FOLHA DE PAGAMENTO Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários, co

nstam também outros valores, tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF descont
ados dos salários, aviso prévio, valor do desconto relativo ao vale transporte e
às refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre os salários. Podem, ainda,
constar da folha de pagamento de salários, as verbas pagas aos funcionários por
ocasião da rescisão de contrato de trabalho. OBSERVÂNCIA DO PRINCÍPIO CONTÁBIL
DA COMPETÊNCIA Normalmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguin
te ao de referência, exceto os casos em que os acordos ou convenções coletivas e
stabelecem prazos menores. No entanto, a contabilização da folha de pagamento de
salários deve ser efetuada observando-se o regime de competência, ou seja, os s
alários devem ser contabilizados no mês a que se referem ainda que o seu pagamen
to seja efetuado no mês seguinte. No caso do valor relativo às férias e ao 13º s
alário, a empresa deve apropriar estes valores mensalmente em obediência ao regi
me de competência, efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a emp
resa não faz a provisão, esses valores serão apropriados como custo ou despesa p
or ocasião do respectivo pagamento. Sobre a constituição da Provisão para Férias
e Provisão para o 13º Salário, leia os tópicos específicos neste guia CLASSIFIC
AÇÃO CONTÁBIL Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos, classificam-se
como despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial
e administrativa, e como custo de produção ou de serviços, quando referentes a
funcionários dos setores de produção e os alocados na execução de serviços objet
o da empresa. EXEMPLO DE LANÇAMENTOS CONTÁBEIS Empresa comercial apresentou o se
guinte resumo da folha de pagamento: I - Folha de Pagamento de Salários do Mês d
e Outubro/2003: DESCRIÇÃO Salários Aviso Prévio indenizado Férias indenizadas Sa
lário maternidade Salário família 13º salário – quitação Total das verbas VALOR
- R$ 15.000,00 800,00 700,00 1.800,00 30,00 500,00 18.830,00
DESCONTOS Adiantamento de salário INSS sobre salários INSS sobre 13º salário Val
e-transporte Plano de Alimentação do Trabalhador Assistência Médica Faltas e atr
asos IRRF sobre salários Contribuição Sindical Total dos descontos Valor líquido
da folha de pagamento II - Contribuição Previdenciária a Recolher INSS sobre sa
lários INSS sobre 13º salário (=) INSS devido pela empresa (+) INSS descontado d
os empregados (-) Salário família (-) Salário maternidade (=) Valor líquido a re
colher na GPS III - Contribuição ao FGTS a Recolher Parcela incidente sobre a fo
lha de pagamento (+) Contribuição ao FGTS sobre 13º salário - rescisão: (=) Valo
r da contribuição ao FGTS devida Outros dados:
VALOR - R$ 6.000,00 1.425,00 40,00 740,00 980,00 630,00 90,00 710,00 30,00 10.64
5,00 R$ 8.185,00
R$ 4.200,00 R$ 130,00 R$ 4.330,00 R$ 1.465,00 R$ 30,00 R$ 1.800,00 R$ 3.965,00
R$ 1.324,00 R$ 42,50 R$ 1.366,50
A rescisão de contrato de trabalho é por dispensa sem justa causa, ocorrida no d
ia 31.10.2003 e o pagamento será feito até o 2º dia útil subseqüente. A contribu
ição ao FGTS sobre os salários e sobre os valores devidos na rescisão foi deposi
tada nas respectivas contas vinculadas. O adiantamento de salário foi pago no di
a 20.10.2003, e sobre esse valor foi retido o IRRF no valor de R$ 150,00.
A empresa provisiona mensalmente o valor das férias, o 13º salário e os encargos
sociais. Lançamentos contábeis: 1) Pelo valor do adiantamento de salário pago n
o dia 20.10.2003: D - Adiantamento de Salários (Ativo Circulante) R$ 6.000,00 C
- IRRF a Recolher (Passivo Circulante) R$ 150,00 C - Banco Conta Movimento (Ativ
o Circulante) R$ 5.750,00 2) Pelo pagamento do IRRF sobre o adiantamento: D - IR
RF a Recolher (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante)
R$ 150,00 3) Pela provisão dos valores relativos aos salários e ao aviso prévio
indenizado: D - Folha de Pagamento (Resultado) C - Salários e Ordenados a Pagar
(Passivo Circulante) R$ 15.800,00 4) Pela baixa da provisão para férias e encarg
os incidentes sobre essa verba, pelo valor a ser pago na rescisão, tendo em vist
a que esses valores já foram provisionados anteriormente: D - Provisão de Férias
(Passivo Circulante) C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 7
00,00 5) Pela baixa da provisão para 13º salário e encargos incidentes sobre ess
a verba, pelo valor a ser pago na rescisão tendo em vista que esses valores já f
oram provisionados anteriormente: D - Provisão 13º Salário (Passivo Circulante)
C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 500,00 6) Pelo valor da
contribuição FGTS incidente sobre a parcela do 13º salário pago na rescisão: D
- Provisão 13º Salário (Passivo Circulante) C - FGTS a Recolher (Passivo Circula
nte) R$ 42,50 7) Pelo valor da contribuição ao FGTS sobre a folha de salários: D
- FGTS sobre Folha de Pagamento (Resultado) C - FGTS a Recolher (Passivo Circul
ante) R$ 1.324,00 8) Pelo valor do salário-família e salário maternidade que ser
ão deduzidas do valor do "INSS a recolher": D - INSS a Recolher (Passivo Circula
nte) C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 1.830,00
Nota: Salário-Família R$ 30,00 Salário Maternidade R$ 1.800,00 9) Pelo valor da
contribuição sindical, INSS sobre salários e 13º salário e IRRF descontados em f
olha de pagamento: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 2.20
5,00 C - Contribuição Sindical a Recolher (Passivo Circulante) R$ 30,00 C - IRRF
a Recolher (Passivo Circulante) R$ 710,00 C - INSS a Recolher (Passivo Circulan
te) R$ 1.465,00 10) Pelo valor descontado dos salários relativos à faltas e atra
sos: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Folha de Pagament
o (Resultado) R$ 90,00 11) Pelos valores relativos à Assistência Médica, Vale-Tr
ansporte e Plano de Alimentação do Trabalhador, descontados dos funcionários:a)
Assistência Médica D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Adi
antamentos – Folha de Pagamento – Assistência Médica (Ativo Circulante) R$ 630,0
0 b) Vale Transporte: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C -
Vale Transporte (Conta de Resultado) R$ 740,00 c) Plano de Alimentação do Trabal
hador: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Programa de Ali
mentação dos Empregados (Conta de Resultado) R$ 980,00 12) Pela transferência do
valor dos adiantamentos concedidos: D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo C
irculante) C - Adiantamento de Salários (Ativo Circulante) R$ 6.000,00 13) INSS
da empresa sobre os salários e o 13º pago na rescisão: D - INSS - Folha de Pagam
ento (Resultado) R$ 4.200,00 D - Provisão 13º Salário (Passivo Circulante) R$ 13
0,00 C - INSS a Recolher (Passivo Circulante) R$ 4.330,00 14) Pelo pagamento dos
salários (total líquido da folha de R$ 8.185,00 menos os valores a pagar em res
cisão de contrato de R$ 2.000,00): D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Cir
culante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 6.185,00 15) Pelo pagam
ento das verbas rescisórias (aviso prévio, 13º salário e férias): D - Salários e
Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circula
nte) R$ 2.000,00
16) Pelo pagamento do FGTS: D - FGTS a Recolher (Passivo Circulante) C - Banco C
onta Movimento (Ativo Circulante) R$ 1.366,50 17) Pelo Pagamento do INSS: D - IN
SS a Pagar (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$
3.965,00 18) Pelo pagamento da contribuição sindical: D - Contribuição Sindical
a Pagar (Passivo Circulante) C - Banco Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 30,
00 9) Pelo pagamento do IRRF: D - IRRF a Recolher (Passivo Circulante) C - Banco
Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 710,00
Contabilização da FOLHA DE PAGAMENTO
Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários, constam também outros
valores, tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF descontados dos salários,
aviso prévio, valor do desconto relativo ao vale transporte e às refeições e ain
da o valor do FGTS incidente sobre os salários.
Podem, ainda, constar da folha de pagamento de salários, as verbas pagas aos fun
cionários por ocasião da rescisão de contrato de trabalho.
OBSERVÂNCIA DO PRINCÍPIO CONTÁBIL DA COMPETÊNCIA
Normalmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao de referê
ncia, exceto os casos em que os acordos ou convenções coletivas estabelecem praz
os menores.
No entanto, a contabilização da folha de pagamento de salários deve ser efetuada
observando-se o regime de competência, ou seja, os salários devem ser contabili
zados no mês a que se referem ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seg
uinte.
No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve apropriar e
stes valores mensalmente em obediência ao regime de competência, efetuando a pro
visão para o pagamento dessas verbas. Se a empresa não faz a provisão, esses val
ores serão apropriados como custo ou despesa por ocasião do respectivo pagamento
.
CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL
Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos, classificam-se como despesas
operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrat
iva, e como custo de produção ou de serviços, quando referentes a funcionários d
os setores de produção e os alocados na execução de serviços objeto da empresa.
EXEMPLO DE LANÇAMENTOS CONTÁBEIS
Pela provisão dos valores relativos aos salários e ao aviso prévio indenizado:
D – Folha de Pagamento (Resultado) C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Cir
culante)
Pelo valor da contribuição ao FGTS sobre a folha de salários:
D – FGTS sobre Folha de Pagamento (Resultado) C - FGTS a Recolher (Passivo Circu
lante)
INSS - encargos da empresa:
D – INSS - Folha de Pagamento (Resultado)
C - INSS a Recolher (Passivo Circulante)
Pelo valor da contribuição sindical, INSS sobre salários e 13º salário e IRRF de
scontados em folha de pagamento:
D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C - Contribuição Sindical
a Recolher (Passivo Circulante) C - IRRF a Recolher (Passivo Circulante) C – INS
S a Recolher (Passivo Circulante)
Pelo valor do Vale Transporte deduzido dos empregados:
D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C – Vale Transporte (Conta
de Resultado)
Plano de Alimentação do Trabalhador deduzido dos empregados:
D - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) C – Programa de Alimentaçã
o dos Empregados (Conta de Resultado)
PROVISÃO PARA PAGAMENTO DO 13º SALÁRIO A provisão para o pagamento do 13º salári
o é calculada na base de 1/12 da remuneração dos empregados que tiverem trabalha
do no mínimo quinze dias no mês, cabendo ajuste do valor provisionado nos meses
anteriores em virtude de reajustes salariais, acrescidos dos encargos sociais cu
jo ônus cabe à empresa. NÃO CONSTITUIÇÃO DA PROVISÃO A entidade que não provisio
nar o valor do 13º salário, em obediência ao princípio contábil da competência,
irá contabilizar essa gratificação diretamente em conta de
despesa ou custo, conforme o caso, no mês em que se der a quitação da gratificaç
ão em folha de pagamento. Os adiantamentos serão considerados como tal e registr
ados em conta própria do ativo circulante, sendo baixados por ocasião da quitaçã
o da gratificação. ENCARGOS SOCIAIS Contabilizar os encargos sociais (20% do INS
S, FGTS, percentuais devidos ao SAT e a terceiros) sobre o valor da provisão det
erminada, cujo ônus cabe à empresa e que incidirão por ocasião do pagamento do 1
3º salário. AJUSTES NO VALOR PROVISIONADO Caso ocorram alterações salariais, cab
e ajustar o valor da provisão para pagamento do 13º salário e dos encargos socia
is, constituída em meses anteriores, de modo que o valor registrado reflita o mo
ntante da gratificação já incorrida e dos encargos sociais que sobre ela incidir
ão, quando do seu pagamento. Os ajustes serão registrados na conta de provisão,
tendo como contrapartida uma conta de resultado (custo ou despesa operacional).
Se a provisão se referir a empregados vinculados à produção de mercadorias ou se
rviços, a provisão será debitada a conta de custos. Caso se referir a empregados
da área administrativa, será debitado a conta de despesa operacional. Exemplo:
Constituição da provisão do 13 salário de R$ 10.000,00, acrescidos de R$ 3.680,0
0 de encargos sociais (FGTS e INSS), relativamente à folha de pagamento do pesso
al de produção de uma indústria: D – 13º Salário e Encargos da Produção (Conta d
e Custos - Resultado) C – Provisão de 13º Salário (Passivo Circulante) R$ 13.680
,00 PAGAMENTO DO 13º SALÁRIO
o
Adiantamento
As empresas adiantam metade do 13º salário por ocasião da concessão das férias a
partir do mês de fevereiro, quando solicitada pelo funcionário, ou até 30 de no
vembro. O valor do adiantamento será registrado em conta de adiantamento no Ativ
o Circulante, até a data da quitação da gratificação, ou seja, até o pagamento d
o saldo do 13º salário. Exemplo: Pagamento de R$ 4.790,00 relativos ao adiantame
nto da 1a parcela do 13º salário: D – Adiantamento de 13º Salário (Ativo Circula
nte) C – Caixa/Bancos (Ativo Circulante) R$ 4.790,00
Quitação
A empresa deve efetuar o pagamento do saldo do 13º salário até o dia 20 de dezem
bro ou por ocasião da dispensa sem justa causa ou pedido de dispensa do funcioná
rio.
O valor do saldo do 13º salário pago poderá ser registrado contabilmente a débit
o da respectiva conta de provisão no Passivo Circulante, até o limite do valor p
rovisionado. Nesta ocasião, o valor do adiantamento registrado no Ativo Circulan
te será transferido para a conta que registra a provisão para pagamento da grati
ficação no Passivo Circulante.
ADIANTAMENTOS A EMPREGADOS - CONTABILIZAÇÃO A conta "Adiantamento a Empregados",
de natureza devedora, é debitada quando a empresa efetua as seguintes operações
: 1. paga adiantamento mensal ao empregado; 2. paga recibo de férias ao empregad
o; 3. paga despesas relativas a vale-farmácia, vale-supermercado etc. Por sua ve
z, referida conta é creditada quando as operações referidas são compensadas na f
olha de pagamento mensal. PAGAMENTO DE ADIANTAMENTO MENSAL A EMPREGADOS A maiori
a das empresas, por força de Convenção Coletiva de Trabalho, estão obrigadas a p
agar, mensalmente, a seus empregados adiantamento salarial correspondente a um p
ercentual sobre o salário nominal. Exemplo: Determinada empresa efetuou adiantam
ento salarial no montante de R$ 15.000,00. Com base nos dados do exemplo, o regi
stro contábil poderá ser efetuado da seguinte maneira: D - Adiantamento Salarial
(Ativo Circulante) C - Banco Bradesco S.A (Ativo Circulante) R$ 15.000,00 O his
tórico poderá ser feito do seguinte modo: a) conta devedora - Valor adiantamento
salarial n/mês conforme relação nominal; b) conta credora - Valor aviso de débi
to referente adiantamento salarial conforme relação nominal. Por ocasião da comp
ensação do adiantamento salarial na respectiva folha de pagamento do mês, o lanç
amento contábil poderá ser feito da seguinte forma: D – Salários a Pagar (Passiv
o Circulante) C- Adiantamento Salarial (Ativo Circulante) R$ 15.000,00 O históri
co poderá ser feito do seguinte modo: a) conta devedora - Valor relativo compens
ação adiantamento salarial n;/mês; b) conta credora - Valor relativo adiantament
o salarial n/mês, ora compensado. PAGAMENTO DE DESPESAS RELATIVAS A VALE-FARMÁCI
A, VALESUPERMERCADO ETC.
Mediante convênios firmados com o comércio, é comum ocorrerem aquisições de prod
utos, por parte dos empregados, no sistema de vale-farmácia, vale-supermercado e
tc. Nesta modalidade, a empresa autoriza despesas efetuadas pelos empregados com
farmácia e supermercado e, posteriormente, mediante autorização destes procede
ao desconto na folha de pagamento. Para o registro contábil da operação contabil
iza-se os gastos efetuados com farmácia e supermercado em conta de adiantamento
a empregados para posterior compensação na folha de pagamento. Exemplo: Compras
autorizadas de empregados em convênios, efetuados no mês, de R$ 8.000,00 de supe
rmercado e R$ 1.000,00 de farmácia: D – Adiantamentos – Vale Supermercado (Ativo
Circulante) C – Contas a Pagar – Supermercado X (Passivo Circulante) R$ 8.000,0
0 D – Adiantamentos - Vale-Farmácia (Ativo Circulante) C - Contas a Pagar – Farm
ácia YZ (Passivo Circulante) Por ocasião do desconto na folha de pagamento dos r
espectivos valores: D – Salários a Pagar (Passivo Circulante) R$ 9.000,00 C – Ad
iantamentos – Vale Supermercado (Ativo Circulante) R$ 8.000,00 C – Adiantamentos
- Vale-Farmácia (Ativo Circulante) R$ 1.000,00