el trabajo.

Orientacin de los involucrados es


esencial.

Fase II: Planeacin

Fase que vamos a ver mas en este curso.


Basado en la definicin del problema.
Desglosa proyecto en actividades.
Fija metas de tiempo, costo y calidad
para cada actividad y para proyecto en s.
Trata de optimizar proyecto.
Identifica variables que podrian afectar a
proyecto y analiza su efecto (riesgo) o
trata de minimizarlas.
Simula desarrollo de proyecto.
Sienta linea base para su futuro control.

Fase III: Ejecucin

Una vez terminada planeacin se inicia


ejecucin.
Es puesta en marcha del plan.
Se trata de seguir el plan en lo posible,
pero adaptandolo a los imprevistos o a
cambios, teniendo en mente el objetivo
final y los requerimientos de costo, tiempo
y calidad.
Trata de mantener plan trazado.
Adems de ejecucin en s, incluye control
respecto al plan.
Es fase mas dificil de proyecto, pero si
planeacin fue correcta se hace mas facil.

Fase IV: Cierre.

Finalizacin del proyecto.

Reportes de resultados reales vs.


planeado.

Retroalimentacin para futuros


proyectos.

Involucrados

Cualquiera participando o impactado por el


proyecto est involucrado:

Clientes.
Tomadores de decisiones.
Vendedores del proyecto.
Empleados.
Otros.

Todas las decisiones importantes en la fase de


definicin son tomadas por estas personas.

Involucrados Principales

Administrador de Proyecto:

Equipo del Proyecto:

Autoridad, guia, mantiene prioridad de proyecto.

Cliente:

Politicas de compaa, recursos.

Auspiciador:

Habilidades y esfuerzo para realizar tareas.

Administracin Funcional:

Define, planea, controla, lidera proyecto.

Requerimientos de producto, fondos.

Pueden ser o no personas separadas.

Ejemplos de Proyecto
Pequeo: Tu y este curso

Objetivo: Aprender de
Planeacin y
Comercializacin.

Proposito.

Medida de resultados:
Buenas Notas y pasar.

Ciclo de vida.

Tiempo limite: fin


semestre.

Interdependiente.

Tope de Costo: su tiempo


y unos cuantos US$.

Unico.
Complejo.

Ejemplo de Proyecto Medio:


Scanning Electro Microscop

Objetivo: Desarrollar
mejor microscopio
analitico del mundo.
Medidad de eficiencia:
resolucion de 0.1nm.
Limite de tiempo: 5
aos.
Tope de costo: $5.27M.

Proposito.
Ciclo de vida.
Unico.

Interdependiente.
Complejo.

Exito

Los Proyectos sern exitosos cuando:

Estan a tiempo.
Estan dentro del presupuesto.
Tienen alta calidad.

Funcionalidad (Que se supone que el producto haga?).


Eficiencia (Que tan bien lo hace?).

Significa balancear:

Costos.
Cronograma.
Calidad.

Factores Esenciales para Exito

Estar de acuerdo entre el grupo, cliente y


administrador del proyecto en los
objetivos del mismo.
Un plan para medir el progreso que
muestre la ruta total con
responsabilidades claras.
Comunicacin constante y efectiva a
todo nivel.
Alcance controlado.
Soporte de la administracin.

PLANIFICACIN Y CONTROL DE
PROYECTOS
Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas,
parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtencin de un
resultado importante, por lo que requiere un largo perodo de tiempo
para su finalizacin.

Planificacin y control de
proyectos

DIRECCIN DE PROYECTOS

Planificacin
Fases

Programacin
Control

PLANIFICACIN DEL PROYECTO


Determinacin
de objetivos

Definicin del
proyecto

Determinar los
recursos necesarios

Organizacin
del proyecto

Fases de un proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO


Secuencia de
actividades

Programacin
de recursos

Asignacin de
recursos

EJECUCIN DEL PROYECTO

CONTROL DEL PROYECTO


COSTES

CALIDAD

TIEMPO

La Planeacin requiere desglosar el


proyecto en actividades, estimar
recursos, tiempo e interrelaciones
entre actividades.
La Programacin requiere de detallar
fechas de inicio y terminacin de
actividades.

El Control requiere informacin sobre el


estado actual y analiza posibles
soluciones cuando surgen dificultades
en el transcurso del proyecto .

Planificacin del Proyecto


Planificacin del proyecto

1.- Determinacin de objetivos


Resultado
Coste
Tiempo

2.- Definicin del proyecto


Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades

3.- Determinacin de los recursos necesarios


4.- Organizacin del proyecto
Equipos de proyecto

Factores crticos en la
Administracin de Proyectos

Gerente
de Proyecto

Sistema
de
Administracin
Equipo
de Proyecto

El Gerente de Proyecto Responsabilidades

Responsabilidades

integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas


reas de la organizacin
para alcanzar los objetivos del proyecto
definir la metodologa de trabajo
proveer recursos
asegurar contrataciones adecuadas
evaluar progresos
establecer medidas correctivas

El Gerente de Proyecto Responsabilidades

Competencias

Liderazgo
Comunicacin
Coordinacin
Motivacin
Negociacin
Capacitacin

Equipo de Proyecto

Grupo de personas lideradas por el


Gerente de Proyecto
representan generalmente reas
funcionales u organizaciones
desempean roles especficos
su nmero suele variar durante el avance
del proyecto
al final del proyecto son asignadas a un
nuevo emprendimiento o retornan a sus
reas u organizaciones

Sistema de Administracin de
Proyectos
Estructura Organizacional

Sistema de Informacin

Estructuracin de proyectos

Proyecto puro

Proyecto funcional

Proyecto de matriz

PROYECTO PURO
Un proyecto puro es donde un equipo
autnomo trabaja tiempo completo en
el proyecto
Ventajas

El gerente del proyecto tiene plena autoridad


sobre el mismo
Los miembros del equipo se reportan con un
jefe.
Las lneas de comunicacin se acortan.
Las decisiones se toman con rapidez
Hay un nivel elevado de orgullo, motivacin y
compromiso del equipo.

Desventajas:

Duplicidad de recursos
Se ignoran las metas y
polticas
organizacionales.
La organizacin se
queda atrs en su
conocimiento de la
nueva tecnologa
debido a las debilitadas
divisiones funcionales.
Los miembros del
equipo no tienen su
propia rea funcional.

Sistema de Administracin de
Proyectos
ORGANIZACION FUNCIONAL
Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Personal afectado a Proyectos

Gerente
Funcional

Coordinacin
de Proyectos

PROYECTO FUNCIONAL
Un proyecto funcional es aquel que
forma parte de una divisin funcional
Presidente
Investigacin
y Desarrollo
Project Project Project
A
B
C

Ingeniera
Project Project Project
D
E
F

Manufactura
Project Project Project
G
H
I

Ejemplo, el proyecto B est en el


rea funcional de Investigacin y
Desarrollo

Ventajas

Un miembro de un equipo puede trabajar en


varios proyectos
La experiencia tcnica se mantiene dentro
del area funcional
El rea funcional es un hogar despus que
se termina el proyecto
Una masa crtica de expertos especializados
en el rea funcional crea soluciones
sinrgicas para los problemas tcnicos de
un proyecto

Desventajas

Los aspectos del proyecto que no


se vinculan directamente con el
rea funcional pueden resultar
perjudicados
La motivacin de los miembros
del equipo a menudo es dbil
Las necesidades del cliente son
secundarias y se responden a
ellas con lentitud

Sistema de Administracin de
Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director
Ejecutivo

Project
Manager

Project
Manager

Coordinacin
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

Project
Manager

Sistema de Administracin de
Proyectos
ORGANIZACION MIXTA
Director
Ejecutivo

Estructura de Matriz
Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente de
Project
Managers

Project Manager

Coordinacin
Proyecto B
Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

Coordinacin
del Proyecto A

PROYECTO DE MATRIZ
Presidente
Investigacin
Ingeniera
y Desarrollo

Administrador
Proyecto A

Administrador
Proyecto B
Administrador
Proyecto C

Manufactura

Mercadeo

Ventajas

Mejora la comunicacin entre las reas


funcionales

Un administrador del proyecto se


responsabiliza por la terminacin exitosa del
mismo

Se minimiza la duplicidad de recursos

Los miembros del equipo tienen su propia


rea funcional

Al seguir las polticas de la organizacin


matriz se incrementa el apoyo para el
proyecto

Desventajas

Muchos jefes

Depende de las habilidades


negociacin del administrador

La suboptimizacin es un peligro,
pues acumulan recursos para su
propio proyecto.

de

Sistema de Administracin de
Proyectos

Sistema de Informacin

proporciona los medios para la planificacin integradora


y el control del proyecto

provee una base de informacin de

desempeo
el uso de recursos
los costos incurridos
interrelaciones
tiempos y costos proyectados para la terminacin del proyecto

Programacin y control del


proyecto
Programacin y control del proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO


Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas
actividades que componen el proyecto, identificando la relacin existente entre
las distintas actividades para lograr una asignacin de recursos ptima
Grficos Gantt y los mtodos CPM y PERT

CONTROL DEL PROYECTO


Coste
Calidad

Tiempo

Planificacin, programacin y
control del proyecto
Planificacin del proyecto:
1. Establecer los objetivos.
2. Definir el proyecto.
3. Establecer necesidades a las
actividades del proyecto previstas.
4. Organizar el equipo.

Estimaciones de tiempo y coste.


Presupuestos.
Planos de ingeniera.
Diagramas de los flujos de caja.
Detalles de la disponibilidad de material.

Programacin del proyecto:


1. Asignar recursos a las
actividades especficas.
2. Relacionar actividades entre s.
3. Poner al da y revisar sobre una base regular.
Control del proyecto:
1. Vigilar los recursos, costes, calidad y
presupuestos.
2. Revisar y cambiar los planes.
3. Variar los recursos para responder a demandas.
Antes del proyecto

Durante el proyecto

Diagramas Gantt.
CPM
PERT.
Programas de flujo de caja.

Informes:
Presupuestos.
Actividades retrasadas.
Actividades con margen.

Administracin de Proyectos con mtodo


PERT / CPM

PERT / CPM:

Introduccin.
Diagramas de Gantt y PERT (redes).
Definicin del problema.

Calculo ruta crtica:


Probabilidad y riesgo:
Recursos y Costos.

Diagrama Gantt

Es un diagrama de barras horizontales desarrollado como


una herramienta de control de produccion en 1917 por
Henry L. Gantt, un ingeniero y cientifico.
Frecuentemente usada en administracion de proyectos.
Provee ilustracion grafica del cronograma que ayuda a
planear, coordinar, y seguir pista de actividades
especificas en un proyecto.
Pueden ser versiones simples creadas en papeles o
versiones mas complejas y automatizadas usando
aplicaciones de administracion de proyectos como
Microsoft Project o Excel.

Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007

Diagrama Gantt

Son construidas con un eje horizontal representando el


tiempo de vida del proyecto, dividido en incrementos
(dias, semanas, meses) y un eje vertical representando las
actividades que hacen el proyecto:

Barras horizontales de longitud variable representan la


duracion, secuencia y precedencia de las actividades.

Ccomprar terreno, hacer planos, contratar maquinas, desbrozar, hacer


muros, hacer compuertas, cerrar muros, finalizar.

Pondrias comprar terreno arriba, abajo a continuacion hacer planos,


contratar maquinas y hacer muros, antes de terminar muros pondrias
hacer compuertas y despues cerrar muros y por ultimo finalizar.

Las barras pueden o no interlaparse, dependiendo de los


requerimientos de terminar o no una tarea antes de
empezar otra.
Al progresar el proyecto, barras secundarias pueden ser
aadidas para indicar progreso de las actividades.
Una linea vertical indica la fecha del reporte.
Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007

Diagrama Gantt

Dan una ilustracion clara del status del proyecto, pero un


problema con ellas es que no indican claramente
dependencias de tareas (no puedes saber como el retraso
de una tarea afectara a otras).
El Diagrama PERT, otro Diagrama popular en
administracion de proyectos esta didenado para hacer
esto.
Diagramas Gantt automatizados guardan mas informacion
sobre las actividades, como recursos asignados,
precedencias y notas. Tambien son mas faciles de
cambiar.
Los diagramas pueden ser ajustados frecuentemente para
reflejar el estado actual de las actividades del proyecto, ya
que generalmente estas van a progresar de forma distinta
al plan original.

Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007

Diagrama Gantt

Utiles para mostrar


proyectos simples
o partes de
proyectos
grandes.
Muestran inicio y
fin de las tareas
individuales.
Pueden o no
mostrar
predecesores.
Pueden mostrar %
de avance.

Tcnicas de planificacin y
control de proyectos
Grficas Gantt

A.- GRFICAS GANTT


Fecha actual
(15 de Julio)

INVESTIGACIN DE MERCADOS
DESARROLLO DEL CONCEPTO

TESTS DE VIABILIDAD
DISEO PRELIMINAR
DISEO DEL PROCESO
FABRICACIN DE PROTOTIPOS
PRUEBAS DE MERCADO
DISEO FINAL
LANZAMIENTO

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul

Ago Sep Oct Nov Dic

Tiempo (meses)

Tcnicas de planificacin y
control de proyectos
B.- MTODO DEL CAMINO CRTICO (CPM)

Mtodo del camino crtico (CPM)

ETAPAS

1.- Dibujar el grafo que muestre la secuencia de las distintas actividades.


2.- Calcular los tiempos de cada actividad.
3.- Calcular la holgura de cada actividad.
4.- Determinar el camino o caminos crticos.

Tcnicas de planificacin y
control de proyectos
Mtodo PERT

c.- MTODO pert


Duraciones aleatorias
Tiempo pesimista
Tiempo normal o ms probable
Tiempo optimista

te

t 0 4t m t p
6

t p to
2
y t